Quản trị dự án phần 4 lap kh va cong cu lap KH

lËp kÕ ho¹ch dù ¸n
⇒

Giíi thiÖu chung vÒ kÕ ho¹ch
thực hiện dù ¸n

⇒

C«ng cô lËp kÕ ho¹ch thực hiện
dù ¸n (Chia nhá c«ng viÖc, BiÓu
®å Gantt)

⇒

Bµi tËp nhãm øng dông
1


kế hoạch là Gè?
Một hệ thống vn bản thể hiện
mục tiêu, sản phẩm của dự án,
các nhiệm vụ sẽ thực hiện trong
từng giai đoạn của kỳ kế hoạch,
phơng án sử dụng các nguồn
lực để đảm bảo thực hiện đợc
các mục tiêu, đáp ứng đầy đủ
nhng ràng buộc của dự án
Bản đồ đờng đi của dự án
2

Tại sao phải lập kế hoạch dự án


Vỡ nó thể hiện ý đồ, mục tiêu và nội dung của dự án;



Kế hoạch chỉ rõ nhng công việc, hoạt động cần
tiến hành



Là cn cứ để huy động các nguồn lực để thực hiện
mục tiêu của dự án.



Là cn cứ quan trọng cho việc tổ chức thực hiện, chỉ
đạo và điều hành thực hiện dự án



Là cn cứ để thiết lập các hỡnh thức kiểm tra, giám
sát và đánh giá việc thực hiện dự án
3


Hậu quả của
việc lập kế hoạch kém

Tổ chức lộn xộn, công việc trùng chéo (không rõ chức trách, nhiệm vụ,
thời gian cho từng công việc, ...);



Thiếu cn cứ để kiểm tra, giám sát;



Khó chỉ đạo điều hành



Không huy động đợc các nguồn lực cho dự án, nhất là nguồn lực tài
chính;



Không đảm bảo các ràng buộc về tiến độ, ngân sách và chất luợng kỹ
thuật;



Khó (hoặc không thể) tổ chức phối hợp với các đơn vị có liên quan

Không thực hiện đợc mục tiêu, hoặc đạt ở mức thấp
4

Khi nào lập kế hoạch dự án

KH toàn bộ dự án: Lập ngay sau khi
dự án bắt đầu khởi động;
KH nm: Lập KH nm thứ nhất cùng
với kế họach toàn bộ dự án. Lập KH
của các nm sau lập trớc 15 - 30
ngày khi bớc sang nm sau
KH quý: Lập KH quý 1 của nm 1
cùng với KH dự án và KH nm thứ
nhất. Lập KH các quý sau trớc 15 30 ngày khi bơc sang quý sau
5


Phơng pháp chung
lập kế hoạch
Nghiên cứu
nhu cầu
Nghiên cứu khả
nng đáp ứng
nhu cầu
ánh giá
môi trờng

Cân đối
nhu cầu
với khả
nng
đáp ứng

Quyết
định
kế
hoạch

6


Các bớc
lập kế hoạch dự án


Bớc 1: Xác định mục tiêu chung của dự án;



Bớc 2: Cụ thể hoá mục tiêu chung của dự án thành các mục
tiêu trung hạn



Bớc 3: Cụ thể hoá mục tiêu trung hạn thành các mục tiêu
tác nghiệp (đầu ra cụ thể)



Bớc 4: Xác định các hoạt động cần thiết để đạt đợc các đầu
ra cụ thể

Bớc 5: Xác định nhu cầu về các nguồn lực và việc kết
hợp/huy động các đầu vào để thực hiện các họat động



Bớc 6: Lên lịch trỡnh thực hiện các họat động và phân công
trách nhiệm thực hiện và giám sát;

7


CN cứ để lập kế hoạch dự án


Vn kiện dự án.



Chính sách, luật pháp
của nớc cộng hoà XHCN
Việt nam



Nhng quy định của
chính phủ nớc tài trợ

Môi trờng (vn hoá của
Việt nam...)



Khả nng về các nguồn lực.



Các định mức kinh tế- kỹ
thuật có liên quan tới dự án



Các dự báo/ dự đoán



v.v.
8


CC nội dung cần thể hiện

Thời gian tiến hành
địa điểm tiến hành
Các hoạt động từ khâu chuẩn bị, đến tổ chức
thực hiện, kết thúc và phân công thực hiện (Kế
hoạch công tác)
Kế hoạch chi tiêu

9


1. Kế hoạch công tác


Kế hoạch công tác của dự án (theo định nghĩa
của UNDP) chỉ ra nhng hoạt động nào cần
phải đợc thực hiện bởi ai, vào thời gian nào để
tạo ra từng kết quả và toàn bộ các kết quả cần
thiết của dự án để đạt đợc từng mục tiêu của
dự án.

10


Mẫu Kế hoạch công tác
Lập kế hoạch tổ chức khoá đào tạo QLDA tại Nghệ an
Ng ời phụ
trách
1.1. Chuẩn bị bài giảng
Đ/c Chan

1.1.1. CB ch ơng trình
1.1.2. Làm việc với giáo viên
1.1.3. Chuẩn bị bài giảng
1.2. Chuẩn bị học viên
Đ/c H ơng
1.2.1. Thống nhất lịch
1.2.2. Thông báo mời học viên
1.2.3. Lên danh sách học viên
1.3. Chuẩn bị T/c, vật chất
Đ/c Lan
1.3.1. Lập KH tài chính
1.3.2. Chuẩn bị v/c
1.3.3. Thanh quyết toán
1.4. Tổ chức lớp học
Đ/c Chan
1.4.1. Khai mạc khoá học
1.4.2. Giảng phần 1
1.4.2. Giảng phần 2
1.4.3. Giảng phần 3
1.4.4. Đánh giá, kết thúc k. học

Tháng 5
T1
T2 T3

T4

Tháng 6
T1 T2 T3

Tháng 7
T4 T1 T2

T3 T4

11


2. Lập dự toán chi tiêu cho dự án


Dự toán chi tiêu (ngân sách dự kiến) thể
hiện giá trị (bằng tiền) các yếu tố đầu vào
cần thiết để thực hiện các hoạt động của dự
án trong kỳ kế hoạch
n

Bi



B=



Dự toán chi tiêu cần lập gồm:

i =1

Dự toán chi tiêu cho toàn bộ dự án;
Dự toán chi tiêu cho từng đơn vị công tác;
Dự toán chi tiêu cho từng nm của dự án;
Dự toán chi tiêu cho từng quý của dự án.
12


Mẫu lập Kế hoạch chi tiêu dự án (1)
Khoản mục chi tiêu

Quý I
Đơn gía Thành tiền

SL

Quý II
Đơn gía Thành tiền

SL

Quý III
Đơn gía Thành tiền

SL

Cộng chi

1. Chi cho Hoạt động 1
1.1. Chi VPP
1.2. Chi Họp
1.3. Chi

10
20

30000
50000

2. Chi cho Hoạt động 2
2.1. Chi phí làm hộ chiếu
2.2. Chi phí tiêu vặt
2.3. Chi tiền ở
2.4. ..
3. Chi cho Hoạt động 3
3.1. ...
3.2 .
Cộng chi

5 700000
5 15000000
5 5000000

300000
1000000
0
0
0

0
3500000
75000000
25000000
0
0
0
0
0
0
104800000

10
20

500
200

150000
100000

75000000
20000000
95000000

30000 300000
50000 1000000

600000
2000000

0
0
0
0
3500000
75000000
25000000
0
0
0
0
75000000
20000000
0
1300000 201100000


Mẫu lập Kế hoạch tài chính (2)
Kinh phí
Số
Khoản
lợng
chi

ịnh
mức

Tổng
số

Trong đó
Nhà
tài
trợ

Khác

Ghi
chú


Công cụ sử dụng trong lập kế
hoạch và Quản Lý dự án




Kỹ thuật phân chia dự án
thành các công việc nhỏ Sơ đồ khối WBS.
Biểu đồ Gantt .

15


Kĩ THUậT PHâN CHIA Dự áN
THàNH CáC CôNG VIệC NHỏ
(WORK BREAKDOWN STRUCTURE).
Thực chất:
Là công cụ dùng để chia
nhỏ nội dung công tác

của dự án ra thành các
đơn vị công tác nhỏ hơn
để phân công cho một
trong các đơn vị tham
gia thực hiện.

16


Nguyên tắc phân chia Dự áN
THàNH CáC CôNG VIệC nhỏ








Việc phân chia phải phản ánh rõ
cách thức dự án sẽ đợc thực hiện
nh thế nào.
đảm bảo tính độc lập tơng đối
của các đơn vị công tác nhỏ hơn đ
ợc chia.
Hỡnh thành các cấp độ khác nhau
tơng xứng với nhau.
Cấp độ phân chia phải hợp lý
(không quá tỉ mẩn/ không quá
khái quát).

17


Các bớc tiến hành phÂN CHIA Dự
áN THàNH CáC CôNG VIệC NHỏ
Bớc 1: Chia dự án thành các đơn vị công tác cấp 1:
Chẳng hạn chia việc tổ chức khoá học về QLDA thành:
1.1. Chuẩn bị bài giảng; 1. 3. Chuẩn bị t/c, vật chất;
1.2. Chuẩn bị học viên; 1.4. Tổ chức khoá học;
T/c khoá học

Chuẩn bị
bài giảng

Chuẩn bị
học viên

Chuẩn bị
t/c và
vật chất

Tổ chức
khoá học
18


Các bớc phÂN CHIA Dự áN
THàNH CáC CôNG VIệC NHỏ
Bớc 2: Chia các công việc cấp 1 thành các đơn vị công tác
cấp 2, chẳng hạn:

19


Các bớc phÂN CHIA Dự áN
THàNH CáC CôNG VIệC Nhỏ
Bớc 3: Chia các công việc cấp 2 thành các đơn vị công tác
cấp 3, chẳng hạn: Chia việc giảng thành các công việc
nhỏ:
1.4.3. Giảng
1.4.3.1. Giảng phần 1
1.4.3.2. Giảng phần 2
1.4.3.3. Giảng phần 3
Bớc 4: Tiếp tục cho đến khi có đợc tập hợp các công việc
thích hợp cho toàn bộ dự án (hoặc công việc).
20


Tác dụng của kỹ thuật phân chia
Dự áN THàNH CáC CôNG VIệC nhỏ




Cho ta thấy một cách khái
quát các công việc phải
thực hiện để hoàn thành dự
án và mối quan hệ gia các
cấp, đơn vị, công việc

Là cơ sở cho việc phân
công trách nhiệm, kiểm
soát và đánh giá quá trỡnh
thực hiện;



Tạo điều kiện cho việc tổ
chức công tác quản lý dự
án một cách khoa học;



Uơc tính nhanh chi phí dự
án và chi phí bộ phận

Là cn cứ cho việc lập các
kế hoạch khác một cách sát
thực hơn;

21


Biểu đồ gantt
Thực chất:
Biểu đồ GANTT là một bảng (sơ đồ)
thể hiện các công việc của một dự án
sẽ theo thời gian.

Có thể kết hợp trỡnh bày thời gian
bắt đầu, kết thúc cho từng công việc,
ngời tham gia, nguồn lực cơ bản
đợc sử dụng, ... trong biểu đồ Gantt
22


Các bớc xây dựng
biểu đồ gantt


Bớc 1: Liệt kê các công việc (các hoạt động) của dự
án (cn cứ vào WBS)



Bớc 2: Dự kiến độ dài thời gian, thời điểm bắt đầu,
thời gian kết thúc của dự án và của các hoạt động



Bớc 3: Dự kiến các nguồn lực cho việc thực hiện
mỗi hoạt động (nhân lực, vốn)



Bớc 4: Thể hiện trên biểu đồ Gantt
23

ứng dụng của Biểu đồ gantt









Dễ xây dựng và dễ hiểu (không cần đào tạo nhiều)
Cho biết thời gian bắt đầu, kết thúc, độ dài từng
công việc, và ngời chịu trách nhiệm về công việc
Giúp ngời quản lý dự án có cái nhỡn tổng thể về dự
án.
Cho ngời quản lý dự án dễ dàng biết đợc nội dung
công tác trong từng giai đoạn (thời kỳ) thực hiện.
Cho phép ngời quản lý lập các kế hoạch giám sát
và điều hành.
24


Mẫu Kế hoạch công tác
Lập kế hoạch tổ chức khoá đào tạo QLDA tại Nghệ an
Ng ời phụ
trách
1.1. Chuẩn bị bài giảng
Đ/c Chan
1.1.1. CB ch ơng trình
1.1.2. Làm việc với giáo viên

1.1.3. Chuẩn bị bài giảng
1.2. Chuẩn bị học viên
Đ/c H ơng
1.2.1. Thống nhất lịch
1.2.2. Thông báo mời học viên
1.2.3. Lên danh sách học viên
1.3. Chuẩn bị T/c, vật chất
Đ/c Lan
1.3.1. Lập KH tài chính
1.3.2. Chuẩn bị v/c
1.3.3. Thanh quyết toán
1.4. Tổ chức lớp học
Đ/c Chan
1.4.1. Khai mạc khoá học
1.4.2. Giảng phần 1
1.4.2. Giảng phần 2
1.4.3. Giảng phần 3
1.4.4. Đánh giá, kết thúc k. học

Tháng 5
T1
T2 T3

T4

Tháng 6
T1 T2 T3

Tháng 7
T4 T1 T2

T3 T4

25