Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------

PHẠM THỊ DIỆU LINH

CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
LƢU TRỮ CẤP HUYỆN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI
LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

HÀ NỘI - 2009

1


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------

PHẠM THỊ DIỆU LINH

CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
LƢU TRỮ CẤP HUYỆN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Chuyên ngành: Lƣu trữ
Mã số: 60 32 24
LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS. Vƣơng Đình
Quyền

HÀ NỘI - 2009

2


MỤC LỤC
Trang

1.1.
1.2.

PHẦN MỞ ĐẦU
NỘI DUNG CHÍNH
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU LƢU TRỮ CẤP HUYỆN CỦA
HÀ NỘI
HỆ THỐNG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP HUYỆN Ở HÀ NỘI
THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, LOẠI HÌNH, Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU LƢU TRỮ
CẤP HUYỆN CỦA HÀ NỘI

02
11
11
11
27

1.2.1 Thành phần và loại hình tài liệu lƣu trữ của cấp huyện của Hà Nội
1.2.2 Nội dung và ý nghĩa tài liệu lƣu trữ cấp huyện của Hà Nội
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƢU TRỮ CẤP HUYỆN CỦA THÀNH
PHỐ HÀ NỘI
2.1. NHỮNG QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH CỦA NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ
CẤP HUYỆN

2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ CÁN BỘ CỦA LƢU TRỮ CẤP HUYỆN TẠI THÀNH
PHỐ HÀ NỘI
2.3. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ Ở LƢU TRỮ CẤP HUYỆN CỦA THÀNH
PHỐ HÀ NỘI
2.4.

3.1.
3.2.

27
31
46
46
56
62

QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở CẤP HUYỆN CỦA THÀNH
PHỐ HÀ NỘI

73

CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƢU TRỮ
CẤP HUYỆN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI
NHỮNG HẠN CHẾ VÀ NGUYÊN NHÂN CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC LƢU TRỮ
CẤP HUYỆN TẠI HÀ NỘI
CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CẤP HUYỆN TẠI
HÀ NỘI

76
76

3.2.1 Thể chế hóa những quy định của pháp luật về công tác lƣu trữ cấp huyện
3.2.2 Ổn định tổ chức cho lƣu trữ cấp huyện

85
87

3.2.3 Chuẩn hóa hệ thống các công cụ hƣớng dẫn và thực hiện chính xác, thống nhất
nghiệp vụ lƣu trữ
3.2.4 Tăng cƣờng vai trò của cơ quan quản lý nhà nƣớc từ Trung ƣơng đến địa phƣơng
3.2.5 Bổ sung số lƣợng, nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ
3.2.6 Nghiên cứu, hoàn thiện hệ thống lý luận về công tác lƣu trữ, biên soạn các sách
hƣớng dẫn nghiệp vụ

102
105
106
107

3


KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤC LỤC

109
110
115

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tổ chức hành chính cấp quận, huyện và tƣơng đƣơng (sau đây gọi tắt là
cấp huyện) đã đƣợc hình thành từ sớm và trở thành một cấp hành chính trung
gian có ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức quản lý nhà nƣớc theo lãnh thổ.
Song song với sự ra đời của đơn vị hành chính cấp huyện, các cơ quan quản lý
nhà nƣớc ở cấp này cũng đƣợc hình thành. Sau Cách mạng Tháng Tám năm
1945, tổ chức hành chính cấp huyện vẫn đƣợc duy trì. Chủ tịch Hồ Chí Minh đã
ký Sắc lệnh số 63/SL ngày 22-11-1945 về tổ chức Hội đồng nhân dân, Ủy ban
hành chính các cấp ở vùng nông thôn và Sắc lệnh số 77/SL ngày 21-12-1945 về
tổ chức chính quyền nhân dân ở các thị xã và thành phố nhằm thiết lập bộ máy
chính quyền cách mạng ở cấp hành chính quan trọng này. Hiến Pháp1946 đƣợc
ban hành đã ghi nhận và khẳng định sự tồn tại của bộ máy chính quyền cấp
huyện trong hai Sắc lệnh kể trên. Từ đó tới nay, Nhà nƣớc Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam đã nhiều lần sửa đổi, bổ sung Hiến pháp, kéo theo đó là những
biến đổi trong tổ chức bộ máy nhà nƣớc, nhƣng tổ chức hành chính và chính
quyền cấp huyện vẫn đƣợc duy trì tƣơng đối ổn định và ngày càng đƣợc củng cố,
đồng thời khẳng định vai trò của cấp này trong bộ máy quản lý của Nhà nƣớc ta.
Với tƣ cách là một đơn vị hành chính với đầy đủ các yếu tố tự nhiên và xã hội, ở
cấp huyện không chỉ tồn tại các cơ quan quan lý nhà nƣớc mà còn xuất hiện các
cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, các đơn vị sản xuất thực hiện nhiều chức năng
khác nhau trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Hoạt động của
những cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp này cùng với lịch sử hình thành và phát
triển của các huyện là nguồn gốc tạo nên những tài liệu lƣu trữ có giá trị. Đó
cũng là cơ sở quan trọng để khẳng định vị trí, vai trò của lƣu trữ huyện trong hệ
thống tổ chức lƣu trữ ở Việt Nam nhất là khi thực tế này có những mâu thuẫn
với quan điểm không coi cấp huyện là một cấp hành chính cần tổ chức lƣu trữ
lịch sử trong dự thảo Luật Lƣu trữ Việt Nam.

4

“Tài liệu lưu trữ là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự
nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”1. Nhận thức
đƣợc ý nghĩa và tầm quan trọng của tài liệu lƣu trữ, từ thời phong kiến cho đến
nay, các nhà nƣớc Việt Nam đều dành sự quan tâm cho công tác công văn giấy
tờ và công tác lƣu trữ. Cùng với những biến động của lịch sử dân tộc, ngành lƣu
trữ cũng có những bƣớc thăng trầm. Đến nay, hệ thống tổ chức lƣu trữ đã đƣợc
xây dựng từ trung ƣơng đến địa phƣơng và đang dần dần khẳng định vị trí của
mình trong sự phát triển chung của xã hội. Trong hệ thống đó lƣu trữ huyện cũng
đã đƣợc chú ý và công nhận là kho lƣu trữ lịch sử huyện theo quy định tại Thông
tƣ số 21/TT-BNV ngày 01-02-2005 của Bộ Nội vụ về hƣớng dẫn chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thƣ, Lƣu trữ Bộ, cơ quan ngang
Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhan dân (sau đây gọi tắt là Thông tƣ
21). Sau Thông tƣ 21, tại các Văn phòng HĐND-UBND huyện đã thành lập bộ
phận lƣu trữ chuyên trách nhƣng hiệu quả hoạt động của bộ phận này chƣa cao,
chƣa thực hiện hết chức năng của một lƣu trữ hiện hành cũng nhƣ lƣu trữ lịch sử
của huyện. Vì thế, nâng cao hiệu quả hoạt động của lƣu trữ huyện là việc làm
cần thiết.
Thành phố Hà Nội là một đô thị có bề dầy lịch sử, là một trung tâm chính
trị, văn hóa và kinh tế của cả nƣớc. Đặc điểm này làm nên ý nghĩa quan trọng
của những di sản văn hóa của Hà Nội, trong đó có tài liệu lƣu trữ. Bên cạnh đó,
vị trí Thủ đô của Hà Nội cho phép các huyện của thành phố đƣợc tiếp cận nhanh
chóng hơn với sự quan tâm, chỉ đạo của các cơ quan Trung ƣơng, cũng nhƣ có
những ƣu thế nhất định đối với việc phát triển kinh tế - xã hội. Do vậy, mức độ
phát triển của mỗi huyện thuộc thành phố nói chung và tình hình phát triển của
từng lĩnh vực trong từng huyện nói riêng phần nào cho thấy những vấn đề trong
quản lý mà các địa phƣơng khác có thể tham khảo. Cùng với nhu cầu phát triển
của Thủ đô, địa giới hành chính và vị trí của các huyện thuộc Hà Nội đã có
những thay đổi. Với diện tích tăng lên đáng kể bao gồm 29 quận, huyện và thị

xã, Hà Nội đã có những thay đổi, làm ảnh hƣởng đến nhiều hoạt động của các
huyện, trong đó có công tác lƣu trữ. Do đó, việc khảo sát thực trạng công tác lƣu
trữ ở các huyện tại Hà Nội không chỉ cung cấp những thông tin về công tác lƣu

1

Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia năm 2001.

5


trữ mà còn phần nào phản ảnh một số vấn đề thực tiễn xảy ra khi tiến hành điều
chỉnh địa giới hành chính ở Hà Nội.
Từ những xuất phát điểm trên, chúng tôi lựa chọn “Các giải pháp nâng
cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện tại thành phố Hà Nội” làm đề tài luận
văn.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Khi thực hiện đề tài này, chúng tôi hƣớng đến ba mục tiêu cơ bản:
- Mô tả đƣợc về nội dung, thành phần và ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ đƣợc
hình thành ở cấp huyện của Hà Nội để khẳng định vị trí, vai trò của lƣu trữ cấp
huyện;
- Phản ảnh đƣợc thực trạng công tác lƣu trữ tại các huyện và tƣơng đƣơng
của Hà Nội để làm cơ sở xây dựng các giải pháp liên quan;
- Đƣa ra một số giải pháp cơ bản để nâng cao hiệu quả hoạt động của lƣu
trữ huyện tại Hà Nội.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đề tài này đƣợc triển khai với việc tập trung nghiên cứu hai đối tƣợng cơ
bản:
- Thực trạng tổ chức và hoạt động của lƣu trữ huyện tại Hà Nội;
- Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của chúng.

Công tác lƣu trữ ở Việt Nam đã đƣợc quan tâm từ thời kỳ phong kiến
nhƣng tổ chức lƣu trữ ở các cấp thì chỉ đƣợc định hình từ những năm 1990 trở
lại đây. Riêng với lƣu trữ huyện, Thông tƣ 40/1998/TT-TCCP ngày 24-01-1998
của Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ hƣớng dẫn tổ chức lƣu trữ ở các cơ quan nhà
nƣớc các cấp đã quy định mỗi quận, huyện phải bố trí từ 1 đến 2 ngƣời có trình
độ từ trung cấp lƣu trữ trở lên làm công tác lƣu trữ chuyên trách thuộc văn
phòng UBND huyện, có chức năng giúp Chánh Văn phòng và UBND huyện
thực hiện quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ trong phạm vi huyện và tài liệu
lƣu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của UBND huyện. Theo đó, lƣu trữ
huyện mới bắt đầu đƣợc nhắc đến trong các quy định của nhà nƣớc với chức
năng cụ thể. Đến Thông tƣ 21, lƣu trữ huyện mới đƣợc xác định rõ hơn về tổ
chức với hai chức năng của lƣu trữ hiện hành và lƣu trữ lịch sử. Do vậy, trong
phạm vi của đề tài này, chúng tôi chỉ tập trung khảo sát, phân tích thực trạng của

6


lƣu trữ huyện tại Hà Nội từ sau khi Thông tƣ 21 có hiệu lực và chỉ đề cập tới các
giai đoạn trƣớc đó nhƣ một phần của lịch sử.
Bên cạnh đó, Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia năm 2001 công nhận sự tồn tại
song song của hai hệ thống lƣu trữ: Lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam và Lƣu trữ
Đảng Cộng sản Việt Nam. Trên thực tế, lƣu trữ Đảng cũng đƣợc tổ chức có hệ
thống từ trung ƣơng đến địa phƣơng và ở cấp huyện là lƣu trữ huyện ủy. Để đảm
bào tính trọn vẹn của đối tƣợng nghiên cứu, trong luận văn này chúng tôi chỉ đề
cập tới lƣu trữ Nhà nƣớc ở các quận, huyện, thị xã (sau đây gọi chung là lƣu trữ
huyện).
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài đƣợc triển khai với những nhiệm vụ cơ bản sau:
- Giới thiệu về thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ cấp
huyện ở Hà Nội:

Thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ cấp huyện của Hà Nội
đƣợc quy định bởi tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc cấp huyện,
bởi lịch sử hình thành, phát triển và những đặc điểm văn hóa của Hà Nội. Do
vậy, nhiệm vụ này đặt ra cho tác giả trách nhiệm phải tìm hiểu, mô tả, khái quát
đƣợc những vấn để kể trên để làm căn cứ lý giải cho những đặc trƣng của tài liệu
lƣu trữ cấp huyện của Hà Nội cũng nhƣ giới thiệu về những tài liệu lƣu trữ này
nhƣ một loại hình di sản của Hà Nội.
- Phản ảnh thực trạng công tác lƣu trữ ở các huyện của Hà Nội:
Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lƣu trữ cấp huyện của Hà Nội
chỉ mang tính khả thi khi đƣợc xây dựng trên cơ sở đánh giá thực trạng của công
tác này. Do đó, với nhiệm vụ này, tác giả phải mô tả, khái quát đƣợc tình hình tổ
chức, biên chế, tình hình thực hiện nghiệp vụ lƣu trữ ở cấp huyện tại Hà Nội với
những số liệu và ví dụ thuyết phục.
- Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lƣu trữ của các huyện
ở Hà Nội: Dựa vào kết quả thực hiện hai nhiệm vụ trên, tác giả sẽ đề xuất hệ
thống các giải pháp đồng bộ, trong đó chú trọng một vài giải pháp đƣợc coi là có
tính tiên quyết.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

7


Về công tác lƣu trữ ở các cấp, trong đó có cấp huyện không phải là hƣớng
nghiên cứu hoàn tòan mới. Trong số nhiều công trình nghiên cứu về công tác lƣu
trữ, đã có những công trình đƣợc thực hiện một cách nghiêm túc, có đóng góp
quan trọng về khoa học và thực tiễn. Đó là đề tài cấp ngành “Cơ sở lý luận và
thực tiễn về tổ chức các kho lưu trữ ở Việt Nam” do Vƣơng Đình Quyền chủ trì,
đó là đề tài do TS. Dƣơng Văn Khảm chủ trì: “Cơ sở khoa học để tổ chức quản
lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ”. Đó là các luận văn thạc sĩ chuyên
ngành Lƣu trữ học và Tƣ liệu học nhƣ : “Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ

nhà nước” của Trần Thanh Tùng; “Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản
văn bản quản lý nhà nước ở cấp huyện” của Nguyễn Nghĩa Văn. Ngoài ra,
những vấn đề liên quan đến công tác lƣu trữ huyện cũng đƣợc đề cập trong các
bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành mà tiêu biểu là bài viết của tác giả Hồ
Văn Quýnh: “Bàn về vấn đề tổ chức lưu trữ cấp huyện” đăng trên Tạp chí Lƣu
trữ số 1 năm 1978; các bài viết trong Hội thảo khoa học về kho lƣu trữ cố định
do Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc tổ chức năm 1997. …
Tuy đƣợc thể hiện dƣới nhiều hình thức khác nhau nhƣng các nghiên cứu
về công tác lƣu trữ, đặc biệt là lƣu trữ huyện thƣờng tập trung vào một trong các
hƣớng cơ bản sau:
- Nghiên cứu cơ sở khoa học và thực tiễn để thiết lập các kho lƣu trữ:
Theo hƣớng nghiên cứu này, đề tài cấp ngành của PGS. Vƣơng Đình Quyền chủ
trì và những ý kiến của tác giả Hồ Văn Quýnh có đóng góp quan trọng. Trong
đó, đề tài của PGS. Vƣơng Đình Quyền đã khái quát đƣợc thực trạng công tác
lƣu trữ của nhiều cơ quan lƣu trữ, đƣa ra những luận giải cho việc tổ chức cơ
quan lƣu trữ các cấp và đề xuất dự án xây dựng hệ thống cơ quan lƣu trữ ở Việt
Nam bao gồm cả lƣu trữ huyện trên cơ sở những luận chứng khoa học và minh
chứng thực tiễn.
- Đánh giá tổng quan về quá trình hình thành, phát triển và thực trạng hoạt
động của hệ thống lƣu trữ các cấp: nội dung này đƣợc thể hiện thông qua Khóa
luận “Mạng lưới các kho, các trung tâm lưu trữ nhà nước qua chặng đường 40
năm hình thành và phát triển” của sinh viên Nguyễn Thị Chinh, luận văn của
Thạc sĩ Trần Thanh Tùng. Những mô tả và đánh giá về hệ thống lƣu trữ các cấp
cũng đƣợc trình bày khái quát trong các ấn phẩm nhƣ cuốn “Quá trình phát triển
và trưởng thành” của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc do Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia

8


ấn hành năm 2002, cuốn “Lưu trữ Việt Nam – Những chặng đường phát triển”

của hai tác giả PGS. TSKH Nguyễn Văn Thâm và TS. Nghiêm Kỳ Hồng. …
- Nghiên cứu chuyên sâu về tổ chức lƣu trữ ở cấp trung ƣơng hoặc cấp
tỉnh nhƣ trong khóa luận tốt nghiệp khóa 1991-1995 của sinh viên Nguyễn Thị
Lan Anh với nhan đề “Một số ý kiến bước đầu về tổ chứ lưu trữ chuyên ngành ở
nước ta”, bài viết “Xây dựng kho lưu trữ tỉnh là yêu cầu cấp bách” của tác giả
Phạm Thanh Dũng,…
- Với những nghiên cứu riêng cho lƣu trữ huyện, ngòai bài viết của tác giả
Hồ Văn Quýnh, đáng kể chỉ có luận văn thạc sĩ của Ths. Nguyễn Nghĩa Văn với
tựa đề “Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản văn bản quản lý nhà nước ở
cấp huyện”. Luận văn này tập trung nghiên cứu các nguyên tắc, cơ sở để thực
hiện một nghiệp vụ lƣu trữ cụ thể trong công tác lƣu trữ huyện mà chƣa có
những khảo cứu rộng hơn.
Nhƣ vậy, các nghiên cứu về công tác lƣu trữ các cấp khá phong phú và có
nhiều giá trị tham khảo, đặc biệt là những nghiên cứu và đề xuất mang tính khoa
học, khẳng định các tiền đề, điều kiện và yêu cầu thiết lập các lƣu trữ. Tuy
nhiên, các nghiên cứu trực tiếp liên quan đến lƣu trữ huyện không nhiều và chƣa
có nghiên cứu nào đánh giá năng lực, thực trạng tổ chức của lƣu trữ cấp này
cũng nhƣ các giải pháp phát huy năng lực cần thiết của nó trong bối cảnh đƣợc
thừa nhận là một lƣu trữ lịch sử. Vì vậy, việc tập trung tìm hiểu năng lực hiện tại
của các lƣu trữ huyện và khả năng phát huy hiệu quả của nó trong điều kiện hiện
nay là điểm khác biệt trong nghiên cứu của tác giả so với những nghiên cứu
trƣớc đó.
6. Tài liệu tham khảo
Để hoàn thành luận văn này, chúng tôi đã sử dụng những nguồn tài liệu cơ
bản sau:
- Các giáo trình, sách chuyên khảo về lịch sử tổ chức hành chính, tổ chức
nhà nƣớc và lịch sử ngành nhƣ: Lịch sử nhà nƣớc và pháp luật Việt Nam của TS.
Vũ Thị Phụng; Văn bản quản lý nhà nƣớc và công tác công văn giấy tờ thời
phong kiến Việt Nam của PGS. Vƣơng Đình Quyền, Lƣu trữ Việt Nam - những
chặng đƣờng phát triển của PGS. TSKH. Nguyễn Văn Thâm và Ts. Nghiêm Kỳ

Hồng,…

9


- Các công trình nghiên cứu, các kỷ yếu hội thảo khoa học, các bài viết
trên tạp chí chuyên ngành về công tác lƣu trữ ở địa phƣơng và tổ chức lƣu trữ;
- Những văn bản của Nhà nƣớc quy định về tổ chức và hoạt động của các
cơ quan nhà nƣớc ở cấp huyện qua các thời kỳ;
- Những quy định hiện hành của Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ, các hƣớng
dẫn của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc, …;
- Các tƣ liệu, số liệu, văn bản thu thập đƣợc thông qua khảo sát thực tế tại
các quận, huyện, thị của thành phố Hà Nội;
- Các thông tin liên quan từ các website.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Với nhiệm vụ nghiên cứu đã đặt ra, chúng tôi lựa chọn các phƣơng pháp
sau đây:
- Phƣơng pháp phân tích chức năng: phƣơng pháp này đƣợc chúng tôi sử
dụng để xác định nguồn gốc hình thành tài liệu lƣu trữ ở cấp huyện của Hà Nội,
đồng thời phân tích năng lực hoạt động của các lƣu trữ huyện trên cơ sở đối
chiếu với việc thực hiện các nhiệm vụ đƣợc trao.
- Phƣơng pháp điều tra xã hội học: phƣơng pháp này đƣợc sử dụng với hai
hình thức cơ bản là điều tra qua bảng hỏi và phỏng vấn sâu. Mục đích của việc
sử dụng bảng hỏi là thu thập nhanh chóng lƣợng thông tin tƣơng đối tòan diện về
công tác lƣu trữ ở mỗi quận, huyện, thị xã nhƣng những số liệu thu đƣợc có thể
không xác thực, đòi hỏi tác giả phải tổng hợp nhiều nguồn tin khác nhau để xử
lý. Phƣơng pháp phỏng vấn sâu một mặt giúp chúng tôi thu thập thông tin cụ thể,
sâu sắc về một số nội dung nhất định và cũng là cơ sở để phân tích, đánh giá lại
độ xác thực của nhiều thông tin khác. Hai hình thức này đƣợc sử dụng đồng thời
để bổ trợ nhau trong quá trình khảo sát thực tế.

- Các phƣơng pháp logic, tổng hợp và thống kê: Đây là những phƣơng
pháp đƣợc sử dụng xuyên suốt trong quá trình thực hiện luận văn. Với lƣợng
thông tin tƣơng đối lớn, đa chiều, thậm chí có nhiều mâu thuẫn, tác giả phải sử
dụng các bảng thống kê tổng hợp và so sánh để tìm ra những số liệu đúng với
thực tế nhất cũng nhƣ phát hiện những vấn đề hoặc nội dung cần đƣợc phân tích
khoa học và giải quyết.

10


Các phƣơng pháp trên đều đƣợc vận dụng trên cơ sở phƣơng pháp luận
của Chủ nghĩa Mác- Lênin và cách tiếp cận hệ thống.
8. Đóng góp của đề tài
Nếu đƣợc thực hiện tốt luận văn sẽ có đóng góp quan trọng về mặt thực
tiễn ở hai điểm cơ bản sau:
- Góp phần cung cấp những lý giải khoa học cho việc xác định vị trí, vai
trò của lƣu trữ huyện trong bối cảnh sự tồn tại của lƣu trữ này đang trở thành chủ
đề thảo luận của các nhà khoa học và nhà quản lý khi Luật Lƣu trữ đang trong
quá trình xây dựng;
- Cung cấp một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các
lƣu trữ huyện ở Hà Nội nói riêng và những địa phƣơng khác nói chung khi thực
trạng công tác lƣu trữ ở cấp huyện còn nhiều bất cập.
9. Bố cục của luận văn
Luận văn của chúng tôi gồm 3 phần:
+ Phần Mở đầu: giới thiệu chung về đề tài và luận văn trong đó mô tả
những cơ sở để triển khai đề tài và khẳng định tính nghiêm túc của tác giả trong
quá trình thực hiện.
+ Phần Nội dung chính: gồm 3 chƣơng
- Chƣơng 1: Tổng quan về tài liệu lƣu trữ huyện của thành phố Hà Nội
Trong Chƣơng này, chúng tôi giới thiệu chung về tổ chức bộ máy và

chính quyền cấp huyện cũng nhƣ sơ lƣợc lịch sử Hà Nội để nêu bật xuất xứ của
những tài liệu lƣu trữ cấp huyện tại thành phố này. Từ đó, tác giả mô tả chung về
thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu lƣu trữ cấp huyện ở Hà Nội. Đây là
Chƣơng có ý nghĩa quan trọng, vừa mang tính chất dẫn luận, vừa có ý nghĩa
khẳng định vị trí, vai trò của lƣu trữ huyện và đƣa ra những tiền đề làm căn cứ so
sánh với thực trạng công tác lƣu trữ huyện sẽ đƣợc phản ảnh ở Chƣơng 2.
- Chƣơng 2: Thực trạng công tác lƣu trữ huyện của thành phố Hà Nội
Với những thông tin đã thu thập đƣợc, chúng tôi tập trung mô tả thực
trạng công tác lƣu trữ huyện về các nội dung tổ chức và biên chế, tình hình thực
hiện các nghiệp vụ lƣu trữ và công tác quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ ở cấp huyện.

11


Trong quá trình phản ảnh thực trạng, chúng tôi chỉ ra những ƣu điểm và hạn chế
cơ bản của thực trạng đó để làm căn cứ cho những giải pháp ở chƣơng tiếp theo.
- Chƣơng 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lƣu trữ huyện ở
thành phố Hà Nội
Đây là chƣơng quan trọng, là kết quả cao nhất của luận văn. Với những
phân tích từ 2 chƣơng trƣớc đó, chúng tôi sẽ tổng kết những nguyên nhân cơ bản
làm xuất hiện những hạn chế của công tác lƣu trữ cấp huyện ở Hà Nội. Việc tìm
ra những nguyên nhân này sẽ giúp tác giả xây dựng các giải pháp một cách khoa
học. Các giải pháp đƣợc chúng tôi đƣa ra sẽ mang tính đồng bộ và hệ thống,
trong đó một số giải pháp đƣợc coi là cơ bản và tiên quyết sẽ đƣợc tập trung
phân tích sâu.
+ Phần 3: Kết luận
Phần này là sự tổng kết của tác giả về quá trình thực hiện và kết quả triển
khai đề tài, vừa đề khép lại vấn đề đã đƣợc nêu ra từ Phần mở đầu, vừa để đề
xuất một số nội dung có liên quan đến đề tài cần đƣợc tiếp tục nghiên cứu trong
nhiều công trình tiếp theo. Với kết luận này, tác giả hi vọng cung cấp thêm đƣợc

những hƣớng nghiên cứu mới trong lúc các nhà khoa học và nhà quản lý vẫn
đang tiếp tục hòan thiện hệ thống lý luận và văn bản quản lý cho ngành lƣu trữ ở
Việt Nam.
Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả đã nhận đƣợc sự góp ý và dìu
dắt tận tình của thầy giáo hƣớng dẫn là PGS. Vƣơng Đình Quyền. Tác giả cũng
đã nhận đƣợc sự cộng tác và chia sẻ của các cán bộ đang công tác trong ngành
lƣu trữ từ Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc đến cán bộ lƣu trữ tại các huyện và
tƣơng đƣơng. Tác giả xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới sự giúp đỡ quan trọng đó.
Tác giả cũng gửi lời cảm ơn chân thành và ghi nhận tới các đồng nghiệp và các
em sinh viên vì những đóng góp của họ khi trao đổi và góp ý.
Do những hạn chế từ phía chủ quan và khách quan, bao gồm cả những
khó khăn về địa bàn khảo sát rộng, những biến động về tổ chức lƣu trữ ở địa
phƣơng và khó khăn khi tiếp cận các nguồn tƣ liệu, luận văn không tránh khỏi
những thiếu sót. Tác giả mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp của các độc giả, các
nhà nghiên cứu nhằm hoàn thiện đề tài trong những nghiên cứu tiếp theo.

12


NỘI DUNG CHÍNH
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU LƢU TRỮ CẤP HUYỆN CỦA
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
1.1. HỆ THỐNG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP HUYỆN Ở
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Hà Nội là vùng đất đƣợc hình thành từ sớm, là một trong những đồng
bằng thuộc châu thổ sông Hồng – nơi khởi nguồn của nền văn minh lúa nƣớc.
Hà Nội bắt đầu trở thành kinh đô của nƣớc Đại Việt khi vua Lý Công Uẩn dời
đô về thành Đại La và đổi tên thành Thăng Long năm 1010. Kinh thành Thăng
Long ngày đó có diện tích gần tƣơng ứng với quận Hoàn Kiếm và một phần hai
quận Đống Đa, Hai Bà Trƣng ngày nay. Trải qua nhiều thế kỷ dƣới sự cai trị của

các vƣơng triều Lý – Trần – Lê, Thăng Long đã có những giai đoạn phát triển
phồn thịnh, trở thành một trong những đô thị cổ nhất Việt Nam. Cuối thế kỷ
XVIII, Thăng Long đƣợc mở rộng diện tích tƣơng ứng với 4 quận nội thành
ngày nay (các quận Hoàn Kiếm, Đống Đa, Hai Bà Trƣng và quận Ba Đình),
đồng thời không giữ vị trí là kinh đô của Triều Nguyễn. Cũng theo chiều dài lịch
sử, trải qua các triều đại khác nhau với chính sách quản lý lãnh thổ khác nhau,
Thăng Long đã thay đổi vị trí hành chính và đƣợc chia tách, sáp nhập nhiều lần.
Đến năm 1831 -1832, cuộc cải cách hành chính lớn thời Minh Mạng đã chia cả
nƣớc thành 30 tỉnh và Phủ Thừa Thiên. Thăng Long đƣợc đổi tên thành tỉnh Hà
Nội, trong tỉnh có các phủ và các huyện nhƣng cấp huyện thời Nguyễn khác với
huyện ngày nay. Cả Hà Nội thời đó gồm hai huyện Thọ Xƣơng và Vĩnh Thuận.
Các huyện thời Nguyễn có diện tích tƣơng đối lớn và chƣa phải là cấp hành
chính gần cấp cơ sở nhất, dƣới huyện là các Tổng và trong Tổng có các thôn,
trại, phƣờng. Ví dụ: Thôn Mỹ Đức thuộc Tổng Vĩnh Xƣơng và Thôn Trung

13


Phụng thuộc Tổng Yên Hòa (hai thôn có đoạn phố Khâm Thiên đi qua) nằm
trong Huyện Thọ Xƣơng (vùng trung tâm Hà Nội cũ)2.
Sau khi xâm lƣợc nƣớc ta, thực hiện chính sách “chia để trị”, thực dân
Pháp đã chia cả vùng Đông Dƣơng đƣợc làm 5 xứ, trong đó Việt Nam đƣợc tách
thành 3 kỳ, dƣới các kỳ là các tỉnh có vị trí hành chính tƣơng ứng với ngày nay,
dƣới kỳ là các tỉnh, trong tỉnh cấp huyện vẫn đƣợc duy trì, bỏ các tổng và đặt
thêm cấp xã. Quản lý cấp xã là các “Hội đồng tộc biểu” và “Hội đồng kỳ mục”3,
sau đó hai Hội đồng này bị đồng nhất với nhau. Hội đồng này đã lựa chọn ngƣời
giữ chức lý trƣởng, phó lý và các trƣơng tuần để điều hành mọi việc trong xã,
trong thôn.
Sau khi Cách mạng Tháng Tám thành công, Nhà nƣớc Việt Nam mới đã
chú trọng xây dựng chính quyền địa phƣơng. Tuy có một vài thay đổi thời gian

đầu khi mới bắt đầu hoạt động nhƣng sau khi Hiến Pháp 1946 có hiệu lực, cấp
huyện đƣợc xác định là một cấp hành chính trung gian giữa tỉnh và xã. Cùng với
đó, Nhà nƣớc Việt Nam mới cũng đã thiết lập bộ máy ở địa phƣơng với cơ quan
dân cử là Hội đồng nhân dân (HĐND) xã có vai trò là cơ quan quyền lực nhà
nƣớc ở cả cấp huyện và cấp xã, Ủy ban hành chính (UBHC) huyện là cơ quan
chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính và quản lý4. Ngoài ra, trong thời gian
bị địch tạm chiếm (đầu năm 1947 đến 1954), để phù hợp với tình hình mới,
chính quyền cấp huyện ở Hà Nội đƣợc tổ chức lại, UBHC đƣợc đổi tên thành Ủy
ban kháng chiến – hành chính (UBKC-HC).
Việc chia tách và sáp nhập các đơn vị hành chính ở Việt Nam đƣợc diễn
ra nhiều lần do hệ quả của chiến tranh và sự thay đổi trong quy định của các bản
Hiến Pháp (từ Hiến pháp 1946 đến Hiến Pháp 1992). Tuy nhiên, sự thay đổi này
chủ yếu diễn ra ở cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng, còn cấp huyện từ
khi đƣợc xác lập theo Hiến Pháp 1946 đến nay về cơ bản không thay đổi vị trí
pháp lý.
Khi Hiến Pháp 1992 đƣợc sửa đổi, các huyện, thành phố, thị xã trực thuộc
tỉnh và quận, huyện, thị xã của thành phố trực thuộc trung ƣơng vẫn đƣợc coi là
đơn vị hành chính cấp trung gian giữa tỉnh và xã. Quận và huyện đều là đơn vị
2

Theo Nguyễn Vinh Phúc: 1000 năm Thăng Long – Hà Nội, NXB Trẻ, Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2009,
trang 95.
3
Theo Vũ Thị Phụng: Giáo trình Lịch sử Nhà nƣớc và Pháp luật Việt Nam, NXB ĐHQGHN, năm 1997, trang
175,176.
4
Theo Vũ Thị Phụng, đã dẫn, trang 219, 230.

14

hành chính có vị trí pháp lý nhƣ nhau nhƣng quận là đơn vị hành chính trong nội
thành của các thành phố trực thuộc trung ƣơng nhƣ Hà Nội, thành phố Hồ Chí
Minh,… ; còn huyện là đơn vị hành chính của các tỉnh và thành phố trực thuộc
trung ƣơng. Tƣơng đƣơng với quận và huyện còn có các thị xã và các thành phố
trực thuộc tỉnh. Quận và thành phố thuộc tỉnh có tính chất đặc trƣng của đô thị,
huyện lại có đặc trƣng của nông thôn, còn thị xã là tên gọi của cấp hành chính
tƣơng đƣơng quận, huyện nhƣng có tính chất của vùng nông thông bán đô thị với
tốc độ đô thị hóa cao. Tuy nhiên, các thành phố và thị xã trực thuộc tỉnh thƣờng
là thủ phủ- trung tâm hành chính của tỉnh nên trong một tỉnh thƣờng chỉ có 01
thành phố hoặc thị xã, còn các quận chỉ là đơn vị hành chính trong nội thành,
một thành phố có thể gồm nhiều quận. Mặc dù vậy, do thực tế phát triển của các
địa phƣơng và tốc độ của quá trình đô thị hóa nên có những địa phƣơng vẫn tồn
tại các thị xã mà không phải là thủ phủ của tỉnh, điển hình là Thị xã Sơn Tây.
Trƣớc khi đƣợc mở rộng vào năm 2008, Hà Nội có 9 quận nội thành và 5 huyện
ngoại thành. Tháng 5 năm 2008, Quốc Hội thông qua Nghị quyết về việc mở
rộng Hà Nội. Từ tháng 8 năm 2008, Hà Nội mới đƣợc hình thành trên cơ sở sáp
nhập thêm tỉnh Hà Tây cũ cùng 4 xã thuộc huyện Lƣơng Sơn của tỉnh Hòa Bình
và huyện Mê Linh của tỉnh Vĩnh Phúc. Hà Nội mới bao gồm 10 quận (các Quận
Hòan Kiếm, Ba Đình, Đống Đa, Hai Bà Trƣng, Tây Hồ, Thanh Xuân, Cầu Giấy,
Hòang Mai, Long Biên và quận Hà Đông), 18 huyện (Từ Liêm, Gia Lâm, Thanh
Trì, Sóc Sơn, Đông Anh, Ba Vì, Đan Phƣợng, Hòai Đức, Phúc Thọ, Thạch Thất,
Quốc Oai, Thanh Oai, Chƣơng Mỹ, Thƣờng Tín, Phú Xuyên, Ứng Hòa, Mỹ Đức
và huyện Mê Linh) và thị xã Sơn Tây. Nhƣ vậy, từ một thành phố có đặc thù của
một đô thị, Hà Nội mở rộng đã có sự chuyển biến về tính chất với đầy đủ các
quận, huyện và thị xã trực thuộc tỉnh nhƣng đơn vị hành chính phổ biến hơn vẫn
là các huyện. Vì thế, cấp huyện sẽ là khái niệm chúng tôi sử dụng sau đây để gọi
chung các quận, huyện, thị xã thuộc Hà Nội.
Với vị trí là một đơn vị hành chính cấp trung gian, cấp huyện ở Hà Nội
cũng đƣợc thiết lập bộ máy nhà nƣớc với đầy đủ ba hệ thống cơ quan: cơ quan

quyền lực nhà nƣớc, cơ quan hành chính – hành pháp và cơ quan tƣ pháp. Ngoài
các cơ quan trong bộ máy nhà nƣớc, nhiều cơ quan nhà nƣớc khác cũng đƣợc
thành lập ở cấp huyện, phối hợp với bộ máy nhà nƣớc trong việc quản lý và triển

15


khai các nhiệm vụ kinh tế - xã hội trên địa bàn. Tổ chức bộ máy nhà nƣớc ở cấp
huyện bao gồm những cơ quan sau:
1.1.1. Cơ quan quyền lực nhà nƣớc cấp huyện
Cơ quan quyền lực nhà nƣớc cấp huyện là HĐND huyện. “Hội đồng nhân
dân là cơ quan quyền lực nhà nước đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền
làm chủ của nhân dân, do nhân dân địa phương bầu ra, chịu trách nhiệm trước
nhân dân địa phương và cơ quan nhà nước cấp trên”5.
Với vị trí pháp lý và vai trò là cơ quan quyền lực nhà nƣớc ở địa phƣơng,
HĐND huyện thực hiện hai chức năng cơ bản: một là, quyết định những chủ
trƣơng, biện pháp quan trọng để phát triển kinh tế - xã hội, củng cố an ninh quốc phòng ở địa phƣơng, làm tròn nghĩa vụ của địa phƣơng đối với nhà nƣớc;
hai là, thực hiện quyền giám sát đối với hoạt động của Thƣờng trực HĐND, đối
với các cơ quan hành chính – hành pháp, cơ quan tƣ pháp cùng cấp, các cơ quan
nhà nƣớc, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị lực lƣợng vũ trang nhân dân và
công dân ở địa phƣơng về việc thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân
cũng nhƣ việc tuân theo pháp luật.
Những nhiệm vụ và quyền hạn của HĐND huyện đƣợc quy định thống
nhất tại các điều từ Điều 19 đến Điều 25 của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân năm 2003. Trong đó, nhiệm vụ và quyền hạn của HĐND
huyện đƣợc quy định chi tiết trên các lĩnh vực sau:
- Về kinh tế: HĐND huyện đƣợc quyết định các vấn đề về kế hoạch phát
triển kinh tế - xã hội, quyết định các biện pháp phát huy mọi tiềm năng của địa
phƣơng trong việc phát triển kinh tế theo quy định của pháp luật; quyết định dự
toán thu – chi ngân sách; quyết định quy hoạch, kế hoạch phát triển các công

trình phục vụ phát triển kinh tế, các biện pháp thực hành tiết kiệm, chống tham
nhũng, lãng phí, buôn lậu và gian lận thƣơng mại.
- Về giáo dục, y tế văn hóa, thông tin, thể dục thể thao, xã hội và đời sống:
HĐND huyện có quyền quyết định các biện pháp để phát triển mạng lƣới giáo
dục, phát triển sự nghiệp văn hóa – thông tin, thể dục – thể thao trên địa bàn
huyện; quyết định các biện pháp bảo vệ, gìn giữ các công trình văn hóa, lịch sử;
các biện pháp phòng chống tệ nạn xã hội, bảo vệ, chăm sóc sức khỏe nhân dân;
5

Điều 1, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội,
2006.

16


thực hiện chính sách ƣu đãi với thƣơng bệnh binh, gia đình có công với cách
mạng; quyết định biện pháp thực hiện chính sách bảo hộ lao động, bao hiểm xã
hội, các chính sách xã hội khác.
- Về khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trƣờng: HĐND huyện có
quyền quyết định các biện pháp để ứng dụng tiến bộ khoa học – công nghệ và
phát huy các sáng kiến vào phát triển kinh tế xã hội tại địa phƣơng; quyết định
các biện pháp thực hiện tiêu chuẩn đo lƣờng và chất lƣợng sản phẩm, cac biện
pháp quản lý và sử dụng tài nguyên trong địa bàn.
- Về quốc phòng, an ninh, trật tự, an tòan xã hội: HĐND huyện có quyền
quyết định các biện pháp thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lƣợng vũ trang nhân
dân và quốc phòng tòan dân; các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự, an tòan xã
hội, phòng chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác trên địa bàn
huyện.
- Về thực hiện chính sách dân tộc và tôn giáo: HĐND huyện đƣợc quyết
định các biện pháp nhằm thực hiện phát triển kinh tế - xã hội đối với đồng bào

dân tộc thiểu số, đảm bảo thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo.
- Về thi hành pháp luật: HĐND huyện quyết định các biện pháp bảo đảm
việc thi hành pháp luật, đảm bảo các quyền và lợi ích hợp pháp của công dân.
- Về xây dựng chính quyền địa phƣơng và quản lý địa giới hành chính:
HĐND huyện có quyền bổ nhiệm, bãi nhiệm các chức danh trong Thƣờng trực
HĐND, lãnh đạo các ban của HĐND, Hội thẩm nhân dân của Tòa án nhân dân
(TAND) cùng cấp; bỏ phiếu tín nhiệm đối với ngƣời giữ chức vụ do HĐND bầu;
bãi bỏ một phần hoặc tòan bộ văn bản trái pháp luật của UBND cùng cấp,
HĐND cấp xã; thông qua đề án điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phƣơng.
Đó là những chức năng, nhiệm vụ chung cho HĐND quận, huyện, thị xã,
thành phố trực thuộc tỉnh. Tuy nhiên, do tính chất khác biệt về địa bàn quản lý
giữa quận, huyện và thành phố, thị xã trực thuộc tỉnh nên Luật Tổ chức Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003 quy định thêm nhiệm vụ và quyền
hạn của HĐND quận và HĐND thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Theo đó, HĐND
quận đƣợc quyết định các biện pháp bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát
triển kinh tế - xã hội và quy hoạch đô thị của thành phố; quyết định biện pháp
bảo đảm trật tự công cộng, giao thông, phòng, chống cháy, nổ và bảo vệ môi
trƣờng, cảnh quan đô thị; quyết định biện pháp quản lý dân cƣ đô thị và tổ chức

17


đời sống nhân dân trong quận. HĐND thị xã, thành phố thuộc tỉnh đƣợc thông
qua quy hoạch tổng thể về xây dựng và phát triển của thị xã, thành phố thuộc
tỉnh trên cơ sở quy hoạch chung của tỉnh để trình Uỷ ban nhân dân (UBND) cấp
trên trực tiếp phê duyệt; quyết định kế hoạch xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật đô
thị của thị xã, thành phố thuộc tỉnh; quyết định biện pháp bảo đảm trật tự công
cộng, giao thông, phòng, chống cháy, nổ và bảo vệ môi trƣờng, cảnh quan đô
thị; quyết định các biện pháp quản lý dân cƣ đô thị và tổ chức đời sống nhân dân
trên địa bàn.

HĐND làm việc theo nhiệm kỳ 5 năm. Trong mỗi nhiệm kỳ, HĐND thảo
luận và ra nghị quyết về các vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của mình tại các
kỳ họp HĐND. HĐND họp thƣờng lệ mỗi năm hai kỳ, khi cần thiết, HĐND có
thể họp chuyên đề hoặc bất thƣờng.
Cơ cấu tổ chức của HĐND gồm Thƣờng trực HĐND và các ban của
HĐND. Thƣờng trực HĐND là cơ quan làm việc thƣờng xuyên của HĐND, thực
hiện những nhiệm vụ theo quy định của pháp luật và những nhiệm vụ do HĐND
giao cho trong thời gian HĐND không họp. Thƣờng trực HĐND huyện gồm
Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Ủy viên thƣờng trực. Thƣờng trực HĐND có nhiệm
vụ và quyền hạn của Thƣờng trực HĐND huyện đƣợc quy định chung tại Điều
53 của Luật Tổ chức HĐND, UBND năm 2003, trong đó Thƣờng trực HĐND
đƣợc coi là cơ quan làm việc thƣờng xuyên của HĐND, giúp HĐND thực hiện
những nhiệm vụ trong thời gian HĐND không họp. Giúp việc cho HĐND huyện
là hai ban: Ban kinh tế - xã hội và Ban Pháp chế. Nhiệm vụ và quyền hạn của hai
Ban này đƣợc quy định cụ thể tại Điều 55 của Luật Tổ chức HĐND, UBND năm
2003.
Nhƣ vậy, về cơ bản, HĐND huyện là cơ quan quyền lực nhà nƣớc, đại
diện cho ý chí và nguyện vọng của nhân dân địa phƣơng trong việc quản lý xã
hội, thực hiện hai chức năng cơ bản là quyết định mọi vấn đề để phát triển kinh
tế xã hội tại địa phƣơng (trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của cấp trên hoặc
của địa phƣơng khác) và giám sát hoạt động và việc thực thi pháp luật của các cơ
quan, tổ chức, cá nhân trên địa bàn. Song, do những bất cập trong hoạt động của
cơ quan này nên ngày 15-11-2008, Quốc Hội ban hành Nghị quyết
26/2008/QH12 không tổ chức HĐND cấp quận, huyện, phƣờng trong đó Hà Nội
và thành phố Hồ Chính Minh đã đƣợc chọn để thí điểm. Do vậy, ở những địa

18


bàn thực hiện thí điểm không tổ chức HĐND, nhiệm kỳ 2004-2009 là nhiệm kỳ

cuối cùng của cơ quan này và năm 2009 sẽ đánh dấu việc chấm dứt hoạt động
của một loại hình cơ quan chính quyền có vị trí tƣơng đối quan trọng và hoạt
động tƣơng đối lâu dài trong suốt hơn 50 năm qua (1946-2009).
1.1.2. Cơ quan hành chính – hành pháp cấp huyện
Cơ quan hành chính – hành pháp ở cấp huyện là UBND huyện.
Vị trí pháp lý: UBND huyện là cơ quan chấp hành của HĐND huyện, là
cơ quan hành chính nhà nƣớc ở huyện, chịu trách nhiệm trƣớc HĐND huyện và
cơ quan nhà nƣớc cấp trên6.
UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc ở địa phƣơng, góp
phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nƣớc
từ trung ƣơng đến cơ sở.
UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ và quyền hạn trên các lĩnh vực:
kinh tế; nông nghiệp, lâm nghiệp, ngƣ nghiệp, thủy lợi và đất đai; công nghiệp,
tiểu thủ công nghiệp; xây dựng, giao thông vận tải; thƣơng mại, dịch vụ và du
lịch; giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, thông tin và thể dục thể thao; khoa học,
công nghệ, tài nguyên và môi trƣờng; quốc phòng, an ninh, trật tự, an tòan xã
hội; thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo; thực hiện các nhiệm vụ
trong việc thi hành pháp luật; xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành
chính. Những nhiệm vụ và quyền hạn chung của UBND huyện và tƣơng đƣơng
đƣợc quy định trong các điều từ Điều 97 đến Điều 107 Luật tổ chức HĐND,
UBND năm 2003. Cũng xuất phát từ những đặc thù riêng giữa các đơn vị hành
chính tƣơng đƣơng là quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh mà Luật này
quy định thêm những nhiệm vụ và quyền hạn riêng cho từng loại hình đơn vị
hành chính nhƣ vậy.
UBND thị xã, thành phố thuộc tỉnh đƣợc thực hiện thêm các nhiệm vụ
sau:
 Xây dựng quy hoạch phát triển đô thị của thị xã, thành phố thuộc
tỉnh trình HĐND cùng cấp thông qua để trình cấp trên phê duyệt;
 Thực hiện các nghị quyết của HĐND về quy hoạch tổng thể về xây
dựng và phát triển đô thị của thị xã, thành phố; thực hiện các biện

6

Theo Điều 2, Luật Tổ chức HĐND, UBND năm 2003.

19


pháp quản lý dân cƣ đô thị và tổ chức đời sống dân cƣ trên địa
bàn;…
 Thực hiện các biện pháp quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà
thuộc sở hữu nhà nƣớc trên địa bàn; tổ chức thực hiện các quyết
định xử lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đất đai;…
 Quản lý, kiểm tra việc sử dụng các công trình công cộng đƣợc giao
trên địa bàn; việc xây dựng và sử dụng các công trình công cộng; hệ
thống giao thông nội thị, nội thành,…
 Quản lý các cơ sở văn hóa - thông tin, thể dục – thể thao của địa
phƣơng; bảo vệ và phát huy các di tích, các công trình văn hóa;…
UBND quận cũng đƣợc giao thực hiện một số nhiệm vụ tƣơng tự (đƣợc
quy định tại Đìều 109 của Luật tổ chức HĐND, UBND năm 2003) nhƣ: quản lý
và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nƣớc trên địa bàn theo sự
phân công; cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất đô
thị; quản lý và kiểm tra việc sử dụng các công trình công cộng do thành phố giao
trên địa bàn quận. Về cơ bản, nhiệm vụ và thẩm quyền quản lý đô thị của UBND
quận hạn chế hơn UBND thị xã, thành phố thuộc tỉnh mà trƣớc hết là ở thẩm
quyền xây dựng quy hoạch phát triển đô thị trên địa bàn.
Để thực hiện những nhiệm vụ trên, UBND huyện đƣợc tổ chức và hoạt
động theo chế độ tập thể với Chủ tịch, các Phó chủ tịch và các Ủy viên. UBND
do HĐND cùng cấp bầu ra. Luật tổ chức HĐND, UBND năm 2003 cũng đã
phân định rõ những vấn đề thuộc thẩm quyền quyết định của tập thể UBND và
những vấn đề do Chủ tịch UBND quyết định. Nhằm đảm bảo cho việc ban hành

các quyết định quản lý đúng đắn và triển khai thực hiện các quyết định đó đƣợc
chính xác, kịp thời, UBND đƣợc sự tham mƣu, giúp việc của các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND. Nghị định 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm
2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện, quận, thành phố, thị xã thuộc tỉnh nhƣ sau:
- Các cơ quan chuyên môn đƣợc tổ chức thống nhất ở các quận, huyện,
thành phố, thị xã thuộc tỉnh bao gồm 10 cơ quan. Đó là:
Phòng Nội vụ
Phòng Văn hóa – Thông tin
Phòng Tƣ pháp
Phòng Giáo dục – Đào tạo
Phòng Tài chính- Kế hoạch
Văn phòng HĐND-UBND
20


Phòng Tài nguyên- Môi trƣờng
Thanh tra huyện
Phòng Lao động, Thƣơng binh và Xã hội
Phòng Y tế
- Ở các quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, các huyện có tốc độ phát triển
kinh tế - xã hội và tốc độ đô thị hóa cao đƣợc thành lập thêm Phòng Kinh tế và
Phòng quản lý đô thị;
- Ở các huyện đƣợc thành lập thêm Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn, Phòng Công Thƣơng.
Ngoài ra, xuất phát từ nhu cầu quản lý và các hoạt động kinh tế -xã hội
của địa phƣơng, đƣợc sự cho phép của Chính phủ và UBND thành phố, UBND
huyện còn thành lập thêm một số bộ phận để đảm đƣơng những công việc do
UBND huyện giao. Các bộ phận đó bao gồm các đội chuyên môn nhƣ: Đội quản
lý thị trƣờng, Đội quản lý trật tự xây dựng, Đội giao thông công chính, Đội thi

hành án… Hiện nay, theo chủ trƣơng của thành phố, một số quận đã triển khai
thí điểm thành lập Thanh tra xây dựng để giúp UBND kiểm tra hoạt động xây
dựng và việc tuân theo pháp luật trong hoạt động xây dựng trên địa bàn, đề xuất
các hình thức xử phạt với những vi phạm pháp luật trong lĩnh vực này. Cũng tại
các quận đã thành lập Ban quản lý dự án quận. Ban quản lý dự án quận là đơn vị
sự nghiệp kinh tế có chức năng tổ chức thực hiện các dự án đầu tƣ và xây dựng
bằng vốn ngân sách nhà nƣớc, vốn huy động từ các thành phần kinh tế và các dự
án có sự hỗ trợ từ ngân sách nhà nƣớc, phối hợp với Ban quản lý dự án thành
phố và Trung ƣơng để thực hiện các dự án trên địa bàn quận. Bên cạnh đó, xuất
phát từ nhu cầu quản lý thực tế của địa phƣơng, có những quận, huyện đã thành
lập thêm những cơ quan chuyên môn giúp việc mà đơn cử là Phòng Quản lý
kinh doanh xây dựng thuộc UBND Quận Tây Hồ, Phòng…
Nhƣ vậy, so với HĐND, tính chất hoạt động chấp hành và điều hành của
UBND phức tạp hơn về hình thức, đa dạng về nội dung, bám sát với các diễn
biến và thay đổi của đời sống kinh tế - xã hội trên địa bàn nên tổ chức và hoạt
động của UBND huyện cũng đa dạng hơn. Điều đó ảnh hƣởng đến tƣơng quan
về khối lƣợng tài liệu lƣu trữ đƣợc hình thành từ hoạt động của hai cơ quan này.
Hơn thế nữa, với đặc thù của một đô thị ngàn năm tuổi và một diện tích khá rộng
sau khi sáp nhập thêm Hà Tây và một số đơn vị hành chính khác, Hà Nội có đầy
đủ các mô hình tổ chức cấp huyện từ quận, huyện, thị xã, riêng thành phố Hà
Đông tuy đã đƣợc xác định là một quận nhƣng vẫn mang những đặc điểm của

21


một thành phố có thời gian là trung tâm hành chính của một tỉnh. Do vậy, tổ
chức và hoạt động của các UBND cấp huyện ở Hà Nội khá phong phú với nhiều
điểm đặc thù của mỗi địa phƣơng, làm phức tạp thêm nội dung, thành phần tài
liệu hình thành trong hoạt động của loại hình cơ quan này.
1.1.3. Các cơ quan tƣ pháp cấp huyện

Ngoài hoạt động tƣ pháp của UBND huyện liên quan đến hoạt động quản
lý hộ tịch, thi hành án,…, hoạt động tƣ pháp của các cơ quan kiểm sát và xét xử
cấp huyện cũng có vai trò quan trọng trong việc bảo vệ sự nghiêm minh của
pháp luật trên địa bàn. Các cơ quan kiểm sát và xét xử gồm Viện kiểm sát nhân
dân (VKSND) và Toà án nhân dân (TAND) huyện là các cơ quan tƣ pháp ở cấp
huyện.
* TAND huyện là cơ quan xét xử của địa phƣơng, xét xử những vụ án
hình sự, dân sự, hôn nhân và gia đình, lao động, kinh tế, hành chính và giải
quyết những việc khác theo quy định của pháp luật7.
TAND huyện có chức năng cơ bản là bảo vệ sự nghiêm minh của luật
pháp và góp phần giáo dục ý thức pháp luật cho công dân. Nhiệm vụ của TAND
huyện là xét xử sơ thẩm những vụ án theo quy định của pháp luật tố tụng. Để
thực hiện nhiệm vụ này, TAND huyện có Chánh án, một hoặc hai Phó Chánh án,
Thẩm phán, Hội thẩm nhân dân và Thƣ ký Tòa án. Ngòai vai trò của ngƣời làm
công tác xét xử, Chánh án và Phó Chánh án TAND huyện còn có nhiệm vụ tổ
chức công tác xét xử và các công tác mang tính chất quản lý hành chính khác đối
với các đơn vị thuộc Tòa, báo cáo công tác của Tòa trƣớc HĐND cùng cấp và
TAND cấp trên. Giúp việc cho TAND huyện là bộ máy bao gồm các bộ phận
hành chính, văn thƣ – lƣu trữ, kế toán và những bộ phận phục vụ khác… nhằm
đảm bảo công tác thông tin và hậu cần cho hoạt động của tòa án.
* Viện kiểm sát nhân dân huyện là cơ quan thực hành quyền công tố và
kiểm sát các hoạt động tƣ pháp ở địa phƣơng theo quy định của pháp luật 8. Với
chức năng của mình, VKSND huyện cũng có nhiệm vụ bảo vệ tính nghiêm minh
của pháp luật, bảo vệ tính mạng, sức khỏe, tài sản, tự do, danh dự, nhân phẩm

7
8

Theo Điều 1, Luật Tổ chức TAND năm 2002.
Theo Điều 1 Luật tổ chức VKSND năm 2002.

22


của công dân, bảo đảm mọi hành vi xâm phạm lợi ích của Nhà nƣớc, của tập thể,
quyền và lợi ích hợp pháp của công dân đều phải đƣợc xử lý theo pháp luật.
Nhiệm vụ và thẩm quyền của VKSND đƣợc thực hiện qua các công tác:
- Thực hành quyền công tố và kỉểm sát việc tuân theo pháp luật trong việc
điều tra các vụ án hình sự của các cơ quan điều tra và các cơ quan khác đƣợc
giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động đìều tra;
- Điều tra một số loại tội xâm phạm hoạt động tƣ pháp mà ngƣời phạm tội
là cán bộ thuộc các cơ quan tƣ pháp;
- Thực hành quyền công tố và kiểm sát việc tuân theo pháp luật trong việc
xét xử các vụ án hình sự;
- Kiểm sát việc giải quyết các vụ án dân sự, hôn nhân và gia đình, hành
chính, kinh tế, lao động và những việc khác theo quy định của pháp luật;
- Kiểm sát việc tuân theo pháp luật trong việc thi hành bản án, quyết định
của TAND;
- Kiểm sát việc tuân theo pháp luật trong việc tạm giữ, tạm giam, quản lý
và giáo dục ngƣời chấp hành bản án phạt tù.
Những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của VKSND các cấp để thực hiện
những công việc trên đƣợc quy định cụ thể từ Chƣơng II đến Chƣơng VI của
Luật tổ chức VKSND năm 2002. VKSND huyện gồm các bộ phận công tác và
bộ máy giúp việc do Viện trƣởng và các Phó Viện trƣởng phụ trách, trong đó
chủ yếu là những bộ phận đảm bảo thông tin và công tác phục vụ cho VKSND
nhƣ kế toán, đánh máy, văn thƣ – lƣu trữ, hành chính – tổ chức,…
Nhƣ vậy, tổ chức của các cơ quan tƣ pháp ở cấp huyện tƣơng đối đơn giản
và có hoạt động tƣơng đối độc lập với chính quyền địa phƣơng. Mối liên hệ của
các cơ quan tƣ pháp với chính quyền thể hiện rõ nhất ở sự ràng buộc về tổ chức
và hoạt động của chúng với vai trò của HĐND, trong đó HĐND có quyền giám

sát hoạt động của các cơ quan này và bầu ra Chánh án TAND nhằm đảm bảo
thực hiện quyền lực của nhân dân địa phƣơng. Bên cạnh đó, trong quá trình thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, các cơ quan này cũng có sự phối hợp chặt
chẽ với UBND trong việc triển khai công tác điều tra, xét xử, giáo dục pháp luật
cho ngƣời dân. UBND cần đảm bảo các điều kiện để cơ quan tƣ pháp có thể tiếp
cận tài liệu, con ngƣời nhằm phục vụ hoạt động điều tra, xét xử. Hơn thế nữa,
UBND cũng quản lý và thực hiện công tác thi hành những bản án do Chánh án

23


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Thị Lan Anh: Một số ý kiến bước đầu về tổ chức lưu trữ
chuyên ngành ở nước ta hiện nay, Khóa luận tốt nghiệp khóa 1991-1995, Tƣ liệu
Khoa Lƣu trữ học và QTVP.
2. Báo cáo số 266/BC-VP ngày 05-8-2005 của Văn phòng UBND tỉnh Hà
Tây về công tác văn thƣ, lƣu trữ Văn phòng UBND tỉnh Hà Tây năm 2004-2005.
3. Báo cáo số 146/BC-VP ngày 27-4-2007 của Văn phòng UBND tỉnh Hà
Tây về kết quả thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ năm 2006.
4. Báo cáo số 07/BC-VP ngày 27-12-2007 của Văn phòng HĐND-UBND
thành phố Sơn Tây về kết quả công tác văn thƣ-lƣu trữ năm 2007.
5. Nguyễn Thị Chinh: Mạng lưới các kho, các Trung tâm Lưu trữ Nhà
nước qua 40 năm chặng đường hình thành và phát triển, Khóa luận tốt nghiệp
khóa 1998-2002, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và QTVP.
6. Chỉ thị số 16/2003/CT-UB ngày 19-5-2003 của UBND thành phố Hà
Nội về việc tăng cƣờng tổ chức, chỉ đạo, quản lý công tác lƣu trữ.
7. Chỉ thị số 36/1999/CT-UB ngày 28-10-1999 của UBND tỉnh Hà Tây về
chấn chỉnh công tác quản lý công văn giấy tờ và công tác lƣu trữ.
8. Chỉ thị số 33/CT-UB ngày 28-6-1993 của UBND thành phố Hà Nội về
việc tăng cƣờng quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ.

9. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền, Nguyễn Văn
Thâm: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên
nghiệp, Hà Nội, 1990.
10. Công văn số 66/NVĐP ngày 11-3-1995 của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc
ban hành bản Đề cƣơng mẫu quy định công tác lƣu trữ tại UBND các cấp địa
phƣơng.
11. Công văn số 220/NVĐP ngày 12-5-1996 của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc
hƣớng dẫn giao nộp hồ sơ, bàn đồ địa giới hành chính các cấp vào lƣu trữ.
12. Công văn số 26/LTNN-NVĐP ngày 22-01-2003 của Cục Văn thƣ và
Lƣu trữ Nhà nƣớc hƣớng dẫn xây dựng và ban hành Danh mục số 1 các cơ quan,
tổ chức thuộc diện nộp lƣu tài liệu vào Trung tâm lƣu trữ tỉnh và Lƣu trữ huyện.

24


13. Công văn số 102/LTNN-NVĐP ngày 04-3-2004 của Cục Văn thƣ và
Lƣu trữ Nhà nƣớc v/v ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu tiêu biểu
thuộc diện nộp lƣu vào Lƣu trữ huyện.
14. Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19-5-2004 của Cục Văn thƣ
và Lƣu trữ Nhà nƣớc về việc ban hành hƣớng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
15. Công văn số 319/VTLTNN-NVĐP ngày 01-6-2004 của Cục Văn thƣ
và Lƣu trữ Nhà nƣớc hƣớng dẫn giao nộp tài liệu vào lƣu trữ lịch sử các cấp.
16. Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06-5-2005 của Cục Văn thƣ
và Lƣu trữ Nhà nƣớc hƣớng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thƣ và lƣu trữ
cơ quan.
17. Công văn số 789/VTLTNN-NVĐP ngày 19-12-2006 của Cục Văn thƣ
và Lƣu trữ Nhà nƣớc hƣớng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
18. Công văn số 131/VTLTNN-NVĐP ngày 26-02-2008 của Cục Văn thƣ
và Lƣu trữ Nhà nƣớc về cung cấp số liệu về kho lƣu trữ.
19. Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc: Kỷ yếu Hội thảo khoa học về kho lưu trữ cố

định, Hà Nội, 1997, Tƣ liệu Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc.
20. Hoàng Hải Hậu: Bảo tồn, lưu giữ, quản lý và khai thác sử dụng thần
tích, thần sắc ở Việt Nam- Quá khứ và hiện tại (qua khảo sát thần tích, thần sắc
ở Bắc Ninh, Hà Tây và Viện nghiên cứu Hán - Nôm), Hà Nội, 2007,Khóa luận
tốt nghiệp khóa 2002-2007, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và QTVP.
21. Hƣớng dẫn số 390/HD-VP ngày 16-10-2003 của Văn phòng UBND
thành phố Hà Nội về công tác quản lý công văn giấy tờ, văn thƣ-lƣu trữ tại
UBND xã, phƣờng, thị trấn.
22. PGS. TS. Dƣơng Văn Khảm (chủ nhiệm): Cơ sở khoa học để tổ chức
quản lý nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ, Báo cáo tổng thuật đề tài của
Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc, Hà Nội, 2001, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và QTVP.
23. PGS. TS. Dƣơng Văn Khảm: Công tác lưu trữ nhà nước và xây dựng
hệ thống cơ quan lưu trữ trung ương và địa phương, Tạp Chí Tổ chức nhà nƣớc
số 8/2002, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và QTVP.
24. Kế hoạch số 78/KH-UBND ngày 30-10-2007 của UBND thành phố
Hà Nội thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02-3-2007 của Thủ tƣớng
Chính phủ về việc tăng cƣờng bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ.

25