Hoàn thiện kiểm soát nội bộ về chi phí tại cảng đà nẵng (tt)

1
MỞ ĐẦU
1.Tính cấp thiết của đề tài
Việt Nam gia nhập WTO đã mở ra nhiều cơ hội và những
thách thức đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Để vượt qua những
thách thức đòi hỏi các doanh nghiệp phải kiểm soát tốt chi phí
nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. Cảng Đà Nẵng, với vị trí địa lý
thuận lợi, hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm qua
phát triển ổn định. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều khó khăn và thách
thức, chi phí đầu vào ngày càng tăng, sự hình thành các cảng biển
mới tại Miền Trung dẫn đến trình trạng chia xẻ thị phần ngày càng
gay gắt, việc kiểm soát nội bộ về chi phí chưa đáp ứng được nhu
cầu của quản lý. Vì vậy, việc hoàn thiện kiểm soát nội bộ về chi
phí là một vấn đề thường xuyên và bức xúc cần được quan tâm,
nghiên cứu giải quyết một cách nghiêm túc hơn.
Từ thực tế đó, tác giả chọn đề tài “ Hoàn thiện kiểm soát
nội bộ về chi phí tại Cảng Đà Nẵng” để nghiên cứu.
2. Mục tiêu của đề tài
Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ về chi
phí tại Cảng Đà Nẵng, luận văn sẽ đề xuất các giải pháp cụ thể,
khoa học nhằm hoàn thiện về môi trường kiểm soát, hoàn thiện hệ
thống kế toán, hoàn thiện các thủ tục kiểm soát với mục đích là
hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Cảng Đà Nẵng.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nôi bộ về chi phí
tại Cảng Đà Nẵng, bao gồm: Môi trường kiểm soát nói chung, Hệ
thống kế toán, Các thủ tục kiểm soát


-2Phạm vi nghiên cứu: Tại Cảng Đà Nẵng và các xí nghiệp
trực thuộc

4. Phương pháp nghiên cứu của đề tài
Xuất phát từ quan điểm duy vật biện chứng, duy vật lịch
sử, luận văn sử dụng phương pháp thống kê so sánh, phương pháp
tổng hợp, phương pháp đối chiếu... để làm sáng tỏ vấn đề cần
nghiên cứu.
5. Đóng góp khoa học của đề tài
Về mặt lý luận: Hệ thống hoá những vấn đề lý luận cơ bản
về hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí trong các doanh nghiệp.
Về mặt thực tiễn: Luận văn đề xuất các giải pháp hoàn thiện
hệ thống KSNB nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm soát chi phí nâng cao
hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại Cảng Đà Nẵng.
6. Kết cấu của luận văn.
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và tài liệu tham
khảo, nội dung luận văn được kết cấu thành 3 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát
nội bộ về chi phí trong doanh nghiệp
Chương 2. Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ về chi
phí tại Cảng Đà Nẵng
Chương 3. Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ về chi
phí tại Cảng Đà Nẵng


-3CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT
NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
- KSNB là một hệ thống gồm các chính sách, thủ tục được
thiết lập tại đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu của đơn vị.
- KSNB là một chức năng thường xuyên của đơn vị, tổ
chức và trên cơ sở xác định được rủi ro có thể xảy ra trong từng

khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có
hiệu quả tất cả các mục tiêu của đơn vị đặt ra.
- Mục tiêu của hệ thống KSNB: bảo vệ tài sản của đơn vị;
đảm bảo độ tin cậy của các thông tin; đảm bảo việc thực hiện các chế
độ pháp lý; đảm bảo hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý.
* Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ
- Môi trường kiểm soát: bao gồm toàn bộ những nhân tố
có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và sự hữu
hiệu của các chính sách, thủ tục. Các nhân tố chủ yếu bao gồm:
đặc thù quản lý; cơ cấu tổ chức; chính sách nhân sự; công tác kế
hoạch; bộ phận kiểm toán nội bộ; uỷ ban kiểm toán và các nhân tố
bên ngoài
- Hệ thống kế toán: Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải
đảm bảo các mục tiêu tổng quát sau đây sẽ được thực hiện: tính có
thật; sự phê chuẩn; sính đầy đủ; sự đánh giá; sự phân loại; chuyển
số và tổng hợp chính xác.


-4Tính kiểm soát của hệ thống kế toán được thực hiện qua 3
giai đoạn của một quá trình kế toán: Lập chứng từ, hệ thống sổ
sách kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Các thủ tục kiểm soát: Là những chính sách, thủ tục mà
người quản lý xây dựng để thực hiện mục đích của KSNB. Thủ tục
kiểm soát xây dựng trên nguyên tắc: phân công phân nhiệm, bất
kiêm nhiệm, ủy quyền và phê chuẩn
*Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học hoá
- Các rủi ro thường gặp
Việc xử lý bằng máy có thể không đảm bảo nguyên tắc
phân công phân nhiệm hay bất kiêm nhiệm. Các nhân viên xử lý
máy tính có kiến thức sâu về chương trình xử lý do đó có thể thực

hiện gian lận bằng cách thay đổi hoặc sửa chữa chương trình xử lý.
- Kiểm soát chung trong hệ thống kế toán máy
Bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
+ Tổ chức các bộ phận trong môi trường xử lý thông tin
bằng máy tính
+ Kiểm soát trong khâu bảo trì hệ thống
+ Phân công quyền hạn trong chương trình kế toán
+ Kiểm soát các rủi ro liên quan đến hệ thống máy tính
- Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học hoá
+ Các rủi ro thường gặp: Việc xử lý bằng máy có thể
không đảm bảo nguyên tắc phân công phân nhiệm hay bất kiêm


-5nhiệm. Ngoài ra, các nhân viên xử lý máy tính có thể thực hiện
gian lận bằng cách thay đổi hoặc sửa chữa chương trình xử lý.
+ Kiểm soát chung trong hệ thống kế toán máy: gồm các
chính sách, thủ tục và các biện pháp thực hiện được áp dụng vào
trong chương trình máy tính hoặc thông qua con người nhằm ngăn
chặn, phát hiện các sai sót và gian lận trong toàn bộ hệ thống kế toán.
+ Kiểm soát ứng dụng trong hệ thống kế toán máy: gồm
các chính sách, thủ tục và biện pháp thực hiện được áp dụng vào
trong chương trình máy tính hoặc thông qua con người nhằm ngăn
chặn, phát hiện các sai sót và gian lận trong một hệ thống, được
phân thành các loại sau: Kiểm soát dữ liệu đầu vào, kiểm soát quá
trình xử lý dữ liệu, kiểm soát thông tin đầu ra
1.2. KSNB VỀ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP
Chi phí là toàn bộ các hao phí về lao động sống và lao động
vật hoá được thể hiện bằng tiền phát sinh trong quá trình sản xuất
kinh doanh của đơn vị mà đơn vị đã bỏ ra trong một kỳ nhất định.
* Các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí trong doanh nghiệp

- Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Gồm kiểm
soát quá trình mua sắm, nhập kho nguyên, nhiên vật liệu; thanh
toán; Kiểm soát quá trình xuất kho nguyên, nhiên vật liệu, vật tư
nhằm mục đích: quản lý nguyên, nhiên, vật liệu, vật tư về mặt
lượng, về giá trị theo từng đối tượng sử dụng, từng chủng loại,
từng phân xưởng, từng địa điểm, từng loại sản phẩm được sản xuất
ra; Kiểm tra, kiểm soát việc nhập, xuất nguyên nhiên vật liệu;
kiểm tra việc cập nhật số liệu, quy trình hạch toán và việc lập báo
cáo định kỳ của doanh nghiệp.


-6- Kiểm soát về chi phí nhân công trực tiếp: với mục đích
Nhân sự của doanh nghiệp được cập nhật một cách đầy đủ,
kịp thời. Sức lao động của nhân viên được xác định một cách đầy
đủ thông qua việc chấm công. Tiền lương của từng nhân viên trong
doanh nghiệp được tính và chi trả một cách chính xác, đầy đủ. Thủ
tục kiểm soát được thiết kế tùy thuộc vào hình thức tính lương của
đơn vị. Nếu lương được tính theo thời gian thì việc kiểm soát cần
chú trọng ở khâu chấm công. Nếu lương được tính theo sản lượng
khoán thì việc kiểm soát cần chú trọng ở khâu tập hợp số lượng
sản phẩm hoàn thành.
- Kiểm soát về chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất
chung bao gồm: chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương
của nhân viên quản lí sản xuất, chi phí vật liệu, dụng cụ dùng cho
sản xuất, chi phí khấu hao TSCĐ, các chi phí dịch vụ mua ngoài và
chi phí bằng tiền khác. Kiểm soát chi phí sản xuất chung chính là
kiểm soát các chi phí này.
- Kiểm soát chi phí quản lí doanh nghiệp: Thủ tục kiểm
soát các chi phí này tương tự như thủ tục kiểm soát chi phí sản
xuất chung.

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ
VỀ CHI PHÍ TẠI CẢNG ĐÀ NẴNG
2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CẢNG ĐÀ NẴNG
- Quá trình hình thành và phát triển của Cảng Đà Nẵng
- Vị trí, vai trò của Cảng Đà Nẵng
- Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Cảng Đà Nẵng


-72.2. THỰC TẾ KSNB VỀ CHI PHÍ TẠI CẢNG ĐÀ NẴNG
2.2.1. Môi trường kiểm soát nội bộ tại Cảng Đà Nẵng
2.2.1.1. Cơ cấu tổ chức quản lý
- Mô hình tổ chức bộ máy quản lý ở Cảng
- Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban và các xí nghiệp
2.2.1.2. Chính sách nhân sự của Cảng Đà Nẵng
2.2.1.3. Công tác lập kế hoạch của Cảng Đà Nẵng
Vào cuối năm, các xí nghiệp thành viên xây dựng các chỉ
tiêu kế hoạch cho năm tới. Kế hoạch sản xuất kinh doanh tại các xí
nghiệp bao gồm: Kế hoạch về chi phí, kế hoạch về doanh thu, kế
hoạch về lợi nhuận.
Công tác lập kế hoạch trong toàn Cảng và các xí nghiệp
hiện nay được chú trọng và theo quy định của ngành, kế hoạch được
lập cụ thể, chi tiết trong từng hạn mục, từng xí nghiệp… Vì vậy, các
kế hoạch được lập đã giúp cho công tác kiểm soát hoạt động của các
cá nhân, bộ phận, xí nghiệp và toàn Cảng được tốt hơn.
2.2.2. Hệ thống kế toán
2.2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán: tổ chức kế toán theo mô hình
vừa tập trung vừa phân tán giúp cho phân công lao động được
chuyên môn hoá, năng động, nâng cao trình độ nghiệp vụ của các
nhân viên.

2.2.2.2. Hệ thống chứng từ: đang sử dụng hệ thống chứng từ
kế toán ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày
20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các chứng từ ban
hành theo các văn bản pháp luật khác.


-82.2.2.3. Hệ thống sổ sách kế toán: Hệ thống sổ sách kế toán tại
Cảng Đà Nẵng được thực hiện trên phần mềm kế toán gồm: Hệ
thống các sổ kế toán tổng hợp, hệ thống sổ kế toán chi tiết
2.2.2.4. Hệ thống báo cáo kế toán: Báo cáo tài chính của Cảng Đà
Nẵng được lập theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam và chế độ kế
toán hiện hành. Các biểu mẫu báo cáo tài chính của Cảng và Xí
nghiệp thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính gồm: Bảng cân
đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Thuyết minh
báo cáo…
2.2.3. Các thủ tục KSNB về chi phí tại Cảng Đà Nẵng
2.2.3.1. Tổ chức thông tin phục vụ công tác KSNB về chi phí
* Lập dự toán chi phí sản xuất và quản lý: được lập căn cứ
vào kế hoạch được giao trong năm, trên cơ sở tập hợp những thông
tin của các Phòng chức năng và các xí nghiệp, gồm: Chi phí tiền
lương, chi phụ cấp, chi phí nguyên vật liệu, công cụ, chi phí nhiên
liệu, chi BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn, khấu hao TSCĐ, chi
phí sửa chữa lớn, chi phí điện, nước, chi phí điện thoại, chi sửa
chữa thường xuyên, chi ăn ca, chi khác, chi thuê ngoài.
Với việc lập dự toán như vậy sẽ giúp cho đơn vị biết được
khoản chi phí mình phải chi ra trong kỳ kinh doanh, từ đó sẽ có kế
hoạch chủ động trong công tác sản xuất, điều hành quản lý, đồng
thời việc lập dự toán chặt chẽ sẽ là căn cứ giúp cho việc kiểm soát
các chi phí được thực hiện chính xác, hợp lý và dễ dàng hơn.

* Tập hợp chi phí sản xuất:được thực hiện thành từng quý.


-9* Các tài khoản sử dụng: Hiện đang sử dụng hệ thống tài
khoản được ban hành theo quyết định số 15/2006-QĐ/BTC ngày
20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
* Các chứng từ phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chi phí
Chi phí nguyên vật liệu gồm: Phiếu yêu cầu mua vật tư,
phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, hoá đơn, biên bản giao
nhận hàng, phiếu chi…
Chi phí nhân công gồm: Phiếu công tác, bảng tổng hợp
khối lượng nhân công, bảng thanh toán lương, phiếu chi…
Chi phí sản xuất chung gồm: Bảng chấm công, bảng thanh
toán lương, phiếu xuất, bảng tính và trích khấu hao TSCĐ, hoá đơn
tiền điện, hoá đơn tiền nước, Hoá đơn điện thoại, phiếu chi…
Nhìn chung các chứng từ sử dụng ở đơn vị đều được thực
hiện theo đúng quy định của chế độ kế toán, phù hợp với đặc điểm
ngành, đồng thời các nội dung thể hiện rõ ràng, đầy đủ.
* Các sổ sách và báo cáo chi phí sản xuất
- Đối với chi phí nguyên vật liệu gồm có: Sổ chi tiết
TK621, Bảng kê phiếu nhập, Bảng kê phiếu xuất, Bảng tổng hợp
số phát sinh theo TK621, Sổ chi tiết TK152…
- Đối với chi phí nhân công trực tiếp gồm có: Sổ chi tiết
TK622, Bảng tổng hợp số phát sinh theo TK622, TK334…
- Đối với chi phí sản xuất chung gồm có: Sổ chi tiết TK
627, Bảng tổng hợp số phát sinh theo TK627,…
2.2.3.2. Kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất tại bộ phận Cảng
a. Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên liệu vật liệu trực tiếp
Nội dung chi phí: gồm các loại vật liệu phụ và nhiên liệu.

- 10 Yêu cầu và mục đích kiểm soát chi phí nguyên vật liệu
trực tiếp: Kiểm tra, xác định chất lượng, số lượng, tình trạng và
giá trị của nguyên vật liệu nhập kho cũng như xuất kho cho từng xí
nghiệp. Tổ chức quản lý, điều hành và theo dõi từng đối tượng sử
dụng, từng chủng loại, từng xí nghiệp sản xuất.
Kiểm tra, kiểm soát việc nhập, xuất nguyên vật liệu; kiểm tra
việc cập nhật số liệu, quy trình hạch toán và việc báo cáo định kỳ.
Phân tích được tình trạng sử dụng nguyên vật liệu tiết
kiệm hay lãng phí để đề ra biện pháp quản lý điều chỉnh.
Các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
* Kiểm soát chu trình mua hàng và nhập kho NVL trực tiếp
Chu trình mua hàng và nhập kho nguyên vật liệu trực tiếp
được thực hiện qua các bước sau:
(1) Căn cứ kế hoạch sản xuất, lượng nguyên vật liệu tồn
kho, giấy đề nghị cấp nguyên vật liệu đã được phê duyệt, Phòng
KHĐT sẽ lập Phiếu đề nghị mua hàng và kèm theo hai bảng báo
giá vật tư.
(2) Ban giám đốc kiểm soát lại nếu đồng ý sẽ ký duyệt vào
Đơn đặt hàng hoặc Hợp đồng, Giấy đề nghị tạm ứng cá nhân hoặc
tạm ứng cho nhà cung cấp rồi chuyển sang phòng Tài chính-Kế toán.
(3) Phòng Tài chính-Kế toán kiểm tra hồ sơ liên quan,
chuyển tiền tạm ứng cho nhà cung cấp hoặc lập Phiếu chi tạm ứng
cho người mua hàng của phòng KHĐT. Phiếu chi được lập thành
hai liên, một liên giữ ở kế toán tiền mặt và một liên giao thủ quỹ.
(4) Thủ quỹ kiểm tra phiếu chi và thực hiện chi tiền, Phiếu
chi đầy đủ chữ ký. Việc đầy đủ bốn chữ ký nhằm mục đích kiểm


- 11 soát phiếu lập có đúng quy định không, thủ quỹ đã chi tiền chưa và

người nhận tiền có nhận tiền đầy đủ không.
(5) Phòng KHĐT thực hiện mua sắm theo phê duyệt, nhận
hoá đơn bán hàng và biên bản giao nhận hàng hoá. Hoá đơn và biên
bản phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu theo quy định và đầy đủ các chữ ký.
(6) Thủ kho tiến hành nhận hàng đồng thời thực hiện các
bước kiểm tra: số lượng, mẫu mã, chất lượng bao bì, chất lượng
nguyên, nhiên vật liệu nhập kho. Nếu đảm bảo thì ký vào Phiếu
nhập kho và vào thẻ kho. Nếu có sai sót xảy thì thủ kho lập phải
biên bản.
(7) Phòng KHĐT tập hợp chứng từ gốc, phiếu nhập kho
và làm giấy đề nghị hoàn ứng chuyển phòng tài chính - Kế toán để
làm thủ tục thanh toán hoàn ứng.
(8) Căn cứ vào các chứng từ có liên quan đến việc mua
hàng, phòng tài chính-Kế toán kiểm tra và hoàn ứng cho bộ phận
mua hàng hoặc thanh toán cho nhà cung cấp, sau đó nhập dữ liệu
vào máy.
(9) Hàng tháng, kế toán vật tư kết xuất từ chương trình kế
toán dữ liệu chi tiết về công nợ, sổ nhật ký mua hàng, sổ chi tiết
nguyên vật liệu để đối chiếu với phòng Kinh doanh và đối chiếu
với thủ kho về lượng vật tư tồn trong kỳ. Ngoài ra, định kỳ hoặc
đột xuất kế toán còn thường xuyên đối chiếu kiểm tra với thủ kho.
Qua chu trình trên cho thấy công tác quản lý chi phí tại
Cảng Đà Nẵng là khá chặt chẽ. Tuy nhiên, việc kiểm soát chi phí
về giá cả nguyên vật liệu mua vào, lựa chọn nhà cung ứng vật tư
chưa được thực hiện tốt. Chưa có sự lựa chọn, đánh giá năng lực


- 12 của các nhà cung cấp và giá cả nguyên vật liệu một cách khách
quan, mà hầu hết là lựa chọn ở những nhà cung cấp quen thuộc.
Hơn nữa, từ khâu đề nghị mua hàng đến đặt hàng rồi nhận hàng

đều do Phòng KHĐT đảm nhận là không đảm bảo tính kiểm soát
vì điều này rất dễ xảy ra gian lận như chất lượng hàng hóa không
đảm bảo... do người mua hàng thông đồng với nhà cung cấp để
hưởng hoa hồng cho cá nhân mình.
* Kiểm soát chu trình xuất kho nguyên, nhiên vật liệu, vật
tư
(1) Các xí nghiệp căn cứ vào kế hoạch sản xuất hoặc lệnh
sản xuất để lập Phiếu đề nghị cấp vật tư.
(2) Phòng KHĐT, Ban giám đốc xét duyệt. Nếu được ký
duyệt, phòng KHNV lập Phiếu xuất kho.
(3) Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, tiến hành kiểm tra
các chữ ký liên quan, tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, tiến hành
xuất nguyên vật liệu, ký vào Phiếu xuất kho và ghi vào thẻ kho.
(4) Thủ kho gửi Phiếu xuất kho cho Phòng kế toán để kiểm
tra, cập nhật dữ liệu vào máy tính và in ra các sổ sách cần thiết.
(5) Sau khi nhận nguyên, nhiên vật liệu, vật tư, các bộ
phận sử dụng tiến hành tổ chức sản xuất, đồng thời thường xuyên
kiểm tra việc sử dụng nguyên, nhiên vật liệu, vật tư. Hằng ngày,
mọi hoạt động tổ chức sản xuất đều được phản ánh đầy đủ vào
nhật ký sản xuất nhằm đảm bảo sự thuận lợi cho việc kiểm soát và
quản lý.


- 13 (6) Hàng quý, các xí nghiệp sẽ tiến hành lập báo cáo nhập
xuất nguyên vật liệu trực tiếp theo từng hoạt động tại Xí nghiệp và
gửi về phòng Tài chính-kế toán
(7) Phòng Tài chính - Kế toán kiểm tra, đối chiếu với sổ
sách liên quan và tiến hành nhập dữ liệu vào máy.
(8) Cuối kỳ, kế toán in ra bảng kê phiếu xuất, sổ chi tiết
TK 621, bảng cân đối nhập-xuất-tồn vật tư… và đối chiếu các số

liệu trên với thủ kho, phòng nghiệp vụ và các bộ phận liên quan.
Qua chu trình trên cho thấy việc đề xuất đối với việc xuất
kho vật tư, hàng hóa được thực hiện theo một quy trình cụ thể đã
được quy định. Các lãnh đạo phòng, xí nghiệp liên quan, lãnh đạo
Cảng đều phải kiểm soát và phê duyệt trên phiếu xuất vật tư nếu hợp
lý. Sổ sách theo dõi việc xuất nhập vật tư được mở đẩy đủ ở các bộ
phận liên quan nhằm đảm bảo có thể đối chiếu và kiểm soát được.
Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế trong chu trình này
là chưa quan tâm đến việc xây dựng mức tồn kho hợp lý cho từng
mặt hàng, điều này dể dẫn đến tình trạng thiếu nguyên vật liệu
không đảm bảo được kế hoạch sản xuất hoặc tồn kho nguyên vật
liệu quá nhiều làm phát sinh chi phí lớn không cần thiết.
b. Kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp
Nội dung chi phí: gồm tiền lương chính, lương phụ của
công nhân trực tiếp và các khoản phụ cấp.
Yêu cầu của kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp:
ngăn chặn và phát hiện kịp thời những sai phạm trong quá trình
tính và trả lương. Ghi chép và tính toán rõ ràng để thanh toán kịp
thời và chính xác tiền lương.


- 14 Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
(1) Khi các Xí nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất kinh
doanh, các công nhân trực tiếp tham gia vào quá trình cung cấp
dịch vụ sẽ được theo dõi chấm công vào phiếu công tác. Phiếu có
chữ ký của người người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra
chất lượng và người duyệt.
(2) Định kỳ sẽ có một cán bộ phụ trách có nhiệm vụ tổng
hợp các phiếu công tác và lập bảng tổng hợp số lượng nhân công
tham gia vào quá trình sản xuất, bảng tổng hợp phải có đầy đủ chữ

ký của các bên liên quan.
(3) Cán bộ phụ trách có nhiệm vụ gửi các phiếu công tác
và bảng tổng hợp này lên Phòng Tổ chức tiền lương để cho cán bộ
ở bộ phận này xác định kết quả đạt được.
(4) Sau khi tính xong, lập các bảng thanh toán tiền lương,
bảng thanh toán tiền thưởng, bảng khai các khoản phải nộp, phải
trả và các khoản trích theo lương trình Ban giám đốc phê duyệt.
Các bảng tính được lập thành hai bản.
(5) Phòng Tổ chức tiền lương gửi Bảng tổng hợp tiền
lương sang Phòng Kế toán, kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ và
hạch toán lương tháng để xác định các khoản chi phí phát sinh.
(6) Căn cứ vào bảng tính lương đã được duyệt, kế toán sẽ
nhập liệu vào máy tính.
(7) Kế toán in ra Bảng thanh toán lương và phiếu chi
lương, chuyển các Xí nghiệp.
(8) Bộ phận Kế toán xí nghiệp đối chiếu sự chính xác về
số liệu giữa phiếu chi lương với bảng thanh toán tiền lương để chi


- 15 lương cho công nhân. Khi nhận tiền, người nhận phải ký tên vào
phiếu chi và thủ quỹ ký xác nhận đã chi tiền.
Cuối kỳ, kế toán in ra sổ chi tiết TK622, bảng tổng hợp
phát sinh theo tài khoản 622.
Như vậy, với quy mô rộng lớn và tính chất công việc phức
tạp tại Cảng cho nên việc kiểm soát được chi phí nhân công là một
vấn đề hết sức cần thiết. Phòng Tổ chức tiền lương đã xây dựng
được định mức lao động tiền lương hợp lý để khuyến khích người
lao động hăng say làm việc và tạo điều kiện thuận lợi trong việc
kiểm soát chi phí sản xuất. Đơn vị thực hiện chi trả lương cho cán
bộ nhân viên và người lao động đúng theo thỏa thuận trong Hợp

đồng lao động đã ký, ngày chi trả lương đúng ngày cuối cùng của
tháng hiện hành. Các thủ tục chứng từ để thanh toán tiền lương được
thực hiện đúng theo quy định trả lương của ngành và của Nhà nước.
Tuy nhiên bên cạnh đó việc kiểm soát nội bộ về chi phí
nhân công trực tiếp tại Cảng Đà Nẵng còn một số hạn chế như: Xí
nghiệp giao khoán cho các tổ về mặt khối lượng nên có thể dẫn
đến gian lận là các tổ kê khống nhân công hoặc Cảng sẽ khó kiểm
soát được thời gian ngừng việc, giải lao của công nhân.
c. Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung
Nội dung chi phí: gồm chi phí nhân viên phân xưởng, chi
phí vật liệu, chi phí dụng cụ sản xuất, chi phí khấu hao TSCĐ, chi
phí sửa chữa lớn, chi phí ăn ca, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí
bằng tiền khác.
Yêu cầu kiểm soát chi phí sản xuất chung


- 16 Kiểm soát được việc xuất nguyên, nhiên vật liệu, CCDC
dùng cho sản xuất và quản lý; Tính toán chính xác và đầy đủ chi phí
khấu hao TSCĐ và phân bổ chi phí khấu hao, theo dõi chặt chẽ tình
hình tăng, giảm và đánh giá lại TSCĐ; Kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ
các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền.
Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung
- Chi phí nhân viên phân xưởng: quy trình kiểm soát giống
phần kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp.
- Chi phí nguyên vật liệu: quy trình kiểm soát giống phần
kiểm soát chi phí NVL trực tiếp.
- Chi phí công cụ, dụng cụ và phụ tùng xuất dùng:
+ Tại Văn phòng Cảng: Khi các XN thành viên có nhu cầu
sử dụng sẽ làm đơn có xác nhận của lãnh đạo xí nghiệp gửi lên
Phòng Kế hoạch vật tư. Trên cơ sở đó Phòng Kế hoạch vật tư sẽ

xem xét và tiến hành mua sắm gửi cho Phòng Tài chính kế toán.
Tại đây kế toán vật tư sẽ tiến hành theo dõi tình hình nhập xuất cả
về mặt giá trị và hiện vật; sau đó giao cho các Xí nghiệp.
+ Tại Xí nghiệp: nhập kho dụng cụ và sau đó cấp phát lại
cho các tổ trực thuộc XN. Ngoài ra, XN còn tự mua ngoài các
công cụ dụng cụ, phụ tùng để phục vụ kịp thời cho hoạt động sản
xuất. Trường hợp này, kế toán vật tư ở XN tiến hành theo dõi trên
các sổ chi tiết liên quan.
- Chi phí khấu hao TSCĐ: Mức khấu hao tài sản cố định
được tính theo phương pháp đường thẳng.
- Chi phí sửa chữa TSCĐ: được theo dõi chi tiết bao gồm
sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên. Trong đó sửa chữa lớn


- 17 thuộc quyền quyết định của Cảng Đà Nẵng, sửa chữa thường
xuyên thuộc trách nhiệm của xí nghiệp.
- Chi phí mua ngoài và chi phí bằng tiền khác được kiểm
soát dựa trên các quy định của nhà nước.
Nhìn chung, các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung ở
đơn vị thực hiện tương đối tốt, tuy nhiên trong quy trình kiểm soát
bảo dưỡng và sửa chữa TSCĐ Cảng chưa quan tâm đến công tác theo
dõi nghiệm thu trong quá tình sửa chữa để kiểm soát về số lượng cũng
như chất lượng các chi tiết sửa chữa. Bên cạnh đó vẫn còn một số
khoản chi phí như chi phí điện, nước, hay các chi phí hội họp, tiếp
khách thì việc kiểm soát chỉ mang tính chiếu lệ, qua loa.
2.2.3.3. Kiểm soát nội bộ về chi phí quản lý tại văn phòng Cảng
Kiểm soát nội bộ về chi phí quản lý doanh nghiệp về cơ
bản là tương tư như chi phí sản xuất. Các khoản chi này thực hiện
theo quy định của Nhà nước.
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KSNB VỀ CHI PHÍ TẠI

CẢNG ĐÀ NẴNG
- Chưa có bộ phận nào thực hiện việc Kiểm tra, KTNB các
hoạt động của đơn vị.
- Chưa có các báo cáo phân tích sự chênh lệch giữa chi phí
thực tế và chi phí trong dự toán.
- Chưa có sự lựa chọn, đánh giá năng lực của các nhà cung
cấp và giá cả nguyên vật liệu một cách khách quan, mà hầu hết là
lựa chọn ở những nhà cung cấp quen thuộc.
- Chưa chú trọng đến công tác xây dựng mức tồn kho hợp
lý để đảm bảo sản xuất kinh doanh đồng thời tiết khiệm chi phí.


- 18 - Chi phí nhân công có thể bị gian lận do các bộ phận có
liên quan không thực hiện đúng quy trình chấm công và tính lương.
- Một số thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung còn
chưa được chú trọng dể dẫn đến những gian lận làm thất thoát tiền
của doanh nghiệp.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ
CHI PHÍ TẠI CẢNG ĐÀ NẴNG
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KSNB
VỀ CHI PHÍ TẠI CẢNG ĐÀ NẴNG
- Định hướng phát triển
- Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác KSNB về chi phí
3.2 CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT
NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ TẠI CẢNG ĐÀ NẴNG.
3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát
3.2.1.1. Nâng cao nhận thức của nhà quản lý về hệ thống KSNB
Ban giám đốc là người có thể kiểm soát tất cả các chi phí
và phải là người làm gương đầu tiên để khuyến khích nhân viên

tham gia kiểm soát chi phí trong phạm vi quyền hạn cho phép. Ban
giám đốc phải thường xuyên đánh giá, phân tích các báo cáo chi
phí cũng như có cách ứng xử thích hợp với nhân viên trong việc
kiểm soát chi phí, đưa ra chế độ thưởng phạt hợp lý. Làm thế nào
để các nhà quản lý phải thấy được việc kiểm soát chi phí của Cảng
Đà Nẵng không chỉ là bài toán về giải pháp tài chính, mà còn là
giải pháp về cách dùng người của nhà quản trị và đây cũng chính


- 19 là vấn đề sống còn của Cảng trong thời kỳ hội nhập.

3.2.1.2. Xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ: cần thiết lập
một bộ phận chuyên môn để đánh giá sự tuân thủ các chính
sách và thủ tục kiểm soát, đó là bộ phận Kiểm toán nội bộ.
Phạm vi và mục tiêu của KTNB phụ thuộc vào qui mô, cơ
cấu tổ chức và yêu cầu quản lý của đơn vị.
Bộ phận KTNB phải trực thuộc một cấp cao đủ để không
giới hạn hoạt động của nó. Đồng thời phải được giao một quyền
hạn tương đối rộng rãi và bảo đảm được tính độc lập tương đối với
bộ phận được kiểm tra. Bộ phận này hoạt động như một phòng ban
chức năng riêng, độc lập với các bộ phận quản lý và điều
hànhtrong doanh nghiệp, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc
doanh nghiệp.
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phục vụ kiểm soát
nội bộ về chi phí
- Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
- Hoàn thiện hệ thống chứng từ
* Thiết lập các báo cáo phân tích biến động chi phí
- Báo cáo phân tích các biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Phân tích sự biến động này gồm biến động lượng sử dụng

và biến động giá nguyên vật liệu.
Sự biến động giá phụ thuộc nguyên nhân khách quan
(quan hệ cung cầu thay đổi trên thị trường, sự thay đổi chính sách
của Nhà nước,…) và nguyên nhân chủ quan (chọn chất lượng hàng
mua, phương pháp tính trị giá nguyên liệu xuất kho,…). Biến động
về lượng nguyên vật liệu sử dụng phụ thuộc vào trình độ quản lý


- 20 nguyên vật liệu, tay nghề của công nhân trực tiếp sản xuất, tình
trạng hoạt động của máy móc thiết bị, điều kiện nơi sản xuất, …
Báo cáo phân tích các biến động nói trên phải được tiến
hành càng sớm càng tốt, nhằm phát hiện kịp thời những bất hợp lý
để điều chỉnh nhằm tìm ra nguyên nhân và đề xuất những giải
pháp nhằm nâng cao hiệu quả chi phí nguyên vật liệu.
- Báo cáo phân tích các biến động chi phí lao động trực tiếp
Biến động chi phí lao động trực tiếp có thể phân tích chi
tiết thành: Biến động năng suất lao động,b iến động thời gian nhàn
rỗi, biến động đơn giá tiền lương.
- Báo cáo phân tích biến động của chi phí sản xuất chung:gồm
phân tích biến động chi phí sản xuất chung khả biến và phân tích
biến động chi phí sản xuất chung bất biến
Có thể nói việc lập các báo cáo phân tích sự biến động chi
phí, tìm ra nguyên nhân biến động là biện pháp cơ bản và có hiệu
quả để tăng cường kiểm soát, quản lý hoạt động sản xuất kinh
doanh của đơn vị bởi vì nó giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ
chi phí từ tổ, xí nghiệp, rồi đến toàn doanh nhgiệp.
3.2.3. Hoàn thiện thủ tục KSNB về chi phí sản xuất tại Cảng
3.2.3.1. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí NVL trực tiếp
* Hoàn thiện quy trình kiểm soát mua hàng và nhập kho nguyên
vật liệu

Trong quy trình mua nguyên vật liệu nếu không thiết lập
các yếu tố kiểm soát chặt chẽ rất đễ dẫn đến sự gian lận làm thất
thoát chi phí của doanh nghiệp, đồng thời chất lượng của các
nguyên vật liệu mua vào có thể sẽ không đảm bảo. Sự gian lận chủ
yếu tập trung vào khâu lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng và nhận


- 21 hàng. Vì vậy để hạn chế đến mức thấp nhất những gian lận này,
công ty cần đưa ra các nguyên tắc tham khảo giá và các tiêu chuẩn
để chọn lựa nhà cung cấp. Mặt khác cần phải có sự tách bạch giữa
việc đề nghị mua hàng, đặt hàng, nhận hàng.
- Nguyên tắc tham khảo giá
+ Trước khi tiến hành mua hàng đều phải tham khảo giá ít
nhất là hai đơn vị có hàng hoá đảm bảo chất lượng, có uy tín và
phải có báo giá trình lãnh đạo.
+ Giá báo trên các giấy báo giá cho cùng loại hàng hoá phải
thống nhất về chủng loại, mẫu mã, chất lượng, nhãn hiệu, nhà sản
xuất… phải cung cấp hàng mẫu hoặc catalogue khi trình lãnh đạo.
- Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp
Thứ nhất, Xem xét uy tín, khả năng, kinh nghiệm.
Thứ hai, Chất lượng bảo đảm, sản phẩm đúng quy cách, tiêu
chuẩn, giá cả rẻ, có thời gian bảo hành tuỳ theo mặt hàng sẽ mua.
Thứ ba, Khả năng phân phối, lắp đặt và hỗ trợ về kỹ thuật
của nhà cung ứng, các dịch vụ hậu mãi tốt.
Ngoài ra, để tránh sai phạm khi người mua hàng thông
đồng với nhà cung cấp, công ty cũng nên chuyển đổi vị trí các
nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với
một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài. Khi tiến
hành giao nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, cung ứng vật tư
phải kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại …và so sánh

đối chiếu với đơn đặt hàng.
* Hoàn thiện quy trình kiểm soát xuất kho và bảo quản nguyên
vật liệu


- 22 Việc kiểm soát được vật tư tồn kho để đảm bảo cho quá
trình sản xuất được diễn ra liên tục, không bị gián đoạn đồng thời
tiết kiệm được chi phí cũng rất quan trọng nhưng vấn đề này tại
Cảng Đà Nẵng hiện nay chưa được quan tâm đúng mức. Để xây
dựng được mức tồn kho hợp lý, hàng tuần căn cứ vào kế hoạch sản
xuất, hợp đồng với khách hàng, mức tồn kho hiện tại… phòng kế
toán phối hợp với phòng kế hoạch vật tư xây dựng mức tồn kho
hợp lý. Mỗi loại nguyên vật liệu có mức tồn kho không giống
nhau, nó tuỳ thuộc vào số lượng sử dụng, thời gian từ khi đặt hàng
đến khi hàng về kho… Để xây dựng được mức tồn kho hợp lý, đơn
vị cần lập lịch trình sản xuất một cách chi tiết cho từng tuần. Ngoài
ra, đơn vị cần xây dựng các báo cáo phân tích chi phí nguyên vật
liệu trực tiếp nhằm xác định mức biến động về lượng hay đơn giá
nguyên vật liệu từ đó xác định nguyên nhân và có biện pháp kiểm
soát kịp thời.
3.2.3.2. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí nhân công
trực tiếp
- Thường xuyên theo dõi về khối lượng thực hiện, chất
lượng và kỹ thuật tay nghề của công nhân.
- Bố trí công việc phù hợp với tay nghề của từng công nhân.
- Bố trí thêm cán bộ kỹ thuật để giám sát.

- Đơn vị cần thiết lập các báo cáo phân tích chi phí
nhân công trực tiếp để đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến
sự biến động chi phí nhân công trực tiếp.

3.2.3.3. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung
- Bảng dự toán vật tư phải ghi rõ nước sản xuất của những
vật tư thay mới. Phòng Kỹ thuật-Công nghệ phải nghiệm thu kỹ


- 23 thuật vật tư về các chi tiết sửa chữa gia công cũng như mua mới.
Bước nghiệm thu này là rất quan trọng nhằm kiểm soát chất lượng
kỹ thuật cũng như khối lượng có đúng với dự toán không.
- Cần phân tích chi phí sản xuất chung theo tổng số chi phí
và theo từng yếu tố để đánh giá sự thay đổi tỷ trọng của từng
khoản chi giữa thực tế so với dự toán.
- Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác
bằng tiền phục vụ cho sản xuất, đơn vị cần xây dựng định mức chi
phí, cơ chế khoán chi nội bộ hợp lý để tạo động lực tăng cường
công tác kiểm soát, đề ra các biện pháp tiết kiệm chi phí. Cần xây
dựng các báo cáo phân tích sự biến động của biến phí sản xuất
chung và định phí sản xuất chung để tìm ra các nhân tố ảnh hưởng
dẫn đến sự biến động của khoản mục chi phí này.
3.2.4. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí quản lý tại
văn phòng Cảng
Đây là khoản mục chi rất dể gây ra trường hợp lãng phí,
lạm dụng, nên cần thực hiện phương châm là tiết kiệm triệt để và
quản lý khoa học.


- 24 -

KẾT LUẬN
Việt Nam đã đạt được những thành tựu về tăng trưởng
kinh tế trong thời gian qua và nhanh chóng thoát ra khỏi tình trạng

các nước chậm phát triển, có một phần đóng góp không nhỏ của hệ
thống các doanh nghiệp. Không chỉ dừng lại ở đó, để đảm bảo khả
năng cạnh tranh ngay tại thị trường nội địa và mở rộng thị trường
xuất khẩu thì các doanh nghiệp cần phải mở rộng sản xuất kinh
doanh và phát triển bền vững. Chính vì vậy các doanh nghiệp phải
tự đổi mới mà cụ thể là làm thế nào để hệ thống KSNB hoạt động
có hiệu quả.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động thì KSNB về chi phí là
một vấn đề mà doanh nghiệp nào cũng phải quan tâm. Tuy nhiên,
công tác KSNB chi phí tại Cảng Đà Nẵng vẫn chưa được đặt ra
một cách có hệ thống. Chính vì vậy, luận văn đã đặt ra và giải
quyết những vấn đề KSNB chi phí một cách toàn diện. Toàn bộ
các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí đã được nhận
dạng và giải quyết có cơ sở. Trên cơ sở những hạn chế của công
tác KSNB chi phí tại Cảng Đà Nẵng, luận văn đã đề ra những giải
pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác KSNB đối với chi phí
nhằm kiểm soát được nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động
của đơn vị.
Qua luận văn này, tác giả hy vọng nghiên cứu của mình có
thể góp phần nâng cao hiệu quả công tác KSNB chi phí để nâng


- 25 cao sức cạnh tranh, nhằm xây dựng Cảng Đà Nẵng trở thành cảng
container quốc tế hiện đại ở khu vực miền Trung.