kĩ năng quản lí thời gian123

“Brian Tracy, bậc thầy về nghệ thuật quản lý thời gian, nói rằng “chúng ta không
bao giờ có đủ thời gian để làm mọi việc mình muốn, nhưng chúng ta luôn có đủ
thời gian để làm những việc quan trọng nhất! Mỗi giây trôi qua không bao giờ lấy
lại được, vì vậy trước khi làm việc gì bạn nên có kế hoạch cụ thể để quản lý thời
gian một cách khoa học nhất, tránh bị lãng phí thời gian một cách vô bổ. Tuy nhiên
nhiều người vẫn phải lo rượt đuổi thời gian do không biết tận dụng, sắp xếp công
việc và cuộc sống thế nào cho phù hợp nhất. Vậy thời gian quan trọng thế nào và
làm sao để có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Sau đây nhóm sẽ giới thiệu kĩ
năng quản lý hiệu quả áp dụng trên tắc Quy tắc 80/20: Quy tắc của số ít quan
trọng.
Tình cờ mình tìm được tiêu đề khá thú vị và hấp dẫn: “Quản lý thời gian” chỉ
là…chém gió, hãy tập trung tinh lực mà nuốt ếch
Đừng nghĩ cách quản lý thời gian nữa, hãy xác định lấy ba điều quan trọng
nhất đối với bạn trong ngày, trong tuần, trong tháng, trong năm, trong suốt
cuộc đời bạn, và đó chính là “ba con ếch” bạn cần phải nuốt chúng. Vận dụng
định luật Pareto, một ngày dành 20% thời gian, tập trung tinh lực để đối phó
với ba con ếch đó. Kiên trì không ngưng nghỉ, cuộc sống của bạn sẽ thu được
thành tựu hoàn toàn khác.
•

•
•

•

Nếu bạn buộc phải ăn một con ếch, thì đừng có mãi chằm chằm đứng nhìn
nó. Nếu bạn cùng lúc phải liên tiếp ăn liền ba con ếch, thì hãy nhớ phải ăn
con to nhất, xấu xí nhất đầu tiên”.
— Brian Tracy, tác giả “Hãy ăn con ếch đó” (Eat that Frog!).
Lấy cảm hứng từ câu nói của Brian Tracy ở trên, chúng ta hãy tạm bỏ khái
niệm “quản lý thời gian” sang một bên, để “ăn xong ba con ếch” kia đi.

Câu này có nghĩa là gì? Ở đây dĩ nhiên không phải muốn nói đến món ếch
mà bạn ăn ở nhà hàng! Mà đó là ba mục tiêu quan trọng đối với bạn,
chúng ta đang đề cập đến “Quy tắc của số ba”, phương sách giúp chúng ta
sử dụng hiệu quả thời gian, nhằm đạt được những thành tựu xuất sắc. Bạn
có muốn tìm hiểu thêm không? Vậy phải xem bạn có sẵn sàng dành mấy
phút để nge tôi nói này. Ít phút này rất có thể sẽ thay đổi hoàn toàn cách lý
giải của bạn về “thời gian”, và dẫn dắt bạn đến với những thành tựu mới
trong năm nay và sắp tới. Bạn có thể sẽ một mình một ngựa vượt lên, cho
người khác “hít bụi”! Nếu bạn muốn hưởng lợi từ “quy tắc của số ba”, hãy
ngay lập tức thực hiện năm điều dưới đây:


•

•

Điều 1. Xác định rõ “ba con ếch lớn” của bạn. Hãy tự hỏi mình: “Nếu tôi
chỉ được phép hoàn thành trong năm nay một việc sẽ có ảnh hưởng lớn nhất
đến công việc và sự nghiệp của mình, thì điều đó sẽ là gì?” hãy Viết nó ra.
Sau đó nghĩ tiếp một cái nữa, và cũng viết nó ra. Cuối cùng, lại viết ra tiếp
một cái nữa. Đây chính là “ba con ếch” của bạn. Chúng có thể là những việc
lớn rất quan trọng, bạn cần phải duy trì sự tập trung cao độ mới có thể hoàn
thành. Chúng vừa to vừa xấu xí! Bạn có thể dán chúng trước bàn học của
mình,, trước bức tường hay tự lạnh.
Điều 2. Hãy ăn “con ếch to nhất, xấu xí nhất” trước tiên. Con ếch mà
chúng ta gọi là “vừa to vừa xấu xí” chính là mục tiêu quan trọng hơn và
khó khăn hơn so với hai mục tiêu còn lại. Để tập trung vào hoạt động quan
trọng nhất, mỗi ngày ít nhất hãy giành cho nó 20% thời gian của bạn, bạn
cần áp dụng “Ma trận Thời gian” của Stephen Covey(s tí vình,.khá vờ) Ma
trận này ghi chú rõ những nhiệm vụ “Khẩn cấp” và “Quan trọng”, như hình

dưới đây:

Chúng ta có thể áp dụng Quy tắc 40-30-20-10 để phân loại trong ma trân thời gian
sẽ giúp bạn điều đó và cho bạn một khuôn khổ để phân bổ thời gian hợp lý.
Trước tiên ta hãy phân bổ thời gian 24 giờ của chúng ta sao cho hợp lý, đủ thời
gian làm việc và nghỉ ngơi, đảm bảo tái tạo sức khỏe.
40% trong ngày là 9,6 giờ dành cho công việc và thỏa mãn những nhu cầu
hàng ngày
30% là 7,2 giờ dành cho ngủ và lấy lại sức khỏe
20% thời gian là 4,4 giờ dành cho việc chăm lo các mối quan hệ.
10% thời gian là 2,4 giờ dành cho việc chăm sóc bản thân, ăn uống, vệ sinh,
tắm rửa…








Vấn đề này bạn có thể tìm hiểu sâu hơn kĩ hơn thông qua bài giảng TS. Lê
Thẩm Dương 2015: Kỹ năng Quản trị thời gian.

•

Sau khi phân tích nhanh ma trận thời gian, bạn sẽ phát hiện rõ ràng rằng
cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất là tập trung vào các hoạt động chúng
có sự liên quan với một “con ếch” nào đó của bạn, nếu không bạn sẽ nhận ra
rằng, sau một hồi bận rộn, thời gian của bạn đã bị hao phí vào những việc
không hề giúp bạn đạt được sự tiến bộ trên các sự việc ưu tiên của mình.

Tiêu phí thời gian vào những việc “không khẩn cấp, không quan trọng”, sự
cám dỗ luôn luôn hiện diện, những hoạt động vui chơi giải trí đầy hào hứng
chỉ “lãng phí thời gian” mà sẽ không giúp bạn có được bất kỳ sự tiến bộ nào.


•

•

•
•

•
•

•

•
•
•
•
•
•
•

Thông tin ẩn chứa ở đây là: Đầu tư ít nhất 20% thời gian có mỗi ngày để giải
quyết một trong “ba con ếch” của bạn, đó đều là những hoạt động “không
khẩn cấp, nhưng quan trọng”. Nếu không làm vậy, bạn sẽ mệt mỏi rã rời,
luôn bị những vấn đề cấp bách và khủng hoảng cuốn đi. Nói một cách đơn
giản, bạn sẽ “mất kiểm soát” và mặc cho những hoạt động “cấp bách” đáng

gọi là “Kẻ cắp thời gian” sắp đặt cuộc sống của bạn.
Điều 3. Hàng ngày phải bảo vệ “thời gian ếch” của mình.
Làm sao để chắc chắn rằng mỗi tuần bạn đều có đủ thời gian mà tập trung
vào mấy “con ếch to lớn và xấu xí”? Câu trả lời “rất đơn giản, nhưng không
dễ dàng thực hiện”. Nó có nghĩa là, bạn phải vạch ra những vòng tròn bảo vệ
quanh thời gian mà bạn có thể tận dụng, giữ vững cái vòng tròn bảo vệ đó
bằng mọi giá, nhằm tận dụng thời gian một cách hiệu quả nhất. Nói một
cách đơn giản, “bảo vệ thời gian của bạn” có nghĩa là bạn buộc phải:
• Nói “không” với các hoạt động lãng phí thời gian, như các sự việc gây mất
tập trung, các cuộc gọi không cần thiết, các cuộc họp và e-mail, v.v…
• Vạch ra trên lịch khoảng “thời gian ếch”, cho nó địa vị “thần thánh bất khả
xâm phạm”, như vậy bạn sẽ có thể chắc chắn về thời gian để tập trung vào
những sự việc ưu tiên của mình.
• Tắt điện thoại, bỏ qua email, đóng cửa lại, với thời gian cho phép “ăn thật
nhiều con ếch trong khả năng có thể”.
Nếu ai đó muốn làm bạn bị gián đoạn, chỉ cần giải thích cho họ rằng đây là
“thời gian ếch” của bạn, bạn sẽ liên hệ lại với họ sau. Theo thời gian, mọi
người sẽ bắt đầu tôn trọng phương thức tập trung của bạn, họ chắc chắn
cũng sẽ chú ý đến những thành quả trác việt mà bạn tạo nên. Vì vậy: Xin hãy
bảo vệ lấy thời gian của bạn, tập trung vào các hoạt động quan trọng, làm
một tấm gương sử dụng thời gian hiệu quả.
Điều 4. Ứng dụng “quy tắc của số ba” vào cả cuộc đời bạn. Hiệu suất
không chỉ được phản ánh trên “con ếch” liên quan đến công việc! Cần xác
định “ba con ếch” có ý nghĩa trọng đại trong mọi lĩnh vực của cuộc sống:
• Sức khỏe
• Gia đình
• Tài chính cá nhân
• Xây dựng quan hệ
• Trưởng thành và phát triển
• Thư giãn và hưởng thụ

Đây là những gì mà s tí vình,.khá vờ Stephen Covey gọi là hoạt động “đòn
bẩy lớn”: tương ứng với lượng thời gian cần để thực hiện các hoạt động này,
chúng luôn có khả năng tạo ra kết quả lớn hơn rất nhiều. Đây chính là ý
nghĩa đích thực của “quy tắc của số ba”: tổ chức thời gian xoay quanh các
hoạt động đòn bẩy lớn “quan trọng nhưng không khẩn cấp”.


•
•
•
•
•
•
•

•

•

•
•
•
•
•
•

Khi áp dụng các “quy tắc của số ba”, bạn có thể:
• Chọn ra “ba con ếch” của năm nay
• Chọn ra “ba con ếch” của từng quý
• Chọn ra “ba con ếch” của từng tháng

• Chọn ra “ba con ếch” của mỗi tuần
• Chọn ra “ba con ếch” của từng ngày
Nếu bạn cẩn thận thực hành nguyên tắc này, đầu tư 20% thời gian vào những
việc quan trọng, kiên trì trong suốt cả năm, bạn có thể thu được thành tựu
ngoài sức tưởng tượng. Đồng thời, bạn vẫn có thể sử dụng 80% thời gian
còn lại để xử ý tất cả những “việc gấp gáp”.
Điều 5.:điều cuối cùng quan trọng nhất là Xây dựng và tuân thủ
nghiêm ngặt “danh sách những việc cần làm” hàng ngày. Trọng điểm của
một nghiên cứu nổi tiếng đã tiến hành khảo sát đối với nhóm người thành
công nhất thế giới, nhằm khám phá bí mật hiệu suất cao của họ. Sau hàng
ngàn cuộc phỏng vấn, yếu tố hàng đầu cuối cùng đã nổi lên: họ đều thiết lập
bản “danh sách những việc cần làm”, và còn có thói quen thường xuyên
kiểm tra lại danh sách đó. Kết thúc một ngày, họ sẽ không quên việc tạo lập
một danh sách mới cho ngày hôm sau. Nhưng đó chưa phải là tất cả. Họ
không chỉ tạo ra một “danh sách những việc cần làm” mỗi ngày, mà đảm bảo
chắc chắn rằng “những việc phải làm” hàng ngày bao gồm các hoạt động có
ý nghĩa trọng đại đối với sự nghiệp và cuộc sống cá nhân của mình.
Thông tin dưới đây đối với nhiều người mà nói là một tin xấu: Hộp thư đến
của bạn không phải là “danh sách việc cần làm”! Chúng ta thường thấy, các
nhân viên văn phòng sau khi ngồi xuống, việc đầu tiên là mở email, và sau
đó bắt tay vào lần lượt từ việc này sang việc khác. Tất nhiên, họ có vẻ ” rất
bận”. Vấn đề của phương thức này là, nó khiến bạn, trong tình trạng không
có sự sắp xếp từ trước, sử dụng thời gian một cách ngẫu nhiên tùy ý, công
việc của bạn chắc chắn là không hiệu quả! Vậy rốt cuộc là phải làm thế nào?
• Hạn chế thời gian sử dụng cho email, fb: ba lần một ngày, mỗi lần 10-20
phút xử lý e-mail, fb.
• Thái độ chân thành, ngắn gọn rõ ràng để trả lời email. Tuyệt đối không sử
dụng “Trả lời tất cả”! Đây là một trong những điều tốn thời gian nhất.
• Chọn vấn đề phù hợp với “ba con ếch” của bạn, ưu tiên xử lý.
• Chuyển các việc ít quan trọng vào thư mục “Theo dõi”.

Hãy để mọi người biết rằng bạn sẽ liên hệ lại với họ sau, bạn đang phải tập
trung vào những việc khác.
Nếu bạn không làm vậy, điều gì sẽ xảy ra? Bạn sẽ tự biến mình thành một
“nô lệ của email, fb.” Và bạn sẽ thấy rằng khi một ngày kết thúc, “khói” quả
là không ít, nhưng “lửa” thì chả được bao nhiêu, dường như là chả có gì
được “nấu chín”! Tôi biết điều này nghe ra chẳng hề đơn giản, đôi khi quả


•

•

thực không dễ để thực hiện. Một vấn đề lớn là: Bạn muốn một ngày cứ chăm
chú vào màn hình máy tính, trả lời ngay lập tức tất cả mọi người, hay là
muốn thể hiện hiệu quả làm việc? Giải pháp là: bằng mọi cách tập trung vào
các ưu tiên của bạn. Đến cuối năm, bạn sẽ không vì “trả lời kịp thời tất cả
các e-mail theo đúng thứ tự trong hộp thư đến” mà nhận được tiền thưởng,
phần thưởng, và cũng sẽ không nhờ đó mà được thăng tiến.
Cuối cùng, xin chia sẻ một điểm. Thời gian chính là cuộc sống. Bạn có thể
tận dụng thời gian tốt đến mức nào sẽ quyết định bạn có thể có thành công
hay không. Thụ động, trải qua mỗi ngày một cách buồn tẻ là một phương
thức sống vô cùng đau khổ. Có hiệu quả có nghĩa là bạn đã thiết lập được
lập trường của mình, mỗi ngày tập trung vào “ba con ếch” hay 3 mục tiêu
quan trọng nhất của bạn, loại bỏ những thứ không quan trọng, học cách nói
“không”, cho đến khi bạn leo lên đỉnh cao sự nghiệp. Nó chắc chắn không
phải là “dễ” làm, nhưng nó là sự thật. Tuy nhiên, chỉ là biết được sự thât thì
cũng vô ích. Vấn đề bây giờ là: Bạn sẽ trải qua phần còn lại “vĩnh viễn
không bao giờ có thể bắt đầu lại” của cuộc đời mình như thế nào đây? Chỉ
có bạn mới có thể quyết định điều đó.
“Chúng ta vĩnh viễn không bao giờ có thể phá vỡ các quy luật phổ quát. Đối

mặt với chúng, chúng ta chỉ có thể không ngừng tái tạo chính mình ..” –
Stephen Covey .