tiểu luận chương 5 chức năng tổ chức

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HỒ CHÍ MINH
LỚP D10
THUYẾT TRÌNH MÔN QUẢN TRỊ HỌC

TÊN ĐỀ TÀI
Chương 5:

GVHD:
Cô Trần Ngọc Thiện Thy
Hồ Chí Minh, ngày 24 tháng 11 năm 2016

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN


.............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................

.............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................
I. XÂY DỰNG CÁC ĐƠN VỊ BỘ PHẬN.
A.

HÌNH THÀNH CÁC BỘ PHẬN ( CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU
TỔ CHỨC )

-

Cơ cấu tổ cức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành một
thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng, nhằm tạo nên một
môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận, hướng
tới hoàn thành mục tiêu chung.
1.

CƠ CẤU THEO TRỰC TUYẾN

- Cơ cấu theo thực tuyến là một mô hình tổ chức quản lý , trong đó nhà quản trị ra
quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới và ngược lại ,mỗi người cấp dưới
2


chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếp cách
trên.

Đặc điểm
+ Quan hệ theo đường
thẳng, từ trên xuống.
+ Người thừa hành thực
hành mệnh lệnh của cấp
trên.
+ Người phụ trách chịu
trách nhiệm hoàn toàn.

Ưu điểm

Nhược điểm

+ Tránh hiện tượng thi hành
nhiều mệnh lệnh khác nhau.
+ Phù hợp với chế độ 1 thủ
trưởng.

+ Thủ trưởng có kiến thức toàn
diện.
+ Không tận dụng chuyên gia
có trình độ cao.
+ Phù hợp với phạm vi hẹp.

2.CƠ CẤU THEO CHỨC NĂNG .
- Cơ cấu theo chức năng là loại hình cơ cấu tổ chức trong đó từng chức năng quản
lý được tách riêng do một bộ phân một cơ quan đảm nhận . Cơ cấu này có đặc điểm
là những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn và thành thạo
nghiệp vụ trong phạm viquản lý của mình .

3


Đặc điểm
Ưu điểm
Cán bộ phụ trách có + Thu hút các chuyên gia
quyền ra các chỉ thị, về công tác lãnh đạo.
mệnh lệnh liên quan đến + Giải quyết các vấn đề tốt
chuyên môn.
hơn.
+ Giảm bớt gánh nặng cho
cán bộ chỉ huy.

3.

Nhược điểm
+ Vi phạm chế độ 1 thủ trưởng.
+ Dễ phát sinh trách nhiệm
không rõ ràng.
+ Thiếu kỷ luật.

CƠ CẤU THEO TRỰC TUYẾN –CHỨC NĂNG .

- Cơ cấu này là sự kết hợp của cơ cấu theo trực tuyến và cơ cấu theo chức năng

Theo đó, mối quan hệ giữa cấp dưới và cấp trên là một đường thẳng còn các bộ
phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn ,những lời khuyên và
kiểm tra sự hoạt động của các bộ phận trực tuyến
4

Đặc điểm

Ưu điểm

Nhược điểm

5


+ Thủ trưởng được sự tham mưu + Phát huy năng lực chuyên + Làm cho bộ máy cồng kền
của các phòng chức năng…để môn của các phòng ban chức + Đòi hỏi lãnh đạo phải luô
chọn quyết định tối ưu.
năng.
điều hoà phối hợp hoạt động.
+ Đảm bảo chế độ 1 thủ trưởng.
+ Các phòng chức năng không có
quyền ra mệnh lệnh.

4. CƠ CẤU MA TRẬN .
- Cơ cấu tổ chức ma trận là loại cơ cấu dựa trên những hệ thống quyền lực và hỗ
trợ nhiều chiều.Cơ cấu này tạo ra một Giám đốc dự án là người chịu trách nhiệm
phối hợp các bộ phận và phân chia quyền lực với cả các nhà quản trị theo chức
năng.

6


Ưu điểm

Nhược điểm

Áp dụng

+ Giảm bớt công việc của người lãnh + Làm cho nhân viên dưới quyền Khi tổ chức gặp áp lự
đạo.
lâm vào tình trạng bối rối.
+ Từ bên ngoài và
+ Sử dụng nguồn lực mềm dẻo và + Dễ tạo ra xung đột
trong.
linh hoạt.
+ Đây là loại hình cơ cấu phức + Về năng lực xử
+ Tăng cường trách nhiệm của người tạp, không bền vững, dễ bị thay thông tin.
lãnh đạo.
đổi.
+ Về chia sẻ nguồn l
+ Tạo điều kiện phân bổ các chuyên
gia một cách hiệu quả.

5. CƠ CẤU TỔ CHỨC THEO KHU VỰC ĐỊA LÝ
Ưu điểm

Nhược điểm

Đặc điểm

+ Thích hợp với sự thay đổi + Hạn chế thuyên chuyển nhân +Ban lãnh đạo doanh
viên
nghiệp giao quyền cho
nhanh chóng của mội trường.

nhà quản trị đứng đầu bộ
+ Xác định rõ những yếu tố + Sử dụng không hiệu quả các kỹ phận đảm nhiệm tất cả
năng về nguồn lực.
các chức năng
liên quan đến sản phẩm hay
dịch vụ.
+ Khuyến khích sự quan tâm
tới nhu cầu của khách hàng.

+ Không thúc đẩy sự hợp tác chặt
chẽ giữa các tuyến sản phẩm.
+ Tạo ra sự tranh chấp nguồn lực
giữa các sản phẩm.

Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý thường được sử dụng ở các doanh nghiệp
hoạt động ở nhiều khu vực thị trường khác nhau.
-

7


6. CƠ CẤU TỔ CHỨC THEO SẢN PHẨM
- Khi một doanh nghiệp mở rộng sản xuất, gia tăng thị phần thu hút được ngày
càng nhiều khách hàng thì cơ cấu theo chức năng hay khu vực địa lý tỏ ra không
còn phù hợp. Do đó cần phải có một cơ cấu mới phù hợp với đặc điểm đó.

B.

Đặc điểm

Ưu điểm

Nhược điểm

+ Phân chia thành những
đơn vị chuyên trách thiết kế,
sản xuất và tiêu thụ sản
phẩm.
+ Phù hợp với những doanh
nghiệp có quy mô toàn cầu.

+ Tăng sự chuyên mô hoá.
+ Xác định khá chính xác các
yếu tố: chi phí, lợi nhuận,…
+ Duy trì tính linh hoạt, phản
ứng kịp thời với những thay
đổi và biến động.

+ Rất khó phối hợp hoạt động
giữa các bộ phận.
+ Chỉ cho phép điều động nhân
sự trong nội bộ.
+ Việc thuyên chuyển nhân viên
ra ngoài bị hạn chế.

PHÂN CẤP TRONG QUẢN TRỊ VÀ TẦM QUẢNTRỊ
B.1. PHÂN CẤP TRONG QUẢN TRỊ.
1. Khái niệm
-Phân cấp trong quản trị là sự phân chia hay ủy thác bởi quyền hành của nhà quản
trị cấp trên cho các nhà quản trị cấp dưới.

2. Mục đích
- Giúp cho các tổ chức đáp ứng kịp thời, nhanh chóng và phù hợp trước những yêu
cầu của tình hình.
- Giảm bớt áp lực công việc cho cấp trên
- Tạo dựng bầu không khí lành mạnh cho nhân viên.
- Phát triển khả năng tự quản lý cấp dưới.

3. Theo cấp quản trị kinh doanh
3.1 Quản trị cấp cao: Quản trị chung tất cả các hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp, người quản trị ở cấp này gọi là nhà quản trị cấp cao nhất (chủ tịch, tổng
giám đốc, giám đốc...)
8


3.2 Cấp quản trị trung gian(giữa): Là chỉ những cấp chỉ huy trung gian, đứng trên
những nhà quản trị cấp cơ sở và dưới các nhà quản trị cấp cao. Với cương vị này, họ
vừa quản trị các nhà quản trị cấp cơ sở thuộc quyền vừa đồng thời điều khiển các
nhân viên khác.
Ở cấp giữa có thể có nhiều cấp, điều này phụ thuộc vào loại hình tổ chức của doanh
nghiệp, người làm quản trị ở cấp này là các trưởng, phó phòng; ban; các quản đốc,
phó quản đốc các phân xưởng...
3.3 Cấp quản trị cơ sở (thấp nhất): Là những nhà quản trị ở cấp bậc cuối cùng
trong hệ thống cấp bậc của quản trị trong cùng tổ chức. Người quản trị cấp này là
đốc công, nhóm trưởng, tổ chức trưởng, là những người không còn cấp quản trị nào
bên dưới.

B.2. TẦM QUẢN TRỊ.
Khái niệm: Tầm hạn quản trị (tầm hạn kiểm soát) là khái niệm dùng để chỉ số
lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt đẹp

nhất, bao gồm giao việc, hướng dẫn, lãnh đạo, kiểm tra nhân viên dưới quyền một
cách thỏa đáng có kết quả.
- Theo kinh nghiệm quản trị, tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị bình
thường là khoảng 3 - 9 nhân viên thuộc cấp. Tuy nhiên con số này có thể tăng đến
12 hay 15 trong trường hợp nhân viên dưới quyền chỉ làm những hoạt động đơn
giản, và rút xuống còn 2 – 3 người khi công việc mà cấp dưới trực tiếp thực hiện là
phức tạp.

9


Ví dụ:Nếu tổ chức có 4096 nhân viên mà tầm quản trị là 4 thì cấp quản trị là 6 và số
lượng quản trị viên là 1365 người. nếu tầm quản trị là 8 thì cấp quản trị là 4 và số
lượng quản trị viên là 585 người => tiết kiệm được khá nhiều chi phí.
- Chúng ta có thể thấy cùng với 1 số lượng cán bộ nhân viên bằng nhau, nếu xí
nghiệp chọn tầm hạn quản trị rộng (tức là mỗi nhà quản trị phải điều khiển 1 số
đông người), xí nghiệp sẽ có ít tầng nấc trung gian giữa giám đốc và công nhân, và
bộ máy tổ chức của xí nghiệp sẽ có dạng thấp. Ngược lại nếu xí nghiệp chọn tầm
hạn quản trị hẹp (tức là mỗi nhà quản trị sẽ chỉ điều khiển 1 số ít người) thì xí
nghiệp sẽ có nhiều cấp trung gian và bộ máy tổ chức của xí nghiệp sẽ có dạng cao.
- Bộ máy tổ chức có nhiều tầng nấc trung gian sẽ dễ bị lệch lạc thông tin và chậm
trễ trong giải quyết công việc, ngoài ra chi phí nhân sự cao. Bỏ bớt tầng nấc trung
gian sẽ giúp bộ máy tổ chức gọn nhẹ, chi phí nhân sự thấp hơn.
- Để xác định tâm hạn quản trị cần căn cứ vào các yếu tố:
•

Năng lực nhà quản trị

•

Trình độ cấp dưới

•

Mức độ ủy quyền của cấp trên cho cấp dưới

•

Sự thay đổi của công việc

•

Phương tiện kỹ thuật

•

Tính chất công việc
10


Về ứng dụng thực tiễn: tầm hạn quản trị ở mỗi cấp không phải lúc nào cũng đều
nhau trong các công ty => tính ứng dụng chưa cao.
B. QUYỀN

HẠN, TRÁCH NHIỆM VÀ GIAO QUYỀN

Khái niệm quyền hạn:là quyền tự chủ trong quá trình quyết định, đòi hỏi sự
tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản trị nhất định trong
cơ cấu tổ chức
“Một ông vua có thể chết nhưng ngôi vua vẫn còn đó”.

Phân loại quyền hạn trong tổ chức: 3 loại
- Quyền hạn trực tuyến: quyền hạn cho phép người quản trị ra quyết định và
giám sát trực tiếp đối với cấp dưới(ra quyết định và thực hiện chúng)
- Quyền hạn tham mưu: thực hiện chức năngđiều tra, khảo sát, nghiên cứu,
phân tích và đưa ra những ý kiến tư vấn cho những người quản trị trực tuyến
- Quyền hạn chức năng: quyền traocho một cá nhân ra quyết định và kiểm
soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác

Sự phân quyền
Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn do bộ phận hay cá
nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó
Phân quyền là việc làm cần thiết vì không một CEO nào có thể 3 đầu 6 tay để thực
hiện tất cả mọi việc.

Lợi ích của việc phân quyền:
- Tạo điều kiện rèn luyện cho cấp dưới.
- Là cơ sở để lựa chọn, để bắt những người có năng lực vào những vị trí cần thiết
trong bộ máy quản trị.

11


Ủy quyền là giao phó quyền hành và trách nhiệm cho người khác để họ thay quyền
thực hiện những nhiệm vụ riêng biệt.

Quá trình ủy quyền
1. Xác định kết quả mong muốn
2. Giao nhiệm vụ
3. Giao quyền hạn để hoàn thành các nhiệm vụ và yêu cầu người được ủy quyền

phải chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ
4. Kiểm tra theo dõi

Những nguyên tăc ủy quyền:
Người được ủy quyền phải là cấp dưới có thể trực tiếp làm những công việc đó
Sự ủy quyền không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của người ủy quyền
Quyền lợi, nghĩa vụ của người ủy quyền và người được ủy quyền phải đảm bảo và
gắn bó với nhau
Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ được ủy quyền phải được xác định rõ ràng
Ủy quyền phải tự giác không được áp đặt
Người được ủy quyền phải có đầy đủ thông tin trước khi bắt tay vào việc
Luôn luôn phải có sự kiểm tra trong quá trình thực hiện sự ủy quyền

II. XÂY DỰNG CƠ CHẾ PHỐI HỢP GIỮA CÁC ĐƠN VỊ
/ BỘ PHẬN
1

-

Vai trò của công tác phối hợp

Khái niệm: Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những con người, bộ
phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các
mục tiêu chung của tổ chức.

12


-

Không có phối hợp, con người không thể nhận thức được vai trò của mình trong
tổng thể và có xu hướng theo đuổi những lợi ích riêng thay vì hướng tới những
mục tiêu chung.
Mục tiêu của phối hợp: Là đạt được sự thống nhất hoạt động của các bộ
phận bên trong và cả với bên ngoài tổ chức.

-

-

Một tổ chức đặt ra cho mình hệ thống mục tiêu càng lớn càng đòi hỏi mức độ
cao của sự phối hợp.
2.

Các công cụ phối hợp

-

Các kế hoạch: Với các kế hoạch như chiến lược, chính sách, chương trình, dự
án,.v.v. hoạt động của các bộ phận và con người sẽ ăn khớp với nhau nhờ tính
thống nhất của các mục tiêu và các phương thức hành động.

-

Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật:
+ Chuẩn hóa các kết quả: Chỉ ra đạt được gì?
+ Chuẩn hóa các quy trình: Chỉ ra phải làm thế nào?
+ Chuẩn hóa các kỹ năng: Chỉ ra người thực hiện các quá trình phải thỏa mãn
những yêu cầu nào?

-

Các công cụ cơ cấu: Tạo điều kiện dễ dàng cho giao tiếp theo chiều dọc (cơ cấu
giảm thiểu số cấp quản trị) và theo chiều ngang (Cơ cấu ma trận, nhóm dự án,
nhóm chất lượng, hội đồng thường trực,…)
Khi các yêu cầu đối với phối hợp đã trở nên quá lớn, đến mức làm cho mọi
phương pháp đều trở nên thiếu hiệu quả thì tốt nhất là đảm bảo phối hợp bằng
cách giảm thiểu nhu cầu phối hợp, Jay Galbraith xác định : Thứ nhất, thiết lập
mối quan hệ thị trường giữa các bộ phận. Và thứ hai, tạo nên những đơn vị độc
lập, có thể thực hiện nhiệm vụ của mình mà không cần đến sự trợ giúp của các
bộ phận khác.

-

Giám sát trực tiếp: Phối hợp được thực hiện bởi người quản trị thông qua việc
trực tiếp giám sát công việc của cấp dưới và đưa ra các mệnh lệnh buộc cấp dưới
phải thực hiện trong một khuôn khổ thống nhất.
13


Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông và tham gia quản
trị với những phương diện cơ bản:
+ Phương diện kỹ thuật: Các hệ thống thông tin quản lý(MIS), hệ thống thông
tin điều hành (EIS), hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (DSS) được xây
dựng để các nhà quản trị phối hợp và kiểm tra sự vận hành của các đơn vị trực
thuộc.
Ngày nay, các hệ thống truyền thông phi tập trung với sự trợ giúp bởi điện thoại,
fax, thư điển tử, internet đã làm tăng khả năng phối hợp không những giữa các
đơn vị bên trong mà cả với các tổ chức bên ngoài môi trường trong nước và

quốc tế.
+ Phương diện hành vi: Các nhà quản trị dạo quanh khu vực mình phụ
trách để xem xét các hoạt động và trao đổi một cách phi chính thức với nhân
viên.
- Văn hóa tổ chức: Hệ thống nhận thức, những giá trị, những chuẩn mực, những
lễ nghi hàng ngày, những điều cấm kỵ là “xi măng chuẩn” gắn kết các bộ phận
và con người của tổ chức thành một khối thống nhất, làm tăng cường khả năng
phối hợp để đạt mục đích chung.
Ví dụ: Một doanh nghiệp muốn đạt được doanh số bán hàng cao cần phải có sự
phối hợp tốt giữa bộ phận bán hàng và Marketing. Bởi danh sách khách hàng
tiềm năng – được coi là sản phẩm của bộ phận Marketing nếu có chất lượng cao
sẽ hỗ trợ rất tốt và tiết kiệm thời gian cho bộ phận bán hàng, ngược lại, khi bộ
phận bán hàng khai thác tốt danh sách này, sẽ tăng hiệu quả của một chiến dịch
Marketing.
Nguồn
Web: Quantri.vn
Sách: Quản trị học (PGS.TS.Nguyễn Thị Liên Diệp)
Giáo trình Quản trị học (PGS.TS.Đoàn Thị Thu Hà)

14


15


16