Hoàn thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động tại Phòng Thông tin Khoa học Quân sự - Học viện Chính trị

Header Page 1 of 126.

Khoá luận tốt nghiệp
--------------------------------------------------------------------------------------------------LỜI NÓI ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong giai đoạn phát triển hiện nay, trước đòi hỏi cấp bách của sự nghiệp
công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của các
phương tiện thông tin đại chúng như: mạng tốc độ cao, máy vi tính, truyền hình kỹ
thuật số… có sức hút mạnh mẽ đến đông đảo tầng lớp nhân dân. Bên cạnh những
phương tiện hiện đại đó thì tầm quan trọng của sách báo cũng không thể phủ nhận.
Sách vẫn luôn là phương tiện truyền tải tri thức hiệu quả nhất đưa đất nước trở
thành nột nước phát triển với mục tiêu: “Dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng
dân chủ văn minh”.
Muốn thực hiện tốt được các nhiệm vụ đặt ra cần phải đánh giá đúng vai
trò của thông tin. Thông tin và tri thức phát triển ngày càng đóng vai trò quan
trọng trong sự phát triển của loài người. Nhu cầu về thông tin, trao đổi thông tin,
lưu trữ thông tin, tri thức trong thời đại bùng nổ thông tin dẫn tới hệ quả tất yếu là
sự tăng lên nhanh chóng cả về chất và lượng của các cơ quan thông tin thư viện tại
Việt Nam. Phòng Thông tin Khoa học Quân sự là một thư viện khoa học chuyên
ngành về khoa học xã hội và nhân văn quân sự cũng không nằm ngoài guồng quay
đó.
Học viện Chính trị là trung tâm giáo dục - đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán
bộ chính trị và nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn quân sự hàng đầu của quân
đội và quốc gia; góp phần to lớn vào sự nghiệp đấu tranh giải phóng dân tộc, xây
dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Là một công cụ truyền bá
cực kỳ quan trọng để truyền bá tư tưởng, đường lối cũng như khoa học quân sự
trong đông đảo cán bộ chiến sỹ. Do đó hoạt động cung cấp thông tin, tài liệu phục
vụ cho sự nghiệp giáo dục, đào tạo, nghiên cứu khoa học của Học viện luôn được
chú trọng. Chính vì vậy, Phòng Thông tin Khoa học Quân sự Học viện Chính trị
đã được tổ chức ra nhằm thực hiện những mục đích cao cả đó.

Đứng trước tình hình trên, Phòng Thông tin Khoa học Quân sự Học viện
Chính trị đòi hỏi phải đổi mới, hoàn thiện công tác tổ chức và hoạt động của mình
nhằm hoàn thành suất sắc mọi nhiệm vụ được giao. Chính vì vậy, em lựa chọn đề
---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
1
Footer Page 1 of 126.


Header Page 2 of 126.

Khoá luận tốt nghiệp
---------------------------------------------------------------------------------------------------

tài “Hoàn thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động tại Phòng Thông tin Khoa
học Quân sự - Học viện Chính trị” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
2.1. Đối tượng nghiên cứu
Với đề tài “Hoàn thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động tại Phòng
Thông tin Khoa học Quân sự - Học viện Chính trị” khóa luận tập trung đi sâu vào
nghiên cứu về việc hoàn thiện nâng cao công tác tổ chức và hoạt động tại thư viện.
2.2. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu về không gian: Công tác tổ chức và hoạt động tại
Phòng Thông tin Khoa học Quân sự - Học viện Chính trị.
Phạm vi nghiên cứu về thời gian: Giới hạn trong việc tìm hiểu và hoàn
thiện công tác tổ chức và hoạt động tại Phòng Thông tin Khoa học Quân sự - Học
viện Chính trị từ năm 2006 đến nay.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích nghiên cứu
Ngày nay, thông tin khoa học và công nghệ được coi là chìa khóa của mọi

hoạt động sáng tạo, là yếu tố thiết yếu của năng lực đổi mới và phát triển của mỗi
quốc gia, thông tin là chìa khóa để dấn tới mọi quyết định mang tính chiến lược, là
cơ sở để ra các quyết định đùng đắn; chính vì vậy, trên cơ sở nghiên cứu tổ chức,
hoạt động tại Phòng TTKHQS Học viện Chính trị để đưa ra những nhận xét, đánh
giá từ đó đề xuất những kiền nghị, giải pháp để hoàn thiện tổ chức và nâng cao
hiệu quả hoạt động tại Phòng TTKHQS Học viện Chính trị đảm bảo sự phát triển
của Học viện cũng như góp phần vào sự nghiệp phát triển khoa học quân sự.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động tại
Phòng Thông tin Khoa học Quân sự - Học viện Chính trị” nhằm mục đích:
- Khái quát lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, đặc điểm vốn tài liệu,
đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Phòng TTKHQS Học viện Chính trị
- Khảo sát thực trạng công tác tổ chức và hoạt động tại Phòng TTKHQS
Học viện Chính trị.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
2
Footer Page 2 of 126.


Header Page 3 of 126.

Khoá luận tốt nghiệp
--------------------------------------------------------------------------------------------------- Đánh giá những ưu điểm và hạn chế trong công tác tổ chức và hoạt động

tại Phòng TTKHQS.
- Đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức và hoạt động
tại Phòng TTKHQS Học viện Chính trị.
4. Lịch sử nghiên cứu
Đã có một số khóa luận, niên luận của các sinh viên Khoa Thông tin - Thư

viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội
nghiên cứu về Phòng TTKHQS Học viện Chính trị. Ví dụ niên luận “Công tác tổ
chức và bảo quản vốn tài liệu tại Phòng TTKHQS Học viện Chính trị” của tác giả
Nguyễn Thị Hòa K53 Thông tin-Thư viện, niên luận “Nâng cao hiệu quả công tác
tổ chức và hoạt động thông tin ở Thư viện Học viện Chính trị” của tác giả Nguyễn
Thu Phương… Song các đề tài trên mới chỉ giới hạn ở việc tìm hiểu một khía cạnh
trong quy trình tổ chức và hoạt động của Thư viện, chưa có công trình nghiên cứu
nào đi sâu nghiên cứu một cách tổng quan về công tác tổ chức và hoạt động của
Thư viện để tìm ra các giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động tại đây. Chính vì
vậy em đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động tại
Phòng TTKHQS Học viện Chính trị” là hoàn toàn phù hợp với yêu cầu.
5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu
+ Phương pháp luận: phương pháp duy vật biên chứng và duy vật lịch sử.
+ Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu.
- Phương pháp trao đổi, so sánh, đánh giá.
- Phương pháp quan sát.
- Phương pháp phỏng vấn.
6. Đóng góp về lí luận và thực tiễn của đề tài
Nghiên cứu Hoàn thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động tại Phòng
TTKHQS Học viện Chính trị góp phần tìm ra các giải pháp nâng cao và hoàn
thiện hoạt động thông tin thư viện. Góp phần đảm bảo sự phát triển mạnh mẽ của
thư viện cũng như đáp ứng tốt nhiệm vụ giáo dục - đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán
bộ chính trị và nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn quân sự hàng đầu của quân
đội và quốc gia.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
3
Footer Page 3 of 126.

Header Page 4 of 126.

Khoá luận tốt nghiệp
---------------------------------------------------------------------------------------------------

7. Bố cục của khoá luận
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, khóa luận gồm 3 phần
chính:
Chương 1: Giới thiệu về Phòng Thông tin Khoa học Quân sự-Học viện
Chính trị.
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và hoạt động của Phòng Thông
tin Khoa học Quân sự- Học viện Chính trị.
Chương 3: Một số nhận xét và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức
và hoạt động của Phòng Thông tin Khoa học Quân sự - Học viện Chính trị.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
4
Footer Page 4 of 126.


Header Page 5 of 126.

Khoá luận tốt nghiệp
--------------------------------------------------------------------------------------------------NỘI DUNG
CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ
PHÕNG THÔNG TIN KHOA HỌC QUÂN SỰ - HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ

1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Học viện Chính trị.

Tiền thân của Học viện Chính trị là Trường Chính trị Trung cấp Quân đội
nhân dân dân Việt Nam. Tháng 7/1951 theo chỉ thị của Trung ương Đảng và Chủ
tịch Hồ Chí Minh, Tổng quân ủy đã ra chỉ thị thành lập Trường Chính trị Trung
cấp Quân đội nhân dân Việt Nam. Ngày 25/10/1951 Nhà trường vinh dự được đón
Chủ tịch Hồ Chí Minh đến thăm và huấn thị cho cán bộ và học viên khoá đầu tiên
của Trường. Để ghi nhớ công ơn chăm sóc dạy bảo của Đảng và Bác Hồ, ngày 2510 hàng năm được lấy là ngày truyền thống của Trường. Thời kỳ 1951 – 1965
trường đã huấn luyện chính trị cho nhiều đội ngũ cán bộ và hoàn thành tốt nhiệm
vụ luân lưu bồi dưỡng cán bộ về đường lối, nhiệm vụ cách mạng, chính sách của
Đảng, góp phần to lớn vào thắng lợi vẻ vang của quân và dân ta trong giai đoạn
kháng chiến.
Tháng 5/1965 trường được đổi tên thành Học viện Chính trị. Cũng ở thời
kỳ này Học viện trải qua nhiều khó khăn thử thách của cuộc kháng chiến để giải
quyết tốt các vấn đề: xây dựng ý chí quyết tâm chiến đấu, tổ chức bồi dưỡng lực
lượng để thực hiện tư tưởng chiến tranh nhân dân của Đảng, giải quyết tốt vấn đề
chính sách trong chiến đấu… Trong những năm kháng chiến, Học viện đã đào tạo,
bồi dưỡng, truyền thụ kinh nghiệm chiến đấu cho hơn 16.000 cán bộ chính trị sơ
cấp, trung cấp và cao cấp trong Quân đội nhân dân Việt Nam và quân đội một số
nước anh em như Quân đội nhân dân Lào, Quân đội Campuchia, Quân đội
Cuba… Từ năm 1975 – 1985 Học viện đã đào tạo được hơn 13.000 cán bộ chính
trị các cấp, đáp ứng nhu cầu của giai đoạn mới.
Ngày 8/8/1995 Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ra Nghị quyết (số 867) hợp nhất
Trường sĩ quan chính trị với Học viện Chính trị. Học viện Chính trị ngày càng
hoàn thiện mục tiêu yêu cầu đào tạo đáp ứng yêu cầu vừa đào tạo theo chức danh,
vừa đào tạo theo bậc học vấn phù hợp với tính chất đặc thù của một trường đào
---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
5
Footer Page 5 of 126.

Header Page 6 of 126.

Khoá luận tốt nghiệp
---------------------------------------------------------------------------------------------------

tạo cán bộ chính trị cho các lực lượng vũ trang. Vượt lên khó khăn về nhiều mặt,
Học viện nhanh chóng hòa nhập với hệ thống giáo dục quốc gia, đã khẳng định vị
trí của mình trong hệ thống giáo dục đại học của quân đội và nhà nước, vừa giữ
vững bản sắc riêng của một trường quân đội có nhiều kinh nghiệm đào tạo cán bộ
trong chiến tranh, vừa nắm bắt những thành tựu khoa học hiện đại.
Hiện nay, hàng năm đội ngũ các nhà khoa học, nhà giáo, học viên tại Học
viện được giao nghiên cứu các chương trình, đề tài khoa học các cấp (từ đơn vị cơ
sở đến cấp nhà nước). Các đề tài khoa học luôn đáp ứng yêu cầu của quân dội nói
riêng và của nhà nước nói chung. Từ năm 1986 đến tháng 12/2000 Học viện hoàn
thành đúng tiến độ, có chất lượng hệ thống các đề tài nghiên cứu khoa học bao
gồm: 3 đề tài cấp nhà nước, 13 đề tài cấp Bộ Quốc phòng, 2 đề tài cấp Cục – Tổng
cục Chính trị, 61 đề tài cấp Học viện, Viện khoa học xã hội nhân văn quân sự, 95
đề tài – sáng kiến cấp Phòng, Khoa.
Về phần nhân lực sư phạm – khoa học có sự phát triển đáng kể, hiện nay
hầu hết cán bộ, giáo viên của Học viện có trình độ cử nhân, trên đại học, trong đó
có hàng chục giáo sư và phó giáo sư, gần 300 tiến sĩ và thạc sĩ. Qua các thời kỳ,
Học viện luôn cố gắng làm tốt công tác dân vận, luôn trân trọng giữ gìn thắt chặt
mối quan hệ quân dân, tích cực góp phần ổn định chính trị, tham gia nhiều phong
trào như “xây dựng đời sống xã hội trên địa bàn”, “phong trào đền ơn đáp
nghĩa”…
1.2. Khái quát về Phòng Thông tin Khoa học Quân sự Học viện Chính trị
1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển
Phòng Thông tin Khoa học Quân sự Học viện Chính trị hay còn gọi là Thư
viện Học viện Chính trị. Lịch sử hình thành và phát triển của Phòng TTKHQS gắn
liền với quá trình hình thành và phát triển của HVCT.

Ngay từ những ngày đầu, Phòng TTKHQS chỉ là những tủ sách lưu động.
Cùng với quá trình phát triển của Học viện, ngày 23/12/1976 thực hiện quyết định
của Bộ Tổng tham mưu, Phòng Tư liệu thư viện được thành lập thuộc biên chế
của Cục huấn luyện.
Tháng 8/1998, phòng Tư liệu thư viện được đổi tên thành Phòng Thông tin
- Khoa học công nghệ - Môi trường.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
6
Footer Page 6 of 126.


Header Page 7 of 126.

Khoá luận tốt nghiệp
--------------------------------------------------------------------------------------------------Tháng 5/2006, theo đề nghị của cấp ủy, chỉ huy phòng Thông tin-Khoa học

công nghệ-Môi trường, được sự nhất trí của Thường vụ Đảng ủy và Ban giám đốc
Học viện Chính trị, phòng chính thức mang tên: Phòng Thông tin Khoa học Quân
sự và ngày 23/12 hàng năm được quyết định là ngày truyền thống của Phòng.
Với tính chất là một thư viện mang tính chuyên ngành, một bộ phận của
mạng lưới TT-TV quân đội, định hướng vào lĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn
quân sự, Phòng TTKHQS đã và đang góp phần đắc lực, phục vụ có hiệu quả
nhiệm vụ giáo dục - đào tạo và nghiên cứu khoa học của Học viện Chính trị.
1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ
1.2.2.1. Chức năng
Học viện Chính trị là trung tâm đào tạo và nghiên cứu khoa học xã hội
nhân văn quân sự hàng đầu của quân đội và quốc gia. Hoạt động thông tin - tư liệu
thư viện luôn gắn bó chặt chẽ và phục vụ đắc lực cho nhiệm vụ giáo dục đào tạo
và nghiên cứu khoa học ở Học viện. Vì vậy chức năng thông tin của Phòng

TTKHQS được xác định là quan trọng nhất, góp phần to lớn vào công tác giáo dục
đào tạo các đối tượng học viên, đồng thời nâng cao chất lượng giảng dạy chuyên
môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, giảng viên trong Học viện, làm cho hoạt động
giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học của Học viện đạt hiệu quả cao.
Ngoài chức năng thông tin, Phòng còn thực hiện các chức năng khác của
thư viện, đó là: chức năng giáo dục, văn hóa và giải trí.
1.2.2.2. Nhiệm vụ
Quy chế tổ chức và quản lý hoạt động của thông tin thư viện ở Học viện
Chính trị năm 2007 đã nêu: “Hoạt động thông tin khoa học ở Học viện Chính trị
có nhiệm vụ đảm bảo thông tin - tài liệu phục vụ lãnh đạo, chỉ huy Học viện, phục
vụ giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học ; tổ chức khai thác quản lý, lưu giữ và
phổ biến thông tin từ mạng Intranet, Internet đến các tổ chức, cá nhân trong Học
viện theo đúng quy chế của Bộ Quốc phòng và quy định của Giám đốc Học viện.
Phòng Thông tin Khoa học Quân sự có trách nhiệm khai thác, quản lý, xử lý, lưu
trữ và phổ biến các loại ấn phẩm thông tin như: sách kinh điển, từ điển, giáo khoa,
giáo trình, sách tham khảo và sách văn học ; các loại báo, tạp chí của Đảng, Nhà
nước và Quân đội ; các tài liệu dịch thuật, lược thuật, tổng thuật, các loại băng đĩa
---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
7
Footer Page 7 of 126.


Header Page 8 of 126.

Khoá luận tốt nghiệp
---------------------------------------------------------------------------------------------------

từ, những vật mang tin khác. Tất cả các thông tin thu thập được phải có nội dung
tốt, lành mạnh, phục vụ thiết thực các nhiệm vụ chính trị của Học viện”.

Phòng Thông tin Khoa học Quân sự là một bộ phận của mạng lưới thông
tin - tư liệu thư viện quân đội, định hướng vào lĩnh vực khoa học xã hội và nhân
văn quân sự. Do đó Phòng có các nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
-

Tổ chức xây dựng, trình Giám đốc phê duyệt kế hoạch công tác thông

tin khoa học xã hội và nhân văn quân sự trong Học viện Chính trị và theo dõi
kiểm tra thực hiện kế hoạch đó.
-

Nghiên cứu nhu cầu thông tin của người dùng tin ở Học viện Chính trị.

Tổ chức việc thu thập, tạo lập, lưu trữ và bảo quản các nguồn tài liệu, tư liệu về
khoa học xã hội nhân văn quân sự. Xây dựng nguồn vốn tài liệu, tư liệu đáp ứng
yêu cầu phát triển giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học trong Học viện, đảm
bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đúng nhu cầu, đúng đối tượng.
-

Nghiên cứu phương thức tổ chức, sắp xếp và bảo quản vốn tài liệu hợp

lý, nhằm phục vụ bạn đọc nhanh chóng, thuận tiện. Tổ chức triển khai và áp dụng
công nghệ mới vào hoạt động thông tin tư liệu - thư viện.
-

Hướng dẫn và chỉ đạo thống nhất các đơn vị đầu mối ở Học viện Chính

trị về công tác tổ chức thông tin - tư liêụ thư viện. Tổ chức bồi dưỡng nâng cao
trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cho cán bộ của Phòng Thông tin Khoa học
Quân sự và những cán bộ giáo viên kiêm nhiệm công tác thông tin khoa học ở các

đơn vị đầu mối trong Học viện. Hướng dẫn người dùng tin trong Học viện về kỹ
năng khai thác, xử lý thông tin tư liệu thư viện.
-

Tuyên truyền và phổ biến các thành tựu khoa học và kiến thức về khoa

học xã hội nhân văn quân sự cũng như khoa học công nghệ khác.
-

Phối hợp cùng các cơ quan có trách nhiệm trong và ngoài quân đội xuất

bản các ấn phẩm thông tin khoa học, tổ chức các hoạt động trao đổi thông tin,
truyên truyền giới thiệu sản phẩm thông tin giữa các cơ quan thông tin thư viện
với nhau.
-

Ứng dụng mạnh mẽ và hiệu quả công nghệ thông tin vào các khâu trong

hoạt động thông tin - tư liệu thư viện, tiến tới làm chủ hoàn toàn được công nghệ
---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
8
Footer Page 8 of 126.


Header Page 9 of 126.

Khoá luận tốt nghiệp
---------------------------------------------------------------------------------------------------

thông tin trong mọi hoạt động (Thư viện điện tử); xây dựng ngân hàng dữ liệu
(CSDL thư mục và CSDL toàn văn) đáp ứng tốt yêu cầu của người dùng tin.
Với những chức năng và nhiệm vụ cụ thể trên, Phòng TTKHQS Học viện
Chính trị có vị trí vô cùng quan trọng, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo,
nghiên cứu khoa học của Học viện.
1.3. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin ở Học viện Chính trị
Người dùng tin là một trong 4 yếu tố quan trọng hình thành nên cơ quan
thông tin thư viện. Người dùng tin là người sử dụng thông tin để thỏa mãn nhu cầu
tin của mình, là chủ thể của nhu cầu tin.
Người dùng tin và nhu cầu tin chính là cơ sở để định hướng cho toàn bộ
hoạt động thông tin của cơ quan TT-TV. Nếu không có người dùng tin thì thư viện
cũng không thể tồn tại, phục vụ càng nhiều người dùng tin thì vai trò xã hội của
thư viện càng tăng. Vì vậy phục vụ người dùng tin và thỏa mãn nhu cầu tin chính
là mục tiêu cuối cùng trong hoạt động của Phòng TTKHQS Học viện Chính trị.
Nhu cầu tin ở Phòng TTKHQS Học viện Chính trị cũng phong phú và đa
dạng, đồng thời đòi hỏi chất lượng thông tin cao và được truyền tải bằng những
phương tiện thông tin hiện đại hơn. Hiện nay NDT của Phòng bao gồm các sĩ
quan, quân nhân chuyên nghiệp, các học viên của Học viện…
Nghiên cứu những đặc điểm cơ bản về nhu cầu tin ở Phòng TTKHQS Học
viện Chính trị, có thể chia NDT của Phòng thành 3 nhóm cơ bản sau:
1.3.1. Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý
Nhu cầu tin của nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý (Ban Giám đốc Học viện,
Thủ trưởng các Phòng, Khoa, Hệ, Viện Khoa học xã hội nhân văn quân sự/ Bộ
Quốc Phòng).
Tuy số lượng không lớn nhưng đặc biệt quan trọng; họ vừa là người dùng
tin vừa là chủ thể thông tin ở Học viện Chính trị, họ chịu trách nhiệm về mọi hoạt
động của cơ quan mà họ quản lý và là những người ra quyết định hoặc chuẩn bị ra
quyết định ở các cấp khác nhau, họ là những người có nhiệm vụ xây dựng đường
lối, chính sách, chủ trương cuả Đảng, Nhà nước, Quân đội. Nhu cầu tin của họ là
những thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời mang tính định hướng, nội dung

thông tin vừa có tính tổng kết, vừa có tính dự báo, vừa có diện rộng, vừa có tính
---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
9
Footer Page 9 of 126.


Header Page 10 of 126.

Khoá luận tốt nghiệp
---------------------------------------------------------------------------------------------------

khái quát trên các lĩnh vực khoa học, các tài liệu chính trị xã hội, kinh tế, quân sự,
giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học, các văn bản, chủ trương của Đảng, Nhà
nước và Quân đội.
Bên canh công tác quản lý, có thể người dùng tin nhóm này còn làm công
tác nghiên cứu khoa học, phụ trách đề tài nghiên cứu khoa học các cấp. Vì vậy họ
rất ít thời gian đến thư viện đọc tài liệu gốc. Họ thường được cung cấp thông tin
theo đơn đặt hàng với Thư viện. Các thông tin này thường ở dạng chọn lọc, các
thông tin chuyên đề, tài liệu tham khảo …
Như vậy đặc điểm của nguồn thông tin phục vụ nhóm lãnh đạo, quản lý là:
-

Thông tin phải có tính định hường chính trị cao, rõ rang.

-

Đảm bảo tính kịp thời, khách quan.

-

Tùy tính chất, phạm vi của đối tượng, thông tin phải đảm bảo

được tính liên tục (quá khứ, hiện tại, tương lai).
Cán bộ lãnh đạo quản lý cũng là những người tạo ra những thông tin có giá
trị cao, cho nên cán bộ thông tin cần khai thác triệt để nguồn thông tin này bằng
cách trao đổi, xin ý kiến, nhằm tăng cường nguồn lực thông tin cho hoạt động
thông tin ở Học viện.
1.3.2. Nhóm những người làm công tác nghiên cứu, giảng dạy
Nhóm này là những cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, tham gia các đề tài
nghiên cứu ở các cấp từ cấp Nhà nước, cấp bộ, đến cấp cơ sở..đây là các cán bộ
khoa có học hàm và học vị cao, công việc của học là phải chủ động nghiên cứu,
tìm tòi trong khối thông tin của thư viện để rút ra những thông tin cần thiết cho
bản thân. Do đó tầm hiểu biết sâu và rộng biết ngoại ngữ nên họ nắm vững nguồn
tài liệu của ngành mình, biết cách sử dụng và khai thác các nguồn tài liệu của thư
viện. Nhóm NDT này đầu tư nhiều thời gian để đọc tài liệu, tự bản thân phải xử
lý, gia cố thông tin tìm được và tạo ra sản phẩm thông tin mới cho xã hội. họ
thường quan tâm đến những tài liệu khoa học chuyên ngành sâu, thực sự có giá trị
nghiên cứu. Thời gian nghiên cứu trên tài liệu lại rất ngắn và khẩn trương, phụ
thuộc vào tiến độ của các đề tài nghiên cứu khoa học.
Nhu cầu tin chủ yếu của nhóm này là:
---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
10
Footer Page 10 of 126.


Header Page 11 of 126.

Khoá luận tốt nghiệp

--------------------------------------------------------------------------------------------------- Chuyên ngành sâu với tất cả các loại hình xuất bản phẩm từ sách, báo,

tạp chí, đến các loại tài liệu điện tử, thông tin trên mạng.
- Ngoài các tài liệu mang tính chất nghiên cứu còn có các tài liệu mang
tính chất giáo khoa, giáo trình, tài liệu bổ trợ cho chuyên ngành mà họ cần trong
giảng dạy.
- Các nguồn tài liệu nước ngoài về chuyên ngành sâu là rất quan trọng đối
với việc nghiên cứu giảng dạy, song một điều hạn chế là các tài liệu nước ngoài
còn ít và chưa có khả năng bảo đảm sâu rộng cho các đối tượng nghiên cứu đọc.
- Các phương pháp luận mới, các luận điểm mới của khoa học, thông tin dự
báo mang tính chất toàn cầu.
Nhóm người dùng tin này thường dùng những thông tin gốc (thông tin bậc
1), vì chính họ sẽ là người xử lý thông tin đó, các thông tin thư mục (thông tin bậc
2) và các thông tin đã được xử lý, gia cố có giá trị cao như tổng thuật, lược thuật
(thông tin bậc 3).
1.3.3. Nhóm người dùng tin là học viên
Là những người đào tạo sau đại học, đào tạo chức danh chính uỷ, chính trị
viên, đào tạo giảng viên ngành khoa học xã hội nhân văn quân sự. Nhu cầu tin của
nhóm này khá đa dạng từ các tài liệu phục vụ cho việc học tập đến làm luận văn,
luận án và thi tốt nghiệp quốc gia. Nhóm bạn đọc này đa phần đã tốt nghiệp một
trường đào tạo sĩ quan. Nhu cầu tin của họ rất đa dạng, phong phú xuất phát từ
yêu cầu và tính chất của chuyên ngành đào tạo. Do phải học tập trên lớp, thời gian
tự nghiên cứu hạn chế, họ cần những thông tin cụ thể, chi tiết và đầy đủ, họ quan
tâm cả những tài liệu cũ và mới.
Do chưa thật quen với việc sử dụng thư viện, nên họ thường bỡ ngỡ trong
việc tìm kiếm thông tin nên cán bộ thư viện cần chú ý hướng dẫn họ về các nguồn
lực thông tin của thư viện, phương pháp sử dụng hệ thống mục lục thư viện, các
tài liệu tra cứu và phương pháp tìm tin trên máy vi tính.
1.4. Vốn tài liệu
Vốn tài liệu là một trong các yếu tố thiết yếu và quan trọng cấu thành nên

các cơ quan thông tin-thư viện, cũng là sức mạnh tinh thần, là niềm tự hào của các
---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
11
Footer Page 11 of 126.


Header Page 12 of 126.

Khoá luận tốt nghiệp
---------------------------------------------------------------------------------------------------

thư viện. Đây cũng là đối tượng chính trong các hoạt động thông tin-thư viện như:
công tác bổ sung, xử lý tài liệu, tổ chức kĩ thuật, tuyên truyền giới thiệu tài liệu,
khai thác sử dụng và phục vụ bạn đọc... Phòng TTKHQS Học viện Chính trị là
một thư viện chuyên ngành nên trong quá trình hoạt động thư viện xác định nhiệm
vụ chính là thu thập, tổ chức và cung cấp tài liệu, thông tin thuộc tất cả các chuyên
ngành đào tạo và nghiên cứu của Học viện bên cạnh đó là cả các tài liệu, thông tin
thuộc về kiến thức chung. Đáp ứng kịp thời và tốt nhất nhu cầu người dùng tin đặc
biệt là cán bộ giảng viên và sinh viên Học viện.
Vốn tài liệu của thư viện gồm có tài liệu truyền thống và tài liệu hiện đại.
1.4.1. Tài liệu truyền thống
Tài liệu truyền thống bao gồm những loại tài liệu được xuất bản trên giấy
theo phương pháp in truyền thống, đó là: sách, báo, tạp chí… Hiện nay Phòng đã
xây dựng được nguồn lực thông tin khá phong phú thuộc các lĩnh vực Khoa học kĩ
thuật, Khoa học xã hội…
- Sách: 92.087 cuốn tương đương 10.495 tên sách, tập trung vào các môn
loại tri thức như: Triết học, Kinh tế chính trị, Pháp luật, Tâm lý học, Quân sự,
Giáo dục học, Xã hội học, Dân tộc học, Lịch sử, Địa lý, Văn học…
- Tư liệu: 6.260 bản, chủ yếu về các ngành Khoa học xã hội và nhân văn,

quân sự cùng hàng ngàn công trình nghiên cứu khoa học (đề tài, luận án tiến sĩ,
luận văn thạc sĩ…).
- Báo và tạp chí khá lớn với khoảng 450 tên báo và tạp chí các loại (355 tên
tạp chí và 100 tên báo) của các ngành chính trị xã hội khác nhau. Có những loại
báo và tạp chí được lưu giữ từ những năm 1950, được đóng quyển, bảo quản sử
dụng lâu dài như: báo Nhân dân, báo Quân đội nhân dân, Tạp chí Cộng sản, Tạp
chí Quốc phòng toàn dân....

---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
12
Footer Page 12 of 126.


Header Page 13 of 126.

Khoá luận tốt nghiệp
--------------------------------------------------------------------------------------------------Bảng 1: Thống kê vốn tài liệu theo hình thức tài liệu
Tên tài liệu

STT

Số lƣợng

1

Sách

10.495 tên sách

2

Tư liệu

6.260 bản

3

Báo

100 tên báo

4

Tạp chí

355 tên tạp chí

Tài liệu được phân bố trong kho của Thư viện như sau:
-

Phòng đọc tổng hợp là nơi có số lượng tên tài liệu phong phú nhất:

8.500 tên với khoảng 20.000 cuốn.
-

Phòng mượn phục vụ người dùng tin mượn về nhà có khoảng 25.000

cuốn với 8.000 tên tài liệu.
-

Phòng giáo trình, giáo khoa có gần 47.000 cuốn với 800 tên sách.
Bảng 2: Bảng phân bố sách trong các kho
Tổng số

Phòng đọc

Phòng mƣợn

tổng hợp

Phòng Giáo
khoa

Số lượng

92.000

20.000

25.000

47.000

Tên sách

24.500

8.500

8.000

8.000

Xét theo môn loại tri thức:
o Sách chuyên ngành Khoa học xã hội và nhân văn: 6.000 tên (chiếm 55%
về số bản sách).
o Sách về Quân sự: gần 1.500 tên (chiếm khoảng 15% về số bản sách).
o Sách Văn học: gần 2.000 tên (với gần 20% về số bản sách).
o Các môn loại khác: Địa lý, Ngoại ngữ, Tin học, Lịch sử, Khoa học tự
nhiên, Y học....: gần 1000 tên ( chiếm gần 10 % số bản sách).

---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
13
Footer Page 13 of 126.


Header Page 14 of 126.

Khoá luận tốt nghiệp
--------------------------------------------------------------------------------------------------Bảng 3: Phân bố sách theo môn loại tri thức
Môn loại

Tên sách

Số lƣợng

%

Khoa học xã hội nhân văn

6.000

49.500

55

Quân sự

1.500

18.000

15

Văn học

2.000

18.000

20

Loại khác

1000

5000

10

Vốn tài liệu được bảo quản ngay tại các kho phục vụ: Phòng Đọc, Phòng
Mượn, Phòng giáo khoa, giáo trình. Vốn tài liệu này được hình thành và phát triển
cùng với sự phát triển của Phòng, từng bước đáp ứng nhu cầu tin của người dùng
tin ở Học viện trong những giai đoạn khác nhau.
Tài liệu thuộc diện thường xuyên bổ sung về Thư viện chủ yếu thuộc các
ngành khoa học xã hội và nhân văn theo các môn loại: Chính trị xã hội, Kinh tế,
Quân sự, Văn học nghệ thuật, Lịch sử,...
1.4.2. Tài liệu điện tử
Đây là dạng tài liệu được thư viện đặc biệt quan tâm và đang bước đầu tiến
hành triển khai và xây dựng. Hiện nay Phòng TTKHQS đã xây dựng được hệ
thống cơ sở dữ liệu (CSDL) thư mục, kết nối mạng LAN và Internet. Sử dụng
phần mềm Ilib để phục vụ công tác tra cứu nhanh chóng, tiện lợi và hiệu quả, xây
dựng và cập nhật thường xuyên hệ thống CSDL.
Nguồn tin điện tử của Phòng hiện nay gồm: hệ thống CSDL thư mục, toàn
văn, CD-ROM, hệ thống mạng Intranet..
+ Cơ sở dữ liệu thư mục, toàn văn
Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu về các đối tượng cần được quản lý,
được lưu trũ dồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và được quản lý
theo một cơ chế thống nhất giúp cho vệc truy cập và xử lý dữ liệu được dễ dàng
và nhanh chóng.
Ứng dụng thành công phần mềm Ilib vào công tác nghiệp vụ đã giúp thư
viện xây dựng thành công hệ thống CSDL thư mục và CSDL toàn văn (sách; tư
---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
14
Footer Page 14 of 126.

Header Page 15 of 126.

Khoá luận tốt nghiệp
---------------------------------------------------------------------------------------------------

liệu; bài trích báo/ tạp chí; luận văn, luận án, công trình khoa học...) với hàng chục
ngàn biểu ghi và gần 1.000.000 trang A4, được NDT thường xuyên tra cứu qua
hệ thống mục lục truy nhập công cộng trực tuyến trên trang chủ của Học viện.
+ Hệ thống đĩa CD-ROM
CD-ROM là một thiết bị lưu trữ thông tin dưới dạng số và được sử dụng để
lưu trữ dữ liệu dưới dạng: văn bản, hình ảnh, âm thanh. Với một đĩa CD-ROM có
dung lượng 700MB, thì lượng thông tin lưu trữ tương đương với khoảng 300.000
trang giấy khổ A4. Hiện nay Phòng có khoảng 300 đĩa CD-ROM chủ yếu nói về
các lĩnh vực chính trị.
Phòng đã ứng dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện điện tử ILIB 4.0
và thư viện số DLIB.
Tại Học viện Chính trị, trong thời gian thực hiện Dự án TVĐT giai đoạn 1
(2004 – 2006) và những năm qua Phòng đã xây dựng được gần 40.000 biểu ghi dữ
liệu thư mục với hơn 100.000 bản sách/tài liệu, số hoá hơn 1.000.000 trang dữ
liệu, hàng nghìn phút băng hình/băng ghi âm, lập hơn 5.000 thẻ bạn đọc… Hiện
nay, CSDL thư mục đã cập nhật toàn bộ biểu ghi về luận văn, luận án, công trình
nghiên cứu khoa học do cán bộ, học viên, các nhà khoa học thực hiện hiện đang
lưu giữ bản in tại kho thư viện. Hệ thống TVĐT của Học viện vận hành bảo đảm
an toàn mọi mặt, phân quyền cho người sử dụng, bảo đảm không bị thay đổi dữ
liệu khi không được cho phép.
- Dữ liệu số hoá bao gồm: dạng text và dạng PDF. Số tài liệu số hoá:
993.351 trang A4 (năm 2004 – 20.385 trang A4; năm 2006 - 72966 trang A4...).
- Những tài liệu đã số hoá đang phục vụ tốt trên trang Website Học viện
Chính trị; đang từng bước mã hoá vào thư viện số.
Hàng năm số lượng nguồn lực thông tin điện tử không ngừng được tăng lên

và thường xuyên được cập nhật bổ sung từ nhiều nguồn khác nhau, thông qua hoạt
động của mạng MISTEN (hiện nay đã liên kết mạng gần 80 đầu mối các Học viện,
nhà trường, cơ quan, viện nghiên cứu, trung tâm thông tin - thư viện trong quân
đội) và mạng Internet. Bạn đọc ở Học viện có thể khai thác các nguồn thông tin về
khoa học xã hội nhân văn từ các trung tâm, viện nghiên cứu về khoa học xã hội
---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
15
Footer Page 15 of 126.


Header Page 16 of 126.

Khoá luận tốt nghiệp
---------------------------------------------------------------------------------------------------

nhân văn trên cả nước, đặc biệt là nguồn thông tin về khoa học chính trị, xã hội, về
xây dựng Đảng, Nhà nước từ Báo điện tử Đảng Cộng sản Việt Nam, Tạp chí Cộng
sản, Viện Khoa học Xã hội Việt Nam ...
1.5. Cơ sở vật chất kỹ thuật
Với diện tích là 800m2, trong những năm qua Phòng TTKHQS HVCT
được trang bị hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin tốt với:
- Hệ thống mạng nội bộ, mạng MISTEN, hệ thống đường truyền Internet:
những hệ thống này có tốc độ kết nối nhanh, đường truyền thông suốt.
- Hệ thống máy chủ lớn thực hiện việc quản trị và bảo trì dữ liệu với các
dịch vụ khác nhau: Máy chủ Website Học viện Chính trị, Máy chủ FPT, Mail, các
máy chủ lưu, bảo trì dữ liệu, Firewall (tường lửa), máy chủ các ứng dụng khác...
- Hệ thống máy trạm để cập nhật, khai thác truy cập thông tin, các thiết bị
công nghệ chuyên dụng theo quy trình, dây chuyền thông tin - thư viện phục vụ
cho thư viện điện tử: máy in - xuất mã vạch, máy đọc mã vạch, quản lý bạn đọc và

in thẻ Thư viện, máy quét, máy sao - in băng, đĩa...

---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
16
Footer Page 16 of 126.


Header Page 17 of 126.

Khoá luận tốt nghiệp
--------------------------------------------------------------------------------------------------CHƢƠNG 2:
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
PHÕNG THÔNG TIN KHOA HỌC QUÂN SỰ - HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ

2.1. Công tác tổ chức của Phòng Thông tin Khoa học Quân sự Học viện
Chính trị
2.1.1. Cơ cấu tổ chức
Phòng TTKHQS HVCT tổ chức thành các bộ phận (nhóm, tổ...) theo một
dây chuyền lao động của một thư viện trường đại học. Công tác tổ chức phù hợp
với quy định của Bộ Quốc phòng về thư viện học viện, nhà trường quân đội. Tại
đây có các bộ phận: khai thác bổ sung, xử lý kỹ thuật, phục vụ người dùng tin.
Hiện nay, Phòng TTKHQS Học viện Chính trị được tổ chức theo sơ đồ sau:
Hình 1: Cơ cấu tổ chức của Phòng Thông tin Khoa học Quân sự
Học viện Chính trị
Thủ trưởng Phòng TTKHQS

Ban thông tin

Bộ phận

quản lý
hệ thống
TTKH
cơ sở

Bộ phận
biên soạn
ấn phẩm

Ban Tư liệu - thư viện

Bộ
phận
bổ sung

Phòng
số hóa

P.
Đọc

P.
Mượn

Bộ
phận
phục vụ

P.
Giáo

khoa,
giáo
trình

Bộ
phận
biên
mục

P.
Đọc
điện
tử

P.
Internet

---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
17
Footer Page 17 of 126.


Header Page 18 of 126.

Khoá luận tốt nghiệp
--------------------------------------------------------------------------------------------------Hiện tại, tổ chức biên chế của Phòng TTKHQS gồm: 01 trưởng phòng, 01

phó phòng, các đồng chí chỉ huy Ban và cán bộ, nhân viên thư viện.
* Ban Thông tin có nhiệm vụ:

-

Tổ chức các hội nghị thông tin định kỳ và không định kỳ, giới thiệu

sách mới và các hoạt động thông tin thư mục khác, tạo điều kiện cho độc giả khai
thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn tin.
-

Bảo đảm việc biên soạn in ấn, tổ chức dịch vụ, phổ biến các ấn phẩm

thông tin.
-

Nghiên cứu nhu cầu tin, tổ chức thu thập khai thác tư liệu.

-

Xử lý thông tin và xây dựng CSDL.

- Trả lời yêu cầu thông tin phục vụ lãnh đạo, đề tài nghiên cứu khoa học.
-

Quan hệ, trao đổi tài liệu với các cơ quan trong và ngoài quân đội.

* Ban Tư liệu - thư viện có nhiệm vụ:
- Tiến hành xử lý, đăng ký và bổ sung tài liệu, bảo đảm cung cấp nhu cầu
thông tin phục vụ công tác nghiên cứu, giảng dạy, học tập và đời sống văn hoá
tinh thần cho các đối tượng người dùng tin của Học viện.
- Xây dựng hệ thống tra cứu thích hợp, tạo điều kiện cho cho bạn đọc sử
dụng thuận tiện và hiệu quả nguồn tin của Thư viện trên cơ sở ứng dụng công

nghệ thông tin. Nghiên cứu tổ chức sắp xếp và bảo quản vốn tài liệu hợp lý, nhằm
phục vụ bạn đọc nhanh chóng và thuận tiện.
2.1.2. Đội ngũ cán bộ
Tổng số cán bộ, nhân viên của Phòng TTKHQS là 30 người. Trình độ của
cán bộ, nhân viên Phòng có tiến sĩ và thạc sỹ các chuyên ngành khoa học xã hội
và nhân văn quân sự; trong đó có thạc sĩ chuyên ngành thông tin – thư viện; cử
nhân đại học và cao đẳng thông tin - thư viện (05); các nhân viên có bằng trung
cấp thư viện và công nghệ thông tin.
Một số cán bộ tốt nghiệp các chuyên ngành khoa học xã hội nhân văn và kỹ
thuật quân sự được giao nhiệm vụ làm phụ trách và trợ lý thông tin; còn những
cán bộ tốt nghiệp chuyên ngành thư viện được giao nhiệm vụ phụ trách và trợ lý
thư viện.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
18
Footer Page 18 of 126.


Header Page 19 of 126.

Khoá luận tốt nghiệp
---------------------------------------------------------------------------------------------------

2.2. Hoạt động của Phòng Thông tin Khoa học Quân sự Học viện Chính trị
2.2.1. Công tác bổ sung, phát triển vốn tài liệu
Bổ sung và phát triển vốn tài liệu là một trong những công tác quan trọng
trong hoạt động thông tin- thư viện, ảnh hưởng và quyết định tới toàn bộ hoạt
động của cơ quan thông tin thư viện. Đây là quá trình thường xuyên đổi mới và
làm giàu vốn tài liệu bằng những tài liệu mới, có giá trị khoa học và bắt kịp với
tiến độ của khoa học và công nghệ, đồng thời thanh lý những tài liệu không còn

giá trị. Nhằm đảm bảo nguồn tài nguyên thông tin phù hợp với chức năng, nhiệm
vụ của Học viện và nhu cầu của người dùng tin.
2.2.1.1. Nguyên tắc bổ sung
Công tác bổ sung và phát triển vốn tài liệu do các cán bộ chủ chốt của
Phòng Nghiệp vụ đảm nhận. Công tác này tuân thủ theo nguyên tắc: tính Đảng,
tính khoa học, tính phù hợp, tính đầy đủ và hiệu quả.
2.2.1.2. Diện bổ sung
Đặc thù là một trường chuyên đào tạo về khoa học xã hội và nhân văn quân
sự nên thư viện hết sức chú trọng bổ sung các tài liệu về chuyên ngành quân sự
như chiến thuật, chiến lược các ngành khoa học xã hội và nhân văn theo các môn
loại: Chính trị xã hội, Kinh tế, Quân sự, Văn học nghệ thuật, Lịch sử,... Các loại
báo, tạp chí chính trị, quân sự được quan tâm, thường xuyên bổ sung.
Ngoài các tài liệu chuyên ngành chính trị, quân sự thư viện còn chú trọng
bổ sung tài liệu của các môn học đại cương như: Triết học Mac-Lênin, chủ nghĩa
xã hội khoa học, toán học, vật lý…
Hình thức của tài liệu được bổ sung về là các ấn phẩm dạng sách, tài liệu
không công bố, tài liệu dịch, báo, tạp chí,…
Phòng thường tiến hành bổ sung tài liệu có ngôn ngữ là tiếng Việt và do
những cơ quan xuất bản, cơ quan thông tin - thư viện ở Việt Nam phát hành.
2.2.1.3. Nguồn bổ sung
+ Nguồn mua
Đây là hình thức bổ sung chủ yếu của Phòng TTKHQS, với nguồn kinh phí
được cấp hàng năm, Phòng đã tổ chức mua các loại tài liệu để bổ sung vốn tài
liệu. Việc bổ sung tài liệu theo phương thức đặt mua được thực hiện theo hai cách:
---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
19
Footer Page 19 of 126.

Header Page 20 of 126.

Khoá luận tốt nghiệp
--------------------------------------------------------------------------------------------------Mua trực tiếp ở các nơi xuất bản tài liệu: tác giả, nhà xuất bản. Việc

-

mua tài liệu theo phương thức này nhanh nhưng đòi hỏi những công việc quản lý
ngân sách và dự trù đặt hàng.
-

Phòng TTKHQS đặt mua các tài liệu từ các nhà xuất bản như: Nhà xuất

bản Quân đội Nhân dân, Nhà xuất bản Trẻ, Nhà xuất bản Tri thức…
+ Trao đổi biếu tặng
Việc bổ sung tài liệu bằng phương thức trao đổi, biếu tặng có thể thực hiện
bằng nhiều cách như sau:
Bằng trao đổi tài liệu giữa cơ quan thông tin này với cơ quan thông tin
khác. Lợi ích của phương thức này là tránh phải chi tiền mặt và có khả năng trao
đổi tất cả các loại hình tài lệu. Điều bất lợi là các tài liệu nhận được không phải
bao giờ cũng đáp ứng với yêu cầu và giá trị tài liệu trao đổi.
Tài liệu được biếu tặng ở các dạng khác nhau, các tài liệu biếu đột xuất hay
thường xuyên của các, các cơ quan thương mại, các tác giả… Phòng thực hiện
việc trao đổi tài liệu với các thư viện học viện trực thuộc Bộ Quốc phòng như:
Học viện Hậu cần, Trung tâm Thông tin khoa học quân sự / Bộ Quốc phòng, Thư
viện Quân đội, Bộ Công an, Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, Viện
Thông tin Khoa học Xã hội, Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia…
Nội dung chủ yếu của các tài liệu trao đổi đều liên quan đến chính trị, kinh tế, an
ninh quốc phòng, KHQP, các luận án, bài nghiên cứu khoa học về chính trị, kinh
tế, quân sự.

+ Nguồn lƣu chiểu
Ngoài các nguồn bổ sung trên thư viện còn được nhận nguồn lưu chiểu theo
quyết định số 688/QĐ ngày 14/7/1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung học
chuyên nghiệp: “Thư viện đại học được quyền thu nhân nhũng ấn phẩm do trường
xuất bản, cũng như luận văn tốt nghiệp, luận án tiến sỹ, phó tiến sỹ được bảo vệ
tại trường, hoạc người viết là cán bộ, học sinh ở trường”. Tất cả các tài liệu gồm
luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học, giáo trình bài giảng của Học viện sẽ
nộp lưu chiểu vào thư viện một bản.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
20
Footer Page 20 of 126.


Header Page 21 of 126.

Khoá luận tốt nghiệp
--------------------------------------------------------------------------------------------------Do đội ngũ cán bộ và học viên đông nên nên nguồn tài liệu luận án, luận

văn, đồ án tốt nghiệp của học viên khá phong phú. Đây là nguồn thông tin nội sinh
dùng làm tài liệu tham khảo cho người dùng tin tại Phòng.
2.2.1.4. Kinh phí bổ sung
Kinh phí bảo đảm cho hoạt động thông tin thư viện ở Học viện Chính trị
Quân sự được bảo đảm từ nhiều nguồn kinh phí và nhiều cơ quan đảm nhiệm như:
kinh phí hoạt động thông tin khoa học do Trung tâm Thông tin Khoa học Quân sự
Bộ Quốc phòng phân bổ; kinh phí hoạt động thông tin phục vụ nhiệm vụ giáo dục
đào tạo đại học và sau đại học do các phòng đào tạo đại học và phòng đào tạo sau
đại học đảm nhiệm; kinh phí cho sách báo phục vụ nhiệm vụ công tác Đảng, công
tác chính trị do Tổng cục Chính trị phân bổ …

2.2.1.5. Tình hình bổ sung
Tính riêng trong năm 2011, Phòng đã bổ sung và khai thác được 21 băng
ghi âm, ghi hình, hơn 500 bản tin thời sự tổng hợp. Phòng cũng tổ chức số hóa tài
liệu theo hợp đồng với Trung tâm Thông tin Khoa học quân sự / Bộ Quốc Phòng
và Thư viện Quân đội với số lượng: 6000 trang tài liệu. Bên cạnh đó, Phòng
TTKHQS cũng đã tích cực đẩy mạnh công tác xử lý, biên soạn và phổ biến thông
tin khoa học (Thông tin chuyên đề: 03 số; Thông tin phục vụ lãnh đạo: 08 số;
Thông tin tư liệu: 08 số; Thông tin thư mục chỉ dẫn: 05 số) với tổng số: 950 bản.
Tính riêng thời điểm năm 2011, Phòng đã bổ sung được:
Sách:

495 tên sách (= 2087 cuốn).

Tư liệu:

260 tư liệu.

Tạp chí:

120 tên tạp chí (=3.830 bản).

Báo:

35 tên báo các loại.

Luận án, luận văn: 96 luận văn, luận án, công trình khoa học.
2.2.1.6. Thanh lý tài liệu
Bổ sung không chỉ là quá trình tăng cường, làm giàu cho vốn tài liệu về số
lượng mà công tác bổ sung còn phải đảm bảo chất lượng của kho tài liệu đáp ứng
được nhu cầu của người dùng tin và bất kịp với những tiến bộ về KHCN. Như vậy

---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
21
Footer Page 21 of 126.


Header Page 22 of 126.

Khoá luận tốt nghiệp
---------------------------------------------------------------------------------------------------

bổ sung còn là quá trình thường xuyên đổi mới và giải phóng khỏi kho tài liệu
những tài liệu không còn giá trị, tài liệu cũ, hỏng… đó là công tác thanh lý tài liệu.
Công tác thanh lý tài liệu của Thư viện được tiến hành mỗi năm 1 lần và
trên cơ sở các tiêu chí:
Tài liệu lỗi thời, nhất là tài liệu vể Chính trị, quân sự, KHKT, tin học.
Tài liệu cũ, hỏng, nát và mất trang.
Bản trùng.
Qùa tặng có nội dung không liên quan tới chuyên ngành đào tạo của Học
viện.
2.2.2. Công tác nghiệp vụ
2.2.2.1. Xử lý hình thức
Các loại hình tài liệu như: sách, báo, tạp chí…khi được nhập vào thư viện
phải được xử lý về mặt hình thức như: ghi vào sổ đăng ký tổng quát, ghi số đăng
ký cá biệt, đóng dấu, dán nhãn, định ký hiệu xếp giá, dán mã vạch cho tài liệu.
Đăng ký tài liệu: là cơ sở khoa học để giúp cán bộ thư viện biết được tình
trạng của kho sách, từ đó cũng có biện pháp, kế hoạch bổ sung tài liệu, làm cho
vốn tài liệu của cơ quan thông tin - thư viện càng thêm phong phú và đa dạng.
Công việc này cũng giúp cán bộ thư viện có điều kiện kiểm tra thường

xuyên vốn tài liệu, báo cáo về những vấn đề có liên quan đến bộ sưu tập tài liệu
đối với các cấp lãnh đạo. Việc đăng ký vốn tài liệu đòi hỏi phải được thực hiện
một cách đều đặn, chính xác và kịp thời. Từ đó cũng giúp cho công tác tổ chức,
bảo quản vốn tài liệu và phục vụ nó đối với bạn đọc ngày càng tốt hơn.
Tài liệu nhập về các thư viện đều được tiến hành dưới hai hình thức là đăng
ký tổng quát và đăng ký cá biệt.
- Đăng ký tổng quát: là đăng ký cho từng lô sách, từng đợt sách theo hóa
đơn, chứng từ nhập vào thư viện, giúp cho cán bộ thư viện nắm được tình hình
chung về vốn tài liệu của cơ quan..
- Đăng ký cá biệt: được tiến hành với từng tài liệu riêng biệt. Mỗi tài liệu
được coi là một đơn vị đăng ký, và có một số đăng ký cá biệt nhất định và duy
nhất.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
22
Footer Page 22 of 126.


Header Page 23 of 126.

Khoá luận tốt nghiệp
--------------------------------------------------------------------------------------------------Tại Phòng TTKHQS, công tác đăng ký cá biệt được tiến hành với sách là

chủ yếu, không áp dụng đối với báo và tạp chí. Công việc đăng ký cá biệt báo và
tạp chí và tiến hành xử lý về hình thức được thực hiện theo quy trình riêng tại
phòng đọc. Báo và tạp chí mới khi được nhập về thư viện sẽ được ghim lại, đăng
ký số báo vào phiếu đăng ký, sau đó đóng dấu lên góc trái phía trên trang bìa và
xếp lên giá phục vụ bạn đọc. Sở dĩ các loại báo và tạp chí mang dấu đỏ của phòng
đọc là bởi chúng chỉ được lưu trữ và phục vụ tại phòng đọc của Phòng TTKHQS
Học viện Chính trị.

Đóng dấu vào trang sách: Khi vào sổ đăng ký xong, cuốn sách cần được
đóng dấu lên trang tên sách và trang thứ 17 của cuốn sách. Dấu có mang tên của
Học viện Chính trị.

Hình 2:Tài liệu được đóng dấu lên trang tên sách
Định ký hiệu xếp giá: là việc xác định cho mỗi tài liệu có một ký hiệu
riêng được sắp xếp một cách trật tự lôgic trên các giá sách trong các kho sách của
thư viện với mục đích chính là giúp cho việc tìm kiếm tài liệu của cán bộ hay độc
giả được thực hiện một cách dễ dàng.
Tại Phòng TTKHQS Học viện Chính trị, nhãn của tài liệu ở các kho có sự
khác nhau. Đối với tài liệu của kho mượn, sẽ có ký hiệu: M, ở kho giáo trình: G
và ở phòng đọc: D
In và dán nhãn cho mỗi cuốn sách: Tại Phòng TTKHQS, việc in và dán
nhãn cho các tài liệu sẽ do phòng Biên mục phụ trách. Nhãn được dán ở bề mặt
---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
23
Footer Page 23 of 126.


Header Page 24 of 126.

Khoá luận tốt nghiệp
---------------------------------------------------------------------------------------------------

trước, góc bên trái của cuốn sách. Trên nhãn có chứa ký hiệu xếp giá của tài liệu,
cho biết tài liệu thuốc loại nào và vị trí của tài liệu ở trong kho.
THƢ VIỆN HVCT

1D(075)

G1
11.0131

Hình 3: Mẫu nhãn tài liệu tại Phòng Thông tin Khoa học Quân sự
Dán mã vạch cho tài liệu: là một công việc vần thiết đối với mỗi cơ quan
thông tin - thư viện. Mã vạch là phương pháp mã hóa thông tin bằng các vạch đen,
trắng có độ rộng - hẹp, dài - ngắn, đậm - nhạt khác nhau.

Hình 4: Mã vạch được dán lên tài liệu
Mã vạch trên tài liệu được tích hợp với phần mềm của thư viện để phục vụ
cho quá trình lưu thông (mượn - trả tài liệu) diễn ra được nhanh chóng, tiện lợi.
Mô tả tài liệu: là cơ sở để xác định các đặc tính của tài liệu về nhiều
phương diện, để có thể nhận diện chính xác tài liệu mình cần mà không bị nhầm
lẫn với các tài liệu khác.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
24
Footer Page 24 of 126.


Header Page 25 of 126.

Khoá luận tốt nghiệp
--------------------------------------------------------------------------------------------------Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin thư

viện đã trở nên phổ biến ở nhiều cơ quan. Phòng đã tiến hành áp dụng quy tắc
biên mục Anh - Mỹ AACR2 rút gọn vào công tác biên mục. Mô tả tài liệu theo
khổ mẫu MARC 21 (Machine - Readable Cataloging 21st) và phần mềm hỗ trợ
trong công tác tự động hóa hoạt động thông tin - thư viện cũng như trong các quy

trình nghiệp vụ được thư viện sử dụng hiện nay là Phần mềm thư viện điện tử tích
hợp ILIB của Công ty CMC.
VD. Ví dụ về mô tả 1 tài liệu luận văn tại Thư viện Học viện Chính trị
Lã, Hồng Phương
Bồi dưỡng năng lực dạy học cho học viên sư phạm ở Học viện
Chính trị hiện nay: Luận văn thạc sĩ / Lã Hồng Phương. – H.: Học viện
Chính trị, 2011.
121tr.; 29cm.

Hình 5. Phiếu mô tả thư mục theo quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2
Tại Phòng TTKHQS Học viện Chính trị, tất cả các công việc như: tiếp
nhận tài liệu, vào sổ đăng ký tổng quát, đăng ký cá biệt, đóng dấu, định ký hiệu
xếp giá, dán nhãn, dán mã vạch, mô tả tài liệu đều do phòng Biên mục thực hiện.
2.2.2.2. Xử lý nội dung
Xử lý về mặt nội dung tài liệu cho phép người đọc có thể nắm được thông
tin bao quát về tài liệu, biết được tài liệu đó đề cập tới nội dung gì. Xử lý nội dung
gồm các công việc: phân loại tài liệu, định từ khóa, làm tóm tắt cho tài liệu.
Phân loại tài liệu: Là khâu xử lý nội dung tài liệu dựa theo khung phân
loại mà thư viện áp dụng. Đó chính là việc phân chia vốn tài liệu trong thư viện
thành từng nhóm, dựa trên cơ sở nội dung của tài liệu nhằm mục đích sắp xếp tài
liệu trên giá theo các môn loại tri thức.
Qúa trình phân loại tài liệu được cán bộ thư viện thực hiện như sau:
---------------------------------------------------------------------------------------------------------Trần Thị Hồng Nhung
K53 TTTV
25
Footer Page 25 of 126.