Hướng dẫn sử dụng Powpoint

Phần

2:

Microsoft

Powerpoint
Tác
giả:
Nguyễn Sơn Hải
nsha i @moet.edu.vn
Trung tâm tin học Bộ Giáo dục và đào tạo
Tác
giả:
Nguyễn

Sơn

Hả
i
,

Trung
tâm
Tin

học



Bộ

Giáo

dục
và
Đào

tạo.
Email:

2
Sách học Powepoint

Giới thiệu powerpoint
Bạn
là
một

sinh
viên,
muốn
trì
nh

bày

nội

dung
bài tập

lớn,

đồ

án
tốt
nghiệp
tr
ớc hội

đồng

bảo
vệ?
Bạn
là
một

cán

bộ,

muốn
trì
nh

bày

báo

cáo

công
việc của
mình
tr
ớc

đồng

nghiệp? Bạn
là
một

nhà

khoa

học,

muốn

trình

bày

những

ý
t

ởng,

những

công

trình

nghiên
cứu
của
mình

trong

những

diễn

đàn,

những

cuộc

hội

thảo?
Và

còn

nhiều

hoàn

cảnh

khá
c
nữa,

khi
mà
bạn

muốn
tr
ình

bày

một

vấn

đề

nào

đó
tr
ớc

đám

đông.

Microsoft

Pow
e
rpoint

sẽ

giúp

bạn
làm
những

công
việc
đó

một

cách
đơn

gi
ản
mà
hiệu

quả

rất

cao
.
Bạn

có
thể
đ
a
đợc
rất
nhiều
l
o
ại
thông
ti
n
lên
màn

hình

trình

chiếu

nh
:
văn

bản;
hình

ảnh;
âm
thanh;

bảng
tính;
biểu

đồ;


Làm
việc
trên

Powerpoint
là làm việc

trên
các tệp
trình

diễn

(có

phần

mở

rộng
là
*.PPT).

Mỗi
tệp
trình

diễn

bao

gồm
các
bản

trình

diễn
(Slide
s)

chúng

đợc

sắp

theo một

thứ
t
ự.

Các

bản

trình

diễn

này

chứa

nội

dung
t
hông
tin
bạn

muốn
t
rình

bày.

Có
thể
minh

hoạ
cấu
trúc

một
tệp
trình

diễn

theo
các
bản

trình

diễn

(Slides)

nh

sau:
Slide 1
Slide 2
Slide n
Một tệp trình diễn
Qui

trình

để
tạo và
sử

dụng

một
tệp
trình

diễn

nh

sau:
B
ớc

1:

Xá
c
định

rõ

ràng
các
nội

dung

sẽ

trình

bày.

Từ

đó

sẽ

định

ra

đợc
cấu
trúc
của tệp
trình

diễn
là:
Chọn

nền

của

slide

theo

mẫu

nào

cho

phù

hợp?

Cần

bao

nhi
ê
u
slides?

Nội

dung

mỗi

Slide

là

gì?
B
ớc

2:

Dùng

Powerponit

để

xây

dựng

nội

dung
các slide
đó.
B
ớc

3:

Trình

diễn
Slide.
Khi

đó

nội

dung

từng
Sli
d
e
sẽ

đợc

phóng
t
o
lên
toàn

bộ
màn

hình

máy

tính.

Nếu

máy

tính
của
bạn

nối
với
một

máy

chiếu

(Multimedia
Projector

chẳng

hạn),

nội

dung
các slide
trình

chiếu

sẽ

đợc

đ
a lên các

màn

hình

lớn,
nhiều

ngời

có
thể
quan

sát

một

cách

dễ

dàng.

Tác
giả:
Nguyễn

Sơn

Hả

i
,

Trung
tâm
Tin

học



Bộ

Giáo

dục
và
Đào

tạo.
Email:

3
Sách học Powepoint

Chơng 1: Trình diễn đơn giản
1. Cách khởi động Powepoint
Có

nhiều

cách

có
thể
khởi

động

đợc

phần
mềm
Powerpoint.

Tuỳ

vào

mục

đích
làm
việc,
sở
thích
hoặc

sự
tiện

dụng
mà
bạn

có
thể
chọn

mộ
t
trong
các
cách

sau

đây
để

khởi

động:
Cách

1:

Chọn

lệnh

Start
của
Windows

nh

sau:

Start

|

Programs

|

Microsoft
Powerpoint
Cách 2: Nháy kép chuột
lên
biểu
t
ợng
của
phần m
ề
m Powerpoint
trên

thanh

công

cụ,

hoặc
tr
ên

màn

hình

nền
của
Windows;
Hộp
thoại
đầu
tiên của
Powerpoint

xuất

hiện,

cho

phép

chọn

hớng
làm việc:
-

Open

an

exiting

presentation

để

mở

một
tệp trì
nh

diễn

đã

có
tr
ớc

(chỉ

dùng

cách này
cho

những
lần
sau,

khi
mà
bạn

đã

có

những
tệp
trình

diễn

trên

máy);
-

AutoContent

wizard



giúp
tạ
o

một
tệp
trình

diễn

theo

những

mẫu

cho
tr
ớc
với
nội

dung
về

một

chủ

đề

nào

đó;
-

Design

Template

-

để
bắt
đầu
tạo
mới

một
tệp trì
nh

diễn

sử

dụng

một

mẫu

định
dạng

sẵn

đã

có

trong

th
viện
Powerpointl
-

Blank

Presentation

cho

phép

tạo
mới

một

trình
diễ
n
;

Tác
giả:
Nguyễn

Sơn

Hả
i
,

Trung
tâm
Tin

học



Bộ

Giáo

dục
và
Đào

tạo.
Email:

4
Sách học Powepoint

2. Tạo một trình diễn mới
Bằng

cách

chọn

mục hộp
thoại
trên,

hộp
thoại
N
e
w
slide
xuất

hiện,

cho

phép

chọn

bản
trì
nh

diễn
(Sli
de):
Danh

sách

Choose

an

AutoLayout:

chứa
các loại
bố
cục Slide mà

bạn

có
thể
chọn.

Dùng

chuột
c
họn

một

m
ẫ
u

rồi

nhấp

OK

để
tiếp
tục.

Màn

hình
làm việc
chính
của
Pow
e
rpoint

xuất
hiện:
Slide, nơi chứa các thông tin
cần trình diễn.
Hệ thống thực
đơn lệnh
Hệ thống thanh
công cụ
Danh sách các
Slide đã tạo
đ ợc !
Hộp ghi chú
cho từng Slide
Màn

hình
làm việc
chính
của
Powerpoint

thông

thờng

bao

gồm

5

thành

phần:
-

Bản

trình

diễn

(slide):

Là

nơi
chế
bản

nội

dung
các
bản

trình

diễn.

Mỗi
tệp
trình
diễn

(Presentation)

có
thể
bao

gồm

nhiều

bản

trình

diễn
(Slide
).

Tại
mỗi

thời

điểm,
màn

hình
chỉ
có
thể
hiển
thị
đợc

1

bản

trình

diễn

để
thiết
kế.

Bạn

có
thể
sử

dụng
các
công

cụ
chế
bản

(nh

sử

dụng

trong

Word)

để

đ
a
thông
tin lên các Slides

này;

-
Hệ
thống

mục

chọn

(menu):

chứa
các
lệnh

để

gọi
t
ớ
i các
chức

năng
của
Powerpoint

trong

khi
làm việc.

Bạn

phải

dùng

chuột

để

mở
các
mục

chọn

này,

đôi khi

cũng

có
thể
sử

dụng

tổ

hợp

phím
tắt
để

gọi

nhanh
tới các
mục

chọn;
-
Hệ
thống

thanh

công

cụ:

bao

gồm
rất
nhiều

thanh

c
ông

cụ,

mỗi

thanh

công

cụ

bao gồm

các
nút

lệnh

để

phục

vụ

một

nhóm

công
việc
nào

đó;
-

Hộp

ghi

chú

(note):

giúp

bạn
l
u

những

thông
tin
chú
thích
cho

từng

Slide.
Điều này

là cần thiết
khi

bạn

khó

có
thể
nhớ

đợc

những
t
hông
ti
n

xung

quanh
slide
đó;
-

Danh

sách
các
Slide

đã

tạo

đợc:

cho

phép

định
vị
nhanh

đến

một
Slide
nào

đó
chỉ
bằng

cách

nhấn

chuột.
Mặt

khác,

trong

khi

đang
làm việc với
Powerpoint

bạn

cũng

có
thể
sử

dụng

một
trong
các
cách

sau

đ
â
y

để
tạo
mới

một
tệp
trình
diễ
n
:
-

Mở

mục

chọn
File
|

New..;
hoặc
-

Nhấn

nút

New trên

thanh

công

cụ

Standard
;
hoặc
-

Nhấn

tổ

hợp

phím
tắt
Ctrl
+
N.
Tiếp

theo,

thực

hiện

xây

dựng

nội

dung

cho
Slide
mới

này:
Hãy

gõ

thông
tin và
o
hai tiêu
đề

củ

a slide
này.

Sở

dĩ
slide tr
ên
chỉ
có

2
tiêu
đề
là
do
việc
bạn

chọn

mẫu
slide
ở

hộp
thoại
New
slide
.

Tuy

nhiên

bạn

cũng

có
t
h
ể
chọn
các
mẫu
slide
khác

cho

phù

hợp

theo

mục

đích

của
mình.

Sau

khi

gõ
t
hông
tin
xong,

nội
dung
slide
đầu
tiên
sẽ

nh

sau:
3. Trình diễn Slide
Bạn

có
thể
sử

dụng
c
á
c
tính

năng

trình

diễn
slide
để
kiểm
định
kết
quả.

Có

nhiều cách
có

th
ể
mở

đợc

tính

năng

này:
- Nhấn

chuột
lên
nút

Slide

Show

ở

góc

phải,

cuối

màn

hình:
Nhấn lên đây để bắt
đầu trình diễn!
hoặc
- Mở

mục

chọn

Slide

Show

|
;
hoặc
- Bấm

phím

F5

trên

bàn

phím.
Màn

hình

trình

diễn
slide

hiện

ra

trên

toàn

bộ

màn

hình

nh

sau:
Muốn

chuyển

đến
slide tiếp
theo

trong

kh
i
trình

diễn,

bạn

nhấn
trái
chuột

hoặc
nhấn

phím

Enter;
Muốn

thoát

khỏi

màn

hình

trình

diễn,

để

trở
về
màn

hình
thiết
kế

bấm

phím
ESC.
4. Ghi tệp trình diễn lên đĩa
Để

ghi
tệp
trình

diễn

đang
làm việc lên
đĩ
a,
có
thể
chọn

một
tr
ong
các
cách

sau:
-

Mở

mục

chọn
File
|
Save..;
hoặc
- Nhấn

nút

Save trên

thanh

công

cụ

Standard
;
hoặc
- Nhấn

tổ

hợp

phím
tắt
Ctrl
+
S.
Sẽ
có
hai
khả

năng

xảy
ra:
Nếu

đây
là tài liệu
mớ
i,
hộp

thoại
Save

As

xuất

hiện,

cho

phép

ghi
tài liệu
này

bởi một

tệp tin mới:
Gõ tên tệp
tin vào đây!
Hãy

gõ
tên tệp tin
vào

mục

File
name:

rồi

nhấn

nút

Save

để
kết
thúc
việc
ghi
tệp
trình

diễn.
Nếu
tài liệu của
bạn

đã

đợc

ghi

vào

một
tệp
rồi,

khi

ra

lệnh

ghi

dữ
li
ệu,
tất cả
những

sự
t
hay

đổi

trên
tài liệu
sẽ

đợc

ghi
lại lên
đĩa.
Bạn nên thực hiện thao tác ghi tài liệu vừa rồi thờng xuyên trong khi làm việc, để tránh mất dữ liệu khi
gặp các sự cố mất điện, hay những trục trặc của máy tính.
5. Mở tệp trình diễn đ tồn tại trên đĩa
Để

mở

một
tệp
trình

diễn

đã

có

sẵn

trên

đĩa,

bạn

có
thể là
m

theo

mộ
t
trong
các
cách
sau

đ
â
u:
-

Mở

mục

chọn
File
|

Open..
;
hoặc
-

Nhấn

tổ

hợp

phím
tắt
Ctrl+O.
Hộp
thoại
Open

xuất
hiện:
Chọn tệp
trình diễn
cần mở !
Hãy
tìm
đ
ế
n

th

mục

nơi

chứa
tệp
trình

diễn
cần
mở.

Chọn

tệp,

cuối

cùng

nhấn

nút

để

thực

hiện

mở

tệp.

6. Thoát khỏi môi trờng làm việc
Bạn

có
thể
thực

hiện

theo

một

trong
các
cách

sau

đây

để

thoát

khỏi

môi
tr
ờng

làm
việc
Powerpoint:
- Mở

mục

chọn
File
|

Exit
;
hoặc
- Nhấn

nút

Close trên
tiêu
đề
cửa
sổ

Powerpoint;
hoặc
- Nhấn

tổ

hợp

phím
tắt
Alt
+
F4.
Chơng 2:
Xây dựng các slide
2.1 Quản lý các slides
2.1.1 Thêm một Slide
Để
thêm
một
Slide lên tệp tr
ình

diễn

đang

mở,

bạn
làm
nh

sau:
B
ớc

1:

Mở

mục

chọn

Insert

| hoặc

bấm

tổ

hợp

phím

nóng
Ctrl
+
M.

Hộp
thoại
New
slide

xuất

hiện

cho

phép

bạn

chọn

mẫu

bố
cục slide
mới
này:
B
ớc

2:

Hãy

chọn

một

mẫu

sli
d
e
rồi

nhấn

OK,

mộ
t Slide
mới

đã

đợc

chèn
lên tệp
trình

diễn.
ý

nghĩa

một

số

biểu
t
ợng

trên

hộp
thoại
New
slide
nh

sau:
: Bạn có thể chèn một dòng văn bản đã đợc định dạng sẵn vào ô này;
:
Bạn có thể chèn dòng văn bản dạng Bullet;
:
Bạn có thể chèn danh sách dạng Bullet
:
Bạn có thể chèn một ảnh vào ô này;
:
Bạn có thể chèn một sơ đồ tổ chức
:
Bạn có thể chèn một biểu đồ (Chart)
:
Bạn có thẻ chèn một bảng dữ liệu (Table) lên ô này.
2.1.2 Di chuyển đến các Slides
Để

di

chuyển

đến
các Slide
bạn

có
thể
thực

hiện

theo

2

cách:
Cách

1:

Dùng

chuột,

nhấn
lên
thứ

tự
Sli
d
e cần
định
vị
đến

ở

danh

sách
các Slide
bên

trái
màn

hình;
Cách

2:

Dùng

chuột

di

chuyển

thanh
c
uộn

dọc

ở

bên

phải

màn

hình.
Cách 1: Dùng chuột
chọn slide muốn
chuyển đến!
Cách 2: Dùng chuột
di chuyển thanh
cuộn dọc!
2.1.3 Xoá một slide
Để

xoá

một
Slide

ra

khỏi
tệp trì
nh

diễn,

bạn
làm
nh

sau:
B
ớc

1:

Nhấn

phải

chuột
lên tên slide cần
xoá

ở

danh

sách
các
slide-

bên
trái
màn

hình;
B
ớc

2:

Chọn

Cut

để

xoá
Slide
này.
1. Nhấn phải chuột
2. Chọn Cut (hoặc nhấn
phím Delete)
2.2 Đa thông tin lên slide
2.2.1 Chèn văn bản, hình vẽ
Trên

Powerpoint,

bạn

phải

dùng

đến
t
hanh

công

cụ

Drawing

để

đ
a
văn

bản
(thông

qua
các
Textbox)

cũng

nh

đ
a các
khối

hình
vẽ lên Slide
Cách

sử

dụng
t
hanh

công

cụ

này
hệt
nh

sử

dụng

chúng

trên

phần
mềm
Word, nên
chúng
tôi
không

đ
a
ra
chi tiết
hớng

dẫn

ở

đây:
2.2.2 Chèn hình ảnh, âm thanh
Bạn

cũng

có
thể

chèn

ảnh

từ

những
tệp tin
bởi

mục

chọn:

Insert

|
Pi
cture

|
,

hoặc

từ

th
viện
ảnh

Clip
Gallery
của
windows

từ

mục

chọn:

Insert
|
Pi
cture

| nh

đã

từng
làm
trên

phần
mềm
Word.
2.2.3 Chèn bảng
Trên

Powerpoint,

để

chèn

một

bảng

dữ
li
ệu
(table) lên Slide
bạn

phải

sử

dụng
mục

chọn

Insert

| ,
tiếp
theo

qui
trì
nh

xây

dựng
cấu
trúc

bảng,

nhập

nội
dung
và
định

dạng

bảng

đợc

diễn

ra

nh
làm
trên

Word.
2.2.4 Tạo tiều đề đầu, tiêu đề cuối
Để
tạo tiêu
đề

đầu
và tiêu
đề
c
uối

cho
sli
d
e,
bạn

mở

mục

chọn:

View

|

Header
and

Footer,

hộp
thoại
sau

đây

xuất

hiện

giúp

bạn

xây

dựng
tiêu
đề

đầu,
tiêu
đề

cuối

cho
các slides: