Tiểu luận Quản lý chuyển phát thông thường bưu phẩm tại bưu điện Thủ Đức

Header Page 1 of 126.

Tiểu luận

QUẢN LÝ CHUYỂN PHÁT THÔNG
THƯỜNG BƯU PHẨM TẠI BƯU ĐIỆN
THỦ ĐỨC

Giảng viên: Th.S Ngô Cao Định
Nhóm 8 – K11405B
1.
2.
3.
4.
5.

Võ Thị Kim Nhung
Hoàng Lê Xuân Qúy
Vũ Thị Huyền Thanh
Phạm Văn Thông
Võ Thị Huyền Thương

K114050894
K114050907
K114050913
K114050927
K114050931

TP Hồ Chí Minh 4/2013
1
Footer Page 1 of 126.

Header Page 2 of 126.

BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CỦA TỪNG SINH VIÊN:
1. Hoàng Lê Xuân Quý, Phạm Văn Thông: Tìm tài liệu, mô tả hiện trạng nghiệp
vụ, nhập dữ liệu thô.
2. Võ Thị Kim Nhung: Nhập, Chỉnh sửa dữ liệu bảng( có logic), Form trên
Access, word và powerpoint phần form.
3. Vũ Thị Huyền Thanh: Nhập, Chỉnh sửa dữ liệu bảng( có logic), Word và Power
point phần Tạo Bảng, tổng hợp powerpoint.
4. Võ Thị Huyền Thương: Querry, Report trên Access, Word và Power point phần
Querry, Report, tổng hợp word.
( Phân công công việc chỉ có tính tương đối, các thành viên có sự giúp đỡ lẫn nhau)
MỤC LỤC:
1.

MỞ ĐẦU ................................................................................................................ 4

2.

MÔ TẢ HIỆN TRẠNG NGHIỆP VỤ: ............................................................... 5

3.

YÊU CẦU .............................................................................................................. 7

4.

XÂY DỰNG MÔ HÌNH Ý NIỆM ....................................................................... 7

4.1

Xác định thực thể: ............................................................................................ 7

4.2

Biểu đồ ERD( Entity Relationship Diagram) ................................................. 8

5. THIẾT KẾ LUÂN LÝ .............................................................................................. 9
5.1. Thiết kế, nhập dữ liệu cho các bảng: ................................................................ 9
a.

Phiếu gửi ....................................................................................................... 9

a.

Phiếu nhận .................................................................................................. 10

b.

Bảng khách hàng ....................................................................................... 11

c.

Bảng Nhân Viên ......................................................................................... 12

d.

Bảng Chức Vụ ............................................................................................ 13

e.

Bảng loại Bưu Phẩm: ................................................................................ 13

f.

Bảng Cước Bưu Phẩm ............................................................................... 13

g.

Bảng Bưu Phẩm: ........................................................................................ 14

h.

Bảng Kho .................................................................................................... 14

i. Phiếu Nhập Kho: ........................................................................................... 15
k.

Phiếu Xuất Kho .......................................................................................... 15

l. Bảng Phiếu Phát sinh Và Cước phát sinh ................................................... 15
5.2. Tạo liên kết cho các bảng .............................................................................. 16
2
Footer Page 2 of 126.


Header Page 3 of 126.

6.

THIẾT KẾ BIỂU MẪU – FORM ..................................................................... 17
6.1. Cơ sở lý luận .................................................................................................. 17
6.2. Một số Form trong ứng dụng ....................................................................... 17
a.
-

7.

Form cập nhật chi tiết phiếu gửi: ............................................................. 17
Form PhieuNhan: .......................................................................................... 19

THIẾT KẾ QUERY: .......................................................................................... 20
7.1. Update query ................................................................................................. 20
7.2. Select query .................................................................................................... 20
7.3. Delete query ................................................................................................... 21
7.4. crosstab query ............................................................................................... 22
7.5. Append query ................................................................................................ 23
7.6. Maketable query ........................................................................................... 23

8.

TẠO REPORT:................................................................................................... 24

9.

TỔNG KẾT ......................................................................................................... 24

3
Footer Page 3 of 126.

Header Page 4 of 126.

Đề tài:
QUẢN LÝ DỊCH VỤ CHUYỂN PHÁT THÔNG THƯỜNG BƯU PHẨM
TRONG NƯỚC TẠI BƯU ĐIỆN THỦ ĐỨC.
1. MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài:
Bưu điện là nơi diễn ra nhiều giao dịch giúp con người trao đổi thông tin, gởi
nhận bưu phẩm,… Ngày nay cùng với sự phát triển của lĩnh vực bưu chính viễn
thông, bưu điện ngày càng phổ biến tới tận các xã và ngày càng đóng một vai
trò quan trọng trong việc chuyển thông tin, vật phẩm, tiền bạc,…giữa mọi
người.
Trong bưu điện có nhiều nhân viên, mỗi nhân viên có các thông tin riêng, có
nhiều loại phiếu, có kho để chứa bưu phẩm, tiền thuế, … Vì vậy cần một
chương trình quản lý để giúp nhân viên dễ dàng trong việc quản lý.
Các hoạt động trong bưu điện là nhận bưu phẩm từ người gởi đưa vào kho, quản
ly bưu phẩm, từ kho chuyển bưu phẩm đến người nhận, báp cáo có đưa được
bưu phẩm cho người nhận chưa.
Qua phân tích hiện trạng hệ thống của bưu điện thông qua nhiều giai đoạn,
nhiều khâu. Công việc xảy ra liên tục không gián đoạn. Dữ liệu luôn biến động
nên đòi hỏi tính chính xác cao.
Việc quản lý tốt cần nhiều cần nhiều sổ sách, và lưu lại các phiếu gởi và nhận,
khi đó sẽ không tránh khỏi sự sai sót. Nếu có sai sót lớn sẽ làm tổn thất đến
khách hàng.
Vì vậy, việc đưa máy tính và mạng máy tính vào trong bưu điện để quản lý bưu
phẩm là nhu cầu rất cần thiết để khắc phục những nhược điểm ở trên.
Đó cũng là lý do mà nhóm em chọn đề tài này.

4
Footer Page 4 of 126.


Header Page 5 of 126.

2. MÔ TẢ HIỆN TRẠNG NGHIỆP VỤ:
-

-

-

Bưu điện là nơi phục vụ nhu cầu gửi, nhận bưu phẩm. Đối tượng phục vụ của
bưu điện là những khách hàng có nhu cầu gửi bưu phẩm ở trong nước hoặc ra
nước ngoài.
Dịch vụ chuyển phát bưu phẩm trong nước là dịch vụ nhận gửi, vận chuyển
bưu phẩm theo chỉ tiêu thời gian được Công ty CP CPN Bưu điện công bố
trước. Gồm các hoạt động cụ thể là nhận bưu phẩm từ người gởi đưa vào kho,
quản lý bưu phẩm, từ kho chuyển bưu phẩm đến người nhận, báo cáo có đưa
được bưu phẩm cho người nhận chưa, và các dịch vụ phát sinh khác.
Bưu phẩm gồm:
 Thư: là bản chữ viết, sao hoặc in mang nội dung thông tin riêng giữa
người gửi và người nhận. Thư được bỏ trong phong bì gián kín và được
đảm bảo bí mật theo quy định của hiến pháp. Khối lượng tối đa 2kg và
không được để vật phẩm, hàng hoá vào trong thư.
 Ấn phẩm: là những tài liệu không có tính chất thông tin riêng. Khối
lượng tối đa 2kg.
 Học phẩm dùng cho người mù: là những bản in chữ nổi, hoặc viết bằng
chữ nổi cho người mù để ngõ và bằng giấy đặc biệt dùng riêng cho

người mù. Khối lượng tối đa 7kg.
 Túi nhỏ: là gói đưng vật phẩm,hàng hoá nhưng có tính chất thông tin
riêng. Khối lượng tối đa 2kg.
 Túi M: là túi đặc biệt chứa báo, tạp chí, sách vở, ấn phẩm của 1 người
gửi cho một người ở 1 địa chỉ. Khối lượng tối đa 30kg.

-

Dịch vụ chuyển phát thông thường bưu phẩm có cước phí thấp và thủ tục đơn
giản. Chi phí mỗi bưu phẩm gửi theo hình thức thông thường, tính cước theo
bảng cước ứng với mỗi mức trọng lượng và loại bưu phẩm được quy định cụ
thể trong bảng đơn giá. Riêng học phẩm dùng cho người mù sẽ không tính
cước dịch vụ.

-

Việc quản lý Bưu Điện được phân cấp theo từng chức năng và nhiệm vụ như
giám đốc, kế toán, quản lý kho, tổ trưởng, nhân viên kỹ thuật, nhân viên
chuyển phát…
Trong một bưu điện có nhiều nhân viên, mỗi nhân viên có các thông tin riêng.
Mỗi bưu phẩm sẽ do 1 nhân viên nhận gửi chịu trách nhiệm về việc nhận bưu
phẩm từ khách hàng, lưu trữ và nhập hóa đơn vào cơ sở dữ liệu, 1nhân viên
kho chịu trách nhiệm quản lý bưu phẩm, các chứng từ xuất nhập kho và 1 nhân
viên chịu trách nhiệm phân phối bưu phẩm tới địa chỉ người nhận.

-

5
Footer Page 5 of 126.

Header Page 6 of 126.

-

Bưu điện có nhiều kho cho mỗi loại hình dịch vụ, hàng hóa. Trong bưu phẩm,
mỗi loại bưu phẩm khác nhau sẽ được cất giữ trong 1 kho riêng để quản lý.

Quy trình gửi ( nhận) bưu phẩm thông thường như sau:
-

-

-

-

-






Để đảm bảo tính chính xác và tránh nhầm lẫn trong quá trình gửi và nhận bưu
phẩm, khách hàng phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân và điền đầy đủ thông tin (họ
tên, CMND, số điện thoại, loại bưu phẩm, địa chỉ,…) vào phiếu gửi (đối với
người gửi) và phiếu nhận (đối với người nhận).
Một khách hàng có thể gửi cho nhiều người nhận cùng một lúc nhưng phải thực
hiện các giao dịch khác nhau ( tức là phải điền thông tin vào các phiếu gửi khác

nhau).
Nhân viên sẽ lưu kho bưu phẩm của khách hàng, đến thời điểm sẽ xuất kho gửi
đến địa chỉ người nhận thông qua nhân viên chuyển phát và dịch vụ chuyển
hàng của hàng không.
Đối với bưu phẩm của người nhận được chuyển đến bưu cục chờ ngày người
nhận đến lấy, bưu phẩm sẽ được lưu kho, theo dõi thời gian tồn kho để có
thông báo kịp thời tới khách hàng. Quản lý kho sẽ theo dõi bưu phẩm dựa trên
mã số, số lượng, thời gian và các báo cáo xuất nhập.
Nhân viên bưu điện phải chịu trách nhiệm với bưu phẩm của khách hàng. Khi
có thiệt hại xảy ra đối với thư, bưu phẩm, bưu điện như mất mát, hư hỏng hay
phát nhầm trong quá trình vận chuyển mà do lỗi của nhân viên bưu điện thì bưu
điện có trách nhiệm bồi thường cho người sử dụng dịch vụ theo quy định.Trong
trường hợp này sẽ có hình thức phạt tương ứng với nhân viên gây ra lỗi.
Trường hợp phát sinh: nếu bưu phẩm chưa chuyển đến người nhận thì người sử
dụng dịch vụ có thể :
Thay đổi họ tên, địa chỉ người nhận nhưng phải đóng phí.
Rút lại bưu phẩm đã gửi nhưng phải đóng phí.
Nếu không chuyển đi được thì sẽ gửi trả lại cho người gửi.
………………….

Khi có phát sinh người gửi phải ghi lại thông tin vào phiếu phát sinh

6
Footer Page 6 of 126.


Header Page 7 of 126.

3. YÊU CẦU
 Tổng kết phí thu (chưa có phát sinh) của khách hàng chuyển bưu phẩm theo

loại bưu phẩm.
 Tổng kết phí thu được từ dịch vụ phát sinh.
 Tổng kết phí thu được từ các loại bưu phẩm khác nhau (thư, ấn phẩm, …).
 Cho biết loại bưu phẩm nào có tổng cước phí thu được lớn nhất.
 Cho biết danh sách các bưu phẩn bị rút trả lại.
 Giả sử có một nhân viên nghỉ việc, xóa tên nhân viên đó khỏi danh sách nhân
viên hiện tại.
 Thống kê tình trạng bưu phẩm xuất kho theo loại bưu phẩm.
 Thống kê danh sách khách hàng là người gửi.
……………………………..

4. XÂY DỰNG MÔ HÌNH Ý NIỆM
4.1 Xác định thực thể:
-

PhieuGui ( MaPhieu, MaBuuCuc, MaNhanVien, MaKhachHang, NoiGui,
NoiNhan, MaBuuPham, MaCuoc, VAT, ThanhTien, NgayThu).
PhieuNhan
(MaPhieu,
MaBuuCuc,
MaNhanVien,
MaBuuPham,
MaKhachHang,NgayNhan).
PhieuXuatKho ( MaXuatKho, MaKho, MaBuuPham, NgayXuat, TinhTrang,
MaNhanVien).
PhieuNhapKho ( MaNhapKho, MaKho, MaBuuPham, NgayNhap, TinhTrang,
MaNhanVien).
BuuPham (Mabuupham, Maloai, Trongluong)
LoaiBuuPham ( Maloai, TenBuuPham).
ChucVu ( MaChucVu, ChucVu).

NhanVien ( MaNhanVien, TenNhanVien,Phai,NgaySinh,MaChucVu, DiaChi,
SDT, Email).
KhachHang ( MaKhachHang, TenKhachHang, VaiTro, CMND, SDT, DiaChi).
Trong đó vai trò là Người gửi hay Người nhận
Kho ( MaKho, TenKho, ViTriKho)..
CuocBuuPham (MaCuocBuuPham,MaLoai, NacKhoiLuong , DonGia) .
CuocPhatSinh ( MaPhatSinh, TenDichVu,CuocPhatSinh, GhiChu)
PhieuPhatSinh ( MaPhieu, MaNhanVien, MaPhatSinh, ngay, tong tien)

7
Footer Page 7 of 126.


Header Page 8 of 126.

4.2 Biểu đồ ERD( Entity Relationship Diagram)

CuocBuuPham
1

1

KhachHang
1
n

n

n

PhieuGui

n
n

1

PhieuNhan
n

NhanVien

n

1

1
n

n

n

1

PhieuPhatsinh

ChucVu
1

LoaiBuuPham

n

1

1

1

1

BuuPham

CuocPhatSinh

n
1

∞

1
n

PhieuXuatKho n

n

PhieuNhapKho

n

Kho

1

n

1

8
Footer Page 8 of 126.


Header Page 9 of 126.

5. THIẾT KẾ LUÂN LÝ
5.1. Thiết kế, nhập dữ liệu cho các bảng:
a. Phiế u gửi
PhieuGui ( MaSoPhieu, MaBuuCuc, MaNhanVien, MaKhachHang, NoiGui,
NoiNhan, MaBuuPham, MaCuoc, VAT, ThanhTien, NgayThu).
Tại Design View, thiết kế bảng như sau:

Chọn khóa chính là MaSoPhieu.
Trong Datasheet View, nhập dữ liệu cho cho các trường:
Mã bưu cục ở Việt Nam gồm sáu chữ số, trong đó hai chữ số đầu tiên xác định tên
tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; hai chữ số tiếp theo xác định mã quận, huyện,
thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh; số tiếp theo xác định phường, xã, thị trấn và số cuối
cùng xác định thôn, ấp, phố hoặc đối tượng cụ thể.
Mã số phiếu gồm 9 chữ số, mỗi phiếu sẽ có một mã số phiếu riêng.

9
Footer Page 9 of 126.


Header Page 10 of 126.

a. Phiế u nhậ n
PhieuNhan (MaPhieu, MaBuuCuc, MaNhanVien, MaBuuPham, MaKhachHang,
NgayNhan).

10
Footer Page 10 of 126.


Header Page 11 of 126.

b. Bả ng khách hàng

KhachHang ( MaKhachHang, TenKhachHang, VaiTro, CMND, SDT, DiaChi).
Vai Trò: 0 là người gửi, -1 là người nhận.
Chọn data type đặt Vai Trò kiểu Yes/No. Tại Fiel Properties, chọn look up=>display
Control chọn Text Box. Sau đó vào tab General, mục Format gõ:
;"Người Nhận";"Người Gửi"
11
Footer Page 11 of 126.


Header Page 12 of 126.

Khi đó Vai trò sẽ được hiển thị là “ Người Gửi” và “ Người nhận”

c. Bả ng Nhân Viên

Tương tự như bảng “Khách hàng”, Phái : mã hóa 0 là Nam , -1 là Nữ

12
Footer Page 12 of 126.


Header Page 13 of 126.

d. Bả ng Chức Vụ :

e. Bả ng loạ i Bưu Phẩ m:

f.

Bả ng Cước Bưu Phẩ m: (Cước bưu phẩm đã bao gồm VAT).

13
Footer Page 13 of 126.


Header Page 14 of 126.

g. Bả ng Bưu Phẩ m:

h. Bả ng Kho

14
Footer Page 14 of 126.


Header Page 15 of 126.

i.

Phiế u Nhậ p Kho:

k. Phiế u Xuấ t Kho

Tình Trạng ( 0 là Nguyên Vẹn; -1 là Hư Hỏng)
l. Bả ng Phiế u Phát sinh Và Cước phát sinh

15
Footer Page 15 of 126.


Header Page 16 of 126.

5.2. Tạo liên kết cho các bảng
Sau khi thiết kế cấu trúc bảng, chọn khóa chính, nhập dữ liệu, tiến hành thiết
lập mối quan hệ trong thẻ Database Tools=> relationships

16
Footer Page 16 of 126.


Header Page 17 of 126.

6. THIẾT KẾ BIỂU MẪU – FORM
6.1. Cơ sở lý luận
-

Biểu mẫu (Form) là một công cụ thiết kế giao diện cho người sử dụng, là bộ
phận giao tiếp giữa người dùng với ứng dụng, cung cấp một hình thức trình
bày hết sức tiện nghi để xem, nhập và hiệu chỉnh các bản ghi trong cơ sở dữ
liệu.

-

Với người dùng, Form là giao diện để sử dụng phần mềm, còn với những
người phát triển phần mềm, Form là những cái phải thiết kế và tạo ra sao
cho người sử dụng cảm thấy thoải mái, phù hợp và dễ sử dụng nhất.

-

Tại form người dùng có thể sử dụng một số chức năng minh hoạ trên form
để thực hiện một số thao tác cập nhật, khi ta cập nhật trên form này thì dữ
liệu sẽ được lưu vào các bảng và chức năng của nó không khác với khi ta
thao tác trên bảng.

-

Ưu điểm lớn nhất của Form là có thể tính toán trực tiếp bằng các phép toán
thông dụng, chứa các biều đồ, có thể hiển thị dữ liệu từ nhiều bảng và hiển
thị theo hình thức ta muốn, hoặc truy vấn và tự động hoá một số thao tác
phải làm thường xuyên.

6.2. Một số Form trong ứng dụng
a. Form cậ p nhậ t chi tiế t phiế u gửi:
Nhấn nút Desgn Form trong thẻ Create của Ribbon.

Làm như các bước sau ta có được màn hình thiết kế cho form.
Tại Record Source ta chọn PhieuGui.

17
Footer Page 17 of 126.


Header Page 18 of 126.

Thiết kế form theo nhu cầu (Đặt tên, điều chỉnh…).

tiêu đề ở đầu
form

18
Footer Page 18 of 126.


Header Page 19 of 126.

Nhấp vào đây để thêm
một form mới

-

Form PhieuNhan:

- Form CuocPhatSinh:

Các form khác cách làm tương tự như form phiếu gửi.

19
Footer Page 19 of 126.


Header Page 20 of 126.

7. THIẾT KẾ QUERY:
7.1.Update query
Để tính thành tiền trong bảng phiếu gửi và tổng phát sinh trong phiếu phát sinh ta
dùng update query.

Thành tiền tương ứng với đơn giá ở từng mức khối lượng( đơn giá đã bao gồm VAT
nên thành tiền không cộng thêm VAT nữa)
7.2. Select query
Đối với query tổng kết phí thu được (chưa gồm phát sinh) của khách hàng chuyển bưu
phẩm theo loại bưu phẩm:
Ta vào query design ( mặc định là select query) và thiết kế như trong hình:

20
Footer Page 20 of 126.


Header Page 21 of 126.

Sau đó chọn nút run để thực hiện.

Tương tự, đối với các select query khác ta cũng làm tương tự. Riêng đối với query mà
cho biết loại bưu phẩm nào có phí thu được lớn nhất, thì sắp xếp tổng thành tiền giảm
dần rồi chọn return ->1.
7.3. Delete query
Để xóa tên nhân viên đã nghỉ việc khỏi danh sách nhân viên hiện tại ta vào create =>
chọn delete query. Thiết kế như trong hình:

21
Footer Page 21 of 126.


Header Page 22 of 126.

7.4. crosstab query
Thiết kế crosstab query về tình trạng bưu phẩm khi xuất kho như sau:

Trong đó, cột thứ 2 viết công thức: IIf([PhieuXuatKho!TinhTrang]=0,"Nguyên
vẹn","Có hư hỏng")

22
Footer Page 22 of 126.


Header Page 23 of 126.

7.5. Append query
Ngoài ra, khi bưu điện thêm một chức vụ mới ta có thể thêm vào bảng chức vụ bằng
append query. Thực hiện như trong hình:

7.6. Maketable query

Cuối cùng, để tạo bảng thống kê khách hàng là người gửi từ bảng khách hàng ta sử
dụng maketable query.

23
Footer Page 23 of 126.


Header Page 24 of 126.

8. TẠO REPORT:
1. Tạo báo cáo tổng phí thu được (chưa bao gồm phát sinh) theo loại bưu phẩm
dựa vào query đã lập ở trên. Ta chọn query rồi vào mục create => report =>
click chuột phải chọn sorting and grouping. Sau đó, chọn add a group chọn
TenBuuPham.
2. Tương tự đối với tạo report danh sách nhân viên theo chức vụ.
Màn hình thiết kế:

9. TỔNG KẾT
Phần thiết kế trên đã giải quyết phần nào yêu cầu đặt ra đối với việc quản lý chuyển
phát thông thường bưu phẩm trong nước tại bưu điện Thủ Đức. Tuy bài thiết kế này
còn nhiều hạn chế và có thể chưa phù hợp hoàn toàn với thực tế. Chúng em vẫn hi
vọng nó có thể giúp ích được cho công tác quản lý chuyển phát bưu phẩm tại bưu điện
Thủ Đức nói riêng và các bưu điện khác nói chung.

24
Footer Page 24 of 126.