quản trị học quá trình kiểm tra trong quản trị

BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

QUẢN TRỊ HỌC
ĐỀ TÀI: CHỨC NĂNG KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ

Lớp : CĐKDXK19R
GVHD: Trần Văn Thọ


Nội dung chính

1.

Tổng quan về kiêm tra

2. Tại sao phải kiểm tra?

3. Tiến trình kiểm tra

Chức năng Kiểm tra
4. Các hình thức kiểm tra

5.

Vận dụng chức năng kiểm tra

trong doanh nghiệp Việt Nam


1. Tổng quan về kiểm tra

1.1. Kiểm tra là gì?

 Kiểm tra là quá trình đo lường kết quả thực tế và so sánh với tiêu chuẩn nhằm phát hiện sai lệch và nguyên
nhân sai lệch, trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt
được mục tiêu của nó.


1. Tổng quan về kiểm tra
1.2. Bản chất của kiểm tra

- Hệ thống phản hồi về kết quả hoạt động

Mục tiêu

Điều chỉnh

Đo lường

So sánh

Đề ra biện pháp

Tìm lý do chênh

Xác định chênh

điều chỉnh

lệch

lệch


1. Tổng quan về kiểm tra
1.2. Bản chất của kiểm tra

- Kiểm tra là hệ thống phản hồi dự báo

Đầu vào

Quá trình thực hiện

Hệ thống kiểm tra

Đầu ra


1. Tổng quan về kiểm tra
1.3. Mục đích của kiểm tra

MỤC ĐÍCH


1. Tổng quan về kiểm tra
1.4. Nguyên tắc xây dựng cơ chế Kiểm tra
- Kiểmtra
traphải
phảiđược
có trọng
-Kiểm

thiếtđiểm
kế theo các đặc điểm cá nhân của nhà quản trị
tại nơi
xảykhai,
ra hoạt
động
vàkhách
có kế hoạch
- Kiểm tra phải
công
chính
xác,
quan rõ ràng
Kiểm
tra cần
tới số
lượng
- Hệ
thống
kiểmchú
traýphải
phù
hợpnhỏ
với các
nềnnguyên
văn hóanhân
của tổ chức
Bản thân
ngườihiệu
tự thực

hoạt động phải tự kiểm tra
- Kiểm
tra phải
quả, hiện
tiết kiệm

Nguyên
tắc
xây
dựnghoạt động của tổ chức và căn
đượcđến
thiết
kế căn
cứ
trên
kế hoạch
- Kiểm tra phải đưa
hành
động
theotra
cấpphải
bậc đồng
của đối
được
tratra
-cứKiểm
bộ,tượng
linh
dạng.
cơhoạt

chếđakiểm
kiểm


1. Tổng quan về kiểm tra
1.4. Nguyên tắc xây dựng cơ chế Kiểm tra

Koontz & Ó Donnell


2. Vai trò của kiểm tra
1.Chức
kiểm
giúp
cáclýnhà
bảo cho
kếcần
hoạch
được
thựcbảo
hiệnthực
với thi
hiệuquyền lực quản lý và
3.Kiểm năng
tra giúp
cáctranhà
quản
kịpquản
thời lý
ra đảm

các quyết
định
thiết
để đảm
quả cao.
hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.
2.Kiểm tra giúp các nhà quản lý đánh giá mức độ thực hiện kế hoạch, tìm kiếm nguyên nhân và biện pháp
4.Ngoài ra chức năng kiểm tra còn giúp tổ chức theo sát và ứng phó với sự thay đổi của môi trường.
khắc phục.

Tại sao phải kiểm tra?


3. Tiến trình kiểm tra
Xác định đối tượng kiểm
Xác định đối tượng kiểm
tra
tra

Tiến hành điều chỉnh.
Tiến hành điều chỉnh.

Xây dựng các tiêu chuẩn
Xây dựng các tiêu chuẩn
kiểm tra
kiểm tra

Làm rõ những sai lệch
Làm rõ những sai lệch

Đo lường kết quả đạt được
Đo lường kết quả đạt được

So sánh kết quả với tiêu
So sánh kết quả với tiêu
chuẩn kiểm tra
chuẩn kiểm tra

Không cần điều chỉnh
Không cần điều chỉnh

Kết quả phù hợp

phát hiện ra sai lệch
phát hiện ra sai lệch


3. Tiến trình kiểm tra
3.1. Xác định đối tượng kiểm tra

Xác định đối tượng kiểm tra thể hiện qua các hình thức kiểm tra:
•

Kiểm tra chiến lược

•

Kiểm tra quản lý

•

Kiểm tra tác nghiệp


3. Tiến trình kiểm tra
3.1. Xác định đối tượng kiểm tra

Nội dung kiểm tra được đề ra:
•

•

•

Thành lập bộ phận tiến hành kiểm tra

•

Thời gian va không gian kiểm tra

•

Xác định phương thức kiểm tra

Chi phí kiểm tra

•
•

Thời hạn hoàn thành công tác kiểm tra

Báo cáo quá trình kiểm tra, kết quả kiểm tra, các nhận định và đề xuất của
bộ phận kiểm tra

Các yếu tố kiểm tra


3. Tiến trình kiểm tra
3.2. Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra

Kiểm tra là quá trình nhà quản lý tiến hành đo lường kết quả thực hiện kế hoạch để đối chiếu với
mục tiêu đã đề ra trong kế hoạch, bởi vậy bước đầu tiên trong quy trình kiểm tra là xác định các
tiêu chuẩn


3. Tiến trình kiểm tra
3.2. Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra



Các khái niệm

 Tiêu chuẩn: là các chỉ tiêu thực hiện kế hoạch có thể biểu thị dưới dạng định tính hay định hình, là những
chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực hiện.

Tiêu chuẩn kiểm tra: là những điểm được lựa chọn mà tại đó người ta đặt các phép đo để đánh giá việc
thực hiện kế hoạch.


3. Tiến trình kiểm tra

3.2. Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra

Tiêu chuẩn kiểm tra có ý nghĩa quan trọng đối với hiệu quả của công tác kiểm tra
Nếu nhà quản trị biết xác định tiêu chuẩn một cách thích hợp thì sự việc đánh giá kết quả thực
hiện công việc tương đối dễ dàng.


3. Tiến trình kiểm tra
3.2. Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra

Phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp
Phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp

Yêu cầu
Yêu cầu

Luôn luôn có nhiều yếu tố phụ tham gia
Luôn luôn có nhiều yếu tố phụ tham gia
Xác định một số tiêu chuẩn kiểm tra định lượng
Xác định một số tiêu chuẩn kiểm tra định lượng
Tiêu chuẩn kiểm tra phải mang tính bao trùm
Tiêu chuẩn kiểm tra phải mang tính bao trùm
Mỗi tiêu chuẩn kiểm tra đều có một định mức riêng phù hợp
Mỗi tiêu chuẩn kiểm tra đều có một định mức riêng phù hợp
Dễ dàng cho việc đo lường
Dễ dàng cho việc đo lường


3. Tiến trình kiểm tra
3.3. Đo lường kết quả đạt được

 Trong việc định lượng kết quả hoạt động, vấn đề hết sức quan trọng là phải kịp thời nắm bắt được các thông tin thích hợp.
=> Do đó, nhiệm vụ của nhà quản trị là phải xác định cụ thể những thông tin nào thực sự cần thiết để định lượng và đánh giá kết
quả cao.


3. Tiến trình kiểm tra
3.3. Đo lường kết quả đạt được

Các yêu cầu khi đo lường kết quả:
-

Phải căn cứ vào các tiêu chuẩn đặt ra để đánh giá kết quả

-

Kiểm tra các khu vực hoạt động thiết yếu và các điểm thuyết yếu trên cơ sở nội dung đã được
xác định

Yêu cầu

-

Phải đảm bảo tính khách quan trong đo lường

-

Đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp và cá nhân, bộ phận

3. Tiến trình kiểm tra
3.4. So sánh kết quả với tiêu chuẩn kiểm tra

 Trong quá trình so sánh, các nhà quản lý có thể phát hiện ra các sai lệch giữa kết quả đo lường với các tiêu
chuẩn đã đặt ra để đánh giá.


3. Tiến trình kiểm tra
3.4. So sánh kết quả với tiêu chuẩn kiểm tra

Kết quả
Kết quả

Phù hợp
Phù hợp

Không cần điều chỉnh
Không cần điều chỉnh

Không phù hợp
Không phù hợp

Tìm nguyên nhân
Tìm nguyên nhân

Quá trình so sánh

Tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn

3. Tiến trình kiểm tra
3.5. Làm rõ nguyên nhân

Làm rõ những sai lệch chính là đi tìm những nguyên nhân gây ra những sai lệch đó.

Nếu không tìm được những nguyên nhân gây ra sai lệch, nhà quản trị phải tiến
hành khảo sát sâu hơn, bằng cách đặt thêm các câu hỏi có liên quan.


3. Tiến trình kiểm tra
3.5. Làm rõ nguyên nhân

Khi trả lời những câu hỏi này, ta sẽ tìm được những sai lệch trong quá trình thực hiện.

?

Những
Những
chiến
tiêuđộng
lược
chuẩn
để
có
hoàn
phù
thành
hợp
mục

những
tiêuchuẩn
có
mục
còncòn
tiêu
thích
vàhợp
chiến
vớilược
tìnhtình
đề
hình
rahình
hiện nay
hoạt
hợp
đểvới
đạt
tiêu
hay
không?
Những
mục
tiêucó
vàthích
tiêu
chuẩn
tương
ứng

phù
hợp
với
hiện
không?
haykhông?
không?
thời


3. Tiến trình kiểm tra
3.6. Tiến hành điều chỉnh

 Điều chỉnh các sai lệch có thể coi là mục đích của việc kiểm tra vì điều này đảm bảo cho
việc hoàn thành được các mục tiêu và kế hoạch đã đề ra.



Sau khi tìm ra nguyên nhân cuả các sai lệch, các nhà quản trị phải tìm hướng khắc phục.


3. Tiến trình kiểm tra
3.6. Tiến hành điều chỉnh

Có thể điều chỉnh các sai lệch bằng nhiều cách như
-

Sử dụng các chức năng khác của quản lý.

-

Xem xét lại kế hoạch, điều chỉnh kế hoạch hoặc sửa đổi các mục tiêu, tiêu chuẩn đã đề ra trước đó.


3. Tiến trình kiểm tra
3.6. Tiến hành điều chỉnh

 Điều chỉnh là cẩn thiết nhưng cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Chỉ điều chỉnh khi thực sự cần

Điều chỉnh đúng mức độ, tránh gây tác động xấu

Yêu cầu

Phải tính đến hậu quả sau khi điều chỉnh

Tránh bỏ lỡ thời cơ, tránh bảo thủ

Tùy điều kiện mà sử dựng phương pháp điều chỉnh cho hợp lý.