tiểu luận kỹ năng tạo lập văn bản

[Tiểu luận kỹ năng soạn thảo văn bản tiếng việt] December 12, 2016

MỤC LỤC
MỞ ĐẦU...................................................................................................... 2
CÂU 1: Trưởng phòng Tổng hợp tại doanh nghiệp khi ký vào một thông báo
kết luận một cuộc họp (do Giám đốc doanh nghiệp kết luận), lúc này sẽ sử dụng
hình thức ký nào? Trình bày hình thức ký đó...................................................3
CÂU 2: Sự khác biệt căn bản về thể thức giữa công văn và văn bản có tên loại
trong văn bản hành chính thông thường là gì?..................................................6
CÂU 3: Hãy soạn thảo một số văn bản hành chính theo yêu cầu....................8
LỜI CẢM ƠN.......................................................................................................11

Page 1


[Tiểu luận kỹ năng soạn thảo văn bản tiếng việt] December 12, 2016

MỞ ĐẦU
Trong đời sống hiện nay máy tính đã và đang trở thành một công cụ đắc lực không
thể thiếu đối với mỗi người đặc biệt là trong quá trình soạn thảo văn bản.Văn bản là một
phương tiện cần thiết để triển khai, công bố các chủ trương, chính sách để giải quyết
những công việc cụ thể. Vì thế đã có những phần mềm soạn thảo văn bản trên máy tính
(Microsoft Word) đem lại cho con người thuận tiện để đạt được năng suất cao trong công
việc cũng như tiết kiệm thời gian bỏ ra để hoàn thành một văn bản. Tuy nhiên, để soạn
thảo một văn bản đúng chuẩn về quy tắc và thể thức thì hẳn hầu như rất ít sinh viên có thể
đáp ứng được nhu cầu này. Nhằm giải quyết vấn đề đó và đem lại kỹ năng nhất định cho
sinh viên về kĩ năng tạo lập văn bản, Học Viện Công Nghệ Bưu Chính Viên Thông đã
đem bộ môn Kỹ năng tạo lập văn bản Tiếng Việt vào quá trình dạy và học của sinh viên
trong trường, đáp ứng nhu cầu công việc trong tương lai.
Sinh viên
Đỗ Thị Quỳnh Anh

Page 2


[Tiểu luận kỹ năng soạn thảo văn bản tiếng việt] December 12, 2016

Câu hỏi 1: Trưởng phòng Tổng hợp tại doanh nghiệp khi ký vào một thông
báo kết luận một cuộc họp (do Giám đốc doanh nghiệp kết luận), lúc này sẽ sử
dụng hình thức ký nào? Trình bày hình thức ký đó.
Trả lời:
 Trưởng phòng Tổng hợp tại doanh nghiệp khi ký vào một thông báo kết luận một cuộc

họp do Giám đốc kết luận, lúc này sẽ sử dụng hình thức ký thừa lệnh.
 Hình thức ký thừa lệnh:
Theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư và Nghị định 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn
thư thì ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức, việc giao ký thừa lệnh được
quy định “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng
phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản.
Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế
công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.”
 Vậy theo như quy định trên, người đứng đầu cơ quan tổ chức có thể ủy nhiệm cho

người cấp dưới ký thay vào một số văn bản nhất định mà lẽ ra người này phải ký.
 Các văn bản có thể ký thừa lệnh là những văn bản thuộc công việc hành chính thông

thường, ít quan trọng như: thông báo, công văn đôn đốc, trả lời mang tính chuyên
môn, nghiệp vụ, điều hoà, phối hợp để thực hiện một quyết định của cấp trên hoặc của

Thủ trưởng cơ quan đã ban hành, các giấy tờ hành chính như mời họp, giấy giới
thiệu…
 Việc ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế
công tác văn thư của cơ quan tổ chức.
 Hình thức ký:
• Người ký phải ghi chữ viết tắt “TL.” (Thừa lệnh) vào trước chức vụ của người
đứng đầu cơ quan, tổ chức:
TL. BỘ TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
• Chức vụ của người ký: Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức
của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức như: Trưởng phòng, Vụ trưởng,
Chánh văn phòng,… không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định
như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách,v.v…; không ghi lại tên cơ quan, tổ
chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban
Page 3


[Tiểu luận kỹ năng soạn thảo văn bản tiếng việt] December 12, 2016

hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể
bằng văn bản.
• Chữ ký: Thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản được
ban hành. Người ký không dùng bút chì, bút mực đỏ, mực dễ phai nhạt để ký văn
bản chính thức.
• Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Đối với văn
bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các
danh hiệu danh dự khác. Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự
nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm,
học vị, quân hàm.
• Dấu của cơ quan ban hành: Xác nhận tính pháp quy, thẩm quyền của cơ quan ban

hành văn bản. Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng và trùm
lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.

Page 4


[Tiểu luận kỹ năng soạn thảo văn bản tiếng việt] December 12, 2016

Page 5


[Tiểu luận kỹ năng soạn thảo văn bản tiếng việt] December 12, 2016

Câu hỏi 2: Sự khác biệt căn bản về thể thức giữa công văn và văn bản có tên
loại trong văn bản hành chính thông thường là gì?
Trả lời:
Để trả lời câu hỏi trên, trước hết ta cần hiểu thế nào là văn bản hành chính thông
thường.
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành
nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công
việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ
chức. Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp, có thể phân thành 2 loại chính:
• Văn bản không có tên loại (Công văn): là văn bản dùng để giao dịch về công việc
giữa các cơ quan đoàn thể. Đối với loại văn bản này thì ở đầu văn bản không thể
hiện tên loại văn bản. Đây cũng là cách để phân biệt công văn với loại văn bản
hành chính khác.
Ví dụ: Công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải
thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn.
•

Văn bản có tên loại: Thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế
hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy
ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…). Những văn bản
loại này thường thể hiện loại tên gọi cụ thể. Ví dụ:
o
Báo cáo: Dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc. Ví dụ: Báo cáo
tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột
xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị;
o
Thông báo: Báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan
tới đơn vị bằng văn bản;
o
Biên bản: Bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự
việc để làm chứng về sau. Ví dụ: biên bản hội nghị, biên bản nghiệm thu, biên
bản hợp đồng, biên bản bàn giao.

Căn cứ Nghị định số 48/2008/NĐ-CP ngày 17 tháng 4 năm 2008 của Chính phủ
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư, Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức công văn và văn bản có tên loại
trong văn bản hành chính thông thường như sau:

Văn bản

Công văn

Văn bản hành chính thông

Page 6


[Tiểu luận kỹ năng soạn thảo văn bản tiếng việt] December 12, 2016

Tiêu chí
Ký hiệu của văn
bản

thường khác
Bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan,
tổ chức hoặc chức danh nhà nước
ban hành công văn và chữ viết tắt
tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ
phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn
thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:

Bao gồm chữ viết tắt tên loại văn
bản theo bảng chữ viết tắt tên loại
văn bản và chữ viết tắt tên cơ
quan, tổ chức hoặc chức danh nhà
nước (áp dụng đối với chức danh
Chủ tịch nước và Thủ tướng
Công văn của Chính phủ do Vụ Chính phủ) ban hành văn bản.
Hành chính Văn phòng Chính phủ Ví dụ:
soạn thảo: Số: …/CP-HC.
Nghị quyết của Chính phủ ban
Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ hành được ghi như sau:
chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số: …/NQ-CP
Số: …/BNV-TCCB

Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ
Công văn của Hội đồng nhân dân ban hành được ghi như sau:
tỉnh do Ban Kinh tế Ngân sách
Số: …/CT-TTg.
soạn thảo: Số: …./HĐND-KTNS
Công văn của Ủy ban nhân dân Quyết định của Thường trực Hội
tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư đồng nhân dân ban hành được ghi
ký) theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã như sau: Số: …/QĐ-HĐND
hội soạn thảo: Số: …/UBND-VX
Báo cáo của các ban của Hội
Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do đồng nhân dân được ghi như sau:
Số …/BC-HĐND
Văn phòng Sở soạn thảo:
Số: …/SNV-VP

Tên loại văn bản

Không có

Trích yếu nội
dung văn bản

Trình bày phía dưới ký hiệu văn Trình bày dưới tên loại văn bản.
Được viết bằng chữ thường, in
bản. Được viết bằng chữ thường.
đâm.
Bắt buộc phải trình bày trước khi
Có thể có hoặc không tùy vào
vào nội dung văn bản
loại văn bản.

Kính gửi

Viết bằng chữ hoa, in đậm

Câu hỏi 3: Hãy soan thảo các văn bản sau:
Page 7


[Tiểu luận kỹ năng soạn thảo văn bản tiếng việt] December 12, 2016





Trung tâm đào tạo đại học Mở (trực thuộc Học Viện Công nghệ Bưu chính
Viễn Thông) dự định sẽ mở thêm 2 lớp cao đẳng nghề chuyên ngành công
nghệ thông tin và điện tử viễn thông. Để được Học Viện Công nghệ Bưu
chính Viễn Thông đồng ý Trung tâm phải soạn thảo văn bản gì? Hãy soạn
thảo văn bản đó (Sinh viên tự đặt ra nội dung tình huống cho văn bản)
Vào ngày 25/12/2016, Học Viện Công nghệ Bưu chính Viễn Thông tổ chức
kỳ thi tốt nghiệp cho sinh viên, các lớp thuộc giảng đường A3 đều được
trưng dụng để tổ chức kỳ thi. Công nghệ Bưu chính Viễn Thông sẽ phải
soạn thảo văn bản gì? Hãy soạn thảo văn bản đó (Sinh viên tự đặt ra nội
dung tình huống cho văn bản).

Trả lời:
 Trung tâm đào tạo đại học Mở dự định sẽ mở thêm 2 lớp cao đẳng nghề

chuyên ngành công nghệ thông tin và điện tử viễn thông. Để được Học Viện

Công nghệ Bưu chính Viễn Thông đồng ý Trung tâm phải soạn thảo văn bản
Tờ trình.
 Vào ngày 25/12/2016, Học Viện Công nghệ Bưu chính Viễn Thông tổ chức kỳ
thi tốt nghiệp cho sinh viên, các lớp thuộc giảng đường A3 đều được trưng
dụng để tổ chức kỳ thi. Công nghệ Bưu chính Viễn Thông sẽ phải soạn thảo
văn bản Thông báo.

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Page 8


[Tiểu luận kỹ năng soạn thảo văn bản tiếng việt] December 12, 2016

BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC MỞ
Số: 312/TTr - TTĐT

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 10 tháng 12 năm 2016

TỜ TRÌNH
V/v: Mở thêm lớp cao đẳng nghề chuyên ngành
Kính gửi: Ban giám đốc Học Viện Công nghệ Bưu chính Viễn Thông
Do khối lượng sinh viên đăng ký học nghề tại Trung tâm đào tạo đại học Mở học
kỳ II năm học 2016 – 2017 tăng so với các kỳ học trước. Cụ thể, số lượng sinh viên đăng
ký:
•

•

Ngành Công nghệ thông tin: 150 sinh viên
Ngành Điện tử viễn thông: 150 sinh viên

Hiện tại, Trung tâm đang tổ chức 4 lớp học cho 2 chuyên ngành trên với sĩ số 50
sinh viên/1 lớp. Nhận thấy việc mở thêm 2 lớp nhằm đáp ứng nhu cầu học tập và thực
hành hiệu quả của sinh viên là rất cấp thiết. Đồng thời,
Căn cứ vào Kế hoạch giảng dạy và học tập của Học Viện ngày 09/10/2016;
Căn cứ vào Quyết định của Bộ Giáo dục và Đào tạo ngày 01/12/2016.
1. Tổng số lớp mở thêm: 2 lớp
2. Ngành đào tạo:
• Công nghệ thông tin
• Điện tử viễn thông
3. Thời gian dự kiến khai giảng: ngày 10/01/2017
4. Địa điểm học dự kiến: phòng học 209, tòa nhà A3, Học Viện Công Nghệ Bưu

chính Viễn Thông
5. Thời gian học dự kiến:
• Lớp Công nghệ thông tin: Từ 7 giờ đến 11 giờ thứ 2, 4, 6
• Lớp Điện tử viễn thông : Từ 12 giờ đến 16 giờ thứ 3, 5, 7
6. Sĩ số lớp dự kiến: 50 sinh viên

Rất mong Ban giám đốc Học Viện chấp thuận đề xuất nêu trên và tạo điều kiện về
mặt thời gian, địa điểm cũng như cơ sở vật chất phục vụ công tác dạy và học.
Trân trọng kính trình !
Nơi nhận: Như trên

GIÁM ĐỐC

Page 9


[Tiểu luận kỹ năng soạn thảo văn bản tiếng việt] December 12, 2016

BỘ THÔNG TIN VÀ
TRUYỀN THÔNG
HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ
BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG
Số: 101/TB - HV

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 10 tháng 12 năm 2016

THÔNG BÁO
V/v: Sử dụng giảng đường A3
Ngày 25/12/2016, Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông tổ chức thi tốt
nghiệp đối với sinh viên tại cơ sở Hà Đông.
Thực hiện kế hoạch tổ chức thi tốt nghiệp ngày 24/11/2016 (Đợt 4 năm học 2016)
trong tháng 12 năm 2016, Học viện thông báo về việc sử dụng toàn bộ phòng học tại
giảng đường A3 để phục vụ kỳ thi, cụ thể như sau:
Buổi

Sáng

Chiều

Thời gian

Đối tượng dự thi

Môn thi

Phòng thi

Hệ chính quy, đại học từ xa và
đại học VLVH

Môn cơ sở

Hệ Cao đẳng nghề

Môn lý thuyết

Hệ cao đẳng, đại học CQ và
hệ liên thông cao đẳng, đại
học CQ

Môn chính trị

Hệ Cao đẳng nghề

Môn chính trị

7h – 11h

14h – 17h

201, 202, 203,

204, 205, 206,
207, 208 – A3
301, 302, 303,
304, 305, 306,
307, 308 – A3
201, 202, 203,
204, 205, 206,
207, 208 – A3
301, 302, 303,
304, 305, 306,
307, 308 – A3

Yêu cầu:
-

Các sinh viên đến đúng thời gian và địa điểm nêu trên để tham gia kỳ thi tốt nghiệp,
khi đi mang theo thẻ sinh viên.
Các đơn vị liên quan thực hiện nghiêm túc nội dung trên để đảm bảo kỳ thi diễn ra
theo đúng kế hoạch.

Xin trân trọng cám ơn !
Nơi nhận:

GIÁM ĐỐC

- Các đơn vị có liên quan;
Page 10


[Tiểu luận kỹ năng soạn thảo văn bản tiếng việt] December 12, 2016

- Sinh viên các lớp dự thi tốt nghiệp

LỜI CẢM ƠN
Đầu tiên, em xin được gửi lời cảm ơn đến Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn
thông đã đưa môn học Kỹ năng tạo lập văn bản tiếng Việt vào hệ thống môn học của sinh
viên. Đây thực sự là môn học bổ ích đối với các bạn sinh viên khi ra trường, làm việc
trong một môi trường thực tế với các văn bản hành chính thông dụng. Đặc biệt, em xin
gửi lời cảm ơn đến cô Trần Hương Giang đã tận tình chỉ dạy, rèn luyện và truyền đạt
những kiến thức quý báu cho em và các bạn trong thời gian học tập.
Bộ môn Kỹ năng tạo lập văn bản Tiếng Việt là môn học thú vị, bổ ích và gắn liền
với nhu cầu thực tiễn của mỗi sinh viên. Tuy nhiên, vì thời gian học tập trên lớp không có
nhiều, mặc dù đã cố gắng nhưng chắc chắn những hiểu biết và kỹ năng về môn học này
của em còn nhiều hạn chế. Do đó, Bài tiểu luận kết thúc học phần của em khó có thể
tránh khỏi những sai sót và những chỗ chưa chuẩn xác, kính mong giảng viên bộ môn
xem xét và góp ý giúp Bài tiểu luận của em đuợc hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 12 tháng 12 năm 2016
Sinh viên
Đỗ Thị Quỳnh Anh

Page 11