Slide Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán trong doanh nghiệp. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình đó

Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán trong
doanh nghiệp.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình đó
•

GVHD: TS. Tạ Quang Bình

•
•
Design by Hà Vũ

Thực hiện: Nhóm 4

LHP:1719FACC0111
1


2
Quy trình lập và luân chuyển một

Cơ sở

số loại hóa đơn trong doanh

lý thuyết

nghiệp

1
Một số ứng dụng của công nghệ
thông tin trong lập và luân

chuyển hóa đơn trong doanh
nghiệp

3
Design by Hà Vũ

2


I. Cơ sở lý thuyết

1.1 Chứng từ kế toán và phương pháp chứng từ kế toán
1.2 Cách lập và luân chuyển chứng từ kế toán


I. Cơ sở lý thuyết

1.

Chứng từ kế toán và phương pháp chứng từ kế toán

* Chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành làm căn cứ
ghi sổ kế toán.
* Phương pháp chứng từ kế toán
Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành theo thười
gian và địa điểm phát sinh vào các văn bản chứng từ kế toán và tổ chức xử lý, luân chuyển để phục vụ công tác quản lý và kế toán.

Design by Hà Vũ

4


2. Cách lập và luân chuyển chứng từ kế toán

Lập, kiểm tra chứng từ

- Lập chứng từ kế toán: Các NVKTPS đều phải lập chứng từ kế toán, mỗi chứng từ chỉ được lập một lần.
- Kiểm tra chứng từ kế toán: kiểm tra tính rõ rang, trung thực, đầy đủ của các chi tiêu và kiểm tra việc bảo quản,
lưu trữ chứng từ

01

Hoàn chỉnh chứng từ

Chuyển giao và sử dụng chứng từ

Bao gồm các yếu tố cần bổ sung, phân loại chứng từ và lập định

- Các chứng từ kế toán khi được kiểm tra, hoàn chỉnh đảm bảo tính hợp pháp cần được chuyển giao

khoản trên các chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán.

02

cho các bộ phận có nhu cầu thu nhận, xử lý thông tin về nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ.

03

Hủy chứng từ

Bảo quản, lưu trữ chứng từ

- Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định thì được

-

Chứng từ lưu trữ phải là chứng từ gốc

04

05

phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của
đơn vị kế toán, hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán tuân theo quy định
tại điều 40 Luật kế toán.

Design by Hà Vũ

5


II. Quy trình lập và luân chuyển một số chứng từ
2.1. Hóa đơn xuất kho
2.2. Hóa đơn bán hàng thông thường


2.1 Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho

•Cách lập phiếu xuất kho



Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ tên chứng từ ,số phiếu và ngày, tháng, năm lập phiếu; họ tên người nhận hàng, tên đơn
vị (bộ phận); số hóa đơn hoặc lệnh xuất kho, ngày, tháng, năm theo hóa đơn; lý do xuất kho, và tên kho xuất.



Phiếu xuất kho do bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý (tùy theo tổ chức, quản lý và quy định của từng loại doanh nghiệp),
lập thành 3 liên. Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký và chuyển cho Giám đốc hoặc người ủy
quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận phiếu xuống kho nhận hàng.

Design by Hà Vũ

7


2.1 Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho
•Cách lập phiếu xuất kho

•

Sau khi xuất kho thủ kho ghi rõ ngày, tháng, năm xuất kho, cùng người nhận
hàng ký và ghi rõ họ tên vào phiếu.

•

Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.

•

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán ghi vào
sổ kế toán.

•

Liên 3: Giao cho người nhận hàng.

Design by Hà Vũ

8


2.1 Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho

•

Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho

Design by Hà Vũ

9


2.1 Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho

• Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho
 Bước 1 : Người có nhu cầu về vật tư, sản phẩm, hàng hoá,...lập giấy xin xuất hoặc lệnh xuất đối với vật tư, sản phẩm, hàng
hoá,...

 Bước 2 : Chuyển cho chủ doanh nghiệp, giám đốc hoặc người phụ trách đơn vị duyệt lệnh xuất.

Design by Hà Vũ

10


2.1 Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho

• Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho

 Bước 3 : Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất tiến hành lập
Phiếu xuất kho

 Bước 4 : Chuyển phiếu xuất kho cho Thủ kho tiến hành xuất vật tư , sản phẩm,hàng hoá,… sau đó
kí vào Phiếu xuất kho rồi giao chúng từ cho Kế toán vật tư

Design by Hà Vũ

11


2.1 Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho

• Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho
 Bước 5 : Khi nhận phiếu xuất kho, kế toán vật tư chuyển cho Kết toán trưởng kí duyệt rồi chứng từ rồi ghi sổ kế toán.
 Bước 6: Trình theo phiếu xuất kho cho Thủ trưởng (Giám đốc) ký duyệt chứng từ, thường là trình ký định kỳ, vì chứng từ đã
đợc duyệt xuất ngay từ đầu nên Thủ trưởng chỉ kiểm tra lại và ký duyệt.

 Bước 7 : Kế toán vật tư sẽ tiến hàng bảo quản và lưu giữ chứng từ.

Design by Hà Vũ

12


2.1 Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho
•

Một số mẫu phiếu xuất kho

Design by Hà Vũ

13


2.2 Quy trình lập và luân chuyển hóa đơn bán hàng
1. Cách lập hóa đơn bán hàng

•

Khi lập hóa đơn bán hàng phải ghi rõ

- Tên gọi
- Số hóa đơn
- Ngày, tháng, năm lập hóa đơn
- Tên, địa chỉ của cá nhân, đơn vị lập nhận hóa đơn

-

Nội dung tóm tắt của hóa đơn bán hàng
Chữ ký của người mua hàng, người bán hàng

Design by Hà Vũ

14


2.2 Quy trình lập và luân chuyển hóa đơn bán hàng

•

Quy trình luân chuyển hóa đơn bán hàng

 Bước 1: Kiểm tra hóa đơn bán hàng
 Bước 2: Hoàn chỉnh hóa đơn bán hàng
 Bước 3: Chuyển giao, sử dụng hóa đơn bán hàng
 Bước 4: Bảo quản, lưu trữ hóa đơn bán hàng
 Bước 5: Hủy hóa đơn bán hàng

Design by Hà Vũ

15


III. Một số ứng dụng của công nghệ thông
tin trong lập và luân chuyển hóa đơn trong
doanh nghiệp

3.1 Vai trò và thực trạng ứng dụng công nghệ trong doanh nghiệp hiện nay
3.2 Hóa đơn điện tử
3.3 Ứng dụng quản lý hóa đơn BRAVO


3.1 Vai trò và thực trạng ứng dụng công nghệ trong doanh nghiệp hiện
nay
•

Về ứng dụng phần mềm, số lượng phần mềm chuyên dùng chiếm tới 79,2%, trong đó đa số là các phần mềm kế toán, có khoảng 60%
doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán.

•

Thị trường phần mềm kế toán dường như rất đa dạng khi top 10 phần mềm kế toán thông dụng nhất cũng chỉ chiếm 35% thị phần.

Design by Hà Vũ

17


Tự doanh nghiệp viết
phần mềm

Mua phần mềm có sẵn

48%

21%
Thuê các công ty phần mềm

viết

các doanh nghiệp không sử
dụng phần mềm kế toán

24%

Một công trình khảo sát
trên 200 doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam
về việc sử dụng các phần mềm kế toán cho ta thấy tỷ lệ như sau:Design by Hà Vũ

7%
18


3.1 Vai trò và thực trạng ứng dụng công nghệ trong doanh nghiệp hiện
nay
Đa phần các ứng dụng trong doanh nghiệp vẫn còn tồn tại một số bất cập sau:

*
*

Áp dụng tin học mới chỉ dừng ở mức thấp hỗ trợ tác nghiệp thay thế một
phần các lao động thủ công.
Xét trên khả năng đáp ứng của việc ứng dụng CNTT với quy trình kinh
doanh hiện tại, trên một số lĩnh vực vẫn còn nhiều yếu kém.

Design by Hà Vũ

19

3.1 Vai trò và thực trạng ứng dụng công nghệ trong doanh nghiệp hiện
nay

• Nguyên nhân :
•

Việc triển khai các hệ thống quản ký tài chính kế toán phụ thuộc nhiều vào việc cải tiến các
quy trình nghiệp vụ, mức độ đáp ứng đối với yêu cầu quản lý của ứng dụng chưa cao.

•

Giữa việc hoạch định chính sách và xây dựng các mô hình áp dụng tin học chưa đồng bộ với
nhau.

Design by Hà Vũ

20


3.1 Vai trò và thực trạng ứng dụng công nghệ trong doanh nghiệp hiện
nay

• Nguyên nhân
•

Hạ tầng kĩ thuật chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý và chưa
được quan tâm đầu tư đồng bộ.

•

Đội ngũ cán bộ phục vụ trực tiếp cho công tác CNTT còn rất
thiếu, hầu hết là cán bộ kiêm nhiệm.

Design by Hà Vũ

21


3.2 Các ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình lập hóa đơn
3.2.1 Hóa đơn tự in(hóa đơn điện tử)
* Khái niệm:
Phần mềm hóa đơn tự in hay còn gọi là phần mềm hóa đơn điện tử là một
ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động in – xuất hóa đơn tại các
doanh nghiệp.

Design by Hà Vũ

22


3.2 Các ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình lập hóa đơn
3.2.1 Hóa đơn tự in(hóa đơn điện tử)

* Bao gồm :
•Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
•Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
•Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

Design by Hà Vũ

23


3.2 Các ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình lập hóa đơn
3.2.1 Hóa đơn tự in(hóa đơn điện tử)

* Bao gồm :
•Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ
•Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp
luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán…

Design by Hà Vũ

24


3.2 Các ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình lập hóa đơn
3.2.1 Hóa đơn tự in(hóa đơn điện tử)

* Mục đích và lợi ích

 Quản lý hóa đơn xuất, hóa đơn đến
 Dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn
 Lưu giữ hóa đơn an toàn, bảo mật

Design by Hà Vũ

25