một số giải pháp để khắc phục thực trạng hoạt động trong tuyển dụng

QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

Thảo luận chủ đề
Hãy phân tích thực trạng về hoạt động sau tại tổ chức mà các anh / chị đang làm việc :
1 - Tuyển dụng
Trên cơ sở đó, hãy nêu những hạn chế và đề xuất một số giải pháp để khắc phục

--------------------------------------------------------------------

Đặt vấn đề
Trong doanh nghiệp, tuyển dụng luôn là vấn đề hết sức quan trọng, nó liên quan
tới việc vận hành của doanh nghiệp. Sự ổn định, duy trì và phát triển của doanh nghiệp
không thể coi nhẹ yếu tố này. Tuyển dụng cũng chính là quá trình tìm kiếm và lựa chọn

1


đúng người để thỏa mãn các nhu cầu lao động để bổ sung cho lực lượng lao động hiện có.
Mục tiêu của quá trình là tuyển dụng được nhân viên mới có khả năng về kiến thức, kỹ
năng, năng lực và phù hợp với các yêu cầu của công việc và các mục tiêu của doanh
nghiệp. Trong tình hình cạnh tranh khốc liệt như hiện nay thì việc tuyển chọn được đội
ngũ cán bộ, nhân viên có đủ năng lực phẩm chất là vô cùng quan trọng, đó chính là điều
kiện đầu tiên đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp trên thương trường. Tuyển dụng
trải qua 2 giai đoạn là : Tuyển mộ và tuyển chọn, vậy thì Tuyển mộ là gì và truyển chọn
là gì? Trước hết ta sẽ tìm hiểu 2 khái niệm trên.
Tuyển mộ: tuyển mộ nhân viên là quá trình thu hút những người có khả năng từ
nhiều nguồn khác nhau đến đăng ký, nộp đơn tìm việc làm. Doanh nghiệp hoạch định
nhu cầu về nhân viên thì trước hết cần phải xem xét đánh giá các giải pháp khác như: làm
thêm giờ, hợp đồng gia công, tuyển nhân viên hợp đồng ngắn hạn, thuê nhân sự từ doanh
nghiệp khác… Khi các giải pháp này không đáp ứng đủ nhu cầu thì doanh nghiệp phải
tiến hành tuyển mộ. Thông thường, việc tuyển mộ bắt đầu từ việc một bộ phận đề xuất

thêm người, bộ phận này phải nêu lên chức danh công việc, tên bộ phận cần tuyển, thời
gian cần thêm nhân viên và các chi tiết khác nếu có. Giám đốc nhân sự (hoặc trưởng
phòng Tổ chức nhân sự) nhận thông tin, đối chiếu với bản mô tả công việc để xác định
nhu cầu tuyển dụng có trình độ phù hợp với yêu cầu của phòng ban. Tuỳ theo chính sách
của doanh nghiệp mà tiến độ tuyển mộ được áp dụng, hầu hết các doanh nghiệp ưu tiên
tuyển mộ người trong nội bộ, nghĩa là khi cần tuyển vào một vị trí nào đó cao hơn mức
khởi sự, doanh nghiệp sẽ thông báo nhu cầu cần tuyển đồng thời thông báo chi tiết về thủ
tục cũng như các điều kiện cụ thể để công nhân viên nào có đủ điều kiện đến đăng ký.
Đây cũng là một chính sách động viên và thúc đầy nhân viên có cơ hội thăng tiến nghề
nghiệp, tạo sự gắn bó bền vững giữa người lao động với doanh nghiệp, chính sách này
thường tốn ít chi phí nhưng mang lại hiệu quả cao. Khi nguồn nội bộ không đáp ứng đủ
nhu cầu thì doanh nghiệp tuyển người từ nguồn bên ngoài, để tuyển người từ các nguồn
này doanh nghiệp có thể dùng các kỹ thuật sau : quảng cáo trên các phương tiện thông tin
đại chúng, liện hệ với các trường đào tạo, các cơ quan tuyển dụng, tuyển sinh viên thực
tập, nhờ giới thiệu …
Tuyển chọn : là quá trình lựa chọn các ứng viên phù hợp nhất với một vị trí công
việc, quá trình cần phải trải qua những bước như sau :
•

Xem xét hồ sơ xin việc nhằm đánh giá khả năng đáp ứng của ứng viên với yêu
2


cầu của bộ phận cần tuyển chọn.
•

Phỏng vấn : ( gồm phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn chuyên sâu ) để đạt kết quả tốt
cho cuộc phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần phải chuẩn bị chu đáo cho cuộc phỏng
vấn cũng như tạo không khí thoải mái khi phỏng vấn. Có 2 loại phỏng vấn :
phỏng vấn theo mẫu và phỏng vấn không theo mẫu, Phỏng vấn chuyên sâu

thường dùng các phương pháp sau : phỏng vấn hội đồng, phỏng vấn căng thẳng,
phỏng vấn mô tả hành vi, phỏng vấn cá nhân, phỏng vấn nhóm.

•

Kiểm tra trắc nghiệm : trắc nghiệm tâm lý, IQ, trắc nghiệm cá tính, trắc nghiệm
chuyên môn, trắc nghiệm khả năng vận dụng và nhận thức, phản xạ giao tiếp…

•

Tham khảo và tìm thông tin lý lịch : để tránh những sai sót do các ứng viên thiếu
trung thực khi kê khai thành tích, khuyết điểm, học vấn, lý lịch ...

•

Khám sức khỏe.

•

Quyết định tuyển chọn

•

Tuyển dụng bổ nhiệm : đối với những ứng viên cần bổ nhiệm vào các chức danh.

Để cho cuộc tuyển chọn được chuyên nghiệp, khoa học và hiệu quả, đơn vị tuyển
dụng cần sử dụng phiếu điểm, mỗi đơn vi áp dụng hình thức cho điểm khác nhau, tùy
theo thói quen và tuỳ theo hệ thống các Công ty tự thiết kế hệ thống cho điểm, cho điểm
theo kiểu số học từ 1 đến 5 là thích hợp với các Công ty Việt Nam. Như vậy qua hai giai
đoạn “tuyển mộ và tuyển chọn”, các bước được tiến hành theo trình tự, chi tiết, khoa học,

công bằng…ta sẽ tuyển dụng được những ứng viên phù hợp và đáp ứng nhu cầu của
doanh nghiệp. Doanh nghiệp thành công hay không phần nhiều cũng do chính sách về
nhân sự trong đó giai đoạn tuyển dụng người đúng khả năng vào làm việc là giai đoạn
khởi đầu hết sức quan trọng trong toàn bộ quy trình quản trị doanh nghiệp.
Như vậy, Tuyển dụng với 2 khái niệm Tuyển mộ và Tuyển chọn đã thể hiện khá rõ ở
trên. Quay trở lại vấn đề doanh nghiệp của bản thân đang công tác – Công ty cổ phần
Truyền thông Mikado:
Ra đời trên nền tảng là một thành viên của tập đoàn đa ngành MIKADO với 35 nhân
viên, Công ty Cổ phần Truyền thông MIKADO (MIKADO media) tập hợp sức mạnh từ
thương hiệu MIKADO. Trong xu thế hội nhập, MIKADO media là sự hợp tác từ các
công ty trong MIKADO Group và những nhà quảng cáo giàu kinh nghiệm có cùng chung
ý tưởng "Hợp tác & phát triển". Mọi hoạt động xây dựng thương hiệu của MIKADO

3


media luôn là đối tác tin cậy giúp truyền thông hiệu quả thương hiệu của khách hàng một
cách chuyên nghiệp theo các tiêu chuẩn quốc tế, sự am hiểu văn hóa Việt Nam cho những
công ty Việt Nam và công ty nước ngoài đang hoạt động tại Việt Nam. Cùng với sự tăng
trưởng mạnh mẽ của giới truyền thông, MIKADO media định hướng mục tiêu đa dạng
hóa các lĩnh vực quảng cáo kinh doanh các sản phẩm dịch vụ truyền thông chuyên nghiệp
để trở thành một công ty phát triển mạnh mẽ với phương châm “Thỏa mãn khách hàng
khó tính nhất…”, đáp ứng nhu cầu của mọi đối tượng khách hàng trong và ngoài nước.
Thế mạnh :
•

Truyền đạt thông điệp quảng cáo thông qua các phương tiện biểu cảm của nghệ
thuật.

•

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, am hiểu sâu sắc văn hoá và tập quán của người
Việt .

•

Luôn hướng dẫn tận tình khách hàng trên thị trường địa phương với kiến thức và
kinh nghiệm quốc tế .

Sứ mệnh :
Luôn là nhà cung cấp cho khách hàng các dịch vụ xây dựng phát triển thương
hiệu một cách chuyên nghiệp hiệu quả nhất.
Chiến lược:
-

Các sản phẩm dịch vụ của MIKADO media đều được xây dựng trên nền tảng kết

hợp công nghệ hiện đại của thế giới và khả năng sáng tạo của người Việt Nam. Khai thác
tối đa sức mạnh của nguồn nhân lực trong nước giúp cho MIKADO media tạo ra được
những sản phẩm chuyên nghiệp đẳng cấp quốc tế với giá cả cạnh tranh.
-

Các dự án được quản lý và thực hiện theo những quy trình và tiêu chuẩn quốc tế,

đảm bảo chất lượng, đáp ứng yêu cầu nội dung và tiến độ của khách hàng.
-

Bên cạch đó, hệ thống hỗ trợ khách hàng của MIKADO media bao gồm một đội

ngũ các nhà tư vấn, thiết kế giỏi được đào tạo chuyên nghiệp và có nhiều kinh nghiệm

luôn luôn sẵn sàng để phục vụ đem lại sự hài lòng cho quý khách hàng.
Công nghệ:
Thiết kế: Sử dụng các phần mềm đồ họa 3 chiều của Autodesk 3D Studio, Maya,
phim 2 chiều Macromedia Flash, Xử lý ảnh Adobe Photoshop, đồ hoạ Adobe Inlustrator,
Corel Draw… với những phiên bản mới nhất, chuyên nghiệp nhất.

4


Là một trong những nhà cung cấp hàng đầu các sản phẩm và dịch vụ truyền thông
chuyên nghiệp từ những công nghệ mới và hiện đại nhất
Sản phẩm và dịch vụ :
•

Biên tập, thiết kế, sản xuất Phim quảng cáo (TVC).

•

Biển tấm lớn, bảng điện tử ngoài trời.

•

Thiết kế, thi công nội, ngoại thất (phòng trưng bày, hội chợ triển lãm, nội thất văn
phòng, nhà ở…).

•

Tổ chức, dàn dựng các chương trình hoạt động văn hoá thể thao, hội chợ, triển
lãm, lễ khởi công…

•

Thiết kế tư vấn chiến lược Phát triển thương hiệu…

Vậy MikadoMedia đã tiến hành lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự như thế nào?
Với 35 nhân viên (còn tăng trưởng nữa trong tương lai) và các phòng ban: Phòng tổng
hợp (Văn thư, tổ chức) Phòng kế toán, Phòng thiết kế, Phòng Ý tưởng, Phòng Kinh
doanh, nhân viên của MikadoMedia là những người đều được đào tạo qua trường lớp, có
nghiệp vụ và kinh nghiệm nhất định, bởi lẽ công việc truyền thông mang tính đặc thù cao,
nhân viên phải được đào tạo mới có thể giải quyết được công việc loại này. Do mô hình
công ty chưa lớn, nhân viên chưa nhiều, nên việc tuyển dụng khá đơn giản và ngắn gọn:
Trưởng các phòng ban thấy thiếu – đề xuất lên Giám đốc và phòng nhân sự
(Phòng tổng hợp) – Giám đốc cùng phòng Tổng hợp xem và xét duyệt – Phòng tổng hợp
đăng tuyển nhân sự - Tiếp nhận hồ sơ - Phỏng vấn – Tuyển chọn – Thử việc – Chính thức
vào công việc - Đào tạo (tùy theo trường hợp và kế hoạch đào tạo). Đó chính là thực tế tại
MikadoMedia, tuy nhiên, xét trên khía cạnh của nhà tuyển dụng chuyên nghiệp, một cách
bài bản, khoa học và có chiến lược thì còn nhiêù vấn đề hạn chế:
-

Thứ nhất: Chưa có bộ phận tuyển dụng mang tính tập trung và chuyên biệt, còn
kết hợp làm công tác lễ tân, văn thư…

-

Thứ 2: Sự phối hợp giữa phòng nhân sự với phòng ban có nhu cầu tuyển dụng
chưa cao.

-

Thứ 3: Công tác tuyển dụng và chuẩn bị chưa được kỹ lưỡng khiến cho việc thực

hiện còn nhiều lúng túng, và chưa chuyên nghiệp.

-

Công ty cũng chưa xây dựng được bộ đề thi chuẩn cho công tác tuyển dụng,
thường phải sao chép, do đó chưa đánh giá đầy đủ thực chất kết quả thi tuyển.
5


-

Những người được giao nhiệm vụ phỏng vấn cũng chưa được đào tạo chuyên
nghiệp chủ yếu là qua kinh nghiệp, tự học hỏi.

-

Chưa khai thác được các nguồn để tuyển dụng, đặc biệt với chuyên ngành thiết
kế, ý tưởng. Do đó, số ứng viên nộp hồ sơ dự tuyển chưa nhiều, dẫn đến ít sự lựa
chọn.

Trong tương lai, công ty sẽ tăng trưởng, số lao động sẽ tăng lên, nếu cứ duy trì hệ
thống như hiện nay thì vấn đề quản trị nhân sự ở công ty sẽ gặp nhiều bất cập, sẽ lúng
túng trong quá trình điều hành. Để giải quyết được việc này, công ty cần thay đổi, thiết
lập lại bộ phận quản trị nhân sự, khắc phục và giải quyết những mặt hạn chế nêu trên:
Hoàn thiện công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh
và định mức lao động :
- Công ty cần tiến hành kế hoạch hóa nguồn nhân lực, qua đó luôn chủ động trong việc
tuyển dụng, sử dụng bố trí lao động, khắc phục những khó khăn để Công ty ngày càng
phát triển.
- Chiến lược phát triển nguồn nhân lực phải phối kết hợp hài hòa với kế hoạch sản xuất

kinh doanh của công ty, do đó Phòng quản trị nhân sự cần nghiên cứu để từ đó lập kế
hoạch phát triển nguồn nhân lực chi tiết trước khi quyết định tuyển dụng.
- Xây dựng một hệ thống định mức lao động cũng là cơ sở nghiên cứu để hoàn thiện các
bước trong qui trình tuyển dụng. Hiện nay, hệ thống định mức lao động của Công ty chưa
đầy đủ, chưa phù hợp và mang tính chủ quan, vì vậy Công ty cần phải xây dựng hoàn
thiện hệ thống định mức lao động cập nhật, tiên tiến khoa học.
Đa dạng hoá nguồn tuyển dụng :
Nguồn tuyển dụng là một yếu tố rất quan trọng trong chất lượng lao động được tuyển
dụng, nếu Công ty xác định được nguồn tuyển dụng trong kế hoạch sẽ chủ động hơn
trong việc lập kế hoạch tuyển dụng, Công ty cũng cần đa dạng hoá nguồn tuyển dụng để
khai thác tối đa lợi thế do các nguồn mang lại như:
-

Nguồn từ các trung tâm môi giới, giới thiệu việc làm.

-

Ứng viên tự đến liên hệ xin việc qua quảng cáo.

-

Nguồn tuyển dụng bên trong, trong việc sắp xếp, điều chuyển, bố trí, tái cơ cấu,
bổ nhiệm…

-

Nguồn đào tạo từ nước ngoài thường là nguồn có chất lượng nhưng cần chọn lọc
kỹ cho phù hợp công việc và nguồn tài chính phải chi trả.
6

-

Chào đón các nhân viên từ các doanh nghiệp khác đến xin việc kể cả nhân viên cũ
của Công ty đã chuyển đi nơi khác nay xin quay lại làm việc.

-

Tuyển dụng từ các chuyên gia đã về hưu nhưng còn sức khỏe và năng lực có thể
ký hợp đồng thời vụ hoặc làm chuyên gia cố vấn.

-

Khai thác mở rộng các nguồn tuyển dụng bên ngoài đặc biệt phong phú là nguồn
tại các trường đại học, các học viện …
Hoàn thiện quy trình tuyển dụng : quy trình tuyển dụng của Công ty hiện nay còn

những hạn chế, vì vậy Công ty cần hoàn thiện một số bước trong quy trình tuyển dụng :
- Xác định nhu cầu tuyển dụng sát thực tế trên cơ sở kế hoạch nhân sự, các báo cáo phân
tích công việc, đánh giá kết quả thực hiện công việc hay định mức lao động … không bị
động trước yêu cầu của các bộ phận trong Công ty, có kế hoạch cụ thể số lượng lao động
được tuyển sẽ khớp với nhu cầu sử dụng lao động.
- Quảng cáo tuyển dụng đặc biệt là trên Internet, trên website của Công ty kết hợp với
quảng cáo giới thiệu về Công ty…
- Xây dựng và đào tạo hội đồng thi tuyển, ban giám khảo, hội đồng phỏng vấn, một cách
bài bản, chuyên nghiệp.
- Xây dựng bộ câu hỏi phỏng vấn đa dạng, có thể áp dụng cho nhiều đối tượng tham dự
tuyển.
- Xây dựng đề thi kể cả thi, có thể viết hay trắc nghiệm, phù hợp với yêu cầu, đặc điểm
của công việc.

- Xây dựng hệ thống thang, bảng điểm chuẩn phù hợp với từng loại câu hỏi, từng hình
thức thi để việc chấm thi chính xác, khách quan, công bằng.
- Xây dựng bản yêu cầu chuyên môn đầy đủ cho các chức danh để thuận lơị trong việc tổ
chức thi tuyển.
- Văn hoá tuyển dụng đã phần nào toát lên văn hóa doanh nghiệp và sự chuyên nghiệp
của tổ chức. Văn hóa tuyển dụng thể hiện từ các mẫu thông báo tuyển dụng cho tới thể
hiện qua cách giao tiếp chuyên nghiệp hay không chuyên nghiệp của bộ phận đón tiếp,
tuyển dụng, thể hiện qua thái độ giao tiếp trong quá trình phỏng vấn… những ấn tượng
tốt luôn tạo niềm tin và hy vọng được trúng tuyển của các ứng viên khi tham dự tuyển.
Ngoài các giải pháp chủ yếu nêu trên, để nâng cao chất lượng công tác tuyển dụng
công ty cũng cần nghiên cứu kỹ:
- Các văn bản, chế độ quy định của Nhà nước Việt Nam liên quan đến công tác tuyển
7


dụng như : Luật lao động, pháp lệnh về hợp đồng lao động, điều lệ, quy chế về tuyển
dụng … đồng thời thường xuyên cập nhật những quy định mới kể cả những thông lệ, điều
ước quốc tế liên quan đến tuyển dụng.
- Chế độ đãi ngộ hợp lý kể cả chế độ đãi ngộ tài chính và phi tài chính, chế độ đãi ngộ
trực tiếp và gián tiếp, chế độ đãi ngộ cho thế hệ hiện tại và cho cả thế hệ tương lai, chế độ
ưu tiên đào tạo trong ngoài nước cho những nhân viên giỏi, tạo những ra những cơ hội để
nhân viên được thăng tiến, tạo ra bầu không khí làm việc cởi mở thân thiện và chia sẻ
chính là những tiền đề thuận lợi cho công tác tuyển dụng nhằm thu hút người tài.
- Ngoài ra cần kiểm tra giám sát chặt chẽ quá trình tuyển dụng bởi lẽ một kế hoạch được
xây dựng chi tiết đến đâu trong quá trình thực thi vẫn có thể mắc phải những sai sót do
những nguyên nhân chủ quan hay khách quan, điều này đã làm cho mục tiêu tuyển dụng
của công ty có thể dẫn đến lệch hướng, kém hiệu quả. Do vậy công tác giám sát cũng
đóng một vai trò rất quan trọng, thông qua giám sát nhằm phát hiện và xử lý kịp thời hạn
chế đến mức thấp nhất những thiếu sót.
- Không ngừng cải thiện hình ảnh, văn hóa, uy tín của Công ty cũng là một giải pháp tốt

nhằm nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng.
Hiện công ty Cổ phần truyền thông Mikado đã và đang có 1 đội ngũ nhân sự khá tốt
để giải quyết công việc hàng ngày. Tuy nhiên, trong tương lai, công ty sẽ tăng trưởng,
công việc nhiều hơn, doanh thu lớn hơn, như cầu tuyển dụng nhân sự lớn hơn, sự quản lý
điều hành nhân sự phức tạp hơn…lúc đó thực sự cần một bộ phận quản trị nguồn nhân
lực chuyên nghiệp. Do đó, ngay thời điểm này, công ty cần thiết lập một bộ phận chuyên
trách vấn đề nhân sự, tránh trường hợp kế hoạch phải chạy theo những phát sinh, và tránh
bị động trong công việc, có như vậy mới là một công ty tồn tại và phát triển ngày một bền
vững.

8