Tieu luan quan tri thong tin

Học viên: Bùi Trọng Điệp

Lớp Cao học QTKD K6B

TIỂU LUẬN
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA CƠ QUAN
LỜI MỞ ĐẦU
Thế giới đang bước vào một giai đoạn phát triển mới đầy sôi động và biến
đổi, trong đó vai trò của cách mạng khoa học rất quan trọng đặc biệt là cuộc cách
mạng thông tin. Nó đã và đang thâm nhập, tác động sâu sắc , trực tiếp lên mọi
mặt , mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội. Ứng dụng quản lý hệ thông thông
tin vào lĩnh vực kinh tế giúp ta nắm bắt thông tin một cách chính xác kịp thời, đầy
đủ, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, thúc đẩy nền kinh tế mở rộng và phát
triển. Vì vậy, trong quá trình quản lý các cơ quan, doanh nghiệp phải thấy được vai
trò của thông tin. Nó giúp doanh nghiệp đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng hiện
tại mà còn nâng cao được năng lực sản xuất, giúp các doanh nghiệp có đủ sức cạnh
tranh với thị trường trong và ngoài nước. Qua quá trình tìm hiểu, tôi càng thấy rõ
vai trò của tin học nói chung và hệ thống thông tin quản lý nói riêng áp dụng vào
doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp vận hành và quản lý tốt hoạt động của mình.
Vì vậy, hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp là rất cần thiết góp phần
nâng cao chất lượng và hiệu quả của đội ngũ cán bộ để công ty hoạt động có hiệu
quả. Để hiểu rõ hơn về công ty mình tôi chọn đề tài: “Phân tích hệ thống quản lý
thông tin của công ty mình”

1


Học viên: Bùi Trọng Điệp

Lớp Cao học QTKD K6B

1. Sơ đồ tổ chức của công ty
Đại Hội Cổ Đông

Hội Đồng Quản Trị

Ban Kiểm Soát

Hội Đồng Quản Trị

Phòng Tổ Chức Hành
Phòng
Chính
Kế Toán TàiPhòng
Chính Thương MạiPhòng Kinh Doanh Đội Xe Vận Tải

2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty
a, Phòng tổ chức – hành chính
Chức năng: Tham mưu giúp việc cho Giám Đốc công ty quản lý, điều hành
và thực hiện trong lĩnh vực tổ chức, lao động tiền lương, quản trị, hành chính
Nhiệm vụ:
- Tổ chức bộ máy công ty
- Quản lý theo dõi công tác tổ chức nhân sự, đào tạo phù hợp với vị trí công
việc. Xác định nhu cầu về số lượng lao động và các yêu cầu về trình độ chuyên
môn cho các cán bộ nhân viên. Sắp xếp vị trí phù hợp với khả năng trình độ đào
tạo.

2


Học viên: Bùi Trọng Điệp

Lớp Cao học QTKD K6B

- Quản lý, theo dõi công tác lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hộ
lao động, an toàn vệ sinh lao động.
- Thực hiện các biện pháp khuyến khích người lao động
- Tổ chức thực hiện công tác quản trị, hành chính
b. Phòng Tài chính – Kế toán:
Chức năng:Tham mưu giúp giám đốc tổ chức, quản lý, điều hành thực hiện
công tác kế toán tài chính
Nhiệm vụ:
- Tổ chức quản lý, hướng dẫn theo dõi, thực hiện tổng hợp tình hình các mặt
hoạt động về tài chính kế toán, thống kê, tài vụ, vốn, tài sản trong công ty đảm bảo
theo đúng chế độ , chính sách phù hợp với công ty
- Thực hiện thu chi đúng nguyên tắc, hỗ trợ các hoạt động quản lý chất
lượng mặt tài chính.
c. Phòng Kinh doanh thương mại:
- Lên kế hoạch quản lý có hiệu quản, lập kế hoạch và phát triển các sản
phẩm dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Bán hàng, quảng cáo cho sản phẩm và dịch vụ
- Nghiên cứu thị trường, đối tượng khách hàng hiện tại là ai, khách hàng
trong tương lai là ai và nhu cầu của họ.
- Định giá cho sản phẩm và dịch vụ
- Xúc tiến bán hàng, phân phối sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng
d. Phòng kinh doanh
- Nắm danh sách , tính chất các khách hàng
- Gọi điện đến các khách hàng, đơn vị để tự vấn, chòa các sản phẩm và dịch
vụ

3

Học viên: Bùi Trọng Điệp

Lớp Cao học QTKD K6B

- Hướng dẫn khách hàng ký kết hợp động và giám sát thực hiện hợp đồng
- Xây dựng báo giá cho các sản phẩm dịch vụ
3. Hệ thống thông tin quản lý cán bộ
Đầu vào của hệ thống là các dữ liệu liên quan đến đối tượng cần quản lý.
Các dữ liệu này gồm có danh mục dân tộc, danh mục tôn giáo, danh mục các
phòng ban, danh mục chức vụ, các thông tin được nêu trong hồ sơ cán bộ như mã
cán bộ, ngày sinh, quê quán, trình độ học vấn, tiểu sử gia đình. … ngoài ra còn có
các thoogn tin về bản thân như tình trạng sức khỏe , hôn nhân, trình độc hính trị…
Đầu ra của hệ thống là ác báo cáo về danh sách cán bộ, báo cáo về lương, quá trình
làm việc, kỉ luật, khen thưởng..
Các hệ thống giúp cho phòng quản trị nhân lực lưu trữ các thông tin về nhân
sự và lập các báo cáo định kỳ và giúp cho phòng quản trị nhân lực lập kế hoạch
chiến lược về nhân sự.
Giúp sử dụng có hiệu quả nhất nguồn lao động hiện có của doanh nghiệp,
tiết kiệm thời gian trong việc quản lý nhân sự.
3.1. Sơ đồ luồng thông tin quản lý cán bộ
Sơ đồ mô tả hệ thống thông tin dưới dạng động, mô tả sự di chuyển các dữ
liệu về nhân sự, các xử lý liên quan đến công tác quản lý cán bộ. Hệ thống thông
tin quản lý cán bộ liên quan đến ba đối tượng chủ yếu là cán bộ công nhân viên,
cán bộ làm công tác trực tiếp quản lý nhân sự và lãnh đạo của cơ quan, những
người cần các thông tin của để ra các quyết định
Thời
điểm
Khi

tiếp
nhận
vào cơ
quan
hay
khi có
sự
thay

CBCNV

Bộ phận quản lý cán bộ
Tiếp nhận, xử lý thông
tin

Phòng ban
liên quan

Lãnh đạo

Thông tin về
cán bộ

Thông tin đã được xử
lý, chọn lọc
Nhập các thông tin đã
được xử lý
4

Học viên: Bùi Trọng Điệp
đổi

CSDL Cán bộ

Lớp Cao học QTKD K6B

Có

Sơ đồ chức năng về hệ thống thông tin quản lý cán bộ

4. Hệ thống thông tin quản lý bán hàng
Biểu đồ quản lý người mua

5


Học viên: Bùi Trọng Điệp

Lớp Cao học QTKD K6B

Mô tả chi tiết các chức năng:
- 1.1.Tiếp nhận yêu cầu:
Khách hàng khi đến yêu cầu với bộ phận khách hàng thì bộ phận khách hàng
tư vấn, giới thiệu, báo giá cho khách hàng về sản phẩm, dịch vụ mà khách hàng
yêu cầu. Sau khi khách hàng đưa ra yêu cầu gồm tên các sản phẩm dịch vụ số
lượng từng loại. Bộ phận bán hàng chuyển cho bộ phận kiểm tra kho hàng để xem
các mặt hàng có thể đáp ứng được hay không.
1.2. Kiểm tra kho hàng:
Bộ phẩn quản lý khó nhận yêu cầu và xem xét số lượng hàng còn trong kho

có đủ bán hay không. Nếu còn đủ hàng để bán thì thông báo với bộ phận bán hàng
chuyển sang bộ phận lợp hợp động làm việc. nêu skhoong thì báo lại với bộ phận
bán hàng để bộ phận này làm việc với khách hàng là yêu cầu không được thỏa mãn
1.3. Viết hóa đơn
Dựa trên yêu cầu khách hàng, bộ phận bán hàng lập hợp đồng theo mẫu đã
có với thông tin về tên mặt hàng, số lượng, đơn giá, ngày tháng, thành tiền, tổng số
tiền các mặt hàng, dịch vụ….. Sauk hi hàng được giao cho khách hàng, hóa đơn sẽ
được lập và lưu lại vào kho và đưa cho khách hàng 1 bản để khách hàng có thể

6


Học viên: Bùi Trọng Điệp

Lớp Cao học QTKD K6B

đem thanh toán, ngoài ra thông tin chung về hóa đơn như số hóa đơn, kháng hàng,
tổng số tiền, còn được cập nhật vào sổ bán hàng.
2.1. Viết chứng từ nhận tiền:
Mỗi lần khách hàng trả tiền, phải làm việc với bộ phận kế toán quỹ. Bộ phận
kế toán quỹ kiểm tra số tiền khách hàng còn nợ dựa vào giấy nhắc nợ, thu tiền và
viết chứng từ nhận tiền đưa cho khách hàng. Chứng từ nhận tiền được lưu vào kho
và các thông tin của chứng từ được Kế toán quỹ cập nhật vào sổ thanh toán.
2.2. Ghi nợ
Bộ phận ghi nợ thường xuyên xem thông tin trong sổ bán hàng và sổ thanh
toán, lấy hóa đơn và chứng từ nhận tiền trong kho để cập nhật xem từng khách
hàng còn nợ tổng số bao nhiêu. Thông tin được cập nhật vào sổ nợ
2.3. Gửi giấy nhắc nợ:
Bộ phận gửi giấy nhắc nợ theo dõi thông tin trong sỏ nợ, khi khách hàng có
số nợ vượt quá mức quy địn mà chưa thanh toán thì viết giấy nhắc nợ gửi đến

khách hàng theo định kì thông báo tổng số nợ và yêu cầu khách hàng thanh toán.
Về nhân sự thì bộ phận này với bộ phận ghi nợ có thể trùng nhau
3.1. Tổng hợp thống kê:
Bộ phận kế toán người mua thường xuyên xem thông tin trong số bán hàng
và sổ thanh toán để lấy các hóa đơn bán hàng và chúng từ nhận tiền mới trong kho
cập nhật vào sổ theo dõi chi tiết người mua. Dựa vào các thông tin đã được cập
nhật, bộ phận Kế toán người mua sẽ phân tích đưa ra thông tin tổng hợp theo dõi
từng khách hàng đến mua, đưa ra thông tin đâu là khách hàng quan trọng, mặt hàng
nào bán chạy..
3.2. Hoạch toán lỗ lãi:
Bộ phận kế toán tổng hợp thường xuyên xem thông tin trong số bán hàng để
lấy các hóa đơn bán hàng mới trong kho cập nhật vào sổ Hoạch toán lỗ lãi Dựa vào
các thông tin tin đó và các thông tin về hàng nhập về từ hóa đơn nhập hàng, lấy từ
các hóa đơn nhập hàng, bộ phận kế toán tổng hợp phân tích đưa ra thông tin tổng
hợp về doanh thu, lỗ lãi thoe kỳ, theo ngày tháng năm.

7