Quản lý và giải quyết văn bản đi

I. VĂN BẢN ĐI
Khái niệm văn bản đi:
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gổm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể bản sao văn bản, văn
bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức soạn thảo để gửi đến các cơ
quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến chức năng,
nhiệm vụ của mình.
Văn bản đi bao gồm:
- Văn bản Quy phạm pháp luật: Luật, các văn bản quy phạm dưới Luật
như Nghị định, Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định, Thông tư.
- Văn bản hành chính thông thường: Điều lệ, Thông báo, Báo cáo, Kế
hoạch, Chương trình, Công văn, Tờ trình,…
- Văn bản chuyên ngành: Chứng từ thu – chi, báo cáo tài chính, báo cáo
thuế, các bản vẽ xây dựng,…
- Các loại bản sao văn bản: sao y, sao lục, trích sao.
Ngoài ra còn có Thư công dó người lãnh đạo cơ quan viết gửi đến các
đối tượng liên quan cũng nhằm góp phần vào việc giải quyết công việc chung
của cơ quan
2. Nguyên tắc giải quyết văn bản:
Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong quá
trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy, việc tổ chức
quản lý chúng phải đảm bảo nguyên tắc sau:
• Một là, nguyên tắc tập trung, thống nhất
- Tất cả các văn bản đi do đơn vị, cá nhân soạn thảo trước khi phát hành
phải tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục, đơn vị, cá nhân soạn
thảo không được tự ý phát hành văn bản. Cũng như vậy, tất cả văn bản
đến cơ quan dù bất kì từ nguồn nào cũng phải tập trung tại Văn thư cơ
quan để làm thủ tục cần thiết trước khi trình lãnh đạo và phân phối đến
các đơn vị.
- Nguyên tắc này được đặt ra nhằm đảm bảo cho việc quản lý văn bản đi,
đến thống nhất, đồng bộ, tránh phân tán, lẫn lộn; giúp Văn thư cơ quan

theo dõi, thống kê, quản lý văn bản được nhanh chóng thuận lợi, đảm bảo
cho việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư được
thông suốt.
• Hai là, nguyên tắc chính xác, kịp thời
- Văn bản phải được gửi đúng cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền giải
quyết trong thời gian sớm nhất, văn bản có nội dung liên quan đến nhiệm
vụ của cơ quan nào phải được chuyến đến đúng cơ quan đó.
- Nguyên tắc này được đặt ra nhằm đảm bảo cho văn bản phát huy được
hiệu lực và hiệu quả thi hành.
• Ba là, nguyên tắc chặt chẽ, tiết kiệm và theo đúng quy trình do nhà
nước quy định.
- Nguyên tắc này được đặt ra nhằm đảm bảo cho quá trình tổ chức quản lý,
giải quyết văn bản không bị phân tán, lẫn lộn, đảm bảo an toàn, tránh thất
1.


lạc, mất mát; tiết kiệm thời gian, công sức, tiền bạc; tạo được sự thống
nhất, đồng bộ trong việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ, phục vụ tốt
cho công tác thanh tra, kiểm tra.
3. Quy trình quản lý văn bản đi
3.1. Kiểm tra thể thức, hình thức, kĩ thuật trình bày văn bản
− Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính là người chịu trách nhiệm
kiểm tra hình thức, thể thức, kĩ thuật soạn thảo văn bản.
− Nội dung kiểm tra: văn thư cơ quan có nhiệm vụ xem văn bản đó có đảm bảo
các yếu tố về thể thức hay không? Kỹ thuật, hình thức trình bày văn bản có
đúng tiêu chuẩn mà Nhà nước quy định. Những văn bản không đảm bảo về
thể thức, kỹ thuật, hình thức trình bày không đẹp, không đúng quy định nhất
định phải sửa lại trước khi chuyển giao.
− Kết quả kiểm tra: Cán bộ chuyên môn khi hoàn thiện dự thảo văn bản sẽ gửi
cho thủ trưởng đơn vị duyệt nội dung nếu đúng sẽ ký nháy gửi cho Chánh văn

phòng hoặc Trưởng phòng hành chính duyệt thể thức còn nếu sai sẽ chuyển
về cho cán bộ chuyên môn hoàn thiện lại. Những văn bản đảm bảo thể thức,
hình thức kỹ thuật trình bày, Chánh văn phòng/ Trưởng phòng Hành chính
hoặc người được giao trách nhiệm phải ký tắt vào phần sau của nội dung văn
bản (sao dòng Lưu: VT,…)
3.2. Trình ký văn bản
3.2.1. Trình ký
− Việc trình ký văn bản có thể do người phụ trách văn phòng (phòng Hành
chính) hoặc do cán bộ chuyên viên soạn thảo văn bản thực hiện hiện nhưng
nhất thiết phải thông qua bộ phận Hành chính để theo dõi, kiểm tra, quản lý.
Đối với những văn bản có nội dung đơn giản, văn thư cơ quan có thể giúp đơn
vị, cá nhân soạn thảo trình người có thẩm quyền ký.
− Khi trình ký văn bản thường gặp 02 trường hợp sau đây:
Trường hợp 1: Đối với những văn bản có nội dung đơn giản như
các loại Quyết định cá biệt,công văn Thông báo,… thì chỉ cần trình bản
thảo của văn bản đã đuuợc kiểm tra về mặt nội dung và hình thức để
người có thẩm quyền ký chính thức.
Trường hợp 2: Đối với những văn bản quan trọng (các văn bản
Quy phạm Pháp luật, các Đề án công tác, Quy định, Quy chế…), khi trình
ký phải trình tất cả các văn bản kí kết liên quan (hồ sơ soạn thảo văn bản)
để người ký văn bản xem xét lại toàn bộ quá trình soạn thảo văn bản đó.
 Trước khi trình ký, văn bản phải được kiểm tra kỹ về mặt hình thức, nội dung.
Đồng thời phải có chữ ký tắt của người phụ trách đơn vị soan thảo và của văn
phòng/phòng hành chính hoặc người được giao trách nhiệm. Nếu trình ký một
lúc nhiều văn bản thì nên sắp xếp văn bản theo một trật tự hợp lý, đưa vào kẹp
trình ký và nên trình vào một thời điểm nhất định trong ngày.
3.2.2. Ký
3.2.2.1. Tác dụng của chữ ký:
Thông thường những người có thẩm quyền ký văn bản là người đứng đầu
trong cơ quan, tổ chức đơn vị, là người có trách nhiệm trước những nội dung

mà văn bản đã ban hành. Mọi văn bản do cơ quan ban hành nhất thiết có chữ
ký của người có thẩm quyền.
Chữ ký trong văn bản thể hiện quyền uy và nghĩa vụ của người ký, đồng
thời thể hiện tính pháp lý, mức độ tin cậy của văn bản. Người ký văn bản là
người trục tiếp chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước pháp luật.
3.2.2.2. Quy định về ký văn bản: Theo 2 chế độ
 Theo chế độ thủ trưởng (như Quốc hội, HĐND, UBND): quy định người
đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của cơ quan,
tổ chức ban hành đối với những văn bản quan trọng. Còn đối với những văn
bản không quan trọng người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó có thể giao cho
cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc lĩnh vực phân công phụ
trách. Trong những trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có
tổ chức có thể ủy quyền cho một cán bộ phục trách dưới mình ký thừa ủy
quyền (TUQ), việc giao ký thừa ủy quyền phải thể hiện bằng văn bản và giới
hạn trong một thời gian nhất định. Hoặc có thể giao cho Chánh Văn phòng,
Trưởng phòng Hành chính ký thừa lệnh (TL.), việc giao ký thừa lệnh phải
được thể hiện rõ trong quy chế hoạt động và quy chế công tác văn thư của cơ
quan, tổ chức.
 Theo chế độ tập thể (được áp dụng đối với các Bộ, các công ty, xí nghiệp…)
đối với những vấn đề quan trọng mà theo quy định của pháp luật hoặc Quy
chế/Điều lệ của tổ chức cần đưa ra thảo luận lấy ý kiến đóng góp của tập thể
và quyết định theo đa số, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập
thể ký các loại văn bản của cơ quan, tổ chức. Hoặc có thể giao cho cấp phó
của tổ chức đó ký thay người đứng đầu cơ quan tổ chức theo ủy quyền của
người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực chuyên môn phụ trách. Đối
với những vấn đề khác, việc ký văn bản được thực hiện giống cơ quan hoạt
động theo chế độ thủ trưởng.
 Khi ký văn bản tuyệt đối không được ký bằng bút chì và bút có mực màu đỏ

3.3. Ghi số và ngày tháng, đăng ký văn bản
3.3.1. Ghi số văn bản
− Số văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Mỗi
văn bản được ghi một số thứ tự riêng theo hệ thống số Ả Rập, bắt đầu từ số 01
vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Ghi số và ghi
ngày tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại trừ bất kỳ văn
bản nào.
− Việc ghi số của văn bản nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc đăng ký, quản
lý, thống kê, tra tìm, đòng thời tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện các hoạt
động nghiệp khác trong công tác văn thư và lưu trữ. Cách ghi số văn bản
được thực hiện như sau:
a) Văn bản Quy phạm pháp luật, được ghi một hệ thống số riêng
Ví dụ:
Số: 01/2015/NĐ-CP
Số: 02/2015/NĐ-CP
Số: 03/2015/NĐ-CP

Số: 01/2015/TT-BNV
Số: 02/2015/TT-BNV
Số: 03/2015/TT-BNV

Số: 01/2015/QĐ-UBND
Số: 02/2015/QĐ-UBND
Số: 03/2015/QĐ-UBND


b)

Quyết định (cá biệt), Quy định, Quy chế, Hướng dẫn ghi một hệ thống số
riêng: vì theo quy định thì bản lưu các văn bản này có thời hạn bảo quản

vĩnh viễn.Việc ghi số riêng cho các loại văn bản nhằm mục đích hình thành
lập tập lưu riêng tập lưu riêng để quản lý, thống kê và giao nộp vào lưu trữ
lịch sử được thuận lợi.
Ví dụ:

Số: 01/2015/QĐ-UBND
Số: 02/2015/QĐ-UBND
Số: 03/2015/QĐ-UBND
………………………...
Số: n/2015/QĐ-UBND
c)
−

Số: 01/QĐ-SNV
Số: 02/QĐ-SNV
Số: 03/QĐ-SNV
………………..
Số: n/QĐ-SNV

Số: 01/2015/TT-BNV
Số: 02/2015/TT-BNV
Số: 03/2015/TT-BNV
……………………..
Số: n/2015/TT-BNV

Văn bản hành chính thông thường:
Nếu cơ quan ban hành trên 2000 văn bản/01 năm, số văn bản được ghi
riêng cho từng loại: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm văn
bản được nhanh chóng, chính xác, đồng thời tạo điều kiện tốt cho công tác
lưu trữ nhưng lại khó áp dụng đối với những văn bản có số lượng ít

Ví dụ:
Số: 01/KH-UBND
Số: 02/KH-UBND
Số: 03/KH-UBND
Số: 04/KH-UBND
Số: 05/KH-UBND
…………………..

Số: 01/BC-UBND
Số: 02/BC-UBND
Số: 03/BC-UBND
Số: 04/BC-UBND

Số: 01/TB-UBND
Số: 02/TB-UBND
Số: 03/TB-UBND
Số: 04/TB-UBND

Đối với những cơ quan ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản/01 năm,
số văn bản thường được ghi theo nhóm.

−

Ví dụ:
Số: 01/KH-UBND
Số: 02/BC-UBND
Số: 03/TB-UBND
Số: 04/TTr-UBND
…………………..
−

Số: 01/UBND-VX
Số: 02/UBND-KT
Số: 03/UBND-NC
Số: 04/UBND-VX

Đối với những cơ quan ban hành dưới 500 văn bản/năm, số văn bản được
ghi chung cho các loại: Cách đánh số này tạo tính liên tục cho hệ thống số
của văn bản, tuy nhiên nó lại gây khó khăn cho công tác quản lý và tra
tìm, nhất là trong tường hơp sắp xếp các bản lưu theo tên gọi của chúng.
Ví dụ: Số: 01/TB-UBND
Số: 02/BC-UBND
Số: 03/KH-UBND
Số: 04/TTr-UBND


Số: 05/QĐ-UBND
Bản sao các loại văn bản được ghi số riêng:
Ví dụ: Số: 01/SY-VP
Số: 02/SL-VP
Số: 03/TS-VP
e) Bản sao của cá tổ chức do cơ quan thành lập được sử dụng con dấu của cơ
quan đẻ giao dịch (Hội đồng tuyển dụng CCVC,Hội đồng tuyển sinh…)
được ghi số riêng.
f) Ghi số văn bản phải đảm bảo đúng trình tự công việc, việc nào giải quyết
trước, văn bản của việc được ghi số trước.
g) Trường hợp ghi sót số, có thể chèn các ký tự a, b, c những phải hạn chế tối
đa tình trạng này
3.3.2. Ghi ngày tháng của văn bản
− Ngày tháng của văn bản là ngày văn bản được ký chính thức, là ngày văn bản

có hiệu lực. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các
số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những ngày dưới 10,
tháng dưới 3 phải thêm số ‘’0’’ phía trước.
− Ngày tháng của văn bản là một trong những yếu tố quan trọng giúp của cơ
quan quản lý và tra tìm, nghiên cứu, sử dụng văn bản được thuận lợi.
Ví dụ: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009
d)

Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng
một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ
13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau
địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới
Quốc hiệu.
3.3.3. Đăng kí văn bản đi
− Đăng ký văn bản đi là việc ghi chép, cập nhật các thông tin của văn bản như
số, ký hiệu, tác giả văn bản, tên loại và trích yếu nội dung… vào sổ hoặc cơ
sở dữ liệu trên máy tính để quản lý và tra tìm. Đây là công việc bắt buộc
phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan
vì việc làm này giúp cơ quan quản lý văn bản đi được chặt chẽ; tra tì và
thống kê văn bản được thực hiện tiện.
− Hiện nay việc đăng ký văn ản đi thường áp dụng hai phương pháp, đó là đăng ký
bằng sổ và đăng ký bằng phần mềm trên máy tính. Trong tài liệu này chúng tôi
chỉ đề cập việc đăng ký văn bản bằng Sổ (phương pháp truyền thống)
− Lập sổ đăng ký văn bản đi
a) Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản trong một
năm thì chỉ nên lập 2 loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường)
+ Sổ đăng ký văn bản mật đi.
b) Đối với những cơ quan tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản

trong một năm có thể lập các loại sổ sau:
−


Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật và quyết định (cá biệt), chỉ
thị (cá biệt).
+ Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn
loại thường.
+ Sổ đăng ký văn bản mật đi.
c) Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản trong một
năm thì lập ít nhất các loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá
biệt), chỉ thị (cá biệt).
+ Sổ đăng ký văn bản hành chính ghi tên loại khác.
+ Sổ đăng ký công văn loại thường.
+ Sổ đăng ký văn bản mật đi.
 Lưu ý: Khi lập sổ đăng kí văn bản Mật phải căn cứ vào số lượng văn bản
Mật của cơ quan ban hành hằng năm. Nếu văn bản Mật có số lượng ít thì
không nhất thiết phải lập sổ riêng.
3.4. Nhân bản, đóng dấu
3.4.1. Yêu cầu của việc nhân bản văn bản
Việc nhân bản phải đảm bảo các yêu cầu nhanh chóng, chính xác, đúng số
lượng; tuyệt đối giữ bí mật thông tin trong văn bản
3.4.2. Phương pháp đóng dấu văn bản
Các cơ quan được sử dụng con dấu nhắm khẳng định giá trị pháp lý, hiệu
lực thi hành của văn bản trong việc thực hiện các thủ tục hành chính giữa các
cơ quan, các tổ chức và công dân.
• Đóng dấu cơ quan
− Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp
lệ, tức là chữ ký của Thủ trưởng hoặc được người Thủ trưởng uỷ quyền

lý ( cấp phó ký thay –KT, hoặc cấp dưới ký thừa lệnh – TL tuỳ theo nội
dung và tính chất quan trọng của văn bản). Tuyệt đối không được đóng
dấu vào giấy trắng.
+

−

•

Dấu đóng vào văn bản phải ghỉ rõ ràng, đúng mẫu mực theo dấu quy
định chung của nhà nước. Dấu chỉ được đóng trùm lên 1/3 bên trái chữ
ký

Đóng dấu treo: Dấu treo là dấu được đóng vào góc trên, bên trái tên cơ
quan ban hành hoặc tiêu đề văn bản nhằm đảm bảo tính chân thực và tính
pháp lý của văn bản đến. Dấu treo được đóng trong các trường hợp sau:
−

Các văn bản quy phạm pháp luật, các Đề án, Chương trình, Kế
hoạch, Báo cáo đang trong giai đoạn dự thảo trình ra hội nghị hoặc gửi
các cơ quan để lấy ý kiến đóng góp, sửa đổi, bổ sung. Trong trường hợp
này thủ trưởng cơ quan không ký vào văn bản đó mà đóng dấu treo để
đảm bảo tính chân thật. Kèm theo văn bản dự thảo là công văn đề nghị
hoặc hướng dẫn góp ý.

−

Một số tổ chức do cơ quan thành lập để thực hiện một nhiệm vụ
thường xuyên hoặc không thường xuyên nhưng khong có con dâu riêng

như Hội đồng khoa học, Hội đồng thi đua khen thưởng, Hội đồng tuyển
sinh… khi cần có thể dùng con dấu của cơ quan để đóng treo vào văn
bản, không đóng vào chữ ký.
−
•

•

Một số trường hợp như các loại Biên bản, các phụ lục của văn bản
cũng có thể đóng dấu treo.

Đóng dấu giáp lai: Dấu giáp lai là đóng vào khoảng giữa mép phải của văn
bản hoặc phụ lục văn bản nhằm ngăn ngừa việc đánh tráo, thay đổi, làm
thất lạc các trang văn bản. Mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ.
− Dấu của cơ quan được dùng để đóng giáp lai đối với những văn bản có
nội dung quan trọng nhưu các bản kê khai, thông kê số liệu hoặc các văn
bản thể hiện sự cam kết của các bên để đề phòng việc thất lạc; các loại
biên bản, các phụ lục kèm theo các văn bản khác, nếu có từ 02 trang trở
lên.
 Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai trong văn bản do người soạn thảo văn
bản đề xuất, người ký văn bản quyết định.
Đóng dấu lên phụ lục kèm theo bản chính

Việc đóng dấu lên phụ lục của văn bản do người ký văn bản quyết định,
dấu đóng lên trang đầu, trùm một phần, bên trái tên cơ quan, tổ chức hoặc tên
phụ lục.
•

Đóng dấu Mật, Khẩn

Trong trường hợp văn bản ban hành là văn bản Khẩn hoặc văn bản Mật
thì phải đóng dấu chỉ mức độ Khẩn, Mật, Dấu Khẩn, Mật được trình bày dưới
số và ký hiệu của văn bản. Trường hợp văn bản vừa mang mức độ Mật vừa
mang mức độ Khẩn thì dấu Mật được trình bày trên dấu Khẩn.
•

Đóng dấu chức danh, dấu họ và tên

Đối với những văn bản được mẫu hoá (không ghi rõ chức danh người
ký) ta phải đóng dấu chức danh và dấu họ tên người ký văn bản.
3.5. Làm thủ tục, chuyển giao và theo dõi việc chuyển giao văn bản đi
3.5.1. Làm thủ tục phát hành văn bản
3.5.1.1. Lựa chọn và trình bày bì đựng văn bản
− Văn bản của cơ quan trước khi chuyển đi cho các dối tượng có liên quan

−

đều
phải để trong bị cẩn thận nhằm tránh thất lạc và lộ thông tin. Phong bì gửi văn
bản phải làm bằng giấy bền, dai ngoài không nhìn rõ chữ bên trong.
Bì văn bản nên dược in sẵn, hình chữ nhật, kích thước tối thiểu đối với các
loại bì được quy định như sau:
+

Loại 307 x 220mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy
A4 được cho vào bì ở dạng nguyên khổ giấy.

+

Loại 220 x 158mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy
A4 được cho vào bị ở dạng gấp 02 phần bằng nhau.

+

Loại 220 x 109mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy
A4 được cho vào bị ở dạng gấp 03 phần bằng nhau.


+
−

Loại 158 x 115mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy
A4 được cho vào bị ở dạng gấp 4 phần bằng nhau.

Ngoài bì phải ghi rõ ràng và chính xác tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan hay
người nhận, số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản (nếu có) để chuyển nhanh
chóng, chính xác đến người nhận, tránh mọi sự nhầm lẫn có thể xảy ra.
Mẫu bì được minh hoạ như sau
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)
ĐC: Số xxx – Phố…Quận…….(2)
(8)
ĐT: ……….Fax…….(3)
E-Mail:……………..Website:………(4)
Số:…………….(5)

Kính gửi: ………………………………(6)
……………………………………(7)

Hướng dẫn trình bày và viết bì

(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản:
(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (Ghi rõ số nhà, tên đường phố, tên
phố phường, quận, huyện, thị xã, thị trấn tỉnh thành… nếu cần).
(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cầu)
(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có)
(5): Ghi số, ký hiệu của các văn bản có trong phong bì.
(6): Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản.
(7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản
(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có).
−

Đối với những văn bản có dấu hiệu “Khẩn”, tương ứng như trong văn bản, vị
trí đóng dấu ký hiệu này ở dưới chổ ghi số và ký hiệu văn bản bằng mực đỏ.
Ví dụ:
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)
ĐC: Số xxx – Phố…Quận…….(2)
(8)
ĐT: ……….Fax…….(3)
E-Mail:……………..Website:………(4)
Số:…………….(5)


Khẩn

Kính gửi: ………………………………(6)
……………………………………(7)



Đối với những văn bản “Mật” khi chuyển giao phải làm bì riêng. Giấy làm

bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấy nội dung văn
bản bên trong, hồ dán phải dính, khó bóc.
Khi chuyển giao văn bản Mật, phải làm 2 bì:
+

+

Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu văn bản, tên người nhận văn bản,
đóng dấu chỉ mức độ Mật. Nếu văn bản gửi đích danh người có
trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu: “ Chỉ người có tên mới được
bóc bì”.
Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường nhưng phải đóng dấu chỉ ký
hiệu mức đọ Mật dưới số ký hiệu của văn bản.
A; Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tuyệt Mật
B: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tối Mật
C: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Mật

Ví dụ: Bìa trong
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)
(8)

ĐC: SỐ

Phố

Quận

(2)

ĐT:………. Fax……..(3)

Số:…………………(5)
MẬT
Kính gửi:………………………………………………….(6)


TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)
(8)

ĐC: Số……- Phố…. Quận…..(2)
ĐT:……….Fax:…………(3)
Email:……………… Website……………(4)
Số:……………………………(5)
C

Kính gửi:………………..6)
……………………………(7)

3.5.1.2. Vào bì và dán bì:
Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để
vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong. Khi vào bì,
dán bì cần tránh làm nhàu văn bản, không để hồ sơ dán vào văn bản; hồ phải
dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn. Hồ dán bì phải có độ
kết đinh cao, khó bóc.
3.5.2. Chuyển phát văn bản đi
3.5.2.1. Nguyên tắc chung
− Tất cả những văn bản do cơ

quan là ra được gửi tới các đối tượng có liên quan
phải thực hiện một nguyên tắc chung là: chính xác, đúng đối tượng và kịp
thời. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển giao

không bị nhầm lẫn, chậm trễ, gây ách tắc trong xử lý, giải quyết công việc,
làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành.
− Để nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa,
người có thẩm quyền ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc
và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của
từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao gửi văn bản. Căn cứ vào quyết
………………………..(1)…………....
định của người ký văn bản
vào các đối tượng liên quan lập danh sách để tranh
……………………….(2)…………….
tình trạng bỏ sót các đơn vị hoặc cá nhân phải gửi văn bản.
3.5.2.2.
Nội dung của việc chuyển phát văn bản
a) Chuyển phát trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan.
− Tùy theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị,
cá nhân trong nội bộ cơ quan và cách thức tổ chức chuyển giao, các cơ
quan quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sỏ đăng ký văn bản đi để làm
sổ chuyển giao.
BẢN
ĐI giao trong nội bộ
− Những cơ quan,SỔ
tổ CHUYỂN
chức có sốGIAO
lượng VĂN
văn bản
chuyển
nhiều và việc chuyển giao vănNăm:…..(3)
bản tập trung thực biện tại bộ phận văn thư
thì cần lập sổ chuyểnTừgiao
riêng. đến

Mẫu
hồ sơ như sau:
ngày…./…
ngày…/….(4).
• Tờ bìa
Từ số:……..đến số”……..(5)



•

Phần đăng ký bên trong:

Ngày
chuyển
1

Số, ký hiệu
Văn bản
2

Nơi nhận văn
bản
3

Ký hiệu

Ghi chú

4

5

Cách ghi các cột trong sổ:
Cột số 1: Ghi ngày tháng năm chuyển văn bản. Ngày dưới 10, tháng dưới
2 phải thêm sổ 0 phía trước.
Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn bản.
Cột số 3: Ghi tên cơ quan, cá nhân, tổ chức nhận văn bản.
Cột số 4: chữ ký người trực tiếp nhận văn bản.
Cột số 5: Ghi những điều cần thiết khác như: Số lượng bản, số lượng bì…
+ Đối với những cơ quan có số lượng văn bản ít thì có thể sử dụng
sổ Đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản. Mẫu sổ chỉ cần thêm cột
Ký nhận vào sau cột số 5.
Số ký
Hiệu
văn
bản

Ngày
tháng
văn
bản

Tên loại
Nơi
và trích
Người nhận
yếu nội
ký
văn

dung
bản
văn bản

1

2

3

4

5

Ký
nhận
6

Đơn
vị,
người
nhận
văn
bản
7

Số
lượng
văn
bản

Ghi
chú

8

9

Khi chuyển giao văn bản, các đơn vị, cá nhân phải ký nhận vào sổ để giúp
văn thư cơ quan theo dõi việc chuyển giao văn bản được thuận lợi. tránh tình
trạng mất mát, thất lạc tài liệu.
Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Tất cả các văn bản đi của cơ quan, tổ chức khi chuyển giao trực tiếp đến
cho cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ chuyển giao văn
bản. Mẫu sổ chuyển giao giống mẫu sổ chuyển giao văn bản nội bộ cơ quan.
c) Chuyển phát văn bản qua bưu điện
Tất cả các văn bản đi được chuyển phát qua đường bưu điện đều phải lập
hồ sơ chuyển giao. Mẫu sổ như sau:
b)


•

Tờ bìa:
…………………………………(1)……………
……………………………….(2)………………

SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN
Năm:…..(3)
Từ ngày:…./….. đến ngày…./…..(4)

Từ số:….. đến số……(5)

•

Phần đăng ký bên trong:

Ngày
chuyển

Số, ký hiệu
văn bản

Nơi nhận
văn bản

1

2

3

Ký hiệu và
Số
dấu bưu
lượng bì
điện
4
5

Ghi chú

6

Hướng dẫn cách ghi các cột:
Cột 1: ghi rõ ngày tháng chuyển văn bản.
Cột 2: Ghi số, ký hiệu văn bản (hoặc ghi phiếu chuyển phiếu gửi)
Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản.
Cột 4: Ghi số lượng bì văn bản.
Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản và dấu của
bưu điện.
Cột 6: Ghi các dấu hiệu thông tin khác ngoài các yếu tố đã ghi ở 5 cột
trên.
d) Chuyển phát văn bản qua máy Fax qua mạng:
Trong trường hợp cần được chuyển qua mạng nhưng sau đó phải gửi bản
chính của văn bản cho cơ quan nhận văn bản. Việc chuyển văn bản bằng máy
Fax hoặc qua mạng cũng được tiến hành đúng các thủ tục như chuyển giao
các văn bản khác.


Trong một trường hợp giao nhận văn bản Mật giữa những người dự thảo,
văn thư, nhân viên bưu điện,,, người có trách nhiệm giải quyết, người giữ, bảo
quản,,, đều phải vào sổ ký nhận của bên giao, bên nhận.
3.6.
Lưu và tổ chức sử dụng, khai thác các văn bản lưu
3.6.1. Số lượng các bản lưu văn bản của cơ quan:
Mỗi một văn bản do cơ quan ban hành để phục vụ hoạt động quản lý, điều
hành, phải lưu lại ít nhất hai bản, một bản gốc và một bản chính. Bản gốc văn
bản là bản hoàn chỉnh về nội dung thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức
ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Bản gốc lưu tại
Văn thư cơ quan, tổ chức phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được

cơ quan, tổ chức ban hành, bản chính lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị, cá
nhân soạn thảo
3.6.2. Cách sắp xếp bản lưu
- Văn bản được đánh số riêng theo từng loại thì được sắp xếp theo từng
loại
Ví dụ:
Tập lưu Quyết định của UBND tỉnh Quảng Nam quý I/2015
Tập lưu Quyết định của UBND tỉnh Quảng Nam quý II/2015
Tập lưu Quyết định của UBND tỉnh Quảng Nam quý III/2015
Tập lưu Quyết định của UBND tỉnh Quảng Nam quý IV/2015
Nếu tài liệu nhiều có thể chia theo tháng

1.
2.
3.
4.
-

Ví dụ:
Tập lưu Quyết định của UBND tỉnh Quảng Nam tháng 1/2015
Tập lưu Quyết định của UBND tỉnh Quảng Nam tháng 2/2015
Tập lưu Quyết định của UBND tỉnh Quảng Nam tháng 3/2015
Tập lưu Quyết định của UBND tỉnh Quảng Nam tháng 4/2015
- Đối với các tài liệu khác, có thể lập thành các tập như sau:
1. Tập lưu Báo cáo của UBND quận Ngũ Hành Sơn năm 2015
2. Tập lưu Thông báo của UBND quận Ngũ Hành Sơn năm 2015
3. Tập lưu Kế hoạch của UBND quận Ngũ Hành Sơn năm 2015
4. Tập lưu Tờ trình của UBND quận Ngũ Hành Sơn năm 2015
- Văn bản được đánh số theo từng nhóm thì sắp xếp riêng theo nhóm.
Ví dụ:

1.
2.
3.
4.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Tập lưu Quyết định, của UBND xã Quế Phú năm 2015
Tập lưu Công văn của UBND quận Sơn Trà quý I/2015
Tập lưu Công văn của UBND quận Sơn Trà quý II/2015
Tập lưu Công văn của UBND quận Sơn Trà quý III/2015
Tập lưu Công văn của UBND quận Sơn Trà quý IV/2015
Tập lưu các văn bản khác của UBND quận Sơn Trà quý I/2015
Tập lưu Công văn của UBND quận Sơn Trà quý II/2015
Tập lưu Công văn của UBND quận Sơn Trà quý III/2015
Tập lưu Công văn của UBND quận Sơn Trà quý IV/2015


-

Trường hợp số văn bản được ghi chung cho các loại, các văn bản lưu
được sắp xếp theo trình tự ban hành của chúng

Ví dụ:

Tập lưu văn bản đi của Phòng Nội vụ huyện Quế Sơn năm 2015
Tập lưu văn bản đi quý I/2015 của Nội vụ huyện Quế Sơn
Tập lưu văn bản đi quý II/2015 của Nội vụ huyện Quế Sơn
Tập lưu văn bản đi quý III/2015 của Nội vụ huyện Quế Sơn
Tập lưu văn bản đi quý IV/2015 của Nội vụ huyện Quế Sơn
Các bản lưu văn bản là những sản phẩm do cơ quan trực tiếp làm ra, bộ
phận văn thư cơ quan có nhiệm vụ bảo quản an toàn cho các bản lưu này để
phục vụ yêu cầu hoạt động tra cứu của cơ quan khi cần thiết. Các cơ quan cần
trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ các bản lưu này.
1.
2.
3.
4.
5.


1.

Lưu đồ mô tả văn bản đi


2.

Mô tả chi tiết công việc:

Người thực
hiện
Cán bộ

chuyên
môn

Nội dung công việc
- Dự thảo văn bản.
- Trường hợp cần thiết thì chuyển dự thảo văn bản xin ý kiến đóng
góp, tiếp thu và hoàn thiện dự thảo;
- Chuyển dự thảo văn bản đã hoàn thiện cho lãnh đạo đơn vị xem
xét;
- Chỉnh sửa dự thảo văn bản;
- In và trình lãnh đạo đơn vị;
- Chuyển văn bản giấy cho văn thư cơ quan
* Đối với văn bản điện tử: Đăng ký văn bản đi trong PHẦN MỀM


Người thực
hiện

Nội dung công việc
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, chuyển văn thư cơ quan.
- Lưu văn bản đi: 01 bản chính (Bản chính văn bản là bản hoàn
chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban
hành, bản chính lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị, cá nhân soạn
thảo)

Lãnh đạo
đơn vị

Trưởng đơn vị:
- Kiểm tra nội dung văn bản;

- Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển cho:
+ Phó trưởng đơn vị (trường hợp uỷ quyền cho phó trưởng đơn vị
chỉ đạo giải quyết);
+ CBCCVC chuyên môn soạn thảo văn bản.
- Chuyển pháp chế cơ quan/văn phòng để kiểm tra pháp chế, hình
thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
- Tiếp thu ý kiến và chỉ đạo CBCCVC chuyên môn chỉnh sửa dự
thảo;
- Ký nháy về nội dung (đối với văn bản giấy), Kí tắt về nội dung
(đối với văn bản điện tử): Kí vào dòng cuối cùng của dòng Nội dung
(sau dấu “./.”)

Chánh văn
Chánh văn phòng (hoặc văn thư cơ quan được uỷ quyền) kiểm tra
phòng/Trư thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký, chuyển ý kiến
ởng phòng cho nơi gửi và lãnh đạo cơ quan.
HC
- Kí nháy về thể thức (đối với văn bản giấy), Kí tắt về thể thức (đối
với văn bản điện tử): Kí vào dòng sau cùng cùa nơi nhận (Lưu:VT,…)
Lãnh đạo
cơ quan

Trường hợp cấp phó của người đứng đầu được giao phụ trách
lĩnh vực chỉ đạo giải quyết:
- Kiểm tra văn bản (cả nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật
trình bày);
- Trường hợp không chấp thuận thì cho ý kiến và chuyển lại cho
trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết để chỉ đạo bổ sung, sửa
đổi;
- Trường hợp chấp thuận thì cho ý kiến đồng ý và chuyển cho:

+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức (để báo cáo);
+ Trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết (để biết và chỉ đạo cán
bộ chuyên môn);


Người thực
hiện

Nội dung công việc
+ Chánh văn phòng (để biết).
- Ký ban hành:
+
+

Chữ ký tươi đối với văn bản giấy
Chứng thực chữ kí số đối với văn bản điện tử (nếu đã đăng ký
chữ ký số và được cấp chứng thực chữ ký số theo quy định của
Luật giao dịch điện tử).

Trường hợp người đứng đầu cơ quan chỉ đạo giải quyết:
Người đứng đầu cũng thực hiện các công việc tương tự như công
việc mà cấp phó của mình thực hiện nêu trên.
Văn thư cơ - Nhận văn bản giấy từ cán bộ chuyên môn đã có chữ ký nháy về nội
quan
dung của trưởng đơn vị hoặc văn bản điện tử từ cán bộ chuyên môn
đã có chữ ký tắt về nội dung của trưởng đơn vị
- Chuyển cho pháp chế cơ quan và lãnh đạo văn phòng để ký nháy
về pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật (đối với văn bản giấy) ký
tắt pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật (đối với văn bản điện tử)
- Trình lãnh đạo cơ quan để ký ban hành;

- Đăng ký văn bản đi và làm thủ tục phát hành bao gồm các công
việc:
•

•
+

Đối với văn bản giấy: Vào số và ngày tháng, lập sổ đăng kí văn
bản đi, đóng dấu văn bản (dấu cơ quan, dấu khẩn, mật và các dấu
khác) và nhân bản văn bản;
+ Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi;
+ Trường hợp văn bản được quản lý trong môi trường vừa
mạng vừa truyền thống, văn bản giấy sẽ được scan vào
máy chụp lại văn bản có chữ kí tươi của người có thẩm
quyền và dấu đỏ của cơ quan.
+ Lưu văn bản đi: Văn bản giấy gửi đi, văn thư cơ quan lưu
lại 01 bản lập thành tập lưu văn bản đi. Văn bản đi lưu tại
tập lưu văn bản đi phải là bản gốc, có chữ ký trực tiếp của
người có thẩm quyền, lưu 01 văn bản được scan vào máy
(nếu có), chuyển giao 01 bản chính cho Cán bộ chuyên
môn chủ trì giải quyết để lập hồ sơ công việc. Bản lưu văn
bản đi tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự
đăng ký.
Đối với văn bản điện tử: Đăng ký văn bản đi trong PHẦN MỀM
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Chuyển giao văn bản cho Cán bộ chuyên môn soạn thảo văn bản
01 bản, văn bản điện tử chỉ có giá trị trên môi trường mạng.


•

•

Yêu cầu
− Tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về quản lý văn bản và lập
hồ sơ, phù hợp với quy trình hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO
9001:2008.
− Phù hợp với quy định của pháp luật về công nghệ thông tin và giao dịch
điện tử, đáp ứng tiêu chuẩn kết nối, tích hợp dữ liệu, truy cập thông tin, an
toàn thông tin và dữ liệu đặc tả nhằm bảo đảm kết nối thông suốt, đồng
bộ, an toàn và khả năng chia sẻ thông tin thuận tiện giữa các cơ quan, tổ
chức.
− Thông tin trong cơ sở dữ liệu phải chính xác, kịp thời, đầy đủ, bảo vệ
được bí mật thông tin.
− Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu giấy không để mất mát, thất lạc.
Tính hợp pháp của văn bản điện tử trao đổi qua môi trường mạng
− Giá trị pháp lý của văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 35
Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ
về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
− Tùy thuộc vào đặc điểm tài liệu văn thư của cơ quan, tổ chức, từng cơ
quan, tổ chức quy định Danh mục văn bản, tài liệu trao đổi hoàn toàn qua
môi trường mạng; Danh mục văn bản, tài liệu không trao đổi qua môi
trường mạng và Danh mục văn bản, tài liệu trao đổi qua môi trường
mạng, đồng thời gửi kèm văn bản, tài liệu giấy của cơ quan, tổ chức mình.
− Văn bản điện tử được xác thực bằng chữ ký số phải được thực hiện đúng
theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
− Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và các
quy định khác về việc sử dụng chữ ký số.

− Việc ký ban hành, ký về nội dung, ký về pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ
thuật trình bày văn bản có thể thực hiện bằng chữ ký số.
− Sử dụng bộ mã ký tự và mã hóa tiếng Việt theo tiêu chuẩn Unicode
TCVN 6909:2001 để thể hiện nội dung trong văn bản điện tử.
− Định dạng văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại các Điểm 3.4,
3.5, 3.7 Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23 tháng 12 năm 2013 của
Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn
kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.
− Gửi và nhận văn bản điện tử theo quy định tại các Điều 16, 17, 18, 19, 20
Luật Giao dịch điện tử và bảo đảm quy định của mỗi giao dịch trao đổi
văn bản điện tử trên môi trường mạng.
− Chức năng, tính năng kỹ thuật của Phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo
điều hành thực hiện theo hướng dẫn tại Văn bản số 1036/BTTTT-THH
ngày 10 tháng 4 năm 2015 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc
hướng dẫn yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật cho hệ thống
quản lý văn bản và điều hành.


•

Ưu điểm, nhược điểm khi quản lý văn bản đi qua môi trường mạng,
khuyến nghị
Ưu điểm

Nhược điểm

Khuyết nghị

- Tính phổ biến, tuyên truyền cao. - Tính bảo mật còn- Không nên quản lý
- Hỗ trợ các thiết bị như máy tính, chưa cao, thông tinvăn bản Mật trên môi

máy tính bảng, điện thoại thôngdễ bị những kẻ tấntrường mạng.
công thay thế, chỉnh- Môi trường mạng
minh.
chỉ để quản lý các văn
- Văn bản được sắp xếp khoa học,sửa.
theo thư mục thuận tiện cho việc - Tính ổn định của hệbản giao dịch hoặc
thống chưa đượctriển khai công việc,
tìm kiếm, truy cập.
hoạt động hàng ngày
- Tra cứu, tìm kiếm văn bản linhcao.
của cơ quan, tổ chức
hoạt.
- Thuận tiện, dễ sử dụng: nhiều
công cụ hỗ trợ, hướng dẫn chi tiết.