Nghệ thuật giao tiếp nơi công sở

1
Văn hoá công sở Và giao
tiếp văn hoá nơi công sở:
lời bàn và mẩu chuyện
Đặng Quốc Bảo tổng thuật


2
a. Mười định hướng có tính nguyên tắc phát
triển văn hoá công sở
Chúng ta hạnh phúc khi người dân đến cơ quan
hài lòng: Hãy nghĩ về điều đó
1. Người dân là nhân vật quan trọng nhất của xã hội
2. Người dân và người công chức phụ thuộc lẫn nhau. Trong giao
tiếp không có sự ban ơn quyền uy mà chỉ có tình hợp tác dân
chủ.
3. Người dân đến với cơ quan làm cho sứ mệnh của cơ quan phát
triển. Họ là mục đích của cơ quan.
4. Người dân khi đến cơ quan là họ có thiện chí. Trong quá trình
giải quyết công việc, chúng ta không ban phát cho họ ân huệ gì
mà ngược lại họ đem ân huệ cho cơ quan vì có họ sứ mệnh cơ
quan mới tỏa sáng.
5. Công việc của chúng ta chỉ thành công khi người dân không
đứng ngoài cuộc.


3
6. Người đến giao tiếp với cơ quan không tạo thành con số thống
kê lạnh lùng. Họ là người đồng đạo với ta trong sự nghiệp phát

triển xã hội.
7. Người dân đến giao tiếp với ta không phải là người để ta cao
đạo với họ, tranh khôn với họ.
8. Người dân đến với ta đặt ra những nguyện vọng, mong muốn.
Nhiệm vụ của cơ quan là đáp ứng được những nguyện vọng này.
9. Người dân xứng đáng được đối xử ân cần và lịch sự.
10. Dễ trăm lần không dân cũng chịu
Khó vạn lần dân liệu cũng xong
H y tìm ra sự đồng thuận trong giải quyết công việcã


4
Mười điều cần lưu ý khi nghe
1/ Nghe với thái độ quan tâm
2/ Hướng mặt và cơ thể về phía người nói
3/ Tư thế nghe lịch sự
4/ Trong lúc nghe đừng có dấu hiệu lơ đãng hoặc nhìn đi chỗ khác, ngoáy lỗ
mũi, lỗ tai, sỉa răng.
5/ Thỉnh thoảng thêm một vài động tác - gật đầu, nheo mắt, nở nụ cười hoặc lời
nói thích hợp biểu lộ sự tán thành.
6/ Cố gắng nghe hết câu chuyện, lời diễn đạt, thỉnh cầu. Đừng ngắt lời; trường
hợp buộc phải ngắt lời chuyển hướng câu chuyện nên tìm cách hợp lý tránh
làm cho đối tác cụt hứng.
7/ Trong lúc nghe cố gắng tránh lời phê phán hoặc cử chỉ diễu cợt.
8/ Nên đan tay vào khi nghe
9/ Lúc cần thiết nên hỏi người đối thoại ý nhỏ nào đó của mạch chuyện để tăng
sự hấp dẫn.
10/ Đặt địa vị mình vào người đang nói để có sự cảm thông khi đối tác có
những cử chỉ không bình thường (bồn chồn, xúc động, gay gắt).

5
sáu việc chú ý khi đàm thoại
1/ Có sổ ghi chép
2/ Trong lúc nghe phát hiện thông tin quan trọng nào đó dù là một con
số, một địa chỉ họ tên nên ghi chép cẩn thận.
3/ Nên hỏi lại một cách thẳng thắn điều còn chưa rõ mơ hồ, đừng gật
gù bừa bãi, tán thành hình thức.
4/ Cố nắm bắt được ý bên trong của người đang nói đặc biệt là sự nói
bóng nói gió, ám thị. Có nghệ thuật làm cho đối tác nói thật, nói hết
điều cần nói.
5/ Tạm bỏ các định kiến, ấn tượng về đối tác để tiếp nhận thông tin một
cách khách quan.
6/ Trong trường hợp sức khoẻ, tinh thần không ổn định hãy tìm cách
tránh các buổi tiếp xúc phải nghe những thông tin gay cấn.


6
mười điều cần lưu ý khi nói chuyện
1/ Thận trọng trong lời nói, chớ nói "vo", nói vòng vèo, nói lấp lửng nói mập mở
khiến người nghe hiểu theo hai nghĩa.
2/ Không nói màu mè khách sáo
3/ Tạo ra không khí chan hoà và sự mở đầu tự nhiên thu hút sự quan tâm của
người nghe.
4/ Nói cụt hể rõ ràng dễ hiểu
5/ Quan sát được sự phản ứng của đối tác để lựa lời cho câu chuyện tiếp diễn
thích hợp.
6/ Khi nói nên có thái độ khuôn mặt thích hợp, lúc nghiêm trang, lúc vui vẻ. Cố
gắng tránh sự cau có hoặc các sự hoan hỉ thừa thãi.
7/ Có nghệ thuật nhấn mạnh lại điều cần nhấn mạnh, nhấn mạnh để nhằm

khắc sâu nội dung của buổi đàm thoại.
8/ Biết cách liên hệ thực tiễn vào chủ đề đang nói, khi cần có thể xen vào một
câu chuyện nhỏ, song không làm tản mạn chủ đề.
9/ Hình thành được "thông điệp", "điều cần ghi nhớ" trong cuộc nói với
người nghe.
10/ Tạo ra kết luận đích đáng, thâu tóm được mục đích đặt ra lúc chia tay.


7
bí quyết gây thiện cảm lúc đầu
- Thành thật chú ý đến người mình giao tiếp
- Có dáng vẻ, cử chỉ, điệu bộ thể hiện lòng chân thành và
thiện chí, quan trọng nhất là có được nụ cười trên môi.
- Nhớ được tên người mà mình đang giao tiếp và không gọi
nhầm tên người đó khi giao tiếp.
- Biết chăm chú nghe và khích lệ người đang bộc lộ những ý
kiến của họ.
- Biết khiêu gợi cho người đang giao tiếp nói về sở thích hoài
bão của họ.
- Làm cho người đang giao tiếp thấy được vai trò vị trí của
họ trong cuộc sống.