Đề xuất giải pháp mã hóa và sắp xếp minh chứng trong kiểm định chất lượng giáo dục gắn với vị trí việc làm trong trường trung học cơ sở ở tỉnh thanh hóa

MỤC LỤC
Nội dung
Mục lục
Mở đầu
Lý do chọn đề tài
Mục đích nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu
Nội dung SKKN
Cơ sở lý luận
Thực trạng
Đề xuất giải pháp
Hiệu quả
Kết luận, kiến nghị
Danh mục tài liệu sử dụng
Danh mục phụ lục kèm theo

Trang
1
2
2
3
3
3
3
4
6
8
11
14
15

15

1. Mở đầu
- Lí do chọn đề tài
Công tác kiểm định chất lượng giáo dục đã được Đảng nhà nước ta quan
tâm lãnh đạo, là nhiệm vụ quan trọng mà toàn ngành Giáo dục và Đào tạo đang
1


triển khai thực hiện trên pham vi toàn quốc. Hiện nay, theo chỉ đạo của Sở Giáo
dục và Đào tạo Thanh Hóa, 100% trường trung học cơ sở (THCS) đã hoàn thành
báo cáo tự đánh giá và đang trong thời gian thu thập, xử lý minh chứng để đăng
ký đánh giá ngoài.
Quy định của Bộ GD&ĐT về việc mã hóa minh chứng theo Công văn số
8987/BGDĐT-KTKĐCLGD ngày 28/12/2012 về việc hướng dẫn tự đánh giá và
đánh giá ngoài cơ sở giáo dục phổ thông, cơ sở giáo dục thường xuyên thì hộp
(cặp) minh chứng là nơi để sắp xếp, lưu trữ các hồ sơ, hiện vật…(sau đây gọi là
minh chứng, viết tắt là MC hoặc gọi là hồ sơ). Việc lưu trữ hồ sơ theo hộp cùng
với mã minh chứng làm đường dẫn là rất khoa học, không những phục vụ tốt cho
công tác đánh giá ngoài mà còn góp phần cải tiến chất lượng mọi hoạt động của
nhà trường, trong đó có công tác quản lý, sử dụng hồ sơ, thông tin, số liệu của
nhà trường.
Trong các trường THCS ở Thanh Hóa hiện nay, mối quan hệ giữa hồ sơ và
nơi lưu trữ, người sử dụng hồ sơ là mối quan hệ gắn bó mật thiết, mang tính bền
vững, ổn định, thường xuyên và lâu dài, cụ thể là:
+ Người sử dụng hồ sơ là người được lãnh đạo trường giao nhiệm vụ bảo
quản hồ sơ, quản lý thông tin, số liệu; Chịu trách nhiệm về tính an toàn, bảo mật
của hồ sơ. Là người kiểm đếm, chỉnh sửa, bổ sung và hoàn chỉnh hồ sơ.
+ Thông tin, số liệu của các bộ phận trong trường chỉ khi có lệnh của lãnh
đạo trường mới được cung cấp cho các bộ phận khác.

+ Mỗi cá nhân, bộ phận trong trường đều được trang bị phòng làm việc, tủ,
giá riêng biệt để bảo quản hồ sơ chứ không để chung để sử dụng.
+ Những hồ sơ cần bàn giao cho văn phòng sau khi sử dụng như sổ điểm,
học bạ… cũng gắn với trách nhiệm cá nhân của người sử dụng trong thời gian sử
dụng, người bảo quản trong thời gian được bàn giao.
Hiện nay, trong quá trình tự đánh giá, sau khi mã hóa minh chứng, các
trường xếp thứ tự hồ sơ không gắn với người sử dụng và nơi lưu trữ dẫn đến việc
2


hồ sơ của nhiều cá nhân, bộ phận được để chung với nhau vào một hộp và giao
do một người thu thập, sắp xếp và quản lý, dẫn đến việc mã hóa theo hộp không
mang lại hiệu quả mong muốn, gây nên nhiều bất cập trong công tác.
Tình hình này đòi hỏi phải có cách áp dụng sáng tạo Công văn số
8987/BGDĐT-KTKĐCLGD ngày 28/12/2012 của Bộ GD&ĐT về việc hướng
dẫn tự đánh giá và đánh giá ngoài cơ sở giáo dục phổ thông, cơ sở giáo dục
thường xuyên trong việc mã hóa và sắp xếp các MC.
- Mục đích nghiên cứu
Khắc phục tình trạng hồ sơ của các cá nhân, bộ phận để chung dẫn đến
những bất cập, thiếu an toàn cho hồ sơ, cho thông tin, số liệu của nhà trường, làm
mất vai trò và tác dụng quản lý của lãnh đạo trường, làm lãng phí thời gian công
sức của tất cả các cá nhân, bộ phận trong trường, ảnh hưởng không tốt đến chất
lượng hoạt động..
- Đối tượng nghiên cứu
Việc sắp xếp hồ sơ minh chứng trong công tác tự đánh giá ở trường trung
học cơ sở ở tỉnh Thanh hóa.
- Phương pháp nghiên cứu
Đúc rút kinh nghiệm trong quá trình đánh giá ngoài ở các trường trung học
cơ sở trong tỉnh.
Lấy ý kiến của các thành viên Hội đồng tự đánh giá ở một số trường trong

tỉnh
2. Nội dung sáng kiến kinh nghiệm
2.1. Cơ sở lí luận
Như chúng ta đã biết, theo Thông tư số 42/2012/TT-BGDĐT ngày
23/11/2012 của Bộ GD&ĐT về việc Ban hành Quy định về tiêu chuẩn đánh giá
chất lượng giáo dục và quy trình, chu kỳ kiểm định chất lượng giáo dục cơ sở
giáo dục phổ thông, cơ sở giáo dục thường xuyên thì một trong những mục đích
cốt lõi của kiểm định chất lượng giáo dục là nhằm giúp cơ sở giáo dục xác định
3


mức độ đáp ứng mục tiêu giáo dục trong từng giai đoạn, để xây dựng kế hoạch
cải tiến chất lượng giáo dục, nâng cao chất lượng các hoạt động giáo dục.
Công văn số 8987/BGDĐT-KTKĐCLGD ngày 28/12/2012 của Bộ GD&ĐT
về việc hướng tự đánh giá và đánh giá ngoài cơ sở giáo dục phổ thông, cơ sở giáo
dục thường xuyên quy định:
"…Trong kiểm định chất lượng giáo dục, minh chứng được hiểu là những
văn bản, hồ sơ, sổ sách, băng, đĩa hình, hiện vật đã và đang có của cơ sở giáo dục
phù hợp với yêu cầu của các chỉ số trong từng tiêu chí. Minh chứng được sử dụng
để chứng minh cho các phân tích, giải thích từ đó đưa ra các nhận định, kết luận
trong báo cáo tự đánh giá…"
"… Minh chứng được thu thập từ các nguồn: hồ sơ lưu trữ của cơ sở giáo
dục..."
"…Mỗi phân tích, mô tả trong mục mô tả hiện trạng của báo cáo tự đánh giá
đều phải có minh chứng đi kèm. Cần lựa chọn một, hoặc vài minh chứng phù hợp
với yêu cầu của chỉ số và ghi ký hiệu đã được mã hóa vào sau mỗi phân tích, mô
tả, nhận định…"
"… Cần tập hợp, sắp xếp minh chứng trong các hộp (cặp) theo thứ tự mã
hóa...."
Theo quy định trên đây thì các minh chứng chủ yếu là hồ sơ, sổ sách của

các cá nhân bộ phận trong trường đang bảo quản và sử dụng trong công tác hàng
ngày.
Tuy rằng không bắt buộc sắp xếp các minh chứng có kích lớn, các minh
chứng đang sử dụng ở các bộ phận vào hộp nhưng phải có bảng thống kê hoặc
bảng ghi chú nên có thể nói: Mọi minh chứng đều được sắp xếp thứ tự trong hộp.
Ta xem xét các hộp (cặp) chứa hồ sơ của nhiều cá nhân, bộ phận khác nhau
sẽ thấy như sau:
- Sau khi mã hóa, sắp xếp các MC vào hộp, các cá nhân, bộ phận khác
nhau phải mang hồ sơ do mình bảo quản và sử dụng xếp vào cùng một hộp. Hộp
4


hồ sơ trở thành hộp đựng chung của nhiều người. Khi một người náo đó muốn sử
dụng hồ sơ phải đến hộp chung lấy hồ sơ của mình về; sau đó, muốn đảm bảo
được thứ tự sắp xếp lại phải mang hồ sơ xếp vào hộp chung đó. Còn nếu không
thực hiện việc này thì phần lớn MC không có mặt trong hộp.
- Khó khăn trong bảo quản, sử dụng, gây lãng phí thời gian, công sức để
tìm kiếm, bất tiện trong công việc đối với mọi cá nhân, bộ phận trong trường.
- Gây nên tình trạng không đảm bảo an toàn cho hồ sơ.
- Hồ sơ xếp chung để bảo quản thì không phát huy được trách nhiệm cá
nhân trong bảo quản sử dụng hồ sơ, trách nhiệm cá nhân của mỗi người giảm
xuống và gây nên tình trạng lộn xộn, đổ lỗi cho nhau.
- Không đảm bảo được vai trò của lãnh đạo trường trong việc quản lý sử
dụng hồ sơ và thông tin của trường. Tạo khe hở về quản lý trong việc bảo quản
hồ sơ cũng như về thông tin của đơn vị.
- Các hộp hồ sơ sắp xếp theo cách này là những hộp hồ sơ hỗn tạp. Các
hộp hồ sơ chỉ được duy trì khi có đoàn đánh giá ngoài, sau đó chính quá trình sử
dụng của các cá nhân, bộ phận khác nhau sẽ dễ dẫn đến sự lộn xộn, phá vỡ thứ tự
trong các hộp đã sắp xếp. Việc duy trì hộp không thực hiện được, do đó công tác
quản lý theo hộp không thực hiện được.

- Người làm ở bộ phận này có thể tự do xem hồ sơ của người khác, bộ
phận khác. Nếu trong trường hợp người bảo quản hộp luôn luôn giữ chìa khóa
hộp, thực hiện được việc giao và nhận hồ sơ cho chủ của nó một cách triệt để thì
việc này là vô cùng nhiêu khê, tốn công sức và ít nhất cũng sảy ra tình trạng có
một người thứ 2 được tự do xem hồ sơ của người khác, dẫn đến rò rỉ, phát tán
thông tin không theo mục đích quản lý và không có sự kiểm soát.
- Mỗi năm nhà trường thường phải đón tiếp nhiều đoàn kiểm tra như: Kiểm
tra chuyên môn của Phòng GD&ĐT, thanh tra định kỳ của Phòng Thanh tra
huyện, kiểm tra phòng chống cháy nổ, kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm, kiểm
tra công nhận trường chuẩn, Phúc tra công nhận chuẩn xã hội học tập vv. Mỗi
5


đoàn đến đều cần kiểm tra một số loại hồ sơ. Việc để chung hồ sơ của nhiều
người trong hộp rất gây khó khăn cho trường trong việc xuất trình.
Vì vậy, việc sắp xếp theo hộp mà không gắn với quá trình bảo quản và sử
dụng (gắn với vị trí việc làm) sẽ là hình thức, không khoa học, không có tác dụng
tốt trong thực tế, ngược lại có thể gây tác dụng không tốt.
Như vậy, có thể nói rằng: Việc sắp xếp hộp (cặp) hồ sơ gắn với vị trí việc
làm là một yêu cầu tất yếu, để thúc đẩy nâng cao chất lượng các hoạt động và
chất lượng của chính các hồ sơ, minh chứng trong nhà trường.
2.2. Thực trạng việc sắp xếp minh chứng ở các trường THCS trong tỉnh
hiện nay
Hiện nay các trường đang sắp xếp MC theo cách mỗi tiêu chí một hộp,
hoặc một vài tiêu chí một hộp, hoặc mỗi tiêu chuẩn một hộp. Các cách sắp xếp
này đều dẫn đến sự sáo trộn hồ sơ được sử dụng hàng ngày của các cá nhân bộ
phận trong trường, gây nên nhiều bất cập.
Sau đây là một số ví dụ về bảng minh chứng đang phổ biến hiện nay:
- Danh mục mã hóa MC của trường THCS Minh Lộc, huyện Hậu Lộc (có
văn bản kèm theo):

Ta thấy rằng:
Trong hộp 1 có hồ sơ của Hiệu trưởng, Hiệu phó, Bí thư chi bộ để chung
nhau.
Trong hộp 2 có hồ sơ của các thành phần sau: Giáo viên chủ nhiệm, giáo
viên bộ môn, cán bộ văn phòng, cán bộ phụ trách thiết bị, cán bộ phụ trách thư
viện.
Trong hộp 3 có hồ sơ của: Kế toán, Hiệu trưởng, nhân viên hành chính,
người được giao mua nước uống cho học sinh.
Trong hộp 4 có hồ sơ đoàn, hồ sơ đội, hồ sơ Hội Khuyến học, hồ sơ tổ văn
phòng để chung nhau vv.

6


- Danh mục mã hóa MC của trường THCS Hoằng Thắng, huyện Hoằng
Hóa (có văn bản kèm theo):
Trong hộp 1 có hồ sơ của: Hiệu trưởng, Bí thư chi bộ, Chủ tịch công đoàn,
Bí thư chi đoàn, Tổng phụ trách đội, Chi hội trưởng chi hội khuyến học, Tổ
trưởng chuyên môn để chung nhau.
Trong hộp 3 có hồ sơ của các thành phần sau: Hiệu trưởng, nhân viên văn
phòng, Bí thư chi bộ.
Trong hộp 5 có hồ sơ của: Bí thưc chi đoàn, Tổng phụ trách đội, Chủ tịch
Hội chữ thập đỏ vv
- Danh mục mã hóa MC của trường THCS Đông Hoàng, huyện Đông Sơn
(có văn bản kèm theo):
Trong hộp 1 có hồ sơ của: Hiệu trưởng, Bí thư chi bộ, Chủ tịch công đoàn
Bí thư chi đoàn, Hôi chữ thập đỏ, Hội cha mẹ học sinh, tổ chuyên môn, Giáo viên
chủ nhiệm, nhân viên văn phòng.
Trong hộp 2 có hồ sơ của các thành phần: Nhân viên văn thư, Hiệu trưởng,
Thư ký hội đồng, Tổng phụ trách đội, Cán bộ phụ trách trường học thân thiện,

học sinh tích cực, Phó Hiệu trưởng, Kế toán, cán bộ phụ trách công tác phòng
cháy, chữa cháy.
Trong hộp 3 có hồ sơ của: Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, cán bộ phụ trách
phổ cập giáo dục.
Chúng ta dễ dàng thấy rằng: trong các bảng danh mục minh chứng của các
trường THCS trong tỉnh đã được đánh giá ngoài từ thời điểm tháng 5 năm 2016
trở về trước, tình trạng này là phổ biến.
2.3. Đề xuất giải pháp áp dụng sáng tạo Công văn số 8987/BGDĐTKTKĐCLGD ngày 28/12/2012 về việc hướng dẫn tự đánh giá và đánh giá
ngoài cơ sở giáo dục phổ thông, cơ sở giáo dục thường xuyên: Mã hóa và sắp
xếp gắn với vị trí việc làm.
Theo Công văn số 7987/BGDĐT-KTKĐCLGD của Bộ GD&ĐT thì: Trong
công thức [Hn-a-bc-de] các thành phần được quy định như sau:
7


"+ H: Hộp (cặp) đựng MC;
+ n: Số thứ tự của hộp (cặp) đựng MC được đánh số từ 1 đến hết;
+ a: Số thứ tự của tiêu chuẩn;
+ bc: Số thứ tự của tiêu chí (từ Tiêu chí 1 đến 9, chữ b là số 0);
+ de: Số thứ tự của MC theo từng tiêu chí (MC thứ nhất viết 01, thứ 15 viết 15);"
Các thành phần a, bc, de, ta thực hiện bình thường theo hướng dẫn; Riêng
chỉ số n ta cũng chọn đúng theo quy định trên: "n: Số thứ tự của hộp (cặp) đựng
MC được đánh số từ 1 đến hết" sao cho:
- Nếu trong cùng một tổ chuyên môn, tổ văn phòng, hội đồng trường…
(sau đây gọi chung là bộ phận), tất cả các loại hồ sơ do cùng một người sử dụng
thì sắp xếp vào một hoặc một số hộp.
- Trong một bộ phận, các hồ sơ do nhiều người bảo quản và sử dụng khác
nhau thì sắp xếp sao cho mỗi người giữ một hoặc một số hộp hồ sơ, các hồ sơ
trong hộp của một người chính là hồ sơ người đó quản lý và sử dụng trong công
tác.

Ví dụ: Trong tổ văn phòng có sổ điểm tất cả các lớp trong trường xếp theo
năm học, mỗi năm một tập thì tập sổ điểm xếp theo năm học này chính là một
hộp. Học bạ của học sinh xếp theo lớp, mỗi lớp một tập thì tập học bạ của mỗi
lớp là một hộp vv…
- Các hồ sơ xếp trong hộp theo thứ tự của hồ sơ trong bảng danh mục mã
minh chứng.
Sau khi mã hóa MC thỏa mãn đồng thời 3 nội dung trên đây, các MC được
sắp xếp vào một hoặc nhiều hộp do chính người sử dụng hàng ngày bảo quản, sắp
xếp và trình đoàn đánh giá ngoài mỗi khi đến chu kỳ kiểm định. Lúc này bảng
danh mục mã MC trong báo cáo tự đánh giá trở thành bảng phân công thu thập,
xử lý và sử dụng MC cho từng cá nhân, bộ phận một cách cụ thể nhất, khoa học
nhất.
Việc sắp xếp MC gắn với vị trí việc làm có các ưu, nhược điểm như sau:
8


Ưu điểm:
Việc sắp xếp hồ sơ gắn với quá trình sử dụng và gắn với các cá nhân sử
dụng hồ sơ đảm bảo được các yêu cầu như: Dễ tìm kiếm, dễ bảo quản, phục vụ
tốt cho mọi vị trí công tác trong trường, đảm bảo được tính bảo mật của thông tin,
đảm bảo được vai trò quản lý của lãnh đạo trường.
Hồ sơ do các cá nhân, bộ phận bảo quản sử dụng không phải để chung với
hồ sơ của người khác, đảm bảo tính độc lập của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận công
tác.
Gắn được trách nhiệm cho cá nhân, nâng cao trách nhiệm của cá nhân
trong việc bảo quản, sử dụng hồ sơ sau khi hồ sơ được mã hóa. Các cá nhân, bộ
phận có nhiều thời gian để kiểm đếm, bổ sung, chỉnh sửa, do đó tính an toàn của
hồ sơ được đảm bảo hơn, chất lượng hồ sơ được nâng lên trong quá trình công
tác.
Mỗi cá nhân, bộ phận giữ trọn vẹn một vài hộp hồ sơ. Trong quá trình công

tác của các cá nhân, bộ phận, các hộp MC được tự nhiên hình thành. Đến chu kỳ
kiểm định chất lượng, Hội đồng tự đánh giá chỉ cần quy định mã hóa, không tốn
công thu thập, sắp xếp.
Hộp hồ sơ được duy trì trong suốt quá trình công tác của các cá nhân, bộ
phận. Chính các hộp này giúp cho các cá nhân, bộ phận công tác thuận lợi hơn và
tạo ra cho họ yêu cầu về việc sắp xếp hồ sơ khoa học hơn, bảo quản tốt hơn, quan
tâm đến chất lượng của hồ sơ hơn.
Trong quá trình quản lý, các cấp quản lý kiểm tra công việc và hồ sơ của
các cá nhân, bộ phận cũng chính là kiểm tra, củng cố các hộp minh chứng. Việc
này được thực hiện thường xuyên trong kế hoạch công tác của trường, hơn hẳn
việc chỉ đến chu kỳ kiểm định mới sắp xếp.
Tránh được tình trạng dùng chung hộp, dẫn đến lộn sộn, mất mát, hư hỏng
hồ sơ. Các thông tin, số liệu của trường có thể bị lọt ra ngoài, ảnh hưởng đến nhà
trường.
9


Trong trường hợp có thay đổi về nhân sự trong một bộ phận nào đó thì việc
bàn giao hồ sơ là rất thuận tiện vì đã có danh mục mã minh chứng của các hồ sơ
do người đó bảo quản, sử dụng.
Việc sắp xếp này không vi phạm các công văn hướng dẫn của Bộ, của Sở
giáo dục và Đào tạo.
Nhược điểm:
Về hình thức thì khi sắp xếp hồ sơ theo vị trí việc làm thì một hộp (cặp) hồ
sơ chứa nhiều MC của nhiều tiêu chí khác nhau chứ không chứa MC của một số
tiêu chí nằm liền kề nhau. Trong phần mô tả hiện trạng của báo cáo thì H1 có thể
xuất hiện sau H2, H3 vv .
Do đã có mã minh chứng làm đường dẫn (theo quy định tại Công văn
8987/ BGDĐT-KTKĐCLGD của Bộ GD&ĐT nên cách sắp xếp này không gây
khó khăn trong việc tìm kiếm minh chứng.

Sau đây, ta xem xét 2 trích đoạn báo cáo tự đánh giá của trường THCS
Hoằng Thắng có cùng nội dung, cùng một hệ thống minh chứng nhưng được mã
hóa và sắp xếp vào hộp theo 2 cách khác nhau, để thấy rằng cách sắp xếp minh
chứng gắn với vị trí việc làm không những vẫn thực hiện đúng yêu cầu của Công
văn số 7987/BGDĐT-KTKĐCLGD của Bộ GD&ĐT mà còn rất thuận tiện trong
việc tra cứu danh mục, tìm minh chứng ở các hộp trong quá trình đánh giá ngoài
và mang lại nhiều lợi ích vượt trội trong quản lý, nâng cao chất lượng các hoạt
động ở trường THCS (Có 2 văn bản kèm theo).
Chúng ta dễ dàng thay đổi chỉ số n trong công thức [Hn-a-bc-de] ở bất cứ
một bảng mã minh chứng của một báo cáo bất kỳ để có được bảng mã minh
chứng mà các hộp minh chứng gắn với vị trí việc làm và sẽ thấy rằng cách làm
này đơn giản mà mang lại hiệu quả lớn.
2.4. Hiệu quả

10


Thông qua bảng so sánh sau đây và kết quả lấy ý kiến của các thành viên
hội đồng tự đánh giá ở các trường, ta thấy hiệu quả nổi bật của cách sắp xếp MC
gắn với vị trí việc làm và nơi lưu trữ.
Bảng so sánh:
Cách sắp xếp MC không gắn với vị

Cách sắp xếp MC được đề xuất gắn

trí việc làm và nơi lưu trữ

với vị trí việc làm và nơi lưu trữ

- Sắp xếp hộp MC theo thứ tự tiêu - Sắp xếp MC gắn với vị trí việc làm.

chuẩn, tiêu chí. Hồ sơ của các cá nhân, Hồ sơ của cá nhân bộ phận nào thì nằm
bộ phận khác nhau được xếp chung vào trong hộp do người đó bảo quản. Mỗi
một hộp.

cá nhân, bộ phận chủ động đề xuất số
lượng hộp MC của mình.

- Người bảo quản hộp chỉ là một trong - Người bảo quản hộp luôn luôn là
những người sử dụng hoặc có thể người sử dụng, bảo quản các hồ sơ
không phải một trong những người sử trong hộp.
dụng hồ sơ trong hộp mà là một người
khác.
- Hồ sơ xếp chung để bảo quản, sử - Hồ sơ của cá nhân, bộ phận nào do họ
dụng không phát huy được trách nhiệm bảo quản và sử dụng phát huy được
cá nhân trong quá trình công tác, mặt trách nhiệm cá nhân trong quá trình
khác lại có nhiều người lục tìm để sử công tác, hồ sơ được an toàn, sắp xếp
dụng, dẫn đến tình trạng lộn xộn, mất khoa học, không bị rò rỉ thông tin,
mát, rò rỉ thông tin,
- Mỗi khi có thay đổi vị trí công tác, - Mỗi khi có thay đổi vị trí công tác,
hoặc do yêu cầu công việc, việc bàn hoặc do yêu cầu công việc, việc bàn
giao hồ sơ tốn nhiều công sức.

giao hồ sơ rất thuận tiện.

- Khi chưa có lệnh của Lãnh đạo - Chỉ khi có lệnh của Lãnh đạo trường,
trường, thì cá nhân, bộ phận này có thể thì cá nhân, bộ phận này mới được xem
xem tài liệu, biết thông tin, số liệu do tài liệu, biết thông tin, số liệu do bộ
11

bộ phận khác phụ trách, làm mất vai trò phận khác phụ trách, đảm bảo vai trò
quản lý của Lãnh đạo trường.

quản lý của Lãnh đạo trường.

- Tạo khe hở về quản lý trong việc bảo - Rất an toàn, khoa học trong việc bảo
quản hồ sơ cũng như về thông tin của quản hồ sơ cũng như về thông tin của
đơn vị.

đơn vị.

- Gây khó khăn trong bảo quản và sử - Rất thuận tiện trong bảo quản và sử
dụng, gây lãng phí về thời gian, công dụng, tránh lãng phí thời gian, công sức
sức để tìm kiếm, bất tiện trong công trong việc tìm kiếm, thuận tiện trong
việc đối với tất cả các đối tượng, bộ công việc đối với mọi cá nhân, bộ phận
phận trong trường.

trong trường.

- Các hộp hồ sơ gồm nhiều hồ sơ hỗn - Các hộp hồ sơ là những hộp hồ sơ đơn
tạp của nhiều cá nhân bộ phận khác thuần của một cá nhân, bộ phận, được
nhau, chỉ được duy trì khi có đoàn đánh duy trì trong suốt quá trình công tác,
giá ngoài, sau đó chính quá trình sử khi có đoàn đánh giá ngoài về trường
dụng của các cá nhân, bộ phận khác cũng như khi không có đoàn đánh giá
nhau sẽ dễ dẫn đến sự lộn xộn, phá vỡ ngoài.
thứ tự trong các hộp đã sắp xếp. Việc
duy trì hộp không thực hiện được, do
đó công tác quản lý theo hộp không
thực hiện được trong suốt quá trình
công tác.

- Nhiều người đều biết hồ sơ, thông tin, - Chỉ cá nhân, bộ phận được giao nhiệm
số liệu của nhau khi chưa qua sự kiểm vụ mới biết hồ sơ, thông tin, số liệu của
soát của cán bộ quản lý trường đôi khi bộ phận mình phụ trách, rất an toàn và
gây sự lộn xộn, mất đoàn kết trong nhà đảm bảo sự ổn định trong nhà trường.
trường.

- Về hình thức, nhìn vào bảng danh

- Về hình thức, ta thấy việc sắp xếp MC mục MC trong báo cáo, ta thấy có vẽ
theo thứ tự tiêu chuẩn, tiêu chí có vẽ là như thiếu khoa học nhưng về nội dung,
12


khoa học nhưng về nội dung thì lại phá trong thực tế, việc tra cứu danh mục
vỡ sự sắp xếp hồ sơ hàng ngày của các MC, tìm kiếm MC rất dễ thực hiện, trật
cá nhân, bộ phận. Rõ ràng đây là sự sắp tự sắp xếp MC được bảo đảm và có tác
xếp thiếu khoa học.

dụng hỗ trợ cho mọi cá nhân, bộ phận
trong trường trong suốt quá trình công
tác. Đây là cách sắp xếp khoa học.
- Theo quy định tại Công văn

- Theo quy định tại Công văn 7987/BGDĐT-KTKĐCLGD của Bộ
7987/BGDĐT-KTKĐCLGD của Bộ GD&ĐT thì “n là Số thứ tự của hộp
GD&ĐT thì “n là Số thứ tự của hộp (cặp) đựng MC được đánh số từ 1 đến
(cặp) đựng MC được đánh số từ 1 đến hết” thì các sắp xếp này đúng quy định.
hết” thì các sắp xếp này đúng quy định.
Kết quả lấy ý kiến:
Với câu hỏi: Trong 2 phương án sắp xếp minh chứng (trong KĐCLGD)

trên đây, đồng chí chọn phương án nào phù hợp với trường MN, phổ thông hiện
nay ?
Kết quả như sau:
Tổng số người tham gia cho ý kiến: 64
Số người không chọn phương án nào: 1 người = 1.6%
Số người chọn phương án sắp xếp MC theo tứ tự tiêu chuẩn tiêu chí:
8 người = 12.5 %
Số người chọn phương án sắp xếp MC gắn với vị trí việc làm:
52 người = 85.9 %
(Có tập phiếu xin ý kiến kèm theo)
3. Kết luận, kiến nghị
3.1. Kết luận
Việc áp dụng sáng tạo trong cách sắp xếp hồ sơ ninh chứng gắn với vị trí
việc làm tuân thủ tốt nội dung Công văn số 8987/BGDĐT-KTKĐCLGD ngày
28/12/2012 về việc hướng dẫn tự đánh giá và đánh giá ngoài cơ sở giáo dục phổ
13


thông, cơ sở giáo dục thường xuyên của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Ngoài việc đáp
ứng yêu cầu quản lý của nhà nước đối với giáo dục và đào tạo còn có tác dụng
vượt bậc trong việc nâng cao chất lượng mọi hoạt động trong nhà trường trước,
trong và sau khi trường được đánh giá ngoài.
3.2. Kiến nghị: Lãnh đạo Sở Giáo dục và Đào tạo xem xét, cho áp dụng
cách sắp xếp hồ sơ minh chứng gắn với vị trí việc làm ở tất cả các trường THCS
trên địa bàn tỉnh trong kiểm định chất lượng giáo dục thay cho cách sắp xếp đang
áp dụng hiện nay; Nghiên cứu thêm, cho áp dụng đối với Bậc học mầm non, cấp
tiểu học, trung học phổ thông và các trung tâm giáo dục thường xuyên./.
Thủ trưởng đơn vị

Tôi xin cam đoan SKKN này

do tôi viết, không sao chép
ở bất cứ nơi nào. Nếu sai tôi
xin chịu hoàn toàn trách nhiệm
Người viết

Lê Văn Giao

Tài liệu kèm theo:
- 2 báo cáo tự đánh giá của trường THCS Hoằng Thắng có cùng một nội
dung, cùng một hệ thống MC, nhưng MC được mã hóa, sắp xếp theo 2 cách khác
nhau.
- Bảng mã minh chứng của các trường: THCS Minh Lộc huyện Hậu Lộc,
THCS Đông Hoàng huyện Đông Sơn (đã được Sở đánh giá ngoài)
14


- Phiếu lấy ý kiến của các thành viên hội đồng tự đánh giá ở một số trường.
Tài liệu đã sử dụng:
- Các công văn về KĐCL của Bộ, Sở GD&ĐT.
- Các báo cáo tự đánh giá, các bảng danh mục mã minh chứng của các
trường: THCS Định Tân, THCS Định Hòa huyện Yên Định; THCS Lê Hữu Lập,
THCS Minh lộc huyện Hậu Lộc, THCS Hoằng Quý huyện Hoằng Hóa; THCS
Đông Quang, THCS Đông Hoàng huyện Đông Sơn (đây là các trường đã được
Sở GD&ĐT đánh giá ngoài từ tháng 5 năm 2016 trở về trước).

15