Tổ chức quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai tại ở thái bình (Tóm tắt, trích đoạn)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

BÙI THỊ LIỄU

TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ PHỤC VỤ
KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ VỀ ĐẤT ĐAI Ở
THÁI BÌNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lưu trữ học

Hà Nội – 2016


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

BÙI THỊ LIỄU

TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ PHỤC VỤ
KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ VỀ ĐẤT ĐAI Ở
THÁI BÌNH

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học
Mã số: 60 32 03 01

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Nguyễn Minh Phương

Hà Nội – 2016

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu: “Tổ chức quản lý và phục vụ khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai ở Thái Bình” là công trình nghiên
cứu của riêng tôi.
Trong luận văn tôi có tham khảo một số kết quả nghiên cứu, bài viết
của các nhà khoa học, các bạn học viên, các đồng nghiệp và sử dụng một số
thông tin trong tài liệu nhưng đã được chú thích.
Lời cam đoan của tôi là đúng sự thật, nếu sai tôi xin hoàn toàn
chịu trách nhiệm.
Hà Nội, ngày 2 tháng 11 năm 2016
TÁC GIẢ

Bùi Thị Liễu


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU.................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài ..................................................................................1
2. Mục tiêu đề tài .................................................................................................3
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................4
4. Nhiệm vụ của đề tài ........................................................................................4
5. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................5
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề..............................................................................6
7. Các nguồn tài liệu tham khảo chính làm cơ sở khoa học cho đề tài ............8
8. Đóng góp của đề tài. .......................................................................................8
9. Bố cục của luận văn ........................................................................................9
Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐẤT ĐAI ................. 10
1.1. Khái niệm và đặc điểm hồ sơ lưu trữ đất đai........................................... 10
1.1.1.Khái niệm tài liệu lưu trữ đất đai............................................................10

1.1.2.Đặc điểm tài liệu lưu trữ đất đai .............................................................10
1.2. Các loại tài liệu lưu trữ đất đai chủ yếu của Việt Nam ......................... 12
1.2.1. Tài liệu địa chính………………………………………………………..13
1.2.2. Tài liệu địa chính………………………………………………………..16
1.2.3.Tài liệu điều tra, đánh giá đất đai...........................................................17
1.2.4. Tài liệu thống kê, kiểm kê đất đai ..........................................................18
1.2.5. Tài liệu quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai.......................................20
1.2.6. Tài liệu đất đai dạng số ..........................................................................22
1.3. Ý nghĩa và tác dụng của tài liệu lưu trữ đất đai....................................... 24
1.3.1. Tài liệu lưu trữ đất đai là công cụ quản lý nhà nước về đất đai..........24
1.3.2. Tài liệu lưu trữ đất đai là cơ sở pháp lý để các đối tượng sử dụng đất
chuyển nhượng, cho thuê đất, thừa kế đất, thế chấp.. .....................................26
1.3.3. Tài liệu lưu trữ đất đai làm bằng chứng để giải quyết tranh chấp đất
đai .......................................................................................................................25


1.3.4. Tài liệu lưu trữ đất đai làm công cụ đấu tranh phòng, chống tham
nhũng ..................................................................................................................27
1.3.5. Tài liệu lưu trữ đất đai là nguồn sử liệu giá trị để nghiên cứu lịch sử,
kinh tế, chính trị, văn hóa…..............................................................................28
Tiểu kết chương 1............................................................................................. 28
Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ PHỤC VỤ KHAI
THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ VỀ ĐẤT ĐAI Ở THÁI BÌNH .. 29
2.1. Sự cần thiết phải quản lý và tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài
liệu đất đai ở Thái Bình .............................................................................. 29
2.2. Hệ thống các cơ quan lưu trữ tài liệu đất đai ở Thái Bình hiện nay. ....... 34
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của VP đăng ký đất đai tỉnh Thái Bình. ............35
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các Chi nhánh VP đăng ký đất đai.............38
2.3. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu đất đai tại Văn phòng đăng
ký đất đai - Sở Tài nguyên và Môi trường Thái Bình ............................. 39

2.3.1. Tình hình thu thập tài liệu đất đai tại Văn phòng Đăng ký đất đai .....39
2.3.2. Phân loại và lập hồ sơ tài liệu đất đai tại Văn phòng Đăng ký đất đai
tỉnh Thái Bình ....................................................................................................46
2.3.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ đất đai tại Văn phòng Đăng ký đất đai
tỉnh Thái Bình ....................................................................................................55
2.3.4. Công tác thống kê tài liệu lưu trữ đất đai tại Văn phòng Đăng ký đất
đai Thái Bình .....................................................................................................58
2.3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý và tra tìm tài liệu đất đai tại
Sở TN&MT Thái Bình. ......................................................................................59
2.3.6. Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ đất đai ở Văn phòng Đăng ký đất đai
tỉnh Thái Bình ....................................................................................................61
2.4. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai ở Sở Tài
nguyên và Môi trường Thái Bình .............................................................. 62
2.4.1. Hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai .................... 63
2.4.2. Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai......................63


2.5. Nhận xét về tình hình tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ đất đai ở Sở Tài nguyên và Môi trường Thái Bình ................... 66
2.5.1. Ưu điểm trong công tác tổ chức quản lý và phục vụ khai thác sử dụng
tài liệu đất đai tại Sở TN&MT Thái Bình ........................................................66
2.5.2. Hạn chế trong công tác tổ chức quản lý và phục vụ khai thác sử dụng
tài liệu đất đai tại Sở TN&MT Thái Bình ........................................................72
2.5.3. Nguyên nhân của hạn chế...................................................................... 83
Tiểu kết chương 2 ........................................................................................ 90
Chương 3. NHỮNG GIẢI PHÁP TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ PHỤC VỤ
KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐẤT ĐAI Ở THÁI BÌNH
........................................................................................................................... 91
3.1. Nhóm giải pháp chung. .......................................................................... 91
3.1.1. Nâng cao nhận thức về công tác lưu trữ tài liệu đất đai cho cán bộ

lãnh đạo, công chức, viên chức ........................................................................91
3.1.2. Bổ sung, hoàn thiện văn bản quy định về công tác lưu trữ tài liệu đất
đai ...................................................................................................................... 92
3.1.3. Tăng cường các hoạt động đào tạo và bồi dưỡng cán bộ nói chung và
cán bộ lưu trữ đất đai nói riêng .......................................................................96
3.1.4. Tăng cường đầu tư về cơ sở vật chất - hạ tầng công nghệ ................. 99
3.1.5. Chú trọng công tác kiểm tra giám sát công tác lưu trữ TLĐĐ. ........ 100
3.2. Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý lưu trữ tài liệu đất đai ........... 103
3.2.1. Tổ chức khoa học tài liệu đất đai. ....................................................... 103
3.2.2. Tiếp tục xây dựng và kiện toàn về tổ chức lưu trữ của Văn phòng
Đăng ký đất đai một cấp(cấp tỉnh) ................................................................ 106
3.3. Nhóm giải pháp tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai ....
106
3.3.1. Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý
và tra tìm khai thác sử dụng tài liệu đất đai ................................................. 106


3.3.2. Đối mới các hình thức khai thác, chia sẻ thông tin ........................... 108
KẾT LUẬN .................................................................................................... 109
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 110
PHỤ LỤC
DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1. Số lượng tài liệu, hồ sơ đất đai đã nộp lưu ..................................... 41
Bảng 2.2. Số lượng tài liệu đo đạc địa chính thu thập được từ năm 2008 đến nay ... 42
Bảng 2.3. Tổng hợp số lượng các loại tài liệu đã được số hóa và đưa lên cổng
thông tin điện tử .............................................................................................. 43
Bảng 2.4. Số lượng lượt khai thác sử dụng tài liệu từ 2013-2015 tại Trung tâm
Công nghệ thông tin – Sở TN&MT Thái Bình ............................................... 65
Bảng 2.5. Mục lục hồ sơ giao đất từ năm 1971 – 2014 .................................. 74
Bảng 2.6. Thực tiễn khai thác thông tin đất đai tại một số tỉnh ...................... 82

DANH MỤC HÌNH
Hình 2.1. Sổ, biên bản giao nhận tài liệu thu nộp. .......................................... 44
Hình 2.2. Tài liệu, hồ sơ đất đai được đưa vào cặp, hộp phông số 5 ............. 48
Hình 2.3. Quản lý văn bản lưu ........................................................................ 49
Hình 2.4. Sắp xếp hồ sơ địa chính .................................................................. 53
Hình 2.5. Công cụ thống kê công tác lưu trữ .................................................. 57
Hình 2.6. Kho bảo quản bản đồ ...................................................................... 60
Hình 2.7. Trang thiết bị trong kho lưu trữ....................................................... 61
Hình 2.8. Biên mục hồ sơ lưu trữ đất đai ........................................................ 78


DANH MỤC CHỮ VIÉT TẮT

BQL:

Ban Quản lý

CM:

Chứng minh

CNTT:

Công nghệ thông tin

CSDL:

Cơ sở dữ liệu

ĐKĐĐ:

Đăng ký đất đai

ĐKHK:

Đăng ký hộ khẩu

GCN:

Giấy chứng nhận

MĐSD:

Mục đích sử dụng

QSDĐ:

Quyền sử dụng đất

TN&MT:

Tài nguyên và môi trường

UBND:

Ủy ban nhân dân

VP:

Văn phòng


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Đất đai là nguồn tài nguyên thiên nhiên vô cùng quý giá đối với mỗi
quốc gia, là điều kiện tồn tại và phát triển của con người cùng các sinh vật
khác trên trái đất. Việt Nam hiện nay đang tiến hành công cuộc đối mới, công
nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước theo nền kinh tế thị trường định hướng xã
hội chủ nghĩa nên nhu cầu sử dụng đất đai cũng như các thông tin về đất đai
ngày một nhiều hơn, phức tạp hơn. Nhu cầu sử dụng về thông tin, dữ liệu đất
đai rất lớn và đa dạng từ từng người dân, từng hộ gia đình đến các tổ chức,
đoàn thể. Vì vậy, yêu cầu đặt ra là phải tổ chức quản lý thống nhất và hiệu
quả tài liệu lưu trữ về đất đai để có thể đáp ứng một cách nhanh nhất, đầy đủ
nhất và tiện lợi nhất các nhu cầu thông tin về đất đai. Trong bối cảnh chung
của cả nước hiện nay, các số liệu điều tra cơ bản, các loại bản đồ, sổ sách.. có
liên quan đến tài nguyên đất còn chưa thống nhất, lưu trữ cồng kềnh, tra cứu
thông tin khó khăn đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến sự phát triển kinh tế, xã
hội của đất nước. Đây không chỉ là vấn đề của Nhà nước nói riêng mà nó đòi
hỏi phải có sự chung tay, góp sức của các cấp, các ngành từ trung ương đến
địa phương để xây dựng được một hệ thống thông tin đất đai hiện đại, thống
nhất phục vụ tối ưu cho các nhu cầu khai thác sử dụng.
Thái Bình là một tỉnh ven biển thuộc lưu vực sông Hồng, là tỉnh thuần
nông, diện tích đất tự nhiên 154.542,0396 ha, dân số1.845.000 người. Nhiều
thập kỷ, dưới sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, người dân Thái Bình đã lao
động cần cù, "một nắng, hai sương", sử dụng đất có hiệu quả, ít có vi phạm
pháp luật đất đai; đã lập nên những kỳ tích với "Bài ca 5 tấn", rồi 10 tấn, 12
tấn thóc/ha. Tuy nhiên ở Thái Bình đã xảy ra khiếu kiện về đất đai, đặc biệt
nhất là vào năm 1997, gây mất ổn định chính trị và trật tự an toàn xã hội; một
trong những nguyên nhân đó là do ". cấp đất, bán đất trái thẩm quyền một

1


cách phổ biến; chính quyền ở nhiều cơ sở đã lạm dụng việc xử phạt hành
chính một cách tùy tiện, trái quy định, quá sức chịu đựng của dân, gây bất
bình trong dân" . Sau sự kiện trên, các cấp, các ngành trong tỉnh đã rút kinh
nghiệm; đề ra các chủ trương, giải pháp sửa chữa, khắc phục những khuyết
điểm, thiếu sót, chấn chỉnh công tác quản lý về đất đai, vì vậy các vi phạm
pháp luật về đất đai ngày càng giảm. Những năm gần đây, Thái Bình đẩy
mạnh chuyển dịch cơ cấu kinh tế, nâng cao tỷ trọng công nghiệp, dịch vụ; xây
dựng nhiều khu công nghiệp, cụm công nghiệp tập trung; với phong trào "xây
dựng cánh đồng đạt giá trị sản xuất 50 triệu đồng/ha/năm và hộ gia đình có
thu nhập đạt 50 triệu đồng/ha/năm". Với quyết tâm trên, Thái Bình từ tỉnh có
thu ngân sách trên địa bàn đạt 235 tỷ đồng năm 2001, đã vinh dự được vào
câu lạc bộ tỉnh có thu ngân sách trên địa bàn đạt 1.000 tỷ đồng năm 2004. Tuy
nhiên, công tác quản lý nhà nước về đất đai trong tỉnh còn bị buông lỏng; còn
tình trạng cấp đất, giao đất sai thẩm quyền. Một số địa phương lợi dụng chủ
trương chuyển đổi cơ cấu cây trồng, vật nuôi đã chuyển đổi không đúng mục
đích theo quy định của tỉnh. Một số doanh nghiệp trong cụm công nghiệp của
huyện Đông Hưng còn vi phạm nghiêm trọng Luật Đất đai. Việc xử lý các vi
phạm trên chưa kịp thời, gây bức xúc trong nhân dân.
Một trong những nguyên nhân gây ra tình trạng đó là do chính quyền
các cấp cũng như người dân chưa ý thức hết được vai trò cũng như tầm quan
trọng như một bằng chứng của tài liệu lưu trữ về đất đai để khai thác sử dụng
vào các mục đích khác nhau. Có thể khẳng định rằng tài liệu lưu trữ nói chung
và tài liệu lưu trữ về đất đai là một trong những nguồn tài nguyên vô cùng quý
giá, nếu chúng ta biết giữ gìn và khai thác chúng có hiệu quả thì nó sẽ góp
phần không nhỏ vào trong sự nghiệp phát triển kinh tế, xã hội. Đặc biệt tài
liệu lưu trữ về đất đai không chỉ có giá trị đối với hoạt động quản lý đất đai
nói riêng mà nó còn có giá trị đối với nhiều ngành khác như ngành nông

nghiệp, thuế, giao thông, xây dựng….
2


Chính vì giá trị cũng như nhu cầu sử dụng của tài liệu lưu trữ về đất đai
rất lớn, nên làm thế nào có thể quản lý và khai thác sử dụng nguồn tài liệu này
có hiệu quả là một trong những vấn đề được Đảng, chính quyền và nhân dân
quan tâm, điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với Thái Bình. Đảng và
Nhà nước, các cơ quan Bộ, ngành đã đề ra các chủ trương, chính sách nhằm
thiết lập một hệ thống lưu trữ và thông tin về đất đai thống nhất từ trung ương
đến địa phương với mục tiêu có thể phục vụ tốt nhất các nhu cầu khai thác sử
dụng thông tin về đất đai. Là một học viên ngành lưu trữ tôi có mong muốn
được góp một phần nhỏ bé của mình để hoàn thiện hệ thống thông tin đó. Vì
thế, tôi chọn đề tài: “ Tổ chức quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ về đất đai ở Thái Bình” làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình để
góp phần nhỏ công sức của mình làm cho công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu
trữ về đất đai ở Thái Bình được tốt hơn và quan trọng hơn cả là có thể phục
vụ khai thác sử dụng tối đa các nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu đất đai, góp
phần vào sự phát triển kinh tế của tỉnh.
2. Mục tiêu đề tài
Nghiên cứu đề tài này, tác giả nhằm thực hiện các mục tiêu sau:
Thứ nhất, nghiên cứu và chỉ ra được các đặc điểm hồ sơ lưu trữ về đất
đai, thành phần tài liệu, hồ sơ về đất đai; giá trị và ý nghĩa của các hồ sơ lưu
trữ sản sinh trong hoạt động quản lý đất đai.
Thứ hai, giới thiệu hệ thống tổ chức, các biện pháp quản lý tài liệu
lưu trữ đất đai, tình hình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai ở Thái
Bình (chủ yếu ở chính quyền cấp tỉnh). Từ đó, đánh giá và chỉ ra được
những ưu điểm, hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại đó
trong việc tổ chức quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về
đất đai ở Thái Bình.

Thứ ba, đề xuất và kiến nghị một số giải pháp tổ chức quản lý và phục
vụ khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ đất đai ở Thái Bình.
3


3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1.

Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là:
- Các loại tài liệu lưu trữ về đất đai ở Thái Bình, chủ yếu tài liệu lưu
trữ đất đai được quản lý ở chính quyền cấp tỉnh.
- Các biện pháp tổ chức quản lý về tài liệu lưu trữ đất đai ở Thái Bình
như: hệ thống tổ chức, các văn bản quy phạp pháp luật về quản lý đất đai.
- Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu đất đai như: công tác
phân loại; xác định giá trị; thống kê; ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ…
- Thực trạng về công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai ở
Thái Bình.
- Tình hình kiểm tra các hoạt động lưu trữ tài liệu đất đai ở tỉnh.
3.2.

Phạm vi nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu về các biện pháp tổ chức quản lý và phục vụ khai
thác sử dụng tài liệu đất đai (chủ yếu là tài liệu dạng giấy) ở Thái Bình. Tác
giả nghiên cứu, khảo sát về các hồ sơ đất đai và các biện pháp tổ chức quản
lý, phục vụ khai thác sử dụng tại các cơ quan có trách nhiệm quản lý tài liệu
lưu trữ về đất đai ở Thái Bình trong đó chủ yếu là ở chính quyền cấp tỉnh tại
Văn phòng Đăng ký đất đai trực thuộc Sở Tài nguyên Môi trường Thái

Bình(các Chi nhánh văn phòng đất đai tác giả chưa có điều kiện để khảo sát).
Ngoài ra, tác giả chủ yếu nghiên cứu, khảo sát khối tài liệu đất đai được sản
sinh chủ yếu từ năm 2003 đến nay (từ khi có Luật Đất đai ban hành).
4. Nhiệm vụ của đề tài
Để thực hiện được các mục tiêu đặt ra, đề tài cần thực hiện các nhiệm vụ:
Một là, khảo sát về hệ thống các cơ quan chịu trách nhiệm quản lý và
phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai: khảo sát về chức năng,
nhiệm vụ của từng cơ quan trong việc tổ chức quản lý và phục vụ khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ về đất đai.
4


Hai là, nghiên cứu các quy định của nhà nước nói chung và của tỉnh
Thái Bình nói riêng về tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
đất đai.
Ba là, mô tả về các loại hồ sơ lưu trữ đất đai hiện đang được bảo quản,
phục vụ khai thác sử dụng và các biện pháp tổ chức tài liệu lưu trữ đất đai ở
Văn phòng Đăng ký đất đai Thái Bình.
Bốn là, phân tích được những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của
hạn chế các biện pháp tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất
đai ở Thái Bình.
Năm là, trên cơ sở lý luận và thực tiễn, so sánh, phân tích và đề xuất
được các biện pháp quản lý và phục vụ khai thác sử dụng khai thác sử dụng
tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Đăng ký đất đai Thái Bình.
5. Phương pháp nghiên cứu
Dựa trên cơ sở phương pháp luận chung của lưu trữ học là nguyên tắc
chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp..., tác giả còn sử
dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học cụ thể như: phương pháp điều
tra, khảo sát; phương pháp thống kê; phương pháp phân tích, tổng hợp.
- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: phương pháp này dùng để

nghiên cứu cơ sở thực tiễn. Tác giả tiến hành khảo sát về hệ thống các cơ
quan quản lý tài liệu lưu trữ đất đai, hệ thống tài liệu lưu trữ về đất đai, hệ
thống các biện pháp tổ chức quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ về đất đai ở Thái Bình (Phụ lục1).
- Phương pháp thống kê: qua kết quả điều tra, khảo sát thực tế, trên cơ
sở các tài liệu thu thập được như các kế hoạch, báo cáo về các mặt hoạt động:
thu thập, giao nộp, lưu giữ, bảo quản và cung cấp, khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ về đất đai; xây dựng các bảng thống kê về số lượng tài liệu lưu trữ,
thống kê các kết quả khai thác sử dụng tài liệu. Từ đó, tác giả có thể đánh giá

5


được những ưu điểm, hạn chế của công tác quản lý và khai thác sử dụng tài
liệu đất đai ở Thái Bình
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: qua kết quả điều tra và số liệu
thống kê tác giả tiến hành phân tích, tổng hợp các thông tin cũng như số liệu,
trên cơ sở đó đưa ra những nhận định, đánh giá một cách chính xác thực trạng
vấn đề và đề xuất những giải pháp phù hợp, có tính khả thi về tổ chức quản lý
và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai.
- Phương pháp so sánh: so sánh giữa thực tế công tác tổ chức quản lý
và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai với các quy định của nhà nước
chỉ đạo và các hướng dẫn đã được cơ quan nhà nước, ngành tài nguyên môi
trường hoặc các quy chế tổ chức thực hiện ở từng địa phương; so sánh các ưu
điểm, hạn chế về tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tài liệu đất đai giữa
Văn phòng Đăng ký đất đai Thái Bình với một số tỉnh. Từ đó, phân tích để chỉ
ra các ưu điểm và hạn chế.
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai là một
hướng nghiên cứu được rất nhiều người quan tâm nghiên cứu ở nhiều góc độ

khác nhau. Trong quá trình làm luận văn tôi thấy có các đề tài nghiên cứu
khoa học, sách giáo trình; các luận văn thạc sĩ, khóa luận chuyên ngành lưu
trữ học, chuyên ngành quản lý đất đai ở khoa Lưu trữ học và Quản trị văn
phòng và các trường đại học khác; các bài báo cũng đã đề cập đến vấn đề tổ
chức quản lý và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai.
- Các đề tài nghiên cứu khoa học, sách giáo trình:
+ Đề tài “Nghiên cứu cơ sở lý luận, thực tiễn và đề xuất giải pháp nâng
cao chất lượng lưu trữ, cơ chế quản lý, khai thác và chia sẻ thông tin đất đai
phuc vụ mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội” do tác giả Nguyễn Thị Xuân
Hương, Tổng cục Quản lý đất đai (2011 – 2013).
+ Giáo trình “Hệ thống hồ sơ địa chính” của tác giả Nguyễn Trọng
6


Đợi, Trường Đại học Quy Nhơn, năm 2009;
+ Giáo trình “Quản lý đất đai” của tác giả Nguyễn Khắc Thái Sơn,
NXB Nông nghiệp Hà Nội, năm 2007; Ngoài ra, tôi có tham khảo các luận
văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành lưu trữ học, quản lý đất đai ở
các trường đại học:
- Đề tài Luận văn thạc sĩ:
+ Luận văn “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở Tổng Cục
quản lý đất đai phục vụ cho công tác quản lý đất đai của Bộ Tài nguyên và
Môi trường” của tác giả Nguyễn Thị Thùy Dương, năm 2014(Tư liệu khoa
Lưu trữ học &QTVP – Trường ĐH KHXH& NV Hà Nội)
+ Luận văn “Đánh giá công tác đăng kí đất đai và lập hồ sơ địa chính
tại Đông Hưng, Thái Bình” Nguyễn Thu Hoài (2012), Trường ĐH Nông
nghiệp Hà Nội.
- Các bài báo liên quan như bài “Tiếp tục hoàn thiện và kiện toàn công
tác lưu trữ lài liệu đất đai gắn liền với công tác xây dựng và hoàn thiện hệ
thống thông tin đất đai và xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai”, Cao Tiến Nam,

Trung tâm Dữ liệu và Thông tin đất đai, năm 2015.
Tuy nhiên, các công trình nghiên cứu, giáo trình, bài viết trên đây chỉ
tập trung nghiên cứu về mặt lý luận chung của công tác tổ chức quản lý và
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Mới có số ít bài viết đề cập đến thực tế tổ
chức quản lí và sử dụng tài liệu lưu trữ ở một vài cơ quan cụ thể nhưng chưa
có đề tài nào đi sâu nghiên cứu về tình hình tổ chức quản lý và khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ đất đai ở tỉnh Thái Bình nên tôi đã chọn đề tài “Tổ chức
quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai ở Thái
Bình” làm luận văn tốt nghiệp. Trong quá trinh thực hiện đề tài chúng tôi có
tham khảo và kế thừa nội dung về mặt lý luận chung về công tác này nhưng
không trùng lặp với bất cứ các công trình nghiên cứu trước nào trước đây.

7


7. Các nguồn tài liệu tham khảo chính làm cơ sở khoa học cho đề tài
Trong quá trình nghiên cứu đề tài, tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu
tham khảo chính như sau:
- Nhóm tài liệu pháp lý: đó là hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật
của Nhà nước,TW, tỉnh Thái Bình có liên quan đến lưu trữ tài liệu đất đai và
việc tổ chức quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai nói chung và
của tỉnh Thái Bình nói riêng.
- Nhóm tài liệu là các các công trình nghiên cứu khoa học liên quan đến
vấn đề mà đề tài đang tìm hiểu của các cơ quan ở TW và của tỉnh Thái Bình;
- Nhóm tài liệu là các quy chế, quy định của các cơ quan quản lý nhà
nước ở TW và địa phương về tổ chức quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai;
- Các luận văn cao học, khóa luận tốt nghiệp của các học viên, sinh
viên và các bài báo có liên quan đến chuyên đề này.
- Các loại tài liệu lưu trữ đất đai được bảo quản tại Văn phòng Đăng ký
đất đai Thái Bình.

- Những kết quả ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý và khai thác
sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai ở Thái Bình.
8. Đóng góp của đề tài.
- Đề tài góp phần làm rõ hơn các đặc điểm về tài liệu lưu trữ đất đai
cũng như giá trị của chúng trong hoạt động quản lý nhà nước;
- Giới thiệu hệ thống tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ đất đai ở tỉnh
Thái Bình chủ yếu là ở Văn phòng Đăng ký đất đai; chỉ ra được những ưu
điểm, hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân của những hạn chế đó.
- Đề xuất 3 nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động trong
công tác quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai ở tỉnh
Thái Bình. Các nhóm giải pháp đó là: nhóm giải pháp về tổ chức, cơ chế chính sách; nhóm giải pháp về nghiệp vụ; nhóm giải pháp về cơ sở vật chất,
hạ tầng công nghệ.
8


Luận văn có thể được dùng làm tài liệu tham khảo cho Văn phòng
Đăng ký đất đai tỉnh để có thể tổ chức quản lý và phục vụ khai thác sử dụng
tài liệu lưu trữ đất đai có hiệu quả; các sinh viên, học viên để nghiên cứu các
vấn đề có liên quan đến việc tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ đất đai.
9. Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận nội dung luận văn gồm:
Chương 1: Khái quát về tài liệu lưu trữ đất đai ở tỉnh Thái Bình
Chương 2: Thực trạng tổ chức quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ đất đai ở Thái Bình (chủ yếu ở cấp tỉnh)
Chương 3: Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý
và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai tại Thái Bình
Mặc dù đã cố gắng nhưng do đây là một đề tài tương đối mới, liên quan
đến lĩnh vực khá đặc thù và do thời gian, khả năng có hạn nên luận văn không
thể tránh khỏi những thiếu sót, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp

của thầy cô và các bạn để luận văn có thể hoàn thiện hơn.
Qua đây, tác giả xin bày tỏ sự cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo,
các cơ quan, cá nhân và đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của
PGS.TS. Nguyễn Minh Phương đã hướng dẫn, giúp đỡ tác giả hoàn thành đề
luận văn này.

9


Chương 1
KHÁI QUÁT VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐẤT ĐAI
1.1. Khái niệm và đặc điểm hồ sơ lưu trữ đất đai
1.1.1.Khái niệm tài liệu lưu trữ đất đai
“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn,
nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao
gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì
được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.[42, tr.14]
Tài liệu lưu trữ về đất đai là tài liệu có giá trị, được lựa chọn trong toàn
bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của ngành đất đai, được
bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị,
kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử của toàn xã hội. [54, tr.18]
Như vậy, có thể nói tài liệu lưu trữ về đất đai là loại tài liệu đặc thù,
đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực quản lý nhà nước về đất đai, được hình
thành trong quá trình hoạt động về quản lý nhà nước đất đai. Tài liệu được lập
ở tất cả các đơn vị hành chính và các cấp hành chính, ở các thời kỳ lịch sử
khác nhau và sử dụng nhiều phương tiện kỹ thuật khác nhau. Tài liệu lưu trữ
đất đai bao gồm cả dạng giấy và dạng số các dữ liệu địa chính, dữ liệu quy
hoạch sử dụng đất, dữ liệu giá đất, dữ liệu thống kê, kiểm kê đất đai..
1.1.2. Đặc điểm tài liệu lưu trữ đất đai
- Về nội dung

Nội dung tài liệu lưu trữ đất đai rất đa dạng, phong phú phản ánh nhiều
vấn đề về tự nhiên, kinh tế, pháp lý về đất đai. Tài liệu đất đai mang tính
chuyên môn cao và mang nhiều đặc thù kỹ thuật của ngành, là tài liệu chuyên
môn nghiệp vụ.
Theo quy định của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của
Chính Phủ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ là tài liệu kỹ thuật, nghiệp vụ hình

10


thành trong quá trình giải quyết công việc để phục vụ cho hoạt động chuyên
môn nghiệp vụ hàng ngày của cơ quan, tổ chức.
Đối với những cơ quan tổ chức có hoạt động chuyên sâu về chuyên
môn kỹ thuật, có nhiều tài liệu chuyên môn, thì số tài liệu chuyên môn được
quản lý riêng ở kho tư liệu – lưu trữ tài liệu chuyên môn, tách riêng với tài
liệu hành chính, để tiện cho việc quản lý và khai thác, sử dụng thường xuyên
tài liệu chuyên môn. Ngoài ra, tài liệu chuyên môn thường có giá trị thực tiễn
kéo dài hơn tài liệu hành chính, nên việc tách riêng để quản lý chế độ nộp lưu
và lưu trữ được thuận tiện và đúng với yêu cầu của khoa học lưu trữ.
Điểm đặc biệt về nội dung của tài liệu lưu trữ đất đai nữa là so với tính
ổn định về nội dung của các loại hình tài liệu lưu trữ khác thì nội dung tài liệu
lưu trữ đất đai luôn có tính biến động do sự thay đổi về nhu cầu sử dụng đất,
chủ sở hữu đất đai do đó việc quản lý và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu đất
đai là rất cần thiết.
- Về thể loại tài liệu
Tài liệu lưu trữ đất đai gồm: tài liệu địa chính; tài liệu địa giới hành
chính; tài liệu điều tra đánh giá đất đai; tài liệu thống kê, kiểm kê đất đai; tài
liệu quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất, cơ sở dữ liệu đất đai.
Tài liệu lưu trữ đất đai bao gồm cả tài liệu hành chính, tài liệu khoa học
kỹ thuật (bản đồ…), tài liệu điện tử (cơ sở dữ liệu đất đai..).

Tài liệu đất đai được thể hiện bằng nhiều hình thức khác nhau, nó
không những được thể hiện bằng văn bản mà còn được thể hiện bằng những
bảng biểu, bản đồ, biểu đồ, mọi người có thể xem xét không những về kích
thước, diện tích, tính chất mà cả về không gian, phân bố hiện trạng đất đai.
Trong các loại tài liệu lưu trữ đất đai, tài liệu địa chính là tài liệu quan
trọng nhất, chiếm số lượng nhiều nhất, nhìn vào hồ sơ địa chính ta có thể biết
được phần lớn các thông tin về đất đai một cách chính xác về các thửa đất.
- Về giá trị tài liệu
11


Tài liệu lưu trữ đất đai có giá trị thực tiễn, thường xuyên và kéo dài, giá
trị thực tiễn của tài liệu đất đai kéo dài hàng thế kỷ. Ngoài ra, tài liệu lưu trữ
về đất đai còn là bằng chứng được sử dụng rộng rãi để giải quyết mọi nhiệm
vụ kinh tế, xã hội.
Tài liệu lưu trữ đất đai có độ chính xác và giá trị cao, các tài liệu, số
liệu trong hồ sơ mang tính pháp lý cao. Hầu hết các tài liệu lưu trữ đất đai có
giá trị bảo quản vĩnh viễn và có giá trị sử dụng lâu dài. Các tài liệu này có ý
nghĩa pháp lý cao ở chỗ nó là căn cứ để hoạch định các chủ trương, kế hoạch
phát triển kinh tế - xã hội, làm cơ sở xác định quyền và nghĩa vụ pháp lý của
đối tượng sử dụng đất. Đặc biệt, nhà nước sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai để
làm căn cứ thu thuế sử dụng đất, thuế chuyển quyền sử dụng đất, thuế trước
bạ..làm căn cứ đền bù đất đai khi bị nhà nước thu hồi. Tài liệu lưu trữ đất đai
làm căn cứ giải quyết tranh chấp đất đai. Việc thực hiện tốt công tác đo đạc
bản đồ, đăng kí đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất sẽ làm cho tài
liệu lưu trữ về đất đai càng có giá trị pháp lý cao.
Ngoài ra, tài liệu lưu trữ về đất đai còn có giá trị cao về mặt lịch sử. Tài
liệu lưu trữ đất đai phản ánh lịch sử hình thành và phát triển, ghi lại các mốc
lịch sử quan trọng, các thành tựu đã đạt được trong hoạt động quản lý đất đai
ở Việt Nam. Tài liệu lưu trữ đất đai còn phản ánh các chính sách về đất đai

của nước ta qua các thời kỳ.
1.2. Các loại tài liệu lưu trữ đất đai chủ yếu của Việt Nam sau 1945 đến
nay
Hồ sơ tài liệu đất đai của nước ta sau khi đất nước thống nhất được
hình thành trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật về đất đai.
Sau khi có Luật Đất đai 2003 thì tài liệu lưu trữ đất đai từng bước được
hoàn thiện một cách khoa học hơn và thống nhất trong toàn quốc.

12


Về cơ bản tài liệu đất đai gồm: tài liệu địa chính; tài liệu địa giới hành
chính; tài liệu điều tra, đánh giá đất đai; tài liệu thống kê, kiểm kê đất đai; tài
liệu quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất..
1.2.1. Tài liệu địa chính
Hồ sơ địa chính là tập hợp tài liệu thể hiện thông tin chi tiết về hiện
trạng và tình trạng pháp lý của việc quản lý, sử dụng các thửa đất, tài sản gắn
liền với đất để phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai và nhu cầu thông
tin của các tổ chức, cá nhân có liên quan. [10]
Hồ sơ địa chính rất quan trọng trong công tác quản lý Nhà nước về đất
đai, là cơ sở để bảo vệ chế độ sở hữu toàn dân về đất đai, là điều kiện để Nhà
nước quản lý chặt chẽ toàn bộ quỹ đất trong phạm vi lãnh thổ đảm bảo cho
đất đai được sử dụng một cách triệt để. Việc thực hiện tốt công tác lập và
quản lý hồ sơ địa chính không chỉ tạo tiền đề mà còn là điều kiện hết sức cần
thiết cho việc triển khai thực hiện tốt các nội dung, nhiệm vụ quản lý Nhà
nước về đất đai. Thông qua việc lập hồ sơ địa chính, chất lượng tài liệu đo đạc
sẽ được nâng cao do những sai sót tồn tại được người sử dụng đất phát hiện
và được chỉnh lý hoàn thiện.
Hồ sơ địa chính giúp cho việc xác định đối tượng cũng như nguồn gốc
sử dụng đất. Đây cũng là căn cứ pháp lý để giải quyết các tranh chấp; xử lý

triệt để những tồn tại của lịch sử trong quan hệ sử dụng đất, chấm dứt tình
trạng sử dụng đất ngoài sổ sách, ngoài sự quản lý của Nhà nước. Ngay cả khi
đất đai có biến động thì các tài liệu này vẫn phản ánh kịp thời, cung cấp các
thông tin nhanh chóng cho việc giải quyết tranh chấp.
Hồ sơ địa chính bao gồm nhiều loại tài liệu, sổ sách khác nhau. Hệ
thống tài liệu trong hồ sơ địa chính được chia thành 2 loại: Hồ sơ tài liệu gốc,
lưu trữ, tra cứu khi cần thiết và hồ sơ tài liệu địa chính phục vụ thường xuyên
trong quản lý đất đai

13


- Hồ sơ tài liệu gốc là căn cứ pháp lý duy nhất làm cơ sở xây dựng và
quyết định chất lượng hồ sơ địa chính phục vụ thường xuyên trong quản lý.
Hồ sơ tài liệu gốc bao gồm các loại tài liệu sau: [44, tr.11]
+ Các tài liệu gốc hình thành trong quá trình đo đạc, lập bản đồ địa
chính bao gồm toàn bộ thành quả giao nộp sản phẩm theo Luận chứng kinh tế
- kỹ thuật đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt của mỗi công trình đo vẽ lập
bản đồ địa chính (trừ bản đồ địa chính, hồ sơ kỹ thuật thửa đất, sơ đồ trích thửa).
+ Các tài liệu gốc hình thành trong quá trình đăng ký ban đầu, đăng ký
biến động đất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
+ Các giấy tờ do chủ sử dụng đất giao nộp khi kê khai đăng ký như đơn
kê khai đăng ký, các giấy tờ pháp lý về nguồn gốc sử dụng đất (Quyết định
giao đất, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp ở những giai đoạn
trước, giấy tờ chuyển nhượng đất đai,...) các giấy tờ có liên quan đến nghĩa vụ
tài chính đối với Nhà nước mà người sử dụng đất đã thực hiện,..
+Hồ sơ tài liệu được hình thành trong quá trình thẩm tra xét duyệt đơn
kê khai đăng ký của cấp xã, cấp huyện.
+ Các văn bản pháp lý của cấp có thẩm quyền trong thực hiện đăng ký đất
đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất như quyết định thành lập Hội đồng

đăng ký đất đai, biên bản xét duyệt của hội đồng, quyết định cấp giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất, quyết định xử lý các vi phạm pháp luật đất đai...
+ Hồ sơ kiểm tra kỹ thuật, nghiệm thu sản phẩm đăng ký đất đai, xét
cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
- Các loại tài liệu địa chính phục vụ thường xuyên trong quản lý đất đai
Các loại tài liệu địa chính phục vụ thường xuyên cho công tác quản lý
đất đai bao gồm:
+ Bản đồ địa chính
Bản đồ địa chính là thành phần của hồ sơ địa chính; thể hiện vị trí, ranh
giới, diện tích các thửa đất và các đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa
14


đất; được lập để đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận và các nội dung khác
của quản lý nhà nước về đất đai. [10]
Theo quy định của Luật đất đai bản đồ địa chính được lập theo đơn vị
cấp xã và được quản lý tại 3 cấp địa phương là: Uỷ ban nhân dân xã, phường,
thị trấn; cơ quan quản lý đất đai của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;
cơ quan quản lý đất đai của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Ngoài bản
bằng giấy, bản đồ địa chính còn lưu trữ trong máy tính ở cấp tỉnh, tại Trung
tâm Thông tin tài nguyên và môi trường thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường.
Bản ở Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn là bản mà cán bộ địa chính hàng
ngày sử dụng trực tiếp để quản lý đất đai. Bản ở cơ quan quản lý đất đai của
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh là bản mà hàng ngày cơ quan này
theo dõi việc thực hiện các công việc về địa chính của cán bộ địa chính xã,
phường, thị trấn và thực hiện những công việc của mình về địa chính theo
thẩm quyền. Bản ở cơ quan quản lý đất đai của tỉnh, thành phố trực thuộc
trung ương là bản lưu để cơ quan này kiểm tra, giám sát việc thực hiện các
công việc về địa chính của cấp huyện và cấp xã; đồng thời đồng thời trực tiếp
thực hiện các công việc về địa chính theo thẩm quyền của mình.[44, tr.99]

+ Sổ mục kê đất đai
Sổ mục kê đất đai là sổ ghi về thửa đất, về đối tượng chiếm đất nhưng
không có ranh giới khép kín trên tờ bản đồ và các thông tin có liên quan đến
quá trình sử dụng đất. Sổ mục kê đất đai được lập để quản lý thửa đất, tra cứu
thông tin về thửa đất và phục vụ thống kê, kiểm kê đất đai.
Sổ mục kê đất được lập nhằm liệt kê toàn bộ các thửa đất và các đối
tượng chiếm đất nhưng không tạo thành thửa đất trong phạm vi địa giới hành
chính mỗi xã, phường, thị trấn về các nội dung: tên chủ sử dụng, diện tích,
loại đất để đáp ứng yêu cầu tổng hợp thống kê diện tích đất đai, lập và tra cứu,
sử dụng các tài liệu hồ sơ địa chính một cách đầy đủ, thuận tiện, chính xác
không bị trùng sót.

15


Sổ lập cho từng xã, phường, thị trấn theo địa giới đã xác định, do cán
bộ địa chính xã chịu trách nhiệm lập. Sổ lập thành 3 bộ: bộ gốc lưu tại Sở Tài
nguyên và Môi trường, 1 bộ lưu tại phòng Tài nguyên và Môi trường cấp
huyện; 1 bộ lưu tại trụ sở Ủy ban nhân dân xã,do cán bộ địa chính xã trực tiếp
quản lý.
+ Sổ địa chính
Sổ địa chính là sổ được lập theo đơn vị hành chính cấp xã để thể hiện
thông tin về người sử dụng đất và thông tin về sử dụng đất của người đó đối
với thửa đất đã cấp giấy chứng nhận.
Sổ địa chính được lập để quản lý việc sử dụng đất của người sử dụng
đất và để tra cứu thông tin đất đai có liên quan đến từng người sử dụng đất.
+ Sổ theo dõi biến động đất đai
Sổ theo dõi biến động đất đai là sổ được lập để theo dõi các trường hợp
có thay đổi trong sử dụng đất gồm thay đổi kích thước và hình dạng thửa đất,
người sử dụng đất, mục đích sử dụng đất, thời hạn sử dụng đất, quyền và

nghĩa vụ của người sử dụng đất.
+ Bản lưu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở.
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là giấy chứng nhận do cơ quan nhà
nước có thẩm quyền cấp cho người sử dụng đất để bảo hộ quyền và lợi ích
hợp pháp của người sử dụng đất [10].
Thông tin được thể hiện trên giấy: tên người sử dụng đất, số hiệu, diện
tích, mục đích sử dụng, những biến động sau khi cấp giấy.
Ngoài tài liệu lưu trữ bằng giấy thì bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ
mục kê đất đai, sổ theo dõi biến động đất đai còn được truy cập và quản lý
trên máy tính dưới dạng số để phục vụ cho quản lý đất đai ở cấp tỉnh, cấp
huyện được gọi là cơ sở dữ liệu địa chính.
1.2.2. Tài liệu địa giới hành chính

16


Hồ sơ, tài liệu địa giới hành chính bao gồm tài liệu dạng giấy, dạng số
thể hiện thông tin về việc thành lập, điều chỉnh đơn vị hành chính và các mốc
địa giới, đường địa giới của đơn vị hành chính đó.
Việc xác định, lập và quản lý các mốc địa giới hành chính hết sức quan
trọng, nó góp phần giữ ổn định biên giới giữa các đơn vị hành chính. Trong
quản lý hành chính nhà nước, nếu Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp
thực hiện tốt nội dung này sẽ tránh được tình trạng tranh chấp địa giới hành
chính giữa các đơn vị hành chính cấp dưới.
Hồ sơ địa giới hành chính gồm các loại văn bản, sơ đồ, bản đồ, các
bảng thống kê, bảng tọa độ các mốc địa giới hành chính khác nhau như :
Quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về việc thành lập đơn vị
hành chính hoặc điều chỉnh địa giới hành chính; Bản đồ địa giới hành.chính;
Sơ đồ vị trí các mốc địa giới hành chính; Bảng tọa độ các mốc địa giới hành
chính; Biên bản xác nhận mô tả đường địa giới hành chính; Phiếu thống kê về

các yếu tố địa lý có liên quan đến địa giới hành chính; Biên bản bàn giao mốc
địa giới hành chính..
Hồ sơ địa giới hành chính ở cấp huyện và cấp tỉnh được Uỷ ban nhân
dân giao cho Phòng Nội vụ hoặc Sở Nội vụ quản lý. Hồ sơ địa giới hành
chính của cấp xã sẽ không có bản thống kê các tài liệu về địa giới hành chính
của các đơn vị hành chính cấp dưới vì cấp xã là cấp cuối cùng trong hệ thống
hành chính.
1.2.3. Tài liệu điều tra, đánh giá đất đai
Điều tra, đánh giá đất đai là hoạt động điều tra, đánh giá về chất lượng
đất, tiềm năng đất đai, thoái hóa đất, ô nhiễm đất, phân hạng đất nông nghiệp
đối với loại đất cụ thể theo yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai ở TW tại một
thời điểm xác định. [18]
Hoạt động điều tra đánh giá đất đai đựơc thực hiện định kỳ 5 năm một
lần, điều tra toàn diện lần đầu và rà soát, điều chỉnh, bổ sung cho những lần
17