Ứng dụng excel trong công tác kế toán hàng tồn kho

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

BÀI TẬP NHÓM

ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG EXCEL TRONG CÔNG TÁC KẾ
TOÁN HÀNG TỒN KHO
Giảng viên hướng dẫn

:

Sinh viên thực hiện :

VŨ THU HÀ
NGUYỄN THỊ NGỌC ÁNH
LÊ LAN CHI
ĐỖ THỊ DIỆU LIÊN
ĐỖ THỊ BÍCH TRÂM

Nhóm

:

3

Lớp

:

10A2

Ngành

:

KẾ TOÁN –TIN HỌC

Khoá

:

2010 - 2013

Đà Nẵng, tháng 10 năm 2011


ỨNG DỤNG EXCEL TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO
1. Đặt vấn đề
Ngày nay theo đà phát triển của công nghệ thông tin, việc đưa máy vi tính vào
sử dụng trong công tác kế toán đã tương đối phổ biến. Tin học hóa công tác kế toán
không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi
mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ
máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán, nó giúp các doanh nghiệp có một bộ phận
quản lý tốt hơn, xử lý nhanh chóng các chứng từ, giúp các doanh nghiệp nhanh chóng
đưa ra được các quyết định đúng đắn kịp thời cho sự phát triển của doanh nghiệp. Bộ
công cụ MS Excel, nó có thể xử lý nhanh chóng các chứng từ, nâng cao hiệu quả kế
toán… vậy nên nhóm chọn đề tài “ Ứng dụng Excel trong công tác kế toán hàng tồn
kho”.

1


2. Nội dung
2.1. Phạm vi nghiên cứu
Kế toán trong việc nhập, xuất, tồn của hàng hóa.
2.2. Cơ sở lý thuyết
2.2.1. Lý thuyết hàng tồn kho
2.2.1.1. Khái niệm
Hàng tồn kho là những tài sản:
-

Được giữ để bán trong kỳ sản xuất và kinh doanh bình thường

-

Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang

-

Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ được dùng để tham gia vào quá trình sản
xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

-

Theo khái niệm như trên thì hàng tồn kho trong doanh nghiệp gồm:

-

Hàng hoá mua để bán: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi đường, hàng gửi

bán, hàng gửi đi gia công chế biến

-

Thành phẩm: Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán

-

Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành hoặc sản phẩm hoàn thành
nhưng chưa làm thủ tục nhập kho.

-

Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, đã mua đang đi trên đường hoặc
gửi đi gia công chế biến

-

Chi phí dịch vụ dở dang

2.2.1.2 Các phương pháp tính giá xuất kho
Hàng tồn kho trong các doanh nghiệp tăng từ nhiều nguồn khác nhau với các đơn
giá khác nhau, vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp tính giá thực tế hàng
xuất kho… việc lựa chọn phương pháp nào còn tuỳ thuộc vào đặc điểm của hàng tồn
kho, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp.
Song doanh nghiệp áp dụng phương pháp nào đòi hỏi phải nhất quán trong suốt
niên độ kế toán. Nếu có sự thay đổi phải giải trình và thuyết minh, nêu rõ những tác
động của sự thay đổi tới các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Để tính giá hàng tồn
kho xuất, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp sau đây:
2

- Phương pháp giá thực tế đích danh.
Theo phương pháp này sản phẩm, vật tư, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập
nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính. Đây là phương án tốt nhất, nó tuân
thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá
trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Hơn nữa, giá trị
hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó.
- Phương pháp giá bình quân
Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị
trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được
mua hoặc sản xuất trong kỳ. Phương pháp bình quân có thể được tính theo thời kỳ hoặc
vào mỗi khi nhập một lô hàng , phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp.
• Theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ
Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong
kỳ. Tuỳ theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hàng tồn kho căn cứ vào
giá mua, giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính giá đơn vị bình
quân:

Trị giá thực tế vật tư, SP, hàng

Giá đơn vị bình
quân cả kỳ dự

=

trữ

hoá tồn kho đầu kỳ

Trị giá thực tế vật tư,
+

Số lượng vật tư, SP,hàng hoá

+
tồn đầu kỳ
• Theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập

SP, hàng hoá nhập kho
trong kỳ
Số lượng vật tư, SP,
hàng hoá nhập trong kỳ

Sau mỗi lần nhập sản phẩm, vật tư, hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị thực
của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng
xuất giữa 2 lần nhập kế tiếp để tính giá xuất theo công thức sau:
Trị giá thực tế vật tư, SP, hàng hoá tồn kho sau mỗi
Giá đơn vị bình quân
sau mỗi lần nhập

=

lần nhập
Số lượngvật tư, SP, hàng hoá thực tế tồn kho sau
mỗi lần nhập
3


• Theo giá bình quân gia quyền cuối kỳ trước

Dựa vào trị giá và số lượng hàng tồn kho cuối kỳ trước, kế toán tính giá đơn vị
bình quân cuối kỳ trước để tính giá xuất.
Trị giá thực tế vật tư, SP, hàng hoá tồn kho cuối kỳ
Giá đơn vị bình quân

=

cuối kỳ trước

trước
Số lượng vật tư, SP,hàng hoá thực tế tồn kho cuối
kỳ trước

-

Phương pháp nhập trước xuất trước(FIFO)

Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng được mua trước hoặc sản xuất
trước thì được xuất trước, và hàng còn lại cuối kỳ là hàng được mua hoặc sản xuất ở
thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá
của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho
được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
-

Phương pháp nhập sau - xuất trước(LIFO)

Phương pháp này giả định là hàng được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất
trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là những hàng được mua hoặc sản xuất trước đó.
Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập
sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho

đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ.
-

Phương pháp giá hạch toán

Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại hàng, giá cả thường xuyên biến động,
nghiệp vụ nhập xuất hàng diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở
nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được. Do đó việc hạch
toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. Việc tính chuyển dựa trên cơ sở hệ số giữa
giá thực tế và giá hạch toán.
Trị giá thực tế vật tư, SP,

Hệ số giá vật
tư, SP, hàng
hoá

=

hàng hoá tồn kho đầu kỳ
Trị giá hạch toán vật tư, SP,
hàng hoá tồn kho đầu kỳ

+
+

Trị giá thực tế vật tư, SP,
hàng hoá nhập kho trong kỳ
Trị giá hạch toán vật tư, SP,
hàng hoá nhập kho trong kỳ

4


Sau khi tính hệ số giá, kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán trong kỳ thành giá
thực tế vào cuối kỳ kế toán.
Trị giá thực tế
hàng xuất trong kỳ
Trị giá thực tế hàng

=

=

Hệ số giá

tồn kho cuối
2.2.2. Lý thuyết hàng hóa:

Trị giá hạch toán của hàng xuất kho

x

Hệ số giá

trong kỳ

x

Trị giá hạch toán của hàng tồn kho
cuối kỳ

2.2.2.1. Khái niệm
Hàng hóa là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp.
Hàng hoá là các loại vật tư, sản phẩm do doanh nghiệp mua về với mục đích để
bán (Bán buôn và bán lẻ). Giá gốc hàng hoá mua vào, bao gồm: Giá mua theo hoá đơn
và chi phí thu mua hàng hoá.
Việc mở tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán hàng tồn kho, xác định giá trị hàng
hóa xuất kho, tồn kho tùy thuộc vào doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê toán tổng
hợp hàng hóa theo phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định
kì
-

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp phản ánh ghi chép thường

xuyên liên tục các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp. Phương pháp này đảm bảo tính
chính xác tình hình biến động của hàng hóa
-

Phương pháp kiểm kê định kì là phương pháp kế toán không phải theo dõi

thường xuyên liên tục các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp. Phương pháp này đảm bảo
tính chính xác tình hình nhập, xuất, tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho, mà chỉ
theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Cuối tháng kế toán tiến hành
kiểm kê và xác định số thực tế của hàng hoá để ghi vào tài khoản hàng tồn kho.

5


2.2.2.2. Các quy định khi hạch toán hàng hóa
1. Kế toán nhập, xuất, tồn kho hàng hoá trên Tài khoản 156 được phản ánh theo

nguyên tắc giá gốc quy định trong Chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho”.
-

Giá gốc hàng hoá mua vào bao gồm giá mua theo hoá đơn, thuế nhập khẩu, thuế

tiêu thụ đặc biệt (nếu có), thuế GTGT hàng nhập khẩu (Nếu không được khấu trừ) và
các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua, vận chuyển, bốc xếp, bảo quản hàng từ
nơi mua về kho doanh nghiệp.
-

Hàng hoá mua về sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ

thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thì giá gốc của hàng
hoá mua vào được phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT.
-

Hàng hoá mua vào dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ

thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng vào hoạt
động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT,
thì giá gốc hàng hoá mua vào được phản ánh theo tổng giá thanh toán (Bao gồm cả
thuế GTGT đầu vào).
2. Giá gốc của hàng hoá mua vào được tính theo từng nguồn nhập và phải theo dõi,
phản ánh riêng biệt trị giá mua và chi phí thu mua hàng hoá.
3. Để tính giá trị hàng hoá xuất kho, kế toán có thể áp dụng một trong bốn phương
pháp tính giá trị hàng tồn kho theo quy định trong Chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn
kho”.
4. Chi phí thu mua hàng hoá trong kỳ được tính cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ và
hàng hoá tồn kho cuối kỳ. Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí thu mua hàng hoá
tuỳ thuộc tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp nhưng phải thực hiện theo nguyên tắc

nhất quán.
5. Kế toán chi tiết hàng hoá phải thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm,
thứ hàng hoá.

6


2.2.2.4. Kết cấu tài khoản hàng hóa
a. Kết cấu tài khoản 1561
TK 1561
Bên nợ
- Trị giá hàng hoá mua vào đã nhập kho

Bên có
- Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho

theo hoá đơn mua hàng;

trong kỳ (Xuất bán, trao đổi, biếu tặng,

- Thuế nhập khẩu hoặc thuế tiêu thụ đặc

xuất giao đại lý, đơn vị trực thuộc, xuất sử

biệt của hàng nhập khẩu hoặc thuế GTGT

dụng nội bộ, xuất góp vốn liên doanh, liên

hàng nhập khẩu, thuế GTGT đầu vào - nếu kết);
không được khấu trừ, tính cho số hàng

- Chiết khấu thương mại hàng mua được

hoá mua ngoài đã nhập kho;

hưởng;

- Trị giá hàng hoá nhận góp vốn;

- Các khoản giảm giá hàng mua được

- Trị giá hàng hoá đã bán bị trả lại nhập

hưởng;

kho;

- Trị giá hàng hoá trả lại cho người bán;

- Trị giá hàng hoá phát hiện thừa khi kiểm

- Trị giá hàng hoá hao hụt, mất mát;

kê;

- Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho đầu

- Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho cuối

kỳ

kỳ
- Trị giá hàng hoá thực tế tồn kho cuối kỳ.
b. Kết cấu tài khoản 1562
TK 1562
-

Bên nợ
Chi phí thu mua hàng hoá thực tế

phát sinh liên quan tới khối lượng hàng

-

Bên có
Chi phí thu mua hàng hoá tính cho

khối lượng hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ.

hoá mua vào, đã nhập kho trong kỳ.
Chi phí mua hàng hoá còn lại trong kỳ
2.2.3. Lý thuyết Excel.

7


Excel là một chương trình bảng tính được thiết kế để ghi và phân tích số liệu và
dữ liệu. Excel thay thế cho chiếc máy tính tay, bảng viết, bút chì, bút mực. Chương
trình sẽ giúp bạn trong việc xử lý các con số, công thức và văn bản.
Các chức năng nâng cao của Excel sẽ cung cấp các công cụ có thể chuyên nghiệp

hóa các thao tác làm việc.
2.3. Ứng dụng Excel trong công tác kế toán hàng tồn kho - Hàng hóa.
2.3.1. Quy trình dòng thông tin
Khai báo DMTK và SDĐK
Khai báo DMHH
Khai báo DMKH/ NCC

Cơ sở dữ liệu

Xử lý

Sổ chi tiết NXT: 1561B, 1561D, 1561G, 1562
Bảng tổng hợp NXT

2.3.2. Chương trình
Trang chủ

Bảng thông tin doanh nghiệp
8


a. Tạo cơ sở dữ liệu
• Ở Bảng danh mục tài khoản và số dư đầu kì:
Định dạng:
-

MaTK: Kích chuột phải, chọn format cell,chọn mục Number, chọn kiểu Text

-

Dư nợ, Dư có: Kích chuột phải, chọn format cell,chọn mục Number, chọn
Accounting(Decimal: place, Symbol: None)

9


• Ở Bảng danh mục khách hàng và danh mục nhà cung cấp:
Tương tự như bảng DMTK& SDĐK, Mã khách hàng và Mã số thuế đều dùng kiểu
Text

10


• Bảng Đơn giá bán:

Công thức tạo bảng:
-

Tên mặt hàng =VLOOKUP(A7,tondk,2,0)

-

Tồn đầu kỳ: + sl =VLOOKUP(A7,tondk,5,0)
+ TT =VLOOKUP(A7,tondk,3,0)

-

Nhập

+ SL =SUMIF(tkno1,A7,sl)

+ TT =SUMIF(tkno1,A7,spsno)

-

Giá bán

=(E7+G7)/(D7+F7)

• Ở bảng tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các chứng từ liên quan:

-

Nợ phát sinh =$J7*$K7

-

Có phát sinh= $J7*$K7
11


• Ở bảng Nhật ký chung:

Công thức tạo bảng
-

Ngày ghi sổ:

=IF(OR(LEFT(tkno,3)="111",LEFT(tkno,3)="112",LEFT(tkno,3)="156",LEFT(tkno,3
)="632"),ngs,"")
-

Ngày tháng chứng từ:

=IF(OR(LEFT(tkno,3)="111",LEFT(tkno,3)="112",LEFT(tkno,3)="156",LEFT(tkno,3
)="632"),nct,"")
-

Số chứng từ

=IF(OR(LEFT(tkno,3)="111",LEFT(tkno,3)="112",LEFT(tkno,3)="156",LEFT(tkno,3
)="632"),sct,"")
-

Diễn giải:

=IF(OR(LEFT(tkno,3)="111",LEFT(tkno,3)="112",LEFT(tkno,3)="156",LEFT(tkno,3
)="632"),dgiai,"")
-

Tài khoản Nợ:

=IF(OR(LEFT(tkno,3)="111",LEFT(tkno,3)="112",LEFT(tkno,3)="156",LEFT(tkno,3
)="632"),tkno,"")
-

Tài khoản Có:

=IF(OR(LEFT(tkno,3)="111",LEFT(tkno,3)="112",LEFT(tkno,3)="156",LEFT(tkno,3
)="632"),tkco,"")
12

-

Số tiền phát sinh:

=IF(OR(LEFT(tkno,3)="111",LEFT(tkno,3)="112",LEFT(tkno,3)="156",LEFT(tkno,3
)="632"),st,"").
• Sổ chi tiết hàng hóa:

Công thức tạo sổ
-

Mã hàng hóa: tạo list để hiển thị ra các mã tài khoản hàng hóa
+ Vào Data -> Validation -> List
+ Trong mục source gõ nguồn cho list: =mahang

-

Tên hàng hóa: =VLOOKUP(C2,tondk,2,0)

-

Số dư đầu kỳ: + Lượng =VLOOKUP($C$2,tondk,5,0)
+ Tiền =VLOOKUP($C$2,tondk,3,0)

-

Ngày ghi sổ: =IF(OR(LEFT(tkno,5)=$C$2,LEFT(tkco,5)=$C$2),ngs,"")

-

Chứng từ ghi sổ: =IF(OR(LEFT(tkno,5)=$C$2,LEFT(tkco,5)=$C$2),sct,"")

-

Ngày chứng từ: =IF(OR(LEFT(tkno,5)=$C$2,LEFT(tkco,5)=$C$2),nct,"")

-

Diễn giải: =IF(OR(LEFT(tkno,5)=$C$2,LEFT(tkco,5)=$C$2),dgiai,"")

-

TKĐƯ: =IF(LEFT(tkno,5)=$C$2,tkco,IF(LEFT(tkco,5)=$C$2,tkno,""))
13


-

Đơn giá =VLOOKUP($C$2,dgia,8,0)

-

Nhập + Lượng =IF(LEFT(tkno,5)=$C$2,sl,0)
+ Tiền =IF(LEFT(tkno,5)=$C$2,stps,0)

-

Xuất + Lượng =IF(LEFT(tkco,5)=$C$2,sl,0)

+ Tiền =IF(LEFT(tkco,5)=$C$2,stps,0)

-

Tồn

+ Lượng =IF($J7+$F8-$H8>0,$J7+$F8-$H8,0)
+ Tiền =IF($K$7+$G$8-$I$8>0,$K$7+$G$8-$I$8,0)

-

Tổng cộng

+ Lượng =IF($J72+$F73-$H73>0,$J72+$F73-$H73,0)
+ Tiền =IF($K7+$G8-$I8>0,$K7+$G8-$I8,0)

• Bảng tổng hợp xuất nhập tồn

-

Tên hàng: =VLOOKUP(B8,tondk,2,0)

-

ĐVT: =VLOOKUP(B8,tondk,7,0)

-

Tồn đầu kì: Số lượng =VLOOKUP(B8,tondk,5,0)
Thành tiền: =VLOOKUP(B8,tondk,3,0)

-

Nhập trong kì: Số lượng: =SUMIF(tkno1,B8,sl)
Thành tiền: =SUMIF(tkno1,B8,thtien)

- Xuất trong kì: Số lượng =SUMIF(tkco1,B8,sl)
Thành tiền =((VLOOKUP(B8,dgia,8,0))*I8)
-

Tồn cuối kì: Số lượng: =IF($E8+$G8-$I8>0,$G8+$E8-$I8,0)
14


Thành tiền: =IF($F8+$H8-$J8>0,$F8+$H8-$J8,0)
3. Kết luận và hướng phát triển.
a. Kết luận
Vấn đề ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán ở các DN mới ở bước đầu và
gặp nhiều khó khăn. Đặc biệt là về mặt tư tưởng, vẫn có một số nhà quản lý cho rằng
khi ứng dụng tin học vào công tác kế toán phải đầu tư rất lớn về máy móc thiết bị và về
phần mềm.
Thực tế, chuyện ứng dụng tin học vào công tác kế toán ở các doanh nghề chính là
chuyện tổ chức công tác kế toán phù hợp với chuyện ứng dụng máy vi tính, và phải đạt
được sự gọn nhẹ của bộ máy kế toán, chứng từ cung cấp phải nhanh chóng, chính xác
và lại bảo đảm tiết kiệm chi phí hơn khi chưa ứng dụng tin học.
Tóm lại, chuyện ứng dụng tin học vào công tác kế toán ở các Doanh nghiệp có ý
nghĩa hết sức quan trọng để nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác quản lý và
là một nhu cầu khách quan, có tính hiệu quả lâu dài. Vấn đề còn lại là bản thân các nhà
quản lý phải có nhận thức và tầm nhìn phù hợp với yêu cầu quản lý hiện lớn và tiềm
năng ứng dụng công nghệ tin học để xử lý và cung cấp thông tin, từ đó có kế hoạch đầu

tư phù hợp với tiềm năng thực tế của doanh nghiệp.
b. Hướng phát triển
Quá quá trình làm nhóm em đã tìm hiểu được cách viết hàm để lên một số sổ chi
tiết để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp về kế toán hàng hóa
Tuy nhiên nhóm em chỉ mới tìm hiểu được ứng dụng excell trong một phần hành
nhỏ của kế toán và chỉ mới tìm hiểu được cách tính giá xuất kho theo phương pháp
bình quân cả kỳ dự trữ, cho nên hướng phát triển của nhóm em là tiếp tục cũng cố tìm
hiểu kiến thức để có thể tính được giá xuất kho theo nhiều phương pháp khác nhau và
hoàn thiện kiến thức của mình, tìm hiểu được ứng dụng excell trong các phần hành kế
toán

15