Báo Cáo Thực Tập Sở Giao Thông Vận Tải Ninh Thuận

GVHD:

MỤC LỤC.
.......................................................................................................................................... 1
NHẬN XÉT CỦA THẦY CÔ..........................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU................................................................................................................... 2
PHẦN 1: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ.............................................................4
II. SỞ GIAO THÔNG VẬN TẢI TỈNH NINH THUẬN.........................................5
2.3.2. Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ..................................................................................................12
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ.......................................................................................................18
2.3.4 Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ.................................................................................................21

2.5. Nhận xét, đánh giá.............................................................................................25
PHẦN II. THỰC HIỆN CÁC NỘI DUNG NGHIỆP VỤ............................................26
PHỤ LỤC........................................................................................................................ 44
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM..................................................46
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU .....................................................................47
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM..................................................48
UBND TỈNH NINH THUẬN...................................................................................54
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM..................................................54
UBND TỈNH NINH THUẬN...................................................................................68
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM..................................................68
UBND HUYỆN THỐNG NHẤT.............................................................................73
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM..................................................73
UBND HUYỆN THỐNG NHẤT.............................................................................75
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM..................................................75
TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................................................80

NHẬN XÉT CỦA THẦY CÔ
.......................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo
MSSV:

Trang 1


GVHD:
.......................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................

LỜI MỞ ĐẦU.

Ngày nay cùng với sự phát triển của đất nước, trình độ tiến bộ về khoa học kỹ
thuật được nâng lên thì công tác lưu trữ tài liệu càng được quan tâm. Công tác lưu trữ
chiếm vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vực quản lý hành chính nói chung, cải cách nền
hành chính quốc gia nói riêng.
Tài liệu lưu trữ là phương tiện thông tin được Đảng và Nhà nước ta sử dụng để
tuyên truyền chủ trương đường lối, chính sách đến toàn thể nhân dân. Vì vậy, những năm
SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo
MSSV:

Trang 2


GVHD:
gần đây, Đảng và Nhà nước ta đã ban hành hàng loại những văn bản pháp luật, văn bản
hướng dẫn chỉ đạo về công tác lưu trữ để thống nhất các khâu nghiệp vụ lưu trữ từ Trung
ương tới địa phương và đầu tư xây dựng cơ sở vật chất thiết yếu nhằm phục vụ tốt nhất
công tác lưu trữ. Làm tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy kinh tế - xã hội nước nhà
ngày một phát triển vững mạnh.
Qua hơn một tháng thực tập, được tiếp xúc với tình hình thực tế tại Sở Giao thông
vận tải, em nhận thấy công tác lưu trữ tại đây được thực hiện khá nghiêm túc, quy củ,
đúng chủ trương, quy định của Nhà nước. Bên cạnh đó, công tác lưu trữ cũng gặp nhiều
khó khăn, nhất là cơ sở vật chất vẫn chưa ở nhu cầu thực tiễn tại cơ quan.
Vận dụng những kiến thức được học tại trường kết hợp với thực tiễn về công tác
lưu trữ tại Sở Giao thông vận tải Ninh Thuận, sau đợt thực tập em đã học hỏi được những
bài học kinh nghiệm quý báu từ các anh chị, cán bộ làm việc tại cơ quan. Từ đó rút ra
những kinh nghiệm để hoàn thiện hơn nữa về công tác lưu trữ cho bản thân sau này.
Để hoàn thành đợt thực tập này, em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo và toàn thể
anh/chị làm việc tại Sở Giao thông vận tải Ninh Thuận, đã tạo điều kiện tốt nhất cho em
thực tập tại cơ quan. Cám ơn Lãnh đạo sở và lãnh đạo văn phòng Sở Giao thông vận tải
đã giúp đỡ em rất nhiều trong việc thực hiện các khâu nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu tại cơ

quan.
Em xin chân thành cám ơn thầy Hoàng Quang Cương – giáo viên hướng dẫn thực
tập đã tạo điều kiện, hướng dẫn, giải đáp những thắc mắc để em hoàn thành tốt kỳ thực
tập chuyên ngành 2 cũng như bài báo cáo lần này. Tuy nhiên, do thời gian có hạn, bài báo
cáo thực tập này sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế nhất định. Vì vậy, em rất
mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô cùng toàn thể các bạn để
em có thể sửa chữa, bổ sung để bài báo cáo được hoàn thiện hơn.
Cuối cùng, em xin kính chúc ban lãnh đạo Sở Giao thông vận tải Ninh Thuận và
cán bộ làm việc tại cơ quan cùng toàn thể thầy cô bộ môn thật nhiều sức khỏe để hoàn
thành tốt công tác của mình.
Xin chân thành cám ơn!
SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo
MSSV:

Trang 3


GVHD:

Ninh Thuận, ngày

tháng

năm 2016

Sinh viên

Nguyễn Lê Thanh Thảo

PHẦN 1: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ.

I. VÀI NÉT VỀ TỈNH NINH THUẬN.

Ninh Thuận thuộc vùng Duyên hải Nam Trung Bộ có hình thể giống như
một hình bình hành, hai góc nhọn ở về phía tây bắc và đông nam với toạ độ địa
lý từ 11o18'14" đến 12o09'15" vĩ độ Bắc, 108o09'08" đến 109o14'25" kinh độ

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo
MSSV:

Trang 4


GVHD:

Ðông, Phía Bắc giáp tỉnh Khánh Hòa, phía Nam giáp tỉnh Bình Thuận, phía
Tây giáp tỉnh Lâm Đồng và phía Đông giáp Biển Đông.
Ninh Thuận là vùng đất cuối của dãy Trường Sơn với nhiều dãy núi đâm
ra biển Đông, có địa hình thấp dần từ tây bắc xuống đông nam. Lãnh thổ tỉnh
được bao bọc bởi 3 mặt núi với 3 dạng địa hình gồm núi, đồi gò bán sơn địa
và đồng ven biển. Trong đó, đồi núi chiếm 63,2% diện tích của tỉnh, chủ yếu là
núi thấp, cao trung bình từ 200 – 1.000 mét. Vùng đồi gò bán sơn địa chiếm
14,4% và vùng đồng bằng ven biển chiếm 22,4% diện tích đất tự nhiên.
II. SỞ GIAO THÔNG VẬN TẢI TỈNH NINH THUẬN.

1. Quá trình hình thành của Sở GTVT Ninh Thuận:
Sở GTVT Ninh Thuận được thành lập theo QĐ số 300/QĐ/UB-NT ngày
11/8/1992 của Ủy ban Nhân dân tỉnh. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức được quy định bởi Quyết định số 692/2010/QĐ-UBND ngày
17/5/2010 và QĐ số 14/2011/QĐ-UBND ngày 15/4/2011 của Ủy ban nhân
dân tỉnh ban hành theo Thông tư liên tịch số 12/2008/TTLT-BGTVT-BNV

ngày 05/12/2008 của Bộ Giao thông vận tải, Bộ nội vụ.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
Thực hiện theo Quyết định số 692/2010/QĐ-UBND ngày 17/5/2010 và QĐ
số 14/2011/QĐ-UBND ngày 15/4/2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành
theo Thông tư liên tịch số 12/2008/TTLT-BGTVT-BNV ngày 05/12/2008
của Bộ Giao thông vận tải, Bộ nội vụ.
3. Về cơ cấu tổ chức:
Thực hiện theo Quyết định số 692/2010/QĐ-UBND ngày 17/5/2010 và QĐ
số 14/2011/QĐ-UBND ngày 15/4/2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh, cơ cấu tổ
chức của Sở GTVT hiện có:
3.1.Lãnh đạo sở (04 biên chế), gồm: Giám đốc và 03 Phó Giám đốc.
3.2. Các tổ chức hành chính thuộc sở (25 biên chế), gồm:
- Văn phòng Sở (06 biên chế);
- Phòng Kế hoạch – Tài chính (05 biên chế);
SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo
MSSV:

Trang 5


GVHD:

- Phòng Quản lý giao thông (03 biên chế);
- Phòng Quản lý vận tải – phương tiện và người lái (07 biên chế);
- Phòng Thẩm định và quản lý chất lượng công trình giao thông (04 biên
chế)
3.3. Tổ chức thuộc sở:
Thanh tra giao thông vận tải (28 biên chế)
3.4. Các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở, gổm:
- Ban Quản lý các dự án giao thông Ninh Thuận;

- Trung tâm đăng kiểm xe cơ giới đường bộ Ninh Thuận;
3.5. Doanh nghiệp nhà nước được ủy quyền quản lý:
Công ty cổ phần Quản lý đường bộ Ninh Thuận (dã cổ phần 100%, nhà
nước không còn quản lý)
4. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan:
4.1. Chức năng:
- Sở GTVT Ninh Thuận là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh,
thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước
về: đường bộ; đường thủy nội địa; đường sắt đô thị; vận tải; an toàn giao thông;
quản lý, khai thác, duy tu, bảo trì hạ tầng giao thông đô thị gồm: Cầu đường bộ,
cầu vượt, hè phố, đường phố, dải phân cách, hệ thống biển báo hiệu đường dèn
tín hiệu điều khiển giao thông, hầm dành cho nguời đi bộ, bến xe, bãi đỗ trên
địa bàn.
- Sở GTVT Ninh Thuận có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản
riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban
nhân dân tỉnh; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn , thanh tra, kiểm tra về
chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Giao thông vận tải.
4.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Trình Ủy an nhân tỉnh:
a) Dự thảo quyết định, chỉ thị, quy hoạch, kế hoạch 5 năm, hàng năm,
chương trình, dự án về giao thông vận tải; các biện pháp tổ chức thực hiện
SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo
MSSV:

Trang 6


GVHD:

cải cách hành chính về giao thông vận tải thuộc phạm viquản lý nhà nước đã

giao;
b) Dự thảo văn bản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Sở GTVT;
c) Dự thảo văn bản quy định về điều kiện tiêu chuẩn chức danh đối với các
Trưởng, phó các đơn vị thuộc Sở GTVT; tham gia với các cơ quan có liên
quan xây dựng dự thảo quy định về tiêu chuẩn chức danh Trưởng, Phó
phòng QUản lý đô thị hoặc phòng Kinh tế hạ tầng thuộc Ủy ban nhân dân
các huyện, thành phố trực thuộc tỉnh trong phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý
d) Các dự án đầu tư về giao thông vận tải thuộc thẩm quyền quyết định của
Ủy ban nhân dân
- Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh:
+ Dự thảo quyết định, chỉ thị cá biệt thuộc thẩm quyền ban hành của CHủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về giao thông vận tải;
+ Dự thảo quyết định thành lập, tổ chức lại, giải thể các tổ chức, đơn vị
thuộc Sở GTVT theo quy định của pháp luật; phối hợp với Sở Nội vụ trình
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh dự thảo quyết định xếp hạng các đơn vị sự
nghiệp, dịch vụ công lập do Sở GTVT quản lý theo hướng dẫn của Bộ Giao
thông vận tải và Bộ Nội vụ.
1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng sở.

Văn phòng Sở GTVT Ninh Thuận là bộ phận giúp việc, tham mưu
phục vụ tổng cho mọi hoạt động điều hành của Sở GTVT Ninh Thuận trong
việc quản lý Nhà nước. Văn phòng Sở GTVT Ninh Thuận có những chức năng
sau:
- Chức năng lớn nhất là tổng hợp, tham mưu giúp lãnh đạo sở điều hành đảm
bảo tính thống nhất các mệnh lệnh, chỉ thị để các mệnh lệnh đó có hiệu lực.
- Văn phòng của Sở GTVT Ninh Thuận do Lãnh đạo sở trực tiếp quản lý và
chỉ đạo thực hiện.
+ Văn phòng gồm 01 Chánh văn phòng có nhiệm vụ:
• Giúp việc và thực hiện theo sự điều hành của Thủ trưởng cơ quan:

tổng hợp các loại văn bản trình cấp trên, lập các loại báo cáo tháng, quý, 6
tháng, năm và các loại văn bản trình cấp trên.
SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo
MSSV:

Trang 7


GVHD:

• Lập chương trình công tác tháng của cơ quan, chương trình làm việc
ngày, tuần, tháng cho Thủ trưởng cơ quan.
• Quản lý tất cả Công văn đi + đến, và lập hồ sơ chia theo từng sự việc
hay từng lĩnh vực (cho dễ theo dõi khi có việc tìm là có ngay)
• Đảm bảo điều kiện vật chất và tổ chức các buổi hội nghị, buổi họp ….
cơ quan
• Theo dõi biến động, số lượng từng cán bộ, nhân viên của cơ quan....
+ Có 01 phó chánh văn phòng với nhiệm vụ:
• Tiếp nhận, phân loại, vào sổ các loại công văn, thư tín, chứng từ, điện
báo, fax... từ các nơi gửi về cơ quan, trình chủ tịch và chuyển đến các bộ
phận có liên quan để xử lý, giải quyết.
• Chuyển công văn, tài liệu, thư tín... của các đơn vị trong cơ quan cho
các nơi ngoài cơ quan và ngược lại.
• Lập kế hoạch đặt mua các thiết bị, văn phòng phẩm cho cơ quan.
• Quản lý và sử dụng con dấu cùng các loại văn bản của cơ quan theo
đúng quy định hiện hành.
• Quản lý và tổ chức công tác lưu trữ các văn bản, tài liệu theo đúng
quy định của công tác lưu trữ.
• Phụ trách và thực hiện đánh máy, in ấn các loại công văn, tài liệu, văn
kiện... phục vụ cho công tác chung của cơ quan.

• Quản lý, sử dụng máy photo; phối hợp bộ phận có liên quan đề xuất
bảo dưỡng, sửa chữa máy đảm bảo đúng quy định, an toàn, tiết kiệm. Có báo
cáo hàng tháng về mức độ sử dụng.
+ Ngoài ra còn có các cán sự văn phòng khác có nhiệm vụ làm những công
việc do chánh văn phòng và phó chánh văn phòng giao.
2. Công tác lưu trữ tại cơ quan.
2.1. Tổ chức - cán bộ lưu trữ của cơ quan.

Văn Phòng Sở được thành lập để giải quyết những vấn đề về công tác văn
thư lưu trữ theo quy định của cơ quan.
2.2. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ.

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo
MSSV:

Trang 8


GVHD:
Cho đến thời điểm hiện nay thì Phòng Nội vụ đã áp dụng các văn bản chỉ đạo của
cấp trên như sau:
Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục văn thư Lưu
trữ Nhà nước hướng dẫn chỉnh lý tài liệu.
Công văn 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2009 Cục văn thư và Lưu
trru74 Nhà nước hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan.
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội khóa
XIII về Luật Lưu trữ.
Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 quy định về thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu tình hình phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng

dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Ngoài ra, cơ quan còn ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng
dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ như sau:



Những văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ được ban hành

mang tính cấp thiết và quan trọng hàng đầu trong quá trình hoạt động của cơ quan.
Những văn bản được ban hành có nội dung đầy đủ, rò ràng, phản ánh chính xác tình
hình thực tế thực hiện các khâu nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn
huyện. Thông qua những văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ vừa
nêu trên, cán bộ, công chức có cơ sở pháp lý để áp dụng vào quá trình làm việc cả mình.
2.3. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ.
2.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ rất quan trọng của công tác lưu
trữ, cần phải thực hiện thường xuyên, liên tục tại các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử.
Thu thập, bổ sung tài liệu có quan hệ đến hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ.
Làm tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu sẽ làm hoàn chỉnh thành phần tài liệu trong

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo
MSSV:

Trang 9


GVHD:
từng phông lưu trữ, từ đó tạo điều kiện tốt cho việc tổ chức khai thác, sử dụng và góp
phần phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Sở Giao thông vận tải tổ chức thu thập và bổ sung tài liệu thường xuyên, định kỳ

theo đúng quy định của pháp luật.
Nguồn tài liệu tài liệu thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan gồm: tài liệu từ các
phòng, ban, cá nhân trong từng cơ quan chủ yếu là những công văn đi, công văn đến, văn
bản chỉ đạo của cấp trên được hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Giao thông
vận tải được thu thập và bổ sung một cách đầy đủ và được đưa vào bảo quản tại kho
nhằm tránh tình trạng mất mát, hư hỏng tài liệu.
Thành phần tài liệu được thu thập bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định
thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau: Các hồ sơ nguyên
tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc; hồ sơ về những công việc
chưa giải quyết xong; hồ sơ phối hợp giải quyết công việc đã trùng với hồ sơ của đơn vị
chủ trì; các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
Trong quá trình thực tập tại Sở Giao thông vận tải, tôi thấy cán bộ làm công tác
lưu trữ thường xuyên tiến hành thu thập và bổ sung tài liệu từ các tổ chức, phòng ban
theo sự quản lý của Phòng. Những tài liệu được thu thập ở nhiều dạng khác nhau như: tài
liệu đã được văn thư sắp xếp theo vấn đề của tài liệu vào được cho vào cặp ba dây; tài
liệu vẫn còn rời lẻ được kẹp vào một bìa sơ mi; tài liệu chưa sắp xếp theo ngày, tháng,
năm…tình trạng của những tài liệu được thu thập rất tốt và chủ yếu là tài liệu giấy.
Những tài liệu được thu thập, bổ sung phần lớn là những tài liệu chưa được chỉnh lý, gây
khó khăn lớn trong các khâu nghiệp vụ tiếp theo trong công tác lưu trữ.
Sau khi thu thập tài liệu xong, cán bộ phụ trách tiến hành lập biên bản giao nhận
tài liệu để dễ dàng quản lý tài liệu được tốt hơn.
Qua quá trình thực hiện khâu nghiệp vụ thu thập và bổ sung tài liệu tai Sở Giao
thông vận tải, tôi thấy cán bộ phụ trách làm rất tốt và đúng theo quy định của cơ quan và
pháp luật.

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo
MSSV:

Trang 10

GVHD:

Biên bản giao nhận tài liệu.
UBND TỈNH NINH THUẬN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

SỞ GTVT NINH THUẬN

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: …/BB-NV

Ninh Thuận, ngày…. tháng… năm 20…
BIÊN BẢN
Về việc giao nhận tài liệu.

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo
MSSV:

Trang 11


GVHD:

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Công văn 1606/SNV-VTLT ngày 27 tháng 11 năm 2013 của Sở Nội vụ
hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Căn cứ …… (Danh mục hồ sơ năm ...., Kế hoạch thu thập tài liệu…..),
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là:
- Ông (bà): …………………………………..............…………………….
Chức vụ công tác/chức danh: ……………......……………………………
BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan), đại diện là:
- Ông (bà): …………………………………..............…………………….
Chức vụ công tác/chức danh: ……………......……………………………
Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:
1. Tên khối tài liệu giao nộp: ……………………………..……………….
2. Thời gian của tài liệu: …………..........…………………………………
3. Số lượng tài liệu:
- Tổng số hộp (cặp): …….............................………………………………
- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); ……. Quy ra mét giá: ……….mét
3. Tình trạng lài liệu giao nộp: ……………………………………………
4. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.
Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao (đơn vị /cá nhân) giữ một bản, bên
nhận (Lưu trữ cơ quan) giữ một bản./.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

(Ký tên và ghi rõ họ tên)

(Ký tên và ghi rõ họ tên)

2.3.2. Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo

MSSV:

Trang 12


GVHD:
Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu để
phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm
mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó.
Thông thường để phân loại tài liệu một phông lưu trữ cơ quan người ta áp dụng
bốn phương án cơ bản sau:
-

Phương án “cơ cấu tổ chức - thời gian”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị
hình thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, bộ

-

phận tương đối rõ ràng, ổn định;
Phương án “thời gian - cơ cấu tổ chức”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị

-

hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi;
Phương án “mặt hoạt động - thời gian”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị
hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi nhưng có chức năng, nhiệm

-

vụ tương đối ổn định;

Phương án “thời gian - mặt hoạt động”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị
hình thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ hay thay đổi,
không rõ ràng hoặc đối với tài liệu của các đơn vị hình thành phông hoạt động
theo nhiệm kỳ;

Phương án phân loại tài liệu Phông lưu trữ Sở Giao thông vận tải được áp dụng là
“Thời gian – Mặt hoạt động”
Đây là phương án phân loại tài liệu thích hợp với đặc trưng của phông lưu trữ và
lịch sử đơn vị hình thành phông của Sở Giao thông vận tải . Phương án phân loại tài liệu
này bảo đảm phản ánh chính xác lịch sử hoạt động của đơn vị hình thành phông, tạo điều
kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và khai thác, sử dụng của độc giả.
Trong thời gian thực tập tại Phòng Nội vụ, tôi thấy quá trình phân loại tài liệu
chưa được thực hiện tương đối tốt, tuy nhiên vẫn còn một số tài liệu chưa được phân loại
tốt cụ thể như sau:
- Tài liệu còn lẫn lộn giữa các năm với nhau (ví dụ như tài liệu năm 2013 để
chung với tài liệu năm 2014)
- Chưa phân loại theo tên văn bản.
- Tài liệu được xếp chung nhưng không cùng một vấn đề.
- Tài liệu chưa phân theo tên cơ quan ban hành văn bản.
SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo
MSSV:

Trang 13


GVHD:
 Việc phân loại tài liệu chưa được thực hiện tốt sẽ gây khó khăn trong các khâu nghiệp
vụ tiếp trong nghiệp vụ lưu trữ gây tốn thời gian và ngân sách Nhà nước.

Hướng dẫn phân loại, lập hố sơ.

HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ
Phông.....................……...............................
Giai đoạn: .................................
I. HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU
1. Phương án phân loại tài liệu:
- Căn cứ lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông;
- Căn cứ tình hình thực tế tài liệu của phông;
- Căn cứ yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng tài liệu,
Tài liệu phông .........................................................…… được phân loại theo phương án
………………….…………………... ; cụ thể như sau:
I. Tên nhóm lớn (nhóm cơ bản) 1
1.1. Tên nhóm vừa 1
1.1.1. Tên nhóm nhỏ 1
1.1.2. Tên nhóm nhỏ 2
1.1.3. Tên nhóm nhỏ 3
1.2. Tên nhóm vừa 2
SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo
MSSV:

Trang 14


GVHD:
....................................
II. Tên nhóm lớn (nhóm cơ bản) 2
2.1. Tên nhóm vừa 1
2.1.1. Tên nhóm nhỏ 1
2.1.2. Tên nhóm nhỏ 2
2.1.3. Tên nhóm nhỏ 3
2.2. Tên nhóm vừa 2

.........................................
III. Tên nhóm lớn (nhóm cơ bản) 3
3.1. Tên nhóm vừa 1
.........................................
3.2. Tên nhóm vừa 2
...........................................
2. Hướng dẫn cụ thể trong quá trình phân loại tài liệu:
Trong phần này, căn cứ tình hình thực tế của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý,
cần trình bày những hướng dẫn chi tiết, cụ thể về việc phân chia tài liệu thành các nhóm
lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ để những người tham gia phân loại tài liệu thực hiện thống
nhất.
II. HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ.
1. Phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu thành hồ sơ đối với những phông hoặc khối tài
liệu còn ở trong tình trạng lộn xộn, chưa được lập hồ sơ;
2. Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ đối với những phông hoặc khối tài liệu đã được lập hồ sơ
nhưng còn chưa chính xác, đầy đủ (chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ);
3. Việc viết tiêu đề hồ sơ;
4. Việc sắp xếp văn bản, tài liệu bên trong hồ sơ;
5. Việc biên mục hồ sơ.
SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo
MSSV:

Trang 15


GVHD:
Phê duyệt

Thống Nhất, ngày…. tháng … năm 20…

(Chức vụ, chữ ký của người có thẩm quyền,

Người biên soạn

đóng dấu)

(Ký, họ và tên)

Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.
LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG
............................................................................................
Giai đoạn: ....................................
I. LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG
1. Bối cảnh lịch sử; thời gian thành lập; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của cơ quan, tổ chức - đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của
các đơn vị trực thuộc (cần nêu rõ số, ký hiệu; ngày, tháng, năm và tác giả của văn bản
thành lập cơ quan, tổ chức);
2. Những thay đổi, bổ sung (nếu có) về: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực
thuộc;
3. Ngày, tháng, năm ngừng hoạt động (đối với đơn vị hình thành phông đã ngừng hoạt
động);
4. Quy chế làm việc và chế độ công tác văn thư (nêu tóm tắt lề lối làm việc, quan hệ công
tác và chế độ công tác văn thư) của cơ quan, tổ chức và những thay đổi quan trọng (nếu
có).
II. LỊCH SỬ PHÔNG
1. Giới hạn thời gian của tài liệu.
2. Khối lượng tài liệu:
SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo
MSSV:

Trang 16


GVHD:
2.1. Tài liệu hành chính:
- Tổng số hộp (cặp): ………………………………………………...….;
- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): …………………………………..;
- Quy ra mét giá: .............. mét.
2.2. Tài liệu khác (nếu có).
3. Thành phần và nội dung của tài liệu:
3.1. Thành phần tài liệu:
- Tài liệu hành chính bao gồm những loại văn bản, giấy tờ chủ yếu gì;
- Tài liệu khác (tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghi âm...) (nếu có).
3.2. Nội dung của tài liệu, nêu cụ thể:
- Tài liệu của những đơn vị tổ chức hay thuộc về mặt hoạt động nào;
- Những lĩnh vực, vấn đề chủ yếu và sự kiện quan trọng gì trong hoạt động của đơn vị
hình thành phông được phản ánh trong tài liệu.
4. Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý:
4.1. Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức và giao nộp tài liệu vào
lưu trữ lịch sử (nếu có);
4.2. Mức độ thiếu đủ của phông hoặc khối tài liệu;
4.3. Mức độ xử lý về nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị v.v.…;
4.4. Tình trạng vật lý của phông hoặc khối tài liệu.
5. Công cụ thống kê, tra cứu (nếu có).
6. Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
Phê duyệt

Thống Nhất, ngày…. tháng … năm 20…

(Chức vụ, chữ ký của người có thẩm quyền,

Người biên soạn

đóng dấu)

(Ký, họ và tên)

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo
MSSV:

Trang 17


GVHD:
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn
nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành
trong hoạt động của các cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt như: chính trị, kinh tế,
văn hoá, khoa học và các giá trị khác, từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị
cho Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Qua khảo sát tình hình thực tế tại Sở GTVT Ninh Thuận việc xác định giá trị tài
liệu được thực hiện theo các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn sau:
-

Xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và

-

tổng hợp.

Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích và

-

tổng hợp.
Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn như:
• Nội dung của tài liệu
• Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành nên tài liệu
• Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành nên tài liệu;
• Mức độ toàn vẹn của Phông lưu trữ
• Hình thức của tài liệu;
• Tình trạng vật lý của tài liệu.
Về công tác xác định thời hạn bảo quản của tài liệu được cán bộ thực hiện đúng

theo quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ. Xác định được đúng thời hạn bảo quản
tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng, đó là: Tiết kiệm chi phí bảo quản tài liệu (kho tàng,
trang thiết bị, điện…); khắc phục tình trạng tài liệu tích đống hoặc tiêu hủy tài liệu tùy
tiện; quản lý tài liệu chặt chẽ, kiểm soát được thông tin của tài liệu, tạo điều kiện cho việc
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả; thuận lợi cho việc lựa chọn tài liệu có giá trị
để nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử…
Thời hạn bảo quản tài liệu của Sở GTVT Ninh Thuận được chia làm hai nhóm đó là:
-

Tài liệu được bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính
sách, cương lĩnh, chính lược, đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc

-

gia, về đất nước và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền
Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu không thuộc trường hợp quy định ở trên và

được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm.

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo
MSSV:

Trang 18


GVHD:
-

Những tài liệu hết giá trị được loại ra để tiêu hủy là tài liệu không có giá trị về
thông tin, trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không cần
thiết cho hoạt động của thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.
 Tài liệu của Sở Giao thông vận tải có thời hạn bảo quản chủ yếu là dưới 70 năm

(5 năm, 10 năm, 20 năm, 70 năm…)
 Hội đồng xác định giá trị tài liệu:
Hội đồng xác định gái trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao
nộp và lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của cơ quan để giao nộp vào lưu trữ lịch
sử và loại tài liệu hết giá trị.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định
thành lập. Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Sở GTVT Ninh Thuận
bao gồm:
-

Trưởng phòng - Chủ tịch Hội đồng
Tổ trưởng tổ văn thư - thư ký Hội đồng.
Phó trưởng các phòng chuyên môn, các chuyên viên văn thư, lưu trữ: Ủy viên Hội

đồng.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu làm việc với nhau, sau đó từng thành viên Hội

đồng xem xét các văn bản quy định mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản. Đối với danh
mục tài liệu hết giá trị cần kiểm tra thực tế tài liệu trước khi quyết định. Cuối cùng Hội
đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số; Thông qua biên bản, trình lãnh đạo Sở
Giao thông vận tải quyết định.
Qua khảo sát tình hình thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu tại Sở Giao
thông vận tải tôi nhận thấy việc xác định gái trị tài liệu của Phòng được thực hiện tương
đối tốt, đúng theo quy định của Nhà nước, tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế cụ thể như
sau:
-

Việc xác định giá trị tài liệu để định thời hạn bảo quản cho tài liệu phần lớn mang

-

tính chủ quan của người làm công tác lưu trữ.
Số lượng tài liệu của phòng chưa xác định giá trị còn rất nhiều, chất thành đống
gâyó khó khăn đến việc chỉnh lý tài liệu sau nay.

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo
MSSV:

Trang 19


GVHD:
Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu.
HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Phông.....................................................
Giai đoạn:...............................
Căn cứ ...... (nêu các căn cứ được vận dụng để biên soạn hướng dẫn xác định giá trị tài
liệu phông ......,
Việc xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu trong quá trình chỉnh lý
phông ................. được thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:
A. Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn, lâu dài: liệt kê cụ thể các loại hồ sơ, tài liệu
có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, lâu dài.
B. Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản tạm thời: liệt kê cụ thể các loại hồ sơ, tài liệu có thời
hạn bảo quản tạm thời.
C. Nhóm tài liệu loại ra khỏi phông: liệt kê cụ thể những loại tài liệu loại ra khỏi
phông, gồm:
I. Tài liệu hết giá trị
II. Tài liệu trùng thừa
III. Tài liệu bị bao hàm
IV. Tài liệu không thuộc phông
Ngoài ra, trong văn bản này, cần trình bày những hướng dẫn chi tiết, cụ thể về việc xác
định giá trị tài liệu và định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ để những người tham gia
chỉnh lý thực hiện được thống nhất.
Phê duyệt

Thống Nhất, ngày…. tháng … năm 20…

(Chức vụ, chữ ký của người có thẩm quyền,

Người biên soạn

đóng dấu)

(Ký, họ và tên)

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo
MSSV:

Trang 20


GVHD:

2.3.4 Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ.
a) Thống kê tài liệu.
Thống kê tài liệu lưu trữ là xác định thành phần, số lượng tài liệu theo các đơn vị
thống kê đã quy định và được thể hiện trên các loại sổ sách thống kê.
Thống kê tài liệu lưu trữ để nắm được số lượng tài liệu hiện có, thành phần và chất
lượng tài liệu, cố định việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ theo các phương án
phân loại, phương án hệ thống hóa tài liệu và bảo đảm khả năng tra tìm tài liệu nhanh
chóng, thuận lợi.
Các loại sổ sách thống kê chủ yếu bao gồm
- Sổ nhập tài liệu;
- Sổ xuất tài liệu;
- Danh sách phông (sổ thống kê phông);
- Phiếu phông;
- Mục lục hồ sơ;
- Mục lục văn bản;
- Biên bản bàn giao tài liệu;
- Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu;
- Hồ sơ tiêu hủy tài liệu;
- Báo cáo thống kê định kỳ.
Các loại sổ sách thống kê bổ trợ bao gồm:
- Sổ đăng ký mục lục hồ sơ;

- Các bộ thẻ;

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo
MSSV:

Trang 21


GVHD:
- Hồ sơ phông;
- Biên bản kiểm tra số lượng, tình trạng tài liệu trong kho;
- Sổ thống kê tài liệu quý, hiếm;
- Tài liệu hạn chế sử dụng;
- Sổ sách chỉ dẫn các phông lưu trữ;
- Sơ đồ chỉ dẫn tài liệu trong kho…
Ngoài ra, trong quá trình thống kê tài liệu, cán bộ lưu trữ còn có sự kết hợp việc
thống kê những tài liệu hết giá trị như: báo cáo tuần, báo cáo tháng, thư mời họp, lịch
công tác….
b) Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình nghiên cứu áp dụng biện pháp khoa học kĩ
thuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ.
Để bảo quản tài liệu được an toàn và kéo dài tuổi thọ, Sở Giao thông vận tải đã
xây dựng kho lưu trữ với diện tích khoảng 30 m, trang bị các trang thiết bị như: máy hút
ẩm, máy hút bụi, máy điều hòa, trang bị hệ thống và báo cháy tự động và bình khí. Các
vật dụng chuyên dùng như: kệ, giá đựng tài liệu, hộp đựng tài liệu được trang bị đầy đủ
Sở Giao thông vận tải thường xuyên kiểm tra chế độ bảo quản cho tất cả các khối
tài liệu trong kho lưu trữ và tổ chức phòng chống mối mọt, côn trùng, nấm mốc ở kho
được cán bộ thực hiện tốt.
Các biện pháp Sở Giao thông vận tải ứng dụng để bảo quản tài liệu:
-

Sắp xếp, kiểm kê tài liệu trong kho lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho việc nắm
chắc số lượng, chất lượng và bảo quản tài liệu tốt trong kho giúp cho việc tra cứu

-

và lấy tài liệu trong kho được nhanh chóng, dễ dàng hơn.
Sắp xếp hồ sơ trong mỗi hộp theo đúng trật tự đã đánh trong công tác chỉnh lý
Sắp xếp từ trên xuống dưới, từ trái qua phải đúng nhu lý thuyết mà em đã học
Vệ sinh kho thường xuyên: Lau chùi, quét dọn kệ giá
Duy trì nhiện độ, độ ẩm ánh sáng, phòng chống mối mọt, côn trùng nấm mốc
Tu bổ tài liệu, phục chế những tài liệu hư hỏng

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo
MSSV:

Trang 22


GVHD:
Thường xuyên mở các lớp đào tạo, huấn luyện cho cán bộ, công nhân viên chức
về công tác phòng chống cháy nổ.
Nhìn chung, công tác bảo quản tài liệu của Sở Giao thông vận tải được thực hiện
khá hoàn chỉnh, đúng theo những quy định của Nhà nước.

-

2.3.5. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc;
Công bố giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng;

Biên soạn và xuất bản sách;
Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu;
Thông báo nội dung tài liệu lưu trữ;
Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ;
Làm phim tuyên truyền giới thiệu về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ…
Trong các hình thức kể trên, việc phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc là hình

thức được Sở GTVT Ninh Thuận tiến hành thường xuyên và phổ biến nhất. Đây là hình
thức này mang lại nhiều lợi ích cho cả độc giả và cơ quan lưu trữ. Tại đây, độc giả có thể
nghiên cứu được nhiều tài liệu cùng một lúc; có thể gặp gỡ, tư vấn và được giải đáp trực
tiếp với các cán bộ lưu trữ, đồng thời có thể gặp gỡ, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm sử
dụng tài liệu với các đối tượng độc giả khác; có thể sử dụng nhiều loại công cụ tra cứu,
tài liệu tham khảo và có thể sao chụp những tài liệu cần thiết. Ở đây cán bộ lưu trữ dễ
theo dõi, nắm bắt được nhu cầu của độc giả để đề xuất những hình thức và biện pháp
phục vụ thích hợp; tài liệu lưu trữ được bảo quản, hạn chế mất mát và hư hại.
Đối tượng được phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là: Cán bộ, công chức trong
cơ quan.Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu:
Đối với người trong cơ quan có nhu cầu xin khai thác tài liệu phải có biên bản giao
nhận.
Qua khảo sát tình hình thực tế, tôi thấy công tác tổ chức sử dụng tài liệu của Sở
Giao thông vận tải thực hiện tương đối tối, tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế như:
- Chưa xây dựng được phòng đọc riêng biệt cho độc giả đến nghiên cứu tài liệu.
- Cách phục vụ bạn đọc còn thụ động, chưa có tính linh hoạt.
2.4. Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác lưu trữ.
Để có sự phát triển kinh tế của đất nước ta hiện nay, công nghệ thông tin là yếu tố
đã góp phần không nhỏ cho sự phát triển vượt bậc đó. Do đó, nhiều cơ quan Nhà nước đã
mạnh tay đầy tư các trang thiết bị tiến tiến, hiện đại để phục vụ công việc hằng ngày của
SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo
MSSV:

Trang 23


GVHD:
cơ quan. Sở Giao thông vận tải cũng giống như những cơ quan nhà nước khác đã áp dụng
những tiến bộ của khoa học thông tin để quản lý, giải quyết, thu thập tài liệu trong công
tác lưu trữ của cơ quan. Sở GTVT Ninh Thuận đã đầu tư, nâng cấp cơ sở hạ tầng thông
tin bằng việc cung cấp đồng bộ máy vi tính mới, hiện đại cho tất cả bộ phận, bộ phận văn
thư, lưu trữ…
Sở Giao thông vận tải đã cung cấp đầy đủ các máy tính phục vụ cho công việc
hàng ngày trong phòng. Hầu hết công nghệ thông tin được phục vụ các công việc như:
Soạn thảo, cập nhật thông tin, gửi mail, vào sổ văn bản đến, văn bản đi… Đây chính là sự
mới mẻ, hiện đại, nhanh chóng và chính xác của Văn phòng sở . Và đáp ứng được 3 mục
tiêu chính của cơ quan hành chính: về quản lý, chỉ đạo, điều hành; về tổ chức thực hiện;
về giám sát, đánh giá việc thực hiện.
Hiện nay văn thư Sở Giao thông vận tải được bố trí máy photocopy, máy in, máy
Scan, bàn làm việc, máy vi tính, điện thoại bàn, cặp ba dây, tủ đựng hồ sơ giấy tờ, các
loại gim, kẹp giấy…. Số lượng trang thiết bị phục vụ công tác văn thư tại Sở Giao thông
vận tải:
- Máy tính: 06
- Máy photo: 01
- Máy Fax: 01
- Điện thoại bàn: 02
- Bàn làm việc: 06
- Máy in: 06
- Máy Scan văn bản: 01
- Chất lượng: Các trang thiết bị của văn phòng Sở Giao thông vận tải tương đối
đầy đủ, hoạt động tốt, phục vụ hiệu quả trong quá trình làm việc của cán bộ, công chức
viên chức của Phòng.

SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo
MSSV:

Trang 24


GVHD:
2.5. Nhận xét, đánh giá.
Công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của mỗi cơ quan, tổ
chức, đơn vị sự nghiệp. Tại Sở Giao thông vận tải, công tác lưu trữ những năm gần đây
đã có những biến tiến quan trọng giúp cho hoạt động quản lý Nhà nước trên địa bàn
huyện đạt hiệu quả tốt nhất, điều đó thể hiện qua những mặt sau:
a) Về ưu điểm.
Áp dụng những văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ của nhà
nước và của cơ quan ban hành.
Nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức về vị trí, tầm quan trọng
của công tác lưu trữ đã được nâng lên rõ rệt.
Tài liệu lưu trữ đã được tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả góp phần quan trọng
trong công việc tra cứu tài liệu của cán bộ công chức sở, giúp cho công việc được giải
quyết nhanh hơn, hiệu quả hơn.
Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ được bố trí làm việc theo đúng
chuyên môn được đào tạo.
Bố trí kho lưu trữ hợp lý, trang bị các trang thiết bị cần thiết để bảo quản tài liệu.
b) Hạn chế.
Việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu chưa được triển khai nên số lượng hồ sơ, tài liệu còn
tồn đọng nhiều gây khó khăn trong việc kiểm tra tài liệu.
Nhiều tài liệu chưa được thu thập, phân loại nằm rải rác ở các phòng ban gây khó
khăn cho việc thống kê số lượng hồ số tài liệu nộp lưu.
Việc phân loại tài liệu ở các đơn vị còn yếu, nhiều tài liệu hết giá trị, trùng thừa
vẫn gộp chung với tài liệu có giá trị, điều này dẫn đến tốn rất nhiều thời gian, công sức

trong quá trình chỉnh lý tài liệu về sau.
Kho lưu trữ của Sở Giao thông vận tải tuy được xây mới vào năm 2010 nhưng vẫn
còn thiếu nhiều trang thiết bị cần thiết trong bảo quản tài liêu (thiếu máy điều hòa, máy
hút ẩm…)
SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo
MSSV:

Trang 25