XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY TNHH TM VÀ ĐT CÁNH HẢI ÂU

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ ĐỊA CHẤT
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BỘ MÔN TIN HỌC KINH TẾ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY
TNHH TM VÀ ĐT CÁNH HẢI ÂU
GIÁO VIÊN HD:
TS.VÕ THỊ THU TRANG

SINH VIÊN THỰC HIỆN:
ĐINH THỊ THỦY : 1221050390

LỚP TIN KINH TẾ K57
HÀ NỘI-2017

1


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý nhân sự

MỤC LỤC

Đinh Thị Thủy – Tin Kinh Tế K57

Page 2


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý nhân sự

LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay Công nghệ thông tin nói chung.tin học nói riêng đã đóng góp 1 vai
trò quan trọng trong đời sống con người. Các thành tựu đã đang và sẽ được ứng
dụng phát triển trong lĩnh vực kinh tế, chính trị, quân sự của các quốc gia. Nếu như
trước đây, máy tính chỉ được sử dụng cho một số mục đích khác nhau như: Quản
lý,lưu trữ dữ liệu, giải trí, điều khiển tự động…thì bây giờ máy tính được sử dụng
hầu hết trên mọi lĩnh vưc. Như vậy công nghệ thông tin đã trở thành một công cụ
quản lý cho toàn bộ hệ thống xã hội.
Những năm gần đây, ở nước ta tin học đã ứng dụng rộng rãi trong các doanh
nghiệp. Việc ứng dụng phần mềm quản lý trong các doanh nghiệp đã trợ giúp rất
nhiều các nhà quản lý từ khâu quản lý nhân viên, quản lý tiền lương,…đảm bảo
khoa học chính xác và nhanh chóng.
Thực chất, quản lý thông tin,xử lý thông tin một cách khoa học là nhằm đảm
bảo an toàn thông tin, tránh thông tin bị mất mát, sai sót, đồng thời tiết kiệm thời
gian, tiền bạc và những chi phí không đáng có. Quản lý thông tin trên máy tính là
quản lý dữ liệu, do đó mọi thông tin quản lý trên máy tính phải sắp xếp khoa học và
xử lý khoa học.
Trong thời đại công nghệ thông tin nay, vấn đề quản lý dựa vào máy tính có
nhu cầu thiết yếu của mỗi doanh nghiệp. Trong đó,quản lý nhân sự là đề tài đang
thu hút được sự quan tâm, chú ý nhất. Hệ thống thông tin về nhân lực của một
doanh nghiệp là một hệ tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí
lực,thể lực của từng lao động, bao gồm:về số lượng,chất lượng,trong mọi thời
điểm:quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai. Vì vậy, công tác quản lý nhân sự
phải tiến hành thường xuyên, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối, cung cấp kịp thời, đầy
đủ thông tin theo yêu cầu của của quản lý cấp trên nhằm hoàn thành tốt kế hoạch
hoặc và nhiệm vụ của công ty trong từng giai đoạn đồng thời thu giảm bộ máy
quản lý nhân sự.

Đinh Thị Thủy – Tin Kinh Tế K57

Page 3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý nhân sự

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VÀ KHẢO SÁT BÀI TOÁN
1.1. Tổng quan
1.1.1 Lý do chọn đề tài
Ngày nay thế giới đang bước vào kỷ nguyên của công nghệ thông tin. Công
nghệ thông tin đã trở thành một nhân tố quan trọng quyết định sự thành công của
một tổ chức chính trị , kinh tế , xã hội cũng như sự phát triển của một quốc gia. Ở
nước ta cũng thể phủ nhận những tác dụng mà công nghệ thông tin mang lại trong
các lĩnh vực đời sống nhất là công tác quản lý sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.
Dựa vào nhu cầu thực tế xã hội đòi hỏi con người phải luôn năng động và
sáng tạo để tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội. Các công ty luôn luôn phát triển , các
hồ sơ tuyển vào sẽ nhiều lên vì vậy đòi hỏi phải cần rất nhiều những kho chứa hồ sơ
để lưu trữ hồ sơ của nhân viên khi vào công ty.
Mỗi lần muốn tìm hồ sơ của một nhân viên nào đó trong công ty người quản
lý nhân sự lại phải tìm lần lượt trong kho chứa xem hồ sơ nhân viên đó đang ở đâu.
Như vậy mất rất nhiều thời gian mà có khi không tìm ra do hồ sơ nhân viên quá
nhiều. Công việc lưu trữ hồ sơ sẽ nhiều lên. Việc thống kê báo cáo hàng tháng,
hàng năm sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu thông tin nhân viên ngày càng nhiều
Khi nhân viên trong công ty thôi việc người quản lý nhân viên công ty phải
tìm trong kho xem hồ sơ đó ở đâu để chuyển sang kho lưu trữ thôi việc. Nếu Hàng
ngày cứ lặp đi lặp lại nhiều lần như vậy người quản lý nhân sự sẽ gặp rất nhiều khó
khăn trong công tác lưu trữ và quản lý.
Quản lý nhân sự là một trong những vấn đề then chốt trong mọi công ty.
Quản lý nhân sự không tốt sẽ dẫn đến nhiều vấn đề bất cập trong công ty. Chúng ta
luôn thấy những tình trạng chấm nhầm công hoặc lưu trữ sai thông tin nhân viên,

như vậy sẽ dẫn đến những xáo trộn khi phát lương…Vì vậy yêu cầu đặt ra ở đây là
làm thế nào để có thể lưu trữ hồ sơ và lương của nhân viên một cách hiệu quả nhất,
giúp cho nhân viên trong công ty có thể yên tâm và thoải mái làm việc đạt kết quả
cao.
Đinh Thị Thủy – Tin Kinh Tế K57

Page 4


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý nhân sự

Dựa trên nhu cầu thực tế xã hội nhằm giải quyết để giảm đi những bất cập
trong công tác quản lý nhân sự và lương trong công ty, giải pháp hiệu quả nhất hiện
nay là đầu tư công nghệ và thiết bị hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin và tự
động hóa trong điều hành và quản lý nhân sự để nâng cao chất lượng phục vụ , đổi
mới phương pháp quản lý, tăng năng xuất hiệu quả…
Vì vậy , trong thời gian thực tập ở công ty Cổ phần Portal Beanz Việt Nam
em đã tiếp xúc với dự án của công ty trong đó có phần mềm quản lý nhân sự , và
được sự hướng dẫn của cô Võ Thị Trang e quyết định chọn đề tài “Xây dựng phần
mềm quản lý nhân sự ”.
1.1.2. Giới thiệu đề tài
Phần mềm quản lý nhân sự là phần mềm hỗ trợ cho công việc quản lý của
người quản lý được chính xác, nhanh nhạy và làm việc có hiệu quả nhất. Ngày nay,
hầu hết các công ty không chỉ các công ty, doanh nghiệp lớn mà những công ty với
doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng có phần mềm quản lý nhân sự giúp công ty ngày
càng phát triển hơn trong vấn đề quản lý.
1.1.3. Mục đích nghiên cứu
Vận dụng tổng hợp những kiến thức đã học để tiến hành xây dựng ứng dụng
Quản lý nhân sự.
Tìm hiểu thực trạng quản lý nhân sự trong các các công ty, doanh nghiệp để

triển khai hệ thống quản lý cho phù hợp.
Khai phá lợi ích của ứng dụng quản lý,đảm bảo độ chính xác, an toàn và
nhanh chóng.
1.1.4. Phạm vi nghiên cứu
 Tìm hiểu thực trạng Quản lý nhân sự của Công ty TNHH và ĐT Cánh Hải

Âu.
 Tìm hiểu một số công cụ và ngôn ngữ hỗ trợ quá trình xây dựng ứng dụng .
 Các chức năng của ứng dụng quản lý.
 Quy trình xây dựng ứng dụng quản lý.

Đinh Thị Thủy – Tin Kinh Tế K57

Page 5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý nhân sự

1.1.5. Phương pháp nghiên cứu
Tiến hành thu thập và phân tích những thông tin, tài liệu liên quan đến đề tài
để hình thành nên những ý tưởng tổng quan.
Xác định các yêu cầu nhằm phân tích thiết kế hệ thống chương trình cho phù
hợp.

1.2. Giới thiệu về đơn vị thực tập
1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty.

•
•
•

•

Giới thiệu chung
Công ty cổ phần Portalbeanz
Số 74 phố Doãn Kế Thiện,Phường Mai Dịch,Quận Cầu Giấy,Hà Nội
Email:
Khẩu hiệu: We Growth For Your Business
Công ty Cổ phần Portalbeanz được đăng ký thành lập ngày 6-7-2016 là một
Công ty tin chuyên cung cấp phần mềm, dịch vụ,hệ thống và các giải pháp về Công
nghệ thông tin được sáng lập và lãnh đạo bởi các chuyên ngành quản lý, chuyên gia
công nghệ có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực công nghệ thông tin có cùng ý
tưởng đến từ nhiều tổ chức, doanh nghiệp trong lĩnh vưc khác nhau.

Portalbeanz xuất phát với những thế mạnh từ việc tập trung nghiên cứu phát
triển các sản phẩm phần mềm đặc thù trên nền tảng phần mềm nguồn mở song song
với việc tiếp nhận và thực hiện các dự án dịch vụ trực tiếp với các khách hàng, đội
ngũ kỹ sư của chúng tôi đã được tiếp cận công nghệ tiên tiến, và học hỏi được
những kiến thức và kinh nghiệm của bạn hàng để củng cố sức mạnh của chính
mình.
Đinh Thị Thủy – Tin Kinh Tế K57

Page 6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý nhân sự

Tài sản quý giá và nhân tố đưa Portalbeanz giá nhập thị trường chính từ sự
quyết tâm, ý tưởng xây dựng sản phẩm cùng chí hướng của đội ngũ lãnh đạo và các
thành viên sáng lập từ ngày đầu thành lập. Đến nay, chặng đường chưa thực hiện
đươc nhiều tuy nhiên Portalbeanz tự tin khẳng định những bước đi vững chắc trên

con đường chinh phục thị trường .
Portal beanz việt nam nghiên cứu và áp dụng công nghệ mới trong việc tạo ra
các sản phẩm mới để đáp ứng tất cả các hạn chế yêu cầu để đóng góp phần nâng cao
chất lượng cuộc sống của công nghệ cốt lõi Mobility và Cloud Computing.
 Nhiệm vụ của Công ty

Buôn bán kinh doanh có hiệu quả,bảo toàn và phát triển vốn.
Bồi dưỡng , đào tạo đội ngũ cán bộ không ngừng nâng cao trình độ, chuyên
môn nghiệp vụ, trình độ chính trị đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ và mở rộng thị trường
bán buôn bán lẻ các loại thiết bị máy tính
Bồi dưỡng những lập trình viên cho tương lai để tạo ra những sản phẩm hữu
ích trong công nghệ thông tin nhằm đưa ra ứng dụng tốt hơn trong thực tế.
Thực hiện quy chế dân chủ và chế độ làm việc theo năng lực, hưởng theo kết
quả,hiệu quả kinh doanh. Phấn đấu đảm bảo hài hòa lợi ích của nhà nước, của
doanh nghiệp.
Hoạt động sản xuất kinh doanh phải thực hiện theo hàng lang pháp luật, quy
định.
Tập thể cán bộ nhân viên trong công ty chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật, nội
quy. Thực hiện nghiêm chỉnh chính sách của Đảng và Nhà nước, Xây dựng nếp
sống văn minh.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu được tổ chức theo quan hệ trực tuyến. Ban giám đốc trực tiếp chỉ đao
và giúp đỡ các phòng ban nắm bắt được tình hình thực tế một cách kịp thời để đưa
ra những quyết định một cách đúng đắn chính xác hỗ trợ giám đốc là có phó giám
đốc, các phòng ban có nghiệp vụ có chức năng tham mưu, chỉ đạo hướng dẫn và
chịu trách nhiệm trước giám đốc về lĩnh vực mà bộ phận mình chịu trách nhiệm.
Công ty gồm có: Giám đốc công ty, phó giám đốc công ty, phòng quản lý nhân
sự, phòng kế toán, phòng thiết kế.
Đinh Thị Thủy – Tin Kinh Tế K57

Page 7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý nhân sự

Trong đó:
Giám đốc công ty: Là người đứng đầu công ty, là người lãnh đạo công ty có
trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ quá trình hoạt động của công ty. Là người
phụ trách chung các hoạt động quản lý. Chịu trách nhiệm về vấn đề công ăn việc
làm,đảm bảo đời sống vật chất cho nhân viên Công ty.
Phó giám đốc công ty: Là người hỗ trợ cho giám đốc và có trách nhiệm phụ
trách công tác kế hoạch làm việc, có trách nhiệm đôn đốc theo dõi giúp đỡ những
bộ phận được giám đốc phân công phụ trách hoàn thành mục tiêu nhiệm vụ đề ra.
Quản lý chỉ đạo về mặt kỹ thuật trong công ty, thay mặt giám đốc trong một số
trường hợp khi được ủy quyền bằng văn bản và chịu trách nhiệm cá nhân trước
giám đốc và pháp luật. Được tham gia đê xuất với giám đốc trong công tác quản lý,
tổ chức và điều hành và xây dựng chiến lược kinh doanh của công ty trong từng giai
đoạn.
Phòng quản lý nhân sự : Có chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác
tổ chức lao động như : Tiến hành tuyển dụng nhân viên, tổ chức các phong trào
khen thưởng, kỷ luật, thực hiện công tác bảo vệ ở công ty. Xây dựng mô hình tổ
chức bộ máy quản lý công ty. Làm báo cáo tuyển dụng, xếp lương, nâng lương,
khen thưởng, xây dựng định mức nhân viên.
Giúp lãnh đạo công ty thực hiện chức năng, nhiệm vụ các phòng ban, nhân
vien mới vào. Thực hiện các chế độ báo cáo định kỳ thường xuyên.
Phòng kế toán : Có chức năng tham mưu cho giám đốc điều hành và quản lý
trong lĩnh vực tài chính. Chịu trách nhiệm theo dõi kịp thời, liên tục có hệ thống các
số liệu về quỹ và tài sản của công ty. Lập và kế hoạch thực hiện kế toán, tài chính,
lập báo cáo hàng tháng, quý, năm theo qui định. Chịu trách nhiệm và xây dựng kế
hoạch tài chính.. Thực hiện thống kê và chức năng xây dựng các mức lao động và

tiền lương,xác định quỹ lương, các hình thức tiền lương tính trả lương cho cán bộ
nhân viên trong công ty.
Phòng thiết kế:Phòng thiết kế chuyên thiết kế và xây dựng phần mềm, công
ty nhận những dự án về bài toán quản lý ví dụ như những bài toán xây dựng bài
toán quản lý nhân sự của một công ty nào đó, hoạch xây dựng bài toán quản lý học
phí cho một trường học nào đó… và phòng thiết kế có nhiệm vụ thực hiện và hoàn
thành dự án đó.
Đinh Thị Thủy – Tin Kinh Tế K57

Page 8


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý nhân sự

1.2.3. Các ngành nghề kinh doanh.
Buôn bán máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm .
Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông.
Lập trình máy vi tính(Ngành chính).
Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vi
tính.
Cổng thông tin.
Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan.
Quảng cáo.
1.3.Thực trạng bài toán nghiên cứu.
Thực trạng quản lý bài toán tại đơn vị khảo sát
Công ty Công ty cổ phần Portalbeanz Việt Nam có nhận dự án về phần mềm
quản lý nhân sự cho công ty TNHH TM và ĐT Cánh Hải Âu. Qua quá trình thực tập
ở công ty em được tham gia và tìm hiểu về dự án đó.
Đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự của công ty TNHHTM và ĐT
Cánh Hải Âu”. Và sau đây em sẽ giới thiệu về cơ cấu tổ chức của công ty và tình

hình quản lý nhân sự của công ty tại thời điểm hiện tại.
1.3.1. Giới thiệu về công ty
1.3.1.1. Giới thiệu chung
Công ty TNHHTM và ĐT Cánh Hải Âu chuyên buôn bán các mặt hàng tiêu
dùng .Công ty gồm có sáu mươi thành viên gồm có giám đốc, các phòng ban, nhân
viên… Ban đầu thì công ty chỉ là một công ty nhỏ, ít nhân viên, nay công ty có quy
mô lớn hơn với số lượng nhân viên, số lượng hàng hóa ngày càng nhiều.
Đứng đầu là giám đốc công ty chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động sản xuất
kinh doanh và điều hành công ty, là đại điện pháp nhân cho công ty. Giúp việc và
tham mưu cho giám đốc là phó giám đốc và các phòng ban chức năng.
Cơ cấu tổ chức công ty đảm bảo được nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm bảo
chế độ 1 thủ trưởng toàn công ty, đồng thời cơ cấu tổ chức của công ty gọn, linh
hoạt, giúp cho người quản lý nhanh nhạy trong việc tiếp nhận và giải quyết các vấn
đề một cách hợp lý, làm việc có hiệu quả cao.
Đinh Thị Thủy – Tin Kinh Tế K57

Page 9


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý nhân sự

Ngoài môi trường làm việc đem lại hiệu quả cao thi công ty còn có chế độ đãi
ngộ hợp lý. Công ty TNHHTM và ĐT Cánh HẢi Âu luôn trả lương cho công nhân
viên đúng thời hạn trong điều kiên có thể. Trong những trường hợp công ty không
thể trả lương đúng kỳ hạn thì công ty luôn có thông báo trước cho cán bộ công nhân
viên.
Việc xếp lương cho công nhân viên được căn cứ vào hệ số thang bảng lương,
và sự cống hiến của họ cho công ty.
Trong việc đề bạt thì thường thông qua bầu xét duyệt của các phòng ban cơ
sở. Việc xét duyệt đề bạt thường công khai và luôn dựa vào năng lực cống hiến của

nhân viên. Bên cạnh khen thưởng đề bạt thì công ty còn có hình thức kỷ luật
nghiêm khắc công bằng đối với mọi thành viên vi phạm các kỷ luật lao động. Hàng
năm công ty cũng có những đợt cho cán bộ đi đào tạo. Tạo cơ hội thăng tiến cho họ,
giúp họ luôn có động lực để phấn đấu, không ngừng vươn lên học hỏi để đáp ứng
yêu cầu công việc.
Với chính sách quản trị nhân sự đã tạo cho công ty một tập thể vững mạnh, và
luôn vượt qua mọi khó khăn. Và tạo nên sự gắn bó lâu dài giữa nhân viên với công
ty. Tuy nhiên thì chính sách quản lý nhân sự của công ty vẫn có nhiều vấn đề chưa
được phù hợp.
1.3.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty.

Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHHTM và ĐT Cánh Hải Âu
Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận trong công ty

Đinh Thị Thủy – Tin Kinh Tế K57

Page 10


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý nhân sự

Ban giám đốc:gồm có giám đốc: giám đốc là người góp vốn nhiều nhất,chịu
trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty, chỉ đạo hoạt động kinh
doanh của công, quan tâm đến đời sống của cán bộ công nhân viên hay tổ chức bộ
máy hoạt động.
Phòng hành chính nhân sự:bao gồm 1 trưởng phòng và 2 nhân viên. Thực
hiện chức năng chủ yếu là quản lý công tác tổ chức cán bộ. Đào tạo vào tuyển dụng
lao động, quản lý quỹ của công ty để có các chế độ chính sách cho nhân viên.
Phòng tài chính kế toán: Gồm có trưởng phòng với nhân viên kế toán.Có
chức năng thống kế các quá trình làm việc của công ty để dựa vào đó tính lương cho

nhân viên trong công ty.
Phòng quản lý bán hàng: Có chức năng quản lý quá trình bán hàng của nhân
viên như những mặt hàng bán được, những mặt hàng không bán được trong ngày..
Phòng quản lý kho: Thực hiện việc nhập hàng hóa vào kho,xuất kho và kiểm
kê những hàng hóa còn tồn trong kho.
1.3.2. Thực trạng quá trình quản lý nhân sự của công ty.
Hiện nay, công ty TNNHH và ĐT Cánh Hải Âu vẫn còn quản lý nhân sự trên
sổ sách và giấy tờ. Công tác quản lý ở nhiều bộ phận còn thực hiện thủ công dẫn
đến công ty cần nhiều nguồn nhân lực và thời gian chờ để thực hiện công việc còn
khá chậm. Khi muốn tìm kiếm thông tin của một nhân viên thì phòng quản lý nhân
sự mất khá nhiều thời gian, công sức để tìm kiếm.
Quy trình quản lý nhân sự của công ty phụ thuộc chủ yếu vào hai phòng ban là
phòng quản lý nhân sự và phòng kế toán.Trong đó:
Nhân viên phòng nhân sự sẽ quản lý các vấn đề về nhân sự như : Tạo danh
sách các nhân viên của công ty và các phòng ban trực thuộc , các thông tin về nhân
viên ( thông tin cá nhân, chức vụ …)
Sau đây là hồ sơ nhân viên của công ty:

Đinh Thị Thủy – Tin Kinh Tế K57

Page 11


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý nhân sự

Hình 1.2 Hồ sơ nhân sự của Công ty TNHH và ĐT Cánh Hải Âu

Hình 1.3 Hồ sơ quản lý nhân sự của Công ty TNHH và ĐT Cánh Hải Âu
Công việc chấm công hiện nay của công ty là hàng ngày được ghi vào sổ và
theo dõi năng suất. Sau đó tổng hợp lại cuối mỗi tháng để làm cơ sở tính lương.

Bảng theo dõi năng suất bao gồm Họ Tên, ngày tháng,….

Đinh Thị Thủy – Tin Kinh Tế K57

Page 12


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý nhân sự

Bảng theo dõi năng suất sẽ được kiểm tra đối chiếu với số ngày công của nhân
viên xem có đúng không. Nếu không đúng sẽ điều chỉnh lại. Nếu đúng thì sẽ thực
hiện tính lương của nhân viên theo bảng tính lương của công ty.
Nhân viên phòng kế toán sẽ quản lý tiền lương bằng cách nhận thông tin chấm
công từ bộ phận nhân sự về để tính lương cho từng nhân viên đối với khung lương
của từng bộ phận và từng chức vụ…
Mức lương của nhân viên tùy thuộc vào chức vụ. Nhân viên có chức vụ nào sẽ
nhận được mức lương ứng với từng chức vụ đó.
Những việc được khen thưởng (lý do khen thưởng ) và hình thức khen thưởng
tương ứng do giám đốc công ty định ra. Bộ phận nhân sự có chức năng tạo bảng
khen thưởng và hình thức khen thưởng tương ứng.
Những việc kỷ luật (lý do kỷ luật ) và hình thức kỷ luật tương ứng do giám
đốc công ty định ra. Bộ phận quản lý nhân sự có trách nhiệm tạo ra bảng kỷ luật
trong đó có tên loại kỷ luật và hình thức kỷ luật tương ứng. Hình thức khen thưởng,
kỷ luật đều được sử dụng các biện pháp về tài chính như thưởng tiền hay trừ lương.

Hình 1.4 Bảng chấm công của Công ty TNHH và ĐT Cánh Hải Âu
Hiện nay thì công ty vẫn tính lương trên sổ sách và nhờ sự hỗ trợ của máy
tính để tính lương nhưng quá trình tính lương vẫn còn thủ công .

Đinh Thị Thủy – Tin Kinh Tế K57

Page 13


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý nhân sự

Hình 1.5 Bản tính lương của nhân viên Công ty TNNHH và Đầu Tư Cánh Hải Âu.
Như vậy, Việc theo dõi chấm công từng ngày và tính lương hàng tháng trên sổ
sách giấy tờ như vậy không thể tránh khỏi những sai xót. Thống kê báo cáo là một
nhiệm vụ quan trọng nhưng được thực hiện không hoàn chỉnh . Mà có những báo
cáo thì mỗi thành viên trong bán giám đốc mới tiếp cận được đầy đủ thông tin. Như
vậy việc quản lý thủ công sẽ dẫn đến những khó khăn như:
Chi phí về thời gian cho việc tìm kiếm, lưu trữ thông tin lớn, xử lý chậm chạp,
thiếu chính xác, dễ nhầm lẫn, thông tin không đồng đều.
Không đáp ứng kịp thời yêu cầu của ban giám đốc cho việc tìm thông tin
nhanh.
Khối lượng hồ sơ lớn, việc cập nhập, lưu trữ, bổ sung, tra cứu…tiêu tốn nhiều
về vật chất và con người.
Với sự phát triển bùng nổ của thông tin, vấn đề khai thác, xử lý thông tin…yêu
cầu ngày càng cao, đòi hỏi chính xác, kịp thời, đầy đủ mà hệ thống thông tin hiện
tại chưa đáp ứng được.
Vì vậy, Hệ thống mới của công ty được xây dựng gần gũi với hệ thống cũ tạo
điều kiện chuyển đổi dễ dàng hệ thống quản lý thủ công sang hệ thống quản lý tin
học hóa.
Đinh Thị Thủy – Tin Kinh Tế K57

Page 14


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý nhân sự

1.3.3. Mô tả bài toán.
Xây dựng chương trình “quản lý nhân sự” nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý
thông tin nhân viên …cho công ty TNHH và ĐT Cánh Hải Âu
Bài toán đặt ra là phân tích thiết kế hệ thống thông tin hoàn chỉnh tiết kiệm
được thời gian cho người quản lý giúp cho việc quản lý có hiệu quả hơn.
Phần mềm quản lý nhân sự phục vụ công tác quản lý nhân sự, người quản lý
có khả năng bao quát và điều hành nhân sự, chịu trách nhiệm đưa ra các thống kê,
báo cáo định kỳ và thường xuyên về tình hình hoạt động của công ty. Các khâu
chuyên trách khác của nhân sự sẽ do nhânviên trong bộ phận nhân sự quản lý đảm
nhiệm. Quản lý nhân sự sẽ có các bộ phận chuyên trách riêng cho các công việc liên
quan đến nghiệp vụ nhân sự.
Ngoài ra bộ quản lý phải theo dõi việc chấm công để chuyển số liệu cho
phòng kế toán tính và trả lương cho nhân viên. Hàng quý, bộ phận quản lý phải báo
cáo lên lãnh đạo về số lao động và số người nghỉ hưu, số hợp đồng lao động mới kí.
Do vậy, em đã chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho Công ty
TNHH TM và ĐT Cánh Hải Âu” mong rằng công ty có một hệ thống nhân sự mới
để việc quản lý của công ty với nhân viên dễ dàng hơn.
Vì vậy trong bước đầu xây dựng bài toán thì chúng em quan tâm chủ yếu đến
những phần chính như sau:
Mô hình mới xây dựng của bài toán
1.3.3.1. Quản lý danh mục
 Tạo danh sách nhân viên

Người quản lý nhân sự có trách nhiệm tạo danh sách nhân viên từ những
thông tin trong đơn xin việc của nhân viên cộng với những thông tin về mã nhân
viên, chức vụ công tác, phòng ban và mức lương của nhân viên. Mã nhân viên luôn
được giữa nguyên, nó không thay đổi khi công ty có những thay đổi lớn về mặt
nhân sự ( khi đó cần tạo danh sách nhân viên mới).
Khi công ty có những thay đổi liên quan đến vấn đề nhân sự thì người quản

lý nhân sự có thể thực hiện tạo danh sách mới dựa trên danh sách cũ ( không cần
thay đổi mã nhân viên, không cần cập nhập thêm thông tin về nhân viên) .
 Thông tin nhân viên

Đinh Thị Thủy – Tin Kinh Tế K57

Page 15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý nhân sự

Một nhân viên có một chức vụ duy nhất.
Một nhân viên có một bằng cấp nhất định
Khi có một nhân viên được trúng tuyển vào công ty thì người quản lý nhân
sự có nhiệm vụ thêm thông tin về người đó vào danh sách nhân viên bằng cách thực
hiện các bước sau:
Tạo mã nhân viên cho nhân viên đó theo qui ước của công ty
Điền họ tên nhân viên ứng với mã nhân viên đó
Điền thông tin chi tiết về nhân viên như: giới tính, ngày sinh, địa chỉ, điện
thoại, trình độ…
Nhập phòng ban mà nhân viên đó làm việc.
 Bảng kỷ luật và khen thưởng

Những việc kỷ luật và khen thưởng và hình thức kỷ luật tương ứng do giám
đốc công ty định ra. Bộ phận nhân sự có trách nhiệm tạo ra bảng kỷ luật trong đó có
tên ký luật và hình thức kỷ luật tương ứng.
Mã khen thưởng và kỷ luật theo quy ước của công ty.
Tra cứu dữ liệu
Nhân viên khi truy cập vào hệ thống chỉ có thể xem được thông tin cá nhân
của mình.

Nhân viên quản lý có thể xem danh sách nhân viên để xem mức lương…
1.3.3.2. Quản lý chấm công,tính lương.
Phòng nhân sự có trách nhiệm thực hiện hoạt động này với chức năng cập
nhật và điều chỉnh chấm công.
Hằng ngày, phòng nhân sự cập nhật thông tin chấm công từ ngày đầu tháng
đến cuối tháng của nhân viên vào hệ thống của công ty.
Vào cuối tháng nhân viên phòng nhân sự kiểm tra xem số ngày nghỉ có phép,
ngày nghỉ không phép của nhân viên và hệ thống sẽ tổng hợp lại bảng chấm công
vào cuối tháng, sau đó in ra danh sách bảng chấm công của nhân viên, rồi đối chiếu
thực tế.
Cuối tháng phòng nhân sự sẽ dựa trên bảng chấm công đã kiểm tra để báo
cáo chấm công rồi chuyển bảng chấm công sang cho bộ phận kế toán.
Bảng chấm công bao gồm: số thứ tự, họ tên nhân viên, số ngày làm việc, số
ngày nghỉ phép, số ngày nghỉ không phép, số ngày nghỉ có lương…
Đinh Thị Thủy – Tin Kinh Tế K57

Page 16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý nhân sự

Công việc chấm công này sẽ được nhân viên phòng nhân sự cập nhật và điều
chỉnh kết quả chấm công hàng tháng,theo dõi quá trình làm việc.
Theo dõi chấm công cho nhân viên hàng tháng,để nắm bắt tình hình làm việc
của từng nhân viên trong công ty.
Thời gian làm việc tại công ty bắt đầu từ 8h đến 11h30 và chiều từ 1h30 đến
5h30.
Việc chấm công sẽ được làm hàng ngày,phục vụ cho việc tính lương hàng
tháng.
Quản lý lương của nhân viên do phòng kế toán và phòng nhân sự đảm

nhiệm. Phòng kế toán lập báo cáo tính lương dựa vào bảng chấm công lấy từ phòng
nhân sự.
Cuối tháng phòng kế toán sẽ nhận báo cáo chấm công của phòng nhân
sự,đồng thời cập nhật thông tin về mức thưởng và các khoản phụ cấp và các khoản
như BHYT, BHXH…vào hệ thống để làm cơ sở tính lương.
Dựa vào các thông tin, kế toán sẽ thống kê để lên bảng lương là mức lương
hưởng của mỗi nhân viên. Nhân viên sẽ nhận lương, kế toán sẽ lập các báo cáo về
lương, thưởng, báo cáo về thuế thu nhập, BHYT, BHXH.
Lập phiếu tính lương cho từng nhân viên gồm: mã nhân viên, tên nhân viên,
lương ngày công, phụ cấp, tổng thu nhập…
Cách tính lương:
Cách tính lương chung
Hệ số lương theo bằng cấp:
Hệ số lương Đại Học

2.34

Hệ số lương Cao Đẳng

1.8

Hệ số lương Trung cấp

1.55

Đinh Thị Thủy – Tin Kinh Tế K57

Page 17

Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý nhân sự

Bảng 1.1 Bảng hệ số lương theo bằng cấp
Bảng hệ số lương theo chức vụ:
Chức vụ

Hệ số chức vụ

Giám Đốc
Trưởng phòng

0.3
0.2

Bảng 1.2 Hệ số lương theo chức vụ
•
•
•
•

Lương ngày = ( Lương cơ bản *hệ số lương)/số ngày qui định trong tháng
Tạm ứng = Tiền thực tạm ứng <=1/2 *lương cơ bản *hệ số lương
Lương chính = Lương hàng ngày * số ngày công
Tiền phụ cấp chức vụ và bằng cấp = lương chính * hệ số chức vụ *Hệ số
bằng cấp.

Các khoản khấu trừ như:
•
•

BHXH = 5% * lương chính
BHYT = 1% *lương chính

Tổng lương = Lương chính + Tiền phụ cấp - Các khoản khấu trừ.
1.3.4. Số liệu đầu vào và đầu ra
Số liệu đầu vào:
Hệ thống quản lý nhân sự:
Tình trạng nhân sự hiện tại, gồm các trường: Mã phòng ban, Mã nhân viên,
Mã chức vụ, họ tên, giới tính, số CMND, ngày cấp, nơi cấp, tôn giáo, ngày sinh,
nơi sinh, quê quán, trú quán, chỗ ở hiện tại, thành phần gia đình, trình độ học vấn,
ngày vào công ty, lý lịch gia đình, quá trình công tác, quá trình học tập, ngạch
lương, phụ cấp trách nhiệm, bậc lương, số sổ BHXH, hệ số lương, BHYT, BHXH…
Quá trình biến động của nhân sự, gồm các Form sau:
Lý lịch nhân viên
Quyết định tăng lương
Quyết định thôi việc
Quyết định nghỉ việc hưởng BHXH một lần
Quyết định khen thưởng
Quyết định kỷ luật
• Số liệu đầu ra:
• In lý lịch chi tiết cho 1 hoặc nhiều nhân viên
•
•
•
•
•
•

Đinh Thị Thủy – Tin Kinh Tế K57

Page 18


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý nhân sự
•
•

In ra danh sách chi tiết của nhân viên.
In bảng lương chi tiết hàng tháng cho nhân viên bao gồm các khoản thưởng,

•

bảo hiểm xã hội và các khoản giảm trừ, kỷ luật
In báo cáo chấm công cho 1 nhân viên hay toàn thể nhân viên
Chức năng của hệ thống:
Hệ thống yêu cầu đăng nhập trước khi thực hiện các công việc quản lý trên

phần mèm và được sử dụng các chức năng quản lý tương ứng với quyền hạn người
đăng nhập.
-

Menu chính gồm có hệ thống đăng nhập, hệ thống quản lý hồ hơ nhân viên, hệ

-

thống quản lý chấm công, tính lương, hệ thống tra cứu, Báo cáo thống kê.
Chức năng quản lý hệ thống có đăng nhập, Sao lưu phục hồi, phân quyền.
Chức năng quản lý danh mục: Quản lý danh mục phòng ban, danh mục chức vụ,
danh mục, danh mục nhân viên, danh mục hợp đồng lao động, danh mục khen

-

thưởng kỷ luật, danh mục hệ số lương.
Chức năng báo cáo thống kê chỉ áp dụng cho người quản lý phòng nhân sự
Chức năng tra cứu: có thể tra cứu theo hồ sơ nhân viên, theo phòng ban

Đinh Thị Thủy – Tin Kinh Tế K57

Page 19


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý nhân sự

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
2.1. Sơ đồ phân cấp chức năng.
Sơ đồ phân rã chức năng bao gồm :Quản lý hệ thống, quản lý danh mục, quản lý tính
lương, tìm kiếm, báo cáo thống kê.

Hình 2.1. Sơ đồ phân rã chức năng
Đây là hệ thống "quản lý nhân sự " công ty công ty cổ phần TNHH TM và ĐT Cánh
Hải Âu. Khi nhân viên được công ty tuyển dụng, kế toán sẽ cập nhật thông tin nhân viên vào
máy tính để quản lý. Công ty sẽ chấm công nhân viên mỗi ngày và trả lương cho nhân viên
20

Đinh Thị Thủy – Tin Kinh Tế K57

Page


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý nhân sự

vào cuối tháng hay đầu tháng kế tiếp. Hồ sơ nhân viên được quản lý ở phân hệ “Quản lý hồ
sơ nhân viên”. Từ phân hệ này cũng cho ta biết nhân viên đó làm việc toàn thời gian hay bán
thời gian. Như vậy các phân hệ khác cũng có thể sử dụng thông tin của phân hệ này. Nhờ
phân hệ này mà ta có thể thực hiện chấm công, tính lương cho các nhân viên làm việc bán
thời gian ấy.
Ngoài ra hệ thống còn cho phép thực hiện các chức năng như tìm kiếm, trích xuất báo
cáo, thống kê theo yêu cầu.
Xây dựng hệ thống "quản lý nhân sự " nhằm giúp cho công ty quản lý nhân viên hiệu
quả hơn, đồng thời giảm nhẹ công việc cho người sử dụng. Hơn nữa, phần mềm giúp cho
người sử dụng có thể tìm kiếm nhanh những thông tin cần thiết.
Hệ thống "quản lý nhân sự" gồm các chức năng chính sau:
 Quản lý hệ thống:

+Quản lý người dùng: Quản lý tài khoản mật khẩu và các thông tin người dùng.
+Sao lưu phục hồi :Khi người dùng muốn dữ liệu được sao lưu chức năng sao lưu sẽ
lưu cơ sở dữ liệu và phục hồi khi hệ thống có sự cố.
+Phân quyền : Quản lý phân quyền người dùng hệ thống
 Quản lý danh mục .

+ Danh mục phòng ban: Danh mục này cho biết công ty có bao nhiêu phòng ban trong
công ty
+ Danh mục chức vụ : Danh mục này thể hiện những chức vụ có trong công ty .
+ Danh mục hợp đồng lao động : Danh mục này thể hiện thông tin về mã hợp đồng, tên
hợp đồng, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của từng nhân viên.
+ Danh mục khen thưởng,kỷ luật : Danh mục này cho biết mã khen thưởng và lý do
khen thưởng hay kỷ luật.
+ Danh mục hệ số lương: Danh mục này cho biết hệ số lương của nhân viên theo chức
vụ và bằng cấp.
+ Danh mục quản lý hồ sơ nhân viên: Danh mục này cho biết thông tin về nhân viên
như mã nhân viên, phòng ban, chức vụ…

 Quảnlý lương :
21

Đinh Thị Thủy – Tin Kinh Tế K57

Page


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý nhân sự
+Bảng chấm công:báo cáo toàn bộ chi tiết ngày công làm việc của nhân viên, ví dụ
như ngày nghỉ có phép, ngày nghỉ không phép ...
+Tính lương: Dựa vào bảng chấm công từ đó tính lương vào mỗi cuối tháng.
Tìm kiếm:
+Tra cứu hồ sơ nhân viên: Tìm kiếm hồ sơ nhân viên theo nhiều tiêu chí trong hồ sơ cá
nhân.
+Tra cứu nhân viên theo phòng ban: Lọc tìm kiếm nhân viên theo phòng ban.
 Báo cáo thống kê:

+Báo cáo lương: Báo cáo thông tin chi tiết về lương của nhân viên theo từng tháng quý
năm.
+Báo cáo nhân viên: Báo cáo chi tiết hồ sơ nhân viên của một cá nhân hoặc danh sách
hồ sơ nhiều cá nhân trong phòng ban hoặc tất cả.
2.2. Xây dựng mô hình luồng dữ liệu của hệ thống quản lý nhân sự
2.2.1.Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh.
Chu trình quản lí nhân sự và tiền lương ở mức khung / bối cảnh được miêu tả bằng sơ
đồ sau :

22

Đinh Thị Thủy – Tin Kinh Tế K57

Page


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý nhân sự

Hình 2.2.Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh
Khi nhân viên đến xin việc và cung cấp những thông tin liên quan đến bản thân ,sau đó
được bộ phận quản lí nhân viên nhận vào làm việc.
Quá trình kế toán quản lí nhân sự và tiền lương bao gồm : quản lí nhân sự ,tính
lương,trả lương và báo cáo .
Kế toán tiền lương nhận phiếu xác nhận sản phẩm và tính lương cho nhân viên .
Lập báo cáo theo yêu cầu của cấp trên
2.2.2.Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh

23

Đinh Thị Thủy – Tin Kinh Tế K57

Page


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý nhân sự

Hình 2.3 Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh
2.2.3.Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.
Nhân viên sẽ đến làm việc tại công ty ,đồng thời cung cấp những thông tin cá nhân
cho phòng quản lí nhân sự .
24

Đinh Thị Thủy – Tin Kinh Tế K57

Page


Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Quản lý nhân sự
Phòng nhân sự theo dõi quá trình làm việc của nhân viên và báo cáo kết quả làm việc
của nhân viên cho kế toán tính lương để tính lương cho nhân viên .
Kế toán tính lương xong lại tiếp tục báo báo qua bên bộ phận trả lương
2.2.3.1.Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của quản lý hệ thống.
Quản lý hệ thống chương trình cung cấp tài khoản cho nhân viên quản lý hệ thống cũng
như lãnh đạo để người sử dụng có thể nắm được các thông tin tài khoản, nắm quyền truy cập
vào hệ thống để sử dụng chương trình.
−
−

Tác nhân ngoài: Nhân viên, Ban Giám Đốc.
Kho dữ liệu: Tài khoản, Quyền.

Hình 2.4 Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của quản lý hệ thống
2.2.3.2.Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của quản lý danh mục.
Chức năng quản lý danh mục bao gồm: Quản lý danh mục phòng ban, quản lý danh mục
hồ sơ nhân viên, quản lý danh mục chức vụ, quản lý danh mục hồ sơ lao động, quản lý danh
mục hệ số lương, quản lý danh mục khen thưởng,kỷ luật.
−
−

Tác nhân ngoài: Nhân viên
Kho dữ liệu: Phòng ban, Hợp đồng, Chức vụ, Hồ sơ nhân viên, Hợp đồng, Khen
thưởng kỷ luật, Hệ số lương.

25

Đinh Thị Thủy – Tin Kinh Tế K57

Page