Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần dược phẩm danapha (tt)

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

NGUYỄN THỊ MỸ HÀ

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC PHẨM DANAPHA

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Mã số: 60.34.03.01

Đà Nẵng - 2017


Công trình được hoàn thành tại
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN

Ngƣời hƣớng dẫn KH: PGS. TS NGUYỄN MẠNH TOÀN

Phản biện 1: TS. Huỳnh Thị Hồng Hạnh
Phản biện 2: PGS. TS. Nguyễn Thị Hồng Nga

Luận văn đã được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt
nghiệp Thạc sĩ Kế toán họp tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà
Nẵng vào ngày 26 tháng 8 năm 2017

Có thể tìm hiểu luận văn tại:
- Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng
- Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng

1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
C ng ty C ph n ược ph m anapha được thành lập t năm
1 65, t

uất phát điểm là một

nghiệp nh ph c v

háng chiến

tại hu vực Quảng Nam - Đà Nẵng nhiều hó hăn nhưng

anapha

đã tạo được sự n i bật cho riêng mình giữa hơn 200 doanh nghiệp
bào chế và sản uất dược ph m h p cả nước và hiện là nhà sản uất
và cung cấp dược ph m uy t n tại Việt Nam. Trong những năm g n
đ y, c ng ty mở rộng chi nhánh c a mình trên h p cả nước, và
trong tương lai là thị trường nước ngoài nên việc áp d ng c ng nghệ
th ng tin trong c ng tác tài ch nh - ế toán là thật sự c n thiết.
M c d việc s d ng ph n mềm đã gi p cho bộ phận ế toán
nói chung và nh n viên ế toán chu trình doanh thu nói riêng giảm
bớt được ph n nào hối lượng c ng việc, nhưng bên cạnh đó v n c n
một số hạn chế.
, giá bán sản ph m chưa có sự ph n biệt giá cho t ng
đối tượng hách hàng. C ng ty đưa ra một m c giá cố định và áp

d ng cho tất cả các chi nhánh trên toàn quốc, m c giá này được áp
d ng cho tất cả các hách hàng. Tuy nhiên giá chiết hấu theo đơn
hàng lại thay đ i ph thuộc vào việc

ết hợp đồng giữa c ng ty và

hách hàng, và người có ch c năng quy định giá chiết hấu này là
trưởng chi nhánh. Như vậy, giá chiết hấu có thể thay đ i ph thuộc
vào trưởng chi nhánh.
, c ng tác iểm soát nội bộ rất t được s d ng vào quy
trình doanh thu và bán hàng với m c đ ch giảm thiểu những r i ro có
thể ảy ra.
, quy trình iểm tra t n d ng được thực hiện vào cuối
m i tháng nhưng lại h ng được thực hiện m i hi hách hàng đ t


2
đơn hàng. Điều này có thể ảy ra r i ro bán hàng cho hách hàng
h ng có hả năng thanh toán nợ ho c g n đến m c h ng có hả
năng thanh toán nợ.
Vì vậy t ch c hệ thống th ng tin như thế nào để gi p ế toán
ác định đ ng giá sản ph m áp cho t ng loại hách hàng, đồng thời
làm cách nào thu đ và đ ng hạn tiền c a hách hàng nh m gi p
đảm bảo nguồn lực và vốn cho c ng ty là những vấn đề đáng quan
tâm.
T những l do đó, t i đã vận d ng l thuyết về hệ thống
th ng tin để thực hiện đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán
trong chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần Dược phẩm
Danapha”
2. Mục tiêu nghiên cứu

- Khảo sát và đánh giá thực trạng hệ thống th ng tin ế toán
trong chu trình doanh thu tại C ng ty c ph n ược ph m anapha
- Đề uất hướng giải quyết, thiết ế chu trình mới nh m giải
quyết những hạn chế về ba vấn đề : giá bán sản ph m, c ng tác iểm
soát nội bộ và quy trình iểm tra t n d ng trong chu trình bán hàng
và thu tiền tại c ng ty
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Về đối tượng: Nghiên c u t ch c th ng tin ế toán chu
trình doanh thu và t ch c c ng tác ế toán bán hàng thu tiền tại các
C ng ty sản uất và inh doanh dược ph m
- Về phạm vi nghiên c u : Luận văn nghiên c u trong phạm vi
chu trình doanh thu tại C ng ty C ph n dược anapha.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
-

p d ng phương pháp ph n t ch các thành ph n c a hệ

thống th ng tin ế toán, quan sát t ng thể để tìm hiểu cách th c quản


3
l , t ch c thực hiện chu trình doanh thu.
- Ph ng vấn nh n viên ế toán ở và trình dược viên để tìm
hiểu mối quan hệ giữa các bộ phận và chu trình doanh thu chi tiết
được thực hiện như thế nào.
- S d ng sơ đồ d ng dữ liệu, lưu đồ để m tả quy trình lu n
chuyển ch ng t trong chu trình doanh thu và mối quan hệ c a chu
trình này với các chu trình hác.
5.

ngh a hoa h c và thực tiễn đề tài

Khái quát iến th c chung về hệ thống th ng tin ế toán nói
chung và trong chu trình doanh thu nói riêng. T

ết quả nghiên c u

tác giả đưa ra được những đánh giá về hệ thống th ng tin ế toán
trong doanh nghiệp và những giải pháp iến nghị để hoàn thiện hệ
thống th ng tin ế toán trong chu trình doanh thu
6. Kết cấu đề tài
Luận văn được chia thành ba chương
Chương 1 : Cơ sở l luận về t ch c th ng tin ế toán trong
chu trình doanh thu
Chương 2 : Thực trạng hệ thống th ng tin ế toán chu trình
doanh thu tại C ng ty C ph n ược ph m anapha
Chương 3 : Giải pháp hoàn thiện hệ thống th ng tin ế toán
chu trình doanh thu tại C ng ty C ph n ược ph m anapha
7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
T nh đến thời điểm hiện nay, có các đề tài và bài báo nghiên
c u liên quan đến đề tài trên như sau:
- Đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán t ong ch
t nh án hàng à th ti n tại công ty cổ phần ym pha co” [1]
c a Phạm Lê Hoài
-

ài báo “

y

ng hệ th ng thông tin kế toán oanh


4
nghiệp tại

iệt

am hiện nay” 2 c a ThS. Nguyễn Thị Phương

Thảo hái quát thực trạng hệ thống th ng tin ế toán tài ch nh doanh
nghiệp Việt Nam
gian

ài báo “ ác
n à ai

ng c a hệ th ng thông tin kế toán ến mức
t t ong các oanh nghiệp nh

à

a tại Hà

i” 3 c a Ng Thị Thu H ng, Lê Thị Kim Sơn, Nguyễn Thị Thuỳ
- Giáo trình “Hệ th ng thông tin kế toán” 4 c a TS.
Nguyễn Mạnh Toàn và Th.S Huỳnh Thị Hồng Hạnh
ựa trên cơ sở l luận về hệ thống th ng tin ế toán, tham
hảo những đề tài, bài báo có liên quan, luận văn “Hoàn thiện hệ
th ng thông tin kế toán ch t nh doanh thu tại Công ty Cổ phần

Dược phẩm Danapha” đã hái quát những vấn đề l luận cơ bản,
đánh giá thực trạng c ng tác ế toán chu trình doanh thu Công ty ,
đồng thời đưa ra các giải pháp t ch c c ng tác ế toán chu trình
doanh thu. T

ết quả các phương pháp nghiên c u s gi p tác giả

đưa ra được những đánh giá về hệ thống th ng tin ế toán trong
doanh nghiệp và đưa ra những giải pháp iến nghị để hoàn thiện hệ
thống th ng tin trong chu trình doanh thu


5
CHƢƠNG 1
CƠ SỞ L LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÁC DOANH
NGHIỆP
1.1. GIỚI THIỆU VỀ CHU TRÌNH DOANH THU
1.1.1. Mục tiêu của chu trình doanh thu
Nội dung trong chu trình doanh thu gồm ghi nhận đơn đ t
hàng, iểm tra t n d ng c a hách hàng trước hi mua hàng, giao
hàng, lập hóa đơn và thu tiền với m c tiêu ch yếu là phối hợp nhịp
nhàng và hiệu quả giữa các bộ phận trong việc bán hàng, theo dõi
thanh toán và thu tiền c a hách hàng.
1.1.2. Các chức năng chính của một chu trình doanh thu
Giới thiệu các ch c các ch c năng ch nh c a chu trình doanh
thu
a. h n ơn ặt hàng
Đ y là bước đ u tiên trong chu trình doanh thu, thường được
thực hiện bởi bộ phận bán hàng thuộc Ph ng inh doanh.

. i mt atn

ng à t n kho

Có các tình huống ảy ra sau đ y:
- Nếu hách hàng là người mua mới, nh n viên bán hàng phải
báo cáo với nhà quản l

em

t riêng cho trường hợp này

- Nếu đơn đ t hàng được nhận t

hách hàng thường uyên

thì nh n viên bán hàng tiến hành iểm tra t n d ng liên quan đến
th ng tin hách hàng đã có sẵn trong hệ thống.
ước ế tiếp, nh n viên bán hàng c n phải iểm tra lượng
hàng trong ho có đ như hách hàng yêu c u hay h ng.
. iao hàng
- Đến ngày giao hàng,

ộ phận giao hàng chuyển hàng giao


6
hàng cho hách đ ng thời lập Giấy báo g i hàng để g i

m hàng

hóa. Giấy báo g i hàng có thể là bản sao c a Phiếu uất ho ho c
vận đơn. Ngoài ra, các ch ng t chi ph liên quan đến vệc vận
chuyển s được tập hợp và chuyển về ph ng ế toán để thanh toán và
theo dõi.
.

t h a ơn cho khách hàng

Sau hi hàng hóa được giao cho hách hàng, một liên c a giấy
báo g i hàng được chuyển đến ộ phận ế toán để lập hóa đơn. Sau
hi iểm tra và đối chiếu các ch ng t có liên quan, bộ phận này tiến
hành lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng. Hóa đơn
được lập thành nhiều liên, một liên giao cho hách, một liên để ế
toán bán hàng ghi nhận doanh thu, thuế GTGT và ế toán c ng nợ
theo dõi hoản phải thu, một liên được lưu lại tại bộ phận lập hóa
đơn.
g. h o

i các kho n ph i th khách hàng

Khoản phải thu hách hàng được theo dõi theo hai cách:
 Theo dõi theo t ng hóa đơn : Phương pháp này cho ph p
theo dõi tất cả các hóa đơn chưa thanh toán và ph n t ch theo thời
hạn nợ.
 Kết chuyển số dư : Theo dõi t ng số dư đ u ì, t ng số nợ
phát sinh trong ì, t ng số tiền đã thanh toán và số c n nợ c a m i
hách hàng vào cuối ì.
h. h n ti n thanh toán
- Khách hàng thanh toán b ng tiền m t, bộ phận ế toán tiền

m t lập phiếu thu và th qu tiến hành thu tiền. Phiếu thu được lập
thành nhiều liên, 1 liên giao cho hách và các liên c n lại được s
d ng để hạch toán, lưu trữ tại bộ phận ế toán.
- Khách hàng thanh toán b ng chuyển hoản, ế toán tiền g i


7
ng n hàng căn c vào giấy báo có c a ng n hàng để tiến hành hạch
toán vào s

ế toán, đồng thời th ng báo cho bộ phận ế toán theo

dõi c ng nợ để cập nhập tình hình thanh toán c a hách hàng
1.1.3. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình
doanh thu
Chu trình doanh thu có mối liên hệ mật thiết với th ng tin bán
hàng thuộc ph ng inh doanh và hệ thống th ng tin ế toán thuộc
ph ng ế toán
- Kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền
-

Gian lận và sai sót là những vấn đề lu n tồn tại trong quá

trình hoạt động c a doanh nghiệp. Những hành động này d v tình
hay cố , lu n g y ra những tác động tiêu cực đến các doanh nghiệp
t những t n thất về m t tài ch nh đến m c độ nghiêm trọng hơn là
sự phá sản.
- Hệ thống th ng tin ế toán có những ảnh hưởng rất lớn đến
t n suất ảy ra gian lận và sai sót tại các doanh nghiêp, trong đó đáng
ể nhất là m c độ ng d ng c ng nghệ th ng tin và vai tr c a nhà

quản l trong ế toán.
- Mục tiêu iểm soát chu trình doanh thu
- M c tiê ki m oát n i

ới nghiệp

án hàng

- Để ngăn ng a những sai sót và gian lận trong nghiệp v bán
hàng c n thiết lập các ch nh sách và th t c nh m đạt được các m c
tiêu c thể trong nghiệp v bán hàng
- M c tiê ki m oát n i

ới nghiệp

th ti n

- Đối với nghiệp v thu tiền yêu c u đ t ra là phải thu đ ng,
thu đ và thu ịp thời. C n thiết lập các ch nh sách và th t c để đạt
được m c tiêu c thể .
1.2. TỔ CHỨC THÔNG TIN K TOÁN TRONG CHU TRÌNH


8
ÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
ng dữ liệu gồm 4 n t

l tương ng với 4 ch c năng cơ

bản c a chu trình bán hàng và thu tiền:

- Ch c năng tiếp nhận,

l đơn đ t hàng và lập lệnh bán

hàng
- Ch c năng chu n bị hàng, vận chuyển hàng và giao hàng
cho hách
- Ch c năng lập hóa đơn, theo dõi thanh toán và thu tiền
- Ch c năng ph n t ch tình hình tiêu th
1.2.1. Hệ thống bán hàng
Hoạt động đ u tiên b t đ u cho chu trình doanh thu là hoạt
động nhận đơn đ t hàng. Hoạt động này s tiếp nhận các yêu c u t
hách hàng, t đó em

t hả năng tài ch nh c a hách hàng cũng

như hả năng cung c ng c a c ng ty. Sau đó, cung cấp th ng tin cho
hách hàng ết quả

l yêu c u đ t hàng c a hách.

1.2.2. Hệ thống giao hàng
Hoạt động này s tiến hàng uất ho, giao hàng hoác cho
hách đồng thời ác nhận nội dung thực hiện thực tế c a quá trình
cung cấp hàng hóa, dịch v
1.2.3. Hệ thống lập hóa đơn
Ở hoạt động này s t ch c ghi nhận nghiệp v bán hàng, cung
cấp dịch v đã được thực hiện nh m ác nhận, theo dõi, quản l và
đánh giá quá trình bán hàng, cung cấp dịch v cho hách hàng.
1.2.4. Hệ thống theo dõi công nợ và thu tiền

Căn c vào nội dung hoạt động bán hàng đã thực hiện và được
t ch c theo dõi để thực hiện hoạt động thu tiền c a hách hàng. Yêu
c u c a hoạt động thu tiền là đảm bảo thu đ y đ , ch nh ác, ịp thời
những hoạt động bán hàng, cung cấp dịch v đã thực hiện cũng như


9
phản ánh đ ng thực tế tình hình thanh toán c a hách hàng


10
TÓM TẮT CHƢƠNG 1
Chu trình doanh thu ghi nhận những nghiệp v

inh tế phát

sinh liên quan đến việc bán hàng và thanh toán tiền c a hách hàng.
Một c ng ty nếu thiết ế tốt chu trình bán hàng và thu tiền s đảm
bảo cho việc bán hàng và thanh toán tiền c a hách hàng được thực
hiện nhanh chóng, ch nh ác và lu n được iểm soát.
Trong CH

NG 1 c a luận văn, tác giá đã hái quát cơ sở l

luận về t ch c th ng tin ế toán trong doanh nghiệp t m c tiêu, các
ch c năng ch nh c a một chu trình bán hàng và thu tiền, mối quan hệ
giữa các bộ phận trong chu trình bán hàng và thu tiền cho đến iểm
soát chu trình doanh thu. Đ y được em là cơ sở để đánh giá thực
trạng và nghiên c u các giải pháp hoàn thiện hệ thống th ng tin ế
toán tại C ng ty C ph n dược anapha.

11
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN DƢỢC PHẨM DANAPHA
2.1.

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN

DƢỢC DANAPHA
2.1.1. Sự hình thành và chức năng, nhiệm vụ của Công ty
a. S h nh thành Công ty
Tháng 02/1

7, được sự đồng

c a Uỷ ban Nh n d n Thành

phố Đà Nẵng, sở Y tế Đà Nẵng và T ng C ng ty Việt Nam, X
nghiệp dược ph m Quảng Nam – Đà Nẵng được đ i tên thành X
nghiệp dược ph m trung ương 5 Đà Nẵng
. Chức năng, nhiệm

, ứ mệnh c a Công ty

* Chức năng c a công ty
C ng ty C Ph n

ược

anapha chuyên sản uất, inh doanh

và uất nhập h u các m t hàng thuốc chữa bệnh, m ph m, nguyên
liệu sản uất thuốc và bao bì dược ph m, t ch c sản uất thuốc có
chất lượng theo đ ng hồ sơ đăng

, các quy định c a nhà nước và

theo yêu c u c a GMP.
* hiệm

c a Công ty

* Sứ mệnh c a Công ty
2.1.2. Đặc điểm sản xuất inh doanh của Công ty
Mọi h u c a quá trình sản uất và bảo quản sản ph m phải
tu n th theo những quy t c do ộ Y tế đề ra.
2.1.3. Tổ chức quản lý tại Công ty
Cơ cấu t ch c c a C ng ty hiện nay có Hội đồng c đ ng,
Hội đồng quản trị và T ng Giám đốc điều hành toàn bộ hoạt động
c a C ng ty. Gi p việc cho Giám đốc là các Phó T ng Giám đốc và


12
các ph ng ban ch c năng như: Ph ng Kế hoạch sản uất, Ph ng
Marketing, Phòng Tài chính – Kế toán, …
a. ổ chức

máy kế toán tại tổng công ty

Tại ph ng ế toán c a t ng c ng ty, m i bộ phận ế toán thực
hiện thu nhận,

l th ng tin liên quan tới đối tượng ế toán thuộc

công ty
. ổ chức

máy kế toán tại m i chi nhánh

Hiện tại, C ng ty có 5 chi nhánh ở Hà Nội, Hồ Ch Minh, Đà
Nẵng, Thanh Hóa và Khánh H a. Ở m i chi nhánh gồm có bộ phận
ế toán và bộ phận bán hàng gồm các trình dược viên.


13
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC T

CHỨC THÔNG TIN KẾ

TOÁN CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
DƢỢC DANAPHA
2.2.1. Đặc điểm đối tƣợng hách hàng
C ng ty anapha sản uất dược ph m và bán cho các đối bệnh
viện bệnh viện tư và bệnh viện c ng , các hiệu thuốc, ph ng mạch
và ph ng hám tư nh n.
2.2.2. Thực trạng tổ chức dữ liệu và mã hoá các đối tƣợng
a. h c t ạng

hệ th ng tài kho n

Hệ thống tài hoản c ng ty đang s d ng tu n th các quy
định c a bộ tài ch nh
. h c t ạng tạo m các

i tượng khách hàng

Mã hách hàng: Hiện tại, C ng ty có tất cả 5 chi nhánh, bao
gồm: Hà Nội, Thanh Hoá, Đà Nẵng, Khánh Hoà, Hồ Ch Minh. Mã
c a hách hàng được lấy theo số mã v ng và được đánh số b t đ u
t số th tự 1. V d , nếu hách hàng là bệnh viện Đa hoa Đà Nẵng,
Đà Nẵng có mã v ng là 0511, mã hách hàng là 05110001
Loại đối tượng : có ba đối tượng : hách hàng, nhà cung cấp
và nhóm hác. Tương ng với đối tượng hách hàng mã loại đối
tượng là 1
Giới hạn nợ và Hạn thanh toán : dữ liệu được cập nhập dựa
trên Hợp đồng inh tế được
c. h c t ạng anh m c

ết
n phẩm

Mã sản ph m: Mã sản ph m được ph n loại theo ch c năng,
bao gồm nhóm thuốc hác nhau được đánh số th tự t 01 đến 0 .
Tên sản ph m : Th ng tin về giá bán sản ph m được t ng
c ng ty ban hành cố định và áp d ng cho tất cả các chi nhánh trên
toàn quốc.

14
Loại sản ph m: Nh m m c đ ch iểm ê và ph n loại các tất
cả vật liệu, thành ph m có trong ho mà Loại sản ph m s được ph n
thành hai loại và đánh số : 01 là Loại vật liệu, 02 là loại thành ph m
Nhóm sản ph m : Nhóm sản ph m được ph n loại theo ch c
năng, nh m m c đ ch biết được sản ph m đó n m trong nhóm sản
ph m nào
2.2.3. Thực trạng chu trình doanh thu
C ng ty hoạt động sản uất và cung cấp nhiều loại dược ph m
cho các hách hàng là các bệnh viện lớn và các nhà thuốc tư và các
ph ng mạch. ên cạnh việc cung cấp dược ph m cho bệnh viện lớn,
việc bán dược ph m cho các ph ng hám nh và các hiệu thuốc cũng
được c ng ty hết s c đ u tư. Để quản l việc bán hàng và thu tiền
cho các c a hàng thuốc và ph ng hám này c ng ty đã

y dựng đội

ngũ trình dược viên…để t đó thực hiện tìm iếm được nhiều đơn
đ t hàng hơn.
2.2.4. Thực trạng quy trình x lý đơn đặt hàng
a. h n ơn ặt hàng
Tất cả các Khách hàng đều
hàng tại

hợp đồng inh tế hi đ t mua

anapha. Với hách hàng là bệnh viện c ng thì một hợp

đồng inh tế s bao gồm :

1. Văn bản hợp đồng

m theo

anh m c hàng hóa và các

Ph l c
2. Quyết định phê duyệt ết quả đấu th u
3. Th ng báo tr ng th u
Những nội dung ch nh c a một hợp đồng inh tế gồm có :
- Thời gian thực hiện hợp đồng
- Giá trị c a hợp đồng
- Điều iện bàn giao hàng hóa, thanh toán, thanh l hợp đồng,


15
chiết hấu hàng mua
b. i m t a t n kho
Nếu hách hàng là người mua mới, ế toán bán hàng s

-

cập nhập th ng tin hách hàng vào hệ thống. Khi nhận được Đơn đ t
hàng, ế toán bán hàng chịu trách nhiệm tiến hành iểm tra hàng có
đ trong ho như yêu c u c a hách hàng hay h ng. Kế toán bán
hàng tiến hành lập hóa đơn cho những m t hàng sẵn có ở ho và g i
đến bộ phận ho.
c.Ch ẩn

hàng

ựa trên Đơn đ t hàng và các liên c a Hóa đơn mà th

ho

tiến hàng lập Phiếu uất, nh n viên ho chu n bị hàng theo đ ng số
lượng, ch ng loại, đóng gói theo yêu c u y tế.
d.

iao hàng

Khi tiến hàng giao hàng cho hách, nh n viên s giao hàng
m theo Phiếu uất và 2 liên c n lại c a hóa đơn để hách hàng
nhận. Một liên c a hóa đơn được hách hàng giữ, liên c n lại c ng
với Phiếu uất được g i về cho ế toán c ng nợ để thực hiện lưu trữ
và theo dõi thanh toán.
e. i m t a t n

ng

Việc iểm tra hạn m c c ng nợ c a hách hàng được thực
hiện vào cuối m i tháng hi làm báo cáo nộp cho ph ng ế toán tại
t ng c ng ty. Nếu hách hàng có số dư nợ vượt quá hạn m c, ế
toán chi nhánh s báo cáo cho trưởng chi nhánh để trưởng chi nhánh
đưa ra quyết định nhận hay h ng tiếp t c nhận đơn đ t hàng vào
tháng sau.
2.2.5. Thực trạng quy trình quản lý công nợ và thu tiền
n

công nợ khách hàng: Khi nhận đơn đ t hàng, ế

toán cập nhập dữ liệu vào ph n mềm. Khi đơn đ t hàng đã được thực


16
hiện, ế toán nhận được Phiếu uất ho t bộ phận ho và tiến hành
truy cập dữ liệu qua ph n mềm, iểm tra lại số liệu đã nhập trước đó
rồi ác nhận đã thực hiện đơn hàng này.
Đánh giá về

ế toán chu trình doanh thu tại Công ty

Danapha
Th nhất, giá bán sản ph m chưa có sự ph n biệt giá cho t ng
đối tượng hách hàng. C ng ty đưa ra một m c giá cố định và áp
d ng cho tất cả các chi nhánh trên toàn quốc, m c giá này được áp
d ng cho tất cả các hách hàng. Tuy nhiên giá chiết hấu theo đơn
hàng lại thay đ i ph thuộc vào việc

ết hợp đồng giữa c ng ty và

hách hàng, và người có ch c năng quy định giá chiết hấu này là
trưởng chi nhánh. Như vậy, giá chiết hấu có thể thay đ i ph thuộc
vào trưởng chi nhánh
Th hai, c ng tác iểm soát nội bộ rất t được s d ng vào quy
trình doanh thu và bán hàng với m c đ ch giảm thiểu những r i ro có
thể ảy ra. Một trường hợp đó là c ng ty chưa t ch c thực hiện các
hoạt động iểm soát nội bộ trong quá trình thu tiền c a trình dược
viên. Điều này s d n đến r i ro hi trình dược viên chiếm d ng vốn
c a c ng ty trong một thời gian.

Th ba, m c d

h u iểm tra t n d ng được thực hiện vào

cuối m i tháng nhưng lại h ng được thực hiện m i hi hách hàng
đ t đơn hàng. Điều này có thể ảy ra r i ro bán hàng cho hách hàng
h ng có hả năng thanh toán nợ ho c g n đến m c h ng có hả
năng thanh toán nợ


17
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Trong chương 2, luận văn đã hái quát được những đ c điểm
hoạt động sản uất inh doanh c a C ng ty t quá trình hình thành,
phát triển cho đến việc ph n cấp quản l , thực trạng c ng tác ế toán
tại t ng c ng ty và tại t ng chi nhánh c ng ty.
Qua tìm hiểu và ph n t ch thực tế t ch c c ng tác ế toán
trong chu trình bán hàng và thu tiền tại m i chi nhánh c a C ng ty
C ph n dược

anapha cho thấy t ch c th ng tin trong chu trình

bán hàng và thu tiền chưa được quan t m t ch c một cách đ y đ ,
do đó chưa phát huy có hiệu quả th ng tin ế toán ph c v việc bán
hàng và thanh toán c a hách hàng được thực hiện nhanh chóng và
ch nh ác.


18
CHƢƠNG 3

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
DƢỢC PHẨM DANAPHA
3.1. HOÀN THIỆN

ÁO CÁO KẾ TOÁN TRONG CHU

TRÌNH DOANH THU CỦA CÔNG TY
3.1.1. Thêm dữ liệu về lô hàng và hạn s dụng
ược là một lĩnh vực rất h t he về quản l chất lượng vì các
sản ph m c a ngành này có liên quan trực tiếp đến s c h e và t nh
mạng con người do đó các sản ph m dược phải đảm bảo các tiêu
chu n về vệ sinh an toàn và thời hạn s d ng. Để đảm bảo được các
yêu c u trên các sản ph m dược theo dõi hạn s d ng và theo dõi
hàng tồn ho theo phương pháp FIFO. ưới đ y là hướng d n cài đ t
và

l tình huống cho các đơn vị inh doanh dược ph m.
o đ c điểm c a ngành dược, các sản ph m dược có liên quan

trực tiếp đến an toàn c a người s d ng, do đó hi làm áo cáo nhập
- uất - tồn nên thêm hạn s d ng c a t ng loại dược ph m.
việc thêm dữ liệu hạn s d ng, ế toán chi nhánh s

ng

ác định được

những m t hàng g n đến hạn để có phương pháp giải quyết th ch
hợp.

3.1.2.

y dựng các báo cáo theo nhu cầu quản lý

Việc ác định th ng tin ế toán tương đối đa dạng, ph thuộc
vào t ng cách tiếp cận và nhu c u th ng tin c a nhà quà quản l . Có
thể nói, nhu c u th ng tin c a nhà quản l là yếu tố quan trọng nhất
hi thiết ế báo cáo c a đơn vị. Những báo cáo th ng thường được
ế toán lập dựa trên vào chu n mực, chế độ ế toán và đ c điểm sản


19
uất inh doanh c a C ng ty. Tuy nhiên, những báo cáo này v n
chưa đáp ng được nhu c u th ng tin nhanh, ch nh ác cho nhà quản
l

hi họ muốn s d ng những th ng tin này cho việc ra quyết định.
3.1.3. áo cáo tổng hợp công nợ theo trình dƣợc viên
M c d có há nhiều th ng tin chi tiết hi làm báo cáo t ng

hợp c ng nợ, tuy nhiên hi nhà quản l c n biết một trình dược viên
trong ỳ s chịu trách nhiệm thu được bao nhiêu tiền t

hách hàng

mà trình dược viên đó ph trách, thì ế toán phải rà soát lại toàn bộ
c ng nợ để tìm iếm và t ng hợp th ng tin, c ng việc này mất rất
nhiều thời gian.
Nh m ác định số tiền mà m i trình dược viên thu được trong
ỳ và ngăn ch n được trường hợp chiếm d ng vốn.

áo cáo doanh

thu theo trình dược viên s gi p ế toán chi nhánh ác định được
những c ng nợ nào g n đến hạn mà trình dược viên chịu trách nhiệm
đó chưa thu được tiền, t đó tiến hành c ng tác thu tiền. ưới đ y là
một bảng m u báo cáo theo hướng cải thiện.
3.1.4.

y dựng bản phạt hạn mức nợ

Hiện nay, việc

y dựng bản phạt hạn m c nợ cho trình dược

viên được t nh theo t ng c ng nợ quá hạn. Đề uất

y dựng bảng

phạt hạn m c nợ theo t ng hoảng thời gian và theo tỷ lệ s làm
giảm áp lực cho trình dược viên trong việc thu hồi c ng nợ .

ưới

đ y là bản phạt hạn m c c ng nợ mới theo hướng cải thiện
3.2.5.

áo cáo Theo dõi doanh thu theo vùng miền, nhóm

khách hàng

Tại m i chi nhánh có thể lập bảng thống ê doanh thu bán
hàng t ng v ng, miền, qua đó đánh giá thị trường t ng hu vực. Chi
nhánh có thể lập bảng thống ê theo t ng đối tượng hách hàng c
thể nh m đánh giá tình hình tiêu th sản ph m c a t ng đối tượng


20
hách hàng qua t ng thời ỳ, tại t ng v ng miền hác nhau. T đó
đưa ra những biện pháp mar eting, quy trình ph n phối thuốc mới
trong tương lai
Tuy nhiên ph n mềm t ch hợp hiện nay chưa có hả năng lập
được báo cáo bán hàng theo v ng miền. Để thực hiện được lập báo
cáo này ngoài sự h trợ c a ph n mềm c n phải s d ng thêm c ng
c Pivotable c a

cel.

3.2. HOÀN THIỆN GIÁ

ÁN SẢN PHẨM ÁP DỤNG CHO

TỪNG ĐỐI TƢỢNG KHÁCH HÀNG
M t hàng dược rất đa dạng, và với t ng đối tượng hách hàng
s phải đưa ra nhiều m c giá hác nhau. o đó nên ác định giá bán
dựa trên ch nh sách giá c ng ty đưa ra cho t ng m t hàng và t ng
loại hách hàng. Hoàn thiện

anh m c giá bán và

anh m c dược

ph m s làm cơ sở để ế toán có thể truy uất trên chương trình giá
dược ph m cho các đối tượng hách hàng hác nhau.
3.2.1. Hoàn thiện danh mục mã đối tƣợng hách hàng
Nh m m c đ ch áp d ng một đơn giá minh bạch cho t ng đối
tượng hách hàng, việc đ u tiên c n thực hiện là hoàn thiện

y d ng

Mã đối tượng hách hàng. Có 5 nhóm đối tượng hách hàng: bệnh
viện c ng, bệnh viện tư, đại l , hiệu thuốc và các ph ng hám tư.
3.2.2. Hoàn thiện danh mục giá bán
Ph n mềm có thể cải thiện đưa ra giá bán cho t ng đối tượng
hách hàng. o đó, giá bán sản ph m cho t ng đối tượng s thay đ i.
Ch ng hạn, với hách hàng là các bệnh viên c ng, danh m c giá bán
sản ph m nên được

y dựng dựa trên giá tr ng th u. Với hách

hàng là hiệu thuốc lớn, giá bán sản ph m s là giá bán bu n. Với
hách hàng là ph ng hám ho c ph ng mạch, giá sản ph m là giá
bán l th ng thường


21
3.3. HOÀN THIỆN KH U KIỂM SOÁT TRONG QUÁ TRÌNH
DOANH THU
Các nghiệp v trong chu trình bán hàng và thu tiền tại c ng ty
anapha thường n ch a nhiều sai sót và gian lận. Những sai sót này
một ph n do l i c a ế toán, c a trình dược viên và một ph n do các

biện pháp iểm soát chưa được thực hiện tốt.
3.4. HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM TRA T N DỤNG KHI
L ĐƠN Đ T HÀNG
Thực trạng quy trình

l đơn đ t hàng cho thấy, ế toán cuối

m i tháng mới iểm tra hạn m c t n d ng nợ c a hách, làm căn c
cho việc tiếp t c đơn đ t hàng c a tháng sau. Điều này cho thấy c ng
ty chưa có quy trình để iểm soát bán hàng như em lịch s thanh
toán chậm ho c tồn đọng nợ ấu.

o vậy để ngăn ch n r i ro h ng

thu hồi được c ng nợ và hó hăn trong việc lập ế hoạch hi số tiền
n m trong các tài hoản phải thu hó đ i, chương trình nên hoàn
thiện ch c năng nhập đơn hàng, nếu đơn hàng này vượt quá m c t n
d ng cho ph p chương trình s hiển thị th ng báo nh c nhở.
3.4.1. Hoàn thiện công nợ Danh mục hách hàng hi tạo
mới
Khi ế toán bán hàng tại m i chi nhánh nhận hợp đồng inh tế
và tạo mã hách hàng, việc cập nhập dữ liệu liên quan đến th ng tin
về thời hạn thanh toán, giới hạn nợ, điều iện và phương th c thanh
toán là v c ng quan trọng. Điều này gi p quản l c ng nợ hách
hàng một cách minh bạch và dễ dàng t ng hợp số liệu hơn
3.4.2. Hoàn thiện h u nhập hóa đơn


22
3.5. NH NG ĐIỀU KIỆN CẦN THIẾT ĐỂ THỰC HIỆN CÁC

GIẢI PHÁP NH M HOÀN THIỆN HỆ THỐNG TỔ CHỨC
THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU
Th nhất, điều iện về con người và thiết bị phương tiện
- Về con người : Khi em

t yếu tố con người thì h a cạnh

hàng đ u là năng lực và trình độ c a nh n viên và mối quan hệ c a
nh n viên đó trong chu trình. Trong chu trình doanh thu, ế toán viên
là người trực tiếp theo dõi quy trình t

h u nhận đơn đ t hàng,

t

duyệt t n d ng và iểm tra c ng nợ. Trình dược viên đảm nhận thu
tiền trực tiếp t

hách hàng. Hai vị tr này c n phải được phối hợp

thống nhất và ch t ch với nhau để đảm bảo quy trình được hoàn
thành su n s .

ên cạnh đó, ế toán viên và trình dược viên cũng

phải được huấn luyện định ỳ về những ch nh sách bán hàng mới,
ph biến nội quy và huấn luyện về nghiệp v thường uyên hi có sự
thay đ i về hệ thống th ng tin ế toán.
- Về thiết bị, phương tiện: Đ y là điều iện c n thiết để thực
hiện việc thu nhận,

bị

l , lưu trữ và cung cấp th ng tin. Trang thiết

thuật như hệ thống máy vi t nh, thiết bị mạng và các ph n mềm

ế toán

l tự động là rất c n thiết đối với HTTT hiện đại.

Th hai, thực hiện iểm soát th ng tin nh m đảm bảo cho hoạt
động c a hệ thống th ng tin được an toàn, tránh các r i ro, đảm bảo
t nh bảo mật c a th ng tin. Việc thiết lập hệ thống iểm soát bao
gồm :
- Ph n quyền trong hệ thống th ng tin :

ác định hối lượng

c ng việc và trách nhiệm c a t ng nh n viên trong việc thu thập,
l , cung cấp và th ng tin và yêu c u m i nh n viên phải tu n th
những quy định trong h u nhập liệu
-

ảo mật th ng tin : Th ng tin về ch nh sách giá, hạn s


23
d ng, …là th ng tin trong nội bộ c ng ty, chỉ cung cấp riêng cho các
nhà quản trị để thực hiện các m c tiêu quản l , do vậy t nh bảo mật
th ng tin đ i h i rất cao.

o đó, c n phải thực hiện các biện pháp

nh m bảo mật th ng tin .
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3
Th nhất, hoàn thiện báo cáo ế toán trong chu trình bán hàng
và thu tiền c a c ng ty bao gồm thêm dữ liệu về l hàng và hạn s
d ng để qua đó ế toán bán hàng s

ác định được các m t hàng g n

đến hạn để có phương pháp giải quyết hợp l

y dựng các báo cáo

theo nhu c u c a quản l t đó h trợ cho việc ra quyết định.
Th hai, hoàn thiện giá bán sản ph m áp d ng cho t ng đối
tượng hách hàng làm cơ sở để ế toán có thể truy uất trên chương
trình giá dược ph m cho t ng đối tượng hách hàng hác nhau. Qua
đó, tăng cường t nh minh bạch trong quản l giá thuốc và h trợ cho
việc truy uất dữ liệu giá bán nhanh chóng hơn.
Th ba, hoàn thiện h u iểm soát trong chu trình bán hàng và
thu tiền gi p ngăn ch n các sai sót và gian lận thường ảy ra tại thực
tế chu trình bán hàng và thu tiền thường g p
Th tư, hoàn thiện quy trình iểm tra t n d ng hi
đ t hàng bao gồm hoàn thiện c ng nợ

l đơn

anh m c hách hàng hi tạo

mới và hoàn thiện h u nhập hóa đơn
Nhìn chung, qua các giải pháp nêu trên, để hệ thống th ng tin
ế toán thực sự là c ng c đ c lực trong hệ thống quản l tại C ng
ty đ i h i phải có sự tham gia t ch cực c a các bộ phận, cá nh n
trong C ng ty. Đồng thời, cũng c n phải có một số biện pháp iểm
soát nh m phát hiện những sai sót và gian lận trong chu trình này.