Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non
MỤC LỤC
MỤC LỤC..................................................................................................................1
ĐẶT VẤN ĐỀ...........................................................................................................3
I. MỞ ĐẦU............................................................................................................3
II. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI.....................................................................................4
III. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU............................................................................6
IV. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU.........................................................................7
V. PHẠM VI VÀ KẾ HOẠCH NGHIÊN CỨU....................................................7
Phần II........................................................................................................................7
NHỮNG BIỆN PHÁP ĐỔI MỚI ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ................................7
I. CƠ SỞ LÝ LUẬN..............................................................................................7
1. Về công tác văn thư........................................................................................7
1.1. Khái niệm công tác văn thư.........................................................................7
1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư...............................................8
a) Nội dung của công tác văn thư.......................................................................8
b) Nhiệm vụ của công tác văn thư....................................................................12
1.3. Tổ chức công tác văn thư..........................................................................12
a) Biên chế công tác văn thư............................................................................12
b) Hình thức tổ chức công tác văn thư.............................................................13
1.4. Yêu cầu của công tác văn thư....................................................................13
1.5. Vị trí ý nghĩa của công tác văn thư...........................................................13
a) Vị trí của công tác văn thư...........................................................................13
b) Ý nghĩa của công tác văn thư.......................................................................14
1


Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non
2. Về công tác lưu trữ.......................................................................................15
2.1. Khái niệm..................................................................................................15
2.2. Nhiệm vụ và nội dung của công tác lưu trữ..............................................15

a) Công tác lưu trữ gồm những nhiệm vụ sau..................................................15
b) Nội dung của công tác lưu trữ......................................................................15
c) Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ...........................................................................20
3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ...............................20
II. THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ...............................................................................21
1. Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề..............................................22
* Biện pháp 1: Các biện pháp soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội
dung, chính xác cao để trình ký:......................................................................22
Số: /TTr-MNTƯ...................................................................................................27
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM..................................................27
Tân Ước, ngày tháng năm 2014.......................................................................27
* Biện pháp 2: Biện pháp tìm kiếm một văn bản đã lưu trữ nhanh chóng nhất
..........................................................................................................................35
2. Hiệu quả sáng kiến kinh nghiệm..................................................................42
Phần III.....................................................................................................................43
KẾT LUẬN VÀ KHIẾN NGHỊ...............................................................................43
1. Kết luận............................................................................................................43
2. Những ý kiến đề xuất.......................................................................................43
Phần IV....................................................................................................................44
TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................44

2


Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non

Phần I
ĐẶT VẤN ĐỀ
I. MỞ ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa

đất nước, nền cải cách hành chính cũng đang trên đà phát triển để vươn tới sự hoàn
thiện hơn. Hướng tới xu thế này những năm gần đây nghiệp vụ công tác văn thư
lưu trữ có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền
cải cách hành chính.
Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi chung là
công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức. Có thể định nghĩa công tác văn thư trong
các

cơ

quan,

tổ

chức

Đảng

và

các

tổ

chức

chính

trị-xã

hội

như

sau:

Công tác văn thư trong các cơ quan Đảng, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn
bản; quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức
chính trị-xã hội.

Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ quan, tổ chức đảng, các tổ chức chính trị-xã hội. Hoạt động này trở
thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cấp ủy,
của các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị-xã hội từ trung ương tới địa phương.

Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các
cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực
lượng vũ trang nhân dân, đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác. Đồng thời công tác
Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và
chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp đến
hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong hoạt động
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành. Hiệu quả hoạt động quản lý, tổ chức cao hay
thấp phụ thuộc vào một phần của công tác Văn thư có được làm tốt hay không tốt.
Vì đây là một công tác vừa mang tính chính trị vừa mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật
và liên quan đến nhiều cán bộ, công chức. Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần
giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, đúng chế độ,
3


Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non

giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và lợi dụng
văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc
đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia. Nắm bắt được tầm
quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách Hành
chính Quốc gia trong đó có công tác Văn thư được tập trung đổi mới và sáng tạo
hơn.
Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận
và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, quản
lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin được
truyền tải chủ yếu dưới hình thức văn bản. Có thể nói văn bản lag phương tiện lưu
trữ và truyền đạt thông tin hữu hiệu nhất. Hiện nay có nhiều cơ quan, đơn vị sử
dụng phương tiện này trong hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình.
Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành hoạt động
trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là một mắt xích không thể thiếu được
trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý
nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ cần được xem xét từ những yêu cầu bảo
đảm thông tin cho hoạt động quản lý, bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ lag loại
thông tin có tính dự báo cao, có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, đặc trưng
pháp lý, tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định.
II. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Qua thời gian thực hiện nhiệm vụ công tác Văn thư lưu trữ tại trường Mầm
non Tân Ước, tôi nhận thấy công tác Văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin
văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung
công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản đi,
đến và các tài liệu khác trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành,
giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý sử dụng con dấu trong văn thư. Còn công tác
lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn,
lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác,
sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu

thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, đơn vị.
4


Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non
Giữa công tác Văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ
chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá
trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ
lịch sử.
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã được xử lý
trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt
sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất
cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút
ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu
của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc
của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do
công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn
thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực
hiện tốt công tác văn thư.
Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công
tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng
quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ
như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa
học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ
phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu
hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn
bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản
nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác

văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường là rất quan trọng, thể hiện ở
những điểm sau:
- Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành
chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể
chế hành chính.
- Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính
văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhà nước,
thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính.
5


Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non
- Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể
chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp phần tăng
cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.
- Thực hiện tốt công tác lưu trữ góp phần thực hiện một nền hành chính phát
triển, hiện đại, nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân và ngày càng mở rộng
quyền công dân.
- Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học quản lý,
ngày càng nâng cao trình độ quản lý nhà nước.
- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp và các bí mật Quốc gia.
Từ đó, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ
góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông
suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy
nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành
chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác
văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn
thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao
hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường. Qua thời gian làm công tác Văn thư –

Lưu trữ tôi mạnh dạn viết Sáng kiến kinh nghiệm “Một số biện pháp nâng cao
hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non”. Nhằm trao đổi với đồng
nghiệp mà tôi đã tích lũy được qua thực tiễn làm công tác Văn thư – Lưu trữ.
III. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU
Hiện nay hầu hết ở các trường học đều bố trí một nhân viên làm công tác văn
thư lưu trữ, nhưng vẫn còn một số nơi chưa thật sự quan tâm đến vấn đề này.
Người phụ trách trực tiếp công việc còn chưa tập trung, không nắm hết được các kỹ
năng để giải quyết công việc nên dẫn đến tính chính xác không cao và không có
hiệu quả tối ưu nhất.
Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác
văn thư cần phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm vững được các
phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa đúng thể thức của mỗi
loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định.
6


Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non
Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc tìm
kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác.
Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn
vướng mắc nêu trên, mặt khác giúp cho tất cả nhân viên văn phòng nhận thức sâu
sắc tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động của nhà trường.
IV. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU
Tại một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có
một bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ ở nhiều đơn vị
chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc đơn thuần. Người ta
chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư – Lưu trữ
trong văn phòng các cơ quan đơn vị. Cán bộ công chức văn phòng chưa được đào
tạo đầy đủ kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi
của sự nghiệp đổi mới công tác Văn thư – Lưu trữ.

V. PHẠM VI VÀ KẾ HOẠCH NGHIÊN CỨU
Đề tài này được nghiên cứu trong phạm vi trường Mầm non Tân Ước, thông
qua đề tài này có thể góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn
thư nói riêng trong tất cả các trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Kế hoạch nghiên cứu: 01/11/2014 đến 31/03/2015.
Phần II
NHỮNG BIỆN PHÁP ĐỔI MỚI ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
I. CƠ SỞ LÝ LUẬN
Để đưa ra được các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ
trong trường mầm non thì việc đầu tiên là cần hiểu đầy đủ, sâu sắc về nghiệp vụ
của công tác văn thư, lưu trữ.
1. Về công tác văn thư
1.1. Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội,
các đơn vị vũ trang. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hành văn
7


Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non
bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan.
Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạt
động của cơ quan đạt hiệu quả.
1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư
a) Nội dung của công tác văn thư

Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tác quản
lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 5 nội
dung cơ bản sau:
- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến;

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi;
- Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan;
- Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan;
- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
* Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ quan
nhận được từ các nơi khác gửi đến gọi tắt là “Văn bản đến”.
Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theo nguyên
tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến cơ quan, tổ chức đều phải qua bộ phận văn thư, bộ
phận này có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanh chóng, chính
xác, giữ bí mật, sau đó chuyển đến các cá nhân, bộ phận liên quan giải quyết.
Việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện theo quá trình
sau:
+ Tiếp nhận văn bản đến: Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến, đóng dấu đến,
ghi sổ và ngày đến;
+ Đăng ký văn bản đến;
+ Trình, chuyển giao văn bản đến;
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến.
Ngày

Số

Tác

Số, ký

Ngày

Tên loại và trích
8

Đơn vị hoặc

Ký

Ghi


Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non
đến

đến

(1)

(2)

giả

hiệu

tháng

yếu nội dung

người nhận

(4)

(5)

(6)

(7)

(3)

nhận chú
(8)

(9)

Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến
Ngày chuyển

Số đến

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

* Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi: Tất cả những văn bản giấy tờ, tài
liệu do cơ quan, đơn vị gửi đi gọi chung là “Văn bản đi”.
Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc: Các văn
bản giấy tờ của cơ quan, đơn vị để gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phận văn thư,
cán bộ văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu và có trách nhiệm gửi
đi.
Thủ tục quản lý gửi văn bản đi được làm theo quá trình sau:
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn
bản đi;
+ Đăng ký văn bản đi;
+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật;
+ Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi;
+ Lưu văn bản đi.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
Số, ký
hiệu văn
bản

Ngày
tháng
văn bản

Tên loại và
trích yếu nội
dung văn bản

Người
ký

9

Nơi
Đơn vị,
Số
Ghi
nhận
người nhận lượng chú
văn bản
bản lưu
bản


Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non
(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

* Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan
Đối với những văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ
quan hoặc người được ủy quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn
bản.
Văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” thì phải đóng dấu vào văn
bản và cả phong bì văn bản. Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật chỉ được đánh
dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, trong ghi đầy đủ số, ký
hiệu, nơi nhận và đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên phong bì trong rồi
chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và phong bì ngoài. Phong bì ngoài chỉ ghi
nơi gửi, nơi nhận, và số phiếu chuyển, không đóng dấu chỉ mức độ “mật”. Sau đó
các văn bản được chuyển đi theo thủ tục như các văn bản bình thường.
* Tổ chức quản lý các tài liệu, hồ sơ trong cơ quan
Công tác lập hồ sơ là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của công tác văn
thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ có ý nghĩa rất cần thiết
cho việc phân loại sắp xếp tài liệu trong cơ quan, đơn vị được chủ động khoa học
và thuận tiện.
- Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo các bước sau:
+ Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ;
+ Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người
lập;
+ Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ;
+ Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ.
- Mở hồ sơ: Là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ
sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in
theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2010 Bìa hồ sơ lưu trữ;
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ;
10

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non
- Kết thúc hồ sơ;
- Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu.
* Tổ chức và sử dụng con dấu
- Quản lý và sử dụng con dấu:
+ Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy
định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 về công tác văn thư.

+ Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng
dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

> Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người
có thẩm quyền;

> Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
> Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có
thẩm quyền;

> Không được đóng dấu khống chỉ.
+ Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn
vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:

> Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;
> Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được
giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.

- Đóng dấu

+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía
bên trái.

+ Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết
định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của
phụ lục.

+ Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được
thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

11


Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non
b) Nhiệm vụ của công tác văn thư
- Nhận và bóc bì văn bản đến;
- Đóng dấu văn bản đến, ghi sổ, vào sổ đăng ký;
- Phân loại và trình lãnh đạo;
- Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến của các phòng ban chức
năng;
- Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu;
- Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi sổ, ghi ngày phát hành);
- Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơ quan;
- Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu cơ quan.
1.3. Tổ chức công tác văn thư
Khi xem xét tổ chức công tác văn thư có thể nghiên cứu 2 vấn đề sau:
a) Biên chế công tác văn thư
Để nghiên cứu bố trí hợp lý biên chế công tác văn thư phải dựa vào 3 yếu tố
chủ yếu: Cơ cấu tổ chức của cơ quan, khối lượng công việc công tác văn thư và số

lượng văn bản, tài liệu cơ quan. Trong đó bao gồm văn bản đi, văn bản đến, văn
bản nội bộ.
Trong công tác văn thư ngoài việc xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, việc bố trí
cán bộ cũng có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao năng suất và chất lượng hoạt
động của cơ quan. Những cán bộ có trình độ cao, có năng lực thì bố trí những công
việc khó, phức tạp như: Dự thảo văn bản, đọc soát văn bản, lập hồ sơ… Các cán bộ
có trình độ thấp hơn thì đảm nhận những công việc đơn giản như: Vào sổ văn bản,
viết phong bì.
Nhân viên văn thư ngoài yêu cầu về trình độ chuyên môn, trình độ văn hoá,
phải có những phẩm chất như: Trung thực, điềm đạm, cẩn thận, lịch sự và luôn giữ
bí mật trong công việc.

12


Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non
b) Hình thức tổ chức công tác văn thư
Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, số lượng văn bản đi, văn bản đến
và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để có thể tổ chức công tác văn thư theo một
hình thức phù hợp. Các hình thức này bao gồm:
- Hình thức văn thư tập trung;
- Hình thức văn thư phân tán;
- Hình thức văn thư hỗn hợp.
Các cơ quan, xí nghiệp, đơn vị nhỏ, cơ cấu tổ chức ít phức tạp, số lượng văn
bản ít thường áp dụng hình thức văn thư tập trung. Theo hình thức này, hầu hết các
tác nghiệp chuyên môn văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị chuyên
môn.
1.4. Yêu cầu của công tác văn thư
Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải đảm bảo những yêu
cầu sau:

- Nhanh chóng, kịp thời, đúng kỳ hạn;
- Phải đảm bảo tính chính xác cao;
- Mức độ bí mật của văn bản;
- Sử dụng trang thiết bị hiện đại.
1.5. Vị trí ý nghĩa của công tác văn thư
a) Vị trí của công tác văn thư
Công tác văn thư gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan trọng trong
hoạt động của cơ quan. Như vậy công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng quản lý của cơ quan.
Trong quá trình hoạt ñộng của cơ quan Nhà nước việc soạn thảo các loại văn
bản và sử dụng chúng để làm phương tiện mọi hoạt động của cơ quan. Vì vậy việc
tổ chức quản lý các loại văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sở những quy
định chung của Nhà nước là công tác quan trọng và có tính tất yếu nhằm gắn liền
với hoạt ñộng của cơ quan.
13


Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non
b) Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư ñảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết, phục vụ
nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan ñơn vị nói chung. Thông tin phục vụ
quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu
nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung có thể xếp công
tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý mà văn bản
chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính
pháp lý của Nhà nước.
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa đảm bảo chất lượng,
đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những vi phạm trong
việc sử dụng các văn bản giấy tờ để làm trái pháp luật.

Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của cơ
quan. Nội dung các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động
của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bên cạnh đó nó sẽ là
những bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm xảy ra trong quá trình hoạt
động.
Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữ ñược toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn bản
tạo điều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan. Đây là nguồn bổ sung chủ
yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu có giá trị. Trong
các quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và
nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quốc gia. Nếu chất lượng hồ sơ không tốt, văn bản
giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan thấp, nếu không
sẽ gây khó khăn rất nhiều cho công tác lưu trữ.
Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệm được
công sức và tiền của cho cơ quan. Đồng thời công tác này giữ gìn đầy đủ những hồ
sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc
trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.

14


Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non
2. Về công tác lưu trữ
2.1. Khái niệm
Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản. Tất cả
những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi (bản chính) và những hồ
sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc.
2.2. Nhiệm vụ và nội dung của công tác lưu trữ
a) Công tác lưu trữ gồm những nhiệm vụ sau
- Thu thập, xử lý, phân loại và sắp xếp các tài liệu
- Đánh giá tài liệu

- Thống kê tài liệu
- Bảo quản tài liệu
- Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
b) Nội dung của công tác lưu trữ
* Thu thập tài liệu lưu trữ là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới
việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào phông lưu trữ cơ
quan và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào
các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.
Hàng năm đơn vị có trách nhiệm:
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;
- Các phòng, ban, đơn vị công chức, viên chức của cơ quan xác định những
loại hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưu trữ;
- Công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập "mục lục hồ sơ, tài liệu
nộp lưu";
- Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;
- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu. Khi giao nộp tài

15


Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non
liệu phải lập 02 bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và 02 bản "Biên bản giao
nhận tài liệu"; đơn vị, cá nhân nộp và lưu trữ hiện hành mỗi bên giữ 1 bản;
- "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" phải được đánh máy vi tính (EXCEL) và
chuyển dữ liệu cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ nộp lưu (Văn thư).
* Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong đó tài liệu lưu trữ được
hệ thống hoá theo một phương pháp thích hợp và ñựoc cố định trật tự sắp xếp trong
các phòng, kho lưu trữ nhằm mục đích bảo quản hoàn chỉnh và sử dụng có hiệu quả

tài liệu lưu trữ.
Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải ñạt ñược các yêu cầu sau:
- Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
- Xác định thời gian bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành; xác
định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy;
- Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
- Lập các công cụ tra cứu, mục lục hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu và công cụ tra
cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng;
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Các bước tiến hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
+ Viết lịch sử hình thành phông;
+ Chỉnh lý tài liệu trong hồ sơ;
+ Viết bìa hồ sơ;
+ Viết chứng từ kết thúc.
* Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên
cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong hoạt ñộng
của các cơ quan, đơn vị theo giá trị của chúng về các mặt như: chính trị, kinh tế,
văn hoá, khoa học và các giá trị khác, từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có
giá trị cho Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
16


Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non
Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần dựa vào 3 nguyên tắc cơ bản sau:
- Tính lịch sử: Xem xét tài liệu trong điều kiện xã hội và việc hình thành.
- Tính chính trị: Xem xét ý nghĩa chính trị của tài liệu để xác định thời hạn
bảo quản hay tiêu huỷ.
- Tính tổng hợp và toàn diện: Xem xét tài liệu không chỉ ở một mặt mà xét nó
ở tính đa dạng.

Dựa vào các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ để lựa chọn và xác định
được thời hạn bảo quản của tài liệu lưu trữ như vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời hay tiêu
huỷ.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:
- Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính: Chủ tịch hội đồng
- Cơ quan (bộ phận) có tài liệu : Uỷ viên
- Phụ trách lưu trữ: Uỷ viên
Khi tiêu huỷ các hồ sơ tài liệu đã hết giá trị được hội đồng cho phép phải lập
văn bản. Tài liệu được thống kê cụ thể chi tiết theo từng loại có xác nhận của bộ
phận cơ quan có tài liệu và trực tiếp chứng kiến việc tiêu huỷ.
Việc tiêu huỷ và xác định giá trị tài liệu này theo quy định theo Công văn số
879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước ban hành về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
* Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ
Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm thu thập thêm làm phong phú và hoàn
chỉnh tài liệu vào các kho lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ ở Trung ương và địa
phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất.
Giải quyết tốt vấn đề bổ sung tài liệu có ý nghĩa quan trọng không chỉ đối với
ngành lưu trữ mà còn đối với nhiều ngành khác. Tài liệu lưu trữ là ngoài những ý
nghĩa chính trị, văn hoá, lịch sử …có tầm quốc gia còn có giá trị thực tiễn cao đối
với từng ngành, từng cấp và mỗi cơ quan ñã sản sinh ra nó. Nếu để 13 tài liệu mất
mát thất lạc, không tổ chức ñựơc việc bổ sung kịp thời thì thành phần phông lưu trữ
sẽ ngày càng nghèo khả năng phục vụ sẽ ngày càng hạn chế.
17


Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non
Công tác bổ sung tài liệu ñòi hỏi phải tiến hành thường xuyên thiết thực và kịp
thời. Khi bổ sung tài liệu cần chú ý ñến khả năng sử dụng chúng trong thực tế. Chú
ý ñến khả năng sử dụng chúng trong phạm vi rộng, trong điều kiện việc mở rộng

việc áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại.
* Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ
Công tác thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ là biện pháp áp dụng các phương
pháp chuyên môn, nghiệp vụ khoa học nhằm nắm ñược một cách rõ ràng, chính
xác, khịp thời nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng của tài liệu lưu trữ và cơ
sở vật chất khác trong phòng trong kho lưu trữ.
Công tác thống kê và kiểm tra phải thực hiện theo các quy định của Nhà nước,
cụ thể là:
- Mỗi bộ phận, phòng, kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê hồ sơ tài liệu đang
giữ và các công cụ tra tìm như: Sổ nhập hồ sơ tài liệu; sổ ñăng ký các phông lưu
trữ; sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu.
- Thực hiện chế ñộ báo cáo thống kê định kỳ hàng năm và báo cáo đột xuất về
tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quyết định liên Bộ giữa Cục lưu
trữ Nhà nước với Tổng cục thống kê số 149/TCTK ngày 23 tháng 10 năm 1987 về
việc ban hành biểu mẫu báo cáo thống kê ñịnh kỳ hàng năm về công tác lưu trữ và
tài liệu.
- Kiểm tra tài liệu lưu trữ với các hình thức sau: Kiểm tra thường xuyên theo
định kỳ; kiểm tra đột xuất; tự kiểm tra và công cụ kiểm tra.
* Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của công
tác lưu trữ như phân loại, bổ sung, xác định giá trị tài liệu lưu trữ… Để tổ chức
khoa học các phông lưu trữ nhằm bảo đảm an toàn và sử dụng chúng hiệu quả nhất.
Bao gồm các nghiệp vụ sau:
- Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử của cơ quan, đơn vị hình thành
phông và lịch sử phông;
- Tiến hành lập hồ sơ đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ;
18


Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non

- Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu theo
phương án đã chọn.
* Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm
đảm bảo giữ gìn trạng thái vật lý của nó.
Công tác bảo quản lưu trữ bao gồm các nội dung như: Phòng ngừa, phòng
hỏng, phục chế tài liệu lưu trữ và phòng gian bảo mật. Công tác này được quy định
cụ thể tại Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia.
Nguyên nhân gây hại đến tài liệu lưu trữ có nhiều yếu tố khách quan tự nhiên
như: Nhiệt độ, ánh sáng, bụi mốc, côn trùng, bão lụt… Và còn do yếu tố 14 chủ
quan của con người như: Chiến tranh, do sự thiếu trách nhiệm của các nhân viên
lưu trữ và người sử dụng tài liệu lưu trữ.
Biện pháp bảo quản là: Chống ẩm bằng thông gió, chống mối mọt côn trùng…
Phải chú ý đến cách bố trí nhà kho và trang bị phương tiện kỹ thuật. Cần trang bị
đầy đủ giá, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ… Kho lưu trữ phải đặt ở nơi khô
ráo, thoáng mát, sạch sẽ. Khu vực để tài liệu phải cách biệt với nơi làm việc của cơ
quan, đồng thời phải có chế độ phòng cháy chữa cháy cho kho lưu trữ.
* Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Là toàn bộ công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho cơ quan Nhà nước và xã hội
những thông tin cần thiết phục vục cho mục đích chính trị, kinh tế, tuyên truyền,
giáo dục, văn hoá, quân sự và phục vụ cho các quyền lợi chính đáng của công dân.
Mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức khai thác sử dụng tốt và có hiệu
quả tài liệu lưu trữ nhằm thực hiện những mục đích về chính trị, kinh tế và khoa
học.
* Thời hạn nộp lưu tài liệu
- Tài liệu hành chính: Sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc;
- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau 01 năm kể
từ ngày công trình được nghiệm thu chính thức;
- Tài liệu xây dựng cơ bản: sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán;
19

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non
- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, Mcrôphim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu
khác sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
c) Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quá
trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kịên lịch sử của một
quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử. Vì thế tài liệu lưu trữ là nguồn chính xác nhất,
chân thực nhất để nghiên cứu.
Tài liệu lưu trữ còn phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo của xã hội
nên nó mang tính khoa học cao. Nó không chỉ là bằng chứng của sự phát triển khoa
học mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học và ứng dụng kết quả nghiên cứu trước
ñây vào công cuộc nghiên cứu hiện tại giúp cho việc tổng kết đánh giá rút ra những
quy luật vận động của tự nhiên và xã hội để dự báo chính xác thúc đẩy tiến trình
phát triển của xã hội.
Tài liệu lưu trữ còn có ý nghĩa thực tiễn rất lớn. Nó phục vụ đắc lực cho việc
thực hiện chủ chương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa xã hội…
ngắn hạn và dài hạn phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu và giải quyết các
công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng của tổ chức nói chung.
Trong các kho lưu trữ của Tỉnh, Thành phố, trong văn phòng lưu trữ của các
cơ quan đang bảo quản nhiều tài liệu có giá trị, có ý nghĩa lịch sử, khoa học và thực
tiễn nó chứa đựng nhiều bí mật Quốc gia. Có thể dùng tài liệu để xây dựng truyến
15 thống, giáo dục thế hệ tương lai cũng có thể sử dụng làm tư liệu giảng dạy trong
các trường phổ thông và giới thiệu trên các phương tiện truyền thông.
3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước
đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là
nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho
người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút

ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu
của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc
của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do
công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn
20


Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non
thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực
hiện tốt công tác văn thư.
Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công
tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng
quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ
như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa
học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ
phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Theo giáo sư Sue
McKemmish - Lưu trữ Quốc gia Úc: “lập hồ sơ tốt ngay từ khâu văn thư sẽ phục vụ
tốt hơn cho cả mục đích hiện hành cũng như mục ñích trong tương lai”.
Công tác văn thư có nhiệm vụ quản lý, tổ chức tài liệu văn thư hình thành
trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, một nguồn cung cấp chủ yếu thường
xuyên cho kho lưu trữ. Vì vậy nó là tiền đề cho công tác lưu trữ.
Công tác văn thư và lưu trữ là hai công tác có nội dung, hình thức, phương
pháp kỹ thuật khác nhau nhưng có mối liên hệ mật thiết với nhau. Phần lớn những
tài liệu văn thư có giá trị sau khi giải quyết xong ở bộ phận văn thư đều được lập hồ
sơ, chọn lọc và nộp vào lưu trữ. Cho nên làm tốt công tác văn thư sẽ tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác lưu trữ sau này.
II. THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ
Trong những năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa được các trường
học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác này mà chỉ phân công
kiêm nhiệm. Trong những năm gần đây do cải cách thủ tục hành chính Nhà nước,

công tác văn thư lưu trữ trong trường học cũng được Ban lãnh đạo Phòng Giáo dục
và Đào tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực
hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn: Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLTBNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Công văn số
425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến. Qua thời gian làm công
tác văn thư ở Trường Mầm non Tân Ước tôi đã gặp những thuận lợi và khó khăn
như sau:
21


Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non
- Thuận lợi:
Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý. Các
văn bản đến đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử của Trường. Được sự
quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Thanh Oai và
Ban giám hiệu nhà trường.
Đảng, Chính quyền, ban ngành, đoàn thể và nhân dân rất quan tâm đến giáo
dục, có tinh thần đoàn kết và hợp tác với nhà trường. Đội ngũ giáo viên, nhân viên
năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có ý thức vươn lên hoàn thành
nhiệm vụ của mình với tinh thần trách nhiệm cao.
Cơ sở vật chất đáp ứng khá đầy đủ và kịp thời cho công tác quản lý, dạy học
và các hoạt động khác.
- Khó khăn:
Thời gian làm việc ngắn, kinh nghiệm chưa cao, thời gian đầu còn phải tiếp
cận làm quen với công việc nên cũng gặp một ít khó khăn trong công tác và trong
xử lý vấn đề.
Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng của trường còn thiếu.
Mặc dù vậy tôi đã cố gắng khắc phục, học hỏi, rút kinh nghiệm để vượt qua
hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Tuy nhiên vẫn còn những vấn đề nan giải và gây bức xúc cho người làm công
tác văn thư lưu trữ là soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính
xác để trình ký; Số lượng văn bản đến rất nhiều để tìm một văn bản đã lưu một
cách nhanh chóng nhất là một vấn đề không dễ dàng. Chính những vấn đề bức xúc
trên thúc đẩy tôi tìm giải pháp thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả để hoàn
thành tốt nhiệm vụ được giao.
1. Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề
* Biện pháp 1: Các biện pháp soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy
đủ nội dung, chính xác cao để trình ký:
Người làm công tác văn thư lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao
nói chung, soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác để
trình ký nói riêng cần phải thực hiện tốt một số nội dung sau:
22


Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non
- Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là
cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet. Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời các văn
bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công tác. Hiện nay
công tác văn thư lưu trữ thực hiện theo: Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08
tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác
văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ
về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường, nhất là
lĩnh vực mà mình phụ trách để thuận lợi trong soạn thảo văn bản.
- Phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên trách
trong mọi hoạt động của nhà trường.
- Phải thật sự nhạy bén, năng động, sáng tạo trong công việc, mạnh dạn, thẳng
thắn trong công tác tham mưu, thỉnh thị với cấp trên.

- Điều đặc biệt là phải nắm vững quy trình, bố cục của một văn bản mà mình
muốn soạn thảo.

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)

23


Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non

Ghi chú:
Ô số
1
2
3
4
5a
5b

:
:
:
:
:
:
:

Thành phần thể thức văn bản
Quốc hiệu

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Số, ký hiệu của văn bản
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Trích yếu nội dung công văn
24


Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non
6
7a, 7b, 7c
8
9a, 9b
10a
10b
11
12
13
14
15

: Nội dung văn bản
: Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền
: Dấu của cơ quan, tổ chức
: Nơi nhận
: Dấu chỉ mức độ mật
: Dấu chỉ mức độ khẩn
: Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
: Chỉ dẫn về dự thảo văn bản

: Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
: Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa chỉ Website;
số điện thoại, số Telex, số Fax
: Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)

Ví dụ soạn thảo một Tờ trình: Tờ trình là loại văn bản dùng để đề xuất với
cấp trên (hoặc cơ quan chức năng) một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch xin
phê duyệt.
Cơ cấu một văn bản:
- Phần mở đầu:
+ Những căn cứ có tính pháp lý.
+ Nhận định tình hình, nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt, phân tích những
căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt.
- Phần nội dung:
+ Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các phương án khả thi một cách cụ
thể, rõ ràng, với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao.
+ Dự kiến những vấn đề có thể nảy sinh quanh đề nghị mới nếu được áp dụng.
+ Những thuận lợi khó khăn khi triển khai thực hiện. Những biện pháp cần
khắc phục phải được trình bày khách quan, tránh nhận xét chủ quan thiên vị.
+ Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động của đơn vị.
- Phần kết thúc:

25