Báo cáo tốt nghiệp :QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG LẺ ( LCL) TẠI CẢNG CÁT LÁI

CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VẬN TẢI GIAO NHẬN LIÊN HỢP
QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY.
Từ khi áp dụng các chính sách mở cửa, xuất – nhập khẩu đã trở thành nhân tố
quan trọng và là nguồn động lực chủ yếu cho sự tăng trưởngkinh tế của đất nước.
Đó là tiền đề, là thời cơ thuận lợi cho Việt Nam nói chung, và các doanh nghiệp nói
riêng có những bước đầu phát triển ngành dịch vụ vận tải - giao nhận hàng hóa xuất
nhập khẩu.
Nắm bắt được cơ hội đó, năm 2005 Công Ty TNHH Vận Tải Giao Nhận Liên
Hợp đã được thành lập dưới sự cho phép của Ủy Ban Nhân Dân TP.Hồ Chí Minh
và Sở Kế Hoạch Đầu Tư TP.Hồ Chí Minh, cùng giấy chứng nhận kinh doanh số:
4102049397
Thông tin công ty:
 Tên tiếng việt : Công Ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Liên Hợp.
 Tên giao dịch quốc tế: Union Transportation Logistics Co., LTD.
 Trụ sở chính: Lầu 3, Tòa Nhà Golden Lotus, 121-123 Bạch Đằng, P. 2, Q.
Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh ( TP.HCM )
 Người đại diện hợp pháp : Ông Phan Văn Quảng
 Điện thoại : +84 08 3991 2070
 Fax
: +84 08 3991 2071
 Email:
 Website:
 Mã số thuế: 0304958450
 Vốn điều lệ:1.500.000.000 (một tỷ năm trăm triệu đồng )
1.1.

CHỨC NẲNG, NHIỆM VỤ VÀ PHẠM VI HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG
TY.
1.2.1. Chức năng:
1.2.

Công ty Liên Hợp chuyên cung cấp các dịch vụ sau:
 Cung cấp giá cước tốt và cạnh tranh cho khách hàng.
 Dịch vụ khai thuê Hải quan hàng hóa xuất nhập khẩu.
 Nhận ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa.
 Đóng gói bao bì, kiện gỗ bảo vệ hàng hóa.
 Vận chuyển hàng lẻ (LCL), hàng nguyên container (FCL) nội địa, quốc tế
bằng đường biển và đường hàng không.


Dịch vụ giao nhận tận nơi, cho thuê kho bãi.
Gửi hàng mẫu, hàng triển lãm bằng đường hàng không hoặc đường biển.
Nhiệm vụ.
Công ty hoạt động kinh doanh theo phạm vi đã được đăng kí trên giấy phép
kinh doanh. Sử dụng nguồn vốn đúng chức năng, quyền hạn được quy
định.
 Tự chịu trách nhiệm trước pháp luật từ những hoạt động thương mại, dịch vụ
của mình.
 Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch kinh doanh phù hợp với nhiệm vụ
nhà nước giao và nhu cầu thị trường.
 Đầu tư phát triển công ty cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, từ đó tạo được thế
mạnh cho công ty để có đủ sức cạnh tranh trên thị trường.
 Hoàn thành kế hoạch kinh doanh, giao nộp thuế cho nhà nước đầy đủ, đúng
thời hạn.
 Không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh. Công ty luôn chủ động nắm bắt
kịp thời diễn biến của thị trường nhằm đưa ra mục tiêu kinh doanh có hiệu
quả. Căn cứ vào biến động của thị trường trong từng giai đoạn, từng năm
để đưa ra kế hoạch hoạt động của công ty sao cho có lợi nhất.
 Khai thác tối đa hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật hiện có để mở rộng kinh
doanh. Tăng cường công tác quản lý tài chính, tạo mối quan hệ tốt đẹp,

bền vững với các khách hàng trong nước và ngoài nước nhằm thu được lợi
nhuận tối đa và luôn tìm kiếm các biện pháp thích hợp để giảm chi phí.
 Luôn xây dựng lòng tin, đảm bảo uy tín tốt nhất đối với khách hàng đồng
thời từng bước nâng cao chất lượng dịch vụ của mình. Bên cạnh đó, công
ty cũng luôn tìm kiếm, mở rộng thêm những nguồn khách hàng mới. Chú
trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các khâu quản trị tài chính
GIÁM ĐỐC
kế toán.
1.3. CƠ CẤU HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY.
1.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty.


1.2.2.


PHÓ
GIÁM ĐỐC

PHÒNG
KINH DOANH

PHÒNG
KHAI THÁC

PHÒNG
GIAO NHẬN

BỘ PHẬN
XUẤT KHẨU

BỘ PHẬN
NHẬP KHẨU

BỘ PHẬN
KẾ TOÁN

PHÒNG
QUẢN TRỊ

BỘ PHẬN
HÀNH CHÍNH


1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban.

Giám đốc:

Là người đứng đầu và trực tiếp chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp
luật về mọi hoạt động của công ty.

Duyệt các kế hoạch, các phương án và chiến lược kinh doanh của công ty
trong thời gian ngắn hạn và dài hạn.

Ký kết hợp đồng kinh tế

Thực hiện công tác đối ngoại

Đưa ra các chỉ tiêu và theo dõi, giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu đó của
các phòng ban để có biện pháp xử lý thích hợp.


Giải quyết các kiến nghị của các trưởng phòng và Phó Giám Đốc

Lãnh đạo, quản lý nhân viên các phòng ban, Giám đốc có thẩm quyền
tuyển dụng và sa thải nhân viên.

Ra quyết định và kiểm tra các số liệu về thu, chi trong công ty.

Quy hoạch đào tạo bố trí, đề bạt, khen thưởng và kỉ luật cán bộ thuộc thẩm
quyền
Phó giám đốc:

Lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính ngắn hạn

Điều hành kế hoạch kinh doanh

Giải quyết những vấn đề phát sinh trong kinh doanh


Thực hiện công tác kiểm toán thường xuyên và định kì nhằm phát hiện kịp
thời các tồn tại, sai lệch của công tác kế toán và có biện pháp điều chỉnh

Thay mặt Giám Đốc điều hành toàn bộ công ty khi Giám Đốc đi công tác

Xử lý các vi phạm của nhân viên đến mức tạm đình chỉ công tác, trừ các
cán bộ trưởng phòng

Cùng Giám Đốc tổ chức quản lý hợp lý bộ máy của công ty.
Phòng kinh doanh:

Thương thảo ký kết hợp đồng với khách hàng, kết hợp báo giá gửi cho

khách hàng

Kiểm tra, cập nhật thông tin để kịp thời cung cấp cho khách hàng, phát
triển hệ thống khách hàng ngày một rộng lớn hơn và không ngừng nghiên
cứu tìm hiểu nhu cầu của khách hàng và từ đó có những hướng phục vụ
khách hàng tốt hơn và phù hợp với phương châm làm việc của công ty

Tìm kiếm thông tin hãng tàu cung cấp giá cước tốt nhất cho mỗi tuyến
dịch vụ, book tàu, nhận “Booking Note” từ hãng tàu
Phòng khai thác:

Bộ phận hàng xuất chuẩn bị các chứng từ có liên quan đến việc xuất khẩu
hàng hóa như:
 Gửi lệnh cấp container rỗng hay Booking Note của hãng tàu, làm
House B/L gửi cho khách hàng
 Làm chi tiết B/L gửi cho hãng tàu để phát hành Master B/L
 Chuẩn bị các chứng từ khác như: Hợp đồng ngoại thương, Invoice,
Packing list, các giấy phép liên quan cho phòng giao nhận có điều kiện
thuận lợi tiến hành làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa
 Bộ phận hàng nhập :
 Nhận các chứng từ từ khách hàng hay đại lý ở nước ngoài và chuẩn bị
các chứng từ cần thiết.
 kiểm tra thông tin về bộ chứng từ như : hợp đồng ngoại thương ( sale
contract), hóa đơn thương mại ( Invoice), phiếu đóng gói (packing
list),..
 Lên tờ khai hải quan điện tử, tờ khai trị giá tính thuế hàng hóa nhập
khẩu cung cấp cho phòng giao nhận nhằm tiến hành làm các thủ tục
nhận hàng, giao cho khách hàng.
 Theo dỏi tiến trình làm thủ tục hải quan từ phòng giao nhận, là bộ phận
chịu trách nhiệm trực tiếp, và giải quyết các phát sinh về hàng hóa nếu

hàng hóa nhập khẩu đó bị hư hại ( thiếu hàng, hàng đổ, vở, rách,…)
 Giải quyết những vướn mắt, tranh chấp xãy ra với khách hàng liên
quan đến thủ tục, quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu( nếu có)



Hoàn trả chứng từ cho khách hàng, và sao lưu các chứng từ có liên
quan để theo dõi, và quản lý.
 Báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh giao nhận cho cấp trên vào
mổi cuối tháng.
Phòng giao nhận:

Chịu trách nhiệm tiến hành làm thủ tục Hải quan để giao nhận hàng hóa
xuất nhập khẩu đúng theo hợp đồng, đồng thời đảm bảo cho việc giao
nhận hàng diễn ra theo đúng thời gian, đúng tiến trình như đã ký kết với
khách hàng.

Bộ phận giao nhận phải thường xuyên báo cáo tình hình thực hiện lô hàng
cho bộ phận chứng từ cũng như ban Giám Đốc Công Ty nhằm cung cấp
thông tin chính xác cho khách hàng khi cần, kịp thời xử lý các tình huống
không mong muốn có thể xảy ra.
Phòng quản trị:
Phòng quản trị sẽ quản lý trực tiếp bộ phận kế toán và bộ phận hành chính:

Bộ phận kế toán giúp Giám Đốc quản lý các hoạt động tài chính - kế toán
của công ty như:

Kiểm tra giám sát các hoạt động tài chính, hiệu quả hoạt động kinh
doanh và tài sản của công ty


Thực hiện các nghiệp vụ phát sinh trong công tác kế toán tài chính
(phát hành các chứng từ , phiếu thu chi… thanh toán với khách
hàng, quyết toán tài chính với cơ quan thuế )

Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh tình hình luân chuyển và sử
dụng tài sản, vật tư tiền vốn và kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh của công ty

Lập các báo cáo định kì và quyết toán với các cơ quan chức năng

Lập kế hoạch, tính toán và phát lương, thưởng cho công nhân viên
 Bộ phận hành chính

Giúp Giám Đốc quản lý nhân sự theo quy chế nhân sự của công ty,
xây dựng và duy trì việc thực hiện tốt các quy định, nội quy đã đề ra

Quản lý hồ sơ lao động, tổ chức tuyển nhân viên nhằm đáp ứng cho
hoạt động của công ty được diễn ra tốt đẹp

Quản lý giờ giấc, chấm công, nghỉ phép của nhân viên

Giám sát việc thực hiện nội quy, quy định của công ty, xử lý những
trường hợp vi phạm theo Quy Chế Công Ty

Quản lý tài sản dùng trong công tác quản lý của công ty.
1.4. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY :
1.4.1. Cơ cấu mặt hàng và cơ cấu dịch vụ :
Bảng 1.1 : Cơ cấu mặt hàng Xuất nhập khẩu :


Sản phẩm
Hàng dệt
may
Linh
kiện,phụ
tùng
Vải các loại
Giấy các
loại
Tổng

2011
Doanh
Tỉ lệ
thu
367.739
20,35

Đơn vị tính :1000 đồng, Tỉ lệ : %
2012
2013
Doanh
Tỉ lệ
Doanh
Tỉ lệ
thu
thu
350.630
17,16

380.096
17.56

252.322

13,96

270.020

13,21

300.972

13,91

739.230
447.712

40,91
24,78

800.050
366.315

39,15
17,93

986.274
496.711

45,58
22,95

1.807.01
5

100

2.043.57
7

100

2.164.05
3

100

Nguồn : Phòng kế toán tổng hợp
Biểu đồ 1.1. Biểu đồ cơ cấu mặt hàng qua các năm :

Nhận xét :
 Cơ cấu mặt hàng Xuất nhập khẩu của công ty chủ yếu là Vải các loại
chiếm tỉ trọng lớn nhất với tỉ lệ 40.91%, 39.15%, 45.58% lần lượt qua các
năm 2011, 2012, 2013.
 Mặt hàng Linh kiện, phụ tùng chiếm tỉ trọng nhỏ nhất là 13.96%, 13.21%,
13,91 % lần lượt qua các năm 2011, 2012, 2013.
 Mặt hàng Hàng dệt may chiếm tỉ trọng là 20.35%, 17.16%, 17.56% lần
lượt qua các năm 2011, 2012, 2013.
 Mặt hàng Giấy các loại chiếm tỉ trọng là 24.78%, 17.93%, 22.95% lần

lượt qua các năm 2011, 2012, 2013.
Bảng 1.2 : Cơ cấu dịch vụ :
Đơn vị tính :1000 đồng, Tỉ lệ : %
Dịch vụ
2011
2012
2013
Doanh
Tỉ lệ
Doanh
Tỉ lệ
Doanh
Tỉ lệ
thu
thu
thu


FCL và
LCL
Đường
không
VT Liên
Hợp
Door to
Door
Tổng

1.050.97
0

278.145

58,16

66,39

15,12

1.356.80
7
306.496

64,70

15

1.400.21
5
402.136

203.967

11,29

189.573

9,28

103.108

4,76

278.933

15,44

190.701

9,33

258.594

11,95

1.807.01
5

100

18,58

2.043.57
100
2.164.05
100
7
3
Nguồn : Phòng kế toán tổng hợp
Biểu đồ 1.2. Biểu đồ cơ cấu dịch vụ qua các năm

Nhận xét :
 Cơ cấu Dịch vụ Xuất nhập khẩu của công ty chủ yếu là FCL và LCL chiếm tỉ
trọng lớn nhất với tỉ lệ 58.16%, 66.39%, 64.70%, lần lượt qua các năm 2011,
2012, 2013.
 Dịch vụ Vận tải Liên Hợp chiếm tỉ trọng nhỏ nhất là 11.29%, 9.28%, 4.76%
lần lượt qua các năm 2011, 2012, 2013.
 Dịch vụ hàng không chiếm tỉ trọng là 15.12%, 15%, 18.58% lần lượt qua các
năm 2011, 2012, 2013.
 Door to door chiếm tỉ trọng là 15.44%, 9.33%, 11.95% lần lượt qua các năm
2011, 2012, 2013.
1.4.2. Cơ cấu thị trường :
Bảng 1.3 : Cơ cấu thị trường :
Đơn vị tính :1000 đồng, Tỉ lệ : %
Thị trường
2011
2012
2013
Doanh
Tỉ lệ
Doanh
Tỉ lệ
Doanh
Tỉ lệ
thu
thu
thu
Trung Quốc
970.683 53,72 1.016.87 49,76 1.103.27 50,98
5
7

Đài Loan
597.214 33,05 601.572 29,44 507.126
23,43
Singapore
116.215
6,43
103.217
5,05
233.431
10,79


Khác
(Nhật,Úc,Hà
n Quốc)
Tổng

122.903

6,80

1.807.01
5

100

321.913

15,75

302.219

14,8

2.043.57
100
2.164.05
100
7
3
Nguồn : Phòng kế toán tổng hợp
Biểu đồ 1.3. Biểu đồ Cơ cấu thị trường qua các năm

Nhận xét :
 Thị trường Xuất nhập khẩu của công ty chủ yếu là Trung Quốc chiếm tỉ
trọng lớn nhất với tỉ lệ 53.72%, 49.76%, 50.98%, lần lượt qua các năm 2011,
2012, 2013.
 Thị trường Singapore chiếm tỉ trọng nhỏ nhất là 6.43%, 5.05%, 10.79% lần
lượt qua các năm 2011, 2012, 2013.
 Thị trường Đài Loan chiếm tỉ trọng là 33.05%, 29.44%, 23.43% lần lượt qua
các năm 2011, 2012, 2013.
 Thị trường khác (Nhật, Úc, Hàn Quốc) chiếm tỉ trọng là 6.80%, 15.75%,
14.8% lần lượt qua các năm 2011, 2012, 2013.
1.4.3. Kết quả kinh doanh :
Bảng 1.4. Kết quả hoạt đông kinh doanh :
Đơn vị tính :1000 đồng, Tỉ lệ : %
Năm
Doanh thu
Lợi nhuận sau thuế
2011

1.807.015
694.075
2012
2.043.577
695.189
2013
2.164.053
779.686
Nguồn : Phòng kế toán tổng hợp
Biểu đồ 1.4. Biểu đồ kết quả kinh doanh :


Nhận xét :
 Doanh thu của công ty tăng qua các năm nhưng không mạnh và có phần
chững lại,cụ thể :
 Từ năm 2011 đến 2012 : tăng 236.562.000 đồng.
 Từ năm 2012 đến 2013 : tăng 120.476.000 đồng.
 Lợi nhuận sau thuế của công ty tăng qua các năm nhưng không mạnh, từ
năm 2011 đến 2012 có phần ngang nhau mà không tăng, cụ thể :
 Từ năm 2012 đến 2013 : tăng 1.144.000 đồng.
 Từ năm 2012 đến 2013 : tăng 84.497.000 đồng.
Nguyên nhân :
 Từ năm 2011 đến 2012 Doanh thu có tăng nhưng Lợi nhuận sau thuế
không tăng đáng kể là do phát sinh chi phí nhìu về : đi lại, ăn uống, bồi
dưỡng … làm thất thu một khoản tiền.
 Doanh thu tăng đều do công ty đã quen dần, và bắt đầu kinh doanh và
quản lý hiệu quả hơn, bên cạnh đó do sự thay đổi từ các chính sách mở
cửa hội nhập, và các chế dộ ưu đãi của Nhà Nước đã đẩy mạnh quá trình
xuất, nhập khẩu trong nước. Do đó hoạt động dịch vụ của công ty phát
triển mạnh, do đẩy mạnh chi phí đầu tư về mọi mặt, nên ngày càng có

nhiều khách hàng tiềm năng hơn, và đem lại nguồn doanh thu lớn cho
công ty.


CHƯƠNG 2 :
QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG LẺ ( LCL) TẠI CẢNG CÁT LÁI CỦA
CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI LIÊN HỢP
Công ty TNHH Giao nhận Vận tải Liên Hợp ( gọi tắt là Công ty Liên Hợp )
là một công ty giao nhận hoạt động chủ yếu với hình thức đại lý và ủy thác có uy
tín. Với lô hàng thiết bị công nghiệp nhập khẩu của Công ty Cổ phần giải pháp Nam
Việt (gọi tắt là Công ty Nam Việt). Công ty Liên Hợp được Công ty Nam Việt ủy
thác để tiến hành nhập khẩu lô hàng. Công ty Nam Việt là khách hàng quen của
Công ty Liên Hợp, do tác phong làm việc của Công ty Liên Hợp tốt được thể hiện
trong việc thực hiện giao nhận thành công nhiều lô hàng xuất nhập khẩu của công ty
Nam Việt. Chính vì vậy Công ty Nam Việt đã giao trách nhiệm nhập khẩu lô hàng
này cho Công ty Liên Hợp. Theo đó, Công ty Nam Việt là công ty đi thuê dịch vụ,
công ty Liên Hợp đảm nhận thực hiện dịch vụ này để được hưởng phí dịch vụ. Sự
hợp tác này được thể hiện trên cơ sở hợp đồng ngoại thương giữa NAM VIET
TECHNOLOGY SOLUTION JSC và KUNSHAN Q-TECH AIR SYSTEM
TECHNOLOGIES LTD.
Người nhập khẩu: NAM VIET TECHNOLOGY SOLUTION JSC
519B Kha Van Can Street, Hiep Binh Chanh Ward, Thu Duc Dist,Ho Chi Minh
City.
Tel : +84 – 8 – 6272 7447

Fax : +84 – 8 – 6283 5986

Người xuất khẩu: KUNSHAN Q-TECH AIR SYSTEM TECHNOLOGIES LTD.
No. 89, San Xiang Road, Kunshan Economic & Sales Technology Development
Zone 215300

Tel : +86 512 57638441

Fax : +86 512 57638442

Hợp đồng nhập khẩu: 1401NV-Q ngày 14/03/2014.
Lô hàng có nội dung sau :
 Tên hàng :
 Máy nén khí trục vít dùng trong công nghiệp, không có bình chứa,

Model: QGF11, main motor: 11kw, power: 380- 3pha-50Hz
 Máy nén khí trục vít dùng trong công nghiệp, không có bình chứa,

Model: QGF22-7Bar, main motor: 22kw, power: 380-3pha-50Hz


 Máy sấy dùng trong công nghiệp, không có bình chứa,

Model: QPNC80-7Bar, flow rate: 3.1 m3/min
 Máy sấy dùng trong công nghiệp, không có bình chứa,

Model: QPNC145-7Bar, flow rate: 5.3 m3/min
 Bộ lộc thô dùng trong công nghiệp,
Model: CSNT70, flow rate: 2.4 m3/min
 Bộ lọc tinh dùng trong công nghiệp
Model: CPNT70, flow rate: 2.4 m3/min
 Bộ lọc thô dùng trong công nghiệp
Model: CSNT130, flow rate:.4.1 m3/min
 Bộ lọc tinh dùng trong công nghiệp
Model: CPNT130, flow rate:.4.1 m3/min
 Cảng xếp hàng : Shanghai

 Cảng dỡ hàng : Cát Lái
 Vận đơn số : MBL:CCFSHA1409236
HBL: HY1404162WL
Lô hàng được nhập khẩu theo giá EXW Kunshan. Người đứng tên trên chứng từ
nhận hàng là Công ty Nam Việt đã ủy thác cho Công ty Liên Hợp nên nhân viên
giao nhận của Công ty Liên Hợp có trách nhiệm lên tờ khai và lấy các chứng từ cần
thiết để nhập khẩu lô hàng. Sau đó các chứng từ này sẽ được Giám Đốc Công ty
Nam Việt xem xét ký tên và đóng dấu.
Hình 2.1: Sơ đồ quy trình nhập khẩu hàng lẻ ( LCL) cho Công ty Nam Việt tại
Chi cục Hải quan cảng Cát Lái do Công ty Liên Hợp đảm nhận :


Công ty Liên Hợp

Ký kết

Công ty Nam Việt

Hợp đồng
Tiếp nhận Hồ sơ từ khách hàng
Nộp thuế
Kiểm tra Hồ sơ
Đăng ký mở tờ khai
Lập Bộ chứng từ
Kiểm hóa
Lên từ khai Hải quan điện tử
Phòng khai thác /Bộ phận Nhập khẩu
Đóng lệ phí và rút tờ khai
Lấy lệnh D/O
In phiếu xuất kho

Làm thủ tục thông quan
Thanh lý kho
Quyết toán tiền cho công ty
Thanh lý cổng
Giải quyết khiếu nại ( nếu có )
Giao hàng cho khách hàng



Hình 2.2: Sơ đồ mối quan hệ giữa các bên
HÃNG TÀU

HÃNG TÀU

CHINA COAST FREIGHT

CHINA COAST FREIGHT

FORWARDERShan
ghai higher

HQ

HQ

XK

NK

C

F
S

C
F
S

Đ/L ỦY QUYỀN
KHAI MINH

FORWARDER
UNION

NGƯỜI XK

NGƯỜI NK

Kunshan Q-Tech

NAM VIỆT

2.1. Ký kết hợp đồng :

Việc tìm kiếm hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu do phòng
kinh doanh (Sales) đảm trách. Đội ngũ nhân viên Sales của công ty tìm hiểu, khai
thác khách hàng đang có nhu cầu làm thủ tục khai thuê hải quan, giao nhận hàng
hóa xuất nhập khẩu... Họ liên hệ với khách hàng, tìm hiểu khách hàng sau đó chào
giá dịch vụ cho khách hàng. Nhân viên sales đã giải đáp những thắc mắc của
khách hàng như: Nghiệp vụ công ty có thể làm, giá cước, quy trình thủ tục hải
quan,và các chứng từ liên quan … Lần này, Liên Hợp đàm phán thành công và ký

kết hợp đồng dịch vụ với công ty Nam Việt. Trên danh nghĩa của công ty Nam
Việt, Công ty Liên Hợp sẽ làm tất cả các thủ thục tại Chi cục Hải quan Cát Lái, để
nhận và giao hàng về kho Công ty Nam Việt.
Sau đó sẽ chuyển toàn bộ Hồ sơ cho Phòng Nhập khẩu tiếp nhận và thực hiện.
2.2. Tiếp nhận Hồ sơ từ khách hàng :








Sau khi hợp đồng dịch vụ được ký kết, doanh nghiệp nhập khẩu sẽ gửi trực
tiếp bằng fax và email các chứng từ có liên quan cho công ty Liên Hợp, bộ phận
hàng nhập ở phòng khai thác sẽ nhận và kiểm tra các chứng từ liên quan.Trong
trường hợp bộ hồ sơ thiếu hoặc sai sót, nhân viên phụ trách sẽ liên hệ ngay với
doanh nghiệp nhập khẩu nhằm sửa chữa, bổ sung bộ hồ sơ trong thời gian sớm
nhất có thể. Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc làm hàng và hạn chế tối đa
chi phí cũng như rủi ro phát sinh.
Lần này, công ty Liên Hợp nhận làm dịch vụ nhập hàng cho Công ty CP giải
pháp kỷ thuật Nam Việt và được cung cấp các chứng từ như sau:
Hợp đồng thương mại ( 01 bản sao )
Hóa đơn thương mại (01 bản chính và 01 bản sao y )
Phiếu đóng gói ( 01 bản chính va 01 bản sao y )
Vận tải đơn ( B/L) ( 01 bản sao )
Giấy giới thiệu ( 01 tờ )
2.3. Kiểm tra Hồ sơ :
Sau khi nhận bộ chứng từ đầy đủ từ phía khách hàng nhân viên giao nhận
của Công ty Liên Hợp phụ trách lô hàng này có trách nhiệm kiểm tra bộ chứng

từ trước khi lên tờ khai làm thủ tục Hải quan. Tất cả chứng từ phải khớp với
nhau, đặc biệt là với hợp đồng. Vì vậy, nhân viên giao nhận phải kiểm tra thật tỉ
mĩ các chứng từ về tính chính xác, đồng nhất và hợp lệ, giúp công ty tiết kiệm
thời gian cũng như chi phí. Nếu trong quá trình kiểm tra thấy có sai sót nhân
viên giao nhận phải báo ngay cho khách hàng để kịp thời điều chỉnh, nhằm giải
quyết nhanh chóng các thủ tục cho lô hàng.
 Kiểm tra hợp đồng ngoại thương :

Kiểm tra tên người xuất khẩu, người nhập khẩu, số và ngày hợp đồng,
tên hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, trị giá, ngoại tệ thanh toán,
điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, thời hạn giao hàng, thời hạn
thanh toán : Tất cả đều đúng .
 Kiểm tra hóa đơn thương mại :
Kiểm tra số và ngày hóa đơn, các chi tiết: tên hàng hóa, số lượng hàng
hóa, đơn giá, trị giá, đơn vị tính bắt buộc giống trên hợp đồng : Tất cả
đều đúng.
 Kiểm tra Packing list :
Kiểm tra tên người nhận hàng, người gửi hàng, phải giống tên người nhận
hàng trên hóa đơn – invoice, đơn vị tính, số lượng carton, trọng lượng
tịnh, trọng lượng cả bì, quy cách đóng gói, loại bao bì : Tất cả đều đúng.


 Kiểm tra vận đơn đường biển :

Kiểm tra tên người nhận hàng, người gửi hàng, tên tàu, cảng bốc, cảng
dỡ, tên hàng, số lượng, trọng lượng tịnh, số khối, số kiện, ngày bốc hàng
lên tàu, ngày tàu đi, ngày tàu đến, kiểm tra số cont, số seal : Tất cả đều
đúng
2.4. Lập Bộ chứng từ :
Bộ hồ sơ để làm thủ tục hải quan phải sắp xếp theo thứ tự bao gồm:

 Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu HQ/2002-NK (02 bản chính)
 Phụ lục tờ khai (02 bản)
 Tờ khai trị giá tính thuế nhập khẩu theo mẫu HQ/2003-TGTT (02 bản

chính)
 Hợp đồng ngoại thương (01 bản sao y có đóng dấu của doanh nghiêp)
 Hóa đơn thương mại ( 01 bản chính )
 Phiếu đóng gói (01 bản chính )
 Vận đơn đường biển (01 bản sao y của doanh nghiệp hoặc sao y của hảng
tàu cấp D/O)
2.5. Lên từ khai Hải quan điện tử :
Bộ chứng từ hàng lẻ ( LCL - Less Than Container Load ) của Công ty CP
giải pháp kỷ thuật Nam Việt được sử dụng để minh hoạ nghiệp vụ khai báo
hải quan điện tử dưới đây:
2.5.1.
Đăng nhập hệ thống :

Khi bắt đầu chạy chương trình bạn phải thực hiện chức năng đăng
nhập(LOGIN), hãy nhập mật khẩu để truy nhập chương trình.
2.5.2.
Nhập tờ khai Nhập khẩu mới :
Nhập tờ khai nhập khẩu mới bạn thực hiện theo các bước sau đây:
 Vào menu của chương trình và chọn chức năng: “Tờ khai xuất nhập
khẩu/Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu” như hình ảnh sau đây :




Khi đó màn hình xuất hiện chức năng nhập tờ khai nhập khẩu mới và ta
tiến hành nhập dữ liệu sẽ được như sau :

Tiêu thức 1: Người xuất khẩu.
 Tên công ty : Kunshan Q-Tech Air System Technologies Ltd.

Địa chỉ: 89 San Xiang Road Kunshan Economic and Technical
Development Zone, Kushan,, 215300, China
Tiêu thức 2: Người nhập khẩu.
 Tên công ty : Công ty CP giải pháp Kỹ Thuật Nam Việt


Địa chỉ: 519B Kha Vạn Cân, KP 8, P. Hiệp Bình Chánh, Q. Thủ Đức,
HCM

Sdt: 08-6272 7447 - Số Fax : 08-6283 5986
Tiêu thức 3: Người ủy thác, mã số.
 Trong trường hợp này không ghi vì công ty CP Giair Pháp Nam Việt
nhập khẩu trực tiếp từ công ty Kunshan Q-Tech Air System
Technologies Ltd.
Tiêu thức 4: Đại lý làm thủ tục hải quan.
 Trường hợp này không ghi vì nhân viên công ty Liên Hợp chỉ làm thủ
tục dưới danh nghĩa nhân viên của Côn ty Nam Việt.
Tiêu thức 5: Loại hình.
 Công ty nhập khẩu để kinh doanh thương mại nên ghi chữ “NKD01–
Nhập kinh doanh”
Tiêu thức số 6: Giấy phép ( nếu có )
 Lô hàng này không có giấy phép .
Tiêu thức 7: Hợp đồng
 Hợp đồng số : 1402NV-Q
 Ngày: 01/03/2014
Tiêu thức 8: Hóa đơn thương mại

 Hóa đơn số : KS14024
 Ngày : 21/03/2014
Tiêu thức 9: Phương tiện vận tải
 Sẽ tự động hiện thị tương ứng với nội dung trong vận đơn
Tiêu thức 10: Vận tải đơn: bấm nút “” để nhập vận đơn cho tờ khai



Điền đầy đủ các thông tin sau :
 Loại vận đơn
 Số vận đơn
 Tên Người nhận hàng
 Cảng dỡ hàng
 Ngày vận đơn
 Nơi phát hành
 Tên PTVT
 Loại PTVT
 Cảng xếp hàng
 Tên Người giao hàng
 Địa điểm giao hàng
 Tổng số kiện
 Ngày xếp hàng
 Loại kiện
Tiêu thức 11: Nước xuất khẩu
 Sẽ tự động hiện thị tương ứng với nội dung trong vận đơn
Tiêu thức 12: Cảng địa điểm xếp hàng
 Sẽ tự động hiện thị tương ứng với nội dung trong vận đơn
Tiêu thức 13: Cảng địa điểm dỡ hàng

Sẽ tự động hiện thị tương ứng với nội dung trong vận đơn
Tiêu thức 14: Điều kiện giao hàng.
 Sẽ tự động hiện thị tương ứng với nội dung trong vận đơn
Tiêu thức 15 : Đồng tiền thanh toán :
 Đola My với tỷ giá tính thuế tương ứng
Tiêu thức 16 : Phương thức thanh toán :
 TT
2.5.3.
Nhập danh sách mặt hàng xuất khẩu: chọn TAB “danh sách hàng
tờ khai”:


Tiến hành nhập danh sách nguyên phụ liệu muốn nhập khẩu:

Nhập mã hàng và ấn phím Tab, nội dung dòng hàng sẽ hiện thị tương
ứng với mã hàng.
 Nhập các tiêu chí: “ Xuất xứ “, “ Thuế Suất NK ”, “ VAT (%) “
 Nhấn “ Ghi “ để lưu lại.
2.5.4.
Chọn TAB “Chứng từ kèm theo”:
Nhập các chứng từ kèm theo: tờ khai trị giá PP1, Vận tải đơn, Hợp đồng, Hóa đơn
thương mại .



Ta lần kích vào các chứng từ kèm theo để đính kèm :
 Vận tải đơn :



Hợp đồng :




Hóa đơn thương mại :




Tờ khai trị giá PP1 :



Kết quả :


2.5.5.




Gửi tờ khai tới Hải quan :
Nhấn vào nút “Khai báo “chương trình sẽ gửi tờ khai của bạn đến Hải
quan.

Sau khi tiến hành truyền dữ liệu, tờ khai hải quan điện tử có số tiếp
nhận và số tờ khai. Tờ khai được chấp nhận thông quan và có kết quả
phân luồng :

Khi nhận được thông báo : Chấp nhận thông quan thì có thể in tờ khai
bằng cách chọn nút “In TK” để in Tờ khai Hải quan điện tử.
2.6. Lấy lệnh D/O :


Khi nhận được giấy thông báo hàng đến, nhân viên giao nhận mang theo:
 Giấy giới thiệu ( 01 tờ)
 Giấy thông báo hàng đến.
Đến Khai Minh Global Co.,Ltd để nhận lệnh giao hàng ( Deliverry Order – D/O).
Tại đây nhân viên giao nhận sẽ đóng các phí sau :
+ TERMINAL HANDING CHARE: USD 5.00/CBM INCLUCED VAT: 10%
(23.10)
+ D/O FEE: USD 15.00/CBM INCLUCED VAT: 10% ( 27.50USD)
+ CFS CHARE: USD 15.00/CBM INCLUCED VAT: 10% (69.30USD)
+CONTAINER IMBALANE CHARE:USD3.00/CBM INCLUCED VAT: 10%
(13.86)
Sau khi đóng phí và hoàn tất xong các thủ tục, nhân viên hảng tàu sẽ giao
cho nhân viên giao nhận 04 lệnh giao hàng. Khi đã nhận được D/O nhân viên
giao nhận sẽ kiểm tra lại chi tiết trên D/O và B/L để kịp chỉnh sửa nếu thông tin
bị sai.