Quản lí thời gian trong dự án
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.35 MB, 140 trang )
CHUYÊN ĐỀ :
QUẢN LÝ THỜI GIAN
DỰ ÁN XÂY DỰNG
Tác giả:
Lương Đức Long (Ph.D, Japan)
TS. LUONG DUC LONG
1
DỰ ÁN
Dự án là một tập họp
các công tác, nhiệm vụ
có liên quan với nhau,
được thực hiện nhằm
đạt được mục tiêu đã
đề ra trong điều kiện
ràng buộc về thời gian,
nguồn lực, ngân sách
và chất lượng.
TS. LUONG DUC LONG
2
CÁC BÊN THAM GIA VÀ MỤC TIÊU DỰ ÁN
CHẤT
LƯNG
Năm 1913, Hiệp hội quốc
gia các kỹ sư tư vấn (FIDIC)
• Chủ đầu tư
• Nhà thầu
• Tư vấn
THỜI
GIAN
GIÁ
THÀNH
Quản lý thời gian (quản tiến độ thi công). Tuỳ từng
công trình mà mức độ phạt từ 0.5% - 1 % tổng
giá trò gói thầu cho một ngày chậm tiến độ.
TS. LUONG DUC LONG
3
CÁC TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ
QUẢN LÝ DỰ ÁN
• QLDA thành công có các đặc điểm sau :
Hoàn thành trong thời hạn quy đònh (Within
Time)
Hoàn thành trong chi phí cho phép (Within Cost)
Đạt được thành quả mong muốn (Desire
Performance)
•
• =>Sử dụng nguồn lực được giao một cách :
+ Hiệu quả và hữu hiệu
TS. LUONG DUC LONG
4
QUẢN LÝ DỰ ÁN
Quản lý dự án là một quá trình hoạch đònh
(Planning), tổ chức (Organizing), lãnh đạo
(Leading/Directing) và kiểm soát
(Controlling) các công việc và nguồn lực
để hoàn thành các mục tiêu đã đònh.
TS. LUONG DUC LONG
5
CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN
B1. Xác đònh mục tiêu
Làm rõ ràng kế
hoạch dự án
B2. Xác đònh công việc (WBS)
B3. Tổ chức (OBS)
B4. Kế hoạch tài chính & nguồn lực
B5. Lập tiến độ
B6. Theo dõi, kiểm soát, đánh giá
TS. LUONG DUC LONG
6
Ý NGHĨA CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH VÀ
TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
Kế hoạch giúp dự án có thể hoàn thành đúng hạn
Các công việc không bò gián đoạn / chậm trễ
Giảm thiểu các công việc phải làm lại
Hạn chế nhầm lẫn và sai lầm
Tăng mức độ hiểu biết của mọi người về tình trạng của
dự án
Báo cáo tiến trình dự án có ý nghóa và đúng hạn
Có thể điều khiển dự án thay vì bò dự án điều khiển
TS. LUONG DUC LONG
7
Ý NGHĨA CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH
VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN (tt)
Kế hoạch và tiến độ => điều khiển dự án
Biết được thời gian thực hiện các phần việc
chính của dự án
Biết được cách thức phân phối tài nguyên, chi
phí của dự án
Xác đònh rõ trách nhiệm và quyền lợi của các
bên tham gia cũng như các thành viên dự án
Biết rõ ai làm? làm gì? khi nào? và chi phí bao
nhiêu
Đảm bảo chất lượng dự án theo yêu cầu của
chủ đầu tư
TS. LUONG DUC LONG
8
B1. Xác đònh mục tiêu
Mục tiêu chung của việc lập kế hoạch và tiến
độ dự án là hoàn thành được dự án trong thời
hạn quy đònh (Within Time), hoàn thành trong chi
phí cho phép (Within Cost), đạt được thành quả
mong muốn (Desire Performance).
Tùy theo quan điểm của đơn vò lập kế hoạch
/tiến độ mà mục tiêu có tùy thuộc vào những
quan điểm khác nhau:
Cực tiểu hóa thời gian
Cực đại lợi nhuận của nhà thầu
Sử dụng nhân lực tài nguyên hiệu quản nhất
TS. LUONG DUC LONG
9
B2. XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC BẰNG CƠ CẤU
PHÂN CHIA CÔNG VIỆC
(WBS- WORK BREAKDOWN STRUCTURE)
WBS là công cụ QLDA quan trọng nhất và là cơ sở
cho tất cả các bước lập kế hoạch và kiểm soát.
WBS là phương pháp xác đònh có hệ thống các
công việc của một dự án bằng cách chia nhỏ dự
án thành các công việc nhỏ dần với mục đích:
Tách dự án thành các công việc với mức độ chi
tiết, cụ thể hơn.
Xác đònh tất cả các công việc.
Ước tính nguồn lực, thời gian, chi phí và các yêu
cầu kỹ thuật khác 1 cách hệ thống.
Phân chia trách nhiệm cụ thể và hợp lý.
TS. LUONG DUC LONG
10
WBS – MỤC ĐÍCH SỬ DỤNG
Xác đònh các công việc cần thực hiện,
đònh rõ những chuyên môn cần thiết, hỗ trợ
cho việc lựa chọn thành viên dự án, thiết
lập cơ sở để lập tiến độ
Là phương tiện liên kết các công việc lại
với nhau một cách hiệu quả, đảm bảo
không bỏ sót hay trùng lắp
Mỗi công việc trên sơ đồ mạng được hình
thành từ một công việc cụ thể trên WBS
TS. LUONG DUC LONG
11
WBS – DẠNG NHÁNH CÂY TỪ TRÊN XUỐNG
Nhà A
Kết cấu
Móng
Khung
Điện
Đường
dây
Nước
Thiết bò
TS. LUONG DUC LONG
Cấp nước
Thoát
nước
12
WBS – DẠNG NHÁNH CÂY TỪ TRÁI QUA PHẢI
K ết cấu
M ón g
K h un g
Đ ườn g d ây
N h à A
Đ iện
T h iết b ò
N ước
TS. LUONG DUC LONG
C ấp n ước
T h oát n ước
13
•WBS – DẠNG BIỂU ĐỀ MỤC
• 1.0.0 Nhà A
•
1.1.0 Kết cấu
•
1.1.1 Khung
•
1.1.2 Móng
• ` 1.2.0 Hệ thống điện
•
1.2.1 Đường dây
•
1.2.2 Thiết bò
•
1.3.0 Hệ thống nước
•
1.3.1 Hệ thống cấp nước
•
1.3.2 Hệ thống thoát nước
TS. LUONG DUC LONG
14
Số lượng cấp tùy thuộc vào:
Mức độ chi tiết
Mức độ rủi ro
Mức độ kiểm soát yêu cầu
Độ chính xác của dự toán
Giá trị gói công việc
TS. LUONG DUC LONG
15
QUI TẮC HÌNH THÀNH CẤP BẬC CỦA WBS
Không có qui tắc chung cho mọi trường hợp, mọi
dự án. Tuy nhiên có 1 số hướng dẫn như sau:
Hạng mục WBS có chứa nhiều loại công việc =>
xuống cấp thấp hơn.
Nếu sự đúng đắn của dự toán có được cải thiện
khi thêm cấp nữa => thêm cấp thấp hơn.
Nếu thời lượng hoàn thành hạng mục không
được có được xác định thích đáng => xuống cấp
thấp hơn.
Nếu không ước lượng được nguồn lực riêng dành
cho hạng mục WBS => thì xuống cấp thấp hơn.
TS. LUONG DUC LONG
16
HƯỚNG DẪN LẬP WBS (TT)
Nếu không ước lượng được nguồn lực riêng
dành cho hạng mục WBS => thì xuống cấp thấp
hơn.
Mỗi hạng mục phụ chỉ có một phần tử ‘cha’.
Mỗi hạng mục WBS là duy nhất trong dự án.
Hệ thống mã hóa nên được thiết lập theo hình
thức cấu trúc (phụ thuộc theo cấp bậc hạng
mục)
TS. LUONG DUC LONG
17
Sau khi hoàn thành WBS nên kiểm tra
lại mỗi nút cuối cùng (nút lá) của WBS
phải là một công tác:
Dễ dàng ước lượng tài nguyên yêu cầu, chi phí
và thời gian
Có mục đích dễ hiểu với mọi người liên
Có thể phân công trách nhiệm rõ ràng.
TS. LUONG DUC LONG
18
MỘT VÍ DỤ CỦA WBS TRONG XD
Dự án giảng đường B4
DD
PHẦN NGẦM
DD.01
Công tác mặt bằng
DD.01.01
Thi công nền móng
DD.01.02
PHẦN KHUNG BTCT
DD.02
HỆ THỐNG ĐIỆN-NƯỚC
DD.03
Thi công lầu 1
DD.02.01
Công tác điện
DD.03.01
H.MỤC HOÀN THIỆN
DD.04
Công tác liên quan kiến trúc
DD.04.01
Thi công cột BTCT
DD.02.01.01
Đường dây điện
DD.03.01.01
Công tác xây
DD.04.01.01
Thi công dầm & sàn BTCT
DD.02.01.02
Thiết bò điện
DD.03.01.02
Công tác sơn
DD.04.01.02
Thi công lầu 2
DD.02.02
Thi công mái
DD.02.03
Công tác nước
DD.03.02
Thoát nước
DD.03.02.01
Sơn tường
DD.04.01.02.02
Cấp nước
DD.03.02.02
Sơn trần
DD.04.01.02.03
Lắp ống cấp nước
DD.03.02.01.01
(Theo nguồn của tác giả Lưu
Trường Văn)
Lắp máy bơm nước
DD.03.02.01.02
TS. LUONG DUC
Sơn cửa
DD.04.01.02.01
Lắp bồn chứa nước
DD.03.02.01.03
LONG
Sơn cột
DD.04.01.02.04
Công tác hoàn thiện khác
DD.04.02
19
Hệ thống mã hóa
Một lợi ích nữa của WBS là khả năng để nhận dạng tất
cả các phần tử trong cấu trúc WBS bằng một hệ thống mã
số hóa các phần tử.
Với một mã số duy nhất, tất cả các phần tử trong WBS
có thể được liên kết với các khoản tiền dự án.
Hệ thống mã hóa được sử dụng với chức năng “Select”
hoặc “filter” hoặc “sort” cho phép tạo ra các tập công tác
thỏa mãn tính chất yêu cầu đặt ra.
TS. LUONG DUC LONG
20
Dự Án:
DD-Dân Dụng
CN-Công
Nghiệp
CD- Cầu Đường
MỘT VÍ DỤ VỀ QUI TẮC MÃ
HÓA CHO DỰ ÁN
XX.XX.XX.XX. XX
Gói thầu:
Phần
khung
Phần ngầm
Cơ điện
Hạng mục:
Tầng lầu
Mặt bằng
Móng
Điện
Cấu
kiện:
Cột
Dầm
Công
việc:
Sơn tường
Sơn cữa
Cốp pha
Bê tông
Nước
TS. LUONG DUC LONG
21
B3. Tổ chức thực hiện kế hoạch (tiến độ)
(OBS) Organization Breadown Structure
Xác đònh nhu cầu nhân sự.
Tuyển chọn giám đốc và cán bộ dự án.
Tổ chức Ban QLDA.
Phân công công việc/ trách nhiệm/ quyền lực
cho các thành viên trong Ban QLDA.
Kế hoạch tổ chức để phối hợp và giao tiếp với
các bên liên quan khác.
• Kết quả bước 3 => Biểu đồ phân cơng trách
nhiệm
TS. LUONG DUC LONG
22
Tên Cơng việc
Tên
cơng
tác
WBS
OBS (Organization Breakdown Structure)
Kỹ sư
kết cấu
A
Kỹ sư
kết cấu
B
Kỹ Sư
cơ điện
Kiến
trúc
sư
1.
1.1
1.1.1
X
1.1.2
X
1.2
1.2.1
1.2.2
X
X
Kỹ sư
Dự
Tốn
Kỹ sư
tiến độ
Giám
đốc dự
án
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
1.3
X: có thể là những giá trị quy định mức độ trách nhiệm cụ thể hơn (như bên
dưới) trong 1 số trường hợp.
1 Trách nhiệm thực hiện chính
2 Giám sát chung
TS. LUONG DUC LONG
3 Phải được tham khảo
4 Có thểã được tham khảo
5 Phải được thông báo 23
6 Thông qua cuối cùng
Việc giao nhiệm vụ cho việc thực thi công việc dự án là 1
trong những chức năng chính yếu của QLDA.
WBS/OBS liên hệ rõ rành những gói công việc và người thực
hiện nó.
Tuy nhiên, rất cồng kềnh để thể hiện ma trận tương giao
WBS/OBS khi mức độ chi tiết của WBS quá nhiều=> Ma trận
bên trên chỉ dùng tốt nhất cho những công tác chính yếu (các
phần WBS ở các mức cao).
Các công tác con (các WBS ở mức thấp, chi tiết) sẽ được
chịu trách nhiệm bởi những người quản lý công tác chính
(công tác cha của nó)
TS. LUONG DUC LONG
24
B4. Kế hoạch tài chính và nguồn lực
Dự án được thực hiện với khả năng tài chính và
nguồn lực giới hạn => kế hoạch phân bố tài chính và
nguồn lực phải được xác định và dùng làm cơ sở cho
việc thực thi dự án.
Xem xét khả năng tài chính để thực hiện dự án (Một ví
dụ đơn giản: Vốn lưu động hàng tháng được dùng để
thực hiện dự án là 500 triệu)
Xem xét khả năng của các nguồn lực để có thể lập kế
hoạch (VD: Số nhân công giới hạn 50CN, Số máy đào
giới hạn 5 máy,…)
Dự kiến khả năng cung ứng nguồn lực cần thiết cho
mọi hoạt động và lồng ghép vào ngân sách
TS. LUONG DUC LONG
25
