Nhập dữ liệu Excel nhanh hơn

Nhập dữ liệu Excel nhanh hơn
Bạn hoàn toàn có thể vào dữ liệu mà không cần nhập lại chính những thông tin mình đã
nhập từ các sheet hay file khác trong Excel. Có khá nhiều cách để thực hiện việc nhập dữ liệu
trong Excel một cách nhanh hơn, thông minh hơn mà thậm chí không cần đụng đến bàn phím.
Ví dụ đơn giản nhất là tính năng lấp đầy công thức của Excel, tính năng sẽ cho phép bạn nhập vào một
ngày trong tuần hoặc trong tháng một cách tự động. Chỉ việc đơn giản nhập giá trị (ví dụ như January)
vào một ô và nhấn Enter. Kích chọn ô vừa nhập và lưu ý đến một ô vuông đen nhỏ - còn gọi là nút điều
khiển điền giá trị – ở góc dưới phải của ô đang được chọn. Khi để chuột tại vị trí điều khiển này, con
trỏ chuột của bạn sẽ chuyển thành ký hiệu dấu cộng và bạn có thể kéo để tạo một chuỗi giá trị theo một
công thức nào từ ô nhập ban đầu. Kéo dọc xuống hoặc sang phải (hay có thể sang trái hoặc kéo lên) để
tạo các tháng khác nhau trong chuỗi theo ví dụ vừa nhập ở trên. Một thông báo nhỏ xuất hiện khi trỏ
chuột kéo tới từng ô nhằm thông báo cho bạn biết giá trị tại ô đó sẽ được nhập là gì, nếu nhả chuột tại ô
nào thì giá trị sẽ được điền cho đến ô đó.
Đây là một cách nhanh để nhập dữ liệu nhưng còn một số cách khác cũng tốt không kém. Các cách đó
có thể tham khảo sau đây.
Nhập các số cơ bản
Excel sẽ điền đầy đủ một chuỗi số nếu bạn cung cấp cho nó hai số đầu tiên trong dãy (Nếu không có
hai số Excel sẽ hiểu đơn thuần là chỉ copy dữ liệu). Ví dụ, nếu nhập vào hai số 2001 và 2002 trong các
ô liên tiếp (có thể chiều dọc hoặc chiều ngang), chọn hai ô vừa nhập và kéo nút điều khiển điền giá trị
cho đến số cuối của chuỗi số cần tạo (kéo theo chiều dọc nếu hai số nhập ban đầu dọc theo 2 ô, theo
chiều ngang nếu hai số nhập ban đầu nằm ngang trên hai ô). Hoặc bạn có thể nhập vào hai số 2,4 và
Excel cũng sẽ điền tiếp các số 6,8,10… Ngoài ra bạn có thể nhập vào ngày tháng và kéo dữ liệu, Excel
cũng sẽ điền các số liên tiếp của ngày tháng dựa theo dữ liệu đã nhập.
Nếu kích chuột phải vào nút xuất hiện sau khi kéo dữ liệu, bạn sẽ thấy một menu xuất hiện và có thể
chọn điền dữ liệu theo tuần, tháng hoặc năm thay vì ngày.
Danh sách tuỳ chọn
Đối với các tháng trong năm, ngày trong tuần, bạn có thể tự tạo danh sách cho chính mình sử dụng khi
cần đến. Cách tạo danh sách này bạn có thể tham khảo trong bài Cách tạo các chuỗi AutoFill trên
Excel díi đây.
Các chuỗi số phức tạp hơn
Để tạo một chuỗi số không liên tiếp, đầu tiên bạn nhập vào số đầu tiên của chuỗi, kích chuột phải và

kéo nút điều khiển điền giá trị xuống dưới (hoặc sang ngang tuỳ vào mục đích của bạn). Nhả chuột phải
và bạn sẽ thấy menu ngữ cảnh xuất hiện, chọn Series để mở hộp thoại Series. Tại đây bạn chỉ định
chuỗi là Growth. Để biết rõ kết quả của lựa chọn Growth này bạn có thể thực hành với số nhập ban
đầu là 1 và giá trị step value của Growth trong hộp thoại Series là 2, sau đó kích OK. Kết quả là bạn sẽ
có một chuỗi cấp số nhân với hệ số nhân là 2.
Thoải mái với danh sách sổ xuống
Một danh sách sổ xuống là cần thiết khi bạn đã thiết lập các tuỳ chọn và muốn người dùng chọn từ tuỳ
chọn đó mà không được phép nhập vào. Tại một sheet mới, nhập vào các nội dung muốn đưa vào danh
sách, chọn vùng đó và nhập tên của danh sách (ví dụ vattu) vào ô Names box ở bên trái thanh Formula.
Tại một worksheet mới, chọn các ô muốn dữ liệu hiển thị dưới dạng danh sách. Kích chọn tab Data trên
giao diện Ribbon và chọn Data Validation. Từ tab Settings chọn Allow | List, trong phần Source box
nhập = và tên danh sách đã đặt (ví dụ =vattu). Kích OK. Và giờ bạn có thể kích vào các ô để lựa chọn
giá trị từ danh sách sổ xuống.
Thông qua Form
Nút Form không hiển thị trong giao diện Ribbon của Excel 2007, tuy nhiên bạn có thể thêm nó vào
thanh Quick Launch. Chọn nút Office, chọn Excel Options | Customize, sau đó trong danh sách
Choose commands from chọn phần Commands Not in the Ribbon. Tìm và chọn phần Form... trong
danh sách bên dưới. Kích vào Add và sau đó kích OK. Để hiển thị form, kích vào trong vùng bảng dữ
liệu và kích chọn nút Form. Bạn có thể nhập vào dữ liệu của bảng từ Form này một cách nhanh chóng
và thuận tiện hơn mà không cần định hướng từ một vùng bảng quá rộng.
Cách tạo các chuỗi AutoFill trên Excel
Chuỗi AutoFill ngẫu nhiên là danh sách các giá trị mà bạn nhập vào thường xuyên. Danh sách
này có thể bao gồm tên nhân viên, tên các phòng ban... Vấn đề là bạn phải nhập đi nhập lại. Bạn có thể
tiết kiệm thời gian bằng cách tạo ra một chuỗi AutoFill trên Excel 2003 theo các chỉ dẫn sau:
1. Nhập các giá trị và sau đó chọn danh sách các giá trị đó.
2. Chọn Options từ trình đơn Tools.
3. Kích thẻ Custom Lists.
4. Kích Import.
5. Kích OK để trở lại trang soạn thảo excel.
6. Chọn một ô trống, nhập mục đầu tiên trong danh sách và sau đó đưa chuột vào góc dưới phải của ô

vừa nhập, kéo công thức nhập xuống cho đến khi hoàn thành danh sách.
Nếu bạn tạo một danh sách trên Office 2007 thì cần thêm một số thao tác như sau:
1. Nhập giá trị và sau đó chọn danh sách các giá trị đó.
2. Kích nút Microsoft Office
3. Kích Excel Options (ở góc dưới bên phải).
4. Kích Popular.
5. Tại mục Top Options For Working With Excel, chọn Edit Custom Lists.
6. Kích Import.
7. Kích OK hai lần.
8. Chọn một ô trống, nhập mục đầu tiên trong danh sách và sau đó đưa chuột vào góc dưới phải của ô
vừa nhập, kéo công thức nhập xuống cho đến khi hoàn thành danh sách.
Trong mọi phiên bản, mọi thứ xử lý rất đơn giản cho đến khi bạn gặp trường hợp mục đầu tiên trong
danh sách quá dài hay không cân đối. Nhưng bạn thật sự không muốn phải nhập tương tự trong phần
còn lại của danh sách! Hoặc là giả sử như bạn xóa đi tên nhân viên đứng đầu danh sách, tùy chọn duy
nhất cho bạn là tái tạo lại danh sách.
Bạn có thể tránh những cạm bẫy tiềm ẩn này bằng việc tạo tiêu đề cho danh sách bằng một tiêu đề
chung và ngắn gọn, ví dụ như "Nhân viên" và sử dụng tiêu đề đó như mục đầu tiên. Chúng ta hãy thực
hiện một ví dụ sử dụng Excel 2003:
1. Tại ô A1, nhập “Nhân viên”