Kĩ năng tạo lập văn bản

Mục lục

1.Kĩ năng tạo lập văn bản và lợi ích việc học

Tất cả mọi hoạt động của con người đều cần có văn bản.Khi tham gia buổi họp,tiệc,sinh
nhật... đều cần có giấy mời. Môn kĩ năng tạo lập văn bản là một môn học rất cần thiết đối
với sinh viên nói chung và sinh viên Bưu chính nói riêng

Trần Hoài Trinh

Page 1


Trong đời sống hiện nay máy tính đã và đang trở thành một công cụ đắc lực không thể
thiếu đối với mỗi người đặc biệt là trong quá trình soạn thảo văn bản.Văn bản là một
phương tiện cần thiết để triển khai, công bố các chủ trương, chính sách để giải quyết
những công việc cụ thể. Vì thế đã có những phần mềm soạn thảo văn bản trên máy tính
(Microsoft Word) đem lại cho con người thuận tiện để đạt được năng suất cao trong công
việc cũng như tiết kiệm thời gian bỏ ra để hoàn thành một văn bản. Tuy nhiên, để soạn
thảo một văn bản đúng chuẩn về quy tắc và thể thức thì hẳn hầu như rất ít sinh viên có
thể đáp ứng được nhu cầu này. Nhằm giải quyết vấn đề đó và đem lại kỹ năng nhất định
cho sinh viên về kĩ năng tạo lập văn bản, Học Viện Công Nghệ Bưu Chính Viên Thông
đã đem bộ môn Kỹ năng tạo lập văn bản Tiếng Việt vào quá trình dạy và học của sinh
viên trong trường, đáp ứng nhu cầu công việc trong tương lai
Kỹ năng tạo lập văn bản là môn học cung cấp những kiến thức nền tảng về cách soạn
thảo một văn bản quy chuẩn theo trình tự cụ thể. Môn học sẽ giới thiệu cho sinh viên
những nguyên tắc cơ bản trong việc xác định chủ đề, xây dựng cấu trúc đoạn văn, biên
soạn văn bản,… ứng dụng thực tế thường gặp trong cuộc sống, học tập và công việc như
đơn từ, biên bản,… Sau khi hoàn thành môn học, sinh viên có thể:
1. Tôn trọng và có ý thức bảo vệ sự trong sáng của tiếng Việt.
2. Ứng dụng thành thạo các kỹ năng để tạo lập văn bản một cách lưu loát, thuyết phục.

2.Nội dung môn học:
Cung cấp kiến thức nền tảng về kỹ năng tạo lập văn bản Tiếng Việt, quy trình thực hiện
các bước cụ thể, giúp sinh viên xác định được chủ đề, xây dựng cấu trúc đoạn, soạn văn
bản và biên tập văn bản. Môn học giúp ta nắm vững kỹ năng soạn thảo một văn bản đúng
về hình thức và nội dung, giúp sinh viên hạn chế lỗi nhằm đem lai cho người đọc văn bản
thoải mái khi xem xét văn bản.
Môn học đưa ra phương pháp soạn thảo một số loại văn bản thông thường như: Báo cáo,
công văn, tờ trình, thông báo, biên bản, đơn, thư… Cách tạo lập các loại văn bản này
đúng cách thức.

3.Mục tiêu môn học:
Ứng dụng kỹ năng tạo lập văn bản để viết một cách rõ ràng, mạch lạc thuyết phục người
đọc
Tôn trọng và có ý thức bảo vệ sự trong sáng của ngôn ngữ mẹ đẻ
Trần Hoài Trinh

Page 2


4.Phân tích đặc trưng ngôn ngữ trong văn bản hành chính
1. Tính chính xác, rõ ràng Văn bản phải được viết sao cho mọi người có thể hiểu rõ ràng,
chính xác, đúng như nội dung văn bản muốn truyền đạt. Tính thiếu chính xác và không rõ
ràng, mơ hồ, không chuẩn mực về văn phong sẽ gây hiểu lầm, có thể dẫn đến những hậu
quả nghiêm trọng. Đặc biệt trong lĩnh vực hành chính, với những nội dung bị bóp méo,
xuyên tạc sẽ ảnh hưởng to lớn đến con người và đời sống xã hội của một đất nước. Để
đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, cần thực hiện nghiêm túc:
- Viết câu gọn ghẽ, mạch lạc. Diễn tả ý tưởng cần dứt khoát, không rườm rà. Sử dụng từ
ngữ phải chính xác, thận trọng, đơn nghĩa, đúng ngữ pháp trong câu.
- Đặt câu cần đi đôi với tính minh bạch trong kết cấu văn bản để đảm bảo tính xác định,

tính đơn nghĩa của nội dung, chỉ có một cách hiểu, không được hiểu lầm. Kết cấu văn bản
phải theo trình tự logic, có tính liên kết, không mâu thuẫn với nhau.
- Sử dụng những từ ngữ văn học, phổ thông, trung tính thuộc văn viết, không dùng từ
thuộc phong cách khẩu ngữ.
- Tránh sử dụng từ cổ, thận trọng trong dùng từ mới.
- Không dùng từ ngữ địa phương, chỉ dùng những từ ngữ địa phương chỉ những sự vật,
hiện tượng mà chỉ địa phương đó mới có hoặc những từ ngữ có nguồn gốc địa phương đã
trở thành từ ngữ phổ thông.
- Không dùng tiếng lóng, từ thông tục, sẽ mất đi tính trang trọng, uy nghi và nghiêm túc
của văn bản, có thể gây hiểu lầm.
- Sử dụng đúng, hợp lý, không lạm dụng các thuật ngữ chuyên ngành. Đó là những thuật
ngữ chỉ tên gọi các tổ chức bộ máy nhà nước, chức vụ, lĩnh vực hoạt động hành chính
như: bộ, sở, ban, vụ, cục, phòng; chủ tịch, thủ trưởng, bộ trưởng, trưởng ban…; các thuật
ngữ pháp lý như: nguyên đơn, bị đơn, quy phạm, lập pháp, lập quy... Không hành văn
viện dẫn lối bác học. - Sử dụng hợp lý và chính xác các từ Hán
– Việt và các từ gốc nước ngoài khác. Các yếu tố ngôn ngữ nước ngoài cần được Việt
hoá tối ưu.

Trần Hoài Trinh

Page 3


2. Tính khuôn mẫu – lịch sự a. Tính khuôn mẫu - Văn bản cần được trình bày, sắp xếp bố
cục nội dung theo các khuôn mẫu, thể thức được nhà nước quy định (tính qui phạm).
Trong nhiều trường hợp, các bản mẫu sẽ có sẵn chỉ cần điền nội dung cần thiết vào. Tính
khuôn mẫu bảo đảm cho sự thống nhất, tính khoa học, tính văn hoá, tác động đến chuẩn
mực của văn bản kể cả ở hình thức và nội dung. - Tính khuôn mẫu còn thể hiện trong
việc sử dụng từ ngữ, các quán ngữ như: “Căn cứ vào...”, “Theo đề nghị của...”, “Các...
chịu trách nhiệm thi hành... này”..., hoặc thông qua việc lặp lại những từ ngữ, cầu trúc

ngữ pháp, dàn bài có sẵn... - Tính khuôn mẫu của văn bản giúp người soạn thảo đỡ tốn
công sức, đồng thời giúp người đọc dễ lĩnh hội đúng; mặt khác cho phép sản xuất hàng
loạt, trợ giúp cho công tác quản lý và lưu trữ theo kỹ thuật hiện đại. b. Tính lịch sự, trang
trọng Văn bản hành chính là phải thể hiện tính trang trọng, uy nghiêm. Lời văn trang
trọng, lịch sự, lễ độ thể hiện sự tôn trọng đối với người tiếp nhận, làm tăng uy tín của
người viết (đối với cá nhân), người đại diện (đối với tập thể), đồng thời dễ đi vào ý thức
của người tiếp nhận.
3. Tính nghiêm túc khách quan Nội dung, từ ngữ của văn bản phải được trình bày trực
tiếp, không thiên vị, không chứa đựng những cảm xúc hoặc đánh giá chủ quan cá nhân.
Tính khách quan, phi cá tính làm cho văn bản có tính trang trọng, tính nguyên tắc cao, kết
hợp với những luận cứ chính xác sẽ làm cho văn bản có sức thuyết phục cao, đạt hiệu quả
trong công tác truyền đạt. Tuy nhiên, tùy loại văn bản mà đôi khi dấu ấn cá nhân cũng
xuất hiện nhưng trong một chừng mực như trong đơn xin cá nhân, báo cáo giải trình cá
nhân… Tính khách quan, phi cá tính của văn bản gắn liền với chuẩn mực, kỷ cương, vị
thế, tôn ti mang tính hệ thống trong quản lý hành chính, tức là gắn liền với các chuẩn
mực pháp luật. Qua đó, nhấn mạnh tính xác nhận, khẳng định, tính chất chỉ thị, mệnh
lệnh cần tuân thủ, thực hiện.

5.Nêu các loại Biên Bản và cách soạn thảo biên bản hội nghị
Biên bản:
Là một loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra. Biên bản
không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu được dùng làm chứng cứ minh chứng
các sự kiện thực tế đã xảy ra.
Các loại biên bản:
•

Biên bản ghi lại một sự kiện như biên bản cuộc họp, biên bản hội nghị...

•

Biên bản ghi lại một hành vi cụ thể như lập biên bản hành vi vi phạm pháp luật.

Trần Hoài Trinh

Page 4


•
Biên bản bàn giao tài sản, biên bản giao nhận, biên bản đồng ý hoặc không đồng ý
về một nội dung nào đó.
Cách soạn thảo biên bản hội nghị:
a). Yêu cầu:
•

Số liệu, sự kiện chính xác, cụ thể.

•

Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan.

•

Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm.

•
Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ
lục diễn giải gửi kèm biên bản). Đòi hỏi có trách nghiệm cao ở người lập và những người
có trách nghiệm chứng thực biên bản. Thông tin muốn chính xác, có độ tin cậy cao phải
được đọc lại cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và
tự giác (không được cưỡng bức) ký vào biên bản để cùng chịu trách nghiệm.

b). Cách xây dựng bố cục:
Trong biên bản phải có các yếu tố sau:








Quốc hiệu và tiêu ngữ.
Tên biên bản và trích yếu nội dung.
Ngày, tháng, năm, giờ (ghi rất cụ thể thời gian lập biên bản).
Thành phần tham giự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế,dự họp hội,v.v…).
Diễn biến sự kiện thưc tế (phần nội dung).
Phần kết thúc (ghi thời gian và lý do).
Thủ tục ký xác nhận.

c). Phương pháp ghi chép biên bản:

Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: Đại hội, việc xác nhận một sự kiện
pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời khai báo, lời tố cáo
khiếu nại, biên bản bàn giao công tác, bàn giao tài sản,v.v… thì phải ghi đầy đủ, chính
xác và chi tiết mọi nội dung và tình tiết nhuuwng phải chú ý vào các vấn đề trọng tâm

Trần Hoài Trinh

Page 5

của sự kiện. Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai… phải
ghi nguyên văn, đầy đủ và yêu cầu người nghe lại và xác nhận từng trang.

Phần kết thúc biên bản: Phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: Bàn giao xong,
hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ… ngày… biên bản đã đọc
lại cho mọi người cùng nghe ( có bổ sung sửa chữa nếu có yêu cầu) và xác nhận là biên
bản phản ánh đúng sự việc và cùng ký xác nhận. Trong biên bản cần hết sức lưu ý việc ký
xác nhận (phải có tối thiểu hai người ký) thì các thông tin trong biên bản mới có độ tin
cậy cao. Thông thường trong các cuộc họp, hội nghị biên bản phải có thư ký và chủ tọa
ký xác nhận.

6.Một số văn bản hành chính trong thực tiễn

Trần Hoài Trinh

Page 6


BỘ THÔNG TIN & TRUYỀN THÔNG
HỌC VIỆN CNBCVT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIÊT
NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 03/CV–HVCNBCVT

Hà Nội, Ngày 22 Tháng 08 Năm 2015

V/v:Cám ơn phối hợp hoạt động tiếp sức

mùa thi năm học 2015

Kính gửi: GS.TS Nguyễn Xuân Yêm
Giám đốc Học Viện An Ninh.

Trong mùa thi đại học năm 2015, nhằm đảm bảo quá trình thi đại học được thành
công, tạo điều kiện tốt nhất cho học sinh đạt kết quả cao trong kì thi. Trường Học Viện
Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông và trường Học Viện An Ninh phối hợp tổ chức hoạt
Trần Hoài Trinh

Page 7


động tiếp sức mùa thi. Hoạt động có sự tham gia của sinh viên tình nguyện hai trường đã
có kết quả tốt đem lại sự tin tưởng của học sinh và gắn kết sinh viên hai trường.
Hoạt động không chỉ mang ý nghĩa sâu sắc, tạo điều kiện cho học sinh của các
trường trung học phổ thông trong cả nước, thuận tiện trong quá trình thi mà còn là nơi để
sinh viên hai trường có cơ hội giao lưu và học hỏi lẫn nhau, cùng phát triển học tập.
Từ những kết quả đó, trường Học Viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông chân
trọng cảm ơn ban Giám đốc Học viện đã phối hợp tổ chức thành công hoạt động tiếp sức
mùa thi năm 2016 và chúng tôi hy vọng sẽ tiếp tục nhận được sự phối hợp của trường
trong những sự kiện sắp tới.
Xin chân trọng cảm ơn!
GIÁM ĐỐC

Nơi nhận:
−Học Viện An Ninh;
− Lưu: VT, HVCNBCVT.

PGS.TS Hoàng Minh

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ
BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG
KHOA CNTT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIÊT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 03/BC–CNTT

Hà Nội, Ngày 22 Tháng 08 Năm 2015

BÁO CÁO

Về thành tích của sinh viên
---------I. Mục đích:

Trần Hoài Trinh

Page 8


Nhận thấy sinh viên trường Học Viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông chưa có
nhiều cuộc thi để thử sức, thể hiện khả năng, niềm đam mê bộ môn công nghệ thông tin
do đó nhằm nâng cao tinh thần cọ xát của sinh viên, tạo cho sinh viên tinh thần học tập
tốt và đạt được kết quả cao. Khoa CNTT tổ chức cuộc thi “lập trình viên giỏi” cho sinh
viên của trường tham giự. Cuộc thi đạt được nhiều kết quả khả quan, hoàn thành được
một số mục tiêu mà ban giám đốc đã đề ra.

II. Chỉ tiêu đề ra:

- Số sinh viên tham gia cuộc thi: 400 sv.
- Số sinh viên đạt loại xuất sắc: 20 sv
- số sinh viên đạt loại giỏi: 50 sv.
- Số sinh viên đạt loại khá: 100sv.

III. Kết quả đạt được:
Sau khi kết thúc cuộc thi khoa xin báo cáo kết quả như sau:
- Số sinh viên đạt loại xuất sắc 30 sv. Loại giỏi 55 sv. Loại khá 120sv trên tổng số
450 sv dự thi.
- Công tác khen thưởng đã được thực hiện đầy đủ.
IV. Đánh giá:
- Số sinh viên tham gia đạt kết quả cao đều vượt chỉ tiêu đề ra của Học viện cho
thấy sự tiến bộ của sinh viên và quá trình giảng dạy của giáo viên trong trường.
Kết thúc cuộc thi đã đạt được nhiều kết quả tích cực vượt mong đợi. Tuy nhiên vẫn
còn nhiều mặt hạn chế trong quá trình tổ chức:
- Quá trình coi thi của một số giáo viên trong trường chưa được chặt chẽ, nghiêm
túc.
Trần Hoài Trinh

Page 9


- Sinh viên chưa tự giác, vẫn còn tình trạng quay cóp gây ảnh hưởng đến kết quả
thi.
- Điều kiện vật chất còn kém, phòng thi chưa đủ, máy tính phục vụ thi có tình trạng
hỏng hóc gây ảnh hưởng đến quá trình thi.

V. Giải pháp khắc phục hạn chế:
- Từ mặt hạn chế khoa xin rút kinh nghiệm với ban Giám đốc sẽ thực hiện tốt để
giảm thiểu mặt tiêu cực trong thời gian tới.

- Thực hiện tốt quá trình dạy học cho sinh viên, nâng cao nghiệp vụ cho giáo viên.
- Tạo cho sinh viên tinh thần tự giác, có trách nhiêm với bản thân, tạo môi trường
đam mê, sáng tạo, cần cù, ham học hỏi.

VI. Kiến nghị với học viện:
- Nâng cao cơ sở vật chất phục vụ quá trình dạy và học.
- Đưa ra nhiều cuộc thi để sinh viên hứng thú với học tập.

VII. Phương hướng phát triển:
- Thực hiện các cuộc thi giữa các trường đại học trong thành phố Hà Nội, đẩy mạnh
giao lưu giữa các trường, học hỏi quá trình dạy và học.
Xin chân trọng báo cáo!

. Nơi nhận:
- Ban Giám Đốc Học Viện;

TRƯỞNG KHOA

- Lưu: VT, Khoa CNTT

Trần Hoài Trinh

Page 10


TRẦN VĂN NAM

Trần Hoài Trinh

Page 11