Phát triển kĩ năng Bài giảng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
- Khoa Quản trị Kinh doanh -

KỸ NĂNG
TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN

Hà Nội, tháng 02/2012


MỘT SỐ THỰC TẾ VỀ SINH VIÊN


KHI LÀ SINH VIÊN FTU….
BỐ MẸ NGHĨ

XÃ HỘI NGHĨ

LÚC BAN ĐẦU, BẠN NGHĨ

SAU ĐÓ, THỰC TẾ LÀ




www.themegallery.com


www.themegallery.com

VẬY NGUYÊN NHÂN LÀ ????


CẤU TRÚC
 Tổng quan về Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả: Khái niệm, Phân loại, Vai
trò.

 Các phương pháp để quản lý công việc hiệu quả.
 Kỹ năng Quản lý thời gian: Khái niệm, Vai trò và Phương pháp quản lý thời
gian hiệu quả.


I. KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

1. Khái niệm:
.Nghĩa hẹp: Tổ chức là sắp xếp các công việc được giao
.Nghĩa rộng: Tổ chức là quá trình xác định những công việc
cần phải làm và phân công cho các cá nhân, đơn vị liên
quan tạo ra mối liên hệ ngang dọc trong nội bộ công việc,
tổ chức


1. Khái niệm:

 Tổ chức công viện là một quá trình ấn định những mục tiêu
và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện được những
mục tiêu đó.

 Nó liên hệ với những phương tiện cũng như với những mục
đích.

BÀI TẬP 1:
Có 4 du khách cần qua một cây cầu vào ban đêm. Cầu chỉ chịu được sức nặng của 2
người và du khách phải dùng đèn pin soi đường để không bị sa xuống vực. Lưu ý là
cầu dài nên không thể ném đèn pin hoặc soi đèn từ bên này sang bờ bên kia. Vấn đề
là họ chỉ có 1 chiếc đèn pin. Tốc độ đi của mỗi người khác nhau, cụ thể mất 1, 2, 5
và 10 phút. Giả sử 2 người một nhanh một chậm đi qua cầu thì thời gian sẽ tính
theo người chậm. Thời tiết xấu nên cầu có nguy cơ sập. Vậy 4 du khách có thể qua
cầu trong khoảng thời gian ngắn nhất là bao lâu, và đi như thế nào?


TIPS:

 Chuyến 1: người 1 phút và người 2 phút qua cầu, sau đó người 1 phút cầm đèn
quay lại => mất 3 phút

 Chuyến 2: người 5 phút và người 10 phút qua cầu, sau đó người 2 phút cầm đèn
quay lại => mất 12 phút

 Chuyến 3: người 1 phút và người 2 phút qua cầu => mất 2 phút
Như vậy 17 phút là thời gian nhanh nhất để 4 người qua cầu


BÀI HỌC RÚT RA
 Những yếu tố cần thiết để thành công:
1. Phản ứng nhanh nhạy và tư duy chính xác.
2. Tiết kiệm thời gian
3. Phân bố công việc hợp lý
4. Tổ chức nhân sự hợp lý

5. Quyết đoán


2. TẠI SAO CẦN TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

 Tạo tư duy một cách có hệ thống về các tiến trình công việc cũng như
những kết quả dự kiến.

 Phối hợp hiệu quả hơn các nguồn lực sẵn có.
 Nắm vững được các nhiệm vụ cơ bản, từ đó giúp sẵn sàng ứng phó, đối phó
với những thay đổi của mội trường bên ngoài.

 Chủ động hơn trong việc đánh giá kết quả, thành tựu của cá nhân, tổ chức.


II.PHƯƠNG PHÁP ĐỂ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ


TRÒ CHƠI 1:


TRÒ CHƠI 1:
 Cho các chữ cái: M N N Đ T N R R A M C B M C
 Không thay đổi trật tự của các chữ cái, các đổi hãy viết ra các câu đúng, hoàn chỉnh và có ý nghĩa
từ các chữ cái đó.

 Sau 3 phút, đội nào viết được nhiều câu hay, hoàn chỉnh và có ý nghĩa nhất, đội đó sẽ dành chiến
thắng.



Và phần thưởng cho người thắng cuộc sẽ là

??????


TRÒ CHƠI 1:


1. Thiết lập mục tiêu

 Yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất để có thể tổ chức và quản lý
công việc một cách hiệu quả.


1.1. Khái niệm
 Mục tiêu là những trạng thái, cột mốc mà cá nhân, tổ chức muốn đạt đưỡ
trong một khoảng thời gian xác định

 Mục tiêu : Management by Object (MBO)


1.2. vai trò

 Là phương tiện để đạt được mục đích.
 Nhận dạng được các ưu tiên làm cơ sở lập kế hoạch hoạt động và
phân bổ các nguồn lực.

 Thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện/ hoạt động.
 Quyết định hiệu quả hoạt động của cá nhân, tổ chức.

1.3. điều kiện của mục tiêu:
 Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART:


Nguyên tắc SMART

 S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu
 M-Measurable: Đo đếm được
 A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình
 R-Realistic: Thực tế, không viển vông
 T-Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra.
Hiện nay, một số quan điểm phát triển nguyên tắc SMART thành SMARTER, trong
đó, E là Engagement – liên kết và R là Relevant – thích đáng


SPECIFIC – Cụ thể, dễ hiểu
 Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai.
EX:

. Đừng hoạch định mục tiêu của bạn một cách chung chung là dẫn đầu lớp về
môn Tiếng Anh, trong khi SV giỏi nhất lớp hiện nay về tiếng Anh đạt 850 điểm
TOIEC.

. Hãy khẳng định mục tiêu của bản thân là phải đạt bằng được mốc : 900 điểm
TOIEC….