SỬ DỤNG một số hàm EXCEL áp DỤNG CHO CÔNG VIỆC PHÂN CÔNG GIÁM THỊ TRONG kỳ THI tốt NGHIỆP THPT

Sở giáo dục và đào tạo
Trờng THPT hàm rồng

Sáng kiến kinh nghiệm
Đề tài:
Sử dụng một số hàm Excel áp dụng cho công việc phân công
giám thị trong kỳ thi tốt nghiệp THPT

Ngời thực hiện: Nguyễn Thợng
Thiên
Tổ:
Toán - Tin

Thanh hoá tháng
5 năm 2011
1


Đặt vấn đề
Trong các công việc của của cấp học THPT thì thi và kiểm tra
đánh giá chất lợng là một trong những hoạt động có thể nói có ý
nghĩa rất quan trọng. Trong một năm học thờng diễn ra rất nhiều kỳ
thi và đặc biệt là kỳ thi quốc gia tốt nghiệp THPT. Trong kỳ này thờng có nhiều khâu nhng tôi chỉ vận dụng kiến thức bộ môn tin học
ứng dụng để thực hiện công việc đó là giúp các th ký của hội đồng
thi tốt nghiệp phân công giám thị đợc thuận lợi với những ràng buộc
của quy chế thi đó là: trong một hội đồng thi các giám thị khi phân
công chỉ đợc gặp nhau một lần, không đợc quay lại phòng cũ, không
gặp ngời cùng đơn vị,... Sau khi nghiên cứu thực tế công việc tôi có
thể vận dụng một số hàm Excel dễ dùng để thực hiện thực hiện công
việc phân công giám thị. Vậy tôi viết đề tài SKKN có tên là: Sử
dụng một số hàm Excel để thực hiện phân công giám thị

trong kỳ thi tốt nghiệp THPT
Giải quyết vấn đề:
Phần 1: Các công việc cần làm

Để thực hiện công việc phân công giám thị trên Excel cần các bớc nh sau:
Bớc 1: Tạo tệp Excel, trong tệp Excel tạo sheet1 có tên: Danhsach
dùng để ghi danh sách các giám thị trong hội đồng.
Bớc 2: Tạo sheet2 có tên: PCGT trong sheet này ta dùng hàm Excel
mục đích luân chuyển hoán vị các số thứ tự (STT đợc coi là mã duy
nhất cho giám thị) cho 6 buổi thi sao cho đúng quy chế thi tốt
nghiệp.
Bớc 3: Tạo sheet3 có tên là tinh chỉnh PCGT mục đích sheet3 này
dùng để tinh chỉnh trong những trờng hợp đặc biệt, vì sao ta phải
có bớc tinh chỉnh? bởi vì sau khi phân công một cách hoàn toàn
ngẫu nhiên các giám thị cho các buổi thi ngời chịu trách nhiệm phân
công lại phát hiện giám thị nào đó lại coi thi phòng có ngời thân
trong gia đình, điều này không đợc chấm nhận nên buộc phải điều
chỉnh bằng tay để tránh sự kiện ngẫu nhiên đã nêu.
2


Trong sheet3 dữ liệu đợc sao chép mình giá trị của ma trận
trong bảng phân công của 6 buổi thi từ bên sheet2 và ta có thể
điều chỉnh ngay trong buổi thi tiếp theo. Do thay đổi giám thị nên
rất có thể mắc phải một số điều chỉnh sẽ sai với quy chế xếp phòng
thi đó là giám thị sẽ gặp ngời cùng đơn vị, gặp bạn cũ, gặp phòng
cũ,...Nên ta phải dùng hàm Excel để phát hiện ra lỗi này. Sau khi ổn
định từ những phân công trong tinh chỉnh ta phải hoàn thiện danh
sách có đầy đủ tên, đơn vị của các giám thị trong từng buổi thi.
Bằng cách tạo ra các sheet tiếp theo có tên là buoi1,buoi2, buoi3,

buoi4, buoi5, buoi6.
rồi ngời sử dụng chỉ quan tâm đén danh sách này, và ta dùng hàm
Vlookup để thực hiện

3


STT

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21

22
23
24

STT - ĐV - HỌ TÊN

HR - Thái
HR - Chính
HR - Hương
HR - Hà
HR - Trí
HR - Kim Thoa
HR - Phú
HR - Trinh
HR - Linh
HR - Hoa
HR - Nga
HR - Phương
HR - Duyên
HR - Hiệp
HR -Thủy
HR - Trước
HR - Xuân Đào
HR - Hoa
HR - Hạnh
HR - Trang
HR - Chín
HR - Trí
HR - Quyết
HR - Tiên

STT

25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48

STT - ĐV - HỌ TÊN

DS2 - Thảo
DS2 - Huyền
DS2 - Hiền
DS2 - Hương
DS2 - Châu
DS2 - Tú
DS2 - Tâm
DS2 - Quy
DS2 - Linh
DS2 - Phụng
DS2 - Nghị
DS2 - Phương
DS2 - Kim Châu
DS2 - Oanh
DS2 - Lê Thị Viễn
DS2 - Dũng
DS2 - Thanh Hải
DS2 - Nguyệt
DS2 - Quỳnh Hoa
DS2 - Hưng
DS2 - Nga
DS2 - Thắng
DS2 - Đông
DS2 - Châu

PH

1
2
3

4
5
6
HL
8
9
10
11
12
HL
14
15
16
17
HL
19
20
21
22
23
24

BUỔI 1

BUỔI 2

BUỔI 3

BUỔI 4

BUỔI 5

BUỔI 6

GT 1

GT 2

GT 1

GT 2

GT 1

GT 2

GT 1

GT 2

GT 1

GT 2

GT 1

GT 2

1
2

3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24

25
26
27
28
29
30
31

32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48

27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38

39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
25
26

2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18

19
20
21
22
23
24
1

3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24

1
2

29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
25
26
27
28

31
32

33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
25
26
27
28
29
30

4
5
6
7
8
9
10

11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
1
2
3

5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16

17
18
19
20
21
22
23
24
1
2
3
4

33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
25

26
27
28
29
30
31
32

35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
25
26
27
28
29
30
31
32

33
34

6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
1
2
3
4
5

(H×nh 1)
4

Phần 2: Các hàm cụ thể cho phần 1.
A . Xử lý phân phòng tránh gặp ngời cùng đơn vị
Trong Sheet2 để tránh 2 GT cùng đơn vị trong cùng một phòng
ngời ta thờng tách danh sách ra làm 2 cột nh trong (hình1).
Nhìn vào trong bảng phân công ta thấy các STT của danh sách
luôn đảo đi đảo lại ở 2 vị trí GT1(giám thị 1), GT2 (giám thị 2)
trong các buổi cho nên một giám thị có thể tơng đối công bằng
là số buổi GT1, GT2 bằng nhau.
Ta sẽ thấy công thức phân công tự động cho 2 cột GT1, GT2 ở 6
buổi nh sau:
PHONG

1
2
3
4
5
6
HL
8
9
10
11
12
HL
14
15
16

17
HL
19
20
21
22
23
24

BUI 1

BUI 2

BUI 3

BUI 4

BUI 5

BUI 6

GT 1

GT 2

GT 1

GT 2

GT 1

GT 2

GT 1

GT 2

GT 1

GT 2

GT 1

GT 2

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

16
17
18
19
20
21
22
23
24

25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44

45
46
47
48

27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
25
26

2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
1

3
4
5
6
7

8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
1
2

29
30
31
32
33
34
35
36
37
38

39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
25
26
27
28
(Hinh2)

31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44

45
46
47
48
25
26
27
28
29
30

4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22

23
24
1
2
3

5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
1
2
3
4

33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
25
26
27
28
29
30
31
32

35
36
37
38

39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34

6
7
8
9
10
11
12
13
14

15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
1
2
3
4
5

Công thức cho cột GT1 Buổi 1:
5


=INDEX($A$3:$A$26,1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+G$12,COUNTA($A$3:$A$26)),0)

Công thức cho cột GT2 Buổi 1:

=INDEX($C$3:$C$26,1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+2*G$13,COUNTA($A$3:$A$26)),0)

Công thức cho cột GT1 Buổi 2:

=INDEX($C$3:$C$26,1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+2*I$13,COUNTA($A$3:$A$26)),0)

Công thức cho cột GT2 Buổi 2:

=INDEX($A$3:$A$26,1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+I$12,COUNTA($A$3:$A$26)),0)

Công thức cho cột GT1 Buổi 3:

=INDEX($A$3:$A$26,1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+K$12,COUNTA($A$3:$A$26)),0)

Công thức cho cột GT2 Buổi 3:

=INDEX($C$3:$C$26,1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+2*K$13,COUNTA($A$3:$A$26)),0)

Công thức cho cột GT1 Buổi 4:

=INDEX($C$3:$C$26,1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+2*M$13,COUNTA($A$3:$A$26)),0)

Công thức cho cột GT2 Buổi 4:

=INDEX($A$3:$A$26,1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+M$12,COUNTA($A$3:$A$26)),0)

Công thức cho cột GT1 Buổi 5:

=INDEX($A$3:$A$26,1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+O$12,COUNTA($A$3:$A$26)),0)

Công thức cho cột GT2 Buổi 5:

=INDEX($C$3:$C$26,1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+2*O$13,COUNTA($A$3:$A$26)),0)

Công thức cho cột GT1 Buổi 6:

=INDEX($C$3:$C$26,1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+2*Q$13,COUNTA($A$3:$A$26)),0)

Công thức cho cột GT2 Buổi 6:

=INDEX($A$3:$A$26,1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+Q$1-

2,COUNTA($A$3:$A$26)),0)

ý nghĩa công thức:
=INDEX(Vùng tham chiếu,row_num,column_num,area_num)
row_num ch s dũng cn tr v tham chiu
column_num ch s ct cn tr v tham chiu.
area_num th t dóy tham chiu cn tr v tham chiu.

Nếu column_num =0 Thì ta chỉ đi tìm kiếm trong mảng
Trong ví dụ trên
Vùng $A$3:$A$26 chứa STT1 từ 1->24 nh hình vẽ (Hình 1)
Vùng $C$3:$C$26 chứa STT2 từ 25->48 nh hình vẽ (Hình 1)
6


Do column_num =0 trong các công thức trên nên chính xác nh chúng ta
đang dò tìm các giá trị trong mảng bởi row_num thay đổi mà trong
các công thứ trên đó là
Cột GT1: row_num = 1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+G$1-2,COUNTA($A$3:$A$26))
Cột GT2: row_num = 1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+2*G$13,COUNTA($A$3:$A$26))

Giải thích: giá trị hàng của phần tử hiện thời = 1 +
MOD(COUNTA($A$3:$A3)+G$1-2,COUNTA($A$3:$A$26))

MOD là phép chia lấy d
Số chia là: COUNTA($A$3:$A$26) Số phần tử đếm đợc trong vùng chứa
STT 1
Số bị chia là: COUNTA($A$3:$A3)+G$1-2 ;Số đếm đợc từ đầu mảng
đến ô hiện thời trong mảng cộng với giá trị nằm trong ô G$1 trừ đi 2
(G$1 trong công thức trên chứa số 1 nghĩa là buổi 1, các buổi sau sẽ
là: 2,3,4,5,6)
Trong giá trị cột GT2

row_num

= 1+MOD(COUNTA($A$3:$A3)+2*G$1-

3,COUNTA($A$3:$A$26))

MOD là phép chia lấy d
Số chia là: COUNTA($A$3:$A$26) Số phần tử đếm đợc trong vùng chứa
STT 1
Số bị chia là: COUNTA($A$3:$A3)+2*G$1-3 ;
Với 2 công thức này sẽ luân phiên phân bổ dịch chuyển các STT của
2 danh sách (hình 1) cho các cột GT1, GT2 của các các phòng trong
từng buổi
B. Giải quyết quá trình tinh chỉnh gặp lại phòng cũ
Bên cạnh ma trận phân công giám thị ở sheet2 Tinh chinh
PCGT tạo ma trận khác có tên kiểm tra gặp phòng cũ để phát
hiện việc có gặp lại phòng cũ hay không. Ta sử dụng công thức để
kiểm tra giá trị trong hàng đó so với phần tử hiện thời có lớn hơn 1
hay không, nếu băng 1 thì không gặp lại phòng cũ, còn lớn hơn 1 thì
gặp lại phòng cũ yêu cầu tinh chỉnh lại
Công thức nh sau: =COUNTIF($G3:$R3,G3)

- $G3:$R3 vùng chứa STT theo hàng ngang cho phòng 1 trong
hình vẽ (Hình 2)
- G3 giá trị hiện thời

7


Sau khi thiết lập công thức sao chép toàn bộ ma trận kiểm tra gặp
phòng cũ nếu các phần tử trong ma trận lớn hơn 1 thì kiểm tra việc
phân công giám thị tại phòng đó
Có thể thêm công thức

=IF(OR(S3>1,T3>1,U3>1,V3>1,W3>1,X3>1,Y3>1,Z3>1,AA3>1,AB3>1,AC3>1,A
D3>1),"*","")

vào 1 cột cuối của ma trận này rồi ẩn toàn bộ ma trận kiêm tra găp
phòng cũ cho gọn
C. Giải quyết quá trình tinh chỉnh gặp bạn cũ
Tạo ma trận kiểm tra thứ 2 có tên Kiểm tra gặp phòng cũ
Tạo một ma trận ghép chuỗi STT và biến đổi thành số từ ma trận
phân công (tạm gọi là ma trận biến đổi). rồi dùng ma trận kiểm tra
rà soát lại ma trận biến đổi ta sử dụng 2 công thức sau:
* Công thức chuyển t ma trận phân công sang ma trận biến đổi:
=IF(LEN(TRIM(G3&H3))=0,0,VALUE(IF(G3* Công thức chuyển t ma trận biến đổi sang ma trận kiểm tra: (Xem
hình 4)
=IF(AF3=0,0,COUNTIF($AF$3:$AK$1000,AF3))
ý nghĩa:
Nếu phần tử hiện thời AF3=0, thì giá trị là 0
Nếu khác 0 thì đi đếm có điều kiện vùng $AF$3:$AK$1000 xem có

bao nhiêu phần tử giống với phần tử hiện thời
->(COUNTIF($AF$3:$AK$1000,AF3))
Nếu giá trị ma trận chỗ nào lớn hơn 1 thì kiểm tra lại sẽ là tình
huống gặp lại bạn cũ

8


BUỔI 1
PH

1
2
3
4
HL
5
6
7
8
HL
9
10
11
12
HL
13
14
15
16

HL
17
18
19
20

BUỔI 2

BUỔI 3

BUỔI 4

BUỔI 5

BUỔI 6

BUỔI 1

BUỔI 2

BUỔI 3

BUỔI 4

BUỔI 5

BUỔI 6

GT
1

GT
2

GT
1

GT
2

GT
1

GT
2

GT
1

GT
2

GT
1

GT
2

GT
1

GT
2

GT 1

GT
2

GT
1

GT
2

GT
1

GT
2

GT
1

GT
2

GT
1

GT
2

GT
1

GT 2

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22

23
24

25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48

27
28

29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
25
26

2
3
4
5
6
7
8

9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
1

3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
1
2

29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45

46
47
48
25
26
27
28

31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
25
26
27
28

29
30

4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
1
2
3

5
6

7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
1
2
3
4

33
34
35
36
37
38
39

40
41
42
43
44
45
46
47
48
25
26
27
28
29
30
31
32

35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46

47
48
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34

6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22

23
24
1
2
3
4
5

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

1
1

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

1
1

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

1
1
1
1
1
1
1

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

1
1
1
1
1
1
1

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

1
1

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

1
1

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

1
1
1
1
1
1
1

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

1
1
1
1
1
1
1

(H×nh 3: ma trËn gÆp phßng cò)
9

Gặp
lại
phòng
cũ


Buoi
1

Buoi
2

Buoi
3

Buoi
4

Buoi

5

Buoi
6

Buổi
1

Buổi
2

Buổi
3

Buổi
4

Buổi
5

Buổi
6

125
226
327
428
529
630
731

832
933
1034
1135
1236
1337
1438
1539
1640
1741
1842
1943
2044
2145
2246
2347
2448

227
328
429
530
631
732
833
934
1035
1136
1237
1338

1439
1540
1641
1742
1843
1944
2045
2146
2247
2348
2425
126

329
430
531
632
733
834
935
1036
1137
1238
1339
1440
1541
1642
1743
1844
1945

2046
2147
2248
2325
2426
127
228

431
532
633
734
835
936
1037
1138
1239
1340
1441
1542
1643
1744
1845
1946
2047
2148
2225
2326
2427
128

229
330

533
634
735
836
937
1038
1139
1240
1341
1442
1543
1644
1745
1846
1947
2048
2125
2226
2327
2428
129
230
331
432

635
736

837
938
1039
1140
1241
1342
1443
1544
1645
1746
1847
1948
2025
2126
2227
2328
2429
130
231
332
433
534

1
1
1
1
1
1
1

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

1
1
1
1
1
1
1

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

1
1

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

1
1

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

Gặp lại
bạn cũ

(H×nh 4: ma trËn kiÓm tra gÆp b¹n cò)
10

Kết thúc vấn đề
Do thời gian có hạn nên SKKN chỉ dừng lại đây, và chỉ đa ra
các công thức cơ bản nhất là cơ sở cho việc thiết lập tệp tin Excel,
còn nhiều những chi tiết khác tôi không trình bày ở đây mà chỉ
thể hiện trong tệp tin Excel phục vụ cho ngời hoạt động tác nghiệp,
rất mong đợc mọi ngời đóng góp ý kiến phát triển và hoàn thiện
SKKN để trở thành tài liệu có thể dùng đợc,
Xin chân thành cảm ơn!.

11