Phân tích và thiết kế hệ thống về quản lý bán hàng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ ĐỊA CHẤT
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
-----***-----

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG + ĐỒ ÁN

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY
TNHH THẾ GIỚI XE ĐIỆN

Giảng viên hướng dẫn

Dương Thị Hiền Thanh

Sinh viên thực hiện

Phan Thị Tươi

Mã sinh viên

HÀ NỘI – 2016
MỤC LỤC


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

DANH MỤC SƠ ĐỒ

LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, để có được sự tăng trưởng trong nền kinh tế Việt Nam, một nhân tố quan

trọng trong công cuộc CNH-HĐH đất nước là đưa các ứng dụng KH-KT vào quá trình
sản xuất và quản lý. Và một trong các hệ thống quản ký điển hình đó là quản lý bán hàng.
Việc áp dụng CNTT đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý bán hàng, giúp
doanh nghiệp quản lý thông tin về vật tư , hàng hóa, thông tin về khách hàng, nhân viên
làm việc, xử lý in ấn háo đơn bán hàng một cách nhanh chóng và thuận tiện…Từ đó
người quản lý có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn nhằm giảm chi phí, hạn
giá thành sản phẩm, tăng năng lực cạnh tranh, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp.
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin giúp doanh nghiệp có một cái nhìn tổng
quan và sâu sắc hơn đối với hệ thống thông tin, giúp đưa ra những phương hướng , kế
hoạch một cách cụ thể, chi tiết , thực tế để đạt được hiệu quả một cách cao nhất tong quản
lý, đem lại doanh thu và lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp.

Phan Thị Tươi- 1321050220

2


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

Dưới đầy là bài phân tích và thiết kế hệ thống bán hàng trong công ty THHH Thế
Giới Xe Điện.

A. MÔ TẢ HỆ THỐNG
1.Giới thiệu về công ty TNHH Thế Giới Xe Điện
1.1 Một số nét về công ty Thế giới xe điện

•

Công ty TNHH Thế giới xe điện là một doanh nghiệp chuyên cung cấp các
dòng xe đạp điện, xe máy điện từ các thương hiệu xe điện nổi tiếng của Đài
Loan.

•

Thị trường chủ yếu của công ty là ở trong nước

•

Các sản phẩm của công ty được nhập từ những nhà phân phối trong nước hoặc
nhập khẩu trực tiếp từ nước ngoài

•

Công ty được thành lập từ năm 2005

•

Địa chỉ : Số 17, Ngõ Vạn Anh, Khâm Thiên, Đống Đa, Hn

Phan Thị Tươi- 1321050220

3


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

•

Điện thoại: 04.22108888

•

Giám đốc: Phạm Ngọc Nam

• Website

:
ttp://xedien.com.vn
–

–

1.2 Sơ đồ tổ chức của công ty

Ban giám đốc

Bộ phận bán hàng

Phòng kế toán

Bộ phận giao hàng

Bộ phận bảo hành

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức công ty

•

Ban giám đốc

 Là bộ phận có chức năng cao nhất trong hệ thống quản lý bán hàng, không
trực tiếp tham gia vào công việc bán hàng nhưng gián tiếp chịu trách nhiệm
tổ chức và những phương án phát triển của công ty

 Cung cấp vốn lưu động cho công ty
 Điều khiển bộ máy của cả công ty
 Thu nhận báo cáo từ các phòng ban về tình hình kinh doanh của công ty và
đưa ra những quyết định mang tính chiến lược cuối cùng thúc đẩy sự phát
triển của công ty

•

Bộ phận bán hàng

 Là nơi tiếp xúc trực tiếp với khách hàng , tiếp nhận thông tin từ khách
hàng, lưu lại thông tin của từng khách hàng

Phan Thị Tươi- 1321050220

4


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

 Là bộ phận chịu trách nhiệm chính cho việc thu hút khách hàng và mang lại
doanh thu, uy tín cho công ty

 Nhận đơn đặt hàng
 Bái giá các sản phẩm cho khách hàng biết
 Thu nhận thông tin từ thị trường về các sản phẩm có thể tiêu thụ được
 Tư vấn cho khách hàng về từng loại sản phẩm để phù hợp với khách hàng
•

Phòng kế toán

 Theo dõi công nợ đối với khách hàng. Là bộ phận trực tiếp nhập số tiền
theo hóa đơn bán hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

 Lập bảng thanh toán thu chi hàng tháng cho công ty
 Báo cáo tình hình tài chính nên giám đốc
 Lập hóa đơn bán hàng và hợp đồng mua bán
• Bộ phận giao hàng
 Đảm nhận việc giao sản phẩm trực tiếp đến tận tay khách hàng
• Bộ phận bảo hành
 Đảm nhận sửa chữa, thay thế phụ tùng cho khách hàng trong thời gian bảo
hành

 Sửa chữa lưu động tại nhà cho khách hàng
2. Mô tả nghiệp vụ bán hàng của công ty
2.1 Quy trình bán hàng

•

Lập đơn đặt hàng

Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng tại công ty, khách hàng đến các hệ thống bán
hàng của công ty để mua hàng trực tiếp hoặc đặt hàng thông qua giao dịch điện thoại với
nhân viên bán hàng.
Bộ phận bán hàng sẽ làm nhiệm vụ tiếp nhận lời yêu cầu từ phía khách hàng, tư cho
khách hàng những dòng xe điện được ưa chuộng nhất, tốt nhất và phù hợp với yêu cầu
của khách hàng.

Phan Thị Tươi- 1321050220

5


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

Trao đổi với khách hàng về thông tin khách hàng, loại xe muốn mua, giá cả, địa chỉ
nhận hàng, thời gian nhận hàng. Khách hàng sẽ được miễn phí giao hàng trong bán kính
20km, ngoài 20km sẽ tính phí vận chuyển theo bảng giá đã niêm yết của công ty. Từ đó
nhân viên bán hàng sẽ lập đơn đặt hàng.
Ngoài ra, khách hàng có thể mua hàng theo dịch vụ trả góp bằng thẻ tín dụng thuộc
các ngân hàng mà công ty liên kết.

•

Lập hợp đồng mua bán và hóa đơn bán hàng

Đơn đặt hàng sẽ được chuyển qua phòng kế toán để lập hóa đơn bán hàng và làm

hợp đồng mua bán cho khách hàng.

• Lập biên bản giao hàng
 Trường hợp giao xe tận nhà cho khách
Bộ phận giao hàng sẽ cùng với phòng kế toán trực tiếp giao hàng và lập biên bản
giao hàng, thanh toán hóa đơn bán hàng với khách theo đúng thời gian, loại xe, số lượng,
địa chỉ chuyển xe tới đã ghi trong hợp đồng mau bán.

 Trường hợp khách mua hàng trực tiếp tại các hệ thống bán hàng
Phòng kế toán lập biên bản giao hàng và thanh toán hóa đơn trực tiếp với khách
hàng, giao xe đúng loại xe, số lượng theo đúng hợp đồng cho khách hàng

• Thanh toán hóa đơn hàng
Có ba hình thức thanh toán được áp dụng tại công ty

 Trả bằng tiền mặt
 Trả bằng chuyển khoản
Tài khoản tại ngân hàng Vietcombank, số tài khoản 0691007988888, chủ tài khoản:
Phạm Ngọc Nam.

 Trả bằng hình thức trả góp với lãi suất 0%
Khách hàng sẽ làm việc trực tiếp với bên ngân hàng, có thẻ ghi nợ của các ngân
hàng liên kết với công ty. Trong trường hợp này nhân viên bán hàng sẽ tư vấn chi tiết cho
khách hàng.
Sau khi giao hàng cho khách hàng thành công, công ty có trách nhiệm chăm sóc
khách hàng bằng cam kết bảo hành đã được niêm yết trên website của công ty và tại bộ
phận bảo hành.
Phan Thị Tươi- 1321050220

6

QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

2.2 Quy trình nhập hàng
Bộ phận bán hàng tại mỗi đại lý sẽ có nhiệm vụ thống kê tình hình số lượng xe còn
lại, loại xe đã hết, sắp hết, màu xe. Bộ phận bán hàng gửi thông tin lên bộ phận kế toán ,
sau đó bộ phận kế toán sẽ xin chỉ đạo từ ban giám đốc có được nhập hàng đã hết về
không. Nếu ban giám đốc cho phép, phòng kế toán sẽ có trách nhiệm đưa yêu cầu cho
nhà cung cấp sản phẩm để đặt hàng
Khi đã có lượng hàng về, phòng kế toán sẽ lạp phiếu nhập hàng và phân phối tới các
hệ thống bán lẻ của công ty. Đồng thời phòng kế toán sẽ có trách nhiệm giao dịch với nhà
cung cấp, thỏa thuận việc thanh toán với nhà cung cấp.
Đối với hàng mới, nhà cung cấp sẽ giới thiệu sản phẩm với ban giám đốc. Ban giám
đốc sẽ trao đổi với những phòng ban còn lại xem hàng mới có tiêu thụ được không, sức
tiêu thụ thế nào…Từ đó quyết định xem có nhập hay không nhập loại xe đó.
2.3 Báo cáo- thống kê
Theo từng ngày, phòng kế toán sẽ có thống kê về số lượng hàng bán trong ngày, các
khoản thu-chi theo tuần gửi cho ban giám đốc công ty
Bộ phận bán hàng sẽ có báo cáo lượng hàng bán được tại các đại lý bán lẻ vào cuối
ngày cho phòng kế toán
3. Mục tiêu – Yêu cầu cho hệ thống mới
3.1 Đánh giá vê hệ thống hiện hành
Với một doanh nghiệp nhỏ như công ty TNHH Thế giới xe điện việc tổ chức một bộ
máy cồng kềnh là điều không cần thiết. Công ty đã làm được điều này khi sử dụng bộ
máy có tổ chức gọn. Bên cạnh đó hệ thống hiện hành vẫn còn nhiều điểm bất hợp lý
trong công tác tổ chức bộ máy của công ty.

• Điểm bất cập
 Các phòng, bộ phận hoạt động và làm việc không thật sự hợp lý
 Các công đoạn chồng chéo nên nhau
 Nhiệm vụ của các phòng ban không đúng với lý thuyết, cơ cấu của một hệ
thống bán hàng chuyên nghiệp

• Biểu hiện của điểm bất cập

Phan Thị Tươi- 1321050220

7


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

 Phòng kế toán gần như kiêm tất cả các hoạt động từ giao dịch với nhà
cung cấp đến lập đơn đặt hàng, thống kê lượng hàng còn lại tai các đại lý

 Bộ phận bán hàng chỉ có chức năng bán hàng, tư vấn cho khách về các
sản phẩm mà công ty có. Ngoài ra không thể trực tiếp quyết định việc
nhập một sản phẩm mới. Việc này cần bộ phận khác

 Quản lý giấy tờ còn làm thủ công trên giấy bút nên việc tổng hợp và so
sánh tốn nhiều thời gian và không thật sự chính xác.

 Không có kho hàng chung mà hàng được chia lẻ xuống các đại lý, việc
thống kê hàng gây bất lợi cho phòng kế toán vì không thể quản lý hàng
theo phiếu xuất kho.

Trong bộ máy của công ty TNHH Thế giới xe điện còn tồn tại nhiều điểm bất hợp
lý khác khiến cho bộ máy công ty hoạt động không linh động dẫn tới không đem lại hiệu
quả trong công việc, doanh thu tối đa cho công ty.
Chính vì vậy, việc áp dụng công nghệ thông tin để giải quyết khâu quản lý bán hàng
của công ty TNHH Thế giới xe điện là điều hoàn toàn cần thiết giúp cho bộ máy hoạt
động linh hoạt hơn , giảm tải công việc của phòng kế toán và tránh những sai sót không
đáng có.
3.2 Mục tiêu của hệ thống

• Hệ thống bán hàng có nhiệm vụ và chức năng nghiệp vụ về bán hàng.
• Nó hỗ trợ người dùng trong việc quản lý các đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng,
lượng hàng nhập, lượng hàng xuất,

• Góp phần nâng cao hoạt động của công ty, thúc đẩy quá trình buôn bán một
cách chính xác và hiệu quả

• Tạo dựng uy tín , thu hút khách hàng đem lại doanh thu tối đa cho công ty
3.3 Yêu cầu của hệ thống

• Thực hiện tốt các chức năng của hệ thống hiện hành
• Đảm bảo tuân thủ đúng quy cách của hệ thống quản lý bán hàng chuyên nghiệp
• Tốc độ xử lý thông tin nhanh, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và kịp thời
cho nhà quản lý

• Theo dõi chi tiết hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn một cách chính xác nhất
Phan Thị Tươi- 1321050220

8

QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

• Đưa ra những giải pháp hợp lý đối với hoạt động bán hàng để thu được lợi
nhuận tối đa cho toàn công ty

• Hệ thống phải có giao diện thân thiện, quen thuộc, dễ dàng cho ngươi sử dụng
• Phải có chế độ sao lưu và phục hồi nhằm đảm bảo an toàn về mặt dữ liệu cho
công ty

• Được cài đặt trên các máy hiện đại của công ty
3.4 Giải pháp xây dựng hệ thống mới

• Cơ cấu tổ chức
 Ban giám đốc
 Bộ phận bán hàng
 Bộ phận tài chính
 Bộ phận nhập hàng
 Bộ phận kho hàng
 Bộ phận bảo hành
 Bộ phận giao hàng
• Xây dựng chương trình quản lý bán hàng
 Phần cơ sở dữ liệu
 Phần lập trình: có thể sử dụng công cụ như Microsoft Visual Basic, Java,
PHP

 Yêu cầu hệ thống: được cài dặt và phát triển dựa trên hệ điều hành
Windows 7
Hệ thống xây dựng xong có thể đi vào vận hành tại tất cả các máy tính trong công

ty. Đáp ứng các yêu cầu chức năng, công tác nghiệp vụ của công ty và là cơ sở để xây
dựng các ứng dụng sau này.
B. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CHỨC NĂNG
1.Mô hình phân rã chức năng
1.1 Phân rã chức năng
1.1.1 Mô hình chức năng tổng thể
Phan Thị Tươi- 1321050220

9


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

• Mô hình tổng thể

Hệ thống quản lý bán hàng

Quản lý bán hàng

Quản lý tài chính

Quản lý nhập hàng

Quản lý kho hàng

Sơ đồ 2: Mô hình tổng thể

• Mô tả hệ thống

 Quản lý bán hàng : do bộ phận bán hàng và bộ phận giap hàng đảm nhiệm,
Quản ký tất cả các sản phẩm bán ra và các thông tin về khách hàng đồng
thời có vai trò vận chuyển và bàn giao san phẩm tới tận tay khach hàng.

 Quản lý tài chính: do bộ phận tài chính đảm nhiệm với chức năng thu-chi,
quản lý công nợ, Đây là phần quan trọng nhất quyết định đến sự vận hành
của công ty.

 Quản lý nhập hàng: do bộ phận nhập hàng đảm nhiệm. Với công viecj là
gửi đơn đặt hàng đến các nhà sản xuất, trực tiếp theo dõi công việc vận
chuyển và nhận hàng từ nhà cung cấp đến kho hàng của công ty.

 Quản lý kho hàng: do bộ phận kho hàng đảm nhiệm. Với chức năng lưu trữ
hàng hóa, theo dõi nhập-xuất-tồn, lưu chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến
người tiêu dùng thông qua quy trình bán hàng.
1.1.2 Mô hình chức năng quản lý bán hàng

• Mô hình

Phan Thị Tươi- 1321050220

10


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

Quản lý bán hàng

Lập báo cáo bán
Lập đơn đặt hàng

Lập hóa đơn bán
hàng

Cập nhật thông tin
Lập phiếu xuất hàng

Lập phiếu xuất hàng

khách hàng

hàng
Giao hàng

Sơ đồ 3: Mô hính chức năng quản lý bán hàng

• Mô tả chức năng
 Lập đơn đặt hàng: Khi tiếp nhận yêu cầu về sản phẩm từ phía khách
hàng, kiểm tra thấy đủ điều kiện cung cấp sản phẩm cho khách hàng. Bộ
phận khách hàng se lập hóa đơn đặt hàng

 Lập hóa đơn bán hàng: Sau khi đã thương lượng với khách hàng xong.
Đơn đặt hàng đã có, bộ phận bán hàng sẽ lập hóa đơn bán hàng để thanh
toán với khách hàng. Trực tiếm thực hiện hóa đơn thanh toán đối với
khách hàng và sau đó chuyển tới phòng tài chính.

 Lập phiếu xuất hàng: Sau khi xác định trong kho có sản phẩm khách
hàng cần. Bộ phận bán hàng lập phiếu xuất hàng gửi xuống kho để lấy

sản phẩm giao cho khách hàng.

 Cập nhật thông tin khách hàng: Lấy thông tin khách hàng lưu vào kho dữ
liệu, chuyển giao thông tin khách hàng cho bộ phận tài chính.

 Lập báo cáo bán hàng: Báo cáo về tình hình bán hàng trong tháng sẽ
được gửi về ban giám đốc công ty

 Giao hàng : Có nhiệm vụ bàn giao sản phảm đã được yêu cầu đế tay
khách hàng

1.1.3 Mô hình chức năng Quản lý Tài chính

• Mô hình
Phan Thị Tươi- 1321050220

11


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

Quản lý tài chính

Nhận hóa đơn thanh toán

Quản lý thu- chi công nợ

Cân đối hóa đơn

Thống kê

Sơ đồ 4: Mô hình chức năng quản lý tài chính

• Mô tả chức năng
 Nhận hóa đơn thanh toán : Sau khi hàng được gửi đến tay khách hàng bộ
phận bán hàng sẽ gửi lại báo cáo với bộ phận tài chính về hóa đơn thanh
toán của khách hàng.

 Quản lý thu-chi-công nợ: là nhiệm vụ đặc trưng của bộ phận tài chính.
Nó có chức năng quan trọng để đảm bảo hoạt động của công ty.

 Cân đối hóa đơn: là công việc thống kê các khoản đã thu- chi sau dó báo
cáo lên ban giám đốc. Báo cáo cân đối = Hóa đơn bán hàng – hóa đơn
nhập hàng.

 Thống kê: Tổng hợp các khoản thu , tiền thu được từ hóa đơn bán hàng.
Tổng hợp các khản chi để nhập thêm sản phẩm từ nhà cung cấp, trả ương
cho nhân viên cũng như cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình hoạt động
của công ty.
1.1.4 Mô hình chức năng Quản lý Nhập hàng

• Mô hình
Do bộ phận nhập hàng trực tiếp đảm nhận vầ giao dịch với nhà cung cấp sản phẩm
nhằm mục đích có đủ số lượng, màu sắc xe phục vụ cho quá trình buôn bán của công ty.

Phan Thị Tươi- 1321050220

12

QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

Quản lý nhập hàng

Cập nhật yêu cầu

Lập đơn bán hàng

Cập nhật kết quả hóa đơn

Sơ đồ 5: Mô hình chức năng quản lý bán hàng

• Mô tả chức năng
 Cập nhật yêu cầu: là nơi tiếp nhận yêu cầu nhập hàng của bộ phận kho
hàng và của ban giám đốc. Từ đó kiểm tra yêu cầu, liên hệ với nhà cung
cấp để có được thông tin chính xác về sản phẩm cần nhập. Sau đó mới
lập đơn đặt hàng gửi đến cho nhà cung cấp.

 Lập đơn đặt hàng: Sau khi có các thông tin đầy đủ từ nhà cung cấp san
phẩm. Bộ phận nhập hàng sẽ tiến hành lập đơn đặt hàng để mua sản
phẩm.

 Cập nhật kết quả hóa đơn: Là khâu cuối cùng trong quản lý nhập hàng.
Sản phẩm, thông tin, phiếu giao hàng từ nhà cung cấp sẽ được tiếp nhận.
Đồng thời có nhiệm vụ thanh toán hàng với nhà cung cấp
1.1.5 Mô tả chức năng Quản lý Kho hàng

• Mô hình
Do bộ phận kho hàng đảm nhiệm, quản lý việc nhập, xuất hàng, theo dõ hóa đơn
trong kho về nhập- xuất-tồn để thông báo lại với ban giám đốc và cập nhập thông tin tới
bộ phận bán hàng.

Phan Thị Tươi- 1321050220

13


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

Quản lý kho hàng

Lập phiếu xuất kho

Cập nhật thông tin nhập-xuất

Lập phiếu nhập kho

-tồn

Lập báo cáo thống kê

Sơ đồ 6: Mô hình chức năng quản lý kho hàng

• Mô tả chức năng

 Lập phiếu xuất kho: sau khi bộ phận bán hàng đã thương lượng và thống
nhất với khách hàng . Bộ phận bán hàng sẽ lập phiếu xuất hàng gửi tới
kho hàng, yêu cầu xuất hàng.

 Lập phiếu nhập kho: khi có hàng mới về, bộ phận nhập hàng sẽ chuyển
hàng đến khao hàng của công ty. Sau khi tiếp đủ số lượng xe, loại xe,
màu xe, bộ phận kho hàng sẽ lập phiếu nhập kho để chứng nhận rằng đã
nhận đủ số lượng hàng vào kho của công ty

 Báo cáo – thống kê: là việc không thể thiếu, để đảm bảo tình hình bán
hàng trong kho đến ban giám đốc. Qua đó thông tin cho bộ phận bán
hàng về lượng hàng có trong kho để trao đổi buôn bãn với khách hàng.
Thông tin đến bộ phận nhập hàng để báo hàng nào còn, hàng nào hết.
1.2 Mô hình phân rã chức năng
Dự vào chức năng chi tiết của hệ thống đã phân tích ở trên, ta xây dựng mô hình
phân rã chức năng của hệ thống quản lý bán hàng như sau:

Phan Thị Tươi- 1321050220

14


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Quản lý bán hàng

Quản lý nhập hàng

Quản lý tài chính

Quản lý kho hàng

Lập đơn đặt hàng

Nhập hóa đơn thanh toán

Cập nhật yêu cầu

Lập phiếu xuất kho

Lập hóa đơn bán hàng

Quản lý thu-chi công ty

Lập đơn đặt hàng

Lập phiếu nhập kho

Lập phiếu xuất hàng

Cân đối hóa đơn

Cập nhật kết quả hóa đơn

Cập nhật thông tin khách
hàng

Thống kê

xuất-tồn

Lập báo cáo thống kê

Lập báo cáo bán hàng

Giao hàng

Sơ đồ 7: Mô hình phân rã chức năng hoàn thiện

Phan Thị Tươi- 1321050220

Cập nhật thông tin nhập-

15


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

2. Mô hình luồng dữ liệu
2.1 Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh ( mức 0)

Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh cho ta cái nhìn khái quát về hệ thống. Trong
đó có một chức năng duy nhất đó là hệ thống quản lý bán hàng.
Xác nhận các tác nhân đối với hệ thống: tác nhân ngoài của hệ thống là khách hàng,

nhà cung cấp…với các luồng dữ liệu trao đổi giữa hệ thống và các tác nhân ngoài.

Khách hàng

Đơn đặt hàng

Hệ thống quản lý bán hàng

Hóa đơn bán hàng

Ban giám đốc

Nhà cung cấp

Yêu cầu

Thông tin trả lời

Báo cáo

Sơ đồ 8: Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh
2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1)
Miêu tả các chức năng chính cuẩ hệ thống, xác định rõ mối quan hệ của các tác
nhân trọng hệ thống. 4 chức năng cơ bản:

• Quản lý bán hàng
• Quản lý tài chính
Phan Thị Tươi- 1321050220

16

QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

• Quản lý nhập hàng
• Quản lý kho hàng
Trong đó còn xác định thêm kho dữ liệu : khách hàng, hóa đơn khách hàng.
Sơ đồ 9: Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh

Phan Thị Tươi- 1321050220

17


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

Hóa đơn bán
Khách hàng
Thông tin khách hàng

Hóa đơn bán hàng + tiền

Hóa đơn

Tư vấn

Đơn đặt hàng

Xác nhận

Quản lý bán hàng

Quản lý tài chính

Khách
hàng
Thanh toán hóa đơn
Hàng + Hóa đơn bán hàng

Hàng + hóa đơn bán
hàng

T
hô
ng
tin
về
hà

B
á
o
c
á
o

Ph
iế
u
xu
ất
hà
ng

Y
êu
cầ
u

Bá
o
cá
o

Ban giám đốc
B
á
o
c
á
o

Quản lý kho hàng

Xuất-nhập-tồn

Y
êu
cầ
u

Hàng

Bá
o
cá
o

Hó
a
đơ
n
th
an
h
to
án

Quản lý nhập
hàng

Phiếu nhập

Đơn đặt hàng

Hà

ng
+
Hó
a
đơ
Nhà cung cấp

Phan Thị Tươi- 1321050220

Xá
c
nh
ận

18

T
ha
nh
to
án
hó
a


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

2.3 Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (mức 2)

Đối với mỗi chức năng trên ta thành lập mô hình luồng dữ liệu dưới đỉnh định nghĩa
và diễn tả các chức năng đó theo cách sau

• Phân rã chức năng thành nhiều chức năng con
• Thay các chức năng trên bằng các chức năng con thích hợp
• Nghiên cứu các quan hệ của chức năng con từ đó bổ sung các luồng dữ liệu nội
bộ và các kho dữ liệu nội bộ.
2.3.1 Chức năng quản lý bán hàng
Các chức năng chính trong quản lý bán hàng

• 1. Lập đơn đặt hàng
• 2. Lập hóa đơn bán hàng
• 3. Lập phiếu xuất hàng
• 4. Cập nhật thông tin khách hàng
• 5. Giao hàng

Phan Thị Tươi- 1321050220

19


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

1.Lập đơn đặt
hàng

Phiếu yêu cầu

Yêu cầu đã kiểm tra

2. Lập hóa đơn bán
hàng

Trả lời

Hàng + Hóa đơn bán hàng
Khách hàng

Bộ phận tài chính

Thanh toán hóa đơn bán hàng

Yêu cầu
Nhập-Xuất-Tồn

5. Giao hàng

3. Lập phiếu
xuất hàng

Hàng + phiếu xuất kho
Bộ phận kho hàng

Khách hàng

Thống kê về khách hàng

4. Cập nhật thông tin

khách hàng
Thống kê về khách hàng

Phan Thị Tươi- 1321050220

20


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

Sơ đồ 10: Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Phan Thị Tươi- 1321050220

21


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

2.3.2 Chức năng quản lý tài chính
Gồm các chức năng chính

• 1. Nhận hóa đơn thanh toán
• 2. Quản lý thu-chi-công nợ
• 3. Cân đối hóa đơn
• 4. Thống kế

Hóa đơn

Thu-chi-công nợ

Xác nhận

Tiền +

1.Nhận hóa đơn
thanh toán

Thông tin hóa
đơn

2.Quản lý thu-chicông nợ

hđtt

Thông tin xác
nhận

Quản lý bán hàng

Y
êu
cầ
u

Bá

o
cá
o

ttkh
Ban giám đốc

Thông tin

3. Thống kê

B
áo
cá
o
4. Cân đối hóa
đơn

Sơ đồ 11: Mô hình chức năng quản lý tài chính
Phan Thị Tươi- 1321050220

22

Yê
u
cầu


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

Kho dữ liệu gồm có
• Hóa đơn
• Nhập – Xuất – Tồn
2.3.3 Chức năng quản lý nhập hàng
Gồm các chức năng chính

• 1. Cập nhật yêu cầu
• 2. Lập đơn đặt hàng
• 3. Cập nhật kết quả hóa đơn
Ban giám đốc

Yêu cầu
1.Cập nhật yêu
cầu

Yêu cầu đã kiểm tra

2.Lập đơn đặt
hàng

Yêu cầu
Thanh toán HĐ

Bộ phận tài chính

Đ
ơ
n

đặ
t
hà
ng

Bộ phận kho hàng

Y/c thanh toán

Phiếu nhập kho
3. Cập nhật kết
quả hóa đơn
Hàng

Thanh toán
Thông tin TL

Thông tin báo cáo

Hàng + phiếu giao
Hóa đơn
Phan Thị Tươi- 1321050220

23

Nhà cung cấp


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

Sơ đồ 12: Mô hình chức năng quản lý nhập hàng
Kho dữ liệu: Hóa đơn
Các tác nhân

• Nhà cung cấp
• Bộ phận kho hàng
• Bộ phận tài chính
• Ban giám đốc
2.3.4 Chức năng Quản lý kho hàng
Gồm các chức năng chính

• 1. Lập phiếu xuất kho
• 2. Lập phiếu nhập kho
• 3. Cập nhật thong tin Nhập – Xuất – Tồn
• 4. Lập báo cáo thống kê
Kho dữ liệu

• Phiếu xuất hàng
• Phiếu nhập hàng
• Nhập – Xuất – Tồn

Phan Thị Tươi- 1321050220

24


QUẢN LÝ BÁN HÀNG

GVHD DƯƠNG THỊ HIỀN THANH

Phiễu xuất kho

Phiếu nhập kho

1.Lập phiếu
xuất kho
Y/
c+
phi
ếu
xu
ất
hà
ng
Quản lý bán hàng

2.Lập phiếu
nhập kho

Hà
ng
+p
hiế
u
xuâ
t
kh

Th
ôn
g
tin
nh
ập

Phiếu nhập
Quản lý nhập
hàng

Thông tin xuất

Báo cáo

4.Lập báo
cáo thống
kê

Thông tin

3.Cập nhật thông tin
Nhập-Xuất- Tồn

Nhập-Xuất-Tồn

Ban giám đốc

Y
ê

u
c
ầ
u

Báo cáo thống kế

Sơ đồ 13: Mô hình chức năng quản lý kho hàng
Phan Thị Tươi- 1321050220

25

Hà
ng
+
Phi
ếu
nhậ
p