Một số vấn đề trong văn hóa giao tiếp nơi công sở của nước ta hiện nay

MỞ ĐẦU
Trải qua hàng ngàn năm lịch sử văn hiến, cách giao tiếp, ứng xử đã trở
thành một nét đẹp văn hóa của mỗi người con đất Việt, được lưu giữ, phát huy
và truyền đạt từ các bậc ông cha, tới con cháu, từ thế hệ này qua thế hệ khác.
Văn hoá ứng xử của người việt đã được hình thành trong quá trình giao
tiếp qua 4000 năm dựng nước và giữ nước. Cái đẹp trong văn hoá ứng xử được
cha ông ta lưu giữ, truyền lại từ đời này sang đời khác. Ngày nay mặc dù xã hộ
đã có nhiều thay đổi nhưng giao tiếp ứng xử vẫn có tầm quan trọng đặc biệt. Nó
tạo nên các mối quan hệ đẹp có văn hóa, có đạo đức trong cộng đồng dân cư,
trong tình bạn trong tình yêu, trong gia đình, trong nhà trường, trong kinh doanh,
đàm phán- thương lượng khi có những bất đồng có thể dẫn đến xung đột.
Giao tiếp ứng xử có văn hoá, có đạo đức là cơ sở để có những mối quan
hệ thân thiện trong cộng đồng, quan hệ tình nghĩa trong gia đình, quan hệ hợp
tác trong kinh doanh là cơ sở để tạo ra mội trường xã hội có lơi cho sức khoẻ
của con người. Trong cuộc sống hàng ngày người Việt Nam luôn quan tâm đến
vấn đề giao tiếp, người Việt Nam do thiên về tình hơn về lý nên khi giao tiếp
con người luôn đề cao vai trò của việc xử dụng ngôn ngữ đẻ đảm bảo cho sự
đoàn kết nhất trí, cho cuộc sống vui vẻ hài hoà. Vì vậy ca dao Việt Nam có câu:
“Lời nói chăng mất tiền mua Lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau’’
Cũng chính vì vậy mà không chỉ trong cuộc sống hàng ngày mà ngay cả
trong môi trường công sở người Việt Nam cũng như các nước trên thế giới rất
coi trọng cách giao tiếp ứng xử khi làm việc.
1.

Lí do chọn đề tài
Ngày nay cùng với sự phát triển của xã hội, của nền kinh tế hàng hóa
nhiều thành phần, lĩnh hội kỹ năng giao tiếp trở thành đòi hỏi cấp thiết của nhiều
ngành nghề, đặc biệt quan trọng nhất là những người làm công tác kinh doanh,
nhân viên văn phòng, khách sạn, lễ tân kỹ năng giao tiếp tốt là điều kiện của sự
thành đạt trong những lĩnh vực này. Hoạt động giao tiếp hết sức phức tạp, không
đơn thuần chỉ là nói cho hay, giao tiếp còn bao gồm rất nhiều khía cạnh từ ngoại

hình, phong thái đến cách xử sự trong nhiều tình huống và nhiều đối tượng khác
nhau. Giao tiếp cũng có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hiệu quả hoạt
động, hình thành phẩm chất, năng lực, kỹ năng nghề nghiệp. Nhờ giao tiếp mỗi
cá nhân trở nên tích cực chủ động hơn trong công việc của mình.
Theo nhiều kết quả khảo sát, thất bại trong giao tiếp thường không phải
do khác biệt văn hóa hay bất đồng ngôn ngữ. Nhiều người gặp khó khăn trong
giao tiếp với cấp trên hoặc cấp dưới của mình, dù rằng họ nói cùng thứ tiếng và
có chung một nền văn hóa. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể giao tiếp hiệu quả
nếu cả hai phía đều biết lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau. Với những lý do trên
chúng tôi chọn đề tài” Kỹ năng giao tiếp nơi công sở”. Với những mối quan hệ
nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng
hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp. Mục đích của bài đồ án này là giới
thiệu về những kỹ năng cơ bản mà chúng ta không thể không có để thành công
và hiểu thấu đáo hơn nghệ thuật giao tiếp trong môi trường làm việc của
mìnhNgày nay cùng với sự phát triển của xã hội, của nền kinh tế hàng hóa nhiều
thành phần, lĩnh hội kỹ năng giao tiếp trở thành đòi hỏi cấp thiết của nhiều
ngành nghề, đặc biệt quan trọng nhất là những người làm công tác kinh doanh,
nhân viên văn phòng, khách sạn, lễ tân kỹ năng giao tiếp tốt là điều kiện của sự
thành đạt trong những lĩnh vực này. Hoạt động giao tiếp hết sức phức tạp, không
đơn thuần chỉ là nói cho hay, giao tiếp còn bao gồm rất nhiều khía cạnh từ ngoại
hình, phong thái đến cách xử sự trong nhiều tình huống và nhiều đối tượng khác
nhau. Giao tiếp cũng có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hiệu quả hoạt
động, hình thành phẩm chất, năng lực, kỹ năng nghề nghiệp. Nhờ giao tiếp mỗi
cá nhân trở nên tích cực chủ động hơn trong công việc của mình. Theo nhiều kết
quả khảo sát, thất bại trong giao tiếp thường không phải do khác biệt văn hóa
hay bất đồng ngôn ngữ. Nhiều người gặp khó khăn trong giao tiếp với cấp trên
hoặc cấp dưới của mình, dù rằng họ nói cùng thứ tiếng và có chung một nền văn
hóa. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể giao tiếp hiệu quả nếu cả hai phía đều biết

lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau.
Với những lý do trên em chọn đề tài” Kỹ năng giao tiếp nơi công
sở”. Với những mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là


nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp.
Mục đích của tiểu luận này là giới thiệu về những kỹ năng cơ bản mà chúng ta
không thể không có để thành công và hiểu thấu đáo hơn nghệ thuật giao tiếp
2.

-

trong môi trường làm việc của mình.
Mục đích nghiên cứu
Cùng với sự quan trọng và cần thiết của văn hóa giao tiếp nơi công sở, em
muốn qua bài tiểu luận này sẽ tìm hiểu được một số vấn đề sau:
Tìm hiểu tổng quan về Văn hóa giao tiếp nơi công sở, làm rõ vị trí, tầm
quan trọng của văn hóa giao tiếp đối với môi trường công sở.

-

Đánh giá thực trạng, tiềm năng, nêu lên các vấn đề, giải pháp về văn hóa giao
tiếp đối với môi trường công sở

3.
-

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là văn hóa giao tiếp môi trường nơi công sở
Phạm vi nghiên cứu: văn hóa giiao tiếp ở các môi trường công sở tại Việt Nam

Thời gian được nghiên cứu là trong xã hội hiện đại.

4.

Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập và xử lý Tài liệu: Phương pháp thu thập và xử lý
Tài liệu là phương pháp thu thập các thông tin, tư liệu từ nhiều nguồn khác nhau
như: sách báo, tạp chí, truyền hình, phát thanh, mạng Internet, bài giảng của giảng
viên…và từ nhiều nguồn khác để đảm bảo khối lượng thông tin thu thập được chính
xác đáp ứng tốt cho nội dung nghiên cứu.
- Phương pháp luận: Chủ nghĩa Mác- Lê nin, Tư tưởng Hồ Chí
Minh
- Phương pháp cụ thể: Chứng minh + Phân tích
5. Kết cấu
Chương 1: Hệ thống các khái niệm
Định nghĩa các khái niệm liên quan đến văn hóa, công sở và văn hóa giao
tiếp nơi công sở nhằm giúp ta hiểu rõ hơn về vấn đề đang nghiên cứu.
Chương 2: Tổng quan về Văn hóa giao tiếp nơi công sở
Nội dung của chương 2 đi sâu vào tìm hiểu về văn hóa giao tiếp nơi công


sở cũng như tìm hiểu về kĩ thuật giao tiếp nơi công sở
Chương 3: Hiện trạng và giải pháp

CHƯƠNG I: HỆ THỐNG CÁC KHÁI NIỆM
1.1

Văn hóa
Văn hóa là một khái niệm mang nội hàm rộng với rất nhiều cách hiểu
khác nhau, liên quan đến mọi mặt đời sống vật chất và tinh thần của con người.

"Văn hoá" (chữ Hán: 文文) nghĩa gốc là tổng xưng của "văn trị" ( 文文) và "giáo
hoá" (文文)". Trong cuộc sống hàng ngày, văn hóa thường được hiểu là văn học,
nghệ thuật như thơ ca, mỹ thuật, sân khấu, điện ảnh,... Các "trung tâm văn hóa"
có ở khắp nơi chín h là cách hiểu này. Một cách hiểu thông thường khác: văn
hóa là cách sống bao gồm phong cách ẩm thực, trang phục, cư xử và cả đức tin,
tri thức được tiếp nhận... Vì thế chúng ta nói một người nào đó là văn hóa
cao, có văn hóa hoặc văn hóa thấp, vô văn hóa.
Trong nhân loại học và xã hội học, khái niệm văn hóa được đề cập đến
theo một nghĩa rộng nhất. Văn hóa bao gồm tất cả mọi thứ vốn là một bộ phận
trong đời sống con người. Văn hóa không chỉ là những gì liên quan đến tinh
thần mà bao gồm cả vật chất.
Văn hóa liên kết với sự tiến hóa sinh học của loài người và nó là sản
phẩm của người thông minh. Trong quá trình phát triển, tác động sinh học hay
bản năng dần dần giảm bớt khi loài người đạt được trí thông minh để định
dạng môi trường tự nhiên cho chính mình. Đến lúc này, bản tính con người
không không còn mang tính bản năng mà là văn hóa. Khả năng sáng tạo của con
người trong việc định hình thế giới hơn hẳn bất kỳ loài động vật nào khác và chỉ
có con người dựa vào văn hóa hơn là bản năng để đảm bảo cho sự sống còn của


chủng loài mình. Con người có khả năng hình thành văn hóa và với tư cách là
thành viên của một xã hội, con người tiếp thu văn hóa, bảo tồn nó đồng thời
truyền đạt nó từ thế hệ này sang thế hệ khác. Việc cùng có chung một văn hóa
giúp xác định nhóm người hay xã hội mà các cá thể là thành viên.
Tóm lại, Văn hóa là hệ thống những giá trị vật chất và tinh thần dược
sáng tạo, tích lũy trong lịch sử nhờ quá trình hoạt động thức tiễn của con người.
các giá trị này được cộng đồng chấp nhận, vận hành trong đời sống xã hội và
liên tiếp truyền lại cho thế hệ sau. Văn hóa thể hiện trình độ phát triển và những
đặc tính riêng của mỗi dân tộc.
1.2 Giao tiếp

Giao tiếp là một quá trình hoạt động trao đổi thông tin giữa người nói
và người nghe nhằm đạt được một mục đích nào đó. Thông thường, giao tiếp trải
qua ba trạng thái: 1. Trao đổi thông tin, tiếp xúc tâm lý; 2. Hiểu biết lẫn nhau; 3.
Tác động và ảnh hưởng lẫn nhau.
Theo hoạt động, xét trên hoạt động giao tiếp trong xã hội ta có thể chia
thành ba loại:
•

Giao tiếp truyền thống là các mối quan hệ giữa người và người hình thành
trong quá trình phát triển xã hội, đó là quan hệ giữa ông bà, cha me, con cái,
hàng xóm,…và cuối cùng trở thành văn hoá ứng xử riêng trong xã hội.

•

Giao tiếp chức năng xuất phát từ sự chuyên hoá trong xã hội, ngôn ngữ,…
đó là những quy ước, những chuẩn mực, thông lệ chung trong xã hội cho phép
mọi người không quen biết nhau, rất khác nhau nhưng khi thực hiện những vai
trò xã hội đều sử dụng kiểu giao tiếp đó (như quan hệ giữa sếp và nhân viên,
người bán và người mua, chánh án và bị cáo...).

•

Giao tiếp tự do là những quy tắc và mục đích giao tiếp không quy định
trước như khuôn mẫu, nó xuất hiện trong quá trình tiếp xúc, tuỳ theo sự phát
triển của các mối quan hệ. Loại hình giao tiếp này trong cuộc sống thực tế là vô
cùng phong phú, trên cơ sở những thông tin có được và để giải toả xung đột mỗi
cá nhân.
Theo tính chất,xét về hình thức tính chất giao tiếp có 4 loại:

Khoảng cách tiếp xúc có hai loại trực tiếp và gián tiếp. Giao tiếp trực tiếp

•

là phương thức mặt đối mặt sử dụng ngôn ngữ nói và phương thức phi ngôn ngữ
(cử chỉ, hành động,..) trong quá trình giao tiếp. Giao tiếp gián tiếp là phương
thức thông qua một phương tiện trung gian khác như: thư từ, fax, email,…
Số người tham dự gồm các loại như giao tiếp song phương (hai người

•

giao tiếp với nhau), giao tiếp nhóm (trong tập thể)và giao tiếp xã hội (quốc gia,
quốc tế,..).
Tính chất giao tiếp gồm hai loại chính thức và không chính thức. Giao

•

tiếp chính thức là loại hinh giao tiếp có sự ấn định của pháp luật, theo một quy
trình đã được thể chế hoá. Giao tiếp không chính thức không có tính ràng buộc
hay mang nặng tính cá nhân, nhưng vẫn phải tuân theo các thông lệ, quy ước
thông thường.
Theo nghề nghiệp như giao tiếp sư phạm, giao tiếp ngoại giao, giao tiếp
kinh doanh...
Ngày này khi nói đến giao tiếp Quốc tế, chúng ta thường nghĩ đến giao
tiếp bằng tiếng Anh. Tiếng Anh là ngôn ngữ Quốc tế, được sử dụng rộng rãi cả
về mặt số người sử dụng cũng như các lĩnh vực sử dụng.
1.3

Công sở
Khái niệm công sở được hiểu theo các nghĩa sau:

-Theo nghĩa hẹp, công sở được hiểu là các cơ quan hành chính nhà nước, chỉ
bao gồm các cơ quan thuộc bộ máy hành chính nhà nước đứng đầu là Chính phủ
thực

hiện

chức

năn

g

quản

lý

nhà

nước.

-Trong một phạm vi hẹp hơn nữa, công sở được dùng đồng nghĩa với thuật ngữ
“trụ sở” chỉ một địa điểm cụ thể, một thực thể hiện hữu về kiến trúc và các
phương tiện, thiết bị phục vụ cho hoạt động của mọt cơ quan nhà nước nói
chung.
Suy cho cùng, công sở là Công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý
trực tiếp của nhà nước để tiến hành một công việc chuyên ngành của nhà nước.
Công sở là một tổ chức thực hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành


chính, là nơi soạn thảo văn bản để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho

hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp hoạt động thực hiện một
nhiệm vụ được nhà nước giao. Là nơi tiếp nhận yêu cầu, đề nghị, khiếu nại của
công dân. Do đó, công sở là một bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy
quản lý Nhà nước.
1.4 Văn hóa công sở
Văn hoá công sở là một hệ thống các chuẩn mực, quy tắc, giá trị được hình
thành trong quá trình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tin giá trị về thái độ
của cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách
làm việc trong công sở và hiệu quả hoạt động của công sở. Xây dựng văn hoá
công sở là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có kỷ cương và dân chủ, đòi
hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan
phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơ quan. Muốn như thế cán bộ
phải tôn trọng kỷ luật của cơ quan, phải chú ý đến danh dự của cơ quan trong cư
xử với mọi người, đoàn kết và hợp tác trên những nguyên tắc chung, chống lại
bệnh quan liêu, hách dịch, cơ hội.
Văn hóa công sở biểu hiện thông qua các quy chế, quy định, nội quy, điều
lệ hoạt động có tính chất bắt buộc mọi cán bộ, công chức, viên chức thực hiện,
việc chuyển từ chỗ bắt buộc sang chỗ tự giác thực hiện, đồng thời còn được thể
hiện thông qua mối quan hệ qua lại giữa cán bộ, công chức, viên chức trong công
sở, chặt chẽ hay lỏng lẻo, đoàn kết hay cục bộ.
Xây dựng văn hoá công sở là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có
kỉ cương và dân chủ. Nó đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như các thành
viên của cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơ quan
mình. Muốn như thế cán bộ phải tôn trọng kĩ luật cơ quan, phải chú ý đến danh
dự của cơ quan trong cư xử với một người, đoàn kết và hợp tác trên những
nguyên tắc chung, chống lại bệnh quan liêu, hách dịch, cơ hội.
1.5 Văn hóa giao tiếp
Văn hóa giao tiếp là toàn bộ các nhân tố văn hóa được người phát
và người nhận chọn lọc sử dụng và biểu hiện trong hoạt động giao tiếp nhằm tạo

nên những giá trị, những khuôn mẫu, những chuẩn mực nhằm duy trì và phát
triển xã hội tốt đẹp hơn.
Trong cách hiểu về văn hóa giao tiếp như trên, có thể thấy văn hóa
giao tiếp chính là một hệ thống được cấu trúc bới 7 nhân tố có mối quan hệ biện
chứng với nhau, đó là: người phát, người nhận, thông điệp, tiếp xúc, mã, ngữ
cảnh và các nhân tố văn hóa được vận dụng vào quá trình giao tiếp.
Ở đó, ngữ cảnh giao tiếp quy định việc người phát chọn nhân tố văn hóa nào để
thể hiện vào lời nói, hành động, cứ chỉ của mình phản ánh trong thông điệp,
trong mã giao tiếp tác động với người nhận thông điệp qua tiếp xúc gây cho
người nhận một tình cảm thái độ, một hành động nào đó và đến lượt mình,
người nhận lại tùy vào ngữ cảnh ấy và điều người phát truyền tới mình mà lựa
chọn những yếu tố văn hóa thích hợp trong vai trò là người phát thứ hai tác động
lại người phát ban đầu. Cứ như thế, các mối quan hệ xã hội sẽ được duy trì và
vận hành theo chiều hướng tốt đẹp, tích cực.
Các nhân tố văn hóa được chọn lọc, sử dụng và biểu hiện trong quá
trình giao tiếp bao gồm cả những giá trị văn hóa dân tộc cũng như giá trị văn
hóa nhân loại , cả những giá trị văn hóa vật chất cũng như giá trị văn hóa tinh
thần, cụ thể là những tri thức, kiến thức, sự hiểu biết về khoa học, về xã hội và
về giao tiếp ứng xử, niềm tin, tín ngưỡng, tôn giáo, ngôn ngữ, các hoạt động văn
hóa tinh thần, kể cả kiến trúc, nghệ thuật, trang phục,..
Khi người phát biết khéo léo lựa chọn những yếu tố văn hóa này
trong lời nói, hành vi để tác động tới người nhận trên thông điệp qua tiếp xúc và
mã ngược lại thì không những tạo nên đặc trưng văn hóa riêng cho bản thân, tạo
vị thế cho mình, tạo ấn tượng tốt đối với người nhận và còn tạo ra những khuôn
mẫu, những giá trị tốt đẹp cho xã hội, được xã hội chấp nhận, lưu truyền kế thừa
và phát huy từ đời này đến đời khác.
1.6 Văn hóa giao tiếp nơi công sở
Căn cứ trên những tiêu chí khác nhau, có thể chia văn hóa giao tiếp
thành các loại khác nhau. Chẳng hạn, dựa vào mối quan hệ giữa những người

tham gia vào hoạt động giao tiếp, ta có văn hóa giao tiếp thân tình và văn hóa


giao tiếp xã giao. Dựa vào phương tiện giao tiếp, ta có giao tiếp ngôn ngữ và
giao tiếp phi ngôn ngữ. Dựa vào tính chất tiếp xúc của người tham gia giao tiếp,
ta có văn hóa giao tiếp trực tiếp và văn hóa giao tiếp gián tiếp. Dựa vào quy cách
giao tiếp có văn hoa giao tiếp chính thức và không chính thức,…
Văn hóa giao tiếp công sở là một loại hình văn hóa giao tiếp được
phân loại dựa vào ngữ cảnh giao tiếp. Dựa vào ngữ cảnh giao tiếp, văn hóa giao
tiếp có những biểu hiện khác nhau như: văn hóa giao tiếp trong gia đình, dòng
tộc; làng xóm, láng giềng; văn hóa giao tiếp học đường; văn hóa giao tiếp nơi
công sở, văn hóa giao tiếp nơi công cộng,… Trong gia đình dòng tộc đó là văn
hóa giao tiếp giữa những người ruột thịt với nhau, trong làng xóm văn hóa giao
tiếp biểu hiện giữa những người cùng làng xóm, sống gần nhau, trong môi
trường học đường, văn hóa giao tiếp thể hiện giữa thầy và trò, trò với trò,.. Còn
ở nơi công sở văn hóa giao tiếp biểu hiện giữa thủ trưởng với nhân viên, nhân
viên với thủ trưởng, giữa đồng nghiệp với nhau, giữa thủ trưởng, đồng nghiệp
với khách mời, khách hàng,…
Trên cơ sở định vị văn hóa giao tiếp như vậy, có thể hiểu văn hóa
giao tiếp công sở chính là toàn bộ những nhân tố được người phát, người nhận
chọn lọc, tạo ra, sử dụng và biểu hiện trong hoạt động giao tiếp ở môi trường
công sở nhằm hình thành nên những giá trị, những khuôn mẫu, những chuẩn
mực góp phần làm cho môi trường công sở phát triển tốt đẹp hơn.
Trong môi trường công sở, người công chức không chỉ có trách
nhiệm của một công dân mà còn là người đại diện quyền lực nhà nước. Cho nên,
không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho công dân khi đến cơ quan công sở, giúp họ
nhận biết đâu là công chức, đâu là công dân khác mà đặc biệt là để làm nổi bật
bản sắc văn hóa ở mỗi công sở, tạo mội trường làm việc lành mạnh, văn minh,
hiệu quả, đáp ứng được công cuộc cải cách hành chính , giao lưu hội nhập quốc
tế,.. văn hóa giao tiếp công sở cần được biểu hiện qua những nghi thức mang

tính chuẩn mực cao trên cả phương diện phi ngôn ngữ và ngôn ngữ.


CHƯƠNG II: TỔNG QUAN VỀ VĂN HÓA GIAO TIẾP NƠI CÔNG
SỞ
2.1 Một số nội dung cơ bản trong văn hóa giao tiếp nơi công sở
2.1.1 Các yếu tố cấu thành văn hóa gieo tiếp nơi công sở
Văn hóa giao tiếp nơi công sở được cấu thành từ các yếu tố sau:
Thứ nhất, các yếu tố hình thành hệ thống giá trị văn hóa giao tiếp nơi
công sở. Đó là các yếu tố truyền thống, hiện đại, trình độ học vấn, trình độ văn
minh, giá trị cấu trúc, giá trị chức năng và giá trị vật chất. Các giá trị này có thể
được bộc lộ chính thức hay không chính thức như: mọi thành viên trong công sở
đều phải biết cư xử với nhau, đi làm đúng giờ, tôn trọng nhân cách và đời tư của
đồng nghiệp, … đem lại hiệu quả giao tiếp hành chính cao. Có thể nói văn hóa
là nền tảng tinh thần của hoạt động công sở, nó biểu hiện sức mạnh tiềm tàng và
bản lĩnh của các thành viên trong công sở.
Thứ hai, giá trị truyền thống và hiện đại. Tất cả những hoạt động lưu
truyền từ trong lịch sử của công sở và được lưu giữ tồn tại đến ngày nay đã tạo
ra những giá trị văn hóa mang tính truyền thống. Tuy nhiên văn hóa công sở
không phải là bất biến, nó được phát triển và thích ứng với hoàn cảnh và môi
trường, vì vậy nó mang các giá trị hiện đại.
Thứ ba, trình độ học vấn và trình độ văn minh. Trình độ học vấn là một
yếu tố cần và đủ cấu thành nên văn hóa công sở. Trình độ học vấn là chìa khóa
để con người bước vào nền văn hóa tiên tiến hơn. Không ngừng nâng cao trình
độ học vấn giúp cho con người vươn tới đỉnh cao của sự sáng tạo, góp phần nuôi
dưỡng con người phát triển toàn diện hơn. Còn trình độ văn minh là sự đánh dấu


mỗi thời kỳ phát triển của lịch sử. Thế giới đã trải qua ba giai đoạn lớn của nền
văn minh nhân loại: nền văn minh nông nghiệp, nền văn minh công nghiệp và

nền văn minh trí tuệ. Nền văn minh nông nghiệp xuất hiện cùng với sự xuất hiện
của nền văn minh lúa nước; nền văn minh công nghiệp xuất hiện khi có sự ra đời
của máy hơi nước của James Watl; nền văn minh trí tuệ xuất hiện khi các “công
nhân cổ cồn” xuất hiện, lúc này các chú robot được thay cho sức lao động của
con người. Con người được giải phóng sức lao động chân tay, bước vào đỉnh cao
của khoa học và công nghệ, chiếm lĩnh tri thức, làm chủ tri thức, lấy tri thức cải
tạo điều kiện tự nhiên, xã hội và con người. Vai trò của văn hóa càng được phát
huy nếu như nó được gắn liền với văn minh ngay trong hoạt động của các công
sở.
Thứ tư, giá trị của Chân - Thiện - Mỹ.
Một trong những yếu tố cấu thành cơ bản của văn hóa công sở được thể
hiện là nền tảng mang tính nhân bản - giá trị của “Chân”, nó được biểu hiện ở
ba khía cạnh là: giá trị của cái đúng, của chân lý; giá trị của nền tảng quy phạm
đạo đức, quy phạm pháp luật; giá trị của tri thức khoa học.
Vai trò của văn hóa còn thể hiện nền tảng mang tính nhân ái (cái Thiện),
giá trị của “Thiện” biểu hiện ở các khía cạnh: giá trị của lương tâm; giá trị của
đạo đức; giá trị của của cái tốt. Sự vô cảm, thiếu “cái tâm” trong hoạt động công
vụ sẽ mất đi giá trị “cái thiện” trong mỗi con người. “Cái Mỹ” thường gắn với
các giá trị vật chất và hành động cụ thể trong thực tiễn hoạt động công sở. Văn
hóa thẩm mỹ công sở là vấn đề đem đến hiệu lực và hiệu quả cao trong hoạt
động công sở. Cái đẹp thể hiện qua phong thái, cử chỉ, hành vi, sắc thái tình cảm
của người thừa hành công vụ, đồng thời cái đẹp còn thể hiện văn hóa công sở
minh bạch, lịch sự, trang trọng. Chân - Thiện - Mỹ qua thời gian luôn sàng lọc,
nâng niu những giá trị tốt đẹp còn đọng lại ở mỗi thời đại, mỗi nền văn minh,
mỗi quốc gia, dân tộc và đặc biệt ở mỗi con người, đem lại những giá trị tốt đẹp
nhất cho con người.
2.1.2 Mục tiêu của giao tiếp nơi công sở
•

Giúp người nghe hiểu những dự định của chúng ta;

•

Có được sự phản hồi từ người nghe;

•

Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nghe .

•

Truyển tải được những thông điệp. Quá trình này có khả năng bị mắc lỗi
do thông điệp thường được hiểu hoặc dịch sai đi bởi 1 hay nhiều hõn những
thành phần khác tham gia vào quá trình này.

•

Khi không thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ không phản
ánh được những cái đó của chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao tiếp và
những rào cản trên con đường đạt tới mục tiêu của bạn – cả trong đời tư và trong
sự nghiệp.
2.1.3 Chức năng giao tiếp nơi công sở
Giao tiếp là sự truyền đạt điều muốn nói từ người này sang người khác để
đối tượng có thể hiểu những thông điệp được truyền đi.
Giao tiếp không chỉ đơn thuần là việc truyền thụ ý muốn nói mà còn bao
hàm cả việc hiểu được những ý đó nữa. Chẳng hạn, trong nhóm làm việc có một
chuyên gia. Chuyên gia này chỉ nói tiếng Anh. Các thành viên khác trong nhóm
là người Việt và không ai biết tiếng Anh, vì vậy họ không thể hiểu những gì mà
chuyên gia nói. Trong trường hợp đó, chưa thể có sự giao tiếp. Quá trình giao

tiếp chỉ xảy ra khi những người lao động Việt Nam trong nhóm hiểu được những
gì mà chuyên gia muốn thông báo, giải thích hay truyền đạt.
Trên thực tế một ý tưởng dù lớn hay nhỏ cũng trở nên vô dụng nếu nó
không được chuyển đi và không được người khác hiểu. Quá trình giao tiếp hoàn
hảo sẽ xảy ra khi ý nghĩ, hay ý tưởng của người nhận giống hệt với ý nghĩ hay ý
tưởng của người gửi. Tuy nhiên, điều này rất ít xảy ra trong thực tế.
Như vậy, có ba điểm cần lưu ý trong khái niệm về giao tiếp, thứ nhất đó là
sự trao đổi hai chiều, thứ hai có ít nhất hai đối tượng tham gia vào quá trình giao
tiếp, thứ ba thông tin phải được hai bên hiểu rõ. Nếu thiếu một trong ba yếu tố
này thì việc giao tiếp chưa hoàn chỉnh.
Giao tiếp trong một nhóm hay một tổ chức có 4 chức năng cơ bản sau
đây: kiểm soát, tạo động lực, bày tỏ cảm xúc và thu nhận thông tin.


Giao tiếp có thể thực hiện chức năng kiểm soát hành động của các thành
viên theo một số cách nhất định. Chẳng hạn, các nhà lãnh đạo có thẩm quyền có
thể đưa ra một số yêu cầu mà các nhân viên dưới quyền phải tuân thủ; hoặc khi
người quản lý giao nhiệm vụ cho nhân viên dưới quyền. Khi đó, giao tiếp giữ
chức năng kiểm soát.
Quá trình giao tiếp không chính thức cũng kiểm soát các hành vi. Khi các
nhóm phê phán một thành viên nào đó không tuân thủ chuẩn mực nhóm (chẳng
hạn cố tình tăng năng suất cá nhân để các thành viên ít khả năng hơn có thể bị
phê bình hay đuổi việc) thì họ đã không chính thức giao tiếp với người đó nhưng
vẫn kiểm soát hành vi của anh ta.
Giao tiếp thúc đẩy động lực bằng cách giải thích rõ cho các nhân viên
cách thức tiến hành công việc, thông báo kết quả công việc của họ trong một
thời điểm nhất định, chỉ cho họ thấy họ cần phải làm gì để nâng cao hơn nữa
hiệu quả công việc. Việc hình thành mục tiêu cụ thể, thông tin phản hồi về sự
tiến bộ của cá nhân, tằng cường các hành vi mong muốn, tất cả đều tạo nên động
lực lao động và cần có giao tiếp.

Đối với nhiều nhân viên, nhóm làm việc là môi trường chính để họ quan
hệ. Quá trình giao tiếp diễn ra trong nhóm là môi trường chủ yếu để các thành
viên bày tỏ sự thất vọng, cảm giác mãn nguyện. Vì vậy, giao tiếp cho phép các
thành viên bày tỏ cảm xúc và đáp ứng các nhu cầu xã hội.
Chức năng cuối cùng của giao tiếp là cung cấp thông tin mà các cá nhân
và các nhóm cần để đưa ra quyết định.
Trong 4 chức năng này, không có chức năng nào được xem quan trọng
hơn các chức năng khác. Để cho các nhóm hoạt động hiệu quả, các nhà quản lý
cần duy trì một hình thức kiểm soát đối với các thành viên, khuyến khích các
thành viên hoạt động, tạo điều kiện để họ có thể bày tỏ cảm xúc và lựa chọn. Có
thể khẳng định rằng mọi quá trình giao tiếp xảy ra trong một nhóm hay một tổ
chức đều là sự kết hợp của một hay nhiều chức năng trên


2.2

Kỹ thuật giao tiếp nơi công sở
Phép ứng xử văn hóa là truyền thống tốt đẹp của dân tộc ta, ngay từ
khi dựng nước, các vua Hùng đã cùng “tắm chung một dòng sông, uống chung
một nguồn nước” với người dân. Bác Hồ - là tấm gương lớn về ứng xử văn hóa
rất gần gũi với mọi người dân, không hề quan cách. Bác dạy thiếu nhi: chăm
ngoan, kính thầy, yêu bạn. Bác dạy bộ đội: trung với Đảng, hiếu với dân. Bác
dạy công an: kính trọng dân. Bác dạy cán bộ Nhà nước: đức độ với dân. Tất cả
đều

là

lối

ứng

xử

có

văn

hóa.

Ứng xử văn hóa của người Việt thường biểu hiện sự tế nhị, khoan hòa,
nhường nhịn và thẳng thắn. Tùy mỗi hoàn cảnh và mối quan hệ để ứng xử sao
cho phù hợp. Trong phép ứng xử của người Việt Nam, bao giờ đối tượng ứng xử
cũng được trân trọng, trừ kẻ thù xâm lược và cái ác. “Có trước có sau” là thể
hiện lối ứng xử cao đẹp. Đối với thế giới tự nhiên cũng vậy, con người là một
thực thể vừa mang tính xã hội, vừa mang tính tự nhiên. Con người không thể
tách rời thiên nhiên. Việc bảo vệ giữ gìn môi trường sinh thái là cách ứng xử
khôn ngoan của con người với tự nhiên, cần phải được chú trọng thỏa đáng. Có
như vậy, con người mới tránh được “sự trả thù” của tự nhiên như bão, lũ, thiên
tai...
Thực hiện NQTW5 (khóa VIII) của Đảng về xây dựng nền văn hóa Việt Nam
tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc, trong đó có việc xây dựng tư tưởng đạo đức
lối sống là nội dung căn bản bao trùm. Văn hóa ứng xử và ứng xử có văn hóa sẽ
góp phần tích cực vào việc giữ gìn bản sắc tốt đẹp và xây dựng lối sống văn hóa,


bất kỳ ai, bất kỳ lĩnh vực nào cũng rất cần phải quan tâm và không ngừng hoàn
thiện.
2.2.1.

Yếu tố ngôn ngữ:

Ngôn ngữ là công cụ thể hiện văn hoá giao tiếp quan trọng nhất và cũng là
thành tựu vĩ đại nhất của nền văn minh nhân loại. Đó cũng là “cơ chế tín hiệu”
của văn hoá giao tiếp mà phụ thuộc vào đó con người kiến tạo những lời nói để
thực hiện các mục tiêu giao tiếp. Song việc giao tiếp bằng lời nói còn phụ thuộc
rất nhiều vào những hoàn cảnh, điều kiện, mục tiêu và các tính chất khác nhau
của giao tiếp. . Nghi thức lời nói là một bộ phận quan trọng cấu thành lên “Văn
hóa công sở”.
Lời nói nơi công sở phải đảm bảo có tính chính xác, tránh đưa tin
đồn nhảm, thất thiệt, mơ hồ, hoặc không có thực. Lời nói nơi công sở cần đảm
bảo tính trang trọng vì nó đại diện cho biểu tượng văn hoá của doanh nhiệp đó.
Trong giao tiếp giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các đồng nghiệp với nhau
hoặc với khách hàng phải có thưa gửi đàng hoàng, có chủ ngữ rõ ràng, những
câu nói xã giao như: cám ơn, cảm tạ, xin lỗi, làm ơn…
Về chào hỏi: Thông thường, khi gặp nhau, người phải mở lời chào trước
là nam giới; cấp dưới phải chào cấp cấp trên; người trẻ phải chào người già;
người mới đến chào người đến trước; người từ bên ngoài vào chào người trong
phòng. Chào hỏi thường đi đôi với cái bắt tay và nụ cười.
Về cách thức xưng hô : Trong lời nói nơi công sở tuy yêu cầu đảm bảo
tính khách quan, trang trọng, song cũng tuỳ từng hoàn cảnh để chọn lựa cho phù
hợp. Với đồng nghiệp buổi sáng đầu tuần, hay bắt đầu ngày làm việc mới mở nụ
cười chào, chúc nhau một ngày vui vẻ. Một cái bắt tay, một câu hỏi thăm sau
những ngày công tác dài trở về sẽ tạo nên một không khí thân thiện, sôi nổi đầy
sức sống trong cơ quan, đơn vị. Và có thể nói, chào hỏi ở công sở trở thành công
cụ thể hiện tình cảm, sự gần gũi, nuôi dưỡng mối đoàn kết trong nội bộ tổ chức
và mỗi cá nhân.


Trong thực hiện công vụ, giao tiếp với công dân chào hỏi và thái độ chào
hỏi niềm nở thể hiện rất rõ trình độ, phẩm chất của người cán bộ; việc chào hỏi
thể hiện sự kính trọng, quan tâm và sẵn sàng phục vụ yêu cầu của công dân, góp

phần xây dựng hình ảnh người cán bộ, công chức, viên chức gần dân và vì dân.
Xưng hô đối với lãnh đạo: không nên gọi giám đốc, người giám sát bằng
tên riêng trừ phi họ cho phép gọi như thế. Nên dùng thêm từ xưng hô để gọi họ
khi có khách.
Trong quan hệ giữa các đồng nghiệp: không nên dùng cách xưng hô kiểu
“chú cháu” trong khi đang thi hành công việc. Tuỳ theo hoàn cảnh, tình huống
có thể sử dụng các từ khác thay thế như: ông, bà, ngài…
Trong những trường hợp nhất định: ngày nay, hầu hết ở các văn phòng,
việc gọi tên riêng với nhau trở thành tập quán bình thường. Tuy nhiên bạn có thể
dùng những từ xưng hô lịch sự như: ông, bà, bác, anh, chị, tiến sĩ… nhưng tuyệt
đối không dùng những từ như: tao, mày, thằng, chú (em), con ấy…
Các nước Âu Mỹ tiên tiến, hay ngay như Hàn Quốc, Đài Loan hiện nay,
vào công sở, xưng hô là theo cấp bậc nghiêm chỉnh. Thậm chí là anh em, cha
con trong một gia đình nhưng khi đến công ty, phải xưng danh và cư xử, làm
việc đúng nội quy, phép tắc của công ty . Còn ngồi trong hội nghị, hội thảo,
người báo cáo chỉ cần rất ngắn gọn: “Thưa quý bà, quý ông“ (Ladies and
Gentlemen!), Thưa các vị,… Chức vụ cơ quan của người ấy là gì phải nói đúng
chức danh ấy. Là giám đốc thì phải “Thưa giám đốc“, hay chủ tịch thì “Thưa
chủ tịch“, kèm theo tên của họ. Điều này các nước tiên tiến đã làm tốt, kể cả các
nước châu Á như Đài Loan, Hàn Quốc.
Nói chung, nghi thức lời nói nơi công sở là một vấn đề mang tính thông
lệ, quy ước được tạo lập và khẳng định bởi những chuẩn mực truyền thống dân
tộc và tập quán. Cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp phải rèn luyện liên tục,
đảm bảo những nguyên tắc bất thành văn về văn minh nơi công sở và coi đó


nrhư là một phần không thể thiếu trong những nền tảng để xây dựng một nền
văn hoá doanh nghiệp hiện đại.
Về phát ngôn, người xưa đã kết luận: “Ngôn là người”. Ngôn ở đây
không chỉ hiểu là giọng nói mà còn là cách nói, kiểu nói, cung cách trò chuyện.

Đó còn là sự ứng xử tình huống, nghệ thuật giải quyết xung đột. Thực tế cuộc
sống cho thấy chính văn hóa hành vi trong giao tiếp sẽ nói lên thật nhiều sự
thanh

lịch

đích

thực

của

một

con

người.

Lời ăn tiếng nói trong cuộc sống hằng ngày là những gì rất giản dị như cơm ăn
áo mặc hằng ngày. Nhưng nói làm sao cho đẹp, có nghi lễ là điều cần có sự rèn
luyện và tu dưỡng của mỗi cá nhân. Hiện nay có một vài trường hợp CBCC nói
tục, chửi thề, chính từ sự dễ dãi trong lời ăn tiếng nói, dẫn đến sự buông thả
trong lối sống là một trong những nguyên nhân làm con người phát triển lệch
lạc. Khi đất nước xây dựng kinh tế tri thức thì những câu nói theo kiểu "xã hội
đen" hay những lời lẽ thô tục là không thể chấp nhận được. Một xã hội văn minh
là

một

xã

hội

cần

tránh

những

lời

không

hay.

Ông cha ta thường dạy "Tiên học lễ, hậu học văn", cho thấy lễ tiết là một
trong nghi thức được coi trọng mang sắc thái văn hoá của dân tộc. Trong các gia
đình xưa, lễ giáo được xem như một nghi thức truyền thống. Chính vì thế, nếp
sống của các gia đình xưa chuẩn mực, có quy tắc. Con cái phải biết vâng lời cha
mẹ, người ít tuổi phải lễ độ với người nhiều tuổi hơn. Cuộc sống hiện đại không
đòi hỏi con người phải giữ những nghi lễ quá khắt khe kiểu phong kiến. Lớp trẻ
có thể phát huy tính sáng tạo, tự do phát triển. Tuy nhiên, như vậy không có
nghĩa là phát triển tự do bừa bãi, không có lề thói, không có chuẩn mực đạo đức,
dẫn đến vi phạm những quy tắc cơ bản thông thường trong giao tiếp ứng xử như
việc cần phải biết cảm ơn, xin lỗi hay những quy tắc chào hỏi…, tôn trọng người
trên,

nhường

nhịn

chỉ

bảo

kẻ

dưới

trong

công

sở.

Tuy nhiên phải cẩn thận với tính hài hước: Sự hóm hỉnh, tính hài hước có thể
làm những người xoay quanh bạn vui vẻ. Nhưng nhiều người đã phải chịu khốn
đốn sau khi kể những chuyện cười với mục đích chỉ đùa vui. Họ không để ý
rằng những trò đùa gây cười vô hại với họ nhưng lại làm tổn thương người khác,


có thể người đó đang giữ một chức vụ cao hơn và cho rằng bạn "nói kháy" họ.
Những câu chuyện đùa bỡn có liên quan đến những người thuộc cấp, phụ nữ,
người mắc bệnh đồng tính luyến ái, người khuyết tật, người cao tuổi, dân tộc,
tôn giáo .v.v…không thích hợp trong môi trường làm việc nơi công sở.
2.2.2.

Yếu tố phi ngôn ngữ:
Khi có điều khó nói với đồng nghiệp hay cấp trên bạn sẽ làm gì? Sẽ thật
khiếm nhã nếu nói to hoặc dùng những ngôn từ cục cằn. Lúc này chỉ cần một

ánh mắt hay nụ cười… cũng phần nào thể hiện một sự “cảnh báo” hay tán
thưởng đối phương.
Theo các nhà phân tích ngôn ngữ: Biểu đạt toàn bộ thông tin bằng 7%ngữ
điệu, 38% âm thanh, 55%ngôn ngữ cơ thể. Do đó, giao tiếp “phi ngôn ngữ” là
một trong những nhân tố quan trọng góp phần tạo nên thành công của dân công
sở.

•

Bắt tay:
Bắt tay là một nghi thức lễ tân, xã giao, một nét văn hoá trong giao tiếp.
Bắt tay là một động tác xã giao thông thường khi người ta gặp nhau hoặc giã từ
nhau. Việc bắt tay không hề đơn giản chút nào và điều đó phải được tôn trọng
theo những quy ước sau:

-

Khi bắt tay cần biểu thị tình cảm đúng mức: nam giới với nhau nên nắm cả bàn
tay, siết chặt rồi giữ ít lâu.
Giữa nam và nữ thì người nữ chỉ nên nắm hờ, nam không nên siết chặt
hoặc nắm quá lâu làm bàn tay mềm yếu của người nữ bị đau, nhất là khi người
nữ đeo nhiều nhẫn trên các ngón tay.

-

Cần bắt tay với tư thế bình đẳng, tôn trọng lẫn nhau, tư thế đứng thẳng người,
chỉ chìa tay phải ra; người đứng ở chỗ cao không được chìa tay ra để bắt tay với
người đứng ở chỗ thấp hơn (phụ nữ có thể ngồi để bắt tay).

-

Bắt bằng tay phải (trừ trường hợp không thể được). Không nên bắt bằng tay trái
vì như thế là vô lễ. Nhất là đối với phụ nữ cử chỉ đó có ý nghĩa xấu xa, thể hiện

-

tâm địa bất chính;
Khi phái nam gặp một đôi vợ chồng thì bắt tay người vợ trước, người chồng sau.
Khi các bà gặp khách nam giới mà họ tỏ lời chào trước, nếu là đối tượng đã
quen lâu hoặc thân thì nên bắt tay đáp lễ, còn không thì chỉ cần nghiêng mình
chào là đủ;
-Thứ tự bắt tay: người đến trước thì bắt tay trước, người đến sau bắt sau.
Đầu tiên phải bắt tay người đến trước mình, người cao tuổi, người có chức vụ,
địa vị. Lưu ý rằng phải chờ người đáng kính đưa tay ra mình mới nhận bắt chứ
không chìa tay ra trước. Nếu người trẻ tuổi là chủ nhân, có địa vị hoặc một
người trọng tuổi là khách thân tình thì có thể cùng một lúc đưa tay ra cho nhau
bắt. Cần đứng dậy bắt tay người có cương vị cao hơn. Tuy nhiên trong mọi
trường hợp không nên tỏ thái độ khúm núm, cong gập người quá độ, dù rằng
người đó có đáng kính trọng đến mức nào đi nữa;
-Không dùng hai tay chụp bổ với nhau cùng một lúc mà chỉ cần siết chặt
nhưng nhẹ, nồng ấm thân thiết là đủ; bắt tay quá lâu, lắc mạnh, lắc nhiều lần,
nhất là còn kèm theo việc cười nói oang oang, huênh hoang, toe toét; bắt tay
người nọ tréo người kia; vừa bắt tay vừa vỗ vai khách hay ngoảnh mặt đi; đưa cả
hai tay để bắt tay hai người cùng một lúc;
- Vừa bắt tay vừa ngậm thuốc lá, lại đút tay khác vào túi quần là điều tối
kỵ. Phụ nữ có thể mang găng khi bắt tay, riêng đối với nam giới thì điều đó là
không thể chấp nhận được.

•

Ánh mắt
Đây là cách làm phổ biến và thường được “ưa chuộng” hơn hẳn, nguyên
nhân không chỉ bởi nó là một hoạt động tốn ít calo, mà nó còn chứa đựng bao
hàm ý lẫn sự tình tứ của người muốn truyền thông điệp, bởi thế mà nhân gian có


câu “liếc mắt đưa tình”, còn ở nơi công sở “liếc mắt đưa tin”. Chỉ cần cái nhau
mày, liếc mắt sắc bén cũng khiến người tiếp chuyện hiểu sự không hài lòng của
bạn. Một ánh mắt trìu mến, hàm chứa sự cổ vũ, đồng tình, khích lệ khiến
của sếp hay đồng nghiệp cũng khiến bạn có thêm niềm tin vững bước trên con
đường sự nghiệp của mình.
Lời khuyên đặc biệt dành cho nhân viên mới, cần đặc biệt chú ý từng nét
mặt, cử chỉ của sếp cũng như đồng nghiệp, đặc biệt là ánh mắt, bởi nếu là người
nhạy cảm bạn sẽ biết những bước kế tiếp cho con đường giành niềm tin và thành
công trong sự nghiệp của mình.
•

Trang phục
Trong hội nghị hay đàm phán, cách ăn mặc của mỗi nhân vật đều có giá
trị thông báo thông tin, bởi nó không những là phong cách thời trang thể hiện cá
tính riêng của từng người, mà còn thể hiện địa vị cũng như tầm quan trọng của
cuộc họp hay đàm phán.
Trang phục mang lại những ấn tượng đầu tiên khi tiếp xúc với đối tác
cũng như lần ra mắt đầu tiên trước nhà tuyển dụng, nó là một trong những
nhân tố quan trọng trong việc “lấy lòng” đối phương.
Ngoài ra, trang phục đôi khi còn là phương tiện để thể hiện phong cách ăn
mặc, xu hướng thời trang, đẳng cấp của mỗi người. Cũng đôi khi nó là cầu nối
cho những ai “hợp gu” dễ dàng thân thiết và bắt chuyện với nhau khi cùng một
sở thích.

Tuỳ theo điều kiện của từng doanh nghiệp có thể hướng dẫn quy định các
y phục trong giờ làm việc ở công sở, đón tiếp, gặp gỡ khách hàng, đối tác…
Doanh nghiệp có thể quy định mặc đồng phục theo một số ngày trong tuần,
trong từng bộ phận hoặc tiến đến mặc đồng phục hoàn toàn. Trong trường hợp
doanh nghiệp khó khăn hoặc chưa may được đồng phục cho cán bộ nhân viên
thì đối với nam có thể mặc quần âu sẫm màu, áo sơ mi trắng bỏ trong quần, đi
giày hoặc dép có quai hậu. Riêng với nữ thì có thể tự chọn trang phục nhưng
phải ăn mặc sao cho phù hợp với hoàn cảnh hiện tại cũng như văn hoá của


doanh nghiệp đó.
Mỗi cán bộ nhân viên khi đến nơi làm việc phải đeo thẻ ảnh có ghi
rõ họ tên, chức vụ; trước cửa các phòng ban và trên bàn làm việc phải có biển đề
tên, chức vụ (nếu có) để khách có thể dễ dàng tìm kiếm và thuận tiện trong khi
liên hệ công việc.
Một bộ quần áo sạch sẽ, ủi là thẳng nếp, giản dị, phù hợp với thân
hình, địa vị người mặc, hợp thời trang thể hiện sự tự trọng, thái độ nghiêm túc,
lịch sự trong giao tiếp sẽ gây ấn tượng tốt, dễ gần, thân thiện ngay khi mới tiếp
xúc lần đầu. Bởi lẽ, trước tiên mọi người nhìn thấy rồi sau mới nghe thấy chúng
ta, rồi nữa cách ăn mặc biểu hiện cách sử xự lịch thiệp của chúng ta mà không
cần chúng ta phải phát ngôn.

•

Tư thế, điệu bộ
Một thế đứng thẳng, bước chân nhanh nhẹn, nhẹ nhàng khiến mọi người
xung quanh đều cảm nhận được sự năng động, nhiệt huyết trong con người bạn,
từ đó sinh ra sự quý mến hay cảm giác ngưỡng mộ, tin tưởng…
Tư thế thẳng thắn, khoan thai, cùng với thái độ bình tĩnh, tràn ngập sự tự
tin luôn là ưu điểm “hút” ánh nhìn chú ý và sự đánh giá cao của nhà tuyển dụng.

Không ai có cảm tình hay ngợi khen những tư thế ngồi ngỗ ngược, mất mỹ quan,
hay dáng đi hiện rõ sự” luồn lách” xu nịnh. Qua tư thế của bạn, mọi người phần
nào đoán biết tính cách và con người của bạn, hãy cẩn thận nếu không muốn ai
đó nắm được yếu điểm của mình.

•

Ngữ điệu nói
Nói nhanh hay chậm, ngữ điệu khiêm nhường hay tự cao tự đại…cũng là
một trong những nhân tố quyết định sự thành công của bạn. Nói với tốc độ quá
nhanh khiến mọi người không thể bắt kịp và nắm bắt nội dung bạn muốn truyền


đạt, nói quá chậm lại không có sự truyền cảm luôn khiến người nghe muốn ngủ
gật. Giọng điệu quá kiêu, tự cao thể hiện cá tính hay năng lực “ăn to nói lớn”
của mỗi người nhưng lại gây sự khó chịu với người xung quanh…
Trong bất kỳ tình huống, trường hợp nào (dù sang trọng, thân mật hay
suồng sã…) đều nên “học ăn học nói”, giữ thái độ ôn hòa, ngữ điệu nói vừa phải
khiến thông tin truyền đi được hiểu đúng và rõ nghĩa.
•

Quà tặng
Giá trị lớn nhất ở mỗi phần quà tặng không mang tên vật chất mà đó là
yếu tố tinh thần, nặng về tình nghĩa. Giữa đồng nghiệp với nhau, việc tặng
những món quà nhỏ nhân ngày đặc biệt nào đó cũng khiến mối quan hệ hai phía
trở nên khăng khít, thân mật hơn.Tuy nhiên, đặc biệt lưu ý đến những món quà
tặng sếp. Đừng vì lợi ích cá nhân nào đó mà tặng quà để lợi dụng. Nên xuất phát
từ sự kính trọng hay lòng biết ơn do tạo công ăn việc làm, do chiếu cố…Vấn đề
này hết sức nhạy cảm, do đó bạn cần cân nhắc kỹ trước khi tặng quà sếp kẻo gây
hiểu nhầm.

•

Nụ cười
Sự thành công, ủng hộ, khuyến khích luôn được đánh dấu bằng những nụ
cười thân thiện. Luôn giữ thái độ hòa nhã với nụ cười thường trực trên môi
không những mang lại cảm giác thân thiện với mọi người xung quanh mà còn
khiến chính bản thân có được sự khoan khoái, thanh thản. Trái lại, cần cảnh giác
cao độ với những nụ cười mỉa mai, giả tạo của đồng nghiệp nhằm tránh xa
các trò” chơi khăm” của “ma cũ” hay “đối thủ”. Làm được điều này
không những đã tránh được mối họa mà còn thể hiện sự nhạy cảm trong chính
năng lực phán đoán và cảm nhận của bạn.

•

Danh thiếp
Trao tặng danh thiếp cho nhau cũng là một nghệ thuật giao tiếp phi ngôn
ngữ, một nét văn hoá đời thường. Bởi vì qua danh thiếp người ta có thể biết


được phần nào về trình độ học thức, công việc và địa vị xã hội của nhau. Theo
thông lệ của Pháp thì việc trao danh thiếp thuộc về khách. Còn ở Anh thì ngược
lại, người chủ trao danh thiếp cho khách trước.
Dưới đây là một số quy tắc sau về cách trình bày và trao tặng danh thiếp
cho nhau:

-

-

Danh thiếp được in hai mặt hay một mặt ? trình bày như thế nào ? nội dung gì ?
Danh thiếp được in bằng ngôn ngữ nào ? Nếu bạn sử dụng tiếng nước ngoài thì
cũng nên có thêm phần tiếng Việt, bởi vì đó là niềm tự hào, lòng tự trọng của
dân tộc Việt Nam với thế giới. Bạn hãy xem người Nhật Bản, Trung Quốc, phần
lớn họ in danh thiếp bằng ngôn ngữ chính của họ chứ ít sử dụng tiếng nước
ngoài.

-

Lần đầu tiên đến liên hệ công tác với một cơ quan nào đó, bạn đưa danh thiếp
vào trước cho thư ký để xem người ta có đồng ý tiếp mình hay không, khi tặng
quà cho người quen nên kèm theo danh thiếp vào đó.

-

Khi đến thăm người quen mà không gặp được, bạn có thể để lại danh thiếp và
ghi mấy chữ báo cho họ biết là bạn có đến thăm.

-

Nếu gặp gỡ lần đầu tiên thì việc trao danh thiếp thuộc về người chủ. Người vị trí
thấp hơn trao danh thiếp trước cho người có vị trí cao hơn. Nói chung là chúng
ta nên dựa vào phép xã giao mang bản sắc dân tộc “Kính trên nhường dưới”.

-

Khi trao danh thiếp thì tuỳ theo địa vị người giao tiếp mà bạn đưa bằng một tay
hoặc hai tay nhưng nhất thiết phải đưa đúng chiều và ngôn ngữ để người đối
diện có thể đọc được.

-

Khi nhận danh thiếp bạn nên đọc qua ít phút để tôn trọng họ rồi nhẹ nhàng đút


vào túi áo ngực, kẹp vào quyển sổ hay túi cho vào xắc tay của bạn. Tuyệt đối
không nhận ngay rồi cho luôn vào túi quần, dù rằng đó là túi trước hay túi sau.
Làm như vậy người đối diện sẽ cho bạn là một người mất lịch sự và không tôn
trọng họ.
2.2.3
•
-

Kỹ thuật giao tiếp qua điện thoại nơi công sở :
Nhận điện thoại:
Khi có chuông điện thoại rung thì bạn nên: Để điện thoại reo không quá 3 lần,

-

nói xin chào và tự giới thiệu mình, Hỏi tôi có thể giúp được gì.
Tập trung vào cuộc gọi; đề nghị gọi lại nếu cần, chuẩn bị sẵn bút bên tay phải để
ghi chép vào sổ, phiếu chuyên dụng, Ghi lại điện thoại người gọi, thông tin cần

•

thiết, không ngắt lời người gọi,..
Nghe điện thoại: Có một số nguyên tắc về kỹ năng nghe điện thoại một cách lịch

-

sự để giúp bạn tránh thất bại trong giao tiếp như sau:
Không nên dí sát ống nói vào miệng bạn mà giữ cách xa khoảng 10 cm để tránh

-

cho người gọi nghe thấy rõ hơi thở của bạn vọng vào;
Không biểu lộ sự bực bội mà thay vào đó hãy nín thở rồi nhẩm đếm từ 1-10;
Gác mọi công việc khác mà bạn đang làm dở hoặc quay lưng lại với những gì
gây mất tập trung rồi nhìn vào khoảng giữa hay vật gì đó để tập trung trả lời;
lắng nghe cách ngắt câu và hơi thở của người gọi,..


CHƯƠNG 3: HIỆN TRẠNG VÀ PHÁP CỦA VĂN HÓA GIAO
TIẾP NƠI CÔNG SỞ Ở NƯỚC TA HIỆN NAY
3.1 Hiện trạng
Thực trạng văn hoá công sở ở nước ta nói chung hiện nay chưa
đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của thực tiễn, vẫn còn nhiều hạn chế, yếu kém.
Trong nhiều năm qua sự độc đoán chuyên quyền trong bộ máy công quyền
đã làm giảm sút niềm tin của nhân dân đối với Đảng, Nhà nước, ảnh
hưởng đến trật tự xã hội, làm xuống cấp nét văn hóa công sở. Có thể “gom” lại
những biểu hiện tiêu biểu:
Một là, về mặt nhận thức: nhận thức của một số cán bộ, công chức
chậm được đổi mới, luôn có tư tưởng bảo thủ, trì trệ, phó mặc, không tích
cực tìm hiểu nghiên cứu, có lối sống thực dụng, ích kỷcá nhân, hẹp hòi;
nhiều nơi, nhiều cá nhân, thậm chí nhiều cán bộ lãnh đạo trong cơ quan chưa
tích cực nghiên cứu, đổi mới tư duy.
Hai là, về thái độ và hành vi, ứng xử: Nhiều nơi, mặc dù đã có nội quy, có
bảng “Cấm hút thuốc lá” gắn trên tường nhưng nhiều người vẫn không chấp
hành và còn “vô tư” vứt tàn thuốc bừa bãi, mặc dù gần đấy đã để sẵn thùng rác.
Có người do sở thích cá nhân, vừa làm việc vừa mở nhạc, ảnh hưởng đến

những người xung quanh. Có người ngồi làm việc lúc vắng người gác cả hai
chân lên bàn cho “thoải mái”. Lại có chị, cứ đến cơ quan là tranh thủ dùng điện
thoại “chùa” gọi đi khắp nơi, hay “tranh thủ”: đi chợ, nhặt rau… tình trạng lãng
phí thời gian còn xảy ra phổ biến, một bộ phận không nhỏ cán bộ, đảng viên,
công nhân viên chức đến công sở muộn, về sớm, chưa có tác phong làm
việc đúng mực. Đối với công sở hành chính thực hiện cơ chế một cửa, cán bộ