Làm thế nào để giữ mối liên hệ gắn bó với cử tri?

Làm thế nào để giữ
mối liên hệ gắn bó với cử tri?

Người trình bày: Ông Nguyễn Văn Mễ,
Nguyên Chủ tịch HĐND, Trưởng đoàn ĐBQH
tỉnh Thừa Thiên- Huế khoá XI


I-Giữ mối liên hệ với cử tri có ý nghĩa thế nào?
+ Nghĩa vụ về mặt đạo đức và pháp lý: cử tri là người uỷ
thác
+ Tính chất của Nhà nước “của dân, do dân, vì dân” đòi
hỏi có quan hệ mật thiết với nhân dân; lắng nghe tâm
tư nguyện vọng, học tập kinh nghiệm, sáng kiến của
nhân dân
+ Trách nhiệm giải trình và chịu sự GS của nhân dân
+ Giữ liên hệ với nguồn xuất phát của mọi sáng kiến
chính sách;
+ Sự đồng thuận và sự nỗ lực của họ sẽ quyết định sự
thành bại của bản thân CS. “Dễ một lần không dân
cũng chịu. Khó vạn lần dân liệu cũng xong”


II- Một số nguyên tắc và những v/đ
chung
+ Duy trì các mối liên hệ với cử tri là trách nhiệm, là
nhu cầu thiết thân của người ĐBDC.
+ Tôn trọng; lắng nghe và thấu hiểu người đối thoại;
tìm hiểu nguyên nhân thực sự của v/đ họ đặt ra; biết
cách gợi mở; biết cách làm dịu nỗi bức xúc của họ.
+ Am hiểu về phong tục, tập quán; nếp sống văn hoá

của từng dân tộc; từng địa phương.
+ Không từ chối liên hệ theo yêu cầu cử tri mà không
có lý do chính đáng; đặc biệt là khi có yêu cầu của
những người có ảnh hưởng lớn
+ Chuẩn bị luôn là yếu tố có tính quyết định; kiểm soát
tốt thời gian; chủ động dự kiến giải pháp xử lý các
tình huống phức tạp.


III- Các hình thức duy trì liên hệ với cử tri
+ TXCT trước và sau kỳ họp; báo cáo kết quả hoạt động, kết quả
giải quyết các yêu cầu và kiến nghị của cử tri vào cuối năm;

+ Tiếp dân định kỳ 2lần/thg; được công bố công khai 6 tháng/lần.
+ Liên hệ với cử tri trong hoạt động thường xuyên với các nhóm
đối tượng khác nhau ( gặp cộng đồng các doanh nghiệp; gặp
công nhân các khu công nghiệp; thăm các khu tái định cư..)
+ Liên hệ qua hoạt động thông tin:TTđiện tử (website, email,
blogs); ĐT nhà và ĐT cơ quan; đường dây nóng trong và giữa
các kỳ họp;giao lưu trực tuyến;
+ Qua phương tiện cổ động như bản tin về hoạt động cơ quan
và ĐBDC; kỷ yếu các kỳ họp; ấn phẩm khác…
+ Liên hệ qua xem xét, kiến nghị giải quyết đơn thư KN,TC.


III- Các hình thức giữ mối liên hệ với cử tri(tt)
+ Thu nhận thông tin phản hồi qua hoạt động GS.
+ Giữ liên hệ qua phương tiện TTĐC; qua các kênh thông tin
chuyên đề như chương trình” Nói và Làm” của Đài truyền hình
TPHCM; chương trình “ Tiếng nói cử tri’ của ĐPTTH Vĩnh Phúc.

+ Qua các hoạt động tham vấn công chúng khác như: gặp gỡ các
bên liên quan;tổ chức các buổi điều trần; điều tra XHH; các
đoàn khảo sát thực địa; họp dân ở khu vực dân cư; hội thảo
chuyên đề; đối thoại bàn tròn; tham khảo cá nhân; tham vấn
các tổ chức nghiên cứu độc lập; tham vấn chuyên gia; thảo
luận theo nhóm nhỏ; hòm thư dân nguyện; …
+ Trong các hình thức nói trên; hình thức được áp dụng phổ biến
nhất là TXCT trước và sau kỳ họp, tiếp dân; hop dân ở khu vực
dân cư; khảo sát thực địa; qua giải quyết đơn thư KN,TC; qua
diễn đàn BC. Các hình thức khác chiếm tỉ lệ còn thấp.


IV- Một số hình thức khác ở các nước
+ Tiếp dân ở văn phòng nghị sĩ (chưa thể áp dụng
rộng rãi ở VN);
+ Tạo điều kiện cho nhân dân tham quan, nghiên cứu,
thực tập hoạt động của cơ quan dân cử;
+ Tiếp dân lưu động; tại một địa điểm bất kỳ có đủ
điều kiện và có những hình thức thông tin phù hợp
cho công chúng…
+ Hình thức điều trần như ở QH Mỹ; nghị viện Úc…
+ Hoạt động vận động hành lang (lobbying) cũng là
kênh liên hệ giữa các nhóm lợi ích ngoài xã hội với
nghị sĩ QH như ở Mỹ.


V- Các bước thực hiện các hình thức liên hệ với cử tri
1- Làm tốt công tác chuẩn bị
+ Có sáng kiến về việc liên hệ, tiếp xúc cử tri.
+ Xây dựng KH chung và KH chi tiết

+ Phải kiểm tra VP về tất cả các khâu chuẩn bị: thông báo mời các
đối tượng liên quan tham dự buổi tiếp xúc; phối hợp với các đơn vi
trong việc chuẩn bị cơ sở VC đảm bảo việc tiếp xúc , liên hệ với
cử tri đạt kết quả tốt nhất.
+ Yêu cầu VP cung cấp các VBQPPL; thông tin, tư liêu có liên quan
đến ĐP,đối tượng mà ĐBDC sẽ liên hệ, tiếp xúc; giúp ĐB nắm
chắc những v/đ “nỗi cộm”
+ Cần hội ý trước để phân vai rõ: ai sẽ trình bày; người nào sẽ tiếp
thu; cơ quan điều hành nào sẽ giải trình tại buổi tiếp xúc; ai làm
nhiệm vụ thông tin cho công chúng …
+ Lưu ý vấn đề ngôn ngữ, phong tục khi tiếp xúc cử tri DT ít người.


V- Các bước thực hiện các hình thức liên hệ với cử tri
(tt)
2- Thực hiện việc liên hệ, tiếp xúc
+ Phổ biến công khai, trước hết là khu vực dân cư mà ĐB sẽ tiếp
xúc, đảm bảo thông tin đến được và họ có đủ thời gian để thu
xếp.

+ Nếu cử tri đăng ký gặp riêng ĐB và có yêu cầu giữ bí mật về
cuộc gặp thì phải có cách thông báo và chọn địa điểm tiếp xúc
phù hợp.
+ Cơ quan và ĐBDC chủ trì việc tiếp xúc, liên hệ với cử tri theo
phương án chuẩn bị; thường xuyên kiểm tra; đánh giá kết quả
thực hiện của các tập thể , cá nhân theo sự phân công và phù
hợp với hình thức tiếp xúc.
+ Chỉ đạo việc thu thập, xử lý thông tin phục vụ cho việc ra QĐ và
GS cũng như kiến nghi các cơ quan chức năng xem xét giải
quyết.

V- Các bước thực hiện các hình thức liên hệ với
cử tri tt)

3- Đối thoại, phản hồi, giữ liên hệ

+ Lập b/c đánh giá kết quả thực hiện thông tin hai chiều giữa ĐBDC với

cử tri; phân rõ thông tin có liên quan đến chủ trương, chính sách;
thông tin về các vụ việc cụ thể; những vấn đề cần tiếp tục đối thoại,
xác minh.
+ Chủ trì họp hoặc tự mình xem xét để thống nhất nội dung b/c; kiến
nghị gởi cơ quan dân cử và các đơn vị liên quan. Đề xuất phương
hướng triển khai các bước tiếp theo.
+ Phân công một số cán bộ kiểm tra, đôn đốc giải quyết các kiến nghị và
giữ mối liên hệ với người đã góp ý kiến để có hình thức phản hồi
chung hoặc phản hồi riêng.
+ Phân công đeo bám,theo dõi kết quả giải quyết của các cơ quan,cá
nhân có thẩm quyền đối với các việc nỗi cộm, các vụ khiếu kiện phức
tạp.
+ Giữ mối liên hệ với các cơ quan truyền thông; với cử tri để XD sự hợp
tác.


VI- Một số kỹ năng để giữ mối liên hệ với cử tri
1- Kỹ năng trình bày, thuyết phục, tạo sự đồng thuận
+ Thực hiện sự giao tiếp với cử tri;

+ Kết hợp hài hoà ngôn ngữ và những biểu hiện phi ngôn ngữ;

+ Đòi hỏi phải trả lời các câu hỏi (Ai nghe?Về việc gì? Nói thế
nào? Bao lâu? Có hay không sự hổ trợ của các phương
tiện?)
+ Cần tìm hiểu kỹ tình hình KT-XH; phong tục tập quán; các v/đ
bức xúc;
+ Chuẩn bị tốt để làm rõ thông điệp khi trình bày; có dàn ý trước
khi nói; suy nghĩ về phương thức biểu cảm với vài KN bổ trợ
khi nói.
+ Thông điệp nên được đưa vào phần trọng tâm của bài nói
hoặc ngay trong phần đầu và đựoc nhắc lại trong phần kết
luận.


VI- Một số kỹ năng để giữ mối liên hệ với cử tri (tt)
Ngoài việc xác định đúng v/đ trọng tâm còn phải biết cách xây
dựng lập luận để khẳng định sự đúng đắn của các quyết sách
được ban hành hoặc của nhận định tình hình và kết quả thực
hiện nhiệm vụ KT-XH.(a- Lập luận dựa vào hệ thống giá trị
chung.b- Lập luận dựa vào quyền thế.c- Lập luận dựa vào
chứng cứ logic).Số liệu, tư liệu dẫn chứng phải thực sự “ biết nói”.
+ Khi truyền đạt cần tìm những dẫn chứng cụ thể ở ĐP, đơn vị nơi
ĐB gặp gỡ cử tri; làm rõ những kiến nghị của họ đã được tiếp thu
như thế nào khi cơ quan DC quyết định CS; những v/đ bức xúc
nào của họ đã và đang được xem xét giải quyết. Điều đó sẽ làm
tăng sức thuyết phục của bài thuyết trình và củng cố lòng tin của
cử tri đối với ĐB.
+ Phải kiểm soát tốt thời gian nhất là trong trường hợp 2,3 cấp cùng
TXCT tại 1 địa điểm; tránh trùng lặp và ưu tiên thời gian nghe cử
tri phản hồi.
+

VI- Một số kỹ năng để giữ MLH với cử tri (tt)
2- Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin

+ Biết khai thác tốt nguồn thông tin chính thức; các nguồn bổ
sung; đặc biệt qua các cuộc TXCT; qua BC; chuyên gia, tư
vấn.
+ Chú ý thẩm tra tính đầy đủ, chính xác của thông tin,đặc biệt là
các thông tin cốt lỏi thông qua cơ quan giúp việc và trong một
số trường hợp ĐB phải tự mình xác minh, làm rõ.
+ Phải thận trọng, khách quan khi tiếp nhận thông tin; không để
hình thành định kiến ban đầu vì dễ dẫn đến sai sót trong
nhận định và quyết định sử lý.
+ Chỉ đạo VP làm tốt việc tổng hợp, xử lý thông tin, giúp ĐB
phát hiện những vấn đề có tầm chính sách và kịp thời định
hướng giải quyết những yêu cầu cụ thể.


VI- Một số kỹ năng giữ mối liên hệ với cử tri (tt)
3- Về cách tổ chức và điều hành cuộc họp
+ Cần chỉ đạo việc lập KH chi tiết, xác định rõ thời gian dành cho
từng việc, từng ĐB khi trình bày b/c và quĩ thời gian để thu thập ý
kiến phản hồi căn cứ vào thời điểm tiếp xúc; đối tượng tham dự;
và yêu cầu phối hợp giữa HĐND các cấp…
+ ĐB phải đến sớm trước giờ khai mạc; nhắc VP kiểm tra tất cả các
khâu chuẩn bị; thống nhất lại việc phân công của chủ toạ, thư ký;
giao tiếp ban đầu với cử tri.
+ Nên lấy ý kiến về chương trình và phương pháp làm việc để tạo
sự thống nhất ngay từ đầu.

+ Bám sát kịch bản nhưng khi cần nên hội ý để linh hoạt điều chỉnh
trong khuôn khổ cho phép để tạo môi trường thuận lợi nhất cho
giao tiếp. Mỗi người trình bày phải làm chủ thời gian; làm rõ thông
điệp; tham khảo lẫn nhau tránh trùng lập, gây nhàm chán.


VI- Một số kỹ năng giữ mối liên hệ với cử tri (tt)
3- Về cách tổ chức và điều hành cuộc họp
+ Nên tạo điều kiện cho mọi ĐB trong đoàn, tổ luân phiên xuất hiện tại
môt buổi TX hoặc tại những nơi khác nhau để nâng cao sự tự tin và
từng bước khẳng định hình ảnh của ĐB trước công chúng.
+ Trước khi nghe phản hồi từ CT, cần tóm tắt các chủ đề đối thoại; qui
định thời gian tối đa cho 1 lượt phát biểu; quyền can thiệp khi cần
thiết của chủ toạ; quyền của cử tri nêu kiến nghị sau buổi tiếp xúc.
+ Việc điều hành của chủ toạ phải rõ ràng, dứt khoát; bám những
nguyên tắc làm việc đã thoả thuận ban đầu. Khi có tình huống phát
sinh phức tạp, ngoài dự kiến cần tỏ thái độ bình tĩnh và vận dụng kỹ
năng thuyết phục, hoá giải để “ hạ nhiệt “. Chủ toạ và ĐB cần có
thái độ tôn trọng; lắng nghe;không nên nhận xét ngay việc đúng sai
của các ý kiến phát biểu; khi cần thiết có thể nêu câu hỏi để làm rõ
v/đ.
+ Căn cứ các loại v/đ được phân nhóm để người tiếp thu giải trình một
cách ngắn gon; nhưng không bỏ qua những kiến nghị chủ yếu.


VI- Một số kỹ năng giữ mối liên hệ với cử tri (tt)
4- Kỹ năng học tập, áp dụng một hình thức mới
+ Nghiên cứu về một số kiến thức cần thiết về hình thức mới về liên hệ
với cử tri để hiểu và quán triệt nhận thức về ý nghĩa,tầm quan trọng,
lợi ích và tính khả thi của nó.

+ Tham khảo kỹ các bước của qui trình; nội dung của công việc trong
các bước; các chỉ dẫn chủ yếu. Yêu cầu VP tiếp cận chuyên gia hoặc
người hướng dẫn để tiếp thu những v/đ tác nghiệp.
+ Đối chiếu với đặc điểm tình hình ĐP, đơn vị để có cách vận dụng phù
hợp. Lưu ý là một kịch bản dù hoàn chỉnh đến đâu cũng không thể
hoàn toàn thích ứng với mọi hoàn c ảnh; chỉ nên tuân thủ những
nguyên tắc chung và phải tìm ra cách làm có hiệu quả nhất phù hợp
với điều kiện cụ thể của ĐP.
+ Phải chọn điểm chỉ đạo để rút kinh nghiệm,hoàn chỉnh qui trình trước
lúc nhân ra diện rộng.
+ V ận dụng các tiêu chí đánh giá khi tiến hành sơ, tổng kết; xác định
mặt tốt, chưa tốt để bổ khuyết chỉ đạo thực hiện trong lần tiếp theo


VI- Một số kỹ năng giữ mối liên hệ với cử tri (tt)
5- Kỹ năng tự đánh giá, rút kinh nghiệm
+ Chuẩn bị từ đầu qui trình theo dõi, đánh giá hoạt động đang
được triển khai; phân công người phụ trách chụp ảnh hoạt
động theo từng phân nhóm.
+ Từng người nêu nhận xét, đánh giá và thảo luận tập thể để
có sự thống nhất chung về những vấn đề chủ yếu.
+ Trao đổi để tìm ra một kịch bản tối ưu và chung nhất có thể
áp dụng trong thời gian tới. Kịch bản phải được khái quát
thành mô hình, qui trình có bước đi; nội dung hoạt động
trong các bước; các công cụ và kỹ năng sẽ được sử dụng;
các nguồn lực cần thiết để thực hiện.
+ Nêu ra những việc nên làm và nên tránh…


Thử phân tích nguyên nhân của

việc Cử tri thiếu tập trung?
I-Về nội dung
1- Có phải cử tri thiếu hứng thú khi người truyền đạt không
nhằm đúng sự quan tâm và những vấn đề bức xúc của họ?
2- Có phải bạn đưa cho họ quá nhiều con số “ khô khan” nhưng
không “biết nói”?
3- Có phải cử tri thấy nhàm chán với nội dung bạn nêu ra vì hình
như họ đã nghe thấy ở đâu đó?
4- Có phải cử tri không tìm thấy trong phần trình bày của bạn
những nội dung chính sách mà họ đã kiến nghị?
5- Hình như bạn chỉ nói những việc ở tầm vĩ mô; nắm không
chắc tình hình ĐP; không biết rõ đặc điểm VH đồng bào các
DT.


Thử phân tích nguyên nhân của
việc Cử tri thiếu tập trung?
II- Về hình thức
1- Nhiều người cho rằng cách tổ chức hội nghị báo cáo NQ các kỳ
họp HĐND còn mang tính “khuôn mẫu”;với một chương trình
xếp đặt quá chặt chẽ. Theo bạn ý kiến đó đúng hay sai?
2- Trong các buổi tiếp xúc CT, kỹ năng chủ yếu thường được sử
dụng là thuyết trình;tổng hợp và sử lý thông tin còn các KN
khác để thúc đẩy quan hệ hai chiều ĐB-CT được sử dụng rất
hạn chế? Bạn có thể kể tên 1,2 kỹ năng khác ngoài 2 KN trên
3- Có người cho rằng cách bố trí phòng họp ở phần lớn các ĐP
chưa tạo được không khí thân thiện khi TXCT; bạn có đồng ý
không? Nêu một khả năng thay đổi tốt hơn.

Thử phân tích nguyên nhân của
việc Cử tri thiếu tập trung?

III- Về cách điều hành
1- Có khi nào bạn đến địa điểm họp mà chỉ có rất ít cử tri không? Có bao
nhiêu lần tiếp xúc trong năm chỉ có “đại cử tri” là CB chủ chốt ở thôn
xã tham dự?Bạn có nắm chắc là buổi họp đã được thông tin rộng rãi
không?
2- Theo bạn có cách nào để đảm bảo tại cuộc họp sẽ có mặt những CB
lãnh đạo bộ máy điều hành cùng cấp và các ngành liên quan tham
dự?
3- Làm thế nào để đề phòng nguy cơ” cháy giáo án” khi cuộc họp biến
thành một cuộc tiếp dân để nhận đơn thư KN,TC; khi một số cử tri
chiếm diễn đàn để liên tục phát biểu về chống tiêu cực; về sự thiếu
công bằng trong thực thi chính sách KT-XH?
4- Nên tổ chức sự phối hợp giữa HĐND với MTTQ và CQĐP nơi TXCT
như thế nào để tốt hơn?


Một số kiến nghị
Những việc nên làm
+ Nên làm tốt công tác chuẩn bị và kiểm tra công tác của các đơn
vị, cá nhân tham gia TXCT. Có phương án dự phòng và giải
pháp xử lý các tình huống phức tạp.
+ Nên tiếp xúc với nhiều nhóm cử tri: người LĐ tại khu dân cư; CB
chủ chốt; công nhân các DN; công chức, LLVT…tuỳ theo chủ đề
+ Nên hạn chế cách bố trí ĐB ngồi ở ghế chủ toạ xa cao còn cử tri
ngồi ở phía đối diên. Cách bố trí này khó tạo ra không khí thân
thiện và có thể gây ra tâm lý ngại phát biểu.
+ Nên bố trí cho ĐB ngồi gần và có thể đối thoại trực tiếp với cử tri.

Việc bố trí ngồi theo chữ O, chữ U với micro được chuyển trực
tiếp cho CT muốn phát biểu sẽ tạo hiệu ứng tốt, khuyến khích ý
kiến phản hồi.


Một số kiến nghị


Những việc nên làm
+ Khi tổ chức TXCT ở các đơn vị cơ sở, thường một tổ ĐB phải
di chuyển qua nhiều xã, phường khác nhau. Cần tạo điều kiện
cho ĐB luân phiên trình bày hoặc tiếp thu ý kiến phản hồi.Tối
thiểu nên có 2 ĐB lên diễn đàn trong 1 buổi.
+ Khi cần thiết, ĐB có quyền yêu cầu chủ toạ cho phép giải thích
thêm để đi đúng trọng tâm và kiểm soát được thời gian.
+ Ngoài thư ký được phân công tại chổ để ghi biên bản và tổng
hợp, cần có chuyên viên giúp tổ ĐB theo dõi để kịp thời kiến nghị
điều chỉnh tại HN và bổ khuyết chỉ đạo các cuộc sau.
+ Nên có sự trao đổi giữa chuyên viên VP với thư ký về việc ghi
chép, hệ thống theo nhóm để tiện tổng hợp chung. TK tổng hợp
các kiến nghị của CT theo thẩm quyền giải quyết của các cấp
CQ,không đùn đẩy lên cấp trên. Chủ toạ nên mời đại diện UBND
các cấp giải thích thêm trước khi ĐB phát biểu tiếp thu.


Một số kiến nghị
Môt số điều cần tránh
+ Đến địa điểm chậm hơn CT; kết thúc cuộc họp quá muôn.
+ Bố trí nơi họp không thuận tiện, thiếu điều kiện âm thanh, ánh
sáng , thông gió cần thiết ; bố trí cách ngồi ngăn cách giữa ĐB

với cử tri.
+ Để xảy ra sự cố KT do thiếu chuẩn bị ; thiếu kiểm tra; phân công
không rõ ràng và chưa có phương án dự phòng.
+ Trình bày theo kiểu lên lớp, nặng một chiều.Phát biểu với giọng
nói quá nhỏ, đều đều gây nhàm chán ; quá lệ thuộc vào tài liệu
chuẩn bị sẵn hoặc nhầm lẫn nội dung, số liệu do không kiểm tra
kỹ trước khi truyền đạt. Tránh nói nhiều hơn nghe.
+ Thông điệp không rõ ràng, thiếu trọng tâm; lặp lại thông tin đã
được phổ biến rộng rãi mà không nêu được điểm mới.


Một số kiến nghị
Môt số điều cần tránh (tt)
+ Có biểu hiện quan cách; thiếu tôn trọng người đối thoại; thiếu
bình tĩnh hoặc phản ứng thái quá khi có ý kiến “nghịch nhĩ”; đặt
câu hỏi dưới hình thức truy vấn dễ gây căng thẳng
+ Không cắt ngang lời của người đối thoại (trường hợp rõ ràng vi
phạm cac qui định về TXCT cũng phải khéo léo nhắc nhở người
phát biểu tôn trọng qui định về bám chủ đề; bảo đảm thời gian)
+ Tiếp thu không đúng và đầy đủ v/đ cử tri nêu ra; chưa tổng hợp,
khái quát thông tin một cách có hệ thống.
+ Không trả lời khi chưa nắm vững v/đ hoặc qua loa, hứa hẹn cho
xong.
+ Trong điều hành, cần lưu ý v/đ có tính nguyên tắc là không để HN
biến thành diễn đàn công kích cá nhân; phát biểu lạc đề,vượt
quá thời gian.


KẾT LUẬN







Duy trì sự liên hệ với cử tri có phạm vi rộng lớn hơn
nhiều so với hoạt
động TXCT;
Việc đổi mới và nâng cao chất lượng, hiệu quả các hình
thức liên hệ với cử tri có tính cấp bách
Ngoài việc đổi mới các hình thức phổ biến như tiếp dân,
TXCT; giải quyết đơn thư KN,TC vv… cần mở rộng các
hình thức khác như điều tra xã hội học; tham vấn các
bên liên quan; yêu cầu giải trình tại các UB, HĐDT(QH);
tại các ban HĐND…
Đối với các hình thức mới cần tạo sự thống nhất trong
HTCT; giữa cơ quan DC và cơ quan điều hành về KH
triển khai; vừa làm vừa rút kinh nghiệm.