Hệ thống Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Thiết bị Việt

1

MỤC LỤC


2

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp này là công trình nghiên cứu của
riêng tôi. Các số liệu trong chuyên đề là hoàn toàn trung thực, chính xác, xuất phát
từ tình hình thực tế tại Công ty Cổ phần Thiết bị Việt.

Hà nội, ngày 20 tháng 03 năm 2017
Sinh viên

Nguyễn Ngọc Mai


3
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Ngày nay toàn cầu hoá đang là một trong những xu thế phát triển tất yếu của
quan hệ quốc tế hiện đại mở ra nhiều vận hội mới cho nền kinh tế nước nhà. Tuy
nhiên nó cũng mang đến vô vàng những khó khăn thử thách bởi quy luật canh tranh
tất yếu. Nền kinh tế Việt Nam đang trong quá trình đổi mới, hướng tới nền thị
trường định hướng xã hội chủ nghĩa, hướng tới hội nhập khu vực và quốc tế. Với
bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang vận hành theo cơ chế thị trường và trong xu thế
hội nhập, cạnh tranh diễn ra ngày càng gay gắt, khốc liệt đòi hỏi các doanh nghiệp,
tổ chức kinh tế phải mở rộng theo cả chiều rộng lẫn chiều sâu nếu như các đơn vị
muốn tồn tại một cách ổn định và bền vững trên thị trường từ đó ngày càng phát

triển. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có thể quản lý cũng như kiểm
soát tốt tình hình hoạt động, tính tuân thủ theo các quy định cũng như báo cáo tài
chính của đơn vị.Trong cơ chế thị trường hiện nay thì môi trường cạnh tranh ngày
càng gay gắt. Quy mô doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ thì mục tiêu luôn là tiết kiệm và
phát huy tối đa các nguồn lực. Nâng cao khả năng cạnh tranh, đem lại thật nhiều lợi
ích kinh tế. Do vậy để đứng vững trên thương trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải
tự hoàn thiện mình bằng một bộ máy hoạt động nhanh nhạy, hiệu quả, và đặc biệt là
xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, có khả năng hạn chế những rủi
ro, bảo vệ tài sản con người của doanh nghiệp, dự đoán và tránh được những ảnh
hưởng tiềm tàng cả bên trong và bên ngoài có thể xảy ra cho doanh nghiệp. Chính
vì thế, trong mọi hoạt động của một tổ chức, một đơn vị thì chức năng kiểm tra,
kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý. Do đó, khi tổ chức
hoạt động của đơn vị, bên cạnh việc sắp xếp nhân sự, cơ sở vật chất, nhà quản lý
luôn có những kiểm soát trên phương diện thông qua các thủ tục, chính sách quy
định về hoạt động. Mọi hoạt động kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng
trong quá trình quản lý và được thực hiện bởi hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm soát
nội bộ đóng vai trò hết sức quan trọng giúp cho các nhà quản lý có thể kiểm soát và


4
sử dụng hữu hiệu các nguồn lực nội tại và xây dựng hệ thống quản lý vững chắc
trong tương lai nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.
Công ty Cổ phần Thiết bị Việt là đơn vị kinh doanh thương mại, hoạt động
kinh doanh lĩnh vực dụng cụ làm bếp dân dụng và công nghiệp mà trong thời gian
gần đây có sự biến động mạnh về giá cả. Với môi trường kinh doanh ngày càng
khốc liệt và gây gắt như ngày nay thì để tồn tại và phát triển cần phải có những giải
pháp tăng sức cạnh tranh, tăng cường năng lực của công tác quản lý. Muốn như vậy,
Công ty cần xây dựng một hệ thống quản lý khoa học, hợp lý và hiệu quả mà bước
khởi đầu chính là hoàn thiện hệ thống KSNB, đặc biệt cần quan tâm hiện nay là
phải tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền để đảm bảo

doanh thu được tính đủ, tính chính xác và tránh thất thoát tiền thu bán hàng. Doanh
nghiệp phải thắt chặt quản lý, kiểm soát nội bộ trong quá trình bán hàng nhằm tối đa
hóa lợi nhuận, tránh những gian lận và sai sót trong khâu bán hàng. Bán hàng - thu
tiền hàng là khâu cuối trong quá trình lưu chuyển hàng hóa: mua vào - sản xuất bán ra. Cần phải làm sao để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà
làm thiệt hại đến lợi ích chung của đơn vị. Một trong những giải pháp mà đơn vị
cần quan tâm hiện nay là phải tăng cường kiểm soát nội bộ đối với quá trình bán
hàng – thu tiền để đảm bảo sự đầy đủ, chính xác và tránh thất thoát tiền thu bán
hàng. Vì vậy việc chọn đề tài “Hệ thống Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu
tiền tại Công ty Cổ phần Thiết bị Việt” là có ý nghĩa thiết thực trong việc thực hiện
công cụ quản lý của đơn vị nhằm đưa ra những giải pháp tăng cường công tác kiểm
soát nhằm giảm thiểu những rủi ro, gian lận, sai sót có thể xảy ra.
1.2. TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ
TÀI NGHIÊN CỨU.
Hiện nay có nhiều đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trong các doanh
nghiệp. Trong đó em đã tham khảo, tìm hiểu các đề tài trong cùng lĩnh vực kiểm
soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Thiết bị Việt. Cụ thể:


5
−

Luận văn: “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty
Cổ phần Dược Vật tư Y tế Quảng Nam” của Nguyễn Thị Hạnh - Luận văn thạc sỹ
kinh tế (chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng, 2010)
Ưu điểm: Đề tài có nhiều số liệu để nghiên cứu và đánh giá, phân tích theo số
liệu đưa ra dựa trên cơ sở của nhiều nguồn. Nội dung phong phú. Đưa ra các giải
pháp hợp lý nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền
tại công ty dựa trên các cơ sở lý thuyết đã trình bày trong bài luận văn.
Nhược điểm: Chưa đưa ra các các tồn tại trong chu trình bán hàng – thu tiền.
Quá đi sâu vào lý thuyết mà không quan tâm đến thực tế nên bài chưa đạt được hiệu

quả cao nhất.

−

Luận văn “Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại
công ty TNHH MTV cấp thoát nước Phú Yên” của Lê Thị Khánh Như (2012)
Ưu điểm: đã nêu ra được những kết quả đạt được như góp phần hệ thống hóa
và làm rõ các lý luận cơ bản về KSNB, KSNB chu trình bán hàng – thu tiền. Luận
văn đã phân tích, đánh giá thực trạng KSNB tại công ty, chỉ ra được những tồn tại,
hạn chế đối với KSNB về chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty.
Nhược điểm: Phần thực trạng đánh giá về kiểm soát nội bộ của công ty chưa
được phân tích và nghiên cứu kỹ.

−

Đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền nước
tinh khiết tại Công ty TNHH MTV Xây dựng và Cấp nước Thừa Thiên Huế” của
Nguyễn Thị Thùy Ngân (2010)
Ưu điểm: Nội dung rõ ràng, phản ánh đúng thực trạng của công ty, nêu được
các mục tiêu hướng tới, đã nêu ra được những kết quả đạt được như góp phần hệ
thống hóa và làm rõ các lý luận cơ bản về KSNB, KSNB chu trình bán hàng – thu
tiền. Đề tài đã phân tích, đánh giá thực trạng KSNB tại công ty, chỉ ra được những
tồn tại, hạn chế đối với KSNB về bán hàng – thu tiền.
Nhược điểm: Chưa nêu được quy trình kiểm soát chu trình bán hàng – thu
tiền, các phần không được liên kết liền mạch, chưa đánh giá được chu trình bán
hàng – thu tiền.


6
−

Đề tài “Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh các
nghiệp Việt Nam hiện nay” của Vi Hồng Quân (2013)
Ưu điểm: Đề tài đã diễn giải các nội dung có sự hợp lý, thống nhất. Đề tài
nghiên cứu sâu về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền, có nhiều chứng từ
và bảng biểu làm nổi bật nội dung của bài luận văn. Đánh giá tốt thực trạng kiểm
soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền. Có nhiều dẫn chứng và số liệu cụ thể qua
các bảng biểu trong bài.
Nhược điểm: Chưa đưa ra các cơ sở lý luận chung về bán hàng – thu tiền.
Quá đi sâu vào thực tế mà không quan tâm đến lý thuyết nên bài chưa đạt được hiệu
quả cao nhất.

−

Đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại tổng công ty cổ phần dệt
may Hòa Thọ” của Nguyễn Anh Tân (2010)
Ưu điểm: Đánh giá được tổng quan kiểm soát nội bộ và thực trạng kiểm soát
nội bộ của Công ty, đưa ra các cơ sở dẫn chứng làm tài liệu đa dạng. Đánh giá tốt về
thực trạng kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền, số liệu đa dạng, có
nhiều bảng biểu để tham khảo. Đưa ra các dẫn chứng làm nội dung đánh giá sâu
sắc.
Nhược điểm: Đề tài chú trọng đi sâu vào thực tế mà ít nói đến các cơ sở lý
luận, chưa đưa ra các cơ sở lý thuyết làm bài thiếu đi tính thuyết phục. Các giải
pháp đã đưa ra trong bài chưa hợp lý, chưa bám sát vào những điểm hạn chế mà tác
giả đã đề cập.

−

Đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty
TNHH Thương mại và dịch vụ Minh Toàn” của Hồ Đăng Bảo Tuấn (2013)

Ưu điểm: Đề tài đã đưa ra cơ sở lý luận hợp lý, các thủ tục kiểm soát đối với
bán hàng – thu tiền, trình bày rõ ràng, dễ hiểu. Đã chỉ ra được một vài ưu điểm như:
hệ thống quy định, quy chế luôn hướng vào mục tiêu đảm bảo tính hiệu quả hoạt
động của đơn vị, tính trung thực, hợp lý của BCTC, an toàn cho tài sản, thông tin và
thực chất chúng là những yếu tố cơ bản của hệ thống KSNB trong đơn vị. Việc ban


7
hành và tổ chưc thực hiện hệ thống các quy định cũng chính là việc thiết kế và vận
hành hệ thống KSNB.
Nhược điểm: Phần thực trạng đánh giá về kiểm soát nội bộ của công ty chưa
được phân tích và nghiên cứu kỹ, các số liệu đưa ra còn chưa cụ thể, chưa làm rõ
được thực trạng kiểm soát nội bộ tại công ty.
−

Luận văn: “Tăng cường KSNB chu trình bán hàng thu tiền tại Viễn thông Quảng
Ngãi” của Nguyễn Thị Phương Thảo.
Ưu điểm: Đánh giá được hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty, các phần như
quy trình hay thủ tục kiểm soát đều nêu rõ. Đi sâu vào phân tích thực trạng kiểm
soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty, đưa ra các bảng biểu phân tích
làm nội dung có tính thuyết phục cao.
Nhược điểm: Phần giới thiệu về công ty quá chi tiết, không cần thiết khiến
phần giới thiệu này rườm rà.

−

Luận văn: “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần và
thiết bị trường học Đà Nẵng” của tác giả Nguyễn Thị Điệp
Ưu điểm: Đã chỉ ra được các nội dung cơ bản, nêu được cơ sở lý luận, đánh
giá được tổng quan của chu trình bán hàng – thu tiền, có các chứng từ....

Nhược điểm: Chưa đánh giá rõ được thực trạng KSNB tại công ty, các giải
pháp đưa ra hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền còn sơ
sài, chưa thuyết phục.

−

Luận văn: “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty
TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng” của tác giả Thái Như Quỳnh
Ưu điểm: Đề tài đã đề cập nhiều cơ sở lý thuyết về bán hàng – thu tiền, diễn
giải các nội dung có sự hợp lý, thống nhất. Đề tài nghiên cứu sâu về kiểm soát nội
bộ chu trình bán hàng – thu tiền. Đánh giá tốt thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình
bán hàng – thu tiền tạu công ty.
Nhược điểm: Chưa nói đến các chính sách bán hàng – thu tiền. Đây có thể
coi là điểm yếu của đề tài.


8
−

Luận văn: “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty
Thông tin di động (VMS)” của tác giả Vũ Ngọc Nam
Ưu điểm: Đề tài đã nói lên những điểm đáng quan tâm về bán hàng – thu
tiền, cơ sở lý luận rõ ràng, bố cục chi tiết, đi sâu vào phân tích các vấn đề liên quan
tới chu trình bán hàng – thu tiền, những chính sách ưu đãi tốt mà công ty tạo ra để
đẩy mạnh việc bán hàng. Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ, nghiên cứu thực
trạng hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty
Nhược điểm: Nội dung không bám sát với chương trình đã được học. Các
nguồn kiến thức phong phú nhưng chưa đảm bảo tính chính xác. Nghiên cứu chủ
yếu đưa ra những nguyên nhân và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình
bán hàng và thu tiền mà chưa đưa ra những biện pháp cụ thể để hoàn thiện hệ thống

KSNB trong quy trình bán hàng và thu tiền tại công ty.
1.3. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.3.1 Mục tiêu chung
Nghiên cứu những vấn đề lý luận chung về kiểm soát nội bộ đối với chu
trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm
hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp.
1.3.2 Mục tiêu cụ thể

−

Nghiên cứu thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ

−

phần Thiết bị Việt.
Phân tích những thuận lợi, khó khăn và nguyên nhân tồn tại trong hệ thống KSNB

chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Thiết bị Việt.
− Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần
Thiết bị Việt trong thời gian tới
1.4. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.4.1 Đối tượng nghiên cứu.
Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần
Thiết bị Việt.
1.4.2 Phạm vi nghiên cứu
Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Cong
ty Cổ phần Thiết bị Việt.


9

1.5. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Luận văn dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và sử dụng
các phương pháp cụ thể: quan sát, phỏng vấn, thống kê mô tả, phân tích... trong quá
trình tìm hiểu thực tế từ đó đưa ra các giải pháp.
1.5.1 Phương pháp thu thập số liệu
Dựa trên những số liệu đã thu thập được từ phòng tài chính kế hoạch, phòng
nhân sự và các phòng ban khác để thu thập số liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu.
Luận văn sử dụng phương pháp thông tin thứ cấp được thu thập qua các ấn bản
phẩm đã công bố như: sách, báo, các công trình nghiên cứu khoa học, các tài liệu
báo cáo của ngành.
1.5.2 Phương pháp phỏng vấn
Phỏng vấn trực diện, qua điện thoại hoặc qua email các cá nhân có trách
nhiệm liên quan công tác kiểm soát nội bộ để tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát
nội bộ tại công ty.
1.5.3 Phương pháp quan sát
Tiến hành quan sát thực tế công tác kiểm soát nội bộ tại công ty từ bộ máy
quản lý đến chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban liên quan đến công tác kiểm
soát để tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ tại công ty.
1.5.4 Phương pháp thống kê mô tả
Phương pháp này được áp dụng nhằm mô tả các hoạt động và các chỉ tiêu
phản ánh thực trạng tại đơn vị nghiên cứu, thông qua đó đánh giá được mức độ của
các hoạt động cần nghiên cứu. Từ đó, làm căn cứ để phát hiện xu hướng và nguyên
nhân các vấn đề phát sinh cần giải quyết để đạt được mục đích nghiên cứu.
1.5.5

Phương pháp phân tích
Nghiên cứu và tìm hiểu về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty
cổ phần Thiết bị Việt nhằm nắm bắt một cách thật tường tận, rõ ràng và cụ thể

10
những mặt tích cực cũng như những điểm hạn chế còn tồn tại của hệ thống kiểm
soát nội bộ tại công ty, từ đó đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hệ
thống kiểm soát nội bộ tại Công ty.
1.6

KẾT CẤU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Kết cấu đề tài gồm 4 chương
Chương 1: Tổng quan đề tài nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận chung về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu
tiền trong doanh nghiệp
Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền
Chương 4: Đánh giá, nhận xét và một số ý kiến hoàn thiện hệ thống bán hàng
– thu tiền


11
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

2.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH
NGHIỆP
2.1.1. Bản chất và vai trò của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
2.1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ
 Các khái niệm:
− Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình. Do đó, các nhà quản lý

thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được
các mục tiêu của tổ chức. Bất cứ hoạt động kinh doanh nào muốn đạt được sự hữu
hiệu và hiệu quả đều phải thực hiện công tác tự kiểm tra trên tất cả các khâu: xem

xét các dự báo, các mục tiêu định mức, soát xét lại các thông tin thực hiện để điều
chỉnh kịp thời nhằm đảm bảo hiệu quả kinh tế cuối cùng của hoạt động. Hoạt động
−
+

đó được gọi là hoạt động kiểm soát nội bộ.
Hệ thống kiểm soát nội bộ có một vài quan điểm như sau:
Theo COSO (Uỷ ban bao gồm đại diện của các hiệp hội kế toán, kiểm toán, quản trị
Hoa Kì):
Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các
nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý

nhằm thực hiện các mục tiêu sau:
• Báo cáo tài chính đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy.
KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy bởi vì người quản lý
đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế dộ
kế toán hiện hành.
•

Các luật lệ và quy định được tuân thủ.
KSNB đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. Điều này
xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ
trong đơn vị. Bên cạnh đó, KSNB còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào
việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị. Từ đó bảo đảm đạt được
những mụ tiêu mà đơn vị đề ra.


12
•

Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
KSNB cần thực hiện việc bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật
thông tin, nâng cao uy tín, thị phần và thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn

vị.
• Bảo vệ tài sản.
+ Theo liên đoàn kế toán Quốc tế (IFAC):
KSNB là hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn
mục tiêu: Bảo vệ tài sản của đơn vị không sử dụng lãng phí, gian lận hoặc kém hiệu
quả. Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin báo cáo. Bảo đảm việc thực hiện các chế
độ pháp lý và các chính sách của đơn vị. Bảo đảm hiệu quả và hiệu lực của các hoạt
động.
+ Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400):
Hệ thống kiểm soát nội bộ là các nội quy và các thủ tục kiểm soát do đơn vị
được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật
và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, đề
lập báo cáo tài chính trung thực, hợp lý, nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu
quả tài sản của đơn vị.
 Đặc điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống chính sách và thủ tục giúp nhà quản lý
đạt được các mục tiêu cụ thể là bảo vệ tài sản, bảo đảm độ tin cậy của thông tin, bảo
đảm sự tuân thủ qui định pháp lý và bảo đảm hiệu quả hoạt động. Hệ thống kiểm
soát nội bộ bao gồm các yếu tố môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, tổ chức thông
tin và truyền thông, tổ chức hoạt động kiểm soát và giám sát.
−

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố có tính môi trường ở bên trong
và bên ngoài đơn vị ảnh hưởng đến việc thiết kế và vận hành của các thủ tục kiểm
soát. Các nhân tố bên trong bao gồm: Tư duy quản lý, phong cách điều hành của
nhà quản lý công ty; tính trung thực và giá trị đạo đức do công ty xây dựng; chính

−

sách nhân sự; công tác kế hoạch; cơ cấu tổ chức.
Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị cho mục tiêu lập và trình bày BCTC bao gồm
việc Ban Giám đốc xác định các rủi ro kinh doanh có liên quan như thế nào đến
việc lập và trình bày BCTC theo khuôn khổ về lập và trình bày BCTC, ước tính độ
rủi ro, đánh giá khả năng xảy ra rủi ro và quyết định các hành động nhằm xử lý,


13
quản trị rủi ro và kết quả thu được. Các rủi ro liên quan đến độ tin cậy của BCTC
bao gồm các sự kiện trong hay ngoài đơn vị, các giao dịch hoặc các tình huống có
thể phát sinh và có ảnh hưởng bất lợi đến khả năng tạo lập, ghi chép, xử lý và báo
cáo dữ liệu tài chính phù hợp với các cơ sở dẫn liệu của Ban Giám đốc trong BCTC.
Ban Giám đốc có thể lập các chương trình, kế hoạch hoặc hành động để xử lý
những rủi ro cụ thể hoặc quyết định chấp nhận rủi ro do tính đến hiệu quả kinh tế
hay do xem xét các yếu tố khác.
− Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày BCTC, bao gồm cả các quy
trình kinh doanh có liên quan và trao đổi thông tin. Chất lượng của thông tin tạo ra
từ hệ thống sẽ ảnh hưởng đến khả năng BGĐ đưa ra các quyết định phù hợp trong
việc quản lý và kiểm soát các hoạt động của đơn vị và lập BCTC một cách đáng tin
cậy.
− Các hoạt động kiểm soát: đánh giá tình hình hoạt động, xử lý thông tin, kiểm soát
về mặt vật chất và vấn đề phân nhiệm. Bên cạnh đó còn có các nguyên tắc chỉ đạo
chung trong việc thiết lập hệ thống KSNB có hiệu quả là phân công, phân nhiệm;
bất kiêm nhiệp và phê chuẩn, ủy quyền.
− Giám sát các kiểm soát: Trách nhiệm quan trọng của Ban Giám đốc là thiết lập và
duy trì KSNB một cách thường xuyên. Việc giám sát cũng là để đảm bảo rằng các
kiểm soát tiếp tục hoạt động một cách hiệu quả theo thời gian. Các hoạt động giám

sát có thể bao gồm việc sử dụng thông tin có được qua trao đổi với các đối tượng
ngoài đơn vị mà những thông tin đó có thể cho thấy các vấn đề hoặc các khu vực
địa lý hoặc lĩnh vực kinh doanh cần được cải thiện.
2.1.1.2. Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ
−

Giúp Ban lãnh đạo doanh nghiệp giảm bớt tâm trạng bất an về những rủi ro, nhất là
về con người và tài sản, giảm tải trọng những công việc hàng ngày để tập trung vào

vấn đề chiến lược, chuyên nghiệp hóa công tác quản lý điều hành cụ thể.
− Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu
quả.
− Bảo đảm các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát
mức hiệu quả của các chế ñộ và quyết định đó.


14
−

Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết.
Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận của

−

doanh nghiệp.
Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động
kinh doanh. Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các

yêu cầu pháp định có liên quan.
− Bảo vệ tài sản, thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích. Sự bảo vệ một

số tài sản và sổ sách nhất định đã trở nên ngày càng quan trọng kể từ khi hệ thống
máy vi tính được sử dụng rộng rãi trong các đơn vị. Số lượng lớn thông tin truyền
thông được lưu trữ trong máy vi tính, đĩa CD... có thể bị phá hoại nếu không được
bảo vệ cẩn thận
− Đánh giá kết quả việc thực hiện quy chế và chế độ, xem xét điều chỉnh cho phù hợp
nhằm hoàn thiện và nâng cao năng suất hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
2.1.2. Sự cần thiết và nguyên tắc của việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
•

Quá trình kiểm tra, kiểm soát là cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của con
người, ở bên trong tổ chức cũng như toàn xã hội. Trong mọi hoạt ñộng của tổ chức
thì chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý
và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống KSNB của đơn vị. Hơn nữa, với điều kiện
kinh doanh chịu nhiều sự tác động của chính bên trong và bên ngoài như hiện nay,
đòi hỏi mỗi doanh nghiệp trước hết phải tự kiểm soát doanh nghiệp mình cho tốt rồi
mới tính đến sự tương hỗ với những tác động bên ngoài. Bởi vậy, hệ thống KSNB
rất quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh của mình.
Vậy, muốn hoạt động kinh doanh của công ty đạt được lợi nhuận cao và phát triển
bền vững, việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là rất cần thiết.
Theo đánh giá của chuyên gia, phần lớn các DN tại Việt Nam chưa hiểu rõ sự cần
thiết cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống kiểm soát
nội bộ. Đây là một điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao tính
cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu. Ở nước ta, hệ thống KSNB chưa
có được một quy chế tổ chức và hoạt động sao cho hiệu quả và thường xuyên chưa
tách ra thành một hệ thống độc lập. Tại các DN, kế toán trưởng thực hiện hai nhiệm


15
vụ chính là tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán tại đơn vị và kiểm tra, kiểm soát về
mặt tài chính kinh tế của cấp trên đối với đơn vị. Hai nhiệm vụ tưởng chừng như đối

lập nhau nhưng lại được đặt vào cùng một người. Điều này không khách quan làm
ảnh hưởng tới niềm tin của người quan tâm, tạo môi trường cho việc thao túng các
thông tin tài chính và che đậy các hành vi gian lận. Một hệ thống kiểm soát nội bộ
vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn
trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá
thành, giảm chất lượng sản phẩm...). Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi
hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán
và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình
hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt
động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra. Bảo vệ
quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp
Công ty cổ phần).
• Khi xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cần phải dựa trên một số nguyên tắc sau:
− Nguyên tắc hoạt động liên tục: Theo nguyên tắc này thì hệ thống KSNB được xây
dựng phải hoạt động liên tục thể hiện thông qua sự vận hành liên tục không ngừng
của các quy chế kiểm soát trên các hoạt động của đơn vị.
− Nguyên tắc huy động: Theo nguyên tắc này thì hệ thống KSNB phải huy động được
toàn bộ CB - CNV trong đơn vị, ở tất cả các cấp vào quá trình kiểm soát. Mỗi
người, mỗi bộ phận thông qua việc tự kiểm soát sẽ góp phần đảm bảo được quy chế
dân chủ trong doanh nghiệp.
− Nguyên tắc phù hợp với đặc điểm tổ chức và hoạt động của đơn vị: Theo nguyên tắc
này hệ thống KSNB khi được xây dựng, cụ thể là quy chế KSNB, bộ phận thực hiện
việc kiểm soát hoặc kiểm toán nội bộ phải phù hợp với đặc điểm của đơn vị. Về cơ
bản đặc điểm của một đơn vị bao gồm: Quy mô hoạt động SXKD của đơn vị, mức
độ phân tán về mặt địa lý, chính sách quản lý, kinh doanh, trình độ nhân viên, các
lĩnh vực trong hoạt động của đơn vị.
− Nguyên tắc tinh giản, tiết kiệm trong tổ chức hoạt động của hệ thống KSNB:
Nguyên tắc này đòi hỏi với một nguồn lực nhất định dành cho hệ thống KSNB, hệ
thống này phải mang lại hiệu quả cao nhất. Những hệ thống KSNB được chấp nhận

16
và chọn lọc bằng cách đem so sánh chi phí tổ chức với lợi ích ước tính. Đối với các
nhà quản lý, họ thường quan tâm đến việc chi phí kiểm toán độc lập sẽ giảm bao
nhiêu khi kiểm toán viên đánh giá cơ cấu KSNB là tốt và rủi ro kiểm soát là thấp.
Tuy nhiên đây thực sự không phải là lợi ích duy nhất của hệ thống KSNB. Nhà quản
lý cần đánh giá những lợi ích lâu dài mà hệ thống KSNB mang lại cho doanh
nghiệp.
− Những người làm công tác KSNB phải độc lập, khách quan, tuân thủ pháp luật và
có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao: Muốn đề cập đến chất lượng của bộ phận
KSNB trong tổng thể hệ thống. Một doanh nghiệp không đảm bảo được các yêu cầu
trên đối với bộ máy kiểm toán nội bộ thì không thể nào duy trì được một hệ thống
KSNB đúng đắn và hợp lý.
2.1.3. Mục tiêu tổng quát của hệ thống kiểm soát nội bộ
− Đối với BCTC, KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính
người quản lý đơn vị có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với chuẩn mực và chế độ
kế toán hiện hành.
− Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật

pháp và các quy định. KSNB cần hướng mọi thành viên vào việc tuân thủ các chính
sách, quy định nội bộ của đơn vị, quá đó đạt được những mục tiêu của đơn vị.
− Đối với những mục tiêu hiện hữu và hợp lý giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu

quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện
các chiến lược kinh doanh…Những mục tiêu của HTKSNB rất rộng, bao trùm lên
mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn
vị.
− Kiểm soát nội bộ là một quá trình, chứ không phải là một sự kiện hay một tình

huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được

kết hợp với nhau thành một thể thống nhất.


17
− Kiểm soát nội bộ tỏ ra hữu hiệu nhất khi nó được xây dựng như một phần cơ bản

nhất trong một doanh nghiệp chứ không phải là một hoạt động bổ sung cho các hoạt
động của doanh nghiệp hoặc là một gánh nặng bị áp đặt bởi các cơ quan quản lý hay
thủ tục hành chính. Qúa trình kiểm soát là một phương tiện giúp cho các đơn vị đạt
được mục tiêu. Kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục,
mà phải bao gồm cả những con người trong Ban giám đốc, các nhân viên. Chính
con người thiết lập các mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành
chúng. Ngược lại, kiểm soát nội bộ cũng tác động đến hành vi của con người. Mọi
cá nhân có một khả năng, suy nghĩ ưu tiên khác nhau khi làm việc và họ luôn luôn
hiểu rõ nhiệm vụ cũng như trao đổi và hành động một cách nhất quán. Kiểm soát
nội bộ sẽ tạo ra ý kiến ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu
chung của tổ chức.
− Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm

bảo tuyệt đối trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Điều này liên quan đến
các hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ. Các hạn chế này bao gồm: sai sót
của con người, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền cả nhà quản lý và mối
quan hệ giữa lợi ích và chí phí.
− Sai sót là những lỗi không cố ý ảnh hưởng đến thông tin trên báo cáo tài chính. Các

sai sót xảy ra do ba nguyên nhân chủ yếu sau: năng lực của nhân viên, áp lực công
việc và quy trình xử lý nghiệp vụ kém, thiếu kinh nghiệm, không quan tâm đến các
chỉ dẫn trong công tác, thiếu khả năng xét đoán hay không tuân thủ các quy định.
Sai sót cũng có thể xảy ra do mệt mỏi với công việc. Ngoài ra một thái độ làm việc
cẩu thả, thiếu thận trọng trong công việc có thể dẫn đến sai sót. Các sai sót xảy ra

trong quá trình công tác không bao giờ có thể hạn chế hoàn toàn và không có một
thủ tục kiểm soát nào ngăn chặn hay phát hiện tất cả các sai sót. Các nhà quản lý cố
gắng tuyển dụng các nhân viên giỏi và cố gắng sắp xếp quy trình thủ tục hạn chế tối
đa các sai sót nghiêm trọng hay các sai sót phổ biến.


18
− Thông đồng là sự cấu kết giữa các nhân viên để lấy cấp tài sản của tổ chức. Nó có

thể được hình thành bưởi ba yếu tố sau: động cơ, cơ hội do hệ thống kiểm soát nội
bộ yếu kém và sự thiếu liêm khiết. Các nhà quản lý cố gắng hạn chế sự thông đồng
bằng cách tuyển chọn nhân viên trung thực và tạo điều kiện để nhân viên hài lòng
với công việc. Tuy nhiên, nếu các hành vi thông đồng xảy ra thì hệ thống kiểm soát
khó có thể ngăn chặn được vì nó hình thành từ ý đồ và các hành vi che giấu.
− Lạm quyền của nhà quản lý là việc các nhà quản lý trong tổ chức có quyền hạn hơn

các nhân viên ở bộ phận sản xuất hay nhân viên văn phòng khác. Điều này làm cho
chính sách nội bộ chỉ có hữu hiệu ở cấp quản lý thấp trong tổ chức và ít có hữu hiệu
ở cấp quản lý cao hơn.
− Chi phí và lợi ích: Sự đảm bảo hợp lý ngụ ý rằng chi phí có kiểm soát phải nhỏ hơn

các lợi ích đạt được. Các nhà quản lý xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ bằng
cách thực hiện các chính sách và thụ tục kiểm soát khả thi nhằm đạt được một hệ
thồng kiểm soát nội bộ ngăn chặn hoàn toàn các sai sót và gian lận có thể rất tốn
kém. Đa số các nhà quản lý không muốn thực hiện các thủ tục kiểm soát mà chi phí
lớn hơn lợi ích mà nó mang lại.


19
2.1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Tùy vào loại hình hoạt động mục tiêu và quy mô của tổ chức mà hệ thống
kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng để hoạt động hiệu quả, hệ thống
này cần có đủ năm thành phần:
−

Môi trường kiểm soát: là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của hệ
thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra một môi trường trong đó toàn bộ
thành viên của tổ chức có nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát
nội bộ hay không. Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của đơn vị, chi
phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị, là nền tảng đối với các bộ
phận khác của kiểm soát nội. Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan
trọng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Những nhân tố ảnh

hưởng đến môi trường kiểm soát bao gồm:
+ Tính trung thực, giá trị đạo đức và năng lực làm việc của nhân viên trong công ty.
Sự phát triển của một công ty luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên. Mỗi nhân viên là
một chi tiết cấu thành nên bộ máy của công ty. Vì vậy, tính trung thực và giá trị đạo
đức của nhân viên cao sẽ tạo môi trường thuận lợi để liên kết và phát huy sức mạnh
tập thể giúp công ty hoàn thành kế hoạch, đạt được mục tiêu của mình. Đội ngũ
nhân viên là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của
+

công ty.
Triết lí quản lí và phong cách điều hành, tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu
quả công việc của lãnh đạo. Đặc thù về quản lí là quan điểm khác nhau của nhà
quản lí đơn vị đối với báo cáo tài chính cũng như đối với rủi ro kinh doanh. Nhận
thức của ban giám đốc về tầm quan trọng của liêm chính và đạo đức nghề nghiệp,
về việc cần tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phải phân công, ủy nhiệm, giao việc rõ
ràng, về việc phải ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình SXKD…
Tất cả tạo ra một môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên công ty nhận thức

được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ tốt hơn, tạo sự phát triển bền

vững cho công ty.
+ Cách thức thiết lập quyền lực và trách nhiệm cũng như việc tổ chức và phát triển
công việc trong tổ chức. Mỗi người phải nhận thức được công việc của mình có ảnh


20
hưởng như thế nào trong việc góp phần hoàn thành mục tiêu của đơn vị. Cơ cấu tổ
chức của một đơn vị thực chất là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các
thành viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong công ty sẽ góp
phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống
xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các
quyết định đó cũng như việc giám sát thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ
công ty. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi
+

gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của công ty.
Những chỉ đạo, hướng dẫn của ban giám đốc: Các nhà quản lí luôn muốn thiết lập
môi trường kiểm soát hiệu quả và cách thức điều hành đúng theo các chính sách của

+

công ty đặt ra.
Chính sách nhân sự: là các chính sách và thủ tục của NQL về tuyển dụng, huấn
luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải… NQL chọn những nhân viên có đủ năng lực,
kinh nghiệm, đạo đức tốt thì góp phần lớn đến sự hữu hiệu và hiệu quả của môi
trường kiểm soát.
Tóm lại, môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các
thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát mạnh sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu

quả của HTKSNB. Tuy nhiên môi trường kiểm soát mạnh không đồng nghĩa là hệ
thống KSNB mạnh. Môi trường kiểm soát mạnh tự nó chưa đủ đảm bảo tính hiệu
quả của toàn hệ thống KSNB.

−

Đánh giá rủi ro: Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có phát sinh những rủi ro và
khó có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các NQL phải đánh giá và phân tích những nhân
tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu có thể không đạt được và cố

gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây ra.
+ Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro.
Rủi ro ở đây được xác định là rủi ro tác động khiến cho mục tiêu đó có khả năng
không thực hiện được.
+ Nhận dạng rủi ro: rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị (sự đổi
mới kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phầm, chính sách nhà
nước…) hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể (hoạt động bán hàng, mua


21
hàng, kế toán…) rồi liên quan đến mức độ rộng hơn. NQL có thể sử dụng nhiều
phương pháp khác nhau: phương tiện dự báo, phân tích dữ liệu, rà soát hoạt động
thường xuyên. Với các doanh nghiệp nhỏ, NQL có thể tiếp xúc với khách hàng,
ngân hàng, các buổi họp nội bộ.
+ Phân tích và đánh giá rủi ro: đây là công việc khá phức tạp vì rủi ro rất khó định
lượng và có nhiều phương pháp khác nhau. Một quy trình bao gồm: ước lượng tầm
cỡ của rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và
những biện pháp có thể sử dụng đối phó với rủi ro.
− Thông tin và truyền thông:
+ Có thể thu thập thông tin cần thiết từ bên ngoài và bên trong, chuyền đến người

quản lý bằng các báo cáo thích hợp, bảo đảm thông tin được cung cấp đúng chỗ, đủ
chi tiết trình bày thích hợp và kịp thời, rà soát và phát triển hệ thống thông tin trên
cơ sở một chiến lược dài hạn, sự hậu thuẫn mạnh mẽ của người quản lý đối với việc
phát triển hệ thống thông tin.
+ Duy trì sự truyền thông hữu hiệu về trách nhiệm về nghĩa vụ của mỗi thành viên,
thiết lập các kênh thông tin ghi nhận các hạn chế hay yếu kém trong hoạt động, xem
xét và chấp nhận nhwungx kiến nghị của nhân viên trong việc cải tiến hoạt động,
đảm bảo truyền thông gữa các bộ phận, mở rộng truyền thông với bên ngoài, phổ
biến cho các đối tác về các tiêu chuẩn đạo đức của đơn vị, theo dõi phản hồi thông
tin.
− Giám sát: là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội
bộ để đảm bảo nó được triển khai, được điều chỉnh khi môi trường thay đổi, được
cải thiện khi có khiếm khuyết. Thường xuyên và định kỳ giám sát và kiểm tra các
hoạt động để đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB để có các điều chỉnh, cải tiến
thích hợp.
− Hoạt động kiểm soát: Các hoạt động kiểm soát là các biện pháp, quy trình, thủ tục
đảm bảo chỉ thị của ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ
chức đạt được mục tiêu đặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức. Đó là
những chính sách và những thủ tục do công ty phát triển để giúp bảo vệ tài sản của
công ty. Hoạt động kiểm soát bao gồm nhiều hoạt động bao quát hết công ty.
2.1.5 Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ


22
Một điều có thể nhận thấy rằng hệ thống KSNB của một doanh nghiệp dù
được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa và phát hiện mọi sai
phạm có thể xảy ra. Bởi vì khi hệ thống KSNB được thiết kế hoàn hảo thì vẫn phụ
thuộc vào yếu tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và sự
đáng tin cậy của nhân viên trong đơn vị. Như vậy, hệ thống KSNB chỉ giúp cho đơn
vị hạn chế tối đa những sai phạm vì bản thân hệ thống KSNB cũng có những hạn

chế tiềm tàng.
- Những hạn chế xuất phát từ con người như việc ra quyết định sai do thiếu
thông tin, bị áp lực trong sản xuất kinh doanh, sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, hiểu sai chỉ
dẫn của cấp trên hoặc báo cáo của cấp dưới, việc đảm nhận vị trí công việc tạm
thời, thay thế cho người khác.
- Gian lận cũng xảy ra do sự thông đồng giữa các nhân viên với nhau hay các
bộ phận bên ngoài doanh nghiệp. Sự gian lận của nhân viên thông qua sự thông
đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài tổ chức. Hoạt động kiểm soát thường
chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý những nghiệp vụ
không thường xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị
bỏ qua. Luôn có khả năng là các cá nhân chịu trách nhiệm kiểm đã lạm dụng quyền
hạn của mình nhằm mục đích mưu đồ riêng.
- KSNB khó ngăn cản được gian lận của những nhà quản lý cấp cao. Các thủ
tục kiểm soát là do người quản lý đặt ra để kiểm tra việc gian lận và sai sót của nhân
viên. Khi người quản lý cấp cao cố tình gian lận, họ có thể tìm cách bỏ qua các thủ
tục kiểm soát cần thiết.
- Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập cho các sai
phạm dự kiến, hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên, do đó khi xảy ra sai phạm
bất thường thì thủ tục kiểm soát trở nên yếu kém, thậm chí vô hiệu.
- Rủi ro trong kiểm soát cũng xảy ra khi người quản lý luôn xem xét quan hệ
giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu được. Các hoạt động giám sát cũng phải đảm bảo
rằng lợi ích có được phải lớn hơn chi phí mà đơn vị bỏ ra.


23
- Do thay đổi tổ chức, quan điểm và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục
kiểm soát trở nên lạc hậu, không còn phù hợp.
Tóm lại, chính những hạn chế tiềm tàng nêu trên là nguyên nhân khiến cho
KSNB không thể đảm bảo tuyệt đối. Tất cả các hệ thống kiểm soát nội bộ đều chứa
đựng những hạn chế tiềm tàng vốn có của nó.

2.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN
2.2.1. Những vấn đề chung về chu trình bán hàng – thu tiền.
2.2.1.1. Khái niệm và ý nghĩa của chu trình bán hàng – thu tiền
−

Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của sản phẩm, hàng hóa hay
dịch vụ cho khách hàng để đổi lấy tiền hoặc quyền thu tiền từ khách hàng. Chu kì
bắt đầu bằng yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng) và
kết thúc bằng sự chuyển đổi nguyên liệu hoặc dịch vụ thành một khoản phải thu và
cuối cùng thành tiền mặt. Bán hàng là quá trình có mục đích, phương thức thực
hiện mục đích rất đa dạng. Theo phương thức trao đổi và thanh toán có thể bán hàng
thu tiền mặt trực tiếp hoặc thu qua ngân hàng. Với mỗi phương thức khác nhau các
thủ tục giao nhận cũng khác nhau nên tổ chức kiểm soát cũng khác nhau. Theo cách
thức cụ thế quả quá trình trao đổi, hàng hóa sản xuất ra, dịch vụ hoàn thành có thể
bán trực tiếp cho người tiêu dung theo phương thức bán lẻ hay gián tiếp theo
phương thức bán buôn, bán hàng qua đại lý… Với mỗi phương thức lại có trình tự

bán hàng khác nhau nên tổ chức công tác kế toán và kiểm soát cũng khác nhau.
− Kiểm soát quá trình bán hàng có ý nghĩa quan trọng liên quan đến nhiều chỉ tiêu
trọng yếu trên BCĐKT và BCKQKD. Tính đúng đắn của chỉ tiêu doanh thu lien
quan đến chỉ tiêu kết quả trên BCĐKT, kết quả lãi lỗ của doanh nghiệp trên trên
BCKQKD. Đối với nhà nước, xác định đúng đắn chỉ tiêu doanh thu làm cơ sở để
xác định đúng số thuế cũng như thuế TNDN mà công ty phải nộp cho nhà nước.
2.2.1.2. Đặc điểm của chu trình bán hàng – thu tiền
−

Chu trình bán hàng và thu tiền trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản
nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hóa, tiền… nên thường là đối tượng bị tham ô,
chiếm dụng.

24
−

Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của
đơn vị, bởi lẽ sự cạnh tranh gây gắt trên thị trường là một nhân tố thúc đẩy nhiều
đơn vị phải mở rộng bán chịu và điều này làm tăng rủi ro có sai phạm.
2.2.1.3. Chức năng của chu trình bán hàng – thu tiền
Thông thường, trong một doanh nghiệp thì chức năng cơ bản của chu trình
bán hàng và thu tiền là: xử lý đặt hàng; xét duyệt bán chịu; chuyển giao hàng hoá;
lập hoá đơn; xử lý và ghi sổ các khoản về doanh thu và thu tiền; lập dự phòng nợ
khó đòi; xoá sổ các khoản không thu được. Để có thể thực hiện tốt các chức năng cơ
bản của chu trình bán hàng và thu tiền thì kế toán phải thực hiện tốt các nhiệm vụ
sau:

+

Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp kịp thời chính xác tình hình bán hàng và thuu

tiền.
+ Tính toán phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tính vào sản xuất kinh
doanh hay thu nhập của doanh nghiệp.
+ Hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị, bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đúng đắn,
đầy đủ các chế độ ghi chép ban đầu về bán hàng – thu tiền.
+ Lập các báo cáo về bán hàng – thu tiền góp phần đẩy mạnh khâu bán hàng cũng như
khả năng thu tiền hàng của khách hàng.
2.2.2. Rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền
Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền
ta cần chú ý đến các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lí nghiệp vụ như:

25
Hoạt động nhận đặt hàng của khách hàng:
−
−
−
−
−

Nhận đặt hàng từ những khách hàng không đảm bảo tính pháp lý.
Chấp nhận đặt hàng nhưng không có khả năng thực hiện.
Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được phê duyệt.
Ghi sai trên hợp đồng về chủng loại, số lượng, đơn giá .
Xét duyệt bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán

chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền.
− Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều định mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu
bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức.
− Nhận những đơn đặt hàng có những điều khoản, điều kiện không chính xác hoặc từ
những khách hàng không được phê duyệt. Bộ phận hoặc cá nhân không có nhiệm
vụ lại nhận đơn đặt hàng.
Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa:
−
−
−
−

Xuất kho giao hàng sai số lượng, địa chỉ đối tượng nhận hàng, thời gian giao hàng.
Mất hàng hóa trong quá trình xuất kho, giao hàng.
Việc xuất hàng và giao hàng do nhân viên không có thẩm quyền thực hiện.

Công ty có thể giao hàng quy cách không đúng như đã thoả thuận.
Hoạt động lập hóa đơn và theo dõi nợ phải thu:

−

Không lập hoặc lập không kịp thời hóa đơn, chứng từ bán hàng cho khách hàng.
Chuyển dữ liệu công nợ sai, không kịp thời. Hoạt động thu tiền thì rủi ro đó là thất

−

thoát tiền.
Nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hóa đơn hàng hoá đã giao, lập sai hoá
đơn, lập một hoá đơn thành nhiều lần hoặc lập hóa đơn khống khi thực tế không

−

giao hàng.
Kế toán có thể không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán, ghi sai
khách hàng thanh toán. Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiền mặt

−
−
−
−
−
−
−

khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền mặt đó được ghi nhận là doanh thu.
Ghi nhận sai trên khách hàng, thời hạn thanh toán.

Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng.
Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn.
Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, không đòi được nợ.
Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt.
Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không xét duyệt.
Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ