Cơ cấu tổ chức và hoạt động bộ phận văn thư lưu trữ tại đảng ủy xã hà ninh huyện hà trung, tỉnh thanh hóa

LỜI MỞ ĐẦU
Trong xu thế toàn cầu hoá kinh tế đang tác động mạnh mẽ tới hoạt động
chính trị, văn hoá, xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền của mỗi quốc gia. Thông
tin trong nền kinh tế hiện đại đã kịp thời đáp ứng để mỗi cơ sở, tổ chức hoạt động
sáng tạo nhằm đạt được chất lượng, hiệu quả cao trong quá trình CNH, HĐH đất
nước. Như vậy một trong các vấn đề bức xúc mà mà từng loại hình cơ sở: Cơ
quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã, phường, các đơn vị lực lượng vũ trang phải giải
quyết là nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, công tác thông tin ở đơn vị
mình. Việc củng cố hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc
lực về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã
hội. Nền kinh tế Việt Nam đang phát triển từng bước hội nhập nền kinh tế tri
thức, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của các cơ quan, đơn vị để
bảo đảm, cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý.
Để có thể thu nhận, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin tốt nhất trong điều kiện
hiện nay, các đơn vị cơ sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ hiện
đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ văn
phòng cho mỗi cán bộ nhân viên của văn phòng.
Một trong những nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của văn phòng đó
là công tác Văn thư - lưu trữ , nhằm mục đích đảm bảo thông tin các chủ trương,
đường lối của Đảng, quản lý và điều hành của Nhà nước. Các văn bản hình thành
trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của mỗi ngành, các đơn vị trong
nghành và là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của mỗi ngành, các cơ
quan đạt hiệu quả cao.
Qua thực tiễn công tác văn phòng Đảng ủy xã Hà Ninh em đã chọn đề tài
"Cơ cấu tổ chức và hoạt động bộ phận văn thư lưu trữ tại đảng ủy xã Hà Ninh Huyện Hà Trung"
Đây là một đề tài mà từ trước tới nay đã có nhiều công trình nghiên cứu.
Song đối với Văn phòng Đảng ủy xã Hà Ninh với những hoạt động mang tính
chất đặc thù của mình thì chưa có ai đề cập đến. Hiện nay công tác Văn thư - lưu
trữ trong văn phòng Văn phòng Đảng ủy xã Hà Ninh vẫn còn tồn tại những điểm
bất cập, những bất cập này vừa do ý muốn chủ quan lẫn điều kiện khách quan
mang lại.

Nghiên cứu về công tác Văn thư - Lưu trữ tại Văn phòng Đảng ủy xã Hà
Ninh nhằm đánh giá thực trạng hoạt động tại Văn phòng Đảng ủy xã Hà Ninh và
đưa ra một số kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác
Văn thư - lưu trữ tại Cơ quan cho phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động
chung.
Do tính chất là một đề tài nghiên cứu, ứng dụng vào thực tiễn cho nên
trong đề tài này, ngoài việc quan sát thực tế quá trình hoạt động của Văn phòng
Đảng ủy xã Hà Ninh, các mặt hoạt động của văn phòng, em còn sử dụng các
phương pháp nghiên cứu sau:
Phương pháp tổng hợp và thống kê.
Phương pháp phân tích minh hoạ lý luận bằng các số liệu.
Phương pháp quan sát thực tế quá trình hoạt động của Cơ quan.
Từ đó đem so sánh lý luận đã được học với thực tiễn và đưa ra một số đề
xuất với hy vọng nó sẽ là tài liệu tham khảo của Văn phòng Đảng ủy xã.
PHẦN I
MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1. Khái niệm công tác văn phòng
Công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung
hoạt động của một tổ chức. Xem xét theo quan điểm hệ thống thì: ở đầu vào bao
gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt
động thông tin kinh tế, chính trị xã hội, hành chính, mỗi cơ quan v.vTheo các
phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của
đơn vị. Còn ở đầu ra thì công tác văn phòng là những hoạt động phân phối, truyền
tải, thu và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu
của lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bước
công tác tổ chức điều hành trong đơn vị, giúp lãnh đạo ra những quyết định chính
xác có hiệu quả cao nhất cho đơn vị.

2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
2.1. Chức năng văn phòng

2


Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan bởi vậy nó tồn tại như bất kỳ
một thực thể nào, thông qua mối quan hệ đặc trưng với mỗi cơ quan mà nó tồn
tại. Hay nói cách khác văn phòng cũng có những lý do tồn tại độc lập tương đối
như các tổ chức, các đơn vị khác cả về phương diện tự nhiên và phương diện xã
hội. Theo khái niệm về văn phòng thì văn phòng có 3 chức năng cơ bản sau đây:
Chức năng tham mưu
Chức năng tổng hợp
Chức năng hậu cần
2.2. Nhiệm vụ của công tác văn phòng
a. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị
b. Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan đơn
vị
c. Thu, nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin
d. Trợ giúp về văn bản
e. Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan, đơn vị
f. Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
g. Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng
h. áp dụng các tiến bộ khoa học - kỹ thuật để luôn đổi mới và hoàn thiện
các nghiệp vụ văn phòng và toàn bộ hoạt động của tổ chức.
II. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
1. Công tác văn thư
1.1. Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã

hội,các đợn vị vũ trang. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban
hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động
của cơ quan. Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết
yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.
1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư
a. Nội dung của công tác văn thư

3


Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tác
quản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 5
nội dung cơ bản sau:
Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến
Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi
Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan
Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan
Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
Tiếp nhận giải quyết văn bản đến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ quan
nhận được từ các nơi khác gửi đến gọi tắt là "Văn bản đến".
Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theo
nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư, bộ
phận này có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanh chóng,
chính xác, giữ bí mật.
Việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện theo 5 bước
sau:
Bước 1: Sơ bộ phân loại văn bản.
Bước 2: Bóc bì văn bản.
Bước 3: Ghi số đến và ngày đến vào văn bản
Bước 4: Vào sổ và chuyển giao văn bản đến

Bước 5: Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến, văn bản được
vào sổ theo mẫu sau
Sốvăn
bản đến

Ngày đến

Nơi gửi văn Số ký hiệu Ngày tháng Trích yếu nội dung
bản

văn bản

văn bản

văn bản

Ghi chú

Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi: Tất cả những văn bản giấy tờ, tài
liệu do cơ quan. đơn vị gửi đi chung là "văn bản đi".
Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc: Các
văn bản giấy tờ của cơ quan, đơn vị để gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phận
văn thư, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu và có
trách nhiệm gửi đi. Thủ tục quản lý gửi văn bản đi bao gồm 6 bước sau:
4


Bước 1: Đánh máy, in văn bản
Bước 2: Ký và đóng dấu văn bản
Bước 3: Đăng ký văn bản đi

Bước 4: Chuyển giao văn bản đi
Bước 5: Kiểm tra việc quản lý giải quyết văn bản đi
Bước 6: Sắp xếp các bản lưu văn bản
Mẫu sổ chuyển văn bản qua bưu điện hoặc đến các cơ quan
Ngày

Số ký hiệu

Nơi nhận

Số lượng

tháng

văn bản

văn bản

văn bản

Ngày tháng Trích yếu nội dung
văn bản

văn bản

Ghi chú

Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan.
Đối với những văn bản "mật", "tối mật", "tuyệt mật" chỉ có thủ trưởng cơ quan
hoặc người được uỷ quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn bản.

Văn bản có dấu "khẩn", "thượng khẩn", "hoả tốc" thì phải đóng dấu vào văn
bản và cả phong bì văn bản. Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật chỉ được
đánh dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, trong ghi đầy đủ số,
ký hiệu, nơi nhận và đóng dấu "mật", "tối mật", "tuyệt mật" lên phong bì trong rồi
chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và phong bì ngoài. Phong bì ngoài chỉ ghi
nơi gửi, nơi nhận, và số phiếu chuyển, không đóng dấu chỉ mức độ "mật". Sau đó
các văn bản được chuyển đi theo thủ tục như các văn bản bình thường.
Tổ chức quản lý các tài liệu, hồ sơ trong cơ quan
Công tác lập hồ sơ là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của công tác
văn thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ có ý nghĩa rất cần
thiết cho việc phân loại sắp xếp tài liệu trong cơ quan, đơn vị được chủ động
khoa học và thuận tiện.
Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo 6 bước
Bước 1: Xác định danh mục hồ sơ
Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ, có thể phân loại theo vấn đề
hoặc theo đơn vị, tổ chức.
Bước 3: Dự kiến các tiêu đề hồ sơ

5


Bước 4: Quy định ký hiệu hồ sơ
Bước 5: Quy định người lập hồ sơ
Bước 6: Thời hạn bảo quản hồ sơ
Mở hồ sơ: Đầu năm, cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề hồ
sơ cần viết bìa hồ sơ gọi là mở hồ sơ.
Căn cứ vào đặc trưng của văn bản tài liệu để chia thành các hồ sơ: Các
đặc trưng cơ bản để lập hồ sơ bao gồm: Tên gọi, vấn đề, thời gian.
Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ
Biên mục hồ sơ

Đóng quyển
Tổ chức và sử dụng con dấu
Nguyên tắc đóng dấu:
Người giữ con dấu phải tự tay đóng vào các văn bản, không được cho ai
mượn. Dấu phải đóng bên trái trùm lên 1/3 đến 1/4 của chữ ký, dấu đóng phải rõ
ràng ngay ngay ngắn.
Chỉ được đóng dấu vào văn bản giấy tờ khi đã có chữ ký hợp lệ, không
được đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn có tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi rõ
tên người và việc cụ thể.
Những tài liệu gửi kèm theo văn bản như đề án, chương trình, dự thảo,
báo cáo cần đóng dấu vào góc trái ở phía trên trang. Dấu đóng trùm khoảng 1/4 mặt dấu
lên chỗ có chữ để đảm bảo độ tin cậy của tài liệu.
Việc sử dụng các loại dấu ở cơ quan
Trong các cơ quan thường có 2 loại dấu: Dấu quốc huy và dấu ghi chữ văn
phòng.
Hai loại dấu này đóng như sau:
Đối với văn bản thuộc quyền hạn của thủ trưởng thì thủ trưởng hoặc cấp
phó ký thay hoặc người được quyền ký thừa lệnh thủ trưởng thì đóng dấu quốc
huy.
Dấu ghi "mật" và "khẩn" thì phải đóng dấu đúng với loại văn bản đó và phải
do thủ trưởng cơ quan, người được uỷ quyền quyết định. Dấu "mật" phải được

6


đóng vào trước khi ký chính thức. Ngoài ra còn sử dụng con dấu đề chữ khẩn cấp
như "hoả tốc", "thượng khẩn" theo quy định với từng loại văn bản.
Các cơ quan còn có: Dấu chức vụ, dấu tên người, dấu chữ ký... Căn cứ vào
đó đóng dấu theo đúng Nhà nước quy định về việc quản lý các loại con dấu. Của
cơ quan ghi trong Nghị định 56 của HĐCP.

Người giữ con dấu vì lý do nào đó mà vắng mặt phải bàn giao con dấu cho
người khác do thủ trưởng cơ quan chỉ định. Ngày nghỉ lễ, chủ nhật phải cho con
dấu vào hòm, tủ khoá chắc chắn.
Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, không được tuỳ tiện mang con
dấu theo người. Con dấu của cơ quan tổ chức phải được lại cho người có trách
nhiệm, có trình độ chuyên môn về văn thư để bảo quản và phải chịu trách nhiệm
trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu.
b. Nhiệm vụ của công tác văn thư
Nhận và bóc bì văn bản đến
Đóng dấu văn bản đến, ghi số, vào sổ đăng ký
Phân loại và trình lãnh đạo
Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến
Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu
Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi số, ghi ngày phát hành).
Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơ quan
Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu cơ quan
1.3. Tổ chức công tác văn thư
Khi xem xét tổ chức công tác văn thư có thể nghiên cứu 2 vấn đề sau:
a. Biên chế công tác văn thư
Để nghiên cứu bố trí hợp lý biên chế công tác văn thư phải dựa vào 3 yếu
tố chủ yếu: Cơ cấu tổ chức của cơ quan, khối lượng công việc công tác văn thư
và số lượng văn bản, tài liệu cơ quan. Trong đó bao gồm văn bản đi, văn bản đến,
văn bản nội bộ.
Trong công tác văn thư ngoài việc xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, việc bố
trí cán bộ cũng có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao năng suất và chất

7


lượnghoạt động của cơ quan. Những cán bộ có trình độ cao, có năng lực thì bố

trí những công việc khó, phức tạp như: Dự thảo văn bản, đọc soát văn bản, lập hồ
sơ Các cán bộ có trình độ thấp hơn thì đảm nhận những công việc đơn giản như: Vào sổ
văn bản, viết phong bì.
Nhân viên văn thư ngoài yêu cầu về trình độ chuyên môn, trình độ văn
hoá, phải có những phẩm chất như: Trung thực, điềm đạm, cẩn thận, lịch sự và giữ
bí mật trong công việc.
b.Hình thức tổ chức công tác văn thư
Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, số lượng văn bản đi, văn bản
đến và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để có thể tổ chức công tác văn thư theo
một hình thức phù hợp. Các hình thức này bao gồm:
Hình thức văn thư tập trung: Hình thức này thường được áp dụng ở các cơ
quan, xí nghiệp, đơn vị nhỏ, cơ cấu tổ chức ít phức tạp, số lượng văn bản ít.
Hình thức văn thư phân tán: Hình thức này được áp dụng ở các cơ quan,
đơn vị, tổ chức có cơ cấu phức tạp, nhiều văn bản đi, đến có nhiều cơ sở ở cách xa
nhau.
Hình thức văn thư hỗn hợp: Đây là hình thức tổ chức mà trong đó có một số
khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư như: Đánh máy, in, đăng ký văn bản
được tổ chức chung ở một nơi. Còn khâu nghiệp vụ khác như: theo dõi giải
quyết văn bản, lưu văn bản được thực hiện ở các bộ phận, các đơn vị nhỏ. Hình
thức văn thư hỗn hợp thường được áp dụng ở các cơ quan trong hệ thống hành
pháp và quản lý hành chính Nhà nước.
1.4. Yêu cầu của công tác văn thư
Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải đảm bảo những yêu
cầu sau:
Nhanh chóng, kịp thời, đúng kỳ hạn
Phải đảm bảo tính chính xác cao
Mức độ bí mật của văn bản
Sử dụng trang thiết bị hiện đại
1.5. Vị trí ý nghĩa của công tác văn thư

8


a. Vị trí của công tác văn thư
Công tác văn thư gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan trọng
trong hoạt động của cơ quan. Như vậy công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng quản lý của cơ quan.
Trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước việc soạn thảo các loại
văn bản và sử dụng chúng để làm phương tiện hoạt động của cơ quan. Vì vậy
việc tổ chức quản lý các loại văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sở
những quy định chung của Nhà nước là công tác quan trọng và có tính tất yếu gắn
liền với hoạt động của cơ quan.
b. ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết, phục vụ
nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị nói chung. Thông tin phục
vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin
chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung có thể
xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý mà
văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin
mang tính pháp lý của Nhà nước.
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan được nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa đảm bảo chất
lượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những vi
phạm trong việc sử dụng các văn bản giấy tờ để làm trái pháp luật.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của
cơ quan. Nội dung các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt
động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bên cạnh đó
nó sẽ là những bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm xảy ra trong quá
trình hoạt động.
Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữ được toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn

bản tạo điều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan.
Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệm
được công sức và tiền của cho cơ quan. Đồng thời công tác này giữ gìn đầy đủ

9


những hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết
công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
2. Công tác lưu trữ
2.1. Khái niệm
Lưu trữ là khâu cuối cùng của qúa trình xử lý thông tin bằng văn bản. Tất
cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi (bản chính) và những
hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc.
2.2. Nhiệm vụ và nội dung của công tác lưu trữ
a. Công tác lưu trữ gồm những nhiệm vụ sau:
Thu thập, xử lý, phân loại và sắp xếp các tài liệu
Đánh giá tài liệu
Thống kê tài liệu
Bảo quản tài liệu
Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
b.Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ
Tập trung tài liệu không để phân tán ở từng cán bộ nhân viên, mà phải tập
trung vào các kho lưu trữ để quản lý thống nhất theo quy định của Nhà nước.
Quản lý tài liệu lưu trữ phải dựa trên nguyên tắc tập trung thống nhất và
cũng chỉ quản lý theo nguyên tắc này tài liệu lưu trữ mới phát huy tốt nhất tác
dụng của nó.
c. Nội dung của công tác lưu trữ
Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ
Bổ sung tài liệu lưu trữ bao gồm việc sưu tầm và thu thập tài liệu lưu trữ

của cơ quan theo nguyên tắc quản lý thông nhất.
Sau khi thu thập bổ sung dùng các biện pháp nghiệp vụ để phân loại tài
liệu lưu trữ.
Bổ sung tài liệu là công tác nghiên cứu các biện pháp để giao nộp một
cách có chủ động hợp lý và khoa học các tài liệu.
Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong đó tài liệu lưu trữ

10


được hệ thống hoá theo một phương pháp thích hợp và được cố định trật tự sắp
xếp trong các phòng, kho lưu trữ nhằm mục đích bảo quản hoàn chỉnh và sử dụng
có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Phần II:
Thực trạng Quản lý văn bản tại Văn phòng Đảng ủy Xã Hà Ninh
I. Khái quát chung Đảng ủy Xã Hà Ninh
Hà Ninh là một trong 25 đơn vị hành chính xã trực thuộc huyện Hà Trung
Đây là vùng đất có vị trí khá thuận lợi, ở kề sát trung tâm huyện lỵ. Và chỉ
cách thành Phố Thanh Hóa 25Km về phía bắc xung quanh, về phía đông giap xã
Hà Lâm và Hà Thái, phía tây giáp xã Hà Đông và Hà Tân, phía nam giáp xã Hà
Phong và thị trấn Hà Trung còn phía bắc giáp xã Hà Bình
Ở địa bàn xã Hà Ninh có Quốc lộ 1A, Quốc lộ 217 và đường sắt xuyên
việt chạy qua. Ngoài ra còn có đường tỉnh lộ đi Nga Sơn, Kim Sơn - Phát Diệm
(Ninh Bình).vì vậy từ Hà Ninh có thể lưu thông, liên lạc khá dễ dàng, nhanh
chóng với các vùng miền gần, xa trong nước và trong tỉnh
Hiện tại ,toàn xã có tổng diện tích đát đai là 638,4 ha (trong đó có 201,63
ha đât canh tác 326,31 ha đát đồi núi, 30,59 ha đát thổ cư, còn lại là đất khác)
Dân số tính đến năm 2016 cả xã có 1.127 hộ với 4.383 khẩu (trong đó có
18 hộ, 58 nhân khẩu là theo đạo thiên chúa giáo) được phân bố tập trung ở vùng

đồng và chân núi (vùng đòng là các làng Đa Qủa - chia làm 3 thôn 1,2,3 và làng
Ninh Thôn- gọi là thôn 4 ,vùng chân núi có các làng: Phú Nham nay gọi là thôn
5, Nghè Đỏ, Đường Cát, Đông Ninh, Tây Ninh) Mật độ dân số trung bình của xã
chỉ đạt 533 người/ km2
Về điều kiện tự nhiên, một đặc điểm nổi bật dễ nhận thấy ở Hà Ninh , đó
là vùng lòng chảo gần trung tâm huyện - nơi mà trước đây vẫn mệnh danh là
vùng đồng chiêm trũng luôn chịu cảnh (chiêm khê, mùa thối). Tuy là xã đồng
bằng nhưng diện tích núi đồi lại chiếm 50,38% so với tổng diện tích toàn xã (với
329 ,19 ha) chạy theo hướng tây bắc đến đông nam núi đồi của Hà Ninh lại liên
tục đứt quãng và cao thấp không đều đã làm cho địa hình và đồng ruộng của Hà
Ninh bị lồi lõm, chia cắt, manh núm, rất khác nhau. Và ở địa hình trũng thấp, có
11


đồi núi vây bọc, án ngữ nên về mùa mưa việc tiêu thoát nước rất khó khăn. Tuy
nhiên, sau cả một quá trình cải tạo bền bỉ của con người, đến nay vùng đất Hà
Ninh đã thực sự trở thành một nơi đày tiềm năng để phát triển trồng trọt, chăn
nuôi, thủy sản và trồng rừng một cách rất hiệu quả .
Trải qua trường kỳ lịch sử, từ hết thế hệ này đến thế hệ khác, người Hà
Ninh đã hun đúc cho mình nhiều truyền thống tốt đẹp mà nổi bật là truyền thống
đoàn kết, cần cù, năng động trong lao động sản suất cùng truyền thống văn
hóa ,phong phú giàu bản sắc bên cạnh đó người Hà Ninh có truyền thống yêu
nước và cách mạng rất nổi bật và thực tiễn lịch sử đã chứng minh về sự đóng
góp đáng kể của người Hà Ninh trong sự nghiệp dựng nước và giữ nước của dân
tộc ,điển hình là trong thời kỳ cách mạng dân tộc dân chủ (1930-1945), thời kỳ
kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ và xây dựng chủ nghĩa xã hội đến nay.
Từ ngày được tách riêng thành xã có tên gọi Hà Ninh(vào giữa năm 1954)
cho đến nay ,cũng chỉ với 63 năm (6 thập kỷ) mà địa chúng ta từng bước trải qua
khó khăn thử thách để đi lên cùng đấ nước được như hiện tại ,không dễ chút nào
nhưng nhờ có sự lãnh đạo của Đảng Nhà nước, với sự quan tâm của Tỉnh ,của

Huyện sự cố gắng nỗ lực và phấn đấu liên tục của tất cả Đảng bộ và nhân dân
trong xã mà Hà Ninh mới có được thế đứng và vị thế như ngày hôm nay.
Từ tháng 7 năm 1954, từ một Chi bộ với 3 tổ Đảng phát triển thành Đảng
bộ xã (vào năm 1962) cho đến nay, Hà Ninh có 13 chi bộ trực thuộc (gồm 9 chi
bộ nông thôn và 4 chi bộ cơ quan) với số lượng hơn 241 Đảng viên. đây chính là
nhân cốt đầu tầu góp phần quyết định vào các thành công ở địa phương, từ năm
1954 đến nay, tổ chức đảng của Hà Ninh đã lãnh đạo chỉ đạo hệ thống chính
quyền ,đoàn thể, mặt trận và nhân dân trong xã từng bước thự hiện thành công
các nhiệm vụ chính trị - kinh tế - xã hội qua các thời kỳ cụ thể. đặc biệt là từ
ngày thực hiện công cuộc đổi mới, công nghiệp hóa - hiện đại hóa nông nghiệp
nông thôn cho đến nay, nhờ sự chung lòng của toàn thể cán bộ, đảng viên và
nhân dân dân trong xã, cùng sự sáng suốt, năng động, tự tin và tích cực của đảng
ủy, mà Hà Ninh đã không ngừng tiến bộ rõ rệt. từ một địa phương thiếu đói
quanh năm và rất nghèo về cơ sở hạ tầng xã hội, đến nay Hà Ninh đã phấn đấu

12


trở thành một trong những xã có tiềm lực về kinh tế - văn - hóa - xã hội và an
ninh quốc phòng, khá vững vàng trong huyện.
Cụ thể trên từng lĩnh vực:
Thành tựu nông - lâm - thủy sản: tổng sản lượng lương thực năm 2014 là
2.502 tấn đến năm 2016 đạt 3.031 tấn bình quân lương thực trên đầu người đều
tăng, năm 2014 la 395 kg đến năm 2016 tăng lên 510kg
Thành tựu quan trọng cho sự phát triển kinh tế nông nghiệp chú trọng mở
các lớp tập huấn kỹ thuật cho lao động nông nghiệp, chuyển giao giống lúa, thay
thế giống lúa năng suất thấp bằng giống lúa năng suất cao như lúa thiên ưu
808 ,nhị ưu...
Cơ sở vật chất được tăng cường: nhất là đã xây dựng tương đối hoàn
chỉnh hệ thống kênh tưới, nâng cáp các tuyến giao thông nội đồng

Về lâm nghiệp: đi đôi với viêc chăm sóc bảo vệ rừng, đã giao 11ha ở khu
vực đồng mủng cho hai hộ sản xuất kinh doanh theo mô hình trang trại
Về chăn nuôi: những năm trở lại đây dịch cúm gia cầm diễn biến phức tạp
ảnh hưởng tới việc chăn nuôi của hộ dân cư đàn gia cầm giảm, đàn lợn không
tăng nhiều hộ dân đã tích cực chuyển sang chăn nuôi dê, nhiều hộ nuôi nhỏ lẻ từ
vài chục con, năm 2014 nay có đàn nhiều từ 200 đến 500 con.
Thành tựu về công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp - xây dựng :
Trong nhiệm kỳ, công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp, xây dựng cơ bản đều
có tốc độ tăng nhanh, tổng giá trị năm 20146 so với năm 2016 tăng 2,4 lần, tổng
giá trị năm 2014 là 1,4 tỷ đồng đến năm 2016 lên 4,1 tỷ đồng. Các công trình
phục vụ sản sản xuất và dân sinh đều hoàn thanh mục tiêu .
Hoạt động dịch vụ - thương mại chuển biến mạnh về các ngành nghề xây
sát, vận tải ,may mặc sửa chữa xe đạp xe máy ...các dịch vụ thương mại không
ngừng tăng cả mặt hàng, cửa hàng. các hoạt động dịch vụ - thương mại đã và
đang tạo động lực cho kinh tế phát triển.
hoạt động tài chính, tín dụng: có nhiều đổi mới theo hướng tích cực, thực
hiện tốt quy chế dân chủ nên huy động tốt sức đóng góp của nhân dân .
Về văn hóa xã hội: Đảng bộ Hà Ninh rất chú trọng đến nhiệm vụ văn hóa ,

13


chuẩn hóa các lĩnh vực giá dục, y tế, văn hóa, thể dục, thể thao và giải quyết
việc làm, xuất khẩu lao động, tạo bước chuyển biến rõ rệt trên lĩnh vưc văn hóa
-xã hội
Trên lĩnh vực giáo dục: đảng ủy xã đảng ủy xã đã có nhiều cố gắng tích
cực nhằm ổn định trường lớp trên cơ sở tăng cường cơ sở vật chất,trang thiết bị
dạy học, chất lượng giáo dục toàn diện được nâng cao, Hà Ninh có 100% cán bộ
giáo viên đạt trình độ chuẩn và trên chuẩn ngày một tăng. số học sinh giỏi các
cấp mỗi năm tăng nhiều hơn.

Công tác bảo vệ, chăm sóc sức khỏe nhân dân và dân số - kế hoạch hóa
gia đình, cũng có nhiều tiến bộ rõ rệt. Cụ thể là việc thực hiện công tác y tế dự
phòng đã có tác dụng phát hiện, xử lý, ngăn chặn kịp thời hiệu quả các loại dịch
bệnh. riêng trang thiết bị và cơ sở vật chất và trình độ khám chũa bệnh của đội
ngũ cán bộ y tế được nâng lên nên cơ bản đã đáp ứng được nhu cầu khám chữa
bệnh và chăm sóc sức khỏe ban đầu cho nhân dân trong xã góp phần giảm tải
cho bệnh viện tuyến trên, chất lượng xóm chuẩn quốc gia về y tế vẫn đượ giữ
vững, 100% thôn đã có nhân viên y tế, tỉ lệ dùng nước sạch hợp vệ sinh 98%,
99% nhà vệ sinh đạt quy định
Công tác văn hóa - thông tin: có nhiều chuyển biến tích cực, đặc biệt là
tập trung xây dựng đời sống văn hóa cơ sở mà chủ yếu là xây dựng làng văn hóa
và gia đình văn hóa về thông tin tuyên truyền, đa dạng các hình thức tuyên
truyền, hệ thống truyền thanh, hay các hội nghị, cuộc thi pano khẩu hiệu .... đã
tuyên truyền kịp thời các chủ trương chính sách của đảng nhà nước tới nhân
dân.
Đảng bộ xã Hà Ninh mà nòng cốt là Ban Chấp hành Đảng bộ đã lãnh đạo
nhân dân trong xã hoàn tành tốt nhiệm vụ trọng tâm là phát triển kinh tế, đồng
thời phát huy chức năng lãnh đạo toàn diện, đảng bộ đã tổ chức lãnh đạo nhân
dân trong xã dẫn tới các mặt hoạt động Văn hóa - Xã hội, quốc phòng - an ninh
đều dành được những thành tựu cụ thể.
Hệ thống chính trị trong xã được xây dựng vững mạnh. Đảng bộ nắm
vững nhiệm vụ then chốt là xây dưng Đảng bộ trong sạch vững mạnh, nâng cao

14


năng lực lãnh đạo và sức chiến đấu của đảng bộ , nâng cao chất lượng của Đảng
viên, đặc biệt là đấu tranh có hiệu quả chống tham nhũng chủ nghĩa cá nhân, cơ
hội tệ tham nhũng, bệnh bè phái...giữ gìn đoàn kết trong Đảng bộ, đồng thuận
trong nhân dân .

Từ thực tiễn quá trình lãnh đạo phong trào cách mạng của Đảng bộ, để lại
những bài học bổ ích trong sự nghiệp công nghiêp hóa, hiện đại hóa quê hương
đó là;
1. Đảng bộ quán triệt và nhận thức sâu sắc về quan điểm của đảng các cấp
vận dụng linh hoạt vào tình hình thực tế của địa phương, đề ra được, bước đi
cách làm đúng để động viên nhân dân nhân dân thực hiện có hiệu quả.
2. luôn chăm lo, bồi dưỡng khối đại đoàn kết tạo được sự đồng thuận cao
trong nội bộ đảng phát huy quyền dân chủ nhân dân thực hiện tốt quy chế dân
chủ tăng cường khối đại đoàn kết toàn dân củng cố xây dựng hệ thống chính trị
từng bước nâng cao đời sống nhân dân.
3. đội ngũ cán bộ đảng là yếu tố quyết định đối với sự phát triển của
phong trào, Đảng bộ luôn quan tâm đến đội ngũ cán bộ đảm bảo từ trên xuống
dưới có năng lực, biết chủ động khiêm tốn học hỏi không ngại gian khó, không
tư lợi cá nhân. được nhân dân tin tưởng.
4. Xây dựng củng cố tổ chức cơ sở Đảng luôn luôn phát huy được vai trò
hạt nhân lãnh đạo để không ngừng nâng cao sức chiến đấu và năng lực lãnh đạo
của đảng, nâng cao năng lực điều hành của chính quyền, tăng cường sự phối hợp
của cả hệ thống chính trị, giữ vững cơ chế Đảng lãnh đạo .
Cơ cấu tổ chức của văn phòng đảng ủy xã Hà Ninh có 01 đồng chí bán
chuyên trách, với 13 đồng chí là ủy viên ban chấp hành, và 03 đồng chí trong
thường vụ, được tổ chức bầu lại theo nhiệm kỳ đại hội 5 năm một lần.
II. Tình hình tiếp nhận xử lý, ban hành và quản lý văn bản tại văn
phòng đảng ủy xã ;
1. Văn bản đến và quản lý văn bản đến:

15


Hàng năm, văn phòng đảng ủy tiếp nhận và xử lý văn bản đến gồm các
văn bản của Huyện ủy; UBND; các cơ quan, ban nghành đoàn thể, các phòng

ban chuyên môn...
Việc tiếp nhận văn bản do văn thư trực tiếp làm có sổ theo dõi văn bản,
vào số công văn đến và trình Bí thư xử lý. Trên cơ sở nội dung của văn bản mà
đảng ủy chỉ đạo nhân bản và gửi cho các chi bộ trực thuộc
2.Văn bản đi và việc xử lý, quản lý văn bản đi :
Đảng ủy xã hàng năm ban hành hàng trăm văn bản đi là văn bản gửi các
chi bộ ..., văn bản quan hệ đến công tác của các đơn vị; văn bản chỉ đạo các đơn
vị trực thuộc ...văn phòng đảng ủy xã giao việc soạn thảo và ban hành văn bản đi
cho cán bộ phụ trách từng mảng công việc được giao, sau khi soạn thảo, trình
lãnh đạo, vào số văn bản và gửi các cơ sở.
III. Đánh giá ưu khuyết điểm, nguyên nhân:
1.Về tình hình tiếp nhận và xử lý văn bản:
Việc quản lý văn bản đến của văn phòng dảng ủy xã trong mấy năm qua
thực hiện theo quy trình nêu trên có những ưu khuyết điểm như sau:
Về ưu điểm:
Trách nhiệm của bí thư xã trong việc quản lý và xử lý văn bản đến được
đề cao. Mọi văn bản phải qua xử lý do đó một mặt Dảng ủy xã nắm được tất cả
các nguồn thông tin, những diễn biến trong quá trình tổ chức thực hiện công việc
hằng ngày, mặt khác chỉ đạo kịp thời sát thực tế và sát với yêu cầu của văn bản
đối với từng cơ sở.
Cán bộ văn thư là người giúp việc cho bí thư xã quản lý và giải quyết văn
bản có sổ theo dõi việc nhận và gửi văn bản đầy đủ kể cả văn bản thuộc loại bảo
đảm của Bưu điện do đó thuận lợi cho việc tra cứu, tìm kiếm văn bản khi có yêu
cầu.
Về nhược điểm và tồn tại :
Văn bản được tập trung cho bí thư xử lý không uỷ quyền cho Phó bí thư
xử lý cụ thể ở những loại văn bản nào do đó có lúc Bí thư đi công tác vắng thì
việc xử lý văn bản bị chậm.

16

Trách nhiệm quản lý xử lý văn bản ở văn phòng đảng ủy xã còn chưa chặt
chẽ còn nhiều thiếu sót cần phải quan tâm khắc phục.
2. Về soạn thảo, ban hành văn bản:
Quy trình soạn thảo văn bản và quản lý văn bản trên đây có những ưu
khuyết điểm như sau:
Về ưu:
Giao cho các đồng chí cán bộ trong cơ quan soạn thảo và ban hành văn
bản nên nội dung văn bản được ban hành kịp thời để chỉ đạo quản lý giải quyết
công việc đúng pháp luật quy định.
Bộ phận văn thư giảm bớt một khối lượng công việc tương đối lớn để
thực hiện các nhiệm vụ khác.
Về khuyết điểm tồn tại :
Các đồng chí cán bộ soạn thảo văn bản trình Bí thư ký, văn thư đóng dấu
nhân bản, và gửi đi như trên sẽ không kiểm tra được thể thức văn bản.
Cán bộ văn thư - hành chính kiêm nghiệm, nên trình độ còn hạn chế, chưa
nắm được thể thức văn bản, công tác quản lý dấu, đóng dấu quản lý còn chưa
chặt chẽ.
IV. Một số bài học trong công tác quản lý văn bản ở Đảng ủy xã Hà
Ninh.
1. Phải có nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của văn bản quản lý Nhà
nước và công tác quản lý văn bản. Trên cơ sở nhận thức đúng đắn đó mà xác
định trách nhiệm cho từng cá nhân công chức trong công tác văn thư.
2. Phân định rõ chế độ trách nhiệm trong việc xử lý và quản lý văn bản.
Trước hết trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan và cán bộ công chức.
3. Xây dựng quy chế hoạt động công tác văn thư của cơ quan. Có quy chế
mới tăng cường chế độ trách nhiệm, chống được những việc làm tùy tiện, thiếu
khoa học.
Phần III :

Một số giải pháp để nâng cao chất lượng văn bản đi và
quản lý văn bản ở đảng ủy xã Hà Ninh.

17


I. Một số giải pháp:
Từ một số vấn đề về Lý luận về văn bản và quản lý văn bản nói chung,
văn bản quản lý Nhà nước nói riêng và thực trạng của tình hình văn bản và công
tác quản lý văn bản ở đảng ủy xã trong mấy năm qua, những ưu, khuyết điểm,
nguyên nhân và bài học của nó ta có thể nêu lên một số biện pháp để nâng cao
chất lượng quản lý văn bản ở đảng ủy xã như sau:
1.Giáo dục cho cán bộ công chức làm công tác văn thư và công tác xử l ý
giải quyết văn bản giúp bí thư xã có nhận thức tốt về tầm quan trọng của văn
bản và quản lý văn bản trong quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ của đảng
ủy
2. Phải quy định chế độ trách nhiệm và tăng cường chế độ trách nhiệm
trong cán bộ công chức làm công tác văn thư và xử lý giải quyết văn bản. Đó là:
Trách nhiệm của biw thư xã trong việc quản lý và giải quyết văn bản đi,
đến trong cơ quan;
Trách nhiệm của cán bộ văn thư trong việc giúp bí thư xã, làm công tác
quản lý và giải quyết văn bản.
II. Xây dựng quy chế hoạt động văn thư cho đảng ủy xã
Để việc giải quyết, ban hành và quản lý văn bản tốt cần phải có quy chế
hoạt động văn thư. Quy chế hoạt động văn thư cơ quan cần tập trung vào những
vấn đề sau:
Đề ra các nguyên tắc chung về tổ chức hoạt động văn thư trong dảng ủy,
quy định cụ thể về trách nhiệm. Thực hiện và chỉ đạo hoạt động văn thư, xác
định rõ mối quan hệ giữa bộ phận văn thư chuyên trách.
Quy định cụ thể từng nội dung công việc trong mỗi tác nghiệp văn thư:

soạn thảo, quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, lập và nộp hồ sơ.
Việc xây dựng quy chế hoạt động của công tác văn thư sẽ đưa công tác
này vào nề nếp, khoa học, tránh được những việc làm tuỳ tiện thì công tác xử lý
ban hành và quản lý văn bản mới tốt hơn.
Kết luận chung

18


Quản lý văn bản hành chính Nhà nước và công tác văn thư lưu trữ là một
trong những yếu tố quan trọng trong hoạt động quản lý của cơ quan Nhà nước
nhu cầu thông tin ngày càng nhiều, đa dạng và biến đổi là yêu cầu không thể
thiếu được. Vai trò phục vụ, trao đổi thông tin của văn bản quản lý Nhà nước
nhằm đảm bảo cho từng bộ phận, từng đơn vị trong cơ quan Nhà nước được
cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, để tạo điều kiện cho các cơ quan hoạt động
có hiệu quả.
Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế, vai trò Quản lý
Nhà nước về văn bản và công tác văn thư lưu trữ ở đảng ủy xã ngày càng được
tăng lên và có ý nghĩa lớn hơn trong quá tình trao đổi và truyền đạt thông tin
nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị - xã hội - xung kích của thanh niên.
Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô Đại Học Văn Hóa Thể
Thao & Du Lịch Thanh Hóa. Và Khoa Quản Lí Nhà Nước đã trang bị cho tôi
kiến thức Quản lý Nhà nước về các lĩnh vực Quản lý Nhà Nước về văn bản và
công tác văn thư lưu trữ, để tôi có điều kiện tìm hiểu thêm về công việc mình
đang làm./

MỤCLỤC
TT

NỘI DUNG

PHẦN I: LỜI MỞ ĐẦU
LÝ LUẬN CHUNGVỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1. Khái niệm công tác văn phòng
19

TRANG
1
2


2. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng
2.1. Chức năng của văn phòng
2.2. Nhiệm vụ của văn phòng

3
3
3

II. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

1. Công tác văn thư
1.1. Khái niệm công tác văn thư
1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư
1.3. Tổ chức công tác văn thư
1.4. Yêu cầu của công tác văn thư
1.5. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư
2. Công tác lưu trữ
2.1. Khái niệm công tác lưu trữ

2.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác lưu trữ
PHẦN II
Thực trạng quản lý văn bản Đảng ủy xã Hà Ninh

4
7
8
9
10
10
10

I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐẢNG ỦY XÃ HÀ NINH
II. TÌNH HÌNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ
VĂN BẢN TẠI ĐẢNG ỦY

11
16

1. Văn bản đến và quản lý văn bản đến
2. Văn bản đi và việc xử lý, quản lý văn bản đi

16
16
16
16
17
17

III. ĐÁNH GIÁ ƯU KHUYẾT ĐIỂM, NGUYÊN NHÂN

1. Về tình hình tiếp nhận và xử lý văn bản
2. Về soạn thảo, ban hành văn bản
IV. MỘT SỐ BÀI HỌC TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN
Ở ĐẢNG ỦY XÃ

PHẦN III
MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN
ĐI VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN Ở ĐẢNG ỦY XÃ
I. MỘT SỐ GIẢI PHÁP
II. XÂY DỰNG QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ CHO CƠ
QUAN

20

17
18
18