ứng dụng phần mềm open erp trong quản lý chuỗi cung ứng

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

---o0o---

BÀI TẬP LỚN
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
DOANH NGHIỆP

Đề tài:

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM OPEN ERP
TRONG QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG

HÀ NỘI – 2015


MỤC LỤC


DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH


PHẦN 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY GIẦY 7
1.1 Giới thiệu chung
− Tên doanh nghiệp : Công ty thương mại và dịch vụ Giầy 7
− Trụ sở

: Số 137, Chùa Bộc, Đống Đa, Hà Nội

− Lĩnh vực hoạt động : Sản xuất và kinh doanh giầy thời trang

1.2 Cơ cấu tổ chức công ty

GIÁM ĐỐC

PHÒNG
KỸ THUẬT

SẢN XUẤT
PHÂN XƯỞNG
SẢN XUẤT

KHO

PHÒNG
NHÂN SỰ

TỔNG GIÁM ĐỐC
PHÒNG
KẾ TOÁN

GIÁM ĐỐC

PHÒNG
MARKETING

KINH DOANH
PHÒNG
KINH DOANH

QUẢN LÝ

GIAO/NHẬN

QUẢN LÝ
CỬA HÀNG

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty Thương mại và Dịch vụ Giầy 7

4


1.3 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
1.3.1 Giám đốc
− Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty;
− Đề ra các chiến lược dài hạn, ngắn hạn, các quy định nội bộ, giám sát các hoạt
động tài chính, nhân sự, đối ngoại;
− Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với nhân viên trong công ty;
− Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty;
− Đại diện pháp nhân của Công ty trong các giao dịch Chịu trách nhiệm cho mọi
hoạt động của công ty và trước pháp luật về trách nhiệm quản lý điều hành
công ty.
1.3.2 Phòng kỹ thuật
− Tổ chức nghiên cứu, áp dụng quy trình về hệ thống đo lường chất lượng, kiểm
tra, giám sát chặt chẽ quy trình sản xuất chế tạo tại các phân xưởng;
− Theo dõi tình hình sản xuất của công ty bảo đảm yêu cầu kỹ thuật đề ra;
− Có trách nhiệm kiểm tra & đánh giá chất lượng sản phẩm;
− Đảm bảo máy móc thiết bị hoạt động tốt, lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa
thiết bị, máy móc trong xưởng.
1.3.3 Phân xưởng sản xuất
− Điều hành sản xuất, kiểm tra các tổ sản xuất;
− Nhận nguyên liệu từ kho, tiến hành sản xuất và làm đúng các quy trình, đảm

bảo chất lượng sản phẩm, nắm rõ các yêu cầu kỹ thuật của bản vẽ sản phẩm;
− Thực hiện đóng gói hoàn thiện sản phẩm đúng quy trình công nghệ kỹ thuật.
1.3.4 Bộ phận kho shàng
− Nhập hàng đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng, đảm bảo các quy định về an
toàn lao động, các nội quy, quy chế vận hành máy móc thiết bị;
− Thực hiện đóng gói hoàn thiện sản phẩm đúng quy trình công nghệ kỹ thuật;
− Nhận đơn và vận chuyển hàng.

5


1.3.5 Phòng nhân sự
− Tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng lao động;
− Thống kê tình hình nhân sự; tổng hợp dữ liệu chấm công, thực hiện công tác
lập kế hoạch đơn giá tiền lương, phân bổ và quyết toán quỹ tiền lương;
− Quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên, người lao động theo quy định hiện hành;
− Quản lý công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của cán bộ, nhân viên và người
lao động.
1.3.6 Phòng kế toán
− Thực hiện các chế độ tiền lương, tiền thưởng, các chỉ tiêu về phúc lợi, quản lý
vốn, bảo hiểm và các khoản cổ phiếu hành chính khác;
− Cân đối thu chi và thực hiện nhiệm vụ nộp ngân sách Nhà Nước;
− Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định chế độ tài chính hiện hành
của Nhà nước phản ánh trung thực kết quả hoạt động của công ty;
− Phân tích tình hình tài chính, cân đối nguồn vốn, công nợ trong công ty và báo
cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc.
1.3.7 Phòng marketing
− Xây dựng kế hoạch, giải pháp và tổ chức thực hiện các hoạt động tiếp thị;
− Thiết lập ngân sách marketing, trình Giám đốc duyệt;
− Giúp Giám đốc điều hành và quản lý mọi hoạt động tiếp thị của công ty một

cách hiệu qua; bảo đảm các nguồn lực cho kinh doanh.
1.3.8 Phòng kinh doanh
− Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh định kỳ của công ty, lập kế hoạch
phân giao, điều phối và bổ sung nhiệm vụ cho các đơn vị trực thuộc;
− Tổng hợp số liệu, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh tháng, quý, năm;
− Phân tích đánh giá kết quả hoạt động kinh tế theo tháng, quý, năm;
− Đề xuất với lãnh đạo công ty về các biện pháp quản lý nhằm tăng năng suất
lao động, nâng cao hiệu quả quản lý và hiệu quả sản xuất kinh doanh.

6


PHẦN 2. GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM OPEN ERP VÀ ỨNG DỤNG TRONG
QUẢN LÝ HỆ THỐNG CHUỖI CUNG ỨNG
2.1 Giới thiệu phần mềm OpenERP
2.1.1 Giới thiệu chung
OpenERP (Enterprise resource planning) là một hệ thống phần mềm mã nguồn
mở được thiết kế đặc biệt để giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh
doanh và tiết kiệm chi phí.
Hiện tại OpenERP đã được phát triển với hơn 700 modules khác nhau đáp ứng
hầu hết mọi yêu cầu quản lý của các công ty trong đa dạng các lĩnh vực khác nhau.

Hình 2.1: Giao diện cơ bản của phần mềm OpenERP v.7
OpenERP tích hợp các chức năng xử lý nghiệp vụ của tất cả các bộ phận trong
một phần mềm máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả nhu cầu đặc thù của các bộ
phận khác nhau.
Mọi nhân viên khi có đủ quyền hạn đều có thể xem được thông tin như ý muốn,
và quan trọng hơn, giám đốc ngồi trên cao vẫn có thể nắm tình hình doanh nghiệp của
ông một cách nhanh chóng mà không phải đợi hàng tá báo cáo từ nhiều bộ phận gửi
lên trong một thời gian dài.

7


2.1.2 Các phân hệ chính
- Quản lý quan hệ khách hàng - CRM
- Kế toán - Accounting
- Điểm bán hàng - Point of Sales
- Quản lý dự án - Project Management
- Quản lý kho - Warehouse Management
- Quản lý nhân sự - Human Resources

- Quản lý mua hàng - Purchase
- Quản lý sản xuất - Manufacturing
- Marketing
- Quản lý tiền lương - Payroll
- Hóa đơn - Invoicing
- Công cụ tùy chỉnh - Application Builder

2.2 Khái niệm chuỗi cung ứng
Theo Hội đồng chuỗi cung ứng, quản trị chuỗi cung ứng là việc quản lý cung và
cầu, xác định nguồn nguyên vật liệu và chi tiết, sản xuất và lắp ráp, kiểm tra hàng và
tồn kho, tiếp nhận đơn hàng và quản lý đơn hàng, phân phối qua các kênh và phân
phối đến khách hàng cuối cùng.
Các nội dung trong chuỗi cung ứng bao gồm:
− Lập kế hoạch
− Tìm nguồn cung cấp
− Sản xuất, tạo ra sản phẩm
− Phân phối
− Trả về

Hình 2.2: Quy trình chuỗi cung ứng
8


2.3 Ứng dụng phần mềm trong quản lý hệ thống chuỗi cung ứng
2.3.1 Quản lý mua hàng
Phân hệ mua hàng có chức năng quản lí thông tin từ mua hàng đến nhập kho bao
gồm như: quản lí báo giá, quản lí yêu cầu mua hàng, quản lí đơn đặt hàng, hóa đơn,
thanh toán và kiểm tra hàng nhập kho. Phân hệ này được tích hợp hoàn toàn với phân
hệ quản lý kho và kế toán.
Xác định nguyên vật liệu

Xác định nhà cung cấp

Tạo đơn đặt hàng

Nhận hàng

Mua hàng

Thanh toán

Nhập kho

Sơ đồ 2.2: Quy trình mua nguyên vật liệu
2.3.2 Quản lý sản xuất

Tạo công thức

Sản xuất

Nhập kho

Sơ đồ 2.3: Quy trình sản xuất sản phẩm
− Tạo lập và quản lý hóa đơn của vật liệu để quản lý nhu cầu sản xuất;
− Quản lý quy trình sản xuất, quản lý chất lượng sản xuất, theo dõi các nguyên
vật liệu bị lỗi và sản phẩm được sản xuất trong chương trình;
− Quản lý nhân công và nguyên vật liệu: chỉ định và lập kế hoạch sản xuất dựa
vào tài nguyên, nhân công và nguyên vật liệu một cách hiệu quả;
− Tích hợp với phân hệ mua hàng, quản lý kho, kế toán, bán hàng, và nhân sự.
9


2.3.3 Quản lý kho
− Được tích hợp với các phân hệ kế toán, bán hàng, mua hàng, sản xuất;
− Thiết lập giá trị tồn kho tối thiểu, tồn kho tối đa cho các sản phẩm để tránh
tình trạng thiếu hụt, dư thừa;
− Xem tức thời tình hình các kho, đưa ra các chỉ số tình hình của kho hàng;
− Tự động sinh ra các đơn mua hàng hoặc lệnh sản xuất để bổ sung hàng hóa
trong kho dựa vào tối kho tối thiểu, tối đa;
− Các báo cáo: xuất nhập tồn, tuổi kho ở nhiều định dạng PDF, HTML, Excel
− Chuyển hàng từ kho này sang kho khác một cách chặt chẽ, dễ dàng;
− Điều khiển giao nhận hàng một cách dễ dàng;
− Hệ thống kế toán kho hỗ trợ các phương pháp tính giá xuất kho: bình quân gia
quyền, tức thời; FIFO; LIFO; thực tế đích danh.
2.3.4 Quản lý bán hàng
− Tạo kế hoạch bán hàng,thiết lập mục tiêu bán hàng và theo dõi tiến độ;
− Quản lý các khoản phải thu để đảm bảo các khoản được thu thập trong thời
gian thiết lập và để giảm số lượng các khoản nợ xấu;

− Tích hợp quản lý điểm bán hàng (POS), hỗ trợ đổi/trả hàng, hỗ trợ kết nối máy
đọc/in mã vạch, màn hình cảm ứng, tích hợp thương mại điện tử B2B & B2C.
− Đánh giá và quản lý quá trình bán hàng;

10


Sơ đồ 2.4: Quy trình bán hàng

11


PHẦN 3. ỨNG DỤNG QUY TRÌNH PHẦN MỀM OPENERP VÀO NGHIỆP
VỤ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG CỦA CÔNG TY GIẦY 7
Bài toán đặt ra: doanh nghiệp Giầy 7 cần sản xuất 300 đôi giầy buộc giây đế thấp
& 200 đôi giầy lười, sau đó bán hàng.
3.1 Đặt mua nguyên liệu
ST
T

Tên sản phẩm

Số lượng Đơn vị

Giá mua

1

Vải may

1500

m

170,000

2

Chỉ may

700

cuộn

3

Khuyên xỏ

5000

cái

400

4

Đế giày

1000

cái

50,000

5

Dây giầy

1000

cái

5,000

50,000

Nhà cung cấp
Công ty vải Đông Tây
Công ty chỉ Thanh Thảo
Công ty Đức Bình
Công ty Thảo Thắng
Công ty Thảo Thắng

3.1.1 Tạo nhà cung cấp
Purchases/ Address Book/ Supplier
+ Chọn “creats” để tạo nhà cung cấp, điền các thông tin của nhà cung cấp vào
sau đó ấn “save” để lưu lại.

12

13


3.1.2 Tạo sản phẩm
Purchases/ Products/ Products/ Creats để tạo sản phẩm như bảng dưới
+ Tạo sản phẩm để sản xuất

+ Tạo sản phẩm để bán

14


3.1.3 Tạo đơn đặt hàng
Purchases/ Purchase Order/ Creats
+ Chọn “Convert to Purchase Order” để xác nhận đơn đặt hàng.

+ Hệ thống sẽ chuyển tình trạng đơn đề nghị đặt hàng là “Approved”, đơn đặt
hàng đã được xác nhận.

15


3.2 Thanh toán cho nhà cung cấp và nhập kho
3.2.1 Thanh toán cho nhà cung cấp
Accouting/Suppliers/Suppliers Invoice, đơn đặt hàng vừa tạo sẽ hiện ra
+ Tìm bản hóa đơn có ID tương ứng với đơn hàng và tình trạng là “draft”.

+ Nhấp vào đơn đặt hàng vừa tạo, sau đó chọn “Aprrove” để xác nhận đơn.

16


+ Chọn “Pay Invoice” để thanh toán.

+ Tiếp theo, ta chọn hình thức thanh toán ở “Payment Method”, và chọn
“Validate” để xác nhận thanh toán.

17


3.2.2 Nhập kho hàng
Warehouse/ Warehouse Management/ Incoming Shipments
+ Tại đây xuất hiện đơn đặt hàng được tạo ở bước trước. Ấn chọn đơn đặt
hàng.

+ Sau khi ấn chọn đơn, tiếp tục chọn “Process” để tiến hành nhập kho.

18


+ Ấn Validate để xác nhận đơn hàng đã được giao.

Để kiểm tra đơn hàng đã hoàn thành hay chưa, ta vào Purchase/Purchse Orders:
Chọn Approved, chọn Done. Ở đây, ta sẽ quan sát cột Invoiced (đã thanh toán) và
Received (đã nhận hàng), nếu là 100% tức là đã thanh toán và nhận hàng, nếu là 0%
tức là chưa thanh toán, chưa nhận hàng.

19

3.3 Sản xuất
STT

Tên sản phẩm

Số lượng
(đôi)

1

Giày buộc dây

300

2

Giày lười

200

Định mức 1 sản phẩm
Chỉ
Khuyên
Vải (m)
Đế (cái)
(cuộn)
xỏ (cái)
1,0
0,5

10
1
0,8

0,5

-

1

3.3.1 Tạo công thức
Manufacturing/ Master Data/ Bill of Materials/
+ Sau đó chọn “Create” để nhập thông tin các nguyên vật liệu để sản xuất sản
phẩm. Sau khi nhập đủ nguyên liệu, ấn “save” để lưu lại công thức.
+ Công thức để sản xuất 1 chiếc giày buộc dây

3.3.2 Quy trình sản xuất
Manufacturing/ Manufacturing Order/ Creats
Sau khi chọn “creats” sẽ hiện ra bảng, ta cần điền đầy đủ thông tin như sau:
− Tên sản phẩm (Product): Giầy buộc dây
− Số lượng (Product Qty): 300
− Tên mục nguyên vật liệu (Bill of Material): Giày buộc dây

20


− Nơi lưu trữ nguyên vật liệu (Raw Materials Location): Physical Locations/
Your Company/ Stock: Lưu trữ tại kho
− Nơi lưu trữ sản phẩm đã hoàn thiện (Finished Products Location): Physical
Locations/ Your Company/ Stock: Lưu trữ tại kho

Sau đó chọn “Confirm Product” để xác định quy trình

+ Chọn “Force Reservation” để xác nhận nguyên vật liệu đã đầy đủ để đưa
vào sản xuất.

21


+ “Start Product” để bắt đầu sản xuất.

+ Nhấn “Produce” để xác nhận sản phẩm bắt đầu được sản xuất.
+ Xuất hiện bảng xác nhận, nếu đúng chọn “Corfirm”.

22


+ Quy trình sản xuất xong sẽ chuyển “Done”

3.4 Bán hàng
Thông tin khách hàng
Người đại diện
Tên đơn vị
Người liên hệ
Số điện thoại
Email
Số lượng (đôi)
Giá bán/đôi

Khách hàng 1
Nguyễn Hồng Ngọc

Cửa hàng Mạnh Tiến
Nguyễn Mạnh Tiến
0912.660.158

150 đôi giày buộc dây
350.000

23

Khách hàng 2
Nguyễn Hồng Ngọc
Bách hóa Đại Mỗ
Phan Ngọc Linh
0905.123.7889

100 buộc dây
100 lười
350.000
310.000


3.4.1 Tạo đầu mối (leads)
Sales/Leads/Create
+ Điền các thông tin cần thiết, sau đó chọn “Open”.
+ Tiếp theo chọn “Convert To Opportunity” để chuyển đầu mối thành cơ hội.

+ Hiện ra bảng để xác nhận, nhấn chọn “Create Oppotunies”

24

3.4.2 Tạo cơ hội bán hàng(Oppotunies)
Sales/ Opportunities
+ Chọn đơn hàng vừa tạo. “Lead” vừa tạo đã được chuyển sang, chọn biểu
tượng “edit” (biểu tượng đầu tiên theo hướng mũi tên).

+ Chọn “Convert To Quote” để tạo báo giá cho khách hàng.

25