Nghiên cứu và phát triển hệ thống quản lý tài liệu dựa trên nền tảng điện toán đám mây

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN .......................................................................................................3
LỜI CẢM ƠN .............................................................................................................4
DANH MỤC BẢNG BIỂU ........................................................................................5
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ.....................................................................................6
MỞ ĐẦU ...................................................................................................................10
CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG........................................................................13
1.1

Giới thiệu .....................................................................................................13

1.2

Nhu cầu quản lý tài liệu trong doanh nghiệp ...............................................14

1.3

Quy trình nghiệp vụ .....................................................................................14

CHƢƠNG 2: PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI
LIỆU THEO MÔ HÌNH CHO THUÊ PHẦN MỀM SAAS.....................................23
2.1

SAAS là gì ...................................................................................................23

2.2

Những thuận lợi của mô hình cho thuê phần mềm SAAS: .........................23

2.3

Mô hình SAAS hoạt động nhƣ thế nào........................................................24

2.4

Phân tích chức năng của hệ thống quản lý tài liệu theo mô hình cho thuê

phần mềm SAAS ..................................................................................................25
2.4.1. Các đối tác: .............................................................................................25
2.4.2. Sơ đồ ca sử dụng: ....................................................................................25
2.4.3. Đặc tả ca sử dụng: ..................................................................................29
2.4.4 Phân tích ca sử dụng ................................................................................57
CHƢƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ................................82
3.1

Dịch vụ nền tảng đám mây OpenShift: .......................................................82

3.1.1 Khái niệm .................................................................................................82

1


3.1.2

Lợi ích của OpenShift ...........................................................................83

3.1.3

Các dịch vụ nền tảng trên OpenShift ....................................................83

3.2

Kiến trúc hệ thống .......................................................................................86

3.3

Thiết kế hệ thống .........................................................................................88

3.3.1 Các dịch vụ nền tảng trên OpenShift mà hệ thống quản lý tài liệu sử
dụng: .................................................................................................................88
3.3.2

Thiết kế các thành phần của hệ thống phần mềm.................................89

3.3.3

Thiết kế cơ sở dữ liệu ..........................................................................100

CHƢƠNG 4: TRIỂN KHAI VÀ THỬ NGHIỆM ..................................................106
4.1 Triển khai và thử nghiệm hệ thống đối với Nhà cung cấp: ..........................106
4.1.1

Trang giới thiệu sản phẩm ..................................................................106

4.1.2 Quản trị của nhà cung cấp .....................................................................107
4.2 Triển khai và thử nghiệm hệ thống đối với ngƣời dùng dịch vụ .................110
4.2.1 Quản trị của khách hàng (người dùng)..................................................110
4.2.2 Trang người dùng...................................................................................113
CHƢƠNG 5: KẾT LUẬN ......................................................................................123
5.1 Các kết quả đạt đƣợc.....................................................................................123
5.2

Cải thiện trong tƣơng lai ............................................................................124

Tài liệu tham khảo ...................................................................................................125

2


LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu do tôi thực hiện.
Các số liệu và kết luận nghiên cứu trình bày trong luận văn chƣa từng đƣợc
công bố ở các nghiên cứu khác.

Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình.

Học viên
Hoàng Anh Hoa

3


LỜI CẢM ƠN

Tôi xin trân trọng cảm ơn đến những ngƣời đã
hỗ trợ tôi hoàn thành luận văn. Đặc biệt, tôi muốn
bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy TS. Nguyễn
Hữu Đức, ngƣời hƣớng dẫn và đƣa ra những lời
khuyên bổ ích giúp tôi hoàn thành luận văn này.
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới

các thầy cô đã dạy tôi trong khóa học Thạc sỹ, đã
tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành khóa
học.
Ngoài ra tôi xin gửi lời cảm ơn tới các
anh/chị, bạn bè trong khóa học Thạc sỹ - những
ngƣời đã giúp đỡ tôi hoàn thành đề tài.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

4


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1: Quy trình nghiệp vụ xử lý văn bản đến .......................................................15
Bảng 2: Quy trình quản lý văn bản đi .......................................................................17
Bảng 3: Xử lý hồ sơ công việc ..................................................................................19
Bảng 4: Quy trình nghiệp vụ chia sẻ tài liệu .............................................................20
Bảng 5: Quy trình nghiệp vụ thêm mới tài liệu ........................................................21
Bảng 6: Quy trình nghiệp vụ chỉnh sửa tài liệu ........................................................21
Bảng 7: Quy trình nghiệp vụ xóa tài liệu ..................................................................22
Bảng 8: Quy trình nghiệp vụ chia sẻ tài liệu qua email ............................................22
Bảng 9: Bảng so sánh giữa các plan trên OpenShift .................................................84
Bảng 10: Chi tiết Gear Size .......................................................................................85
Bảng 11: Bảng Frontend.Models ..............................................................................92
Bảng 12: Bảng Frontend.Views ................................................................................93
Bảng 13: Bảng Frontend.Controller ..........................................................................94
Bảng 14: Bảng Homeadmin3.Models .......................................................................95
Bảng 15: Bảng Homeadmin3.Views .........................................................................96
Bảng 16: Bảng Homeadmin3.Controller ..................................................................96
Bảng 17: Bảng Backend3.Models .............................................................................97
Bảng 18: Bảng Backend3.Views...............................................................................99

Bảng 19: Bảng Backend3.Controller ......................................................................100

5


DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ
Hình 1: SAAS ...........................................................................................................25
Hình 2: Sơ đồ ca sử dụng tổng quát ..........................................................................26
Hình 3: Sơ đồ use case tổng quát quản lý văn bản....................................................27
Hình 4: Sơ đồ use case tổng quát quản lý tài liệu .....................................................27
Hình 5: Use case tổng quát quản trị ngƣời dùng .......................................................28
Hình 6: Sơ đồ ca sử dụng của bên cho thuê phần mềm ............................................28
Hình 7: UC1 -Quản lý văn bản đến ...........................................................................29
Hình 8: UC2-Use case quản lý loại văn bản .............................................................31
Hình 9: UC3 -Duyệt, hủy duyệt và bút phê ..............................................................32
Hình 10: UC4- Quản lý văn bản đi ...........................................................................34
Hình 11: UC5-Use case phân/xem xử lý văn bản .....................................................35
Hình 12: UC6- Use case chia sẻ văn bản ..................................................................37
Hình 13: UC7- Use case xử lý văn bản .....................................................................38
Hình 14: UC8- Use case quản lý sổ văn bản.............................................................39
Hình 15: UC9 - Use case cập nhật tài liệu ................................................................40
Hình 16: UC10 - Use case quản lý thƣ mục..............................................................41
Hình 17: UC11 - Use case chia sẻ tài liệu.................................................................42
Hình 18: UC12 - Use case quản trị phòng ban .........................................................44
Hình 19: UC13 - Use case phân quyền cho phòng ban ............................................45
Hình 20: UC14 - Use case phân quyền cho ngƣời dùng ...........................................46
Hình 21: UC15 - Use case quản lý tài khoản ............................................................48
Hình 22: UC16 - Use case tìm kiếm tài khoản .........................................................49
Hình 23: UC17 - Use case quản lý dịch vụ ...............................................................50
Hình 24: UC18 - Quản lý khách hàng.......................................................................52

Hình 25: UC19 - Quản lý dịch vụ của khách hàng ...................................................53
Hình 26: UC 20 - Quản lý tài liệu thuộc module ......................................................55
Hình 27: UC21 - Quản lý module .............................................................................56
Hình 28: Biểu đồ trình tự đăng nhập hệ thống ..........................................................58

6


Hình 29: Biểu đồ trình tự cập nhật văn bản dến .......................................................59
Hình 30: Duyệt, hủy duyệt và bút phê văn bản đến ..................................................61
Hình 31: Giao, xem xử lý văn bản ............................................................................62
Hình 32: Sơ đồ xử lý văn bản ...................................................................................63
Hình 33: Quản lý văn bản đi .....................................................................................64
Hình 34: Tìm kiếm văn bản ......................................................................................65
Hình 35: Chia sẻ văn bản ..........................................................................................66
Hình 36: Đăng nhập hệ thống ...................................................................................67
Hình 37: Quản lý ngƣời dùng ...................................................................................68
Hình 38: Quản lý phòng ban .....................................................................................69
Hình 39: Phân quyền cho phòng ban ........................................................................70
Hình 40: Phân quyền cho ngƣời dùng .......................................................................71
Hình 41: Quản lý khách hàng....................................................................................72
Hình 42: Sửa giá dịch vụ ...........................................................................................74
Hình 43: Quản lý dịch vụ của khách hàng ................................................................76
Hình 44: Quản lý module ..........................................................................................78
Hình 45: Quản lý tài liệu liên quan đến module .......................................................80
Hình 46: Kiến trúc hệ thống ......................................................................................86
Hình 47: Các Thành phần của hệ thống quản lý tài liệu ...........................................89
Hình 48: Mối liên hệ giữa các thành phần MVC ......................................................90
Hình 49: Sơ đồ thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu .............................................100
Hình 50: Sơ đồ thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý tài khoản ngƣời dùng .....................102

Hình 51: Sơ đồ thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý khách hàng sử dụng ứng dụng quản lý
tài liệu ......................................................................................................................103
Hình 52: Trang chủ nhà cung cấp phần mềm ........................................................106
Hình 53: Trang Cung cấp các gói dịch vụ cho khách hàng ...................................107
Hình 54: Trang Đăng ký sản phẩm ........................................................................107
Hình 55: Thêm mới gói dịch vụ ..............................................................................108
Hình 56: Đặt dung lƣợng dịch vụ............................................................................108

7


Hình 57: Xem thông tin khách hàng .......................................................................109
Hình 58: Thêm mới dịch vụ khách hàng .................................................................109
Hình 59: Quản lý module ........................................................................................110
Hình 60: Quản lý tài liệu hƣớng dẫn sử dụng .........................................................110
Hình 61: Quản lý tài khoản ngƣời dùng. .................................................................111
Hình 62: Thêm mới tài khoản .................................................................................111
Hình 63: Thêm mới phòng ban ...............................................................................111
Hình 64: Phân quyền phòng ban .............................................................................112
Hình 65: Gán phòng ban cho ngƣời dùng ...............................................................112
Hình 66: Giao diện quản lý tài liệu .........................................................................113
Hình 67: Giao diện chia sẻ tài liệu ..........................................................................113
Hình 68: Thêm mới tài liệu .....................................................................................114
Hình 69: Xem tài liệu mình chia sẻ.........................................................................114
Hình 70: Xem tài liệu đƣợc nhận ............................................................................115
Hình 71: Xem danh sách tài liệu đƣợc xem bởi ngƣời dùng ..................................115
Hình 72: Gửi email link tài liệu ..............................................................................116
Hình 73: Điền thông tin chia sẻ qua email ..............................................................116
Hình 74: Hoàn thành chia sẻ tài liệu qua email ......................................................116
Hình 75: Quản lý loại văn bản ................................................................................117

Hình 76: Thêm mới loại văn bản ............................................................................117
Hình 77: Quản lý thƣ mục .......................................................................................118
Hình 78: Thêm mới thƣ mục ...................................................................................118
Hình 79: Thêm mới sổ văn bản ...............................................................................119
Hình 80: Danh sách tài liệu đã bị xóa .....................................................................119
Hình 81: Quản lý văn bản đến.................................................................................119
Hình 82: Duyệt văn bản đến....................................................................................120
Hình 83: Chọn nhóm( xử lý) và cá nhân xử lý .......................................................120
Hình 84: Xem tình trạng xử lý văn bản..................................................................120
Hình 85: Xem xử lý văn bản của ngƣời xử lý. ........................................................121

8


Hình 86: Xử lý văn bản ...........................................................................................121
Hình 87: Nhập thông tin xử lý văn bản ...................................................................121
Hình 88: Nhập mới văn bản đi ................................................................................122

9


MỞ ĐẦU
1. Đánh giá hiện trạng
Quản lý công văn, giấy tờ, tài liệu là một nghiệp vụ cần thiết hàng ngày của
các tổ chức và doanh nghiệp. Thông thƣờng, trong một tổ chức, hoạt động này đƣợc
điều phối bởi một phòng hành chính, tuy nhiên việc nhận, gửi, lƣu trữ công văn giấy
tờ có liên quan tới hầu hết các bộ phận khác của tổ chức.
Một cách truyền thống, việc quản lý công văn, tài liệu đƣợc chuẩn hóa thành
các quy trình làm việc để công văn, giấy tờ có thể đến đƣợc tay những đối tƣợng
cần thiết một cách kịp thời, đồng thời cũng đảm bảo đƣợc việc lƣu trữ và tìm kiếm

nhanh chóng và không mất mát. Mặc dù vậy, việc lƣu trữ công văn, giấy tờ một
cách trực tiếp không tránh khỏi sự mất mát, hoặc chậm trễ, thiếu chính xác khi tìm
kiếm. Trong tình huống nhƣ vậy, các hệ thống quản lý công văn điện tử sẽ giúp ích
nhiều cho hoạt động nghiệp vụ này với các ƣu điểm:
 Tự động hóa trong nhiều công đoạn của việc lƣu trữ và xử lý công
văn, giấy tờ.
 Dễ dàng sao lƣu và phục hồi.
 Có thể bổ sung thêm nhiều tiện ích phục vụ cho công tác quản lý.
Một phƣơng pháp để xây dựng hệ thống quản lý công văn điện tử cho một tổ
chức là phát triển một phần mềm riêng cho tổ chức này. Phƣơng pháp này đảm bảo
tính riêng tƣ về mặt dữ liệu cho tổ chức đó, tuy nhiên cách thức này lại đòi hỏi
doanh nghiệp phải có một sự đầu tƣ ban đầu về thời gian cũng nhƣ tài chính khá
lớn: đầu tƣ hạ tầng thông tin, đầu tƣ phát triển phần mềm. Ngoài ra doanh nghiệp
cũng phải bỏ chi phí cho việc duy trì hoạt động của toàn bộ hệ thống trong quá trình
khai thác, vận hành. Chính vì vậy nhiều doanh nghiệp cỡ nhỏ với năng lực tài chính
và công nghệ thấp thƣờng bỏ qua phƣơng pháp quản lý tài liệu hiệu quả và hiện đại
này.

10


2. Đề xuất giải pháp
Luận văn nghiên cứu xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo phƣơng
pháp cho thuê phần mềm SaaS, trong đó việc xây dựng, phát hành, và quản lý phần
mềm đƣợc thực hiện bởi một nhà cung cấp dịch vụ. Các tổ chức cần sử dụng phần
mềm sẽ thuê lại dịch vụ này, sau đó có thể tiến hành quản lý tài liệu điện tử của
mình thông qua các chức năng phần mềm cung cấp qua mạng internet.
Với cách làm này, các tổ chức thƣờng chỉ mất một chi phí định kỳ hàng
tháng/năm cho việc sử dụng phần mềm. Họ không phải bỏ công sức và tài chính
cho việc đầu tƣ ban đầu hay quản lý/vận hành nữa. Hơn nữa doanh nghiệp có thể

lựa chọn các phƣơng án cho thuê khác nhau, phù hợp với hiện trạng của doanh
nghiệp, để có thể tối ƣu đƣợc về mặt chi phí.
Với nhà cung cấp dịch vụ, họ cần xây dựng một hệ thống có khả năng đáp
ứng cho cùng một lúc nhiều doanh nghiệp. Với sự phát triển của các loại hình dịch
vụ đám mây khác nhƣ dịch vụ hạ tầng (IaaS) và dịch vụ nền tảng (PaaS), việc xây
dựng một dịch vụ phần mềm cho thuê nhƣ vậy cũng trở nên đơn giản hơn nhiều.
Trong khuôn khổ của luận văn, hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo mô hình
cho thuê phần mềm đƣợc xây dựng dựa trên một dịch vụ nền tảng cho thuê là
OpenShift, giúp cho công việc thiết lập nền tảng phát triển ứng dụng trở nên đơn
giản.
3. Cấu trúc của luận văn
Luận văn đƣợc chia ra làm 5 chƣơng, với những nội dung chính đƣợc tóm
lƣợc nhƣ sau:
Chương 1: Giới thiệu chung. Chƣơng này trình bày về về bài toán quản lý tài
liệu với các nhu cầu thực tế và quy trình nghiệp vụ liên quan.
Chương 2: Phân tích chức năng của hệ thống quản lý tài liệu theo mô hình
cho thuê phần mềm SAAS. Chƣơng này tìm hiểu về mô hình SAAS và thực hiện

11


phân tích chức năng của hệ thống quản lý tài liệu theo mô hình cho thuê phần mềm
SAAS.
Chương 3: Thiết kế hệ thống quản lý tài liệu. Chƣơng này trình bày việc
thiết kế hệ thống Quản lý tài liệu dựa trên nền tảng đám mây OpenShift. Trƣớc tiên,
trong chƣơng sẽ giới thiệu khái quát về dịch vụ nền tảng đám mây OpenShift và
kiến trúc của hệ thống, sau đó sẽ thực hiện thiết kế hệ thống (thiết kế các thành phần
của hệ thống và cơ sở dữ liệu).
Chương 4: Triển khai và thử nghiệm. Chƣơng này trình bày kết quả các thực
nghiệm của hệ thống quản lý tài liệu theo mô hình SAAS trên nền tảng đám mây

OpenShift. Đƣa ra các chức năng chính mà chƣơng trình đã xây dựng.
Chương 5: Kết luận. Trình bày các kết quả mà hệ thống đã đạt đƣợc, đồng
thời đƣa ra các tiêu chí sẽ hoàn thiện trong tƣơng lai.

12


CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG
1.1

Giới thiệu
Hệ thống quản lý tài liệu là ứng dụng có thể nắm bắt nhiều tập tin điện tử

trong khi cung cấp lƣu trữ, sử dụng, bảo mật các tài liệu.
Quá trình quản lý tài liệu bắt đầu từ việc chuyển đổi từ tài liệu giấy sang tài
liệu điện tử. Việc chuyển đổi này sẽ loại bỏ rất nhiều khó khăn liên quan đến tài liệu
bị trùng lặp, phân phối chậm chạp, tài liệu đặt không đúng chỗ và sự bất tiện khi lấy
tập tin. Việc sao chép, phân phối, lƣu trữ tài liệu tốn rất nhiều chi phí, do đó, quá
trình số hóa tài liệu sẽ làm giảm thiểu những vấn đề trên.

Hầu hết quá trình quản lý tài liệu bao gồm 5 thành phần chính:
 Nắm bắt và nhập tài liệu vào hệ thống
 Phƣơng pháp lƣu trữ và sử dụng tài liệu
 Công cụ xác định vị trí tài liệu
 Công cụ xuất tài liệu ra khỏi hệ thống
 Hệ thống bảo mật nhằm tránh truy cập bất hợp pháp.
Ứng dụng quản lý tài liệu cho phép phân phối và kiểm soát tài liệu xuyên
suốt trong tổ chức một cách tiện lợi. Ngoài ra, ứng dụng quản lý tài liệu còn thúc
đẩy hoạt động doanh nghiệp, cho phép truy cập thông tin ngay lập tức, tăng sự hợp
tác giữa các phòng ban và tăng tính bảo mật cho tài liệu. Ứng dụng quản lý tài liệu

cho phép:
 Quản lý và lấy ra nhiều tài liệu trong tích tắc;
 Chia sẻ tài liệu cho đồng nghiệp trong khi vẫn bảo mật thông tin cá nhân;
 Email và fax tài liệu một cách tiện lợi ;
 Truy cập tài liệu khi đi công tác, du lịch, …
 Sao lƣu đề phòng sự cố.

13


1.2

Nhu cầu quản lý tài liệu trong doanh nghiệp
Trong bất cứ một tổ chức hay doanh nghiệp nào đang hoạt động thì tài liệu

luôn là một là công cụ hữu ích để ghi nhận, lƣu trữ, chuyển tải thông tin giữa các
thành viên với nhau, giữa tổ chức, doanh nghiệp với nhau trong tất cả các hoạt động
hàng ngày. Nếu không có ứng dụng quản lý tài liệu, các tài liệu đƣợc lƣu trữ với
nhiều định dạng khác nhau, dữ liệu đang đƣợc lƣu trữ phân tán trên các máy chủ,
máy trạm, máy tính cá nhân và các thiết bị di động một cách phân tán qua thời gian
sẽ trở nên khó kiểm soát và dần dần mất đi tính chính xác của tài liệu.
Sẽ rất khó khăn cho một tổ chức khi mà tài liệu đƣợc lƣu trữ dƣới dạng các
file video, các file hình ảnh, các file bảng tính, các file văn bản, các file nén, các file
hồ sơ, file trình diễn, file vector ... để rải rác khắp nơi trên các thƣ mục, các thiết bị
cá nhân mà không thể tìm kiếm nổi, không kiểm soát đƣợc các thông tin kèm theo,
không đƣợc phân loại, nghi chú, nhận xét và có nhiều phiên bản chồng chéo ...
Trên thực tế đã có rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp ứng dụng công nghệ tuy
nhiên đến cuối năm backup lại hàng trăm GB dữ liệu mà lãnh đạo tổ chức đó không
biết đƣợc thực tế đống dữ liệu đó là gì, sử dụng ra sao.
Xuất phát từ nhu cầu trên, việc xây dựng phần mềm quản lý tài liệu là một

công việc cần thiết để quản lý tài liệu hợp lý. Xây dựng phần mềm quản lý tài liệu
sẽ đem lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp nhƣ tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời
gian, tăng hiệu quả công việc cũng nhƣ tạo ra nguồn thu nhập cho doanh nghiệp.

1.3

Quy trình nghiệp vụ

 Quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản đến

14


Trách nhiệm

Trình tự thực hiện

Cán bộ văn thƣ

Tiếp nhận văn bản đến từ bƣu
điện hoặc gửi trực tiếp

Cán bộ văn thƣ

Phân loại văn bản đến

phõn
Bóc bì văn bản đến

Cán bộ văn thƣ

Cán bộ văn thƣ

Đóng dấu văn bản đến
vào sổ văn bản

Cán bộ văn thƣ

Trình ngƣời đứng đầu

Ngƣời đứng đầu

Phê duyệt văn bản đến
Giao việc cho các phòng

Cán bộ văn thƣ

Nhận văn bản, giao cho các phòng thực
hiện

Cán bộ văn thƣ

Chuyển văn bản

Cán bộ văn thƣ
Phòng chuyên
môn

Lƣu hồ sơ

Bảng 1: Quy trình nghiệp vụ xử lý văn bản đến
15


 Tiếp nhận công văn đến:
- CÁN BỘ VĂN THƢ xem nhanh qua một lƣợt ngoài bì xem có đúng công
văn gửi cho cơ quan hay không, cái nào không đúng chuyển thƣờng trực để trả lại
cho nhân viên Bƣu điện.
- Sau đó CÁN BỘ VĂN THƢ có nhiệm vụ bóc bì, sơ bộ phân chia văn bản,
thƣ từ, sách báo, ... thành các loại riêng. Những thƣ từ đề tên riêng ngƣời nhận, sách
báo, bản tin, ... không phải vào sổ công văn đến. Đối với văn bản gửi đến cơ quan
đều phải vào sổ đăng ký công văn đến, chia thành hai loại: Loại phải bóc bì và loại
không bóc bì:
+ Loại bóc bì vào sổ: Là những văn bản ngoài bì đề tên cơ quan, không có
dấu “Mật”. Nếu văn bản khẩn, hoả tốc, có nội dung quan trọng, cấp bách thì CÁN
BỘ VĂN THƢ phải chuyển ngay đến Ban lãnh đạo trong thời gian ngắn nhất.
+ Loại không bóc bì mà chỉ vào sổ, chuyển cả bì những văn bản “Mật”, văn
bản gửi Đảng uỷ và các đoàn thể đơn vị trực thuộc cơ quan.
 Đăng ký công văn đến:
Sau khi bóc bì, phân loại, CÁN BỘ VĂN THƢ đóng dấu đến, ghi số đến,
ngày đến và đăng ký công văn vào sổ đăng ký công văn đến đối với các văn bản
phải vào Sổ đăng ký công văn đến.
 Trình văn bản đến:
Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký: Cán bộ Văn thƣ trình lên ngƣời
đứng đầu.
 Xem xét nội dung, giao việc cho các đơn vị:
Ngƣời đứng đầu duyệt văn bản đƣợc chuyển đến phòng ban chuyên môn hay
cá nhân giải quyết theo thẩm quyền.
 Phân phối chuyển giao văn bản:
Cán bộ văn thƣ có trách nhiệm:

16


- Chuyển giao công văn đến cho các cá nhân, phòng chuyên môn để đọc hoặc
xử lý.
- Văn bản ngày nào phải chuyển giao ngay trong ngày đó. CÁN BỘ VĂN
THƢ không để ngƣời không có trách nhiệm xem văn bản của ngƣời khác, đơn vị,
phòng ban khác.
 Quy trình quản lý văn bản đi
Trách nhiệm

Các phòng,
cá nhân

Trình tự thực hiện
Các phòng, cá nhân
soạn thảo

Lãnh đạo
phòng

Kiểm tra nội
dung thể thức VB

Ngƣời
đứng đầu

Duyệt

Văn thƣ

Văn Thƣ

Vào sổ, Photo, Đóng dấu,
phát hành VB

Theo dõi và lƣu hồ
sơ

Bảng 2: Quy trình quản lý văn bản đi

17


- Trưởng phòng :
+ Phân công cho cán bộ, chuyên viên soạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm
về độ chính xác về nội dung, hình thức và tính pháp lý của văn bản.
+ Ký tắt vào bên cạnh chữ cuối của văn bản.
- Ký tắt: Các văn bản, quyết định sau khi đƣợc kiểm tra đƣợc chuyển tới
trƣởng phòng xem xét, ký tắt.
- Ký duyệt: Sau khi trƣởng phòng ký tắt, văn bản, quyết định đƣợc trình
ngƣời đứng đầu duyệt.
Trƣờng hợp văn bản, quyết định không đạt yêu cầu sẽ đƣợc chuyển trả lại
các phòng chuyên môn soạn thảo để bổ sung, hoàn thiện theo chỉ đạo.
- Vào sổ lấy số, nhân bản , đóng dấu phát hành:
Tất cả các văn bản, quyết định sau khi đƣợc Ngƣời đứng đầu ký, CÁN BỘ
VĂN THƢ có trách nhiệm vào sổ, lấy số và phối hợp với cán bộ, chuyên viên đƣợc
giao trực tiếp xử lý hồ sơ/công văn xác định số lƣợng văn bản, quyết định cần thiết
để chuyển nhân bản, đóng dấu.

Văn thƣ chịu trách nhiệm kiểm tra nghiêm ngặt tiêu đề văn bản và chữ ký
của Ngƣời đứng đầu (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) chữ ký nháy của các trƣởng
phòng chuyên môn trƣớc khi đóng dấu và phát hành. Nếu văn bản không đúng với
quy định văn thƣ không đóng dấu phát hành mà chuyển trả lại ngƣời dự thảo.
CÁN BỘ VĂN THƢ phối hợp với cán bộ, chuyên viên đƣợc giao trực tiếp
xử lý hồ sơ/công văn thực hiện việc gửi văn bản, quyết định.
Cán bộ, chuyên viên đƣợc giao trực tiếp xử lý hồ sơ/công văn và CÁN BỘ
VĂN THƢ có trách nhiệm lƣu trữ hồ sơ theo quy định hiện hành.
 Quy trình nghiệp vụ xử lý hồ sơ công việc

18


Trách nhiệm

Trình tự thực hiện

Cá nhân có
trách nhiệm
xử lý

Nhập nội dung xử lý

Cá nhân có
trách nhiệm
xử lý

Đính kèm
Tài liệu liên quan

Chọn ngƣời tham
gia xử lý

Cá nhân có
trách nhiệm
xử lý

Ngƣời tham
gia xử lý

Xử lý công việc

Bảng 3: Xử lý hồ sơ công việc
-

Cá nhân có trách nhiệm xử lý

+ Cá nhân có trách nhiệm xử lý hồ sơ công việc chọn hồ sơ công việc cần xử lý,
tiến hành nhập nội dung xử lý và tiến hành đính kèm tài liệu liên quan, sau đó chọn
ngƣời cần tham gia xử lý. Ngƣời tham gia xử lý hồ sơ công việc sẽ tiến hành xử lý
công việc.

19


 Quy trình nghiệp vụ chia sẻ tài liệu
Trách nhiệm

Trình tự thực hiện

Cá nhân

Chọn tài liệu cần chia
sẻ

Cá nhân

Chọn ngƣời hoặc nhóm ngƣời
cần chia sẻ

Cá nhân

Chia sẻ

Bảng 4: Quy trình nghiệp vụ chia sẻ tài liệu

Cá nhân chọn tài liệu cần chia sẻ, sau đó chọn nhóm ngƣời hoặc phòng ban cần chia
sẻ, sau đó tiến hành chia sẻ tài liệu.

20


 Quy trình thêm mới tài liệu
Trách nhiệm

Trình tự thực hiện

Cá nhân

Chọn thêm mới tài

liệu

Cá nhân

Nhập thông tin tài liệu cần thêm
mới

Cá nhân

Lƣu thông tin

Bảng 5: Quy trình nghiệp vụ thêm mới tài liệu
Cá nhân thực hiện thêm mới tài liệu, nhập thông tin tài liệu cần thêm mới, sau đó
lƣu thông tin để thêm mới tài liệu
 Quy trình chỉnh sửa tài liệu
Trách nhiệm

Trình tự thực hiện

Cá nhân

Chọn tài liệu cần
chỉnh sửa

Cá nhân

Nhập thông tin chỉnh sửa cho tài
liệu

Cá nhân

Lƣu thông tin

Bảng 6: Quy trình nghiệp vụ chỉnh sửa tài liệu

21


Cá nhân chọn tài liệu cần chỉnh sửa, sau đó thực hiện chỉnh sửa tài liệu, nhập thông
tin tài liệu cần thêm mới và lƣu thông tin chỉnh sửa.
 Quy trình xóa tài liệu
Trách nhiệm

Trình tự thực hiện
Chọn tài liệu cần xóa

Cá nhân

Cá nhân

Xóa tài liệu

Bảng 7: Quy trình nghiệp vụ xóa tài liệu
Cá nhân chọn tài liệu cần xóa, sau đó thực hiện xóa tài liệu.
 Quy trình nghiệp vụ chia sẻ tài liệu qua email
Trách nhiệm
Cá nhân

Cá nhân

Trình tự thực hiện
Chọn tài liệu cần chia sẻ

Nhập thông tin địa chỉ email
ngƣời nhận

Cá nhân

Chia sẻ

Bảng 8: Quy trình nghiệp vụ chia sẻ tài liệu qua email
Cá nhân chọn tài liệu cần chia sẻ, sau đó nhập thông tin chia sẻ qua email và thực
hiện chia sẻ tài liệu.

22


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ
TÀI LIỆU THEO MÔ HÌNH CHO THUÊ PHẦN MỀM SAAS
Chƣơng này trình bày việc phân tích hệ thống quản lý tài liệu theo mô hình
cho thuê phần mềm SaaS. Trƣớc tiên nội dung chƣơng giới thiệu sơ lƣợc về mô
hình cho thuê phần mềm SaaS, sau đó các chức năng của hệ thống quản lý tài liệu
sẽ đƣợc đề xuất và đặc tả chi tiết.
2.1

SAAS là gì
Khái niệm phần mềm dịch vụ (Software as a Services) đã không còn xa lạ

với thế giới. Tuy nhiên, ở Việt Nam thì khái niệm này cũng mới chỉ biết đến gần
đây.

Khái niệm phần mềm SaaS rất đơn giản: thay vì phải cấp phép sử dụng vĩnh
viễn cho một phần mềm thì giờ đây các nhà cung cấp phần mềm cho phép khách
hàng sử dụng phần mềm theo cách đóng phí định kì. Tất cả những vấn đề khác nhƣ
bảo mật, nâng cấp tính năng đều do phía nhà cung cấp phần mềm SaaS thực hiện,
ngƣời sử dụng sẽ đƣợc hƣởng lợi từ những nâng cấp này mà không phải trả thêm
bất kì một khoản phí nào.
Thông thƣờng, một ứng dụng SaaS thƣờng có những đặc điểm nhƣ sau:
 Sử dụng phần mềm qua môi trƣờng web thay vì sử dụng trên máy tính của
khách hàng nhƣ trƣớc đây.
 Phần mềm đƣợc lƣu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ.
 Thay vì phải trả tiền một lần để sở hữu phần mềm vĩnh viễn thì khách hàng
có thể trả phí định kì hàng tháng để sử dụng phần mềm.
 Các tính năng cải tiến đƣợc thực hiện bởi nhà cung cấp phần mềm và ngƣời
sử dụng hoàn toàn không phải trả thêm phí cho những cải tiến này.
2.2

Những thuận lợi của mô hình cho thuê phần mềm SAAS:

 Chi phí thấp
23


Chi phí khởi tạo thấp, tùy thuộc và tính năng yêu cầu và số lƣợng ngƣời dùng mà có
cách tính phí khác nhau. Đây chính là lợi điểm dễ thấy nhất của ứng dụng SaaS.
 Chi phí hỗ trợ kĩ thuật thấp
Thay vì phải bỏ tiền để thuê nhân viên kĩ thuật duy trì hệ thống của mình thì bây giờ
các nhà cung cấp ứng dụng SaaS đã làm thay tất cả. Ngƣời dùng hầu nhƣ không
phải quan tâm đến vấn đề kĩ thuật. Chính vì thế chi phí thuê nhân viên kĩ thuật sẽ
giảm đáng kể.
 Nâng cấp chƣơng trình mà không tốn chi phí

Thông thƣờng những nhà cung cấp ứng dụng SaaS luôn tiến hành mở rộng tính
năng ứng dụng của họ. Vì thế, khách hàng cũng đƣợc hƣởng lợi từ việc này mà
không phải trả thêm một đồng chi phí nào cả.
 Không giới hạn truy cập
Ngƣời dùng có thể truy cập ứng dụng SaaS bất cứ đâu, bất cứ nơi miễn là nơi đó có
kết nối internet. Đây cũng là một lợi điểm không hề nhỏ của các ứng dụng SaaS.
Chính khả năng này mang lại cho những ứng dụng SaaS có nhiều cơ hội trong
tƣơng lai.

2.3

Mô hình SAAS hoạt động như thế nào
SAAS là một bƣớc đột phá trong lĩnh vực phân phối phần mềm. Triết lý của

SAAS cũng giống nhƣ là thay vì phải xây một ngôi nhà để ở trọ vài ngày trong một
đợt công tác thì bạn hãy bỏ tiền thuê một ngôi nhà để ở trong cùng thời gian đó.
SAAS đã thay đổi thói quen sử dụng phần mềm của ngƣời dùng hiện nay. Hình bên
dƣới diễn tả điều đó.

24


Hình 1: SAAS
Và SAAS cũng mở ra nhiều khả năng hứa hẹn trong tƣơng lai. Nhất là tính
năng cho phép truy cập ứng dụng mọi lúc mọi nơi, không phụ thuộc không gian thời
gian đã làm cho các ứng dụng SaaS ngày càng trở nên phổ biến.

2.4

Phân tích chức năng của hệ thống quản lý tài liệu theo mô hình cho

thuê phần mềm SAAS
2.4.1. Các đối tác:
Hệ thống quản lý tài liệu sẽ bao gồm: bên cho thuê phần mềm (nhà cung cấp
dịch vụ phần mềm quản lý tài liệu) và bên thuê phần mềm (các doanh nghiệp, tổ
chức sử dụng ứng dụng quản lý tài liệu đƣợc thuê từ nhà cung cấp dịch vụ). Trong
đó, các đối tƣợng của phía thuê phần mềm (ngƣời sử dụng trong các tổ chức thuê
phần mềm) sẽ bao gồm: ngƣời quản trị (admin) của bên sử dụng dịch vụ quản lý tài
liệu và ngƣời sử dụng dịch vụ quản lý tài liệu.

2.4.2. Sơ đồ ca sử dụng:
Sơ đồ ca sử dụng tổng quát của phần mềm quản lý tài liệu đƣợc mô tả nhƣ sau:

25