Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không đà nẵng (tt)

i

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng
được ai công bố trong bất kỳ một công trình nào khác.

PHAN THỊ XUÂN HÀ


ii

MỤC LỤC
TRANG PHỤ BÌA
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC HÌNH VẼ
DANH MỤC BẢNG BIỂU
THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ TIỀN THU
BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI HÀNG
KHÔNG ĐÀ NẴNG..............................................................................................38

TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI
PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

KSNB

Kiểm soát nội bộ

KTNB

Kiểm toán nội bộ

TSCĐ

Tài sản cố định

BHYT

Bảo hiểm y tế

BHXH

Bảo hiểm xã hội

BHTN

Bảo hiểm thất nghiệp

KPCĐ

Kinh phí công đoàn

CBCNV

Cán bộ công nhân viên

WTO

Tổ chức thương mại thế giới

KHKD

Kế hoạch kinh doanh

GĐ

Giám đốc

GTGT

Giá trị gia tăng


iii

TC-TK

Tài chính thống kê


iv

DANH MỤC HÌNH VẼ
Số hiệu
hình vẽ

Tên hình vẽ

Trang

Hình 1.1 Mô hình hoá hệ thống kiểm soát nội bộ

10

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

45

Hình 2.2 Sơ đồ bộ máy kế toán

54

Hình 2.3 Hình thức kế toán tại Trung tâm

56

Hình 2.4 Lưu đồ kiểm soát doanh thu tại Trung tâm

65

Hình 2.5 Lưu đồ kiểm soát khoản bán hàng thu tiền ngay

71

Hình 3.1

Bảng báo cáo tình hình nợ phải thu khách hàng

88

Hình 3.2

Quy trình kiểm soát doanh thu tại Trung tâm và các quầy
hàng

89

Hình 3.3

Sơ đồ trình tự xét duyệt bán chịu

92


v

DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu
bảng
Bảng 1.1
Bảng 1.2

Tên bảng
Mục tiêu và công việc KSNB chủ yếu nghiệp vụ doanh
thu

Mục tiêu và công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu nghiệp
vụ thu tiền

Trang
28
30

Bảng 2.1

Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh qua các năm

41

Bảng 2.2

Cơ cấu doanh thu hoạt động qua các năm

41

Bảng 2.3

Số lượng và cơ cấu lao động năm 2012

47


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài

Cơ chế kinh tế thị trường với những cạnh tranh gay gắt đòi hỏi các
doanh nghiệp Việt Nam không chỉ nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng
hoá các mặt hàng, hạ thấp giá bán đầu ra, mà còn yêu cầu các nhà quản lí luôn
phải có những quyết định chính xác, kịp thời nhận thấy và nắm bắt được các
cơ hội kinh doanh. Để doanh nghiệp tồn tại, phát triển bền vững và dành được
lợi thế trong kinh doanh, nhà nước đã và đang cố gắng tạo một môi trường
pháp lý kinh doanh rõ ràng, sòng phẳng cho tất cả các doanh nghiệp. Nhưng
vấn đề cũng không kém phân quan trọng là từng doanh nghiệp, từng tổ chức
kinh tế cần hình thành và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu.
Chức năng kiểm soát luôn chiếm vị trí quan trọng trong công tác quản lý. Nó
giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm được thực trạng hoạt động tài chính, tình
hình sản xuất kinh doanh, tăng cường công tác quản lý và bảo vệ tài sản cho
doanh nghiệp. Do vậy một yêu cầu cấp thiết đặt ra trong phạm vi các doanh
nghiệp nói chung và Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng
nói riêng là việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hữu hiệu.
Thực chất đó là công tác xây dựng các chính sách, thủ tục mà doanh nghiệp
sử dụng để điều hành và kiểm soát tốt mọi hoạt động của mình. Trong hoạt
động sản xuất kinh doanh tại đơn vị thì hoạt động bán hàng thu tiền là một
hoạt động quan trọng, nó quyết định đến kết quả của cả quá trình sản xuất
kinh doanh tại đơn vị. Vì vậy, việc có một hệ thống kiểm soát nội bộ thật sự
hiệu quả để kiểm soát doanh thu và tiền thu bán hàng là một việc cần thiết.
Chính vì tầm quan trọng của KSNB doanh thu và tiền thu bán hàng tai
Trung tâm dịch vụ và thương mại Hàng không Đà Nẵng và yêu cầu nâng cao
hiệu quả hoạt động KSNB tại Trung tâm trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc


2

tế nên việc nghiên cứu đề tài:"Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu
và tiền thu bán hàng tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà

Nẵng" là rất cần thiết, có ý nghĩa đối với đơn vị hiện nay.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Việc nghiên cứu đề tài này hướng tới các mục tiêu sau:
- Hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về doanh thu, kiểm soát nội bộ
doanh thu và tiền thu bán hàng trong doanh nghiệp.
- Mô tả và đánh giá thực trạng KSNB doanh thu và tiền thu bán hàng tại
Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng, nhận biết những hạn
chế và nguyên nhân hạn chế của KSNB doanh thu và tiền thu bán hàng tại
Trung tâm. Trên cơ sở đó, đề tài đã đưa ra những giải pháp nhằm tăng cường
KSNB doanh thu và tiền thu bán hàng tại Trung tâm dịch vụ và thương mại
hàng không Đà Nẵng.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác KSNB doanh thu và tiền
thu bán hàng tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Giới hạn của đề tài là kiểm soát về kế
toán đối với doanh thu và tiền thu hoạt động dịch vụ có doanh số lớn tại
Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng.
4. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài dựa trên nền tảng phương pháp luận duy vật biện chứng và sử
dụng các phương pháp cụ thể như: phương pháp quan sát, phương pháp
phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu.
5. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo, nội dung
chính của luận văn gồm có 3 chương:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ doanh thu và tiền thu bán
hàng trong doanh nghiệp


3

- Chương 2: Thực trạng về kiểm soát nội bộ doanh thu và tiền thu bán
hàng tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng
- Chương 3: Một số giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ doanh thu và
tiền thu bán hàng tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
- Ở trên thế giới
Ở trên thế giới kiểm soát nội bộ đã được nhiều tác giả nghiên cứu trong
nhiều nghiên cứu khác nhau:
+ Năm 1905, Robert Montgomery - sáng lập viên của Công ty kiểm toán
Lybrand, Ross Bros & Montgomery - đã đưa ra ý kiến về một số vấn đề liên
quan đến kiểm soát nội bộ trong tác phẩm “Lý thuyết và thực hành kiểm toán”.
Trong tác phẩm này, tác giả đã đưa ra các vấn đề cơ bản về lý thuyết và
thực hành kiểm toán, trong đó có trình bày một thuật ngữ trong kiểm toán là
thuật ngữ kiểm soát nội bộ. Đây chỉ mới là vấn đề những nghiên cứu ban đầu
về kiểm soát nội bộ.
+ Năm 1929, thuật ngữ KSNB được đề cập chính thức trong một Công
bố của Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin). Theo công
bố này, kiểm soát nội bộ được định nghĩa là một công cụ để bảo vệ tiền và các
tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động.
+ Năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP – Committee on Auditing
Procedure) trực thuộc AICPA ban hành báo cáo thủ tục kiểm toán 29 (SAP –
Statement Auditing Procedure) về “phạm vi xem xét kiểm soát nội bộ của
kiểm toán viên độc lập”. SAP 29 đã phân biệt kiểm soát nội bộ về quản lý và
kiểm soát nội bộ về kế toán.
+ Năm 1972, CAP tiếp tục ban hành SAP 54 (1972) “Tìm hiểu và đánh
giá kiểm soát nội bộ” trong đó đưa ra bốn thủ tục kiểm soát kế toán (đảm bảo
nghiệp vụ chỉ được thực hiện khi đã được phê chuẩn, ghi nhận đúng đắn mọi


4

nghiệp vụ để lập báo cáo, hạn chế sự tiếp cận tài sản và kiểm kê).
+ Nghiên cứu của tác giả J. C. Shaw (1980) về “kiểm soát nội bộ – Một
yếu tố cần thiết cho hoạt động quản lý hiệu quả”;
Trong nghiên cứu này, tác giả đã đưa ra nhiều yếu tố cần thiết cho việc
quản lý hiệu quả, tuy nhiên, tác giả nhấn mạnh vai trò của kiểm soát nội bộ
trong việc quản lý hiệu quả các hoạt động.
Phát triển theo hướng chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể: Báo
cáo Basel (1998) của Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng (BCBS – Basel
Committee on Banking Supervision) đã đưa ra công bố về khuôn khổ KSNB
trong ngân hàng (Framework for Internal Control System in Banking
Organisations).
Trong báo cáo này, ủy ban Basel đã đưa ra các nhân tố trong hệ thống
kiểm soát nội bộ để có thể kiểm soát các ngân hàng bao gồm: môi trường
kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin truyền
thông, giám sát.
Ngoài ra, các tác giả cũng đã có những nghiên cứu chuyên sau về
kiểm soát nội bộ trong các lĩnh vực cụ thể như:
+ Các tác giả Reisner, Franz, Drsocoec (1990) về “Cơ sở của kiểm
soát nội bộ trong các công ty bảo hiểm”;
Trong nghiên cứu này, hai tác giả đã nêu các nhân tố nằm trong môi
trường kiểm soát của các công ty bảo hiểm và các thủ tục chính để kiểm soát
các hoạt động trong các công ty bảo hiểm ở Đức.
+ Hai tác giả Spraakman, Gary Peter (1996) về “Sử dụng các phát
hiện kiểm soát nội bộ trong các tổ chức chính phủ”.
Trong nghiên cứu này các tác giả đã tìm hiểu các thủ tục kiểm soát
được xây dựng và vận dụng chúng để kiểm soát các hoạt động trong các tổ
chức chính phủ.

5

- Ở Việt Nam
Có nhiều nghiên cứu về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ
doanh thu - tiền thu bán hàng nói riêng tại các doanh nghiệp đặc thù như:
+ Ngô Tri Tuệ và cộng sự (2004), “ Xây dựng hệ thống KSNB với việc
tăng cường quản lý tài chính tại Tổng Công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam”
Trong nghiên cứu của mình, tác giả đã nêu được vai trò của kiểm soát
nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính. Sau đó các tác giả đã xây dựng
được hệ thống kiểm soát nội bộ để quản lý tài chính bao gồm ba nhân tố: hoàn
thiện môi trường kiểm soát hoàn thiện hệ thống kế toán và xây dựng các thủ
tục kiểm soát thích hợp.
+ Hồ Tuấn Vũ (2005), “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
tại Công ty dệt may Hòa Thọ”.
Trong nghiên cứu của mình, tác giả đã nêu được thực trạng của chu
trình bán hàng thu tiền của Công ty dệt may Hòa Thọ và xây dựng được các
thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty theo hướng hoàn
thiện môi trường kiểm soát, hoàn thiện hệ thống kế toán và xây dựng các thủ
tục kiểm soát.
+ Vũ Ngọc Nam (2007), “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh
thu và tiền thu từ bán hàng tại Công ty thông tin di động(VMS)”, Luận văn
Thạc sĩ kinh tế, Đại học Đà Nẵng.
Trong nghiên cứu này, tác giả đã chỉ ra được những ưu nhược điểm của
hệ thống kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty
VMS, đồng thời đưa ra những kiến nghị để tăng cường kiểm soát nội bộ đối
với chu trình này tại Công ty.
Những nghiên cứu nói trên mặc dù đã đề cập đến vấn đề về kiểm soát
nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ doanh thu và tiền thu bán hàng tại các
doanh nghiệp nói riêng. Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu nào đề cập đến thực

6

trạng kiểm soát nội bộ tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà
Nẵng và đề ra giải pháp nhằm tằng cường kiểm soát nội bộ tại Trung tâm để
phù hợp với tình hình của Trung tâm. Do đó, đề tài mong muốn đưa ra đánh
giá về thực trạng tại Trung tâm, trên cơ sở đó có một số giải pháp nhằm tăng
cường công tác kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại
Trung tâm.


7

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ
TIỀN THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1.1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm soát luôn là khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó
các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động
kiểm soát để đạt mục tiêu của doanh nghiệp. Do đó, khái niệm kiểm soát nội
bộ đã hình thành và phát triển dần trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề
kiểm soát trong tổ chức và có liên quan mật thiết đến vấn đề quản trị của
doanh nghiệp.
Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các
định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này:
- Theo quan điểm của tổ chức COSO (Committee of Sponsoring
Organization): “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi
Hội đồng quản trị, ban giám đốc và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết

kế để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu mà Hội
đồng quản trị mong muốn là: bảo vệ tài sản, cung cấp thông tin tài chính tin cậy,
hiệu lực và hiệu quả các hoạt động, sự tuân thủ các luật lệ và các quy định
hiện hành.” [13, tr. 10-15]
- Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống KSNB là các
quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp
dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm
tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài
chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài


8

sản của đơn vị. Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế
toán và thủ tục kiểm soát” [2, tr. 5-10].
- Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế (The International Federation of
Accountant - IFAC), hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục
được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau:
+ Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin báo cáo
+ Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và những quy định
+ Đảm bảo hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động
+ Bảo vệ các tài sản của đơn vị.
Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng
có những mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục
đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Nhiệm
vụ của nhà quản lý là xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu và kết hợp hài
hòa bốn mục tiêu trên.
1.1.2. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống KSNB trong doanh nghiệp phải đảm bảo các mục tiêu sau:
 Hệ thống KSNB góp phần cung cấp thông tin tài chính và thông

tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời.
Hệ thống KSNB sẽ giúp doanh nghiệp bảo đảm hệ thống thông tin tài
chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời để cung cấp
cho các cấp điều hành của doanh nghiệp, các cá nhân có liên quan trong
doanh nghiệp, các cơ quan có chức năng giám sát doanh nghiệp và các đối tác
bên ngoài khác. Trong đó, đảm bảo độ tin cậy của các báo cáo tài chính là một
mục tiêu quan trọng mà HĐQT đặt ra và hệ thống KSNB có thể giúp đạt được
điều đó thông qua việc kiểm soát quá trình thực hiện nghiệp vụ, hạch toán kế
toán, chế độ báo cáo.


9

 Hệ thống KSNB góp phần thực hiện việc tuân thủ pháp luật và
các quy định nội bộ
Doanh nghiệp có vai trò rất quan trọng và có ảnh hưởng lớn đối với nền
kinh tế. Do đó, có rất nhiều quy định của các cơ quan nhà nước nhằm đảm
bảo hoạt động của doanh nghiệp an toàn, hiệu quả. Vì vậy, mọi nghiệp vụ và
hoạt động trong doanh nghiệp phải tuân thủ theo các quy định, chính sách,
pháp luật hiện hành. Ngoài việc bảo đảm tuân thủ pháp luật, hệ thống KSNB
còn phải bảo đảm nhân viên tuân thủ các nguyên tắc, quy chế, quy định nội bộ
mà HĐQT, ban giám đốc xây dựng nhằm giúp cho việc quản lý điều hành
doanh nghiệp tốt hơn, đạt được mục tiêu đề ra.
 Hệ thống KSNB góp phần bảo đảm tính hợp lý tính hiệu lực,
hiệu quả và an toàn cho các hoạt động trong doanh nghiệp.
Thông qua hệ thống KSNB mà các quyết định quản lý, điều hành hoạt
động doanh nghiệp của các cấp có thẩm quyền ban hành được thực hiện với chi
phí hợp lý, bảo vệ doanh nghiệp trước những thua lỗ do các rủi ro gặp phải
trong quá trình kinh doanh, bảo đảm an toàn cho hoạt động doanh nghiệp.
 Hệ thống KSNB giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản

Tài sản của doanh nghiệp bao gồm cả tài sản vật chất : Tài sản hữu
hình và tài sản vô hình; tài sản phi vật chất khác như: sổ sách, các tài liệu
quan trọng,... Chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác
nhau hoặc hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích
hợp. Hệ thống KSNB giúp doanh nghiệp bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản và
các nguồn lực một cách kinh tế, có hiệu quả, tránh sự lãng phí.
1.1.3. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ
Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống KSNB giữa các đơn
vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu
thế nhưng theo tổ chức COSO (Committee of Sponsoring Organization), hệ


10

thống KSNB của một tổ chức được cấu thành bởi 5 yếu tố cơ bản, đó là: môi
trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và
truyền thông, giám sát. Các yếu tố này không phải tồn tại một cách độc lập
trong hệ thống KSNB mà chúng có mối quan hệ đan xen, tác động qua lại tạo
nên tính hữu hiệu của hệ thống KSNB. Có thể mô hình hoá các yếu tố của hệ
thống KSNB như sau:

Hình 1.1. Mô hình hoá hệ thống kiểm soát nội bộ
a. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố bên trong và
nhân tố bên ngoài doanh nghiệp có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, sự vận
hành và tính hữu hiệu của KSNB.
Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng rất quan trọng đến quá trình
thực hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát. Các thủ tục kiểm soát có thể sẽ
không đạt được mục tiêu của mình hoặc chỉ còn là hình thức trong một môi
trường kiểm soát yếu kém. Ngược lại, môi trường kiểm soát tốt có thể hạn chế

được phần nào sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát
bao gồm:


11

- Quan điểm kinh doanh, phong cách lãnh đạo của nhà quản lý
cấp cao
Sự kiểm soát hữu hiệu của đơn vị phụ thuộc rất nhiều vào những
nguyên tắc và quan điểm của nhà quản lý. Nếu người quản lý cấp cao theo
đuổi quan điểm muốn chống đỡ rủi ro và cho rằng kiểm soát cũng là một vấn
đề quan trọng thì các thành viên sẽ cảm thấy điều đó và hết sức tôn trọng các
quy định kiểm soát. Ngược lại, khi nhà quản lý không thực tâm chú ý hay
chấp nhận rủi ro để đạt được một mức lợi nhuận cao, các mục tiêu kiểm soát
chắc chắn sẽ không đạt được.
Phong cách điều hành của nhà quản trị cũng có ảnh hưởng lớn đến
môi trường kiểm soát của một tổ chức. Ban giám đốc là một tập thể thống
nhất trong điều hành hay thực chất chỉ do một cá nhân nắm quyền trong quản
lý thì hoạt động KSNB rất khó có hiệu quả. Môi trường KSNB cũng không
chặt chẽ nếu ban giám đốc giao phó toàn bộ quyền hành, trách nhiệm cho
nhân viên dưới quyền.
- Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là bộ máy thực hiện các hoạt động để đạt được các
mục tiêu của một tổ chức. Một cơ cấu hợp lý giúp cho quá trình thực hiện sự
phân công, phân nhiệm, sự ủy quyền, quá trình xử lý nghiệp vụ và ghi chép sổ
sách được kiểm soát nhằm ngăn ngừa mọi sai phạm. Một doanh nghiệp được tổ
chức thành nhiều cấp thì mức độ sai lệch thông tin càng cao và vì vậy một điều
hiển nhiên là hệ thống KSNB cũng sẽ được thiết lập ở mức độ lớn tương ứng
để có thể thực hiện chức năng kiểm soát được toàn bộ các hoạt động của mình.
Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và hiệu quả, các

nhà quản lý cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
+ Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa


12

các bộ phận.
+ Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ,
ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản.
+ Đảm bảo độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu
quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.
- Chính sách nhân sự
Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ một hệ thống kiểm soát nào
cũng là con người. Sự phát triển của các doanh nghiệp đều luôn gắn liền với
đội ngũ cán bộ nhân viên, họ luôn luôn là một nhân tố quan trọng trong
KSNB. Nếu lực lượng này của doanh nghiệp yếu kém về mặt năng lực, tinh
thần làm việc và đạo đức, thì dù cho doanh nghiệp có thiết kế và duy trì một
hệ thống KSNB rất đúng đắn và chặt chẽ vẫn không thể phát huy hiệu quả.
Ngược lại, một đội ngũ cán bộ, nhân viên tốt sẽ giúp giảm bớt những hạn chế
vốn có của KSNB. Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản
lý và các chế độ của doanh nghiệp đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh
giá, khen thưởng và kỷ luật đối với nhân viên trong doanh nghiệp.
- Kế hoạch và dự toán
Hệ thống kế hoạch dự toán, bao gồm các kế hoạch thu chi quỹ, kế
hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định. Đặc biệt là kế hoạch tài
chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt
động và sự luân chuyển tiền trong tương lai. Nếu việc lập và thực hiện các kế
hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc, thì nó sẽ trở thành một công cụ
kiểm soát hiệu quả hữu hiệu. Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường

quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh
hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý,
điều chỉnh kế hoạch kịp thời.


13

- Uỷ ban kiểm soát
Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao
nhất của doanh nghiệp như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm
nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát.
- Các nhân tố bên ngoài
Ngoài các nhân tố bên trong nêu trên, hoạt động của doanh nghiệp
còn chịu ảnh hưởng bởi môi trường bên ngoài. Ví dụ như: luật pháp, sự kiểm
soát của cơ quan nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ. Những nhân tố bên
ngoài là những nhân tố nằm ngoài tầm kiểm soát của nhà quản lý nhưng sẽ có
ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp trong việc thiết kế và vận hành các quy
chế, thủ tục trong hệ thống KSNB.
b. Đánh giá rủi ro
Cùng với việc tạo ra môi trường kiểm soát tốt thì đơn vị cần phải
duy trì sự đánh giá rủi ro thường xuyên ở các cấp khác nhau nhằm thiết kế
hoặc bổ sung những biện pháp ngăn ngừa, kiểm soát kịp thời những rủi ro ảnh
hưởng đến quá trình thực hiện mục tiêu của đơn vị.
Trong hệ thống KSNB thì đánh giá rủi ro có thể được xem là cơ sở
để thiết kế các thủ tục kiểm soát thích hợp. Đánh giá rủi ro là quá trình xác
định, phân tích và quản lý những rủi ro trong hoạt động của đơn vị. Quá trình
đánh giá rủi ro bao gồm:
- Xác định rủi ro
Đánh giá rủi ro trước hết là xác định những rủi ro đối với từng
nghiệp vụ hay đối với cả đơn vị thông qua việc đánh giá những nhân tố bên

trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng đến quá trình thực hiện mục tiêu của đơn
vị. Công việc này không chỉ là xác định những rủi ro hiện hữu mà còn xác
định những rủi ro tiềm ẩn có thể gây thiệt hại cho đơn vị.


14

- Phân tích rủi ro
Sau khi đã xác định được rủi ro thì đơn vị cần phải phân tích rủi ro. Đó
là việc phân tích khả năng xảy ra rủi ro và thiệt hại của nó, từ đó đánh giá
mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến các mục tiêu của đơn vị. Việc phân tích rủi
ro sẽ là cơ sở cho việc đề ra các biện pháp quản lý rủi ro.
- Quản lý rủi ro
Sau khi xác định và phân tích rủi ro, đơn vị cần phải tìm các biện
pháp quản lý rủi ro. Quản lý rủi ro không chỉ đề ra các biện pháp ngăn ngừa
các rủi ro như rủi ro uy tín, rủi ro thanh khoản mà còn đề ra các biện pháp
nhằm kiểm soát được các rủi ro để có thể giảm thiểu tối đa thiệt hại đối với
đơn vị.
c. Hệ thống thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin và truyền thông được ví như thành phần liên kết
các yếu tố của hệ thống KSNB. Hệ thống thông tin bao gồm việc thu thập
thông tin, xử lý thông tin, tổng hợp thông tin, truyền đạt thông tin. Truyền
thông tin là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra nhằm nhấn
mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin.
Hệ thống thông tin và truyền thông bao gồm thông tin trong nội bộ,
thông tin với bên ngoài và phải có hai chiều: thông tin truyền đi và thông tin
phản hồi. Trong nội bộ, đơn vị cần tổ chức luồng thông tin truyền xuống cấp
dưới, truyền lên cấp trên và truyền giữa các phòng ban, chi nhánh. Thông tin
truyền đi có thể là các chính sách, các chỉ thị của cấp trên và thông tin phản
hồi là tình hình thực hiện các chỉ thị đó; thông tin truyền đi có thể là các báo

cáo về sai phạm, về phản ánh của khách hàng và thông tin phản hồi là những
hành động của cấp trên để xử lý những thông tin đó.Đối với bên ngoài thì
thông tin truyền đi có thể là những thông tin về sản phẩm dịch vụ, tình hình
hoạt động của đơn vị, thông tin phản hồi có thể là thái độ của khách hàng về


15

các sản phẩm dịch vụ do đơn vị cung cấp. Nói chung, tất cả những thông tin
về đơn vị và các sự kiện khác có thể ảnh hưởng đến hoạt động đơn vị cần phải
được thu thập đầy đủ, kịp thời đáp ứng cho công tác quản trị.
Việc truyền đạt thông tin có thể chính thức bằng văn bản hoặc bằng
lời nói, qua website hoặc qua các sơ đồ hạch toán, qua sổ tay hướng dẫn về
các chính sách và quy trình nghiệp vụ và phải đảm bảo nhà quản trị các cấp
cũng như nhân viên nhận đủ các thông tin cần thiết và hiểu đúng các thông tin
đó để thực hiện đúng.
Trong hệ thống thông tin thì hệ thống thông tin kế toán là một phân
hệ quan trọng, cung cấp các thông tin tài chính cho các nhà quản lý ra quyết
định. Hệ thống thông tin kế toán gồm hệ thống thông tin kế toán tài chính
cung cấp số liệu dưới dạng các báo cáo tài chính như số liệu về tài sản, nguồn
vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí của các năm và hệ thống thông tin kế toán
quản trị cung cấp số liệu và sự phân tích nhằm mục đích quản trị như cung
cấp các số liệu trên báo cáo tài chính và cả các tỷ lệ như khả năng thanh toán,
tốc độ tăng trưởng. Vì vậy yêu cầu đối với thông tin kế toán là phải chính xác,
kịp thời và đầy đủ.
d. Hoạt động kiểm soát
Trên cơ sở quá trình đánh giả rủi ro, đơn vị thiết kế và thực hiện
hoạt động kiểm soát. Có thể nói hoạt động kiểm soát là cốt lõi trong hệ thống
KSNB. Hoạt động kiểm soát chính là những chính sách và thủ tục nhằm đảm
bảo các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện với mục đích là kiểm soát

được rủi ro đang hoặc có thể xảy ra trong đơn vị. Hoạt động kiểm soát được
thực hiện thông qua các thủ tục kiểm soát thích hợp được cài đặt trong toàn
bộ hệ thống đơn vị, do đó tất cả các thành viên trong đơn vị đều tham gia vào
quá trình kiểm soát.
Các thủ tục kiểm soát được thiết kế tùy thuộc vào đặc thù của cơ cấu


16

tổ chức, của hoạt động kinh doanh. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:
- Lập, kiểm soát, so sánh, phê duyệt các số liệu liên quan đến doanh
nghiệp;
- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán;
- Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học;
- Kiểm tra số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết;
- Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán;
- Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài;
- So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu kế toán;
- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và tài liệu kế toán;
- Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch.
Các thủ tục kiểm soát thường được xây dựng trên 3 nguyên tắc cơ
bản, đó là: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm,
nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn.
- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Nguyên tắc này thực hiện thông qua việc phân chia trách nhiệm thực
hiện cho nhiều người, nhiều bộ phận cùng tham gia, mục đích là không để
một cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của một nghiệp
vụ. Khi đó thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của một nhân viên này được
kiểm soát tự động bởi một công việc của một nhân viên khác. Việc phân chia
trách nhiệm sẽ giúp giảm bớt các rủi ro xảy ra các sai sót, nhầm lẫn và hành vi

gian lận. Mặt khác nó nó tạo điều kiện nâng cao chuyên môn và thúc đẩy
nhau làm việc và khi phân chia phải phù hợp với năng lực của người đó.
- Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn
Tùy theo cách điều hành của nhà quản lý mà họ có thể quy định
thẩm quyền, hay thủ tục phê chuẩn khác nhau. Sự phân quyền cho các cấp và
xác định rõ thẩm quyền phê chuẩn của từng người được xuất phát từ nguyên


17

nhân là các nhà quản lý không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọi
vấn đề. Nhờ đó, một mặt sẽ giúp cho các hoạt động sản xuất kinh doanh tiến
triển tốt đẹp, mặt khác nhà quản lý vẫn kiểm soát và hạn chế được sự tùy
tiện khi giải quyết công việc
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Điều quan trọng nhất của nguyên tắc này là nhằm hướng đến sự cách
ly, tách biệt giữa các chức năng nhằm ngăn chặn sai sót, các mầm móng của sự
gian lận và tiêu cực.
+ Chức năng kế toán và chức năng bảo vệ tài sản:
Các nhân viên kế toán không được giao nhiệm vụ giữ tài sản vì họ
có thể tham ô tài sản và che giấu hành vi này bằng cách sửa chữa lại sổ kế toán.
+ Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo vệ tài sản:
Người xét duyệt nghiệp vụ không nên kiêm nhiệm việc giữ các tài
sản có liên quan vì sẽ làm tăng rủi ro lạm dụng tài sản.
+ Chức năng kế toán và chức năng thực hiện nghiệp vụ:
Bộ phận thực hiện nghiệp vụ trong đơn vị không được ghi chép sổ
sách kế toán vì khi đó họ có thể ghi chép và báo cáo sai lệch để “cải thiện” kết
quả hoạt động của mình.
Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao
gồm: kiểm soát hệ thống chứng từ sổ sách, kiểm soát vật chất đối với tài sản

và sổ sách, kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị.
- Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách
Một chức năng quan trọng của chứng từ là giúp chuyển giao thông tin
trong và ngoài đơn vị, nên nó phải đầy đủ để kiểm soát sự vận động của tài sản
cũng như đảm bảo cho mọi nghiệp vụ kinh tế đều được ghi sổ chính xác. Về cơ
bản để kiểm soát hữu hiệu đối với chứng từ cần chú ý đến các vấn đề sau:
+ Chứng từ cần được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất


18

lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
+ Chứng từ và sổ sách cần được ghi chép ngay tại thời điểm phát
sinh nghiệp vụ hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt. Việc ghi chép chậm trễ
làm cho sổ sách thiếu tin cậy và tăng khả năng sai sót hoặc gian lận.
+ Ghi chép cần rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu.
+ Tổ chức luân chuyển chứng từ phải được thực hiện một cách khoa
học để một liên chứng từ có thể đi qua và sử dụng cho nhiều bộ phận, giảm
được các khác biệt trong ghi chép.
+ Thiết kế biểu mẫu chứng từ và sổ sách phù hợp với quy định của
nhà nước và có tính năng kiểm soát.
+ Sổ sách cần được đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên
tắc ghi chép, có chữ ký kiểm soát của người xét duyệt.
+ Cần có quy định về hệ thống tài khoản kế toán, sơ đồ kế toán cũng
như các loại sổ sách của đơn vị.
+ Quy định thời hạn và trách nhiệm của từng bộ phận trong việc lập
và kiểm tra báo cáo tài chính.
+ Tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ, sổ sách và báo cáo theo
nguyên tắc bảo mật, an toàn và thuận tiện truy cập.
Nói cách khác, nếu chứng từ được lập nghiêm túc, phản ánh đầy đủ

và trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh, thì sẽ giúp cho việc thực hiện chức
năng kiểm soát trên nhiều phương diện, nhất là bảo vệ tài sản không bị thất
thoát, ngăn ngừa các hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng không hiệu quả hoặc
vượt quá thẩm quyền.
- Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách
Biện pháp quan trọng để bảo vệ tài sản, tài liệu kế toán và các thông
tin khác là áp dụng những thể thức kiểm soát vật chất. Ví dụ như xây dựng
các nhà kho, hầm tiền, sử dụng các két sắt chịu lửa, trang bị hệ thống báo động.


19

Ngoài ra, cần phải hạn chế sự tiếp cận với tài sản, sổ sách của doanh
nghiệp khi chưa có sự cho phép của nhà quản lý. Ví dụ như ban hành quy chế
kiểm soát việc ra vào kho tiền, quy chế bảo trì và sửa chữa tài sản, kiểm soát
việc tham khảo các tài liệu kế toán, các dữ liệu được lưu trữ ở trong máy tính
- Kiểm soát độc lập việc thực hiện
Là việc kiểm tra thường xuyên và liên tục của những kiểm soát viên
độc lập với đối tượng bị kiểm tra, nhằm xem xét về việc thực hiện các loại thủ
tục kiểm soát nêu trên. Sự kiểm soát này cần được thiết lập xuất phát từ
những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ví dụ như đơn vị đã áp
dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhưng cũng không loại trừ tuyệt đối khả
năng có xảy ra sự thông đồng giữa những nhân viên đảm nhận các phần hành
khác nhau để tham ô tài sản.
e. Giám sát
Các thủ tục kiểm soát, đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin truyền
thông ở trên có thể sẽ không còn phù hợp khi môi trường kiểm soát và các
điều kiện khác thay đổi, do đó đơn vị cần thực hiện việc giám sát để duy trì sự
hữu hiệu của hệ thống KSNB.
Giám sát là quá trình người quản lý đánh giá chất lượng của hệ

thống KSNB nghĩa là đánh giá về tính hữu hiệu của hệ thống KSNB trong
việc quản trị rủi ro, quản trị đơn vị nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Nhà quản lý
có thể thực hiện việc giám sát thường xuyên và định kỳ thông qua việc giám
sát của chính các nhân viên thực hiện quy trình hoặc qua việc tiếp nhận ý kiến
khách hàng hoặc xem xét các báo cáo hoạt động hàng ngày, hàng tháng, hàng
quý, qua các cuộc kiểm toán của kiểm toán viên nội bộ hay kiểm toán viên
độc lập.
Hình thức giám sát chủ yếu tại đơn vị là thông qua các cuộc kiểm
toán nội bộ. Đơn vị phải đảm bảo các kiểm toán nội bộ có đủ nhân viên có


20

năng lực, độc lập với các đơn vị và được phép tiếp cận với tất cả các thông tin
cần thiết để có thể có sự đánh giá khách quan và đầy đủ về tính hiệu quả của
việc thiết kế và duy trì các thủ tục KSNB tại đơn vị, việc đánh giá rủi ro, việc
truyền đạt thông tin và có những đề xuất biện pháp khắc phục các thiếu sót
(nếu có) cũng như các biện pháp nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB
tại đơn vị. Những biện pháp này cần được ban lãnh đạo xem xét và triển khai
kịp thời cũng như theo dõi việc thực thi các biện pháp đó thì các biện pháp đó
mới đảm bảo việc giám sát hiệu quả cao.
1.2. ĐẶC ĐIỂM KHOẢN MỤC DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN
HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1. Nội dung khoản mục doanh thu và tiền thu bán hàng
Trong quá trình bán hàng và ghi nhận doanh thu, tiền thu bán hàng phải
thực hiện các công việc chính như sau:
- Xử lý đơn đặt hàng của người mua: Đơn đặt hàng của người mua
được xem là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình. Đơn đặt hàng cần phải được
kiểm tra tính có thực, các điều kiện và khả năng đáp ứng như: giá bán, số
lượng, ngày giao hàng, địa điểm giao hàng cũng như phương thức thanh toán.

- Kiểm soát tín dụng và phê chuẩn phương thức bán hàng: Trước khi
hàng hoá được chuyển đi thì người có thẩm quyền phải xem xét khả năng
thanh toán của khách hàng rồi mới phê chuẩn phương thức bán hàng trả chậm,
phương thức thanh toán để hạn chế đến mức tối đa các khoản nợ khó đòi phát
sinh sau này.
- Vận chuyển hàng hoá: Chức năng vận chuyển hàng hoá phản ánh tài
sản của doanh nghiệp và quyền sở hữu của tài sản được chuyển cho khách
hàng. Nó là công cụ để ghi nhận doanh thu bán hàng của doanh nghiệp.
Chứng từ vận chuyển được lập tại thời điểm hàng hoá được xuất ra khỏi
doanh nghiệp và phải phù hợp với số lượng xuất thực tế.