BẢN mô tả CÔNG VIỆC CHỨC DANH CÔNG VIỆC CHUYÊN VIÊN ĐÀOTẠO và PHÁT TRIỂN

BÀI TẬP CÁ NHÂN
Khi bắt đầu môn học quản trị nguồn nhân lực cũng là lúc tôi làm đơn xin
nghỉ việc. Và lý do xin nghỉ việc lại cũng là câu chuyện của quản trị nguồn nhân
lực tại tổ chức tôi làm việc. Và sau khi học xong môn học tôi nhận thấy một điều
rất sâu sắc rằng : để một tổ chức phát triển một cách bền vững không thể không
nói đến một phương pháp quản trị nguồn nhân lực một cách có hiệu quả.
Tôi đang là chuyên viên phòng đào tạo, công việc chính của tôi là lập kế
hoạch và theo dõi tiến độ đào tạo của toàn trường. Vì là một trường nghề, lại là
trường dân lập mới thành lập nên quy mô của trường còn rất khiêm tốn về mặt số
lượng và chất lượng. Số lượng cán bộ công nhân viên của nhà trường có bằng cấp
cũng như kỹ năng chuyên môn (thạo việc) còn rất ít, đặc biệt là khả năng, năng
lực quản lý của các cấp còn nhiều vấn đề phải bàn. Bởi vậy, sản phẩm đi kèm
không mong muốn của câu chuyện quản lý nhân sự tại tổ chức nơi tôi làm việc đã
thực sự có vấn đề?
Tháng 5/2007 trường tôi làm lễ công bố từ trường đào tạo nghề 3/7 lên
trường Cao đẳng nghề và ngay tháng 9/2007 trường tôi đã tuyển được học sinh
khóa đầu tiên của hệ cao đẳng nghề. Trong không khí mừng thật nhiều và lo cũng
không ít tất cả đội ngũ cán bộ công nhân viên của nhà trường hiện có như gồng
mình lên với một sứ mệnh mới. Luật dạy nghề sửa đổi, chương trình khung thay
đổi, người lãnh đạo cao nhất cũng thay đổi, với hiểu biết về môi trường đào tạo
nghề là một lĩnh vực mới. Các cấp quản lý trung gian chủ yếu là như cũ, thiếu đâu
bổ sung thêm. Chúng ta phải khẳng định với nhau rằng yếu tố bẩm sinh để trở
thành người lãnh đạo lý tưởng là rất nhỏ so với bể kiến thức học hỏi và phát triển
khả năng lãnh đạo. Và đương nhiên những sự kiện diễn ra sau đó thật sự với tôi là
những bài học mà lúc đó tôi còn rất mơ hồ về nguyên nhân hoặc nhìn nhận nó
thiếu khoa học, kém tích cực.
Ngay trong một buổi khai giảng trước mặt toàn thể giáo viên, sinh viên toàn
trường thầy Hiệu trưởng tuyên bố cách chức trưởng phòng đào tạo. Mọi người có
mặt lúc đó tưởng đấy là một trò chơi, nhưng đó lại là một công bố chính thức của
lãnh đạo nhà trường, một công bố gây sốc cho toàn thể CBCNV trong trường. Tôi
không bàn ở đây tính đúng đắn của quyết định đó, mà tôi muốn nói đến sự kiện

tiếp theo. Kể từ khi vị trí trưởng phòng đào tạo bị bãi miễn thì phó hiệu trưởng


phụ trách đào tạo kiêm nhiệm luôn vị trí đó. Vài tháng sau đó nguyên một tiến sĩ,
một trưởng phòng đào tạo của một trường đại học danh tiếng sau khi nhận quyết
định về hưu được trường tôi mời về làm phụ trách phòng đào tạo. Từ khi đến
nhận công tác, đến khi phụ trách phòng đào tạo mới xin đi khỏi trường chỉ trong
vòng một tuần vị trí trưởng phòng đào tạo trường tôi lại trống.
Vài tháng sau đó, trường tôi lại mời một nhân sự sắp thành tiến sĩ, đã từng
tham gia công tác giáo vụ khoa cũng ở một trường đại học danh tiếng về. Trước
mắt là chuyên viên của phòng, sau cơ cấu sẽ đưa lên phụ trách phòng nhưng cũng
khoảng hai tuần thì người này cũng xin nghỉ.
Và hiện nay trường đã bổ nhiệm một nhân sự xuất phát là một giáo viên
trong trường lên làm phụ trách phòng đào tạo. Hiệu quả công việc là một điều
chưa thể đánh giá được lúc này. Tôi và các bạn đều mong trường tôi sẽ tuyển mộ
được người thích hợp với vị trí còn khuyết thiếu đó.
Vậy các bạn có đồng quan điểm với tôi là quản trị nhân sự ở tổ chức này có
vấn đề không? Còn sau khi học xong môn học quản trị nguồn nhân lực tôi đã trả
lời được câu hỏi của những người ra đi:
“ Công việc của Quản lý trực tiếp trước kia của bạn là gì?”
Tôi thiết nghĩ, nếu các nhân sự cả bãi miễn và xin đi ở vị trí trưởng phòng
đào tạo của trường tôi trước khi nhận công tác có được bản mô tả công việc thì
phòng tổ chức nhân sự có phải vất vả ra nhiều quyết định tuyển mộ rồi chấm dứt
như vậy không?
Lập bản mô tả công việc rõ ràng trước khi bạn tiến hành việc thuê nhân công sẽ
giúp cho bạn lựa chọn các ứng viên tốt nhất trong tập hồ sơ xin việc. Công việc này gồm
hai phần - tóm tắt trách nhiệm cần đảm đương của công việc, và lên danh mục các
nhiệm vụ chính cần được thực hiện.

Có thể nói ngay từ lúc đăng tuyển vị trí khuyết trên các phương tiện thông tin

đại chúng, Bản MTCV đã giúp nhà tuyển dụng giảm thiểu thời gian sàng lọc hồ sơ
ứng viên ngay từ đầu bằng việc ứng viên “tự xem xét” điều kiện phù hợp và khả
năng đáp ứng của mình đối với vị trí đăng tuyển để có thể quyết định nộp đơn xin
việc hay không.
Tuy nhiên tại nước ta, Bản MTCV vẫn chưa được áp dụng rộng rãi trong các
tổ chức. Thực tế có nhiều lý do cho sự chậm trễ tiến hành công việc này. Trong đó
nổi bật nhất là sự khó khăn khi phải tiến hành xây dựng từ ngọn trước khi có đủ cơ
sở nền móng của phần gốc. Đó là cách làm chắp vá vụn vặt. Tuy vậy dẫu sao có
làm vẫn hơn làm chưa làm được gì cả!


Bản Mô tả công việc miêu tả những yêu cầu chính của 1 công việc hay 1 vị
trí công việc. 1 bản Mô tả công việc đầy đủ được xày dựng trên cơ sở phân tích cụ
thể về công việc: những nhiệm vụ chính nhân viên sẽ đảm nhiệm, phương pháp
thực thi công việc, mục tiêu và trách nhiệm của nhân viên, mối liên hệ với các
nhân viên khác trong tổ chức, những kỹ năng cần thiết cho công việc.
Mục đích đầu tiên của bản Mô tả công việc là quy định các chức năng nhiệm vụ
của vị trí công việc.
Một điều rất quan trọng là bản Mô tả công việc phải cụ thể, rõ ràng. Trong
mọi trường hợp, nó phải tránh được tình trạng xảy ra khi một nhân viên từ chối
một nhiệm vụ bởi vì nhiệm vụ đó "không được ghi trong bản Mô tả công việc"
của họ.
Bản Mô tả công việc cũng đóng vai trò như một căn cứ cơ bản để định hướng
việc đào tạo nhân viên và đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ công việc của họ.
Bản Mô tả công việc cho một vị trí công việc được trình tự theo các bước sau, đặc
biệt trong cách tiến hành xây dựng Bản MTCV từ ngọn trước.
Bước 1: - Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của DN.
Bước 2: - Xác định chức năng nhiệm vụ của bộ phận.
Bước 3: - Xác định các nhiệm vụ của vị trí công việc.
Bước 4: - Thu thập các thông tin liên quan đến vị trí công việc.

Bước 5: - Tổng hợp thông tin để tạo lập Bản mô tả công việc.
Bước 6: - Phê duyệt, ban hành áp dụng chính thức.
Có được bản mô tả công việc về vị trí mình đang đảm nhiệm và phụ trách sẽ
rõ ràng trách nhiệm trong hiện tượng giao thoa 2 vị trí, người quản lý trực tiếp sẽ
dễ dàng nhận ra mảng nào còn trống. Và theo quan điểm của tôi việc xây dựng
được hệ thống bản mô tả công việc cho các vị trí tại một tổ chức thể hiện khả năng
lãnh đạo, năng lực của người quản lý và điều tất yếu là hiệu quả công việc đi kèm.
Dưới đây là một bản mô tả công việc còn thiếu của một vị trí trong tổ chức
của tôi. Theo tôi đây là một trong những nguyên nhân của những sự kiện tôi vừa
nêu trên:

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHỨC DANH CÔNG VIỆC CHUYÊN VIÊN ĐÀOTẠO
VÀ PHÁT TRIỂN
CHỨC DANH: Chuyên viên ĐT&PT

ĐƠN VỊ (PHÒNG/BAN): Phòng Tổ chức Lao động


CHỨC VỤ CẤP TRÊN QUẢN LÝ TRỰC TIẾP: Trưởng phòng Tổ chức Lao động
NGÀY BẮT ĐẦU CÓ HIỆU LỰC: ……/……/…..

Tãm t¾t c«ng viÖc
Tham mưu cho lãnh đạo phòng về định hướng kế hoạch đào tạo; theo dõi toàn bộ công tác
đào tạo toàn trường; trực tiếp thực hiện việc tổ chức đào tạo; Tham gia xây dựng các quy định, quy
trình về đào tạo; tham gia xây dựng, biên soạn tài liệu đào tạo; Đào tạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm
tra, đánh giá về công tác đào tạo đối với các đơn vị toàn công ty.
I. NỘI DUNG CÔNG VIỆC

TỶ
LỆ

TÀI LIỆU HƯỚNG
DẪN

Tham gia xây dựng kế hoạch:
1

-

Xây dựng kế hoạch đào tạo toàn công ty hằng tháng, quý năm;

5%

-

Tham gia xây dựng quy định, quy trình đào tạo.
Thực hiện các nghiệp vụ đào tạo:
-

Tổng hợp nhu cầu đào tạo toàn trường ;

-

Xây dựng kế hoạch đào tạo căn cứ vào kế hoạch của toàn đơn

- Quy định về tổ
chức đào tạo của
đơn vị và các
phòng ban trong
hệ thống.

vị, kế hoạch nhân sự nguồn đào tạo các yếu tố nội lực cho toàn hệ
thống và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
-

Tìm hiểu và khai thác nguồn đào tạo bên trong và bên ngoài.

-

Phối hợp với các đơn vị trên toàn hệ thống, với các tổ chức đào

- Quy trình đào
tạo

tạo, tổ chức được các khóa đào tạo theo kế hoạch và nhu cầu phát sinh.
2

-

Tiến hành đánh giá sau đào tạo nhằm lựa chọn được những nhân 60%

tố đào tạo có chất lượng, hiệu quả làm CB kế cận cho đơn vị.
-

- Bộ luật Lao
động và các văn
bản hướng dẫn thi
hành

Quản lý các thông tin đào tạo của CBNV, lý lịch ĐT và tài liệu

đào tạo.
-

Tư vấn về đào tạo và phát triển nhân sự căn cứ vào lộ trình công

danh theo yêu cầu của tổ chức.
-

Tiến hành đào tạo cho CBNV mới.

-

Tổng hợp đánh giá kết quả công tác của CBNV trên toàn hệ

thống theo định kỳ.
3 Công tác quản lý:

- Các quy định về
cam kết đào tạo

10%


-

Báo cáo tổng hợp và phân tích đánh giá về công tác đào tạo toàn

đơn vị;
-

Phối hợp với Trưởng phòng phân công giao việc, theo dõi, đánh

giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của nhân viên trong đơn vị.
Hướng dẫn, hỗ trợ, kiểm tra đơn vị:
4
Hướng dẫn, hỗ trợ, kiểm tra việc thực hiện công tác đào tạo

15%

trong toàn đơn vị.

5

Tham gia phối hợp
Tham gia công tác tuyển dụng, quản lý nhân sự

6 Thực hiện các hoạt động khác theo sự phân công của Trưởng phòng

5%

5%

- Nội quy lao
động
- Quy trình tuyển
dụng nhân
sự
- Quy định quản
lý nhân sự

- Quy trình liên
quan

II. TRÁCH NHIỆM

III. QUYỀN HẠN

1. Chịu trách nhiệm về tài liệu đào tạo toàn đơn
vị; chất lượng công tác tổ chức đào tạo.

1.Tham mưu đề xuất các mặt Công tác quản lý lao

2. Tổ chức đào tạo chẹt chẽ, đảm bảo đúng quy
trình.

2. Được quyền đề nghị, hỗ trợ để thực hiện nhiệm

3. Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về các
mặt công tác đào tạo toàn đơn vị.

3. Được quyền kiểm tra, đôn đốc về công việc được

4. Chấp hành nghiêm chỉ thị, mệnh lệnh, tuân thủ

4. Được trang bị đủ phương tiện làm việc và hưởng

các quy trình, quy định của đơn vị

các chế độ chính sách theo quy đinh của đơn vị

động với trưởng phòng hoặc cấp trên
vụ.
giao đối với các phòng ban trong đơn vị.

IV. BÁO CÁO:
NỘI DUNG BÁO CÁO

THỜI GIAN
Ngày 30 hàng tháng

NƠI NHẬN

HÌNH
THỨC

Trưởng
phòng

Văn bản

2. Báo cáo kết quả sau mỗi khóa đào tạo Sau khóa đào tạo

Trưởng
phòng

Văn bản

3. Các báo cáo đột xuất khác khi có yêu

TP và yêu

1.

Báo cáo Tổng hợp nhu cầu đào tạo
theo tháng/quý/năm

Ngày 30 tháng cuối quý
Ngày 30 tháng cuối năm

Theo yêu cầu

Mail

Mail
Yêu cầu


cầu

cầu
V. YÊU CẦU TIÊU CHUẨN:

1. Trình độ học vấn :
Sau đại học Đại học

Cao đẳng

Trung cấp

Sơ cấp

Bằng nghề

PTTH

x

Ngành học: Kinh doanh

Chuyên ngành: Quản trị nhân sự, kinh tế lao động, Kế hoạch

Các khoá đào tạo khác và chứng chỉ:
2. Yêu cầu về kinh nghiệm:
- Làm công tác quản lý lao động ít nhất 06 tháng.
3. Yêu cầu về kiến thức, kỹ năng:
Kỹ năng: Viết, soạn thảo văn bản khá; Thống kê, tổng hợp; kỹ năng lập kế hoạch; kỹ năng tổ chức
điều hành
Giao tiếp: Có khả năng giao tiếp tốt, tự tin thuyết trình trước đám đông
Ngoại ngữ:Tiếng Anh (A)
Tin học: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (thành thạo các công thức Excel), thao tác tốt trên
phần mềm nhân sự
4. Yêu cầu về thể chất :
Sức khoẻ: Tốt
Ngoại hình:
5. Yêu cầu về điều kiện làm việc:
Thời gian làm việc: Giờ hành chính

Chiều cao:

Cân nặng:

Ca

Đặc thù công việc

x

Địa bàn làm việc tại: Tại Văn phòng của đơn vị.
Ngày……tháng……năm 2009
HIỆU TRƯỞNG

Xin chân thành cám ơn phần kiến thức trong môn học do Giảng viên và
chương trình cung cấp./.