NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN TRỊ TRI THỨC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DKT
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.25 MB, 67 trang )
TRƢỜNG ĐẠI HỌC THƢƠNG MẠI
KHOA THƢƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
--------------
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI
NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN TRỊ TRI THỨC
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DKT
Sinh viên thực hiện : Cấn Thanh Tùng
Mã sinh viên
: 10D140319
Lớp
: K46I5
Hà Nội, 04/2014
i
TRƢỜNG ĐẠI HỌC THƢƠNG MẠI
KHOA THƢƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
--------------
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI
NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN TRỊ TRI THỨC
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DKT
Giáo viên hƣớng dẫn
: TS. Chử Bá Quyết
Sinh viên thực hiện
: Cấn Thanh Tùng
Mã sinh viên
: 10D140319
Lớp
: K46I5
Hà Nội, 04/2014
i
TÓM LƢỢC
Công ty Cổ phần Công nghệ DKT, đƣợc thành lập từ tháng 8 năm 2008, hoạt
động trong lĩnh vực Thƣơng mại điện tử và Internet tại thị trƣờng Việt Nam. Nhờ
chiến lƣợc rõ ràng và hƣớng đi đúng, DKT nhanh chóng phát triển và đạt đƣợc những
thành công nhất định, dần khẳng định vị thế của mình trên thị trƣờng Thƣơng mại điện
tử Việt Nam.
Trong bối cảnh hội nhập, thế giới ngày càng trở nên phẳng hơn bao giờ hết.
Những gì trƣớc đây không thể hoặc khó tiếp cận thì giờ đây đã trở nên dễ dàng hơn
với mọi ngƣời. Những nhân tố tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp không còn là
đất đai, vốn tƣ bản hay công nghệ nữa, mà là khả năng nắm giữ bao nhiêu tri thức và
sử dụng nó hiệu quả thế nào. Quản trị tri thức đang thực sự tạo ra lợi thế cạnh tranh
chiến lƣợc cho các doanh nghiệp. Bên cạnh thúc đẩy cải tiến, khơi nguồn ý tƣởng và
khai thác triệt để thế mạnh trí tuệ của các doanh nghiệp/tổ chức, tri thức và kinh
nghiệm còn đƣợc nắm bắt, lƣu giữ, sử dụng đúng lúc, đúng nơi và đúng ngƣời để tạo
nên những bƣớc phát triển mang tính đột phá. Nắm bắt và áp dụng thành công các mô
hình về Quản trị tri thức là một trong những yếu tố cốt lõi giúp các doanh nghiệp/tổ
chức dễ dàng “đi tắt đón đầu” trong thời đại tri thức là sức mạnh và lợi thế cạnh tranh
nhƣ hiện nay.
Chính vì vậy, các doanh nghiệp nếu muốn tồn tại và phát triển bền vững thì việc
xây dựng và triển khai hệ thống quản trị tri thức là một xu thế tất yếu.
Dựa trên những kiến thức thu đƣợc trong quá trình học tập và quá trình thực tập
tại công ty, em quyết định chọn đề tài: “Nghiên cứu triển khai hệ thống quản trị tri
thức tại công ty Cổ phần Công nghệ DKT” làm đề tài khóa luận của mình. Mục tiêu
của đề tài là: hệ thống hóa những vấn đề lý luận liên quan đến quản trị tri thức và hệ
thống quản trị tri thức. Trên cơ sở phân tích thực trạng các điều kiện triển khai hệ
thống quản trị tri thức của công ty DKT, xây dựng quy trình triển khai hệ thống quản
trị tri thức cho công ty trong thời gian tới.
Nội dung đề tài gồm 4 phần:
Phần mở đầu: Tổng quan nghiên cứu đề tài.
ii
Phần mở đầu đƣa ra tính cấp thiết nghiên cứu về việc triển khai hệ thống quản trị
tri thức tại công ty CP Công nghệ DKT, xác lập vấn đề nghiên cứu, mục đích nghiên
cứu, đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu đề tài, đồng thời nêu lên phƣơng pháp nghiên
cứu và kết cầu khoá luận.
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về quản trị tri thức và hệ thống quản trị tri thức.
Tập trung làm rõ lý thuyết về tri thức, quản trị tri thức, hệ thống quản trị tri thức
và các bài học triển khai hệ thống quản trị tri thức thành công trên thế giới.
Chƣơng 2: Thực trạng các điều kiện triển khai hệ thống quản trị tri thức của công ty
CP Công nghệ DKT.
Chƣơng này chủ yếu nhằm phân tích thực trạng các điều kiện về nhân lực, cơ sở
hạ tầng, nguồn tài chính và định hƣớng phát triển của công ty cho việc triển khai hệ
thống quản trị tri thức. Qua đó, làm cơ sở để xây dựng quy trình triển khai hệ thống
quản trị tri thức ở chƣơng 3.
Chƣơng 3: Quy trình triển khai hệ thống ERP tại công ty CP Công nghệ DKT.
Chƣơng này sẽ nêu ra quy trình triển khai hệ thống quản trị tri thức ERP, các
bƣớc lựa chọn, đánh giá và triển khai hệ thống ERP cho công ty CP Công nghệ DKT.
iii
LỜI CẢM ƠN
Thời gian học tập, nghiên cứu và rèn luyện trong bốn năm dƣới sự hƣớng dẫn,
chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo tại khoa Thƣơng mại điện tử, trƣờng Đại học
Thƣơng Mại chính là quãng thời gian vô cùng quý giá đối với em giúp em tích lũy
đƣợc rất nhiều kiến thức về Thƣơng Mại điện tử, một lĩnh vực khá mới mẻ, nhiều thử
thách nhƣng cũng không kém phần thú vị. Đó cũng là nền tảng bƣớc đầu trong quá
trình em tiến hành thực tập nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Công nghệ DKT. Tại công
ty em đã có đƣợc những kinh nghiệm hữu ích, những thông tin cần thiết liên quan đến
vấn đề nghiên cứu để có thể hoàn thành bài khóa luận của mình.
Trƣớc hết, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến Tiến sĩ Chử Bá Quyết, trƣởng
bộ môn Quản trị tác nghiệp Thƣơng mại điện tử trƣờng Đại học Thƣơng Mại là giáo
viên đã trực tiếp hƣớng dẫn và giúp đỡ em nhiệt tình để có những hƣớng đi đúng đắn
và hoàn thiện bài khóa luận, cũng nhƣ những kỹ năng nghiên cứu cần thiết khác.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới anh Nguyễn Phú Hiếu – trƣởng
phòng kinh doanh, cũng nhƣ toàn thể các anh chị nhân viên trong công ty đã quan tâm,
chỉ bảo và tạo môi trƣờng thuận lợi cho em trong suốt quá trình thực tập và thu thập
các tài liệu cần thiết để hoàn thành khóa luận của mình.
Trong quá trình nghiên cứu đề tài, mặc dù đã có nhiều nỗ lực, cố gắng song do
hạn chế về kiến thức, kinh nghiệm và thời gian nên chắc chắn không thể tránh khỏi
thiếu sót và hạn chế. Em mong nhận đƣợc những ý kiến đóng góp từ các thầy cô giáo
để đề tài đƣợc hoàn thiện và nâng cao hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
iv
MỤC LỤC
TÓM LƢỢC ....................................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN ................................................................................................................ iii
MỤC LỤC ......................................................................................................................iv
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ................................................................................vi
DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH VẼ .................................................................. vii
MỞ ĐẦU ......................................................................................................................... 1
1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI ...........................................................................1
2. XÁC LẬP VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU .......................................................................2
3. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI ......................................................................2
4. ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU ......................................................... 3
5. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU............................................................................3
6. KẾT CẤU CỦA KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ...................................................... 4
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TRI THỨC VÀ HỆ THỐNG
QUẢN TRỊ TRI THỨC ................................................................................................ 5
1.1. TỔNG QUAN VỀ TRI THỨC VÀ QUẢN TRỊ TRI THỨC .......................... 5
1.1.1. Tri thức............................................................................................................5
1.1.2. Quản trị tri thức............................................................................................... 8
1.2. HỆ THỐNG QUẢN TRỊ TRI THỨC TRONG DOANH NGHIỆP.............13
1.2.1. Sự cần thiết của việc xây dựng hệ thống QTTT trong doanh nghiệp ...........13
1.2.2. Mô hình quản trị tri thức ERP ......................................................................14
1.2.3. Một số cơ sở về mặt công nghệ ....................................................................25
1.3. MỘT SỐ BÀI HỌC TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN TRỊ TRI THỨC
THÀNH CÔNG CỦA GOOGLE............................................................................27
1.3.1. Giới thiệu về Google ..................................................................................... 27
1.3.2. Vai trò của quản trị tri thức trong Google .................................................... 27
1.3.3. Bốn bài học kinh nghiệm khi triển khai hệ thống ERP ................................ 29
1.3.4. Mƣời yếu tố đảm bảo triển khai thành công dự án ERP ............................... 31
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÁC ĐIỀU KIỆN TRIỂN KHAI HỆ THỐNG
QUẢN TRỊ TRI THỨC CỦA CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ DKT ....................... 34
v
2.1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DKT .................... 34
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển ................................................................ 34
2.1.2. Lĩnh vực kinh doanh ..................................................................................... 34
2.1.3. Sứ mệnh và tầm nhìn .................................................................................... 34
2.1.4. Cơ cấu tổ chức, nhân sự ................................................................................35
2.2. THỰC TRẠNG CÁC ĐIỀU KIỆN CHO TRIỂN KHAI HỆ THỐNG
QTTT ......................................................................................................................... 37
2.2.1. Thực trạng nguồn nhân lực ...........................................................................37
2.2.2. Thực trạng cơ sở hạ tầng...............................................................................37
2.2.3. Thực trạng nguồn tài chính ...........................................................................38
2.3.4. Định hƣớng phát triển của công ty ............................................................... 39
CHƢƠNG 3: QUY TRÌNH TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN TRỊ TRI THỨC
TẠI CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ DKT...................................................................40
3.1. QUY TRÌNH TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP TẠI CÔNG TY DKT .......40
3.1.1. Quản trị dự án ERP ....................................................................................... 40
3.1.2. Lập báo cáo tiền khả thi ................................................................................42
3.1.3. Lựa chọn quy trình triển khai dự án ERP ..................................................... 44
3.1.4. Quyết định về quy mô của dự án ERP .......................................................... 45
3.1.5. Quản trị rủi ro trong dự án ERP ....................................................................46
3.1.6. Phát hiện các khoảng trống. ..........................................................................47
3.1.7. Chọn đúng ngƣời .......................................................................................... 47
3.1.8. Tránh thiếu hụt chất xám ..............................................................................48
3.1.9. Kế hoạch hoá dự án ...................................................................................... 48
3.1.10. Tích hợp các hệ thống thông tin doanh nghiệp ...........................................48
3.1.11. Kiểm soát quá trình thực hiện .....................................................................49
3.1.12. Quản lý khủng hoảng ..................................................................................49
3.2. LỰA CHỌN GIẢI PHÁP ERP PHÙ HỢP VỚI CÔNG TY DKT ...............49
3.2.1. Các bƣớc chuẩn bị ........................................................................................ 50
3.2.2. Các bƣớc triển khai ....................................................................................... 55
KẾT LUẬN ..................................................................................................................57
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................... viii
vi
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT Tên viết tắt
1
TMĐT
2
QTTT
3
CNTT/IT
4
DN
5
ERP
6
7
SCM
CRM
8
9
MRP
CRP
Tiếng Anh
Electronic Commerce
Knowledge Management
Information Technology
Business
EnterpriseResource Planning
Tiếng Việt
Thƣơng mại điện tử
Quản trị tri thức
Công nghệ thông tin
Doanh nghiệp
Kế hoạch hoá nguồn lực
doanh nghiệp
Quản trị chuỗi cung ứng
Quản trị quan hệ khách hàng
Supply Chain Management
Customer Relationship
Management
Material Requirements Planning Kế hoạch tài nguyên cần thiết
Capacity Requirements Planning Kế hoạch năng suất cần thiết
vii
DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH VẼ
STT
Danh mục
Trang
1
Bảng 1.1. Phân biệt tri thức ẩn và tri thức hiện
8
2
Bảng 2.1. Số lƣợng cán bộ, nhân viên của công ty DKT tính đến tháng
11/2013
35
3
Bảng 3.1. Các hoạt động triển khai hệ thống ERP
40
4
Bảng 3.2. Mƣời vấn đề lớn nhất trong triển khai dự án ERP
41
5
Bảng 3.3. Các giao diện ERP quan trọng nhất
49
6
Hình 1.1. Mô hình quan hệ tổng thể giữa ERP, CRM và SCM
14
7
Hình 1.2. Các chức năng cơ bản của hệ thống ERP
15
8
Hình 1.3. Cấu hình cơ bản đảm bảo hệ thống ERP hoạt động an toàn và
liên tục
26
9
Hình 1.4. Mô hình mạng doanh nghiệp vận hành hệ thống ERP
26
10
Hình 2.1. Sơ đồ cấu trúc tổ chức công ty Cổ phần Công nghệ DKT
36
11
Hình 2.2. Sơ đồ nguyên lý hoạt động của điện toán đám mây
38
12
Hình 2.3. Mô hình phát triển của DKT 2012-2017
39
1
MỞ ĐẦU
1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Trong bối cảnh hội nhập, thế giới ngày càng trở nên phẳng hơn bao giờ hết.
Những gì trƣớc đây không thể hoặc khó tiếp cận thì giờ đây đã trở nên dễ dàng đối với
mọi ngƣời. Sức mạnh và khả năng cạnh tranh của các quốc gia, tổ chức không còn
nằm ở tài nguyên thiên nhiên, khả năng tài chính hay sức mạnh công nghệ mà phụ
thuộc vào yếu tố con ngƣời mà trong đó nguồn chất xám của họ có vai trò quyết định.
Tuy nhiên sự trƣờng tồn và phát triển của một quốc gia, tổ chức lại không phải quyết
định bởi việc sở hữu nhiều cá nhân xuất sắc hay không mà đƣợc quyết định bởi khả
năng sáng tạo, chia sẻ, ứng dụng liên tục các tri thức mới vào việc nâng cao giá trị cho
bản thân quốc gia, tổ chức đó và cho xã hội.
Quản trị tri thức đang thực sự tạo ra lợi thế cạnh tranh chiến lƣợc và khác biệt
cho các doanh nghiệp. Bên cạnh thúc đẩy cải tiến, khơi nguồn ý tƣởng và khai thác
triệt để thế mạnh trí tuệ của các doanh nghiệp. Tri thức và kinh nghiệm của mỗi cá
nhân trong doanh nghiệp còn đƣợc nắm bắt, lƣu giữ, sử dụng đúng lúc, đúng nơi và
đúng ngƣời để tạo nên những bƣớc phát triển mang tính đột phá. Áp dụng Quản trị tri
thức còn thúc đẩy hợp tác, chia sẻ, liên tục học tập, hoàn thiện, khiến các doanh nghiệp
ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả hơn. Nắm bắt và áp dụng thành công các mô
hình về Quản trị tri thức là một trong những yếu tố cốt lõi giúp các tổ chức, doanh
nghiệp dễ dàng “đi tắt đón đầu” trong thời đại tri thức là sức mạnh và lợi thế cạnh
tranh nhƣ hiện nay.
Qua quá trình thực tập, tìm hiểu tại công ty Cổ phần Công nghệ DKT, tác giả nhận
thấy một số vấn đề: mặc dù DKT đã xây dựng một hệ thống mạng thông tin nội bộ, cho
phép mỗi máy tính trong hệ thống có thể truy cập vào nguồn tài nguyên chung của
công ty; Tuy nhiên, hệ thống thông tin này vẫn chƣa phát huy đƣợc hết tiềm năng và
lợi ích mà nó có thể mang lại.
Do tốc độ phát triển và mở rộng nhanh, công ty thƣờng xuyên tuyển dụng và đào tạo
nhân viên mới. Việc đào tạo này tốn nhiều thời gian và chi phí. Nếu biết tận dụng hiệu
quả hệ thống thông tin thì hoàn toàn có thể đẩy nhanh quá trình đào tạo, giảm chi phí
2
và tạo ra một quy trình đào tạo mới bài bản hơn. Hệ thống này còn giúp cho việc biến
tri thức tiềm ẩn của mỗi cá nhân thành tri thức hiện của tổ chức trở nên thuận lợi và
hiệu quả hơn.
Do đặc tính gắn kết và tƣơng hỗ lẫn nhau, các sản phẩm của DKT tạo thành một hệ
thống website đƣợc gọi là “hệ sinh thái DKT”. Dựa vào tốc độ phát triển và mở rộng
nhƣ hiện nay, DKT sẽ phải cần đến những hệ thống quản trị tối ƣu hơn để quản lý
đƣợc “hệ sinh thái” khổng lồ của mình.
Tất cả các vấn đề nêu trên sẽ đƣợc giải quyết nếu DKT triển khai một hệ thống
quản trị tri thức cho riêng mình.
2. XÁC LẬP VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Xuất phát từ thực tế và qua quá trình thực tập tại công ty, bản thân tác giả nhận
thấy việc triển khai một hệ thống quản trị tri thức là vấn đề cấp bách và cần thiết.
Vì vậy,tác giả đã chọn nghiên cứu đề tài: “Nghiên cứu triển khai hệ thống quản trị
tri thức tại công ty Cổ phần Công nghệ DKT” làm đề tài khóa luận của mình.
3. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
Mục tiêu tổng quát nghiên cứu của đề tài là: “Nghiên cứu và xác định quy trình
triển khai hệ thống quản trị tri thức tại công ty Cổ phần Công nghệ DKT”. Từ mục tiêu
tổng quát trên, các mục tiêu cụ thể là:
- Hệ thống hóa lý luận về quản trị tri thức và hệ thống quản trị tri thức (khái niệm, đặc
điểm, mục tiêu vai trò, quy trình triển khai…)
- Vận dụng lý luận, kết hợp với phƣơng pháp nghiên cứu, điều tra, phân tích thực trạng
chuẩn bị triển khai hệ thống quản trị tri thức của DKT để xác định những mặt tích cực,
tồn tại và những bất cập của công ty hiện nay để hoàn thiện quá trình triển khai hệ
thống.
- Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng các điều kiện cho triển khai hệ thống của công ty,
từ đó đƣa ra một số đề xuất, giải pháp, quy trình nhằm triển khai thành công hệ thống
quản trị tri thức.
3
4. ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
4.1. Đối tƣợng và khách thể nghiên cứu
Hệ thống quản trị tri thức của Công ty Cổ phẩn Công nghệ DKT.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
4.2.1. Về không gian
+ Một số công ty triển khai thành công hệ thống quản trị tri thức nhƣ: Google,
Apple, Dell…
+ Hệ thống thông tin, hệ thống quản trị tri thức của DKT, mô hình phát triển của
DKT từ 2012-2017.
4.2.2. Về thời gian:
+ Những dữ liệu của công ty phục vụ cho đề tài đƣợc thu thập năm 2012, 2013,
2014, nhóm giải pháp hƣớng đến năm 2017.
5. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
- Phƣơng pháp thu thập dữ liệu:
+ Phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu:
Để khảo sát số liệu đáp ứng yêu cầu đánh giá chính xác và khách quan về thực trạng
nghiên cứu, chuẩn bị triển khai hệ thống quản trị tri thức của công ty, tác giả sử dụng
nhiều nguồn thu thập số liệu thứ cấp về các hệ thống quản trị tri thức. Số liệu về hoạt
động của công ty DKT đƣợc thu thập từ phòng kinh doanh, phòng nhân sự, các bài viết
trên báo, tạp chí, các website….
+ Phƣơng pháp phỏng vấn:
Để đảm bảo tính chính xác về định hƣớng và quy trình triển khai hệ thống quản trị tri
thức, tác giả đã phỏng vấn các lãnh đạo doanh nghiệp và giáo viên hƣớng dẫn, qua đó
rút ra các kết luận về thực trạng và nội dung triển khai hệ thống quản trị tri thức cho
công ty DKT.
4
- Phƣơng pháp xử lý dữ liệu:
Sau khi thu thập đầy đủ dữ liệu cần thiết, tác giả đã tiến hành xử lý dữ liệu bằng các
phƣơng pháp khác nhau nhằm phân tích, đánh giá đƣợc thực trạng hoạt động của công
ty DKT. Các phƣơng pháp xử lý dữ liệu đƣợc sử dụng trong nghiên cứu bao gồm:
+ Lập bảng biểu thống kê số liệu, vẽ biểu đồ để phân tích.
+ Suy luận và phân tích logic dựa trên số liệu đã thống kê để đƣa ra các nhận định về
thực trạng hoạt động triển khai hệ thống quản lý ở Việt Nam nói chung và hệ thống
quản trị tri thức ở công ty DKT nói riêng.
6. KẾT CẤU CỦA KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP
Ngoài lời cảm ơn, tóm lƣợc, mục lục, danh mục bảng biểu, hình vẽ thì khóa
luận gồm phần mở đầu và 3 chƣơng:
- Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về quản trị tri thức và hệ thống quản trị tri thức.
- Chƣơng 2: Thực trạng các điều kiện triển khai hệ thống quản trị tri thức của công ty
CP Công nghệ DKT.
- Chƣơng 3: Quy trình triển khai hệ thống quản trị tri thức tại công ty CP Công nghệ
DKT.
5
CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TRI THỨC
VÀ HỆ THỐNG QUẢN TRỊ TRI THỨC
1.1. TỔNG QUAN VỀ TRI THỨC VÀ QUẢN TRỊ TRI THỨC
1.1.1. Tri thức
1.1.1.1. Khái niệm tri thức
Để hiểu rõ khái niệm tri thức ta phân biệt tri thức với các khái niệm khác là dữ
liệu, thông tin, trí tuệ.
i) Dữ liệu
Dữ liệu là những con số hoặc dữ kiện thuần túy, rời rạc mà quan sát hoặc đo đếm
đƣợc không có ngữ cảnh hay diễn giải. Dữ liệu đƣợc thể hiện ra ngoài bằng cách mã
hóa và dễ dàng truyền tải. Dữ liệu đƣợc chuyển thành thông tin bằng cách thêm giá trị
thông qua ngữ cảnh, phân loại, tính toán, hiệu chỉnh và đánh giá.
ii) Thông tin
Thông tin là những mô hình hay tập hợp dữ liệu đã đƣợc tổ chức lại và diễn giải
đặt trong bối cảnh và nhằm một mục đích cụ thể. Thông tin là những thông điệp
thƣờng đƣợc thể hiện theo dạng văn bản hoặc giao tiếp có thể thấy đƣợc hoặc không
thấy đƣợc… nhằm mục đích thay đổi cách nhận thức của ngƣời nhận thông tin về vấn
đề cụ thể, và gây ảnh hƣởng đến sự đánh giá và hành vi của ngƣời nhận. Vì thông tin
là những dữ liệu đƣợc tổ chức lại vì một mục đích nào đó, vì vậy mà nó sẽ giảm bớt sự
không chắc chắn. Đó cũng chính là sự khác biệt của thông tin với dữ liệu. Tƣơng tự
nhƣ dữ liệu, thông tin đƣợc mã hóa và tƣơng đối dễ dàng truyền tải.
iii) Trí tuệ
Trí tuệ là khả năng sử dụng tri thức một cách khôn ngoan nhằm đạt đƣợc mục
đích của mình. Trí tuệ gắn liền với con ngƣời và sự đánh giá, phán xét và hoạch định
các hành động. Cùng có tri thức nhƣ nhau nhƣng mỗi ngƣời sẽ hành xử một cách khác
nhau vì trí tuệ của mỗi ngƣời là khác nhau tức là khả năng sử dụng tri thức của mỗi
ngƣời là khác nhau nên sẽ tạo ra kết quả khác nhau.
6
iv) Tri thức
Tri thức là (1) chuyên môn và kỹ năng của một cá nhân đƣợc hình thành thông
qua kinh nghiệm hay giáo dục; bao gồm các kiến thức về lý thuyết hay thực tiễn về
một đối tƣợng. (2) những hiểu biết về một lĩnh vực cụ thể hay những kiến thức chung
bao gồm sự kiện và thông tin. (Oxford English Dictionary)
Tri thức là niềm tin chính đáng thực sự “justified belief”. (Plato)
Tri thức là quá trình năng động của con ngƣời trong việc minh chứng các niềm
tin cá nhân với những “sự thật”. (Nonaka và Takeuchi ,1995)
Tri thức đƣợc xem nhƣ là thông tin nằm trong bộ não của con ngƣời: là tập hợp
của kinh nghiệm, giá trị, ngữ cảnh của thông tin và các kiến thức chuyên sâu giúp cho
việc đánh giá và phối hợp để tạo nên các kinh nghiệm và thông tin mới bao gồm cả sự
so sánh, kết quả, liên hệ, và giao tiếp. (Davenport and Prusak, 1998; Davenport, 1999)
Tri thức là việc sử dụng tối đa thông tin và dữ liệu kết hợp với tiềm năng con
ngƣời về kỹ năng, trình độ, ý tƣởng, mức độ cam kết và động cơ làm việc Tri thức là
nhận thức, là sự quan thuộc hay hiểu biết thu đƣợc qua nghiên cứu hoặc qua kinh
nghiệm. (American Heritage Dictionary)
Tri thức là thông tin đƣợc cấu trúc hóa, đƣợc kiểm nghiệm và có thể sử dụng
đƣợc vào mục đích cụ thể. Tri thức thƣờng thể hiện trong những hoàn cảnh cụ thể kết
hợp với kinh nghiệm và việc phán quyết hay ra quyết định. Để truyền tải thì đòi hỏi sự
học tập của ngƣời tiếp nhận tri thức.
Nếu một thông tin giúp chúng ta nhận thức và đƣa ra quyết định thì là tri thức.
Thông tin trở thành “đầu vào” đƣợc nạp vào trong não, qua quá trình xử lý sẽ tạo ra tri
thức. Nhƣng quá trình xử lý này với mỗi một cá nhân khác nhau sẽ cho ra những “đầu
ra” khác nhau. Có nghĩa là cùng một thông tin nhƣ vậy nhƣng với mỗi cá nhân thì tri
thức mà anh ta nhận thức đƣợc sẽ khác với tri thức mà ngƣời khác nhận thức. Thông
tin là những dữ liệu đƣợc cấu trúc hóa đƣợc thể hiện ra ngoài và ai cũng có thể tiếp
cận. Nhƣng tri thức thiên về những thông tin đƣợc cấu trúc hóa và cá nhân hóa nằm
trong mỗi con ngƣời cụ thể, do đó khả năng tiếp cận khó hơn và sự thể hiện ra ngoài
không phải lúc nào cũng chính xác.
Nhƣ vậy, tri thức là những dữ liệu, thông tin đƣợc cấu trúc hóa, kiểm nghiệm và
sử dụng đƣợc vào một mục đích cụ thể tạo ra giá trị.
7
1.1.1.2. Phân loại tri thức
Tri thức đƣợc chia thành hai loại.
i) Tri thức ẩn (Tacit knowledge)
Tri thức ẩn là tri thức mà một ngƣời có đƣợc một cách tự giác vô thức. Tri thức
ẩn có thể không lý giải hay lập luận đƣợc bởi vì (1) tri thức ẩn không đƣợc hiểu cặn
kẽ, (2) nó quen thuộc, tự động và vƣợt qua ý thức ngƣời sở hữu nó.
Ví dụ nhƣ: bí quyết, niềm tin, kinh nghiệm, sự nhạy cảm trong công việc…
Tri thức ẩn là những tri thức không thể hoặc là rất khó đƣợc hệ thống hóa trong
các văn bản, tài liệu, các tri thức này mang tính cá nhân, gắn liền với bối cảnh và công
việc cụ thể. Tri thức ẩn rất khó để thể hiện trên các tài liệu, nhƣng lại có tính vận hành
cao trong bộ não của con ngƣời.(Nonaka và Takeuchi)
Những tri thức này là dạng tri thức nằm trong đầu con ngƣời. Nhiều ngƣời cho
rằng đây là phần lớn tri thức bên trong một tổ chức. Những gì mà con ngƣời biết thì
thƣờng giá trị hơn là những gì đƣợc viết ra. Vì vậy tạo ra mối liên hệ giữa ngƣời không
biết và ngƣời biết là một khía cạnh hết sức quan trọng của một tổ chức. Mục tiêu của
quản trị tri thức là giúp chia sẻ những tri thức ẩn bên trong một tổ chức sao cho mọi
ngƣời đều có thể sử dụng những kiến thức chuyên môn trong một lĩnh vực nhất định
để giải quyết vấn đề cho khách hàng và tạo nên những sản phẩm hiệu quả hơn. Ta có
thể ví tri thức trong mỗi con ngƣời và tổ chức giống nhƣ tảng băng trôi, nếu tri thức
hiện là phần nổi thì tri thức ẩn là phần chìm.
ii) Tri thức hiện (Explicit knowledge)
Tri thức hiện là tri thức đƣợc giải thích và mã hóa dƣới dạng văn bản, tài liệu, âm
thanh, phim, ảnh thông qua ngôn ngữ có lời hoặc không lời, nguyên tắc hệ thống,
chƣơng trình máy tính, chuẩn mực hay các phƣơng tiện khác. Những tri thức có cấu
trúc thƣờng đƣợc thể hiện ra ngoài và dễ dàng chuyển giao.
Ví dụ nhƣ các tri thức về chuyên môn đƣợc trình bày trong giáo trình, sách, báo,
tạp chí... Những tri thức đã đƣợc cấu trúc hóa thƣờng là tri thức hiện.
8
Tri thức hiện là các tri thức đƣợc hệ thống hóa trong các văn bản, tài liệu, hoặc
các báo cáo, chúng có thể đƣợc chuyển tải trong những ngôn ngữ chính thức và có hệ
thống.(Nonaka và Takeuchi)
iii) Phân biệt tri thức ẩn và tri thức hiện
Bảng 1.1. Phân biệt tri thức ẩn và tri thức hiện
So sánh
Đặc tính
Nguồn
Tri thức ẩn
Tri thức hiện
- Mang tính cá nhân
- Dễ dàng đƣợc hệ thống hóa
- Mang tính bối cảnh cụ thể
- Có thể lƣu trữ
- Khó khăn trong việc chính thức hóa
- Có thể chuyển giao, truyền đạt
- Rất khó tiếp nhận, truyền đạt và
- Đƣợc diễn đạt và chỉa sẻ một
chia sẻ
cách dễ dàng
- Các quá trình kinh doanh và truyền
- Các tài liệu chỉ dẫn họat động
đạt phi chính thức
- Các chính sách và thủ tục của tổ
- Các kinh nghiệm cá nhân
chức
- Sự thấu hiểu mang tính lịch sử
- Các báo cáo và cơ sở dữ liệu
Nguồn: Serban, A. M. & Luan, J. (Spring 2002).
“Overview of knowledge management”
New Directions for Institutional Research, số 113, trang 10.
1.1.2. Quản trị tri thức
1.1.2.1. Khái niệm quản trị tri thức
Theo bách khoa toàn thƣ mở Wikipedia, Quản trị tri thức (QTTT) là thuật ngữ
gắn liền với những thông tin đƣợc tập hợp, xử lý, lƣu trữ, chia sẻ và sử dụng ở hình
thức cao hơn là tri thức. Quản trị tri thức trong một tổ chức là tập hợp các quá trình
sáng tạo, tập hợp, lƣu trữ, duy trì, phổ biến/chia sẻ tri thức.
Theo Hiệp hội quản trị tri thức Nhật Bản, Quản trị tri thức là việc kiểm soát và
cấu trúc một cách có hệ thống và hiệu quả một cơ chế cho phép sử dụng đúng ngƣời
vào đúng công việc vào đúng thời điểm chia sẻ và sử dụng thông tin một cách thông
suốt, hƣớng tới việc đạt mục tiêu của tổ chức. Một cách có hệ thống ở đây có nghĩa là
9
từng bƣớc chọn lọc, tìm hiểu, phân tích và chia sẻ và sử dụng thông tin để tạo ra giá
trị.
Theo Trung tâm Năng suất và Chất lƣợng Hoa Kỳ (APQC), Quản trị tri thức là
quá trình có hệ thống của việc nhận dạng, thu nhận, và chuyển tải những thông tin và
tri thức mà con ngƣời có thể sử dụng để sáng tạo, cạnh tranh, và hoàn thiện.
Quản trị tri thức là quá trình sáng tạo, lƣu trữ, chia sẻ và áp dụng nguồn tài sản tri
thức trong tổ chức và biến những tri thức đó thành giá trị kinh tế hay vật chất.
Quản trị tri thức là việc giám sát tài sản tri thức nhằm làm rõ nguồn tài nguyên
độc đáo, những chức năng chủ chốt và những vấn đề tiềm năng ảnh hƣởng đến việc
đƣa tri thức vào sử dụng. Quản trị tri thức giúp bảo vệ nguồn tài sản tri thức khỏi bị
suy tàn, tìm kiếm cơ hội củng cố các quyết định, dịch vụ, sản phẩm thông qua việc
tăng tri thức, giá trị và mức độ linh hoạt.
1.1.2.2. Đặc điểm của quản trị tri thức
i) Phải gắn liền với quản trị chiến lược
QTTT cần tiếp cận một cách có hệ thống và mang tính chiến lƣợc gắn kết chặt
chẽ với mục tiêu kinh doanh, gắn kết lý luận với thực tiễn.
ii) Dựa trên công nghệ thông tin
QTTT không phải là công nghệ thông tin (CNTT). Những tiến bộ của CNTT chỉ
hỗ trợ QTTT tốt hơn. CNTT là công cụ lƣu giữ và chuyển chở và chia sẻ tri thức.
iv) Quán trị tri thức và văn hoá sáng tạo
Con ngƣời là chủ thể sáng tạo và sử dụng tri thức. Cần phải tạo ra môi trƣờng có
văn hoá sáng tạo đƣợc chia sẻ, ý tƣởng sáng tạo đƣợc cổ vũ và ứng dụng.
v) Quản trị tri thức và nguồn nhân lực
Những vấn đề về con ngƣời và học tập là tâm điểm của QTTT.
Con ngƣời sáng tạo ra tri thức vậy nên quản trị tri thức cũng là quản trị nhân lực.
10
1.1.2.3. Mục tiêu của quản trị tri thức
i) Biến tri thức tiềm ẩn của mỗi cá nhân thành tri thức của toàn tổ chức
Trong mỗi cá nhân đều tồn tại những tri thức tiềm ẩn, những tri thức đó chƣa
đƣợc khai thác có thể bởi những lí do nhƣ doanh nghiệp (DN) chƣa biết cách khơi gợi
nó hoặc do mỗi cá nhân không muốn chia sẻ nó nếu tri thức của họ không đƣợc đánh
giá đúng và có một sự công nhận về tri thức đó bằng các đãi ngộ với họ. Những tri
thức này nếu đƣợc chia sẻ sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể đạt đƣợc mục tiêu của
mình một cách tốt nhất bởi. Do vây doanh nghiệp muốn thành công cần chú trọng mục
tiêu này
ii) Đưa tiềm năng và trí tuệ của tổ chức đến với mỗi cá nhân
Mỗi cá nhân đóng vai trò rất lớn đối với sự thành công của doanh nghiệp,cá nhân
là ngƣời thực hiện các chiến lƣợc kinh doanh của doanh nghiệp và biến những mục
tiêu của chiến lƣợc đó trở thành hiện thực. Để làm đƣợc điều này thì trƣớc hết doanh
nghiệp phải giúp cho nhân viên của mình hiểu đƣợc chiến lƣợc kinh doanh của doanh
nghiệp. Thứ hai là cần giúp nhân viên có thể tiếp cận với nguồn tri thức của doanh
nghiệp để giúp nhân viên có thể áp dụng nguồn tri thức đó trong công việc. Đây là
mục tiêu của quản trị tri thức trong doanh nghiệp là chìa khóa thành công của doanh
nghiệp.
1.1.2.4. Vai trò của quản trị tri thức
i) Quản trị tri thức là phương thức tối ưu để ngăn chặn “nạn chảy máu chất
xám” trong doanh nghiệp.
Với mỗi tổ chức, nhân tài là nguồn tài sản vô giá nhƣng cũng đồng thời là một
nguồn tài sản đầy biến động. Mỗi khi một nhân viên giỏi ra đi không những gây ra sự
xáo trộn mà nguy hiểm hơn tạo ra những khoảng trống không dễ lấp đầy, tác động tiêu
cực đến hiệu quả kinh doanh của tổ chức. Họ ra đi mang theo những kinh nghiệm,
những bí quyết kinh doanh, những mối quan hệ và rồi trở thành đối thủ cạnh tranh,
hoặc bị các công ty cùng lĩnh vực lôi kéo.
11
Nhƣng khi áp dụng quản trị tri thức, những tài sản bấy lâu nay nằm trong đầu
nhân tài dƣới dạng tiềm ẩn sẽ đƣợc chuyển sang tri thức hiện hữu qua phƣơng thức
chia sẻ và đƣợc cấu trúc lại để mọi ngƣời có thể học tập. Kết quả của quá trình này là
tạo ra một “kho tri thức hiện hữu” dùng chung cho tất cả thành viên, những cá nhân có
khả năng thay thế cho nhau. Không còn đặc quyền về tri thức, không ngừng đƣợc làm
giàu cho tri thức cá nhân là phƣơng thức tối ƣu cho mỗi doanh nghiệp giữ chân đƣợc
nhân tài.
ii) Quản trị tri thức là phương thức tạo nên một tổ chức với những cá nhân năng
động, một cấu trúc hệ thống học hỏi không ngừng với khả năng thích ứng cao.
Vƣợt qua những giới hạn của phƣơng thức quản trị truyền thống, quản trị tri thức
giúp cho mỗi cá nhân trong tổ chức không ngừng học hỏi, biến những nhân viên lƣời
nhác thành những con ngƣời sáng tạo tri thức liên tục. Dựa trên nền tảng tiêu chí chia
sẻ và đánh giá tri thức đóng góp, quản trị tri thức tạo ra động lực tạo lập văn hoá chia
sẻ giữa các thành viên trong tổ chức, thúc đẩy yếu tố tự học và tổ chức học tập suốt đời
của doanh nghiệp. Trong môi trƣờng văn hóa tri thức đó, khả năng của nhân viên đƣợc
gia tăng hàng ngày, chất lƣợng tri thức của tổ chức không ngừng đƣợc hoàn thiện, chỉ
số thông minh công ty SI cũng không ngừng đƣợc tăng cƣờng. Hệ quả của quá trình
này là một tập thể của những nhân viên năng động, làm việc qua chia sẻ tri thức, một
tổ chức có khả năng thích ứng cao trong điều kiện hội nhập.
iii) Quản trị tri thức góp phần nâng cao khả năng ra quyết định của tổ chức.
Trong thời đại ngày nay, thông tin không còn là tài sản độc quyền mà khả năng
sử dụng và biến thông tin thành tri thức, thành sản phẩm mới là yếu tố tạo nên sự
thành công của doanh nghiệp. Cơ hội trong kinh doanh chỉ là một khoảng khắc. Tổ
chức nào ra quyết định nhanh nhất và chính xác nhất sẽ là ngƣời chiến thắng. Tuy
nhiên trong quá trình ra quyết định, đa phần các tổ chức gặp phải vấn đề thiếu thông
tin, thiếu cơ sở và thiếu tri thức để ra quyết định. Nhƣng với quản trị tri thức tất cả
những trở ngại đó sẽ đƣợc tháo gỡ. Quyết định là quyết định của tập thể, dựa trên nền
tảng tri thức và kinh nghiệm của cả một tổ chức. Không ai mạnh bằng tất cả tập thể
hợp lại là nguyên lý đã đƣợc chứng minh từ lâu. Coca-Cola là một ví dụ điển hình cho
12
sự thành công trên phƣơng diện này. Nhờ quản trị tri thức, họ đã tạo dựng nên một
thƣơng hiệu trƣờng tồn và phổ biến khắp hành tinh.
iv) Quản trị tri thức là con đường tốt nhất để biến khách hàng thành những
người bạn trung thành của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp tồn tại là nhờ có khách hàng và với mục đích là phục vụ khách
hàng. Nhƣng làm thế nào để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng? Là câu hỏi
không dễ với mọi doanh nghiệp. Khách hàng chỉ thực sự trung thành khi biết mình là
một phần quan trọng của doanh nghiệp, là ông chủ thực sự của doanh nghiệp.
v) Trong quản trị tri thức, thông qua mô hình CRM, các mối quan hệ khách hàng
của tổ chức được chia sẻ với tất cả các thành viên.
Các ý kiến đóng góp của khách hàng về sản phẩm, chất lƣợng dịch vụ của doanh
nghiệp đều đƣợc lƣu giữ và tôn trọng. Dựa trên nguồn vốn tri thức từ khách hàng đó,
doanh nghiệp có cơ sở không ngừng hoàn thiện chất lƣợng phục vụ khách hàng của
mình. Nhờ quản trị tri thức, mối quan hệ khách hàng của mỗi cá nhân trở thành tài sản
chung của doanh nghiệp, ý kiến của khách hàng cũng trở thành tài sản tri thức của tổ
chức. Tiêu biểu cho sự thành công này là hiện tƣợng phát triển thần kỳ của Tập đoàn
Dƣợc phẩm Nabisxu với nguồn tài sản 8,4 tỷ USD chỉ sau 5 năm thành lập.
Quản trị tri thức ngày nay đã trở thành xu hƣớng tất yếu của lịch sử. Có đến 8095% giá trị của mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp không còn nằm ở tài sản hữu hình mà
ẩn chứa trong nhân tố con ngƣời, vốn tri thức và những ý tƣởng kinh doanh. Ở Việt
Nam khái niệm vốn tri thức, quản trị tri thức tuy còn mới mẻ và chƣa đƣợc nhận thức
đầy đủ nhƣng không phải vì thế chúng ta bỏ qua. Thay đổi hay là chết, hội nhập cùng
thế giới, áp dụng quản trị tri thức để trƣờng tồn hay trở thành kẻ thất bại là sự lựa chọn
của mỗi doanh nghiệp Việt Nam.
13
1.2. HỆ THỐNG QUẢN TRỊ TRI THỨC TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1. Sự cần thiết của việc xây dựng hệ thống QTTT trong doanh nghiệp
1.2.1.1. Xuất phát từ nhu cầu nhân sự
Từ khía cạnh nhân sự, những nhu cầu về việc trao đổi, chia sẻ và sáng tạo trong
các nhóm hoạt động gồm nhiều lĩnh vực khác nhau là một trong những lý do chính dẫn
tới việc xây dựng quản trị tri thức .
1.2.1.2. Xuất phát từ nhu cầu kinh tế
Quản trị tri thức mang đến cơ hội duy nhất biến tri thức thành hệ thống giúp công
ty của bạn tạo ra lợi thế về thời gian giữ cho sự cạnh tranh đƣợc liên tục, tạo ra giá trị
kinh tế và giá trị thị trƣờng không thể chối cãi đƣợc.
1.2.1.3. Xuất phát từ nhu cầu công nghệ
Quản trị tri thức, với sự hỗ trợ của công nghệ, có thể giúp cho nhân viên của
công ty làm việc hiệu quả hơn, tự mình đƣa ra những quyết định sáng suốt hơn, giảm
bớt sai lầm và thoả mãn yêu cầu của khách hàng đúng lúc nhất.
1.2.1.4. Xuất phát từ nhu cầu cơ cấu tổ chức
Cũng giống nhƣ công nghệ, cơ cấu tổ chức ngày nay thay đổi quá nhanh. Chính
những thay đổi về cơ cấu tổ chức này đã đặt chúng ta vào tình thế không thể không có
một hệ thống quản trị tri thức hữu hiệu. Quản trị tri thức trả lời câu hỏi về tài sản tri
thức, về quyền sở hữu, về niềm tin trƣớc và sau khi công việc kết thúc.
14
1.2.2. Mô hình quản trị tri thức ERP
1.2.2.1. Tổng quan về ERP
Kế hoạch hoá nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP) là
phần mềm trên máy tính có chức năng hỗ trợ và tự động hoá toàn bộ hoạt động nghiệp
vụ của mọi nhân viên, quản lý toàn diện doanh nghiệp. Có thể hiểu đơn giản về ERP là
phần mềm phục vụ tin học hoá tổng thể doanh nghiệp.
ERP
Hoạch định nguồn lực DN
CRM
Quán trị QH khách hàng
Đối tác
SCM
Quản trị chuỗi cung ứng
Quản ltrị quan hệ đối tác
Hợp tác quản lý
Nhân viên
Nhà cung cấp
Khách hàng
Hình 1.1. Mô hình quan hệ tổng thể giữa ERP, CRM và SCM
Nguồn: O’Brien, James, Introduction to Information Systems, 12e, 2005
Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch
định tổng thể các nguồn lực doanh nghiệp, các nguồn lực ở đây bao gồm nhân lực (con
ngƣời), vật lực (tài sản, thiết bị…) và các tài lực (tài chính). Khối lƣợng công việc
trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong
toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống phần mềm rất lớn. Các chức
năng cơ bản của ERP gồm: Quản trị nhân lực, quản trị tài chính, quản trị sản xuất,
quản trị nguồn cung, quản trị hoạt động kinh doanh, quản trị quan hệ khách hàng.
15
Tài chính
Quản lý nguồn nhân lực
Kinh doanh điện tử
- Sổ kế toán tổng hợp
- Quản lý các tài
khoản phải thu, phải
trả
- Mua sắm tài sản
- Quản lý nguồn nhân lực
/đãi ngộ
- Bảng lƣơng
- Mua sắm điện tử
- Khách hàng nội bộ
- Tuyển dụng điện tử
- Hồ sơ điện tử
- Thông tin nhân khẩu
học
Phần mềm quản lý dòng giao
dịch giữa các ứng dụng và
quản lý nội dung
Phân tích dữ liệu
Phần mềm hỗ trợ ra
quyết định cho phép
chuyên viên cấp cao và
những ngƣời sử dụng
khác phân tích dữ liệu
giao dịch để kiểm soát
các quá trình
Thiết bị xử lý
giao dịch
Quản trị chuỗi cung
Các ứng dụng lập kế
hoạch, sắp xếp lịch trình
và xử lý đơn hàng chỉ ra
nhu cầu mua sắm
Quản trị quan hệ
khách hàng
- Thống nhất ngƣời dùng
- Cá biệt dịch vụ
- Tiếp cận thông tin doanh
nghiệp
Hình 1.2. Các chức năng cơ bản của hệ thống ERP
Nguồn: O’Brien, James, Introduction to Information Systems
1.2.2.2. Mối quan hệ giữa ERP và Thương mại điện tử
Thƣơng mại điện tử (TMĐT), hay còn gọi là e-commerce, là việc tiến hành một
phần hay toàn bộ hoạt động thƣơng mại bằng những phƣơng tiện điện tử. TMĐT vẫn
mang bản chất nhƣ các hoạt động thƣơng mại truyền thống. Tuy nhiên, thông qua các
phƣơng tiện điện tử mới, các hoạt động thƣơng mại đƣợc thực hiện nhanh hơn, hiệu
quả hơn, giúp tiết kiệm chi phí và mở rộng không gian kinh doanh.
Thƣơng mại điện tử dựa trên một số công nghệ nhƣ chuyển tiền điện tử, quản lý
chuỗi dây chuyền cung ứng, tiếp thị Internet, quá trình giao dịch trực tuyến, trao đổi
dữ liệu điện tử (EDI), các hệ thống quản trị doanh nghiệp, và các hệ thống tự động thu
16
thập dữ liệu. Thƣơng mại điện tử hiện đại thƣờng sử dụng mạng World Wide Web là
một điểm ít nhất phải có trong chu trình giao dịch, mặc dù nó có thể bao gồm một
phạm vi lớn hơn về mặt công nghệ nhƣ email, các thiết bị di động cũng nhƣ điện thoại.
Ban đầu ngƣời ta thƣờng quen với quan niệm rằng TMĐT là website dành cho
việc mua bán và thanh toán trực tuyến. Với quan niệm này, TMĐT có thể đƣợc coi là
một kênh bán hàng của doanh nghiệp bán lẻ mà ở đó ngƣời mua hàng đƣợc trực tiếp
tham gia vào công việc bán hàng. Thế nhƣng khái niệm TMĐT ngày càng đƣợc mở
rộng và là khía cạnh quan trọng của kinh doanh điện tử (e-business). Nó cũng bao gồm
cả việc trao đổi dữ liệu tạo điều kiện thuận lợi cho các nguồn tài chính và các phƣơng
tiện thanh toán của các giao dịch kinh doanh.
Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin và hạ tầng của nó, ERP hay
bất kỳ một giải pháp quản trị doanh nghiệp hiện đại nào đều không còn là ứng dụng
nội bộ doanh nghiệp, với mạng LAN nữa. Doanh nghiệp đã có sự lựa chọn giữa việc
tự phát triển hay thuê hạ tầng. Xét về mặt kinh tế và lâu dài thì thuê hạ tầng là phƣơng
án tốt nhất. Nhƣ vậy, khi doanh nghiệp chọn phƣơng án thuê hạ tầng thì ngay từ bƣớc
đầu các ứng dụng quản trị doanh nghiệp đã nghiễm nhiên đã trở thành ứng dụng
TMĐT.
Nhân viên có thể làm việc mọi lúc mọi nơi, truy cập một cách dễ dàng và nhanh
chóng đến mức đâu đâu cũng có thể là văn phòng làm việc đƣợc. Thêm vào đó là
những module mở rộng nhƣ ứng dụng Mobile, ứng dụng tin nhắn… làm cho khả năng
phục vụ khách hàng và công ty “24/7” hoàn toàn nằm trong tầm tay. Việc phát triển và
mở rộng các ứng dụng mới để tăng cƣờng khả năng truy cập là xu hƣớng của thời đại
và cũng để đáp ứng các nhu cầu phát triển của các doanh nghiệp.
1.2.2.3. Quy trình triển khai hệ thống ERP
Dự án triển khai hệ thống ERP đƣợc xem là dự án công nghệ thông tin quy mô
nhất và thƣờng là một khoản đầu tƣ rất lớn cho bất kỳ doanh nghiệp nào.
Giống nhƣ các dự án khác, dự án triển khai hệ thống ERP cũng trải qua các giai đoạn:
Bƣớc 1. Lựa chọn sơ bộ /Pre-selection Screening
Bƣớc 2. Đánh giá giải pháp phần mềm /Package Evaluation
