khảo sát hệ thống văn bản của UBND xã

A. LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề soạn
thảo và quản lý văn bản văn bản của cơ quan làm một vấn đề hết sức quan trọng và
cần được quan tâm một cách đúng mức. Văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là
công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành nhà nước tại địa
phương. Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan
diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng
bên trong các văn bản quản lý văn hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của
cơ quan đơn vị mình. Chính vì vậy, việc quan tâm đúng mức đến công tác soạn thảo và
quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành
chính nói riêng và quản lý nhà nước nói riêng.
Trên thực tế công tác soạn thảo trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà
nước hiện nay nói chung đã đạt được nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng được yêu cầu
của cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội. Tuy
nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước nói chung còn bộc lộ nhiều
khuyết điểm như: văn bản không có tính khả thi, sai thể thức và thủ tục hành chính,
ban hành trái thẩm quyền... những văn bản đó đã, đang và sẽ gây nhiều ảnh hưởng
không nhỏ tới mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu qủa tác động của
cơ quan hành chính nhà nước.
Xác định được điều đó cùng với việc thực hiện chương trình của học phần “Kỹ
thuật soạn thảo văn bản”, Nhà trường và giảng viên bộ môn đã tổ chức cho sinh viên
khảo sát hệ thống văn bản tại các cơ quan, tổ chức nhằm gắn liền nhà trường với xã
hội, lý luận với thực tiễn, thông qua nghiên cứu khảo sát ở các cơ quan để củng cố
kiến thức đã học, nâng cao năng lực vận dụng lý luận và thực tiễn.
Được sự đồng ý của UBND xã Vô Tranh đã tạo điều kiện cho em được khảo sát
hệ thống văn bản ban hành của cơ quan từ năm 2011 đến nay.
Bài thu hoạch khảo sát được trình bày cơ bản theo các mục sau:
A. Lời nói đầu
B. Nội dung
I. Khái quát về UBND xã Vô Tranh

II. Khảo sát, nhận xét về hệ thống văn bản của UBND xã Vô Tranh từ năm 2011 đến nay
III. Kiến nghị, đề xuất nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản
C. Kết luận
D. Phụ lục
1


B. NỘI DUNG
I. Khái quát về UBND xã Vô Tranh
1. Cơ cấu tổ chức
CHỦ TỊCH UBND XÃ
(PHỤ TRÁCH CHUNG)

PHÓ CHỦ TỊCH
PHỤ TRÁCH
KINH TẾ

Công
an

Xã đội

PHÓ CHỦ TỊCH
PHỤ TRÁCH
VĂN HÓA

Kế
toán

Văn

phòng
-Thống
kê

Địa
chính

Tư
pháp
- Hộ
tịch

Văn
hóa
- Xã
hội

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Vô Tranh)

UBND xã do HĐND xã bầu ra gồm có Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch và 02 Uỷ viên.
- Chủ tịch UBND xã (ông Trần Văn Mạnh) là người lãnh đạo và điều hành công
việc của Uỷ ban nhân dân, chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của mình và cùng với tập thể UBND chịu trách nhiệm về hoạt động của
UBND trước HĐND cấp xã và trước cơ quan nhà nước cấp trên.
- Các phó chủ tịch UBND:
+ 01 PCT UBND (ông Bùi Quang Chúc) phụ trách khối kinh tế, tài chính, xây
dựng, giao thông, nhà đất và tài nguyên - môi trường.
+ 01 PCT UBND (ông Nguyễn Văn Bằng) phụ trách khối văn hóa - xã hội và các
lĩnh vực xã hội khác.
- Các ủy viên ủy ban:

+ 01 ủy viên (ông Nguyễn Văn Phú) phụ trách công an
2


+ 01 ủy viên (ông Bế Quảng Đông) phụ trách quân sự.
Bên cạnh đó, UBND xã gồm có 07 ban chuyên môn giúp việc với 15 công chức
bao gồm: Công an; Xã đội; Văn phòng - Thống kê; Tư pháp - Hộ tịch; Địa chính; Kế
toán ngân sách; Văn hóa - Xã hội.
2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
UBND xã chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan
nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực
hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội và thực hiện các chính sách khác
trên địa bàn. Thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm
sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương tới
cơ sở.
Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Vô Tranh được thực hiện theo đúng Luật
Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003.
* Trong lĩnh vực kinh tế:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân
dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thực hiện
kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách
địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều chỉnh
ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địa
phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ
quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà nước
cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và báo cáo về
ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu

cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao
thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định của pháp luật;
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các công
trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện. Việc quản lý
các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm sử dụng
đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
* Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi:

3


- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản
xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản
xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và
vật nuôi;
- Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo
vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn
chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng tại địa
phương;
- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy định
của pháp luật;
- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền thống
ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát triển các
ngành, nghề mới.
* Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân cư
nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng
và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;

- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông
và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp với
trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp bổ
túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;
- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo,
trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản lý trường
tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia đình
được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;

4


- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổ
chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hoá và
danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ,
những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các gia
đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; tổ
chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa phương theo
quy định của pháp luật;
- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địa
phương.
* Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp
luật ở địa phương

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng làng
xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký,
quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện, sử
dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;
- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng
phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện pháp phòng
ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa
phương;
- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người
nước ngoài ở địa phương.
* Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân
dân xã, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân
tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương
theo quy định của pháp luật.
* Trong việc thi hành pháp luật
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật và
tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo
thẩm quyền;
5


- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi
hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi
phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
II. Khảo sát và nhận xét về hệ thống văn bản của UBND
xã Vô Tranh từ năm 2011 đến nay
1. Cơ sở pháp lý ban hành văn bản của UBND xã Vô Tranh
UBND xã Vô Tranh ban hành các văn bản dựa vào:

- Hiến pháp 1992; Hiến pháp năm 2013;
- Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003; Luật Tổ chức chính quyền địa
phương 2015;
- Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật HĐND-UBND năm 2004;
- Thông tư số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và
Văn phòng chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 09/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác
Văn thư ; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP;
- Các văn bản Quy phạm pháp luật do HĐND, UBND cấp trên ban hành đề thực
hiện văn bản Quy phạm pháp luật của Quốc hội, UBTVQH và các cơ quan nhà nước
cấp trên. Các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của cơ quan cấp trên…
2. Nhận xét về hệ thống văn bản của UBND xã Vô Tranh
Trong quá trình thực hiện chức năng điều hành quản lý của mình, UBND xã đã
tiếp nhận, ban hành và thực hiện một khối lượng văn bản quản lý Nhà nước rất lớn
nhằm thực hiện thắng lợi các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà
nước ở địa phương gồm: các văn bản của cơ quan hành chính cấp trên, các văn bản
giải quyết những vấn đề phát sinh trong thực tế tại địa phương. Với mục tiêu là phục
vụ cho nhiệm vụ kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng ở địa phương và công tác quản
lý điều hành của UBND xã. Trong quá trình hoạt động của mình, UBND xã thường
ban hành các loại văn bản và sử dụng các loại văn bản đó làm phương tiện lãnh đạo,
chỉ đạo, quản lý mọi mặt hoạt động của địa phương, của nội bộ cơ quan.

6


2.1. Về số lượng văn bản
Do đặc thù là cơ quan hành chính nhà nước, thực hiện mục tiêu là phục vụ cho

nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng ở địa phương và công tác
quản lý điều hành của cơ quan. Vì vậy, số lượng văn bản UBND xã ban hành cũng khá
nhiều từ năm 2011 đến nay xong chủ yếu là văn bản hành chính, văn bản quy phạm
pháp luật rất ít (Quyết định: 09; Chỉ thị: 0).
Cũng do tình hình thực tế tại địa phương nên có một số loại văn bản ban hành
tương đối nhiều như: Quyết định, báo cáo, thông báo... bên cạnh đó một số loại văn
bản còn ít như: chương trình, tờ trình, giấy giới thiệu, phương án... (Phụ lục)
2.2. Về thẩm quyền ban hành
Thực hiện theo đúng Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Luật tổ chức
HĐND… các văn bản của UBND xã hầu hết được ban hành đúng thẩm quyền cả về
nội dung và hình thức.
Bên cạnh đó, vẫn còn số ít văn bản chưa đúng thẩm quyền về nội dung do sự
hướng dẫn chồng chéo của cấp trên nên UBND xã đã phải ra quyết định hủy bỏ.
Ví dụ: Quyết định số 49/QĐ-UBND ngày 23/4/2015 về việc hủy bỏ các quyết
định xử phạt hành chính về đất đai của Chủ tịch UBND xã Vô Tranh. (Phụ lục)
Hoặc một số văn bản không đúng thẩm quyền về thể thức.
Ví dụ:
+ Công văn số 12/CV-BCH ngày 17/8/2012 về việc phòng chống lụt bão, cơn
bão số 5 của Ban chỉ huy phòng chống lụt bão xã Vô Tranh (Phụ lục)
+ Quyết định số 13/QĐ-UBND ngày 04/4/2016 về việc thành lập tổ giáo viên
huấn luyện dân quân năm 2016. (Phụ lục)
+ Thông báo số 06/TB-UBND ngày 03/6/2016 về việc tổ chức kiểm tra xác
minh diện tích đất lâm nghiệp rừng đầu trồ Hòn Nen thôn Ao Sen đang bị một số công
dân thôn Ao Sen và Găng lấn chiếm. (Phụ lục)
2.3. Về nội dung văn bản ban hành
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của UBND xã cơ bản đã đảm
bảo được hoạt động quản lý và thực hiện các mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội, an
ninh quốc phòng địa phương. Nội dung chủ yếu của các văn bản chứa đựng trong đó
thông tin và quyết định quản lý, mang tính công quyền, được ban hành theo các quy
định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội và là cơ sở pháp lý

quan trọng cho các hoạt động cụ thể của UBND xã.

7


- Đối với văn bản quy phạm pháp luật: về cơ bản các văn bản quy phạm pháp luật
có nội dung phù hợp với các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, đáp ứng yêu cầu
quản lý Nhà nước trên địa bàn. Các ý kiến thẩm định đã được UBND xã nghiêm túc
nghiên cứu, tiếp thu trong quá trình soạn thảo. Văn bản UBND xã ban hành đảm bảo chặt
chẽ, chi tiết, phù hợp với tình hình thực tế của địa phương. Do đó, văn bản QPPL khi ban
hành được thực hiện ngay không cần hướng dẫn thi hành của các ngành hay cấp huyện.
Xong bên cạnh đó, chất lượng một số dự thảo văn bản QPPL chưa đảm bảo, nội
dung đơn giản, sơ sài, chỉ sao chép hoặc biên tập lại các quy định tại văn bản QPPL
của cấp trên hoặc xuất phát từ ý chí chủ quan của cơ quan chủ trì soạn thảo.
- Đối với văn bản hành chính: Nội dung văn bản được ban hành tùy thuộc vảo
mỗi nhiệm vụ cụ thể mà UBND cần quản lý hoặc giải quyết. Lãnh đạo UBND xã giao
cho cán bộ chuyên môn phụ trách soạn thảo các văn bản hành chính phục vụ cho giải
quyết các vấn đề liên quan. Cũng vì vậy nội dung được đảm bảo chặt chẽ hơn trong
mỗi vấn đề cần giải quyết. Nội dung, ý tưởng trong văn bản hành chính rõ ràng, chính
xác không làm người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Diễn đạt ý tứ theo một
trình tự hợp lý, ý trước là cơ sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích cho ý
trước; câu văn rõ ràng, ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không trùng, thừa ý
hoặc lạc đề.
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được thì việc xác định thẩm quyền ban hành
văn bản: cả về nội dung lẫn hình thức của UBND xã còn chưa thống nhất. Trong quá
trình soạn thảo và ban hành văn bản có nhiều trường hợp đáng lẽ nên ban hành bằng
báo cáo , thông báo thì lại ban hành công văn, kế hoạch…
Ví dụ:
+ Công văn số 18/UBND-VP ngày 22/7/2014 của UBND xã Vô Tranh về việc
báo cáo tình hình ảnh hưởng hoàn lưu cơn bão số 2. (Phải được thay thế bằng báo cáo

về tình hình ảnh hưởng hoàn lưu cơn bão số 2) (phụ lục)
+ Kế hoạch số 25/KH-UBND ngày 15/5/2014 của UBND xã Vô Tranh về việc
phân công nhiệm vụ Ban chỉ huy phòng chống lụt bão năm 2014. (Phải được thay thế
bằng thông báo về việc phân công nhiệm vụ thành viên Ban chỉ huy PCLB). (phụ lục)
2.4. Về thể thức văn bản
Thực hiện theo đúng Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 09/01/2011 của Bộ
Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và Thông tư
số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng chính
phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Đồng thời, UBND xã đã ban
hành quy chế công tác Văn thư lưu trữ. Vì vậy, thể thức văn bản được đảm bảo 9 thành
8


phần chủ yếu bao gồm: Quốc hiệu; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký
hiệu của văn bản; Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu
nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Quyền hạn, chúc vụ, họ và tên và chữ ký của
người có thẩm quyền; Dấu cơ quan, đơn vị; Nơi nhận.
Xong, việc trình bày văn bản vẫn còn những lỗi sai. Lỗi sai chủ yếu về thể thức của
văn bản là ở tên cơ quan, tổ chức; trích yếu nội dung văn bản; thẩm quyền ký văn bản; kỹ
thuật trình bày văn bản còn chưa thống nhất về cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản
Ví dụ:
+ Công văn số 04/UBND-KN ngày 22/3/2011 về việc triển khai thực hiện chính
sách theo Quyết định số 102/QĐ-TTg năm 2011. (Sai thể thức) (phụ lục)
+ Thông báo số 17/TB-UBND ngày 24/6/2011 về việc nghiêm cấm đốt gạch thủ
công trên địa bàn xã. (Sai thể thức trình bày) (Phụ lục)
+ Quyết định số 65/QĐ-UBND ngày 29/8/2012 của Chủ tịch UBND xã Vô
Tranh về việc công nhận chức danh trưởng, phó thôn, bản nhiệm kỳ 2012-2015. (Sai
thể thức trình bày). (Phụ lục)
+ Công văn số 12/CV-BCH ngày 17/8/2012 về việc phòng chống lụt bão, cơn bão số
5 của Ban chỉ huy phòng chống lụt bão xã Vô Tranh. (Sai thể thức trình bày). (Phụ lục)

+ Thông báo số 21/TB-UBND ngày 30/11/2012 về việc đình chỉ tự ý đào móng
xây nhà xuống diện tích đất nông nghiệp đối với hộ bà Mè Thị Điểm công dân thôn Bãi
Gạo, xã Vô Tranh. (Sai thể thức) (phụ lục)
+ Kế hoạch số 25/KH-UBND ngày 15/5/2014 của UBND xã Vô Tranh về việc
phân công nhiệm vụ Ban chỉ huy phòng chống lụt bão năm 2014. (Sai thể thức và
thẩm quyền ký). (Phụ lục)
+ Tờ trình số 10/TTr-UBND ngày 29/5/2014 về việc cấp giấy chứng nhận quyền
sử dụng đất đợt 2 năm 2014 xã Vô Tranh. (Sai thể thức) (Phụ lục)
+ Quyết định số 24/QĐ-UBND ngày 02/6/2016 về việc thành lập tổ công tác
kiểm tra xác minh diện tích đất lâm nghiệp rừng đầu trồ Hòn Nen thôn Ao Sen đang bị
một số công dân thôn Ao Sen và Găng lấn chiếm. (Sai thể thức) (Phụ lục)
2.5. Về ngôn ngữ văn bản
Ngôn ngữ các văn bản được ban hành đều đảm bảo các đặc điểm chủ yếu của nó
về tính chính xác, rõ ràng; nghiêm túc, khách quan; thống nhất, phổ biến; tính khuôn
mẫu; tính lịch sự, văn hóa. Không sử dụng tiếng địa phương gây khó hiểu…

9


Bên cạnh đó, việc soạn thảo văn bản cũng phụ thuộc vào nhiệm vụ của từng ban
ngành trong việc soạn thảo văn bản liên quan đến nhiệm vụ của ngành mình quản lý.
Do đó, sẽ tồn tại những lỗi chủ quan của người soạn thảo đến nội dung của văn bản
như: sử dụng từ không đảm bảo tính chất văn phong hành chính; hành văn không được
rõ ràng… còn một số lỗi như: lỗi về vần, thanh điệu, viết hoa, viết tắt tùy tiện không
khoa học…
Ví dụ: Quyết định số 33/QĐ-UBND ngày 11/02/2015 của Chủ tịch UBND xã
Vô Tranh về việc cưỡng chế tháo rỡ toàn bộ công trình xây dựng trái phép trên diện
tích đất nông nghiệp đối với ông Phạm Văn Cần công dân thôn Ao Sen, xã Vô Tranh,
huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang. (Viết hoa tùy tiện) (phụ lục)
III. Đề xuất hoàn thiện hệ thống văn bản

1. Ưu điểm:
- Hệ thống văn bản là phương tiện quản lý và thực hiện nhiệm vụ của UBND xã
trong việc thực hiện công cuộc đổi mới hiện nay.
- Dưới sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, cấp trên luôn kịp thời ban hành
những văn bản chỉ đạo hướng dẫn về nghiệp vụ chuyên môn đổi mới công tác soạn
thảo văn bản và ban hành đúng theo quy định, đảm bảo về nội dung, hình thức, thể
loại văn bản.
- Tinh thần đoàn kết trong đội ngũ cán bộ công chức ngày được nâng cao, công
tác tuyên truyền, vận động được thường xuyên nên từ đó nhân dân đã có ý thức thực
hiện tốt những nội dung văn bản nhà nước đã chuyển tải đến nhân dân.
2. Khuyết điểm:
- Trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật để phục vụ cho công tác soạn thảo văn
bản đối với UBND xã còn nhiều hạn chế nên ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống
văn bản.
- Đội ngũ cán bộ làm công tác soạn thảo văn bản chưa được đào tạo đúng
về chuyên môn nghiệp vụ nên việc thực hiện nhiệm vụ liên quan đến văn bản
còn hạn chế.
- Đối với một số ban ngành khác tham mưu, giúp việc cho UBND xã đôi lúc tự
soạn thảo văn bản nên có một số văn bản chưa đảm bảo đúng theo quy định của Nhà
nước, có khi văn bản thiếu địa danh, ngày tháng năm, không ghi số vào sổ văn thư,
chưa đảm bảo nội dung, hình thức, tên loại văn bản nhưng vẫn trình ký lưu hành.

10


- Địa bàn có nhiều thành phần tôn giáo, đối tượng tệ nạn xã hội vẫn thường xuyên
xảy ra. Một số đối tượng còn xem nhẹ kỷ cương pháp luật Nhà nước nên việc thực thi văn
bản của UBND xã có những trở ngại đến công tác quản lý điều hành Nhà nước.
3. Đề xuất nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản
Chất lượng, hiệu quả của văn bản quản lý hành chính nhà nước thông qua nhiều

tiêu chí khác nhau, song cơ bản vẫn là các tiêu chí như: văn bản phải được phản ánh
được nhiệm vụ chính trị của địa phương; được ban hành đúng thẩm quyền; điều chỉnh
được thực tiễn xã hội; hợp với lòng dân. Việc soạn thảo và quản lý văn bản cũng đóng
một ý nghĩa quan trọng trong quá trình quản lý, điều hành của cơ quan khi soạn thảo
và ban hành ra một văn bản quản lý hành chính nhà nước. Dưới đây là một số giải
pháp nhằm nâng cao hơn nữa hệ thống văn bản của UBND xã.
- Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản: UBND xã chủ
yếu ban hành các văn bản hành chính thông thường trong giải quyết các công việc của
mình. Chính vì vậy, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự,
thủ tục xây dựng và ban hành văn bản của UBND xã là rất cần thiết và quan trọng bởi
vì một mặt, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của của văn bản, mặt khác đây là điều
kiện quan trọng quyết định chất lượng của một văn bản. Tại UBND xã, các văn bản
quản lý nhà nước được ban hành chủ yếu dựa trên quy định pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên. Việc các cơ quan nhà nước phải xác định một trình tự, thủ tục cho việc
xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước nói chung là rất khó. Tùy theo tính
chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một quy
trình ban hành sao cho thích hợp. Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản
hành chính được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó.
- Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản. Việc tuân thủ về thẩm quyền về
nội dung và hình thức cũng là một yêu cầu cấp thiết, đòi hỏi cơ quan phải nghiêm
chỉnh chấp hành. Tại UBND xã cần coi trọng thẩm quyền ký các văn bản hành
chính thông thường, đòi hỏi phải được quy định chặt chẽ và cụ thể đối với các chủ
thể ban hành. Với các văn bản hành chính mà UBND xã thường ban hành như:
công văn hành chính, thông báo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, chương trình, giấy mời
cũng phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền về hình thức và nội dung khi
soạn thảo văn bản. Có những quy định cụ thể về thẩm quyền ký các loại văn bản
này nhằm không những đảm bảo tinh thần trách nhiệm trong quá trình thực hiện
văn bản mà còn điều tiết, phân công công việc một cách phù hợp, công bằng giữa
các cán bộ, công chức với nhau, tránh sự quan liêu, hách dịch. Trong quá trình xây
dựng và ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo cần lưu ý về việc sử

dụng các hình thức văn bản hành chính.
11


- Đảm bảo về nội dung của văn bản. Hạn chế về nội dung của văn bản quản lý
nhà nước do UBND xã soạn thảo và ban hành không phải là nhỏ, vấn đề cơ bản là làm
thế nào để tránh khắc phục những hạn chế đó. Nội dung là thành phần chủ yếu và quan
trọng nhất đối với tất cả các loại hình văn bản, nó quyết định tính chất cũng như sự tồn
tại của một văn bản. Cho nên, ngoài việc bảo đảm các yêu cầu về nội dung như tính
mục đích, tính khoa học, tính công quyền, tính đại chúng, tính khả thi thì văn bản cần
phải đảm bảo thêm hai vấn đề đó là kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn bản và kỹ năng sử
dụng ngôn ngữ, văn phong của văn bản. Cấu trúc của văn bản không chỉ là giàn ý, đề
cương mà cấu trúc của nó bao hàm cả hai mặt: nội dung và hình thức. Để thực hiện
được tính thống nhất về cấu trúc cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tư duy khoa học để
hình thành chủ đề chính của văn bản và thiết lập bố cục chặt chẽ. Đối với kỹ năng sử
dụng phong cách, ngôn ngữ trong soạn thảo cần phải sử dụng nhuần nhuyễn và chính
xác phong cách, ngôn ngữ hành chính, đảm bảo các đặc điểm chủ yếu của nó về tính
chính xác, rõ ràng; nghiêm túc, khách quan; thống nhất, phổ biến; tính khuôn mẫu;
tính lịch sự, văn hóa.
- Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật; tăng
cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư. Công tác kiểm tra và xử lý văn bản quy
phạm pháp luật: Mục đích của công tác này nhằm phát hiện những văn bản có nội
dung trái pháp luật để kịp thời đình chỉ việc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ hoặc bãi bỏ văn
bản, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp và thống nhất của hệ thống pháp luật. Đồng
thời, kiến nghị cơ quan, người có thẩm quyền xác định trách nhiệm của cơ quan, người
có thẩm quyền đã ban hành văn bản. Các văn bản hành chính chủ yếu là công cụ
truyền đạt các thông tin quản lý của UBND xã nên đảm bảo tính chuẩn xác của các
văn bản này sẽ đảm bảo cho thông tin được truyền đạt một cách trọn vẹn, chính xác và
có hiệu quả. Việc kiểm tra và xử lý các văn bản này khi có dấu hiệu vi phạm pháp luật
hoặc không thống nhất và tuân theo các quy định khác của cấp trên là rất quan trọng

tạo ra tính thống nhất, chính xác và khách quan trong hoạt động quản lý. Nội dung
kiểm tra chủ yếu là kiểm tra nội dung, thẩm quyền, thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản. Tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư: quá trình quản lý văn bản cũng
cần được coi trong, quan tâm một cách đúng mực.
- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn
bản: cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán bộ đi đào tạo về chuyên
môn, nghiệp vụ công tác văn bản với những hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm
nhằm đáp ứng yêu cầu của hoạt động soạn thảo và quản lý văn bản của cơ quan, đơn
vị mình. Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi đối với đội ngũ cán bộ công chức
này, có chính sách hỗ trợ kịp thời và thỏa đáng về kinh phí cũng như thiết bị kỹ thuật,
cơ sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo và quản lý văn bản của cán bộ công chức.
12


Đối với cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản: cần phải
cập nhật liên tục những thông tin, quy định mới nhất về công tác soạn thảo, quản lý
văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên, tuân thủ các nguyên tắc, quy định của
pháp luật hiện hành. Bên cạnh đó không ngừng tăng cường trách nhiệm của cán bộ
công chức nhằm phát huy những tích cực và hạn chế trong công tác của mình.
Để đảm bảo tốt các giải pháp mà báo cáo đã nêu ở trên, đòi hỏi UBND xã Vô
Tranh phải tăng cường hơn nữa về hỗ trợ kinh phí cho công tác soạn thảo và quản lý
văn bản tại UBND. Đồng thời đầu tư trang bị và nâng cấp các thiết bị và nâng cấp các
thiết bị kỹ thuật như: thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản; thiết bị để nhân bản;
thiết bị phục vụ cho việc quản lý lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn bản nhằm đáp
ứng yêu cầu của công cuộc đổi mới và yêu cầu quản lý của thực tiễn xã hội.

13


C. KẾT LUẬN

Văn bản quản lý nhà nước của địa phương có vai trò rất quan trọng. Một mặt,
nó cụ thể hóa các văn bản quản lý nhà nước của cấp trên, văn bản của HĐND cùng
cấp; mặt khác là cơ sở pháp lý, là công cụ quản lý hữu hiệu, là phương tiện để truyền
đạt các thông tin của chính quyền địa phương đối với mọi lĩnh vực của đời sống kinh
tế - xã hội.
Trong thời gian qua, các văn bản do UBND xã đã ban hành có một sự đóng góp
không nhỏ đối với sự phát triển kinh tế - xã hội của địa phương, điều này không ai có
thể phủ nhận. Thế nhưng, việc soạn thảo và quản lý văn bản của UBND xã vẫn còn
bộc lộ một số thiếu sót, hạn chế nhất định; song những hạn chế, thiếu sót đó chưa đưa
lại những hậu quả nghiêm trọng do đã có những phát hiện kịp thời và xử lý, điều chỉnh
phù hợp.
Qua đánh giá, nhận xét về hệ thống văn bản tại đây, bài thu hoạch đã đề xuất
một số ý kiến nhằm góp phần vào việc nâng cao chất lượng của việc soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính mà UBND xã thường xuyên ban hành. Xong, bất kỳ giải
pháp nào cũng có xuất phát điểm từ con người và phục vụ con người tốt hơn. Hoạt
động của các cơ quan nhà nước là để phục vụ cho lợi ích, nhu cầu về đời sống của
nhân dân làm thúc đẩy kinh tế phát triển hơn nữa. Văn bản do cơ quan nhà nước ban
hành ra chủ yếu phục vụ cho chính những lợi ích chính đáng đó của người dân. Do đó,
cán bộ công chức của UBND xã là những chủ thể trực tiếp nhất thực hiện trách nhiệm,
quyền hạn của mình trong giải quyết các công việc phục vụ cho nhu cầu, lợi ích của
nhân dân thông qua việc ban hành các văn bản quản lý nhà nước. Chỉ có khi nào và ở
đâu cán bộ công chức một lòng quyết tâm thực hiện cải cách hành chính thì ở đó nền
hành chính mới thật sự chuyển đổi và vấn đề nâng cao chất lượng của văn bản quản lý
nhà nước cũng là một trong những nội dung quan trọng của cải cách hành chính.
Điều kiện thời gian khảo sát có hạn nên nội dung bài thu hoạch sẽ không tránh
khỏi những thiếu sót. Kính mong quý thầy cô và các bạn quan tâm góp ý để bài thu
hoạch hoàn chỉnh hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !

14