Từ lý thuyết áp dụng thực tiễn môn hành vi tổ chức

Quản trị hành vi tổ chức

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH QUỐC TẾ
______________________________________________________________________________________________________

MÔN HỌC:
QUẢN TRỊ HÀNH VI TỔ CHỨC

BÀI KIỂM TRA HẾT MÔN

ĐỀ BÀI:

Bạn hãy phát triển một dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm
làm việc cho tổ chức hiện nay bạn đang làm việc

1. ĐẶT VẤN ĐỀ:
Hiện tại tôi Cao Bá Quý là Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường Bình Minh (đơn vị
hành chính trực thuộc thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai, Việt Nam), chỉ đạo và phụ
trách toàn diện các công việc của chính quyền cấp phường tại Bình Minh.
Bình Minh là phường mới thành lập mới từ năm 2005 nằm ở phía Nam thành phố
Lào Cai, giáp danh với 07 xã, phường lân cận của thành phố Lào Cai và huyện Bảo
Thắng (tỉnh Lào Cai), phường trải dọc theo hữu ngạn sông Hồng, đại lộ Trần Hưng
Đạo và tuyến đường sắt của mỏ Apatite; diện tích 1.066ha chia làm 13 khu dân cư
với 31 tổ dân phố, có hơn 2.000 hộ với khoảng 7.000 dân cư trú.

1


Quản trị hành vi tổ chức

Bình Minh là khu vực trọng điểm phát triển đô thị mới của Lào Cai từ năm 2005

(sau khi thành lập thành phố Lào Cai) và sẽ còn tiếp tục được xây dựng hoàn chỉnh
trong khoảng 10 đến 15 năm nữa; trong tương lai gần Bình Minh sẽ là phường trọng
điểm phía Nam của thành phố Lào Cai, là trung tâm của thành phố về văn hoá, thể
thao, du lịch, y tế, giáo dục và cũng là điểm nút giao thông, điểm nối quan trọng
trên trục giao thông Nội Bài - Lào Cai và tuyến hành lang kinh tế Kôn Minh (Trung
Quốc) - Lào Cai - Hà Nội - Hải Phòng - Quảng Ninh.
Hiện tại, cơ cấu tổ chức của UBND phường Bình Minh như sau (xem Hình 1):
CHỦ TỊCH
UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG

PHÓ CHỦ TỊCH UBND PHỤ
TRÁCH KINH TẾ ĐÔ THỊ

ĐỊA
CHÍNH

VĂN
PHÒNG

PHÓ CHỦ TỊCH UBND PHỤ
TRÁCH VĂN HOÁ XÃ HỘI

QUÂN
SỰ

KẾ
TOÁN

VĂN
HOÁ

TƯ
PHÁP

Hình 1: Cơ cấu tổ chức công việc của UBND phường Bình Minh
Như vậy, hiện nay tổ chức công việc của UBND phường Bình Minh gồm 03 lãnh
đạo và 13 nhân viên được chia làm 03 lĩnh vực chính là Kinh tế đô thị (gồm các bộ
phận Địa chính - Xây dựng - Môi trường 04 nhân viên, Văn phòng - Thống kê 02
nhân viên), Văn hoá xã hội (gồm các bộ phận Văn hoá - Xã hội 02 nhân viên, Tư
pháp - Hộ tịch 02 nhân viên) và Các vấn đề nội chính (gồm các bộ phận Quân sự
01 nhân viên, Kế toán - Tài chính 02 nhân viên). Chủ tịch UBND chịu trách nhiệm
trực tiếp chỉ đạo các vấn đề nội chính; Chủ tịch UBND uỷ quyền cho 01 Phó Chủ
tịch UBND trực tiếp chỉ đạo về Kinh tế đô thị và 01 Phó Chủ tịch UBND trực tiếp
chỉ đạo về Văn hoá xã hội. Tuy nhiên về nguyên tắc Chủ tịch UBND vẫn trực tiếp
chỉ đạo cả về Kinh tế đô thị và Văn hoá xã hội trong trường hợp cảm thấy cần thiết.

2


Quản trị hành vi tổ chức

Tuy nhiên theo luật định, cũng như theo truyền thống, thói quen điều hành tại Việt
Nam, các vấn đề quan trọng thuộc thẩm quyền của UBND được quyết định thông
qua kết luận tập thể tại các cuộc họp giao ban sáng hàng ngày (thành phần gồm
toàn bộ nhân viên), cuộc họp thường trực UBND vào Sáng thứ Hai hàng tuần
(thành phần gồm Chủ tịch và 02 Phó Chủ tịch UBND) hoặc cuộc họp thành viên
UBND vào ngày đầu tiên hàng tháng (thành phần gồm Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch
UBND và Trưởng Công an, Trưởng Quân sự). Các vấn đề được quyết định theo
thẩm quyền cá nhân của Chủ tịch hoặc các Phó Chủ tịch UBND là rất hạn chế, các
văn bản được ký ban hành đa số đều ghi “Thay mặt UBND”, đặc biệt đối với các

Phó Chủ tịch UBND thì việc đưa ra các quyết định với vai trò cá nhân thì gần như
là không có, vì theo quy định các văn bản đều phải viết “Ký thay Chủ tịch”.
Do vai trò cá nhân của những người đứng đầu UBND bị hạn chế, dẫn đến nhiều sự
vụ, tình huống thực tế khi phát sinh không được giải quyết kịp thời, nếu là vấn đề
mới mặc dù không quá quan trọng thì cũng phải chờ ý kiến tập thể thông qua vào
cuộc họp hàng ngày; nếu là vấn đề phức tạp thì thường phải chờ thông qua cuộc họp
hàng tuần; còn nếu là vấn đề quan trọng thì buộc phải được thông qua tại cuộc họp
hàng tháng, thậm chí phải chờ thông qua các cuộc họp mở rộng hoặc ý kiến cấp trên
tại các cuộc họp hàng quý, 6 tháng.
Trên thực tế với quy mô nhỏ (tổng số 16 người) dễ dàng nhận thấy UBND phường
được tổ chức và hoạt động như một nhóm làm việc (nhóm quy mô vừa) với lãnh
đạo nhóm là Chủ tịch UBND, 02 Phó Chủ tịch UBND đóng vai trò quản lý trong
nhóm và thành viên nhóm là 13 nhân viên còn lại.
Tuy nhiên, đối với vấn đề làm việc theo nhóm, dường như toàn bộ UBND phường
được tổ chức thành 03 nhóm làm việc tương ứng với phân công nhiệm vụ của 03
lãnh đạo UBND như đã trình bày ở trên là: Nhóm Kinh tế - Đô thị; Nhóm Văn hoá Xã hội; Nhóm Các vấn đề nội chính. Song rõ ràng hiệu quả hoạt động và tính độc
lập của cả 03 nhóm đang bị ảnh hưởng, hạn chế lớn do các quy chế, truyền thống,
thói quen làm việc và chịu trách nhiệm theo quyết định của tập thể.

3


Quản trị hành vi tổ chức

Vấn đề đặt ra là do những rào cản về hành vi cá nhân của người lãnh đạo bị hạn chế
như vậy mang lại cho UBND những bất lợi rất lớn trong giải quyết công việc, sự
kém năng động của các cá nhân (gồm lãnh đạo và nhân viên), của các nhóm làm
việc trong bộ máy UBND và cả những thất vọng của nhân dân khi thực hiện các
dịch vụ công hoặc thủ tục hành chính tại UBND.
Xem xét tính hiệu quả trong vai trò lãnh đạo và làm việc theo nhóm với nội dung là

nâng cao chất lượng các dịch vụ công của UBND phường Bình Minh. Liên hệ với
lý thuyết OB, cá nhân tôi có những đề xuất về một vài đổi mới mô hình quản lý cá
nhân và nhóm làm làm việc cho UBND phường Bình Minh là: Tăng cường vai trò
cá nhân lãnh đạo và hiệu quả nhóm làm việc tại UBND phường Bình Minh.
Cần tập trung tìm hiểu xem các vấn đề lý thuyết OB có liên quan đến dự án này là
Phong cách lãnh đạo và Xây dựng nhóm hiệu quả cao để từ đó đưa ra các khuyến
nghị cho UBND phường Bình Minh.
2. PHÂN TÍCH LÝ THUYẾT OB VÀ ĐỀ XUẤT VỚI PHƯỜNG BÌNH MINH:
2.1. Phong cách lãnh đạo:
Lãnh đạo là gì? Là khả năng tác động, thúc đẩy và tạo khả năng để những người
khác đóng góp cho sự hiệu quả và thành công của tổ chức mà họ là thành viên.
Các năng lực của nhà lãnh đạo:
Chỉ số cảm xúc: Khả năng nhận biết và biểu lộ cảm xúc, hoà hợp được cảm xúc
vào suy nghĩ, hiểu và lý giải cảm xúc, điều tiết cảm xúc của bản thân người khác.
Tính chính trực: Sự trung thực và khuynh hướng biến lời nói thành hành động.
Nghị lực: Động lực bên trong để đeo đuổi các mục tiêu.
Động lực lãnh đạo: Nhu cầu về quyền lực xã hội để hoàn thành các mục tiêu của
nhóm hoặc tổ chức.
Lòng tự tin: Niềm tin vào kỹ năng và khả năng lãnh đạo của bản thân để đạt
được các mục tiêu.

4


Quản trị hành vi tổ chức

Trí thông minh: Khả năng trên mức trung bình nhanạ thức và xử lý những khối
lượng thông tin khổng lồ.
Kiến thức kinh doanh: Hiểu biết về môi trường hoạt động của công ty để đưa ra
được các quyết định trực giác hơn.

Các kiểu, cách tiếp cận lãnh đạo: Có 5 cách tiếp cận lãnh đạo (Hình 2):
Tiếp cận
Theo năng lực
Các cách

Tiếp cận
Theo tính cách tiềm ẩn

Tiếp cận

tiếp cận

Theo hành vi

về lãnh đạo
Tiếp cận

Tiếp cận

Theo tính cải biến

Theo tính thích ứng

Hình 2: Các cách tiếp cận lãnh đạo
Lãnh đạo theo năng lực: Năng lực lãnh đạo chỉ nói lên tiềm năng lãnh đạo, chứ
không khẳng định sự lãnh đạo trong thực tiến. Nhà lãnh đạo đạt hiệu quả chỉ sau
khi họ đã phát triển và làm chủ các năng lực cần thiết, những người có năng lực
lãnh đạo không cao ở mức nào đó có thể trở thành các nhà lãnh đạo rất hiệu quả
vì họ đã phát triển tiềm năng lãnh đạo của họ ở mức đầy đủ hơn.
Lãnh đạo theo hành vi: Các nhà lãnh đạo hướng theo hành vi giao cho các nhân

viên công việc cụ thể, xác định rõ công việc của họ và các thủ tục, đảm bảo rằng
họ tuân theo các quy tắc của công ty và thúc đẩy họ đạt được các năng lực công
tác. Họ liên tục thiết lập các mục tiêu và thách thức các nhân viên vượt qua các
tiêu chuẩn cao đó.
Lãnh đạo theo thích ứng: Dựa trên ý tưởng rằng kiểu lãnh đạo phù hợp phải tuỳ
thuộc vào tình huống, với giả định các nhà lãnh đạo hiệu quả phải vừa sáng suốt.

5


Quản trị hành vi tổ chức

Lãnh đạo theo tính cải biến: Là hệ các hành vi để lãnh đạo các tiến trình biến
đổi. Có 4 yếu tố mô tả lãnh đạo cải biến là: Tạo ra một tầm nhìn chiến lược;
Truyền đạt tầm nhìn; Xây dựng mô hình; Xây dựng cam kết theo tầm nhìn.
Lãnh đạo theo tính tiềm ẩn: Các nhà lãnh đạo có thể tác động ít hơn so với hầu
hết chúng ta tin tưởng, các tiến trình nhận thức khiến mọi người thổi phồng vai
trò lãnh đạo trong việc giải thích các sự kiện của tổ chức, các tiến trình này là:
Gắn sự kiện cho lãnh đạo; Rập khuân lãnh đạo; Nhu cầu kiểm soát tình huống;
Các vấn đề về văn hoá giới tính trong lãnh đạo.
Thuyết lãnh đạo theo định hướng - mục tiêu: (Hình 3)
Điều kiện nhân viên:
- Kỹ năng và kinh nghiệm
- Vị trí kiểm soát
Hiệu quả lãnh đạo:
- Động cơ của nhân viên.
- Sự hài lòng của nhân viên.
- Sự thừa nhận lãnh đạo.

Hành vi lãnh đạo:

- Chỉ đạo.
- Hỗ trợ.
- Tham gia.
- Hướng đến thành quả.
Môi trường:
- Cấu trúc nhiệm vụ.
- Động lực nhóm

Hình 3: Thuyết lãnh đạo theo định hướng - mục tiêu
Chỉ đạo (Các hành vi định hướng công việc): Là hành vi làm sáng tỏ, xác định
tâm lý cho cấp dưới. Nhà lãnh đạo chỉ rõ các mục tiêu công việc, các phương
tiện để đạt được mục tiêu và các tiêu chuẩn đánh giá kết quả công việc. Nó cũng
bao gồm việc sử dụng hợp lý các phần thưởng và kỷ luật.
Hỗ trợ (Các hành vi định hướng nhân viên): Hỗ trợ quản lý cho cấp dưới. Các
nhà lãnh đạo tỏ ra thân thiện và dễ tiếp xúc, làm cho công việc thú vị hơn; cư xử
với nhân viên bằng sự tôn trọng như nhau; thể hiện sự quan tâm với tình hình,
nhu cầu và phúc lợi của nhân viên.
Tham gia (Động viên nhân viên tham gia): Khuyến khích và tạo thuận lợi cho nhân
viên tham gia vào các quyết định vượt ra ngoài công việc thông thường của họ. Nhà

6


Quản trị hành vi tổ chức

lãnh đạo tham vấn nhân viên, hỏi đề xuất của họ và xem xét nghiêm túc các ý kiến
này trước khi ra quyết định. Lãnh đạo tham gia liên quan đến việc cho nhân viên
tham gia vào việc ra quyết định.
Hướng đến thành quả: Khuyến khích nhân viên đạt đến mức độ hoàn thành
công việc cao nhất. Nhà lãnh đạo đặt ra mục tiêu đầy thách thức, kỳ vọng các

nhân viên thực hiện công việc ở mức cao nhất, liên tục tìm sự cải thiện trong
hoạt động của nhân viên và thể hiện sự tin tưởng cao vào việc nhân viên sẽ gánh
vác trách nhiệm và hoàn thành các mục tiêu đầy thách thức.
Các điều kiện phụ thuộc quyết định hành vi lãnh đạo tương ứng (Hình 4):
Chỉ đạo

Hỗ trợ

Kỹ năng và kinh nghiệm

Thấp

Thấp

Cao

Cao

Vị trí kiểm soát

Ngoài

Ngoài

Trong

Trong

Chỉ đạo

Hỗ trợ

Cấu trúc nhiệm vụ.

Không
chu kỳ

Chu kỳ

Không
chu kỳ

?

Động lực nhóm

Thiếu
tích cự

Gắn
kết
thấp

Tích cực

?

Điều kiện nhân viên

Điều kiện môi trường

Tham
gia

Tham
gia

Hướng
quả

Hướng
quả

tới

tới

thành

thành

Hình 4: Các điều kiện phụ thuộc của thuyết định hướng - mục tiêu
Vậy có thể nói rằng, các nhà lãnh đạo có thể sử dụng nhiều hơn một kiểu lãnh đạo
tại một thời điểm.
Liên hệ với thực trạng tại UBND phường Bình Minh, ban lãnh đạo (gồm Chủ tịch
và các Phó Chủ tịch) có tương đối đầy đủ các năng lực cần thiết của nhà lãnh đạo
(Chỉ số cảm xúc, Tính chính trực, Nghị lực, Động lực lãnh đạo, Lòng tự tin, Trí
thông minh, Kiến thức kinh doanh).
Các cách tiếp cận lãnh đạo của họ hiện tại không rõ ràng mà là sự kết hợp của cả 5
cách tiếp cận theo lý thuyết OB là: Lãnh đạo theo năng lực, Lãnh đạo theo hành vi,

7


Quản trị hành vi tổ chức

Lãnh đạo theo thích ứng, Lãnh đạo theo tính cải biến, Lãnh đạo theo tính tiềm ẩn.
Đặc biệt tiếp cận theo phong cách chỉ đạo (thích ứng) là phổ biến.
Với đặc điểm, quy mô và các dịch vụ công được cung cấp của UBND phường (địa
chính, xây dựng, môi trường, tư pháp, hộ tịch, văn hoá, xã hội, thu ngân sách, chi
ngân sách, an ninh, quốc phòng, nội chính...), chúng ta nhận thấy Thuyết lãnh đạo
theo định hướng - mục tiêu là phù hợp và cách thức để thay đổi phong cách lãnh
đạo cho ban lãnh đạo của Bình Minh.
Xét về điều kiện nhân viên của UBND phường Bình Minh (13 nhân viên) có kỹ
năng và kinh nghiệm và vị trí kiểm soát không đồng đều, môi trường công việc
cũng không giống nhau, do đó tiến hành phân tích các yếu tố liên quan đến điều
kiện nhân viên (kỹ năng và kinh nghiệm, vị trí kiểm soát) và điều kiện môi trường
(cấu trúc nhiệm vụ, động lực nhóm) để đưa ra khuyến cáo đối với Ban lãnh đạo
UBND phường Bình Minh về cách lãnh đạo nên áp dụng chủ yếu đối với từng nhân
viên, bộ phận.
Tất nhiên cần nhấn mạnh phương pháp lãnh đạo, điều hành được khuyến cáo nên áp
dụng cũng chỉ là phương pháp chủ yếu, khi chỉ đạo các lãnh đạo cần căn cứ thực tế,
sự vụ, hành vi của chủ thể, khách thể, hiện trạng, môi trường và các điều kiện khác
để đưa ra quyết định, tức là đòi hỏi các lãnh đạo phải sử dụng chỉ số cảm xúc và trí
thông minh của mình trong quá trình điều hành đối với từng nhóm làm việc, từng
nhân viên và từng nhiệm vụ khác nhau.
Thực hiện phân tích có kết quả như sau (Hình 5):
Điều kiện nhân
viên

Điều kiện môi
trường

Biện pháp lãnh đạo

Kỹ năng
và kinh
nghiệm

Vị trí
kiểm
soát

Cấu trúc
nhiệm
vụ

Động
lực
nhóm

Đang
thường
được
sử dụng

Khuyến cáo nên
thay đổi

Nhân viên Th

Thấp

Ngoài

Chu kỳ

Tích cực

Chỉ đạo

Hỗ trợ

Nhân viên M

Cao

Trong

Khg CK

Tích cực

Chỉ đạo

Tham gia

Nhân viên

Địa chính

8


Quản trị hành vi tổ chức

Nhân viên T

Thấp

Ngoài

Khg CK

Thiếu TC

Chỉ đạo

Chỉ đạo

Nhân viên VA

Cao

Trong

Khg CK

Gắn thấp

Chỉ đạo

Tham gia

Nhân viên D

Cao

Trong

Chu kỳ

Tích cực

Chỉ đạo

Hướng đến mục tiêu

Nhân viên Th

Cao

Ngoài

Chu kỳ

Gắn thấp

Chỉ đạo

Hỗ trợ

Nhân viên Th

Cao

Trong

Chu kỳ

Tích cực

Chỉ đạo

Tham gia

Nhân viên H

Thấp

Trong

Khg CK

Tích cực

Chỉ đạo

Tham gia

Nhân viên L

Cao

Trong

Chu kỳ

Tích cực

Chỉ đạo

Tham gia

Nhân viên T

Thấp

Trong

Khg CK

Thiếu TC

Chỉ đạo

Chỉ đạo

Nhân viên VA

Thấp

Ngoài

Chu kỳ

Thiếu TC

Chỉ đạo

Chỉ đạo

Nhân viên Th

Thấp

Trong

Khg CK

Tích cực

Chỉ đạo

Tham gia

Cao

Trong

Chu kỳ

Tích cực

Chỉ đạo

Tham gia

Văn phòng

Văn hoá

Tư pháp

Kế toán

Quân sự
Nhân viên L

Hình 5: Phân tích và khuyến cáo các phương pháp lãnh đạo nên áp dụng
Với việc thực hiện phong cách lãnh đạo theo định hướng - mục tiêu như đã trình
bày (kết hợp cả Chỉ đạo, Tham gia, Hỗ trợ và Hướng đến mục tiêu) thay cho trước
đây (chỉ thực hiện lãnh đạo bằng Chỉ đạo) chắc chắn các lãnh đạo của UBND
phường Bình Minh sẽ có sự chủ động, các nhân viên cũng sẽ năng động hơn trong
việc tự mình đưa ra các quyết định thuộc phạm vi thẩm quyền để giải quyết công
việc mà không phải quá thận trọng chờ đợi các quyết định từ tập thể như trước đây.
2.2. Xây dựng nhóm hiệu quả cao:
Nhóm tự quản (SDWT)? Một tập thể với chức năng chéo được tổ chức xung quanh
các quy trình công việc để hoàn thành tốt một công việc hoàn chỉnh, đòi hỏi phải có
sự phối hợp và tương hỗ. Nhóm tự quản có quyền tự quyết cao trong việc thực hiện

công việc.
Các thuộc tính của nhóm tự quản: Có 5 thuộc tính của nhóm tự quản (Hình 6):
Các thuộc tính
Hoàn thành
một công
của việc
hoàn chỉnh
nhóm tự quản

9


Quản trị hành vi tổ chức

Phân việc
cho
các nhân viên

Thu nhận thông tin
phản hồi và phần thưởng
cho nhóm

Chịu trách nhiệm
giải quyết
vấn đề

Kiểm soát công việc
đầu vào
và đầu ra

Hình 6: Các thuộc tính của nhóm tự quản
Nhóm tự quản kiểm soát những bất đồng lớn trong nhóm: Một đặc điểm của hệ
thống kỹ thuật xã hội mà trong đó nhóm có quyền phân chia công việc cho các
thành viên và phối hợp các công việc trong nhóm.
Nhóm tự quản là một đơn vị làm việc sơ cấp: Chịu trách nhiệm hoàn thành một
quy trình làm việc hoàn chỉnh. Nhóm có đủ độc lập để điều chỉnh mà không cần
có sự tham gia hoặc can thiệp từ những đơn vị công tác khác. Đồng thời đảm
bảo các nhân viên thực hiện công việc của mình có sự tương hỗ trong phạm vi
nhóm, qua đó tạo ra sự gắn kết làm việc vì mục tiêu chung.
Nhóm tự quản có quy định tự quản lý theo tập thể: Nhóm phải có đủ quyền tự
quyết để quản lý quy trình công việc. Nhóm có thể quyết định cách thức phân
chia công việc giữa các thành viên và cách thức phối hợp.
Thách thức đối với nhóm tự quản:
Vấn đề giao thoa văn hoá: Mô hình nhóm tự quản khó có thể áp dụng tại những
nền văn hoá có phân chia quyền lực rõ ràng.
Sự phản đối của đội ngũ quản lý: Lý do chính là họ sợ mất đi quyền lực vì các
thành viên nhóm có thêm quyền tự quyết.
Sự phản đối của nhân viên và công đoàn: Vì làm việc nhóm tự quản đòi hỏi
nhân viên có kỹ năng và làm việc nhiều hơn.

10


Quản trị hành vi tổ chức

Các chiến lược xây dựng nhóm: Xây dựng nhóm là bất kỳ hoạt động chính thức
nào nhằm thúc đẩy sự phát triển và cải thiện chức năng của một nhóm. Có bốn
chiến lược xây dựng nhóm là:
Xây dựng nhóm theo vai trò: Xây dựng nhóm theo vai trò sẽ khuyến khích các
thành viên trong nhóm nhận thực rõ vai trò của mình cũng như định hướng vai

trò trong nhóm của họ. Sau khi nhận thức rõ, các thành viên nhóm sẽ chỉnh sửa
vai trò của mình và hoạt động với định hướng tâm lý rõ ràng về trách nhiệm
trước mắt của mình. Hình thức xây dựng nhóm theo vai trò cũng có thể giúp mọi
người nắm được những lợi ích của việc phối hợp cùng nhau trong một nhóm và
hiểu rõ giá trị về vai trò của mình trong nhóm.
Xây dựng nhóm theo mục tiêu đề ra: Một số hình thức can thiệp nhóm phân biệt
rõ những mục tiêu, nâng cao động lực của nhóm để hoàn thành các mục tiêu đặt
ra và thành lập cơ chế phản hồi có hệ thống về quá trình hoàn thành mục tiêu
của nhóm. Hình thức này tương đối giống với hình thức đặt mục tiêu cá nhân,
chỉ khác là ở đây đặt mục tiêu cho nhóm.
Xây dựng nhóm theo hướng giải quyết vấn đề: Hình thức xây dựng nhóm này
chú trọng việc ra quyết định, bao gồm việc nhận thức vấn đề và tìm ra hướng
giải quyết của nhóm. Để nâng cao các kỹ năng giải quyết vấn đề của mình, một
số nhóm tham dự vào các trò chơi mô phỏng đòi hỏi nhóm đó phải đưa ra một
quyết định tuỳ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể.
Xây dựng nhóm theo quy trình giao tiếp giữa các thành viên: Hình thức này chú
trọng tăng khả năng giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm, nhằm xây dựng
lòng tin và đề ra các phương pháp liên lạc giữa các thành viên trong nhóm nhờ
giải quyết những vướng mắc và tổ chức họp kín. Hình thức này bao gồm các
cuộc đối thoại, tại đây các thành viên trong nhóm sẽ tham gia tranh luận và đi
đến một hướng giải quyết tâm lý chung nhất. Khi các thành viên nhận thức được
mô hình tâm lý và nhận định của nhau, giữa họ sẽ bắt đầu hình thành một mô
hình chung cho cách tư duy trong nhóm.

11


Quản trị hành vi tổ chức

Căn cứ lý thuyết OB, hiện nay các nhóm làm việc của UBND là: Nhóm Kinh tế Đô thị; Nhóm Văn hoá - Xã hội; Nhóm Các vấn đề nội chính (Hình 7).

PCT KINH
TẾ ĐÔ THỊ

ĐỊA
CHÍNH

VĂN
PHÒNG

CHỦ TỊCH
UBND

QUÂN
SỰ

KẾ
TOÁN

PCT VĂN
HOÁ XÃ HỘI

VĂN
HOÁ

TƯ
PHÁP

Khái quát mô hình

Hình 7: Nhóm làm việc hiện tại của UBND phường Bình Minh

Như vậy với mô hình dạng Wheel của UBND phường Bình Minh hiện tại chưa đạt
được mô hình nhóm tự quản mà là mô hình can thiệp trực tiếp của Chủ tịch UBND
đối với các nhóm do Phó Chủ tịch UBND phụ trách, như vậy sẽ tăng gánh nặng cho
Chủ tịch, giảm uy lực điều hành của Phó Chủ tịch và hạn chế sự liên kết giữa các
thành viên nhóm. Mức độ trách nhiệm của Phó Chủ tịch do đó không cao dẫn đến
không tập trung hết cho nhóm và thụ động chờ sự chỉ đạo từ Chủ tịch. Ngược lại,
trách nhiệm của Chủ tịch phải điều hành 01 nhóm trực tiếp và cạn thiệp chỉ đạo
thêm 02 nhóm gián tiếp nên bị quá tải về công việc cũng như không đủ trình độ
chuyên môn bao quát quá nhiều lĩnh vực công tác chuyên môn khác xã nhau, dẫn
đến Chủ tịch do không muốn phạm sai lầm nên thường phải quyết định theo ý kiến
tập thể thông qua các cuộc họp như đã trình bày ở phần đầu, và như vậy rất nhiều
quyết định, hành vi hành chính bị chậm.
Nếu như có cơ chế kiểm soát tốt, giao trách nhiệm và phân quyền hoàn toàn của
Chủ tịch cho các Phó Chủ tịch trong điều hành các nhóm thì Chủ tịch sẽ có thời
gian giải quyết tốt nhóm của mình và chỉ cần kiểm soát qua giao việc cho các nhóm,

12


Quản trị hành vi tổ chức

nghe báo cáo kết quả của nhóm và đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ. Vận dụng
theo lý thuyết OB nhận thấy Nhóm tự quản chính là mô hình phù hợp cho UBND
phường Bình Minh, với việc xây dựng nhóm tự quản trên cơ sở vận dụng kết hợp
linh hoạt cả bốn phương pháp (Xây dựng nhóm theo vai trò, Xây dựng nhóm theo
mục tiêu đề ra, Xây dựng nhóm theo hướng giải quyết vấn đề, Xây dựng nhóm theo
quy trình giao tiếp giữa các thành viên), trong đó chú trọng và trọng tâm là xây
dựng nhóm làm việc hiệu quả trên cơ sở Xây dựng nhóm theo vai trò do tính đặc
thù của cung cấp dịch vụ công là “làm những gì pháp luật cho phép” (khác với khu
vực tư nhân là “làm những gì pháp luật không cấm”).

Khuyến cáo UBND phường Bình Minh về mô hình nhóm làm việc như sau (Hình 8):
Mô hình
Hiện tại

Mô hình Khuyến
cáo

Chuyển
đổi

PCT KINH
TẾ ĐÔ THỊ

ĐỊA
CHÍNH

VĂN
PHÒNG

CHỦ TỊCH
UBND

QUÂN
SỰ

KẾ
TOÁN

PCT VĂN
HOÁ XÃ HỘI

VĂN
HOÁ

TƯ
PHÁP

Hình 8: Khuyến cáo Nhóm làm việc tự quản với UBND phường Bình Minh
3. CÁC ĐỀ XUẤT VỚI UBND PHƯỜNG BÌNH MINH:
3.1. Đề xuất chuyển đổi phong cách lãnh đạo:
Chuyển từ phong cách lãnh đạo:
Từ phong cách lãnh đạo định hướng - mục tiêu khuân cứng (chỉ thực hiện
phương pháp lãnh đạo bằng Chỉ đạo) sang phong cách lãnh đạo theo định
hướng - mục tiêu linh hoạt (kết hợp tất cả các phương pháp Chỉ đạo, Tham gia,
Hỗ trợ và Hướng đến mục tiêu).

13


Quản trị hành vi tổ chức

Trong điều hành cần chú trọng tới:
Các hành vi định hướng nhân viên: Cho thấy sự tin tưởng và kính trọng lẫn
nhau; Quan tâm tới nhu cầu của nhân viên; Quan tâm đến quyền lợi của nhân
viên.
Các hành vi định hướng công việc: Giao nhiệm vụ cụ thể; Đảm bảo rằng các
nhân viên tuân thủ theo các nguyên tắc; Đặt “các mục tiêu tăng trưởng” để phát
huy hết năng lực.
3.2. Đề xuất xây dựng mô hình nhóm làm việc hiệu quả cao:
Chuyển đổi mô hình:

Chuyển từ mô hình nhóm Wheel hiện sang xây dựng nhóm tự quản trên cơ sở
vận dụng kết hợp linh hoạt cả bốn phương pháp (Xây dựng nhóm theo vai trò,
Xây dựng nhóm theo mục tiêu đề ra, Xây dựng nhóm theo hướng giải quyết vấn
đề, Xây dựng nhóm theo quy trình giao tiếp giữa các thành viên).
Trong đó trọng tâm là xây dựng nhóm làm việc hiệu quả trên cơ sở lý thuyết xây
dựng nhóm theo vai trò, chức năng của lãnh đạo UBND phường Bình Minh.
Gồm 03 nhóm là: Nhóm Kinh tế - Đô thị (do Phó Chủ tịch UBND phụ trách kinh
tế đô thị chỉ đạo), Nhóm Văn hoá - Xã hội (do Phó Chủ tịch UBND phụ trách
văn hoá xã hội chỉ đạo) và Nhóm Các vấn đề nội chính (Chủ tịch UBND chỉ
đạo).
4. CÁC BƯỚC HÀNH ĐỘNG CHI TIẾT VÀ CỤ THỂ:
4.1. Đối với chuyển đổi phong cách lãnh đạo:
Bước 1 (Tháng 01 năm 2012): Quán triệt, triển khai phổ biến trong nội bộ lãnh
đạo UBND phường Bình Minh.
Bước 2 (Tháng 1 đến tháng 2 năm 2012): Rà soát lại Kỹ năng và kinh nghiệm,
Vị trí kiểm soát, Cấu trúc nhiệm vụ, Động lực nhóm của từng nhân viên

14


Quản trị hành vi tổ chức

để đảm bảo áp dụng phương pháp lãnh đạo phù hợp (kết hợp tất cả các
phương pháp Chỉ đạo, Tham gia, Hỗ trợ và Hướng đến mục tiêu).
Bước 3 (Từ tháng 2 năm 2012): Thí điểm áp dụng điều hành linh hoạt.
Bước 4 (Tháng 6 và tháng 12 năm 2012): Kiểm tra tính hiệu quả của phương
pháp để quyết định áp dụng chính thức hay không.
Bước 5 (Tháng 1 năm 2013): Chỉnh sửa thành quy trình áp dụng chính thức.
4.2. Đối với xây dựng mô hình nhóm làm việc hiệu quả cao:
Bước 1 (Tháng 01 năm 2012): Quán triệt, triển khai phổ biến trong nội bộ lãnh

đạo UBND phường Bình Minh.
Bước 2 (Tháng 1 đến tháng 2 năm 2012): Rà soát lại nhiệm vụ cụ thể của ba
nhóm công việc (Nhóm Kinh tế - Đô thị, Nhóm Văn hoá - Xã hội và
Nhóm Các vấn đề nội chính) và rà soát nhiệm vụ chi tiết của từng nhân
viên trong các nhóm đó để đảm bảo các nội dung dịch vụ công từng
nhóm cung cấp.
Bước 3 (Từ tháng 2 năm 2012): Thí điểm áp dụng điều hành nhóm làm việc
hiệu quả cao trên cơ sở lý thuyết xây dựng nhóm theo vai trò từng nhân
viên và chức năng của lãnh đạo phụ trách nhóm.
Bước 4 (Tháng 6 và tháng 12 năm 2012): Kiểm tra tính hiệu quả của từng nhóm
để quyết định áp dụng chính thức hay không.
Bước 5 (Tháng 1 năm 2013): Chỉnh sửa thành quy trình áp dụng chính thức.
5. KẾT LUẬN:
Với lý thuyết OB áp dụng vào việc quản trị từ phong cách lãnh đạo và làm việc theo
nhóm hiệu quả cao là hai ứng dụng thiết thực và gần gũi nhất đối với UBND
phường Bình Minh. Bản thân tôi nhận thấy ngoài ra các khối kiến thức khác của lý
thuyết OB như: Hành vi cá nhân, giá trị và tính cách; Động lực và phác thảo công
việc; Áp lực trong công việc và kiểm soát áp lực; Ra quyết định và sáng tạo;

15


Quản trị hành vi tổ chức

Truyền thông trong nhóm và tổ chức; Xung đột và đàm phán tại nơi làm việc; Cấu
trúc và thiết kế tổ chức; Văn hoá tổ chức; Quản trị những thay đổi của tổ chức...
đều rất bổ ích đối với việc điều hành hiệu quả toàn diện tại UBND phường Bình
Minh. Tuy nhiên trong khuân khổ một bài tập hết môn không thể tham vọng đưa tất
cả các vấn đề đó vào được. Đối với 02 vấn đề đã lựa chọn trình bày là Lãnh đạo
trong môi trường tổ chức và Xây dựng nhóm hiệu quả cao tôi nhận thấy mặc dù là

lý thuyết áp dụng chính cho quản trị kinh doanh nhưng việc áp dụng cho các mô
hình tổ chức khác, kể cả là mô hình quản lý của cơ quan hành chính nhà nước cũng
có rất nhiều lợi ích. Rõ ràng phong cách lãnh đạo linh hoạt cộng với nhóm tự quản
là mô hình quản trị hiện đại và đạt được hiệu quả cao trong các tổ chức hiện nay./.

Tài liệu tham khảo:
1. Chương trình Đào tạo thạc sỹ Quản trị kinh doanh quốc tế Griggs (Hoa Kỳ)
và Trung tâm STC (thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội), 2009, Giáo trình Quản
trị hành vi tổ chức, Hà Nội.
2. Nguyễn, Hữu Lam, 1996, Hành vi tổ chức (Chương trình Thuỵ sỹ - AIT về
phát triển quản lý tại Việt Nam, trường Đại học kinh tế thành phố Hồ Chí
Minh), Nhà xuất bản Hồng Đức, thành phố Hồ Chí Minh.
3. EDWARD, 2011, Bài giảng Quản trị hành vi tổ chức (Bản Slide).
4. Website: Wikipedia.org.
5. Website: Bachkhoatoanthu.gov.vn.

16