Mẫu TT

UBND TỈNH ………
SỞ TÀI CHINH
--------------------------

Số ../TTr-STC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – hạnh phúc
-----------------------------------------------------------

……., ngày…. tháng…. năm……
TỜ TRÌNH
Về việc xây dựng nhà kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại của Sơ Tài chính

ISỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XD NHÀ KHO LƯ TRỮ TÀI LIỆU
Sở Tài chính thực hiện chức năng phân phối, giám đốc và quyết toán NSNN trên địa bàn tỉnh, với chức năng hằng
năm khối lượng hồ sơ ,tài liệu của ngành phát sinh lớn và phải được lưu trữ theo đúng qui định (theo qui định trên 10
năm) . Như vậy, hằng năm khối lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ quá lớn, trong khi đó Sở chưa có nhà kho để lưu trữ, hồ sơ tài
liệu của Sở hiện được lưu tại các phòng làm việc chuyên môn, vừa chật hẹp, mất mỹ quan và để xãy ra hỏa hoạn, mất mát,
hư hỏng, hơn nữa việc lưu trữ như vậy thong đúng với qui định về lưu trữ hồ sơ tài liệu .
Xuất phát từ những nội dung nêu trên và để thực hiện tốt công tác quản lý điều hành công sở và dẩm bảo thưc
hiện lưu trữ hồ sơ tài liệu của sở theo đúng qui định của của các cơ quan thẩm quyền, Sở Tài cính trình phương Xd nhà
kho lưu trữ tài liệu để UBND tỉnh xem xét quyết định .
II . PHƯƠNG ÁN CỤ THỂ
1.Chức năng của nhà lưu trữ : lưu trữ toàn bộ tài liệu một cáhc khao học, giúp cho việc sử dụng tìm kiếm thôn tin được
thuận lợi, đảm bảo an tòan về lưu trữ , lưu trữ hồ sơ tài liệutheo đúng qui định, đảm, bảo sử dụng lâu dài .
1 . Vị trí XD nhà kho lưu trữ : Trong khuôn viên trụ Sở làm việc của Sở Tài chính (sân sau, sát vơi nhà để xe)
2. Về nhà kho lưu trữ :
- Diện tích xây dựng 200m2 (10 x 20) .
- Thiết kế đảm bảo theo tiêu chuẩn kho lưu trữ hồ sơ .
- Cấp nhà xây dựng : nhà cấp 2 ( 2 tầng)

3. Thiết bị lưu trữ
- kệ để hồ sơ
- Hệ thống làm lạnh để bảo quản hồ sơ .
- Tủ đựng hồ sơ .
- Thiết bị tin học để qiản lý .
……..


4.Quản lý sử dung :
- Sở phân công 1 Cb kiêm nhiệm công tác lưu trữ, quản lý nàh kho.
- XD qui chế quản lý và lưu trữ, xử dụng tài liệu .
- Tài liệu của phòng chuyên môn phải được xử lý, có danh mục lưu trữ, định kỳ chuyển vào lưu trữ tại kho .
5. Nguồn kinh phí : Từ nguồn vốn đầu tư XDCB tập trung trong dự toán năm 2008
III.KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI
Giai đoạn 1 : Được UBND tỉnh thống nhất, Sở Tài chính sẽ tiến hành các công việc XD hồ sơ thiết kế và trình
UBND tỉnh phê duyệt .
Giai đoạn 2: Đấu thầu XD và giám sát thi công, nghiệm thu đưa vào SD
Giai đoạn 3: Xây dựng qui chế nhà kho, phân công Cb quản lý .
Giai đoạn 4: Chỉ đạo các phòng chuyên môn, xử lý hồ sơ lưu trữ tại phòng, đăng ký tài liệu vào kho lưu trữ, chuyển
tài liệu vào kho .
Xây dựng nhà lưu trữ hồ sơ, tài liệu là nhu cầu cần thiết, rất mong sự quan tâm xem xét của UBN tỉnh .
Nơi nhận :
-UBND tỉnh (Để trình);
- Lưu :VT, ĐVST.

GIÁM ĐỐC