Các yếu tố tác động đến quyết định thuê văn phòng ảo của doanh nghiệp tại thành phố đà nẵng luận văn thạc sĩ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
-------------o0o-------------

PHAN NGỌC XUÂN THẢO

CÁC YẾU TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN QUYẾT ĐỊNH THUÊ
VĂN PHÒNG ẢO CỦA DOANH NGHIỆP TẠI THÀNH
PHỐ ĐÀ NẴNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2013


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
-------------o0o-------------

PHAN NGỌC XUÂN THẢO

CÁC YẾU TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN QUYẾT ĐỊNH THUÊ
VĂN PHÒNG ẢO CỦA DOANH NGHIỆP TẠI THÀNH
PHỐ ĐÀ NẴNG

CHUYÊN NGÀNH: THƢƠNG MẠI
MÃ SỐ: 60.34.01.21

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC

TS. BÙI THANH TRÁNG


THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2013
CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan Luận văn thạc sĩ kinh tế “Các yếu tố tác động đến quyết định
thuê Văn phòng ảo của doanh nghiệp tại thành phố Đà Nẵng” là cơng trình nghiên cứu
của riêng tơi.
Các kết quả nghiên cứu trong Luận văn là trung thực và chưa từng được cơng bố
trong bất kỳ cơng trình nào khác.

Người nghiên cứu

Phan Ngọc Xuân Thảo


MỤC LỤC
Trang
TRANG PHỤ BÌA
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC .............................................................................................................................. i
DANH MỤC CÁC BẢNG .................................................................................................... v
DANH MỤC CÁC HÌNH ..................................................................................................... vi
CHƢƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ĐỀ TÀI............................................................. 1
1.1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................................... 1
1.2. Mục tiêu nghiên cứu .................................................................................................... 3
1.3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ............................................................................... 3
1.3.1. Đối tượng nghiên cứu .................................................................................................. 3

1.3.2. Đối tượng khảo sát........................................................................................................ 3
1.3.3. Phạm vi nghiên cứu ..................................................................................................... 3
1.4. Phƣơng pháp nghiên cứu ............................................................................................. 4
1.4.1. Định tính ...................................................................................................................... 4
1.4.2. Định lượng ................................................................................................................... 4
1.5. Kết cấu đề tài ................................................................................................................ 5
1.6. Tính mới và những đóng góp của luận văn ............................................................... 5
1.6.1. Tính mới của luận văn ................................................................................................ 5
1.6.2. Đóng góp về phương diện học thuật ........................................................................... 6
1.6.3. Đóng góp về phương diện thực tiễn ............................................................................ 6
Tóm tắt chương I .................................................................................................................... 7
CHƢƠNG II: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG ẢO ........................................................ 8
2.1. Khái niệm về Văn phòng ảo .......................................................................................... 8
2.2. Đặc điểm Văn phòng ảo ............................................................................................. 16
2.3. Khái niệm về văn phòng truyền thống ..................................................................... 18

i


2.4. Khác biệt giữa văn phòng ảo và văn phòng truyền thống ...................................... 19
2.5. Các yếu tố tác động đến quyết định th Văn phịng ảo.......................................... 21
2.5.1. Các mơ hình nghiên cứu trước đây về quyết định thuê Văn phòng ảo ..................... 21
2.5.1.1. Mơ hình nghiên cứu của E. Jeffrey Hill và cộng sự (1998) .............................. 21
2.5.1.2. Mơ hình

2011) ............................................................ 27

2.5.2. Tóm tắt các yếu tố tác động đến quyết định thuê Văn phòng ảo từ những nghiên
cứu trước đây ....................................................................................................................... 28
2.6. Thực trạng Văn phòng ảo ở Việt Nam và Đà Nẵng ................................................ 29

2.6.1. Một số Văn phòng ảo ở Việt Nam ............................................................................. 29
2.6.2. Thị trường Văn phòng ảo tại Đà Nẵng ...................................................................... 32
2.6.3. Những ưu điểm – nhược điểm của Văn phòng ảo tại Tp. Đà Nẵng so với Tp. Hồ
Chí Minh và Hà Nội ............................................................................................................ 33
2.7. Mơ hình đề xuất và các giả thiết................................................................................ 34
2.7.1. Năng suất – Productivity ............................................................................................ 35
2.7.2. Tinh thần – Morale ..................................................................................................... 35
2.7.3. Làm việc nhóm – Team work ..................................................................................... 36
2.7.4. Tính linh hoạt –Flexibility .......................................................................................... 36
2.7.5. Cân bằng công việc và cuộc sống – Work/life balance .............................................. 37
2.7.6. Thời gian làm việc – Work Hours .............................................................................. 38
2.7.7. Mức độ chấp nhận công nghệ - Technology Acceptance........................................... 38
2.7.8. Vị trí – Location ......................................................................................................... 39
2.7.9. Giá cả - Price .............................................................................................................. 39
Tóm tắt chương II ................................................................................................................. 41
CHƢƠNG III:

.......................................................... 42

3.1. Quy trình nghiên cứu ................................................................................................. 42
3.2. Phƣơng pháp nghiên cứu ............................................................................................ 43
3.2.1. Nghiên cứu định tính .................................................................................................. 43
3.2.2. Nghiên cứu định lượng ............................................................................................... 45

ii


3.2.2.1. Thiết kế mẫu nghiên cứu .................................................................................. 45
3.2.2.2. Thiết kế bảng câu hỏi thu thập dữ liệu ............................................................. 47
3.2.2.3. Thang đo ........................................................................................................... 50

3.2.2.4. Phương pháp phân tích dữ liệu ......................................................................... 53
Tóm tắt chương III ................................................................................................................ 56
CHƢƠNG IV: PHÂN TÍCH KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ............................................... 57
4.1. Đặc điểm mẫu nghiên cứu........................................................................................... 57
4.2. Kiểm định thang đo các nhân tố ............................................................................... 60
4.2.1. Kiểm định thang đo bằng hệ số Cronbach Alpha ....................................................... 60
4.2.2. Phân tích nhân tố EFA ................................................................................................ 65
4.2.3. Phân tích hệ số tương quan Pearson ........................................................................... 68
4.2.4. Phân tích hồi quy ........................................................................................................ 70
4.2.5. Kết quả kiểm định các giả thiết nghiên cứu trong mơ hình ....................................... 75
Tóm tắt chương IV ............................................................................................................... 76
CHƢƠNG V: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ................................................................... 77
5.1. Kết luận ........................................................................................................................ 77
5.2. Một số kiến nghị ........................................................................................................... 77
5.3. Hạn chế và hƣớng nghiên cứu tiếp theo .................................................................... 81
Tóm tắt chương V ................................................................................................................. 82
TÀI LIỆU THAM KHẢO .....................................................................................................
PHỤ LỤC 1 .............................................................................................................................
PHỤ LỤC 2 .............................................................................................................................
PHỤ LỤC 3 .............................................................................................................................
PHỤ LỤC 4 .............................................................................................................................
PHỤ LỤC 5 .............................................................................................................................
PHỤ LỤC 6 .............................................................................................................................

iii


DANH MỤC CÁC BẢNG
Trang
Bảng 2.1. Loại hình hoạt động kinh doanh của khách hàng tại Central Office

17

Bảng 2.2. So sánh Văn phòng ảo và Văn phòng truyền thống

20

Bảng 2.3. Một số Văn phòng ảo ở Việt Nam

29

Bảng 3.1. Danh sách quán café khảo sát

46

Bảng 3.2. Các quan sát của thang đo Quyết định thuê Văn phòng ảo

50

Bảng 4.1. Thống kê số lượng bảng khảo sát tại các quán café Đà Nẵng

57

Bảng 4.2. Mô tả độ tuổi mẫu nghiên cứu

57

Bảng 4.3. Mơ tả loại hình kinh doanh của mẫu nghiên cứu

58

Bảng 4.4. Mơ tả mức độ sẵn lịng th một Văn phịng ảo tại Đà Nẵng của từng

58

loại hình kinh doanh
Bảng 4.5. Tổng hợp các mức giá được chấp nhận

59

Bảng 4.6. Kiểm định thang đo bằng hệ số tin cậy Cronbach’s Alpha chạy lần 1

60

Bảng 4.7. Thang đo và các quan sát được chọn phân tích EFA

64

Bảng 4.8. Phân tích kết quả phân tích nhân tố khám các yếu tố ảnh hưởng đến

66

Quyết định th Văn phịng ảo
Bảng 4.9. Tóm tắt kết quả kiểm định thang đo

68

Bảng 4.10. Hệ số tương quan tuyến tính giữa các biến độc lập và các biến phụ

68

thuộc
Bảng 4.11. Đánh giá độ phù hợp của mô hình

71

Bảng 4.12. Kiểm định độ phù hợp của mơ hình (Kiểm định ANOVA)

71

Bảng 4.13. Kết quả hồi qui bội với các hệ số hồi qui riêng phần trong mơ hình

72

Bảng 4.14. Tóm tắt kết quả kiểm định giả thiết

73

iv


DANH MỤC CÁC HÌNH
Trang
Hình 2.1. Chuỗi sắp xếp liên tiếp mức độ thay thế của các loại Văn phịng ảo

9

Hình 2.2. Các cấp độ của Văn phịng ảo

13

Hình 2.3. Mơ hình kết quả nghiên cứu của E.Jeffrey Hill và cộng sự (1998)

26

Hình 2.4. Mơ hình nghiên cứu mức độ chấp nhận và sử dụng cơng nghệ

28

Hình 2.5. Mơ hình do người nghiên cứu đề xuất

40

Hình 4.1. Mơ hình của người nghiên cứu sau quá trình khảo sát

73

v


1

CHƢƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ĐỀ TÀI.
1.1.

Lý do chọn đề tài:
Theo thông tin từ Cục quản lý đăng ký kinh doanh – Bộ Kế hoạch và đầu tư,

trong quý I/2013, cả nước có hơn 15.700 doanh nghiệp đăng ký thành lập mới với
số vốn đăng ký 79.389 tỷ đồng nhưng có tới 15.283 doanh nghiệp phá sản, ngừng

hoạt động. Số doanh nghiệp và số vốn đăng ký trong quý I/2013 vẫn tiếp tục xu thế
giảm. Phần lớn các địa phương đều có số lượng doanh nghiệp đăng ký thành lập
mới suy giảm so với cùng kỳ năm 2012. Theo ông Lê Quang Mạnh, Cục trưởng
Cục quản lý đăng ký cạnh tranh – Bộ Kế hoạch đầu tư nhận định “Doanh nghiệp
ngày càng gặp nhiều khó khăn hơn trong sản xuất và kinh doanh”. Những khó khăn
mà doanh nghiệp gặp phải từ năm 2011 đến nay chủ yếu do sức mua thấp, tồn đọng
sản phẩm, khó tiếp cận nguồn vố

ởng

giảm, tái cấu trúc hệ thống ngân hàng và doanh nghiệp Nhà nước còn chậm. Đặc
biệt thị trường bất động sản tồn kho số lượng lớn, thị trường chứng khoán chưa có
dấu hiệu khởi sắc. Do những khó khăn này tạo cho các doanh nghiệp tâm lý khơng
cịn tin tưởng vào thị trường và e dè hơn trong việc đầu tư.
Trong thời kì kinh tế khủng hoảng như hiện nay, doanh nghiệp dễ dàng nhận
thấy chi phí đầu tư ban đầu sẽ là một gánh nặng lớn cho doanh nghiệp, những chi
phí này gồm chi phí th văn phịng, chi phí đầu tư lắp đặt các thiết bị văn phịng,
chi phí duy trì văn phịng, chi phí nhân sự… Vậy làm thế nào cắt giảm những chi
phí này, giảm bớt áp lực cho doanh nghiệp, khuyến khích các doanh nghiệp mạnh
dạng thành lập doanh nghiệp. Dịch vụ Văn phòng ảo là một trong những giải pháp
hiệu quả hỗ trợ, cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp mới thành lập và cả những
doanh nghiệp đang hoạt động.
Văn phòng ảo xuất hiện đầu tiên ở Việt Nam từ năm 2000 và phát triển mạnh
tại thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội trong năm 2008, năm khủng hoảng của nền
kinh tế Việt Nam. Loại hình dịch vụ này đến nay khơng cịn xa lạ với các doanh


2

nghiệp tại thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội, nhưng còn khá mới mẻ và mới được

phát triển tại thành phố Đà Nẵng trong những năm gần đây. Hiện nay tại Đà Nẵng
chỉ có 2 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Văn phịng ảo.
Trong tháng 05/2013, cơng ty Central Office (cơng ty Văn phịng ảo tại
thành phố Hồ Chí Minh) đã tiến hành khảo sát thị trường Đà Nẵng. Đối tượng được
khảo sát là những khách hàng của công ty và những doanh nghiệp tại Đà Nẵng. Kết
quả khảo sát cho thấy 32% khách hàng của Central có nhu cầu mở Văn phòng tại
Đà Nẵng và 63% doanh nghiệp tại Đà Nẵng muốn sử dụng loại văn phòng này. Kết
quả này được Central Office đánh giá cao. Thực tế cho thấy các doanh nghiệp tại
thành phố Đà Nẵng đang gặp tình trạng khó khăn chung trong sản xuất và kinh
doanh. Quý I/2013, Đà Nẵng xếp thứ 4 với 392 doanh nghiệp ngừng hoạt động xếp
sau các thành phố lớn Hồ Chí Minh, Hà Nội, Hải Phịng. Chi phí thuê văn phòng tại
Đà Nẵng 10.45$/m2/tháng, tiền đặt cọc trung bình tối thiểu là 3 tháng, thanh tốn
tiền th hàng quý, với chi phí thuê và điều kiện thuê văn phòng như vậy tạo nên
một áp lực cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ mới thành lập và đang hoạt động tại
Đà Nẵng.
Từ những lý do trên, người nghiên cứu đã chọn đề tài:
“Các yếu tố tác động đến quyết định thuê Văn phòng ảo của doanh nghiệp tại
thành phố Đà Nẵng”.
Bài nghiên cứu này sử dụng mơ hình định lượng để khám phá và khẳng định những
yếu tố quan trọng tác động qua lại đến quyết định thuê Văn phịng ảo của doanh
nghiệp Đà Nẵng, từ đó đưa ra các giải pháp xây dựng Văn phòng ảo dựa trên những
yếu tố này.
Với mong muốn cung cấp những thông tin có giá trị cho Central Office – cơng ty
trong lĩnh vực Văn phịng ảo tại thành phố Hồ Chí Minh và cũng là nơi người
nghiên cứu đang công tác. Người nghiên cứu hy vọng rằng những thông tin về các


3

yếu tố tác động đến quyết định thuê Văn phòng ảo sẽ góp phần là tài liệu tham khảo

cho các nhà lãnh đạo của Central Office.
Đồng thời, người nghiên hy vọng có thể tổng hợp về phương diện lý luận trong lĩnh
vực Văn phịng ảo Việt Nam từ đó làm cơ sở tham khảo cho các doanh nghiệp
mong muốn gia nhập lĩnh vực này hoặc muốn kết hợp giữa dịch vụ cho thuê Văn
phòng ảo và cho thuê văn phòng truyền thống.
1.2.
-

Mục tiêu nghiên cứu:
Khám phá các yếu tố tác động đến Quyết định thuê Văn phòng ảo của các
doanh nghiệp tại thành phố Đà Nẵng.

-

Đo lường mức độ tác động của từng yếu tố đến Quyết định thuê Văn phòng
ảo của các doanh nghiệp tại thành phố Đà Nẵng.

-

Đề xuất các kiến nghị phù hợp dựa trên kết quả nghiên cứu nhằm phát triển
các loại hình cho thuê Văn phòng ảo tại thành phố Đà Nẵng.

1.3.
1.3.1.
-

nghiên cứu
Các yếu tố tác động đến quyết định thuê Văn phòng ảo của các doanh nghiệp
tại thành phố Đà Nẵng.

1.3.2. Đối tƣợng khảo sát
-

Đại diện của các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã thuê Văn phòng ảo tại thành
phố Đà Nẵng.

-

Đại diện của các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang có ý định th Văn phịng ảo
tại thành phố Đà Nẵng.

1.3.3.
-

nghiên cứu
Về khơng gian: Nghiên cứu được thực hiện tại thành phố Đà Nẵng. Cụ thể
khảo sát tại các quán café thường được đối tượng nghiên cứu lựa chọn. Tiếp
cận một số doanh nghiệp đã sử dụng văn phòng ảo tại Light house (Xô Viết
Nghệ Tĩnh, quận Hải Châu, Đà Nẵng)


4

-

Về t

: Các tài liệu được sử dụng trong bài là các tài liệu trong và

ngoài nước trong khoảng thời gian 1998 – 2013. Thời gian thực hiện bài

nghiên cứu từ tháng 04/2013 – 09/2013.
-

Về n

Từ dữ liệu thứ cấp, bài nghiên cứu tổng hợp lý thuyết Văn

phòng ảo từ những bài nghiên cứu trước của nước ngoài, tổng hợp tình hình
ngành từ những báo cáo của Cục quản lý đăng ký kinh doanh – Bộ Kế hoạch
và đầu tư, báo cáo của Savills. Dữ liệu sơ cấp được thu thập từ bảng khảo sát
thực tế 200 đại diện của doanh nghiệp tại thành phố Đà Nẵng.
1.4.

:

1.4.1. Định tính:
Nghiên cứu định tính được sử dụng trong nghiên cứu này là kỹ thuậ
phỏng vấn sâu. Phỏng vấn hai đối tượng, đối tượng thứ nhất là các doanh nghiệp
đang hoạt động trong lĩnh vực văn phòng ảo. Đối tượng thứ hai là những người làm
việc từ xa, tại tất cả các địa điểm như café, thư viện, tại nhà và khơng có một văn
phòng làm việc cố định.
1.4.2. Định lƣợng:
Thu thập dữ liệu nghiên cứu bằng bảng câu hỏi phỏng vấn trực tiếp và bảng câu hỏi
qua thư điện tử đến các đối tượng mục tiêu.
Kiểm định độ tin cậy và giá trị của thang đo bằng hệ số tin cậy Cronbach alpha. Sử
dụng phân tích nhân tố khám phá (EFA) thơng qua phần mềm SPSS 16.0 để xây
dựng mơ hình và các giả thuyết về các yếu tố tác động đến quyết định thuê văn
phòng của doanh nghiệp tại thành phố Đà Nẵng.
Dùng phương pháp phân tích hồi quy bội (RA) với các quan hệ tuyến tính để kiểm
định các nhân tố có ảnh hưởng quan trọng quyết định thuê văn phịng ảo của doanh

nghiệp tại Đà Nẵng, dựa vào đó tính mức độ quan trọng của từng yếu tố.


5

1.5.

Kết cấu đề tài:

Đề tài gồm có 5 chương cơ bản
Chƣơng I: Giới thiệu chung về đề tài
Chƣơng II: Tổng quan về Văn phòng ảo
Đưa ra các khái niệm về Văn phòng ảo trên Thế giới và tại Việt Nam, khái niệm về
văn phịng truyền thống, từ đó có sự so sánh giữa văn phòng ảo và văn phòng truyền
thống. Giải thích về tính hợp pháp của Văn phịng ảo tại Việt Nam. Thực trạng Văn
phòng ảo ở Việt Nam và Đà Nẵng. Khám phá và giải thích các yếu tố tác động đến
quyết định thuê Văn phòng ảo của doanh nghiệp từ những bài nghiên cứu trước. Đề
xuất thêm những yếu tố tác động đến quyết định thuê Văn phòng ảo của các doanh
nghiệp tại thành phố Đà Nẵng. Cuối cùng đưa ra mơ hình các yếu tố tác động đến
quyết định thuê văn phòng ảo của doanh nghiệp tại Đà Nẵng và đề xuất các giả
thuyết của mô hình.
Chƣơng III: Phƣơng pháp nghiên cứu
Chƣơng IV: Phân tích kết quả nghiên cứu
Đánh giá, kiểm định thang đo và phân tích nhân tố EFA. Phân tích hồi quy và kiểm
định các giả thuyết.
Chƣơng V: Kết luận và kiến nghị
Kết luận kết quả nghiên cứu. Đưa ra các kiến nghị dựa trên kết quả nghiên cứu
nhằm hoàn thiện và phát triển mơ hình văn phịng ảo tại thành phố Đà Nẵng.
1.6.
1.6.1.

-

Văn phòng ảo mới xuất hiện ở Việt Nam năm 2000 và bắt đầu phát triển
mạnh từ năm 2008 cho đến nay. Riêng tại Đà Nẵng loại hình này vẫn cịn
mới lạ và chỉ có 2 doanh nghiệp thực sự hoạt động trong lĩnh vực này.


6

-

Hầu hết các nghiên cứu, các bài báo về Văn phòng ảo tại Việt Nam chưa
đưa ra một hệ thống lý luận khoa học cho Văn phòng ảo, chỉ dừng lại ở
mức độ tổng hợp một số khái niệm thường sử dụng.

-

Các nghiên cứu trước về Văn phòng ảo tại Việt Nam chưa có nghiên cứu
nào đi sâu khám phá mơ hình các yếu tố tác động đến quyết định thuê
Văn phòng ảo của doanh nghiệp.

-

Bài nghiên cứu tổng hợp một số lý thuyết văn phòng ảo, đồng thời xây
dựng mơ hình các yếu tố tác động đến quyết định th Văn phịng ảo từ
đó phát triển mơ hình tại thành phố Đà Nẵng.

1.6.2.
ảo

-

K

của nghiên cứu trước,

các yếu tố tác động đến quyết định thuê Văn phòng ảo của doanh nghiệp
và đặc biệt là doanh nghiệp tại thành phố Đà Nẵng.
1.6.3.
-

Tổng hợp kết quả nghiên cứu nhằm cung cấp những thông tin giá trị

chi nhánh tại
Trung).
-

Làm cơ sở tham khảo cho các doanh nghiệp mong muốn gia nhập lĩnh
vực Văn phòng ảo hoặc muốn kết hợp dịch vụ cho thuê Văn phòng ảo
vào dịch vụ cho thuê văn phòng truyền thống của mình. Đặc biệt là các
doanh nghiệp muốn phát triển dịch vụ Văn phòng ảo tại Đà Nẵng.


7

TÓM TẮT CHƢƠNG I
Chương một làm rõ lý do chọn đề tài, mục tiêu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
Đồng thời giới thiệu sơ bộ về kết cấu 5 phần và nội dung của từng phần. Cuối cùng
đưa ra những tính mới và đóng góp về phương diện học thuật, thực tiễn của nghiên
cứu.

8

CHƢƠNG II: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG ẢO
2.1.

Khái niệm Văn phòng ảo

Theo Ralph Gregory (1990) cho rằng

(Virtual Office) là

ời sử dụng Văn phịng ảo có thể

.
Ơng Ralph Gregory

. Xuất phát

từ việc ông

thông tin trực tuyến

.

ả

ắp nước Mỹ
ụ trong việc giúp khách hàng đạt được một sự cân bằng công việ

ộc sống

ệm nền tảng cho sự sáng tạ
ết kiệm thời gian và tiền bạ

giảm khối lượng công việc tổng thể của họ
ời gian cá nhân vào lị
họ.
bằng cách cung cấp

ỡ khách hàng phát triể
linh hoạt

hạn như phòng hội nghị/ phòng họp và khơng gian văn phịng chia sẻ
tiện nghi cao cấp tọa lạc tại địa chỉ kinh doanh có uy tín trên khắp Bắc Mỹ

ủa
ủa họ
chẳng
,


9

Intelligent Office cho phép khách hàng thể hiện mộ

chuyên nghiệ

chi phí thấp. Intelligent Office củng cố sự tin cậ

hình ảnh chuyên nghiệp của họ với các dịch vụ Văn phòng ảo, dịch vụ tiếp nhận từ
. Đội ngũ nhân viên được đào tạ

xa v
xử lý tất cả mọi thứ từ trả lời

định tuyến các cuộc gọi điện thoại để

quản lý lịch trình và cung cấp dịch vụ khách hàng.
Khái niệ

vơ cùng hấp dẫn cho các doanh nghiệp

tại nhà và các doanh nghiệp nhỏ truyền thống.
trong các dịch vụ tiếp tân và thiết lập các chương trình từ

ph

giúp cho khách hàng

mở rộng sang các thị trường khác mà không

đầu tư vào cơ sở hạ tầ

.

Một nghiên cứu khác của Giáo sƣ Thomas H. Davenport v

ộng sự Keri

Pearlson (1998)
Hai ông cho rằng khái niệm “Văn phòng ảo” bao gồm một loạt các môi trường làm
việc di động và từ xa. Bất kỳ
rõ ràng về mục tiêu và nhu cầu củ

ải
ại hình văn phịng

ảo phù hợp nhất. Hai ơng đã đưa ra định nghĩa của các loại Văn phòng ảo và sắp
xếp thành một chuỗi liên tiếp theo cấp độ tăng dần.

Hình 2.1. Chuỗi sắp xếp liên tiếp mức độ thay thế của các loại Văn phòng ảo
(Thomas H.Davenport và Keri Pearlson, 1998)
-


10

Nghĩa l những sắp xế

ờ

ệ

ố định còn lạ

ệc tạ

ờng nhất mà chúng tơi tìm thấy trong nghiên
cứu của chúng tơi, hầu như tất cả các công ty mà chúng tôi thực hiện cuộc phỏng

vấn đều cung cấp loại hình cơng việc này. Lợi ích chính của nó là tính linh hoạt và
có khả năng tăng năng suất. Bở

ết kiệ

chỉ cần đảm bả

ất và phạ

ắn hạ
low risk, low reward option).
-

Làm việc tại khách sạn (Hoteling)

Đây l

ệc ảo. Nhân viên ra vào khách sạn thường xun, vì họ

khơng phải ln ln hiện diện nên họ khơng có khơng gian văn phịng cố định.
Thay vào đó, họ có thể đặt một “phịng khách sạn” (có thể là phịng ngủ nhỏ), nơi
họ có thể nhận và thực hiện cuộc gọi điện thoại và liên kết các máy tính xách tay
của họ vào mạng. Khơng gian khách sạn có thể là một văn phịng trung tâm thành
phố, trước đây thường xuyên được sử dụng như các văn phịng truyền thống, hoặc
ại thành nơi vị trí được lựa chọn đặc biệt cho cơng việc

có thể

ổ biến với các cơng ty dịch vụ chun nghiệp bởi vì nhân viên thường xuyên
làm việc tại các địa điểm của khách hàng. Tuy nhiên, Hoteling hiện tạ

nhiều vấn đề

ấy rằng thường chỉ dễ dàng để làm việc ở nhà hơn

n

là đi vào khách sạn bởi vì căn buồng có nhiều hạn chế hơn so với các văn phòng tại
nhà. Hơn nữ
nơi

khơng thể cung cấ
.

tính năng di độ
trình diện tại văn phịng một cách thường xun, có thể
ứ khơng phải là
ại các văn phòng Chiat/Day’s New York và Los


11

Angeles, nhân viên tại các công ty quảng cáo lên đăng kí vào buổi sáng và nhận
được một điện thoại di động và máy tính xách tay. Sau đó, họ tự do đi lang thang
xung quanh các văn phòng hoặc gần đó. Một lợi ích giả

ủa việc bố

sự sáng tạo, đó có lẽ là hành động kích thích để di chuyển giữa các khu vực làm
ại

việc khác nhau trong cùng một ngày.
sắp xếp công việc không đủ phổ biến để
ấn đề

ệu quả của nó
ột số nhân viên thấy khó khăn để

sáng tạo và làm việc với đội của họ trong chế độ giới hạn, họ thích giữ cho cơng
việc theo tiến độ của họ tại một địa điể

trở lại hàng

ngày. Và khi Chiat/Day được mua bởi một công ty khác, người quản lý mới lo ngại
rằng nhiều nhân viên không thể tìm thấy khơng gian sản xuất trong đó để làm việc.
Một số nhân viên phàn nàn rằng họ không thể tập trung tốt. Một số không gian
trong các công ty sáp nhập được thiết kế lại, và không gian riêng tư hơn đã được
thêm vào.
-

-

-

hân viên làm việc tại nhà

tất cả trong một căn phịng
thể

văn phịng

, hoặc có thể là bàn ăn trong nhà của họ. Họ có

khách hàng trong một số ngày.
AT&T đã trang bị cho nhân viên với nội thất, thiết bị máy tính và đường

dây điện thoại tốc độ cao. Công việc (
hoặc tiếp thị qua điện thoại) chủ yếu
Lợi ích củ

dịch vụ khách hàng
thực hiện trên máy tính hoặc điện thoại.
tính linh hoạt và tránh đi lại, giảm chi

phí văn phịng và khơng gian. Việc bố trí
nhân viên
việc tốt

làm

những người khơng có khơng gian và

sự riêng tư trong nhà của họ, nó khơng phải là một giả
người phải đối mặt với những trở ngại bởi các con

cho những

, vợ chồng, và căn hộ quá nhỏ

thiếu khơng gian thích hợp để bày máy tính, máy fax, điện thoại, bàn, và các tập tin.
Văn phòng tại nhà hồn thành mục tiêu tiết kiệm chi phí bằng cách thay thế

12

ả dưới đây, văn
phòng tại nhà

khoảng một hoặ
. Các nhà quản lý cho rằng sau thời gian đó,

nhân viên làm việc tại nhà bị tách rời với công việc của họ và đồng nghiệp
. Do đó bất kỳ chương trình văn phòng
dài hạn nào cũng phải kết hợp với các cơ chế để đảm bảo tiếp xúc mặt đối mặt
thường xuyên giữa nhân viên tại nhà, các đồng nghiệp và các nhà quản lý của họ.
Nhân viên hoàn toàn di độ
tại nhà. Họ

làm việ

ậm chí khơng có văn phịng
trên đườ

tại các địa điểm của khách

hàng tại tất cả các thời gian trong giờ làm việc. Điể
bao gồm các nhân viên kinh doanh và nhân viên dịch vụ khách
hàng.

xem văn phòng của họ là máy tính xách tay và tập tin mà họ giữ là trong

chiếc xe hơi của họ. Những ưu điểm củ

bao gồm khả năng của

nhân viên di động để dành nhiều thời gian với khách hàng và sự linh hoạ
nhân viên đến vị trí khách hàng. Cơng nghệ di độ

đã giải

quyết được nhiều vấn đề giao tiếp trực tiếp, nhưng họ đã tạo ra nhiều vấn đề mới
cùng một lúc. Nhiều nhân viên di động cảm thấy rằng các cơng ty sử dụng
cơng nghệ để kiểm sốt họ. Từ tài xế xe tải cho

nhân viên sửa chữ
làm việc

Công ty đó thực hiện các hệ thống này nên dễ dàng

.

khả năng giám sát, kiể

các cơng nghệ nâng cao tính linh hoạt cho nhân viên.
2002) trong “Understanding and

Nghiên cứu khác củ
managing what you cannot see” cũng

ề

ịa điểm đang trở nên ít quan trọng đối với các tổ chứ
ệ
. Hai ông
.


13

Hình 2.2. Các cấp độ của Văn phịng ảo (Helms và Raiszadeh, 2002)
-

Các loại hoạt động của các tổ chức
là rất nhạy và có khả năng điều chỉ

ạ

ổi chiến lược.

Cơng ty rỗng là một tổ chức tồn tạ

ất thiết phải cung cấp sản phẩm
ổ chứ

hoặc dịch vụ

ổ chức chính càng nhỏ càng tố
ập trung chủ yếu vào các hoạt động cần thiết và cốt lõi để tạo ra giá
ặ

trị củ

ự cân bằng giữa những gì được thực hiện

bên trong cơng ty và bên ngồi cơng ty được thay đổi để đạt khả năng cạnh tranh
cao hơn.
-


14

Nghiên cứu khác của

(2004) cho rằng

.
Và nghiên cứu của Ira M. Weinstein - Wainhouse Research (2005)
”.

.

đang

.

Theo nghiên cứu gần đây nhất của Adeel Qurashi (2011), Văn phịng ảo là một
mơi trường làm việc từ xa thông qua công nghệ. Văn phịng ảo mơ tả một thiết lập
cho phép người làm việc có thể tác động qua lại, hợp tác hiệu quả ở bất cứ thời gian
nào tại bất kì nơi nào trên thế giới.
Thực tế
năm 2000

ời điểm
được giải

này tạ
quyết chủ yếu
mới bắt đầu

Nam và thể hiện được tính ưu việt của mình trong năm 2008, năm khủng hoảng
kinh tế.
ty

.
-


15

Văn phịng chia sẻ (Virtual Office) là bạn có thể sử dụng địa chỉ của văn phòng để
thực hiện các giao dịch như đăng ký thành lập công ty, văn phòng đại diện, chi
nhánh, in danh thiếp; nhận và gửi Fax, thư từ, bưu phẩm, sử dụng phòng họp tiêu
chuẩn, lễ tân/tiếp khách và nhiều tiện ích khác.
ty P-Office,

“Văn phịng ảo” còn được gọi là văn phòng cho thuê 0 m2. Khi sử dụng dịch vụ
này, khách hàng không phải chuyển đồ đạc, trang thiết bị đến mà chỉ đặt biển hiệu,
logo của cơng ty mình tại đó. Ngồi ra, doanh nghiệp khơng cần thiết phải có nhân
viên làm việc thường trực. Bộ phận nhân sự của "văn phòng ảo" sẽ trả lời điện
thoại, nhận fax, email và các giấy tờ liên quan với tư cách là thư ký của cơng ty. Sau
đó, tất cả những thơng tin này sẽ được gửi đến tận nơi cho khách hàng.

Khái niệm văn phòng ảo của Central Office
Văn phòng ảo là một sự kết hợp hoàn hảo của việc vận hành một doanh nghiệp từ
xa thông qua việc sử dụng một địa chỉ làm đại diện văn phòng kinh doanh. Sử dụng
dịch vụ văn phịng ảo cho phép người dùng giảm chi phí th văn phịng truyền
thống trong khi vẫn có thể vận hành kinh doanh một cách chuyên nghiệp và hiệu
quả.
Wikipedia
Văn phòng ảo (Virtual Office) là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức văn
phịng đại diện giao dịch mà trong đó mọi thơng tin giao dịch đều được chuyển
hướng về văn phịng giao dịch thực tế.
Tham khảo cơng thức Virtual Office:
Communications + Address = Virtual Office (Thông tin liên lạc + Địa chỉ
ảo)


16

Theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam điều 24 quy định về “Điều kiện cấp giấy chứng
nhận đăng ký kinh doanh” và điều 35 về “Trụ sở chính của doanh nghiệp” không
quy định địa chỉ kinh doanh cũng phải là nơi làm việc thường xun của doanh
nghiệp và cũng khơng có quy định nơi làm việc phải có diện tích tối thiểu bao nhiêu
mét vuông. Và đến nay luật doanh nghiệp cũng không thay đổi hoặc đưa ra thông
tư, nghị định nào cấm Doanh nghiệp kinh doanh văn phòng ảo và sử dụng dịch vụ
Văn phịng ảo. Do đó, tại Việt Nam, loại hình Văn phịng ảo hồn tồn hợp pháp.
Tổng hợp từ những nghiên cứu trên, theo người nghiên cứu Văn phịng ảo là:
Văn phịng ảo là một mơi trường làm việc giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề
về văn phòng như văn phòng đại diện, lễ tân, phòng họp v.v…trong khi mọi hoạt
động kinh doanh thực tế của doanh nghiệp được thực hiện tại các địa điểm thuận
tiện khác. V
cho nhân viên

ại bất kì địa điểm nào.
2.2.

Đặc điểm Văn phòng ảo

Theo những nghiên cứu trước đây về Văn phịng ảo đều cho thấy Văn phịng ảo có
một số điểm chung như sau:
-

Mơi trường Văn phịng ảo đều được điều khiển từ xa, từ những vị trí linh
hoạt khơng cố định và người làm việc trong môi trường này thông qua
giao tiếp trực tuyến để làm việc với nhau (email, điện thoại…).

-

Văn phòng ả

ột dạ

ợc trang bị

đầy đủ các cơ sở vật chất cần thiết, có phịng họp, khu vực tiếp khách,
khu vực làm việc. Lễ tân chuyên nghiệp xử lý tất cả cuộc gọi, làm đại
diện đón tiếp khách hàng của doanh nghiệp khi doanh nghiệp vắng mặt.
-

Văn phòng ảo

ận tiện

kinh doanh, nhận thư từ bưu phẩm, nhận fax.


17

ấp hơn so với văn phòng truyền thố

ệp

Đặc điểm đối tƣợng sử dụng Văn phòng ảo
Đối tượng sử dụng văn phịng ảo là những doanh nghiệp khơng thường xun sử
dụng hoặc khơng cần sử dụng đến khơng gian văn phịng cố định. Những đối tượng
này thường làm việc tại nhà hoặc các quán café có wifi để họ có thể làm việc trên
máy vi tính xách tay. Khi cần tiếp khách họ thường tiếp khách tại các quán café.
Theo số liệu thống kê 134 khách hàng là doanh nghiệp thuê Văn phòng ảo tại
Central Office trong tháng 05/2013, người nghiên cứu đã thu thập được bảng số liệu
mô tả loại hình hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp này.
Bảng 2.1. Loại hình hoạt động kinh doanh của khách hàng tại Central Office
STT Loại hình hoạt động kinh doanh

Số lượng

Tỉ lệ %

1

Buôn bán đồ điện tử, phần mềm

28

21%

2

Buôn bán thực phẩm

26

19%

3

Truyền thông, quảng cáo

25

18%

4

Tư vấn (đầu tư, du học, thể thao…)

21

16%

5

Thiết kế (web, đồ họa,…)

17

13%

6

Xây dựng

9

7%

7

Du lịch

5

4%

8

Kinh doanh bất động sản, đất đai

3

2%

134

100%

Tổng

Nhìn chung, đối tượng th Văn phịng ảo là những doanh nghiệp có hoạt động kinh
doanh như bn bán đồ điện tử, phần mềm; buôn bán thực phẩm; truyền thông
quảng cáo và tư vấn. Những công việc này khơng
ố định vì đặc tính cơng việc là có thể làm việc tại nhà, hoặc tại những địa
điểm thuận tiện nhất.