KPI CỦA DOANH NGHIỆP

MỘT SỐ VÍ DỤ VỀ KPI CỦA DOANH NGHIỆP
SỐ 29 - 28/06/2013 - BẢN TIN TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ

MỞ ĐẦU:
“Không thể quản lý những gì mà bạn không thể kiểm soát
và bạn không thể kiểm soát những gì mà bạn không thể đo
lường “(Peter Drucker)!.
Việc đo lường kết quả hoạt động thực hiện công việc là một
nguyên tắc cơ bản trong quản lý. Việc đo lường hiệu quả
thực hiện là quan trọng vì nó xác định khoảng cách giữa kết
quả hoạt động hiện tại và mong muốn và cung cấp các tiến
trình để hướng tới gần mục tiêu. Lựa chọn cẩn thận các chỉ
số giúp xác định chính xác phải làm gì để nâng cao hiệu quả
thực hiện.
I. VÍ DỤ CỤ THỂ VỀ CÔNG TÁC BẢO DƯỠNG
Bài này chủ yếu đề cập tới việc xác định sử dụng các chỉ số
KPI nào cho công tác bảo dưỡng, bằng cái nhìn đầu tiên vào
cách đo lường hoạt động bảo dưỡng liên quan đến đo lường
hoạt động sản xuất. Kể từ khi thực hiện các phép đo cho bảo
dưỡng phải bao gồm cả chỉ tiêu cho kết quả và chỉ tiêu cho
quá trình tạo ra các kết quả đó. Tài liệu này sau đó xác định
quá trình kinh doanh điển hình và các chỉ tiêu kết quả có thể
được sử dụng như là các chỉ số theo dõi sự hoạt động chính
cho chức năng bảo dưỡng.
Quản lý tài sản hữu hình
Mục đích của hầu hết các thiết bị trong sản xuất là để hỗ
trợ việc sản xuất các sản phẩm để thỏa mãn nhu cầu khách
hàng. Điều này được minh họa trong hình 1. Mong đợi của
khách hàng thường là chất lượng sản phẩm, giao hàng đúng

hạn và giá cả cạnh tranh. Bằng cách xem xét tất cả các yêu

cầu của khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng ở
những thị trường muốn xâm nhập, có thể xác định các yêu
cầu hoạt động của các tài sản hữu hình. Các yêu cầu của
hoạt động sản xuất có thể được kết hợp với chất lượng, tính
sẵn sàng, dịch vụ khách hàng, chi phí vận hành, an toàn sản
xuất và môi trường.
Để đạt được hiệu quả này có ba đầu vào phải được quản
lý:
 Yêu cầu đầu tiên là công tác thiết kế. Thiết kế cung cấp
khả năng cho thiết bị “nhờ thiết kế” (khả năng vốn có), để
đáp ứng các yêu cầu hoạt động sản xuất.
 Yêu cầu thứ an ga công tác vận hành mà sử dụng khả năng
vốn có của thiết bị công nghệ. Các tài liệu vận hành tiêu
chuẩn của thiết bị sẽ đảm bảo sự vận hành chính xác và phù
hợp nhằm tối đa hóa hiệu quả.
 Yêu cầu thứ ba là công tác bảo dưỡng mà duy trì khả năng
vốn có của thiết bị. Sự xuống cấp bắt đầu diễn an gay sau
khi thiết bị được chạy thử. Ngoài sự hao mòn bình thường,
xuống cấp và các hư hỏng đột ngột cũng có thể xảy ra. Điều
này xảy ra khi thiết bị được vận hành vượt ra ngoài giới hạn
của thiết kế hoặc do lỗi vận hành và kết quả làm giảm công
suất thiết bị. Vấn đề ngừng máy do hư hỏng, chất lượng
giảm sút, rủi ro xảy ra các tai nạn hoặc sự cố môi trường là
kết quả nhìn thấy được. Tất cả những vấn đề tiêu cực trên có
thể tác động đến tổng chi phí vận hành nhà máy.
1


MỘT SỐ VÍ DỤ VỀ KPI CỦA DOANH NGHIỆP
SỐ 29 - 28/06/2013 - BẢN TIN TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ

 Các chỉ số KPI theo dõi quá trình sản xuất cung cấp thông
tin về tình trạng sản xuất hiện tại. Công suất thiết bị, hoạt
động vận hành và sự bảo dưỡng nhằm duy trì tình trạng
thiết bị, tất cả những cái đó đóng góp vào khả năng đáp ứng
các yêu cầu của sự hoạt động.
Một số chỉ số KPI tiêu biểu theo dõi hoạt động sản xuất bao
gồm chi phí vận hành; khả năng sẵn sàng của thiết bị, mất
thời gian do tai nạn thương tích, sự cố môi trường, hiệu suất
thiết bị tổng thể và hiệu quả sử dụng tài sản.

Xem xét hiệu quả sử dụng tài sản, như mô tả trong hình 2.
Hiệu quả sử dụng tài sản là một chỉ số KPI theo dõi mức độ
của hoạt động sản xuất. Nó là một hàm số của nhiều biến.
Ví dụ, hiệu quả sử dụng tài sản bị ảnh hưởng bởi ngừng
máy có liên quan đến bảo dưỡng và không liên quan đến
bảo dưỡng. Ngừng máy không liên quan đến bảo dưỡng có
2

thể do thị trưởng giảm nhu cầu, gián đoạn trong việc cung
cấp nguyên liệu thô, kế hoạch sản xuất bị trì hoãn nằm
ngoài sự kiểm soát của công tác bảo dưỡng. Hiệu quả sử
dụng tài sản cũng là một hàm số của tỷ suất vận hành, chất
lượng và tổn thất năng suất,v.v…Để duy trì và cải thiện
hiệu quả hoạt động, sự tổ chức hoạt động phải tập trung vào
các thành phần mà chỉ số KPI bị ảnh hưởng.
Tương tự, các chỉ số KPI cho sản xuất khác không chỉ
là một chức năng của công tác bảo dưỡng. Chúng còn bị
ảnh hưởng bởi các nguyên nhân nằm ngoài tầm kiểm soát
của công tác bảo dưỡng. Công suất thiết bị, hoạt động vận

hành và hoạt động bảo dưỡng thiết bị, tất cả đóng góp vào
khả năng đáp ứng các yêu cầu hoạt động. Nếu một chỉ số
KPI cho sản xuất được sử dụng để đo lường hiệu quả bảo
dưỡng, thì dù hoạt động bảo dưỡng có được cải thiện thì
cũng không thể dẫn đến kết quả một sự cải thiện tỷ lệ phần
trăm chỉ tiêu của sản xuất. Ví dụ, trong ví dụ sử dụng tài
sản, được trích dẫn ở trên, công tác bảo dưỡng có thể đóng
góp tích cực cho kết quả nhưng có thể hiệu quả sử dụng tài
sản vẫn không thể cải thiện vì một vài nguyên nhân khác.
Một nguyên tắc quan trọng của quản lý sự hoạt động là chỉ
đo lường những gì bạn có thể quản lý. Để duy trì và cải
thiện hiệu quả sản xuất của mỗi chức năng trong tổ chức,
phải tập trung vào phần các chỉ số bị ảnh hưởng. Hiệu quả
của hoạt động bảo dưỡng góp phần vào hiệu quả hoạt động
sản xuất. Các chỉ số KPI cho hoạt động bảo dưỡng là chỉ
số con của các chỉ số KPI theo dõi hiệu quả hoạt động sản
xuất.


MỘT SỐ VÍ DỤ VỀ KPI CỦA DOANH NGHIỆP
SỐ 29 - 28/06/2013 - BẢN TIN TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ

II. CÁC VÍ DỤ KHÁC
e. KPI cho sale - marketing:
1. Tỷ lệ phản hồi / tổng số gửi đi:
- Công thức = tổng số phản hồi khách hàng / tổng số thông
tin gửi tới khách hàng.
- Tỷ lệ này đo lường hiệu quả của marketing trực tiếp của
các sale rep.Các chương trình markeing trực tiếp có thể là
gửi thư, gửi email….

e.1 Tỷ lệ khách hàng bị mất sau khi mua hàng lầu đầu:
- Công thức= bằng tổng số khách hàng mua hàng lần đầu bỏ
đi/tổng số khách hàng mua hàng lần đầu.
- Tỷ lệ này thấp có thể do các nguyên nhân: sản phẩm của
bạn không phù hợp, sản phẩm tốt nhưng quảng cáo không
tốt dẫn đến khách hàng không phải mục tiêu lại đi mua hàng
của bạn…
e.1 Mức độ biết đến sản phẩm: được đo lường trước và
sau quảng cáo
- Tỷ lệ = số người nhận ra sản phẩm của bạn/tổng số người
thu thập.
- Tỷ lệ này được đo lường trước và sau khi quảng cáo.
2. KPI đánh giá hiệu quả nhân sự:
2.1 Tỷ lệ vòng đời nhân viên
- Tỷ lệ vòng đời của nhân viên = tổng thời gian phục vụ
trong DN của tất cả nhân viên/ tổng số nhân viên doanh

nghiệp đã tuyển.
- Bạn có thể tính vòng đồi cho toàn công ty và cho chức
danh, cho bộ phận.
- Đối với chức danh nếu vòng đồi quá thấp điều này có thể
không phải do phía công ty mà do bản chất của xã hội, ví dụ
các chức danh hay làm thời vụ.
- Đối với các bộ phận, một phần có thể do cách quản lý của
trưởng bộ phận dẫn đến vòng đồi của NV thấp.
2.2 Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ:
- Công thức = số nhân viên không hoàn thành/ tổng số nhân
viên.
- Bạn xem xét tỷ lệ này của toàn công ty và của từng bộ
phận.

- Tỷ lệ quá thấp của công ty hoặc từng bộ phận làm bạn cần
chú ý. Đôi khi bạn cũng cần phải xem lại, các tỷ lệ quá thấp
là do sếp bộ phận đó đánh giá quá khắt khe, ngược lại hầu
như không có nhân viên bị đánh giá kém hoặc tốt cũng làm
bạn lưu ý (sếp có xu hướng bình quân chủ nghĩa).
3 KPI cho sản xuất:
3.1 Tỷ lệ sử dụng NVL tiêu hao:
- Công thức: = số lượng tiêu hao thực tế ngoài định mức / số
lượng tiêu hao cho phép.
- Tỷ lệ này đo lường bằng tỷ lệ 100 %. Tỷ lệ càng cao
chứng tỏ doanh nghiệp đã tiêu tốt càng nhiều NVL ngoài
định mức.
- Tỷ lệ này giúp bạn xác định mức tiêu hao trung bình của
NVL từ đó có quyết định tỷ lệ phù hợp cho các đơn hàng
3


MỘT SỐ VÍ DỤ VỀ KPI CỦA DOANH NGHIỆP
SỐ 29 - 28/06/2013 - BẢN TIN TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ

sắp tới. Ở các đơn vị gia công, tỷ lệ tiêu hao thấp giúp cho
DN sẽ có thêm nguồn thu nhập khi bán lại các NVL tiêu
hao còn dư.

Tỷ lệ làm lại của toàn công ty.

KPI sản phẩm lỗi
Tỷ lệ phải làm lại - rework

- Thời gian mất mát do phải làm lại sản phẩm bao gồm thời

gian đã làm sản phẩm + thời gian phải làm + thời gian chuẩn
bị - thời gian chuẩn.
- Bạn nhân thời gian với năng suất * đơn giá để ra hao phí
về mặt giá trị tiền. Bạn có thể so sánh giữa các cá nhân và
bộ phận với nhau.

- Tỷ lệ phải làm lại là số sản phẩm làm hư phải sửa lại theo
yêu cầu.
- Tỷ lệ này phản ảnh thời gian mất mát của công ty do công
nhân phải làm lại sản phẩm, công đoạn.
Các loại tỷ lệ làm lại:
Tỷ lệ làm lại của các công nhân trong một bộ phận.
- Tỷ lệ này phản ảnh tay nghề của công nhân hay mức độ
cẩn thận của từng công nhân.
- Có những công nhân năng suất rất cao nhưng tỷ lệ làm lại
cũng rất cao.
Tỷ lệ làm lại của cả một bộ phận:
- Sử dụng tỷ lệ này để biết mức độ hàng phải làm lại và khả
năng quản lý của trưởnmg bộ phận đó.
Tỷ lệ làm lại của các bộ phận so sánh với nhau.
- Tỷ lệ này so sánh tỷ lệ làm lại giữa các bộ phận, bạn không
phải so sánh về mặt giá trị mà bạn chỉ cần so sánh về mặt
số lượng.
4

Số tiền bị mất do phải làm lại.

(Sưu tầm và tổng hợp)