HƯỚNG dẫn vận HÀNH áp DỤNG hệ THỐNG tài LIỆU ISO

HƯỚNG DẪN VẬN HÀNH ÁP DỤNG HỆ THỐNG TÀI LIỆU
STT

Tên tài liệu

Tài liệu chung:
1
Sổ tay chất lượng

Mã hiệu

Các việc cần làm

STCL

- Đọc, chỉnh sửa phần phạm vi và
danh mục tài liệu kèm theo
hướng dẫn
- Phổ biến cho toàn thể cán bộ
nhân viên trong phường/xã, các
hình thức phổ biến có thể là: họp,
đóng khung treo ở phòng họp/khu
vực một cửa.
- Lập mục tiêu chất lượng năm
2017
- Ban hành và phổ biến cho toàn
thể cán bộ nhân viên trong
phường/xã, các hình thức phổ
biến có thể là: họp, đóng khung
treo ở phòng họp/khu vực một
cửa.

- Đọc quy trình để hiểu cách thức
ban hành, phân phối, sửa đổi hoặc
cập nhật tài liệu
- Lập danh mục tài liệu bên ngoài
- Lập danh mục tài liệu nội bộ

2

Chính sách chất lượng

CSCL

3

Mục tiêu chất lượng

MTCL

4

QT kiểm soát tài liệu

QT.ISO.01

Các biểu mẫu áp
dụng

Người làm/ lưu

Không có

Thư ký ISO

Không có

Thư ký ISO, Ban lãnh đạo
UBND

Không có

Thư ký ISO, Ban lãnh đạo
UBND

BM.ISO.01.01
BM.ISO.01.02

- Tất cả cán bộ nhân viên sử
dụng mẫu danh mục tài liệu
bên ngoài, cập nhật những văn
bản pháp luật, của cơ quan cấp
trên theo mẫu
- Thư ký ISO lập toàn bộ danh
mục những tài liệu được lãnh
đạo UBND ký ban hành cho
từng lĩnh vực vào danh mục tài
liệu nội bộ.


- Trong quá trình áp dụng, khi
có 1 văn bản liên quan hoặc bất

cứ sự thay đổi nào tác động
đến quy trình, phải mở quy
trình đó và sửa phần liên quan,
ví dụ: Nghị định về phí và lệ
phí lĩnh vực tư pháp thay thế
NĐ 158 từ 1/1/2017; vậy cán
bộ tư pháp sẽ mở các QT tư
pháp, sửa tại các phần:
1/ Phần nội dung về phí lệ phí;
2/ Phần 5.8 tài liệu viện dẫn và
cơ sở pháp lý
3/ Phần lịch sử quy trình: ghi
rõ phần nội dung nào bị thay
đổi, ngày sửa đổi, ngày ban
hành (theo đó lần ban hành là
lần 2, lần sửa đổi là lần 1); các
lần sau sẽ tăng dần.
5

6

QT kiểm soát hồ sơ

QT đánh giá nội bộ

QT.ISO.02

QT.ISO.03

- Đọc quy trình để hiểu cách thức lưu trữ, quản lý hồ sơ;

- Từng lĩnh vực/cán bộ lập danh BM.ISO.02.01
mục hồ sơ mình quản lý theo
mẫu.
- Đọc quy trình để hiểu cách thức
triển khai và quản lý hoạt động
đánh giá nội bộ
- Lập kế hoạch đánh giá, triển
khai đánh giá nội bộ lần 1 trước BM.ISO.03.01
ngày
15.03.2017
theo
bộ Checklist
checklist tư vấn gửi, sau đó gửi
bộ checklist đã điền về cho tư vấn

Xem các hồ sơ phải lưu theo
mục 7 từng quy trình tác
nghiệp của lĩnh vực mình phụ
trách

Thư ký ISO/các thành viên
trong nhóm đánh giá viên nội
bộ đã được tư vấn đào tạo


7

8

QT kiểm soát công việc KPH

QT hành động khắc phục

QT.ISO.04

QT.ISO.05

9

QT hành động phòng ngừa

QT.ISO.06

10
11

QT xem xét của LĐ về HTQLCL
QT vận hành HTQLCL

QT.ISO.07
QT.ISO.08

để tổng hợp báo cáo.
- Đọc quy trình để hiểu cách thức
triển khai và quản lý các công
việc không phù hợp.
- In, đóng quyển mẫu sổ kiểm
soát công việc không phù hợp để
ghi chép thống kê nếu như có
phát sinh những công việc không

phù hợp, ví dụ: công văn đi sai
thẩm quyền, sai hình thức…; giải
quyết thủ tục trễ hẹn, phần mềm
lỗi….
- Đọc quy trình để hiểu cách thức
triển khai khắc phục sau khi có
công việc không phù hợp xảy
đến.
BM.ISO.05.01
- Mở các phiếu khắc phục đối với
các sai lỗi xảy ra.
- Đọc quy trình để hiểu cách thức
triển khai khắc phục sau khi có
công việc không phù hợp xảy
đến.
BM.ISO.05.01
- Mở các phiếu phòng ngừa đối
với các sai lỗi tiềm ẩn, có thể xảy
đến
Phần này tư vấn sẽ hướng dẫn sau
- Đọc quy trình để hiểu cách thức
vận hành hệ thống QLCL sau khi
xây dựng, áp dụng, duy trì và cải
tiến.
- Lập kế hoạch duy trì và cải tiến BM.ISO.08.01
hệ thống hàng năm, trình lãnh
đạo ký, theo dõi và triển khai

- Tất cả các cán bộ thuộc các
lĩnh vực chuyên môn

- Các lĩnh vực nơi có sai lỗi.

Thư ký ISO


12

QT quản lý văn bản đi đến

QT.ISO.09

13

QT tiếp nhận và trả kết quả TTHC

QT.ISO.10

14

QT đo lường thỏa mãn KH

QT.ISO.11

15

Các quy trình thủ tục hành chính
trong các lĩnh vực

•

thực hiện theo kế hoạch đã lập.
- Đọc quy trình để hiểu cách thức
quản lý văn bản đi đến;
- Ghi chép về hoạt động văn bản
đi đến theo quy trình quy định
- Lưu những hồ sơ liên quan: sổ
công văn đi, sổ công văn đến, các
công văn đến đi.
- Đọc và thực hiện đúng theo quy
trình; xem hoạt động có phù hợp
với quyết định 14/2015; quyết
định 07….; xác định số lượng hồ
sơ giải quyết theo từng lĩnh vực
theo mức độ.
- Chưa triển khai, chờ tư vấn
hướng dẫn
- Đọc quy trình, triển khai thực
hiện.
- Lưu các hồ sơ theo mục 7 các
quy trình tác nghiệp đã viết

-

-

Cán bộ văn phòng/cán bộ
chuyên môn (theo mục 7 quy
trình này)

Bộ phận 1 cửa

Mẫu biểu theo Các cán bộ chuyên môn phụ
quyết định 14/2015 trách các lĩnh vực
và các văn bản
hướng dẫn của
huyện, thành phố,
thị xã

Lưu ý: các hồ sơ này lập thành các file có nhãn, tương tự như file tài liệu, có dán nhãn “hồ sơ hệ thống QLCL” và lưu
theo trình tự về thời gian và từng vụ việc.