Ứng dụng công nghệ thông tin tại trung tâm thông tin – thư viện đại học giao thông vận tải – thực trạng và giải pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA THÔNG TIN - THƢ VIỆN
---------***---------

Nguyễn Thị Tuyết Mai

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM
THÔNG TIN - THƢ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH: THÔNG TIN – THƢ VIỆN
Hệ đào tạo: Chính quy
Khóa học: QH - 2008 - X

HÀ NỘI, 2012


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA THÔNG TIN - THƢ VIỆN
---------***---------

Nguyễn Thị Tuyết Mai

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM
THÔNG TIN - THƢ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

NGÀNH: THÔNG TIN – THƢ VIỆN
Hệ đào tạo: Chính quy
Khóa học: QH - 2008 – X

NGƢỜI HƢỚNG DẪN: TH.S TRẦN THỊ THANH VÂN

HÀ NỘI, 2012

PHỤ LỤC 1
MẪU PHIẾU NHẬP TIN (SÁCH LẺ)
[#][#] 020. Chỉ số sách theo chuẩn quốc tế:


$a. Số ISBN:

$c. Giá tiền:

$d: Số bản:
[ ][#] 041$a. Ngôn ngữ tài liệu:
[ ][ ] 044$a. Mã nước xuất bản:
[#][#] 082. Phân loại:
$a. Chỉ số phân loại:

$b. Số thứ tự, cutter:

[ ][#] 100. Tiêu đề mô tả chính – tác giả cá nhân:
$a. TG cá nhân:

$e. Vai trò:

$c. Danh hiệu, chức tước, từ khóa đi kèm với tên:
[ ][#] 110. Tiêu đề mô tả chính – tác giả tập thể:
$a. Đơn vị chủ quản:

$b. Đơn vị trực thuộc:

[ ][#] 111. Tiêu đề mô tả chính – tên hội nghị:
$a. Tên hội nghị:
$c. Địa điểm hội nghị:
$d. Thời gian hội nghị:
$n. Lần hội nghị:
[ ][ ] 242$a. Nhan đề dịch (do cơ quan biên mục dịch):
[ ][ ] 245. Nhan đề và thông tin trách nhiệm:
$a. Nhan đề chính;
$b. Thông tin khác về nhan đề (phụ đề, nhan đề song song):
$c. Thông tin trách nhiệm:
[ ][ ] 246$a. Nhan đề bổ sung, nhan đề ngoài bìa:
[#][#] 250$a. Lần xuất bản:
[#][#] 260. Thông tin xuất bản:
$a. Nơi XB:

$b. Tên NXB:

$c. Năm XB:

[#][#] 300. Mô tả vật lý:
$a. Số trang:

$b. Minh họa:

$c. Khổ cỡ:

$e. Tài liệu kèm theo:

[ ][ ] 490. Tùng thư:
$a. Nhan đề tùng thư:


[#][#] 500$a. Phụ chú:
[#][#] 504$a. Phụ chú thư mục:
[ ][#] 505$a. Phụ chú phần tập:
[ ][ ] 600. Tên người là chủ đề (tiêu đề mô tả bổ sung):
$a. Tên người:
[ ][ ] 610. Tên cơ quan là chủ đề (tiêu đề mô tả bổ sung):
$a. Tên cơ quan chủ quản:
$b. Tên đơn vị trực thuộc:
[ ][ ] 650. Đề mục chủ đề/Từ khóa kiểm soát
$a. Nguồn của thuật ngữ/Chủ đề:
[ ][ ] 651. Từ khóa địa danh:
$a. Tên địa danh:
[#][#] 653$a. Từ khóa tự do:

$a.

$a.

$a.

$a.

$a.

$a.

$a.

$a.

[#][#] 691$a. Chủ đề:
[ ][ ] 700. Tiêu đề mô tả bổ sung – tác giả cá nhân:
$a. Tên:

$e. Trách nhiệm:

$a. Tên:

$e. Trách nhiệm:

$a. Tên:

$e. Trách nhiệm:

[ ][#] 710. Tiêu đề mô tả bổ sung – tác giả tập thể:
$a. Tên:

$e. Trách nhiệm:

[#][#] 852. Nơi lưu giữ:
$a. Nơi lưu giữ:
$b. Kho:

$j. Số ĐKCB:
[ ][ ] 910. Thông tin nội bộ:
$b. Người nhập tin:

$d. Ngày nhập tin:


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, khoa học công nghệ (KHCN) và công nghệ thông tin (CNTT) phát
triển mạnh mẽ đã làm thay đổi mọi mặt trên các lĩnh vực của đời sống. Đặc biệt là
trong lĩnh vực thông tin - thư viện. Trong thời đại của xã hội thông tin và nền kinh tế tri
thức, thời đại của thông tin điện tử và công nghệ số, hoạt động thông tin - thư viện đều
dựa trên nền tảng của công nghệ hiện đại, đặc biệt là công nghệ thông tin và truyền
thông.
Những thành tựu đạt được đã chứng minh tầm quan trọng không nhỏ của việc
ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin – thư viện. Vì vậy, việc ứng
dụng CNTT, xây dựng hệ thống thông tin - thư viện tự động hóa đã trở thành yêu cầu
mang tính khách quan, là xu thế phát triển tất yếu của tất cả các cơ quan thông tin thư
viện hiện nay.
Với việc ứng dụng các thành tựu công nghệ hiện đại đã mang lại nhiều tiện ích,
công tác thông tin thư viện được tự động hóa, giảm được tối đa công sức và thời gian
lao động cho cán bộ thư viện, thỏa mãn được các nhu cầu của người dùng tin một cách
nhanh chóng, chính xác, kịp thời.
Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải (gọi tắt là Trung
tâm) là một thư viện lớn hàng đầu cả nước được ứng dụng CNTT hiện đại từ rất sớm
như Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib, công nghệ Barcode, công nghệ RFID là các
công nghệ hàng đầu nhằm tin học hóa, tự động hóa hoạt động thông tin – thư viện.
Qua quá trình ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib và các công nghệ mới
cho thấy, trong họat động thông tin – thư viện của Trung tâm đã đạt được những thành

tựu đáng kể, song còn tồn tại những khó khăn và hạn chế nhất định. Vì vậy, em đã
mạnh dạn lựa chọn nghiên cứu đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm
Thông tin – Thƣ viện Đại học Giao thông Vận tải – Thực trạng và giải pháp”, hi
vọng đề tài nghiên cứu từ việc tìm hiểu thực trạng sẽ đưa ra được những giải pháp hữu
ích, mang tính khả thi và có những tác động tích cực nhằm khắc phục được hạn chế,


nâng cao và phát huy được tối đa hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung
tâm.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở tìm hiểu, khảo sát thực tế tại Trung tâm
Thông tin – thư viện Đại học Giao thông vận tải, khóa luận phân tích thực trạng và đưa
ra nhận xét, đánh giá ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib và các công nghệ
mới tại Trung tâm, từ đó đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc ứng
dụng CNTT trong hoạt động thông tin – thư viện .
- Nhiệm vụ nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu thực hiện những nhiệm vụ sau:
+ Tìm hiểu về phần mềm iLib, công nghệ Barcode và công nghệ RFID của TT
TT-TV ĐH GTVT.
+ Nghiên cứu thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib và các
công nghệ mới tại Trung tâm.
+ Đánh giá ưu, nhược điểm và đưa ra những giải pháp khả thi nhằm nâng cao
hiệu quả của việc ứng dụng CNTT tại Trung tâm trong thời gian tới.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Trung tâm Thông tin – thư viện trường Đại học Giao thông Vận tải đã và đang
ứng dụng nhiều phần mềm cũng như các công nghệ mới trong hoạt động thông tin –
thư viện, tuy nhiên do hạn chế về thời gian, trình độ, sức khỏe nên em chỉ tập trung
nghiên cứu 3 phần mềm và công nghệ quan trọng hiện đang được ứng dụng tại Trung
tâm là Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib, công nghệ Barcode và công nghệ RFID.
- Đối tượng nghiên cứu: Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib, công nghệ Barcode,
công nghệ RFID.

- Phạm vi nghiên cứu: tại Trung tâm Thông tin – thư viện trường Đại học Giao
thông Vận tải.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu


Các phương pháp được sử dụng trong quá trình thực hiện đề tài:
Phương pháp quan sát
Phương pháp thu thập thông tin
Phương pháp phân tích tổng hợp
5. Những đóng góp của đề tài
Từ việc khái quát được thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib,
công nghệ Barcode và công nghệ RFID, đề tài đưa ra những nhận xét, đánh giá về ưu
điểm, hạn chế cũng như thuận lợi, khó khăn trong quá trình ứng dụng iLib và các công
nghệ mới tại TT TT-TV ĐHGTVT. Trên cơ sở đó, đề ra những giải pháp hữu ích và
thiết thực, giúp cho Trung tâm có thêm những kinh nghiệm nâng cao hơn nữa hiệu quả
của việc ứng CNTT trong hoạt động của Trung tâm.
6. Bố cục của khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục các từ viết
tắt và phụ lục, khóa luận gồm 3 chương chính như sau:
Chương 1: Khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông
Vận tải trước công cuộc đổi mới giáo dục và đào tạo
Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin –
Thư viện Đại học Giao thông Vận tải
Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng
công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải


NỘI DUNG
CHƢƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN ĐẠI
HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƢỚC CÔNG CUỘC ĐỔI MỚI

GIÁO

DỤC VÀ ĐÀO TẠO
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm
Trung tâm Thông tin – thư viện Đại học Giao thông Vận tải đã có lịch sử khá
lâu dài cùng với sự ra đời và phát triển của Trường Đại học Giao thông Vận tải Hà Nội.
Ban đầu, Thư viện là một bộ phận trực thuộc Phòng giáo vụ (năm 1962).
Từ năm 1965 – 1973, Thư viện đã nhiều lần cùng Nhà trường phải đi sơ tán, sau
đó trở về Hà Nội tiếp tục sự nghiệp giáo dục và đào tạo, phục vụ công tác dạy và học
của các cán bộ, giáo viên, sinh viên trong Nhà trường.
Đến năm 1975, nhóm nghiệp vụ Thư viện được hình thành.
Năm 1980, Thư viện tách thành hai bộ phận khác nhau: Tổ giáo trình gồm 5
người trực thuộc Phòng giáo vụ và Tổ thư viện gồm 7 người trực thuộc Ban nghiên cứu
khoa học.
Năm 1984, Thư viện chính thức thành lập như một đơn vị độc lập trực thuộc
Ban giám hiệu.
Ngày 21/02/2002, Thư viện Trường Đại học Giao thông vận tải Hà Nội đổi tên
thành Trung tâm thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải theo Quyết định số
753QĐ-BGD&ĐT-TCCB của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Cơ cấu tổ chức gồm 01 Giám
đốc, 02 Phó Giám đốc, kết hợp với phòng quản trị mạng có 25 cán bộ.
Thư viện đã được quan tâm đầu tư với các dự án mức A, B của Ngân hàng Thế
giới, xây dựng và trang bị được hệ thống cơ sở vật chất – kỹ thuật khá hiện đại. Năm


2004, Thư viện được đầu tư với dự án giáo dục mức C. Trung tâm Thông tin – Thư
viện được bố trí tại Nhà A8 với diện tích gần 4000m2 . Đến nay, Thư viện đã có đầy đủ
các tính năng theo tiêu chuẩn của một thư viện hiện đại, trở thành một trong những thư
viện đại học lớn, hiện đại hàng đầu cả nước.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm

1.2.1. Chức năng
TT TT-TV ĐH GTVT nằm trong hệ thống cơ cấu tổ chức của trường ĐH
GTVTHN, là trung tâm thông tin thư viện chuyên ngành. Vì vậy, Trung tâm vừa mang
chức năng chung của một trung tâm thông tin – thư viện, vừa có chức năng riêng phục
vụ cho chuyên ngành giao thông vận tải của Nhà trường.
- Giữ gìn, bảo quản giáo trình, tài liệu tham khảo, thông tin khoa học phục vụ
cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học của nhà trường.
- Thu thập, tàng trữ, tổ chức khai thác và sử dụng vốn tài liệu, cung cấp nguồn
thông tin tài liệu chuyên ngành lĩnh vực giao thông vận tải phục vụ nhu cầu học tập,
nghiên cứu, đào tạo…của các cán bộ, học viên, sinh viên trong toàn trường.
- Bổ sung, khai thác, xử lý tài liệu, xây dựng hệ thống tra cứu tin thích hợp, thiết
lập mạng lưới truy nhập thông tin hiện đại, giới thiệu tài liệu mới, tổ chức phục vụ
người đọc đạt hiệu quả cao.
1.2.2. Nhiệm vụ
- Là một đơn vị trực thuộc Ban giám hiệu, Trung tâm TT – TV có nhiệm vụ tổ
chức, phát triển các dịch vụ thông tin tư liệu phục vụ công tác giảng dạy, nghiên cứu,
học tập cho cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường ĐH GTVT. Ngoài ra, Trung
tâm TT – TV là một thành viên của Hiệp hội thư viện các trường đại học phía Bắc và
hoạt động theo quy chế của Hiệp hội.
- Phục vụ hiệu quả nguồn thông tin khoa học kỹ thuật, tài liệu chuyên ngành
lĩnh vực giao thông vận tải đáp ứng nhu cầu của người dùng tin.
- Hỗ trợ kiến thức cho người dùng tin đáp ứng chất lượng giáo dục và đào tạo.
- Tăng cường quan hệ hợp tác, trao đổi, chia sẻ nguồn lực thông tin với các cơ
quan, tổ chức, trung tâm thông tin – thư viện trong nước và quốc tế.


1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Trung tâm
1.3.1. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm được bố trí theo chức năng và nhiệm vụ của từng
bộ phận:

- Ban Giám đốc: chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý và điều hành mọi hoạt động
của Thư viện.
- Phòng nghiệp vụ: thực hiện công tác thu thập, bổ sung, xử lý tài liệu, xử lý thư
mục, làm thẻ thư viện.
- Phòng mượn: có nhiệm vụ tổ chức dịch vụ mượn/trả sách, bao gồm sách giáo
trình, bài giảng, sách tham khảo cho cán bộ, giảng viên, sinh viên trong trường.
- Hệ thống các phòng đọc bao gồm: Phòng đọc sách tiếng Việt; Phòng đọc sách
ngoại văn, báo – tạp chí, luận án – luận văn, nghiên cứu khoa học; Phòng đọc tạp chí
đóng quyển; Phòng đọc điện tử.
Các phòng đọc có nhiệm vụ tổ chức phục vụ người dùng tin đọc tại chỗ các tài
liệu chuyên ngành giao thông vận tải.
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm thể hiện qua sơ đồ sau:


Tầng
7

Phòng đọc sách tiếng nước ngoài trước
năm 1990/ Tạp chí đóng quyển

Phòng
Hội thảo

Phòng đọc
Điện tử

Tầng
6

Phòng

Máy chủ

Phòng
Phó GĐ

Phòng đọc Báo – Tạp chí/Sách ngoại
văn, luận án, luận văn, NCKH

Tầng
5

Phòng
Phó GĐ

Phòng
GĐ

Phòng đọc
Sách tiếng Việt

Tầng
4

Phòng
Nghiệp vụ/Làm thẻ

Phòng mượn
Giáo trình/Sách tham khảo

Tầng

1

Nhà sách

Hình 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của các phòng ban tại Trung tâm
+ Tầng 1: Nhà sách
Nhà sách Giao thông vận tải cung cấp cho bạn đọc có nhu cầu mua các loại sách
giáo trình, sách tham khảo, các sách chuyên ngành, chuyên sâu về lĩnh vực giao thông
vận tải,…Chủ yếu là sách của NXB Giao thông vận tải, NXB Xây dựng, NXB Khoa
học và Kỹ thuật,…
+ Tầng 4: Phòng mượn, Phòng nghiệp vụ/Làm thẻ thư viện
Phòng mượn: Là nơi tổ chức dịch vụ mượn sách, bao gồm cả giáo trình, bài
giảng, sách tham khảo bằng các ngôn ngữ khác nhau.
Hình thức phục vụ: Kho kín.
Phòng nghiệp vụ/Làm thẻ thư viện: Là nơi thu thập, bổ sung, xử lý tài liệu. Nhận
đăng ký làm thẻ thư viện, in và trả thẻ thư viện theo đúng kế hoạch Trung tâm đặt ra.
+ Tầng 5: Phòng đọc sách tiếng Việt


Đây là nơi bạn đọc có thể tìm đọc các loại giáo trình, bài giảng, sách tham khảo
bằng tiếng Việt.
Hình thức phục vụ: Kho mở.
+ Tầng 6: Phòng đọc sách ngoại văn, luận văn, luận án, nghiên cứu khoa
học/Báo-Tạp chí
Sách ngoại văn: Bạn đọc có thể tìm đọc các loại sách tham khảo bằng tiếng Anh,
tiếng Pháp, tiếng Nga về mọi lĩnh vực chuyên môn. Tại đây tài liệu được xếp theo môn
loại và trong từng môn loại chúng lại được xếp theo trật tự ngôn ngữ: tiếng Anh, tiếng
Nga, tiếng Đức, tiếng Pháp, tiếng Trung và trật tự ABC.
Luận văn, luận án, nghiên cứu khoa học: Bạn đọc có thể tìm đọc các luận văn
thạc sỹ, luận án tiến sỹ bảo vệ tại trường trong những năm gần đây, các nghiên cứu

khoa học cấp Nhà nước, cấp Bộ, cấp trường do các cán bộ, giảng viên nhà trường thực
hiện. Bạn đọc còn có thể tìm đọc các nghiên cứu khoa học sinh viên đạt giải cấp Bộ
trong thời gian qua.
Báo – Tạp chí: Với gần 200 đầu báo và tạp chí bằng tiếng Việt và tiếng nước
ngoài, từ báo Trung ương đến báo ngành, thỏa mãn nhu cầu bạn đọc trong mọi lĩnh vực
chuyên môn, thể thao, văn hóa, giải trí…Tại đây, bạn đọc có thể tiếp cận với những tạp
chí chuyên ngành của các NXB nổi tiếng nhất bằng các ngôn ngữ Anh, Đức, Nga,
Pháp, Trung.
Cách sắp xếp Báo – Tạp chí:
Báo ngày được sắp xếp theo trật tự ABC của tên báo.
Tạp chí tiếng Việt được chia thành hai nhóm chính: Giải trí và chuyên ngành. Tạp
chí giải trí được sắp xếp theo trật tự ABC của tên tạp chí, tạp chí chuyên ngành được
sắp xếp theo lĩnh vực chuyên ngành và trong từng chuyên ngành lại được sắp xếp theo
trật tự ABC.


Tạp chí chuyên ngành bằng tiếng nước ngoài được sắp xếp theo trật tự ngôn ngữ:
tiếng Nga, tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Trung và trong từng ngôn ngữ, các
tạp chí lại được sắp xếp theo lĩnh vực chuyên ngành và trật tự ABC.
Hình thức phục vụ: Kho mở.
+ Tầng 7: Phòng đọc sách tiếng nước ngoài trước năm 1990/ Tạp chí đóng
quyển, Phòng đọc điện tử, Phòng hội thảo.
Phòng đọc sách tiếng nước ngoài trước năm 1990/ Tạp chí đóng quyển: Tại đây
bạn đọc có thể tìm đọc các loại tạp chí chuyên ngành, các tên sách xuất bản từ những
năm 50-60 bằng các ngôn ngữ Anh, Đức, Nga, Pháp,…Khi có nhu cầu bạn đọc có thể
mượn sách về nhà sử dụng theo quy định của Thư viện.
Hình thức phục vụ: Kho mở
Phòng đọc điện tử: Với hệ thống máy tính hiện đại kết nối mạng Internet cho
phép bạn đọc tiếp cận và sử dụng một loại hình dịch vụ mới trong thư viện: đọc tài liệu
điện tử. Bạn đọc không chỉ đọc các tài liệu toàn văn từ CSDL mà TT TT – TV đã xây

dựng mà còn có thể tiếp cận và khai thác các nguồn thông tin quý giá khác trên mạng
Internet.
Phòng hội thảo: Với hệ thống âm thanh, máy chiếu, bảng Copy plus
Electronic,…hiện đại, đây là nơi lý tưởng để tổ chức các cuộc hội thảo chuyên ngành
trong nước và quốc tế.

1.3.2. Đội ngũ cán bộ
Hiện nay, Thư viện có tổng số 19 cán bộ, bao gồm 01 Giám đốc, 01 Phó Giám
đốc và 17 nhân viên thư viện. Trong đó, có 12 cán bộ chuyên ngành thông tin thư viện,
07 cán bộ ngoài ngành.
Phân theo trình độ học vấn:
+ Cao học: 04 cán bộ (21%)


+ Đại học: 15 cán bộ (79%).
Phân theo độ tuổi:
+ Từ 25 – 40 tuổi: 14 người (73%)
+ Từ 40 – 50 tuổi: 05 người (27%)
1.4. Cơ sở vật chất – kỹ thuật
TT TT-TV ĐH GTVT đã xây dựng một hệ thống cơ sở vật chất – kỹ thuật hoàn
thiện, đồng bộ, hiện đại. Hầu hết trang thiết bị của Trung tâm được dự án mức C trang
bị mới từ đầu với đủ hệ thống bàn ghế, giá sách, tủ kệ, đèn, quạt, máy điều hòa, máy
tính, máy in, máy photo,…và hệ thống thông tin hiện đại đảm bảo đáp ứng nhu cầu của
người dùng tin. Bao gồm:
- Hệ thống máy chủ:
Thư viện hiện có 17 máy chủ tập trung tại tầng 6, quản lý mọi dữ liệu tại Thư
viện. Ví dụ: Máy chủ quản lý CSDL nói chung (ILIB, DLIB), máy chủ quản lý việc sử
dụng E-mail, cổng thông tin điện tử,…
-

Hệ thống máy trạm, bao gồm:

+ Máy trạm nghiệp vụ: có 20 máy trạm nghiệp vụ phục vụ công tác xử lý, lưu
thông tài liệu, quản lý người dùng tin…
+ Máy trạm tra cứu tài liệu: gồm 12 máy phục vụ tra tìm tài liệu, được bố trí tại
các phòng: Phòng mượn tầng 4 có 05 máy, phòng đọc tầng 5 có 05 máy, phòng đọc
tầng 6 có 02 máy.
+ Máy trạm tra cứu thông tin và đọc tài liệu điện tử: có 60 máy tại Phòng đọc
điện tử tầng 7.
- Hệ thống camera: Thư viện hiện có 30 camera có khả năng lưu giữ hình ảnh,
được lắp đặt ở tất cả các phòng từ tầng 4 đến tầng 7 nhằm kiểm soát, quản lý bạn đọc.
- Hệ thống máy quét thẻ tự động: có 05 máy, bố trí ở các phòng phục vụ và
phòng nghiệp vụ.


- Hệ thống cổng từ: Các phòng đọc từ tầng 5 đến tầng 7 đều được lắp đặt hệ
thống cổng an ninh kép RFID (Radio Frequency Identification) để kiểm soát chống mất
cắp tài liệu.
- Hệ thống máy điều hòa: Tất cả các phòng tại Thư viện đều được trang bị hệ
thống điều hòa nhiệt độ với 13 tủ điều hòa nhiệt độ 50.000 PTU và 20 máy điều hòa
treo tường 18.000 PTU.
- Hệ thống máy in mạng, máy photo: Thư viện được trang bị đầy đủ hệ thống
máy in mạng, máy photo đảm bảo đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người dùng tin.
- Chỗ ngồi cho bạn đọc: 606 chỗ, trong đó:
Phòng mượn tầng 4: 88 chỗ
Phòng đọc tầng 5: 280 chỗ
Phòng đọc tầng 6: 150 chỗ
Phòng đọc điện tử tầng 7: 88 chỗ
-

Phần mềm Thư viện:

Năm 2004, được đầu tư với dự án giáo dục mức C, Thư viện đã triển khai ứng
dụng 2 phần mềm thư viện lớn của Công ty CMC:
+ Phần mềm thư viện điện tử ILIB (hay còn gọi là Hệ quản trị thư viện tích hợp)
ứng dụng trong tất cả các hoạt động nghiệp vụ cũng như công tác phục vụ người dùng
tin tại Thư viện.
Hệ quản trị thư viện tích hợp ILIB gồm các modul:
Modul Bổ sung
Modul Biên mục
Modul Lưu thông
Modul Báo, tạp chí
Modul Quản lý kho


Modul Quản trị hệ thống
+ Phần mềm quản lý dữ liệu số DLIB: giúp Thư viện xây dựng và quản lý tài
nguyên số.
+ Ngoài ra, Thư viện còn ứng dụng các công nghệ hiện đại khác như công nghệ
Barcode, công nghệ RFID - công nghệ dùng sóng radio phục vụ công tác quản lý,
thống kê tài liệu trong thư viện.
1.5. Nguồn lực thông tin
1.5.1. Vốn tài liệu
TT TT – TV có nguồn tài liệu phong phú với trên 100.000 bản tài liệu truyền
thống in trên giấy bao gồm giáo trình, bài giảng, sách tham khảo, tạp chí, luận văn,
luận án, nghiên cứu khoa học bằng tiếng Việt và các ngôn ngữ Anh, Nga, Pháp, Đức,
Trung…
Ngoài ra, là một thư viện điện tử hiện đại, TT TT – TV còn cung cấp tư liệu cho bạn
đọc qua đĩa CD – ROM, qua các trang tài liệu điện tử miễn phí, qua các nguồn tài liệu
điện tử mua theo nhu cầu của NDT, hoặc CSDL điện tử do Trung tâm tự xây dựng.

- Tài liệu truyền thống, bao gồm:
Sách: gồm 22.376 tên = 139.448 cuốn

STT

Dạng tài liệu

Tên

Cuốn

1

Sách giáo trình

3.495

84.484

2

Sách tham khảo

15.243

48.857

3

Tài liệu tra cứu

3.050

3.421

4

Bài giảng

162

324


5

Luận văn, luận án

6

Nghiên cứu khoa học

2.300
426

426

Bảng 1.1. Thống kê số lượng sách năm 2011
Báo - tạp chí: gần 200 tên
Dạng tài liệu

STT

Tên

1

Báo tiếng Việt

37

2

Tạp chí giải trí tiếng Việt

25

3

Tạp chí chuyên ngành tiếng Việt

15

4

Tạp chí ngoại văn

162

5

Luận văn, luận án

20

6

Tạp chí đóng quyển

Cuốn

4.191

Bảng 1.2. Thống kê số lượng Báo – tạp chí năm 2011
- Tài liệu điện tử, gồm có:
CSDL thư mục, tổng số hơn 18.962 biểu ghi, trong đó:
+ CSDL sách: 14.971 biểu ghi
+ CSDL báo, tạp chí đóng quyển: 1.106 biểu ghi
+ CSDL luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học: gần 2.000 biểu ghi
+ CSDL sách lưu chiểu: 732 biểu ghi
CSDL toàn văn, gồm: 52 tên giáo trình và 150 tên Luận án, luận văn, đề tài
nghiên cứu.


CSDL trực tuyến: Ngoài một số CSDL trực tuyến do Trung tâm tự xây dựng,
Trung tâm còn thực hiện mua, trao đổi các tài nguyên thông tin trực tuyến phong phú
như: CSDL Tiêu chuẩn Giao thông vận tải; CSDL Tiêu chuẩn Giao thông vận tải của
Viện tiêu chuẩn Anh (BSI); Tạp chí điện tử của Viện điện - điện tử - kỹ thuật Mỹ,…;
một số sách điện tử và các nguồn tin CSDL Offline, các nguồn tin từ Internet…
+ Hệ thống đĩa CD-Rom gồm: trên 2.200 đĩa CD-ROM.

1.5.2. Các dịch vụ thông tin – thƣ viện
Trung tâm Thông tin – thư viện Đại học Giao thông Vận tải cung cấp cho bạn
đọc các loại hình dịch vụ sau:
- Dịch vụ cho mượn tài liệu về nhà :
Cung cấp cho bạn đọc quyền sử dụng giáo trình, sách tham khảo có tại Thư viện
trong một khoảng thời gian nhất định theo quy định của Trung tâm.
Kho sách giáo trình được bố trí tại tầng 4 của Thư viện, được tổ chức theo hình
thức kho đóng. Số lượng giáo trình trong kho chiếm số lượng lớn (khoảng 1/3 tổng số
vốn tài liệu của thư viện), bao gồm các loại giáo trình, sách tham khảo của các tác giả
trong và ngoài nước, được in tại NXB Giao thông vận tải hoặc các NXB khác.
Bạn đọc có thẻ thư viện được sử dụng dịch vụ mượn tài liệu về nhà theo đúng
quy định của Trung tâm.
Số lượng sách tối đa bạn đọc được mượn như sau: Cán bộ, giảng viên, công nhân
viên có thể mượn tối đa 3 cuốn đối với sách tham khảo và không quá 7 cuốn đối với
sách giáo trình. Bạn đọc là sinh viên được mượn tối đa 2 cuốn đối với sách tham khảo
và sách giáo trình được mượn theo thời khóa biểu do Phòng đào tạo ban hành.
Thời gian mượn sách đối với cả cán bộ, giảng viên và sinh viên theo quy định
như sau: Thời hạn trả sách giáo trình được ấn định là trong vòng 10 ngày sau khi thi
môn cuối cùng của học kỳ theo lịch thi do Phòng đào tạo ban hành. Sách tham khảo
được trả sau 15 ngày kể từ ngày làm thủ tục mượn.


Bạn đọc khi mượn sách giáo trình phải nộp tiền khấu hao sách bằng 25% giá bìa
cho một học kỳ (trừ bạn đọc là cán bộ, giảng viên, công nhân viên).
Quy trình sử dụng dịch vụ mượn tài liệu rất dễ dàng: Bạn đọc tra cứu tìm tài liệu
cần thiết, viết phiếu yêu cầu, sau đó cán bộ thư viện sẽ lấy sách, quét thẻ mượn qua
phần mềm iLib để biết thông tin về bạn đọc và tiến hành các thủ tục mượn.
- Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ:
Với 4 phòng đọc mở bao gồm phòng đọc sách tiếng Việt, phòng đọc sách ngoại
văn, phòng đọc báo – tạp chí, phòng đọc điện tử, bố trí tại tầng 5, tầng 6, tầng 7 đảm

bảo đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bạn đọc.
Tổ chức theo hình thức kho mở, tài liệu được xếp giá theo chỉ số phân loại
DDC. Bạn đọc có thể tra cứu tìm tài liệu cần thiết qua hệ thống tra cứu mục lục trực
tuyến OPAC, tìm ra chỉ số phân loại, chỉ số Cutter của tài liệu để xác định vị trí của tài
liệu trên giá. Bạn đọc được phép tự lựa chọn lấy tài liệu trên giá xuống sử dụng, mỗi
lần chỉ lấy tối đa 02 tài liệu, khi sử dụng xong trả tài liệu vào đúng vị trí cũ trên giá.
- Dịch vụ tham khảo: cung cấp thông tin theo nhu cầu học tập và nghiên cứu tại
Trung tâm và trợ giúp bạn đọc sử dụng tốt nhất tài liệu và thông tin từ nhiều nguồn
khác nhau.
- Dịch vụ cung cấp thông tin chọn lọc: cung cấp thông tin theo chủ đề được
chọn lọc từ sách, báo - tạp chí, đĩa từ, CD-ROM, thông tin trực tuyến theo nhu cầu của
độc giả.
- Dịch vụ Internet: Trung tâm hiện có hai phòng Internet được bố trí tại Ký túc
xá Láng và khu vực Cầu Giấy, mở cửa từ thứ Hai đến thứ Bảy hàng tuần, cho phép bạn
đọc truy cập vào mạng Internet theo nhu cầu và theo quy định của Trung tâm.
- Dịch vụ tra cứu thông tin trực tuyến qua OPAC: Tra cứu mục lục trực tuyến
giúp bạn đọc thông qua hệ thống mạng máy tính có thể tìm được thông tin về các tài
liệu có trong CSDL của thư viện.


OPAC cho phép bạn đọc tìm tin theo nhiều tiêu chí, ở nhiều chế độ khác nhau
như: tìm kiếm cơ bản, tìm kiếm nâng cao và tìm theo biểu thức, hỗ trợ các toán tử tìm
kiếm (AND, OR, NOT,…).
Qua OPAC, bạn đọc có thể:
+ Tra cứu tìm tin
+ Đăng ký mượn tài liệu qua mạng
+ Xem thông tin người dùng, xin gia hạn tài liệu
+ Liên kết với các thư viện theo tiêu chuẩn Z39.50
+ Được thông báo sách mới
+ Liên kết với các trang Web để tìm tin trên Internet

+ Trợ giúp sử dụng
+ Gửi thư góp ý cho thư viện
- Dịch vụ sao chép, in ấn tài liệu: Đáp ứng nhu cầu in ấn, sao chép tài liệu từ các
nguồn khác nhau như tài liệu in hay tài liệu điện tử theo nhu cầu của bạn đọc và theo
quy định của Trung tâm.
Bạn đọc tra cứu tài liệu truy cập vào địa chỉ .
- Dịch vụ thông báo sách mới: Thư viện thường xuyên cập nhật danh sách các
tài liệu mới nhập trên mục lục trực tuyến OPAC.
- Dịch vụ hướng dẫn NDT: Hướng dẫn tổng quát về Trung tâm và cách tiếp cận,
sử dụng các nguồn lực thông tin trên giấy, Internet, cách thức sử dụng OPAC và cổng
thông tin điện tử,…
- Các dịch vụ khác: Ngoài các dịch vụ cung cấp thông tin, Trung tâm còn có
nhiều dịch vụ khác như tổ chức, hỗ trợ hội nghị, hội thảo, các lớp chuyên đề,…


Bạn đọc có thể đến sử dụng tất cả các dịch vụ trong thời gian làm việc và phục
vụ của Trung tâm: Từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần, trừ các ngày Quốc lễ hoặc các đợt
sinh hoạt chung theo lịch của nhà trường.
Thời gian làm việc trong ngày:
Mùa Hè:

Mùa Đông:

Sáng:

7h30 – 11h30

Chiều:

13h30 – 16h30

Sáng:

8h – 11h30

Chiều:

13h30 – 16h30

1.6. Ngƣời dùng tin và nhu cầu tin
- Đối tượng phục vụ của Trung tâm là toàn thể cán bộ, giảng viên, công nhân
viên, cán bộ nghiên cứu khoa học và sinh viên thuộc hệ chính quy hiện đang công tác
và học tập tại trường ĐH GTVT đều được làm thẻ thư viện và sử dụng các dịch vụ của
Trung tâm. Sinh viên thuộc hệ tại chức, chuyên tu, bằng II, cao học, nghiên cứu sinh
được làm thẻ và sử dụng các dịch vụ tại phòng đọc.
Có thể phân chia thành các nhóm đối tượng người dùng tin như:
+ Nhóm NDT là cán bộ lãnh đạo quản lý (là Ban Giám hiệu, trưởng khoa,
trưởng bộ môn,…)
Đây là nhóm NDT chiếm số lượng ít nhất, chỉ chiếm khoảng 5% trong tổng số
lượng NDT mà Thư viện phục vụ nhưng lại là nhóm NDT đặc biệt quan trọng, đóng
vai trò quan trọng trong sự phát triển của Nhà trường. Họ là những người vừa tham gia
giảng dạy, vừa làm công tác quản lý, trực tiếp đưa ra các quyết định, đề ra các mục tiêu
và định hướng phát triển của trường.
Do tính chất và đặc thù công việc vừa làm công tác quản lý, vừa tham gia giảng
dạy nên họ là những người có chuyên môn cao, hình thức phục vụ thông tin cho họ chủ
yếu dưới dạng các tổng quan, tổng luận, các thông tin, bản tin chọn lọc,...đồng thời họ
cũng là người cung cấp những thông tin có giá trị, có thể khai thác nhằm phát triển
nguồn lực thông tin phù hợp với lĩnh vực đào tạo của trường.

+ Nhóm NDT là giảng viên và cán bộ nghiên cứu
Đây là nhóm người có trình độ chuyên môn và khả năng sử dụng ngoại ngữ cao.
Họ là những người trực tiếp tham gia vào quá trình đào tạo của trường, vừa là chủ thể
thông tin, vừa là người dùng tin thường xuyên của thư viện. Do tham gia giảng dạy và
nghiên cứu nên họ thường xuyên phải cập nhật kiến thức mới, công nghệ mới và
chuyên sâu liên quan trực tiếp đến lĩnh vực mà họ giảng dạy, nghiên cứu. Vì vậy, các
thông tin phục vụ cho nhóm NDT này là các thông tin chuyên sâu, có tính cập nhật về
khoa học công nghệ thuộc các lĩnh vực đào tạo của trường. Đó thường là các thông tin
có chọn lọc về khoa học và công nghệ, danh mục tài liệu chuyên ngành mới hoặc sắp
xuất bản, thông tin tài liệu chuyên ngành, chuyên sâu về các lĩnh vực,…
+ Nhóm NDT là học viên cao học
Họ là những người đã tốt nghiệp đại học, đang nghiên cứu chuyên sâu về một
lĩnh vực cụ thể. Do đó, nguồn thông tin phục vụ cho nhóm NDT này chủ yếu là các tài
liệu mang tính chất chuyên ngành sâu phù hợp với chương trình học hoặc đề tài mà họ
nghiên cứu như các sách, báo, tạp chí chuyên ngành, các CSDL và tài liệu điện tử,…
+ Nhóm NDT là sinh viên
Đây là đối tượng NDT chủ yếu, đông đảo nhất của thư viện. Nhu cầu tin của họ
rất phong phú, đa dạng nhưng chủ yếu là nhu cầu về các nguồn tài liệu như sách giáo
trình, sách tham khảo, sách tra cứu,…tại các phòng đọc sách tiếng Việt, sách ngoại văn
của thư viện.
- Nhu cầu tin của bạn đọc tại Thư viện rất phong phú, đa dạng và chủ yếu có xu
hướng chuyên sâu theo ngành đào tạo.
Người dùng tin có trình độ học vấn cao và tương đối đồng đều.
1.7. Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin - thƣ viện của
Trung tâm và đối với sự nghiệp giáo dục của Nhà trƣờng
Trung tâm Thông tin – thư viện Đại học Giao thông Vận tải bắt đầu triển khai
ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của Trung tâm từ khá sớm (năm


2002). Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin đã khẳng định được những vai trò quan

trọng không chỉ trong hoạt động thông tin – thư viện của Trung tâm nói riêng mà còn
có nhiều đóng góp không nhỏ đối với sự nghiệp phát triển giáo dục của trường Đại học
Giao thông Vận tải nói chung.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã góp phần tự động hóa các hoạt động
trong thư viện, tiết kiệm được thời gian, sức lao động của cán bộ thư viện, cung cấp
cho người dùng tin những sản phầm và dịch vụ thông tin tiện ích, hiện đại, đáp ứng
được nhanh chóng, hiệu quả và kịp thời, thỏa mãn một cách tối đa nhu cầu của người
dùng tin.
Công nghệ thông tin cũng đã và đang trở thành một công cụ quan trọng, thiết
thực, là động lực mạnh mẽ thúc đẩy sự nghiệp đổi mới giáo dục của Nhà trường.
Công nghệ thông tin đã mở ra triển vọng to lớn trong việc đổi mới các phương
pháp, hình thức dạy và học của giáo viên và sinh viên trong Nhà trường. Các hình thức
dạy học như dạy học đồng loạt, dạy theo nhóm, dạy cá nhân cũng có những đổi mới
trong môi trường công nghệ thông tin và truyền thông. Chẳng hạn, cá nhân làm việc tự
lực với máy tính, với Internet, dạy học theo hình thức lớp học phân tán qua mang, dạy
học qua cầu truyền hình.
Với việc ứng dụng CNTT trong hoạt động giáo dục, hình thức đào tạo từ xa
cũng ngày càng phát triển mạnh mẽ trở thành phương thức giáo dục mới đem lại hiệu
quả kinh tế, xã hội to lớn và được coi như một hình thức kinh doanh mang lại lợi nhuận
cao. Hình thức đào tạo này cũng đem lại rất nhiều lợi ích cho người học, nó cho phép
sinh viên học hoàn toàn từ xa qua mạng Internet với thời gian, địa điểm học tự sắp xếp
sao cho phù hợp nhất với điều kiện của mình mà không cần đến nơi đào tạo.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong dạy học đã góp phần nâng cao một bước cơ
bản chất lượng học tập cho sinh viên, tạo ra một môi trường giáo dục mang tính tương
tác cao chứ không đơn thuần chỉ là “thầy đọc, trò chép” như kiểu truyền thống, sinh
viên được khuyến khích và tạo điều kiện để chủ động tìm kiếm tri thức, sắp xếp hợp lý
quá trình tự học tập, tự rèn luyện của bản thân mình.


Công nghệ thông tin đã làm thay đổi phương thức đào tạo, đem lại một công cụ,

một phương pháp giảng dạy và học tập mới mẻ và hiện đại, nhiều tính năng. Nó giúp
phổ biến những kiến thức mới nhất, nhanh nhất đến từng người học.
Những thí nghiệm, tài liệu được cung cấp bằng nhiều kênh: kênh hình, kênh
chữ, âm thanh sống động làm cho học sinh dễ thấy, dễ tiếp thu và bằng suy luận có lý,
học sinh có thể có những dự đoán về các tính chất, những quy luật mới. Đây là một
công dụng lớn của công nghệ thông tin và truyền thông trong quá trình đổi mới phương
pháp dạy học.
Nhờ có công nghệ thông tin mà việc thiết kế giáo án và giảng dạy trên máy tính
trở nên sinh động hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian hơn so với cách dạy theo phương
pháp truyền thống, chỉ cần “bấm chuột”, vài giây sau trên màn hình hiện ra ngay nội
dung của bài giảng với những hình ảnh, âm thanh sống động thu hút được sự chú ý và
tạo hứng thú nơi học sinh. Thông qua giáo án điện tử, giáo viên cũng có nhiều thời gian
đặt các câu hỏi gợi mở tạo điều kiện cho học sinh hoạt động nhiều hơn trong giờ học.
Những khả năng mới mẻ và ưu việt này của công nghệ thông tin và truyền thông đã
nhanh chóng làm thay đổi cách sống, cách làm việc, cách học tập, cách tư duy và quan
trọng hơn cả là cách ra quyết định của con người.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông góp phần làm cho việc phổ
biến tri thức thuận tiện và nhanh chóng. Thực tế công nghệ thông tin đã và đang giúp
cho đội ngũ giảng viên, sinh viên ngày càng nâng cao và cập nhật kiến thức chuyên
môn trong hoạt động học tập, nghiên cứu của mình.
Những ngân hàng dữ liệu khổng lồ và đa dạng được kết nối với nhau và với
người sử dụng qua những mạng máy tính có thể được khai thác để tạo nên những điều
kiện cực kì thuận lợi và nhiều khi không thể thiếu để học tập một cách tự giác, tích cực
và sáng tạo.
Với những vai trò vô cùng quan trọng như trên, việc ứng dụng CNTT, xây dựng
hệ thống thông tin - thư viện tự động hóa đã thực sự trở thành yêu cầu mang tính khách
quan, là xu thế phát triển tất yếu của tất cả các cơ quan thông tin - thư viện hiện nay.


CHƢƠNG 2

THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM
THÔNG TIN – THƢ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI
2.1. Thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib
2.1.1. Giới thiệu về Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib
iLib là Hệ quản trị thư viện điện tử tích hợp dành cho các Trung tâm Thư viện
lớn tại Việt Nam do Công ty CMC nghiên cứu và phát triển. Đây là giải pháp dành cho
các cơ quan Thông tin thư viện lớn nhằm tin học hóa toàn bộ hoạt động nghiệp vụ thư
viện. Bằng việc đáp ứng tất cả các tiêu chuẩn ngành, iLib không chỉ giúp tự động hóa
tối đa các hoạt động thư viện mà còn tạo tính liên thông với các cơ quan thông tin thư
viện bên ngoài.
Phần mềm gồm các công cụ mạnh, linh hoạt giúp cán bộ thư viện xử lý nhanh
và giải quyết các yêu cầu đặc thù về nghiệp vụ thư viện.

Hình 2.1. Giao diện chính của iLib
 Các tính năng nổi bật của iLib
-

Khả năng lưu trữ lớn lên tới hàng triệu biểu ghi