Quản trị dự án là gì, các kiến thức, kỹ năng cần thiết trong quản trị dự án hiệu quả

QUẢN TRỊ DỰ ÁN
Quản trị dự án là gì, Các kiến thức, kỹ năng cần thiết trong quản trị
dự án hiệu quả

LỜI MỞ ĐẦU
I. QUẢN TRỊ DỰ ÁN
1. Dự án là gì?
2. Quản trị dự án là gì?
3. Các kiến thức, kỹ năng cần thiết trong quản trị dự án hiệu quả.
II. ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CỦA BẢN THÂN
1. Kỹ năng thế mạnh.
2. Kỹ năng yếu điểm.
III. SỬ DỤNG NHỮNG KỸ NĂNG ĐỂ NÂNG CAO ĐIỂM MẠNH VÀ
KHẮC PHỤC NHỮNG ĐIỂM YẾU
1. Hòa đồng với tập thể.
2. Giao tiếp hiệu quả.
3. Có cái nhìn tổng quan.
4. Đa năng và ưu tiên những việc cần làm trong danh sách của bạn.
A / What effective skills does a Project Manager need ? Please explain why these skills
are important?
B / What three skills is your strength?
C / What three skills is your weakness?
D / Using four of the aforementioned skills, What should you do to develop your
strengths and improve your weakest skills.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1


LỜI MỞ ĐẦU

Trước môi trường đầy thuận lợi trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế,
nhưng cũng không ít rủi ro và biến động, việc quản trị dự án sao cho đạt kết quả
như mong muốn luôn là thách thức hàng đầu của các nhà quản trị. Tuy nhiên, vẫn
có nhiều người quen làm việc theo cảm tính mà không có kế hoạch, vì vậy những
rủi ro đem lại càng nhiều.
Việc rèn luyện cho bản thân mình có một thói quen làm việc theo kế hoạch,
khoa học là việc làm cần thiết và cấp bách trong mọi lúc, mọi nơi, nhất là thực thi
một dự án. Qua môn học Quản trị dự án thật sự bổ ích và cảm nhận được tầm
quan trọng của quản trị dự án. Để một dự án thành công bắt buộc chúng ta phải
có một kế hoạch cụ thể để giải quyết các tình huống có thể xảy ra trong quá trình
triển khai, thực hiện…

I. QUẢN TRỊ DỰ ÁN
1. Dự án là gì?
Theo quan điểm chung: dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một
nhiệm vụ cần phải thực hiện theo một phương pháp riêng, trong khuôn khổ nguồn
lực riêng, kế hoạch tiến độ cụ thể nhằm tạo ra một sản phẩm mới. Từ đó cho thấy,
2


dự án có tính cụ thể, mục tiêu rõ ràng xác định để tạo ra một sản phẩm mới. Nói
cách khác: Dự án là một chuỗi các công việc (nhiệm vụ, hoạt động), được thực
hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về phạm vi, thời
gian và ngân sách.
2. Quản trị dự án là gì?
Quản trị dự án là một quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn
lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn toàn
đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đa
xác định về kỹ thuật, chất lượng của sản phẩm, dịch vụ, bằng các phương pháp và
điều kiện tốt nhất có thể cho phép.

3. Các kiến thức, kỹ năng cần thiết trong quản trị dự án hiệu quả.
* Kiến thức: Phần lớn kiến thức cần thiết để quản lý dự án là kiến thức
được đào tạo trong ngành Quản lý dự án. Ngoài ra, nhà quản trị dự án còn phải có
kiến thức và kinh nghiệm trong các lĩnh vực sau:
- Quản lý tổng quát: Phải nắm rõ ràng cụ thể từng giai đoạn trong một dự
án thông qua việc theo dõi đầy đủ các tiến trình. Các lĩnh vực ứng dụng của dự
án.
* Các kỹ năng cần thiết của nhà quản trị dự án hiệu quả:
- Kỹ năng lãnh đạo: Lanh đạo là kỹ năng cơ bản để nhà quản trị dự án chi
đạo, định hướng, khuyến khích và phối hợp các thành viên trong nhóm cùng thực
hiện dự án. Đây là kỹ năng quan trọng nhất. Nó đòi hỏi các nhà quản trị dự án có
những phẩm chất cần thiết, có quyền lực nhất định để thực hiện thành công mục
tiêu dự án.
- Kỹ năng kinh doanh: Các nhà quản lý dự án thành công có một kỹ năng
kinh doanh tốt, trong khi các nhà quản lý dự án rơi vào khó khăn là những nhà
kinh doanh tồi. Các nhà quản trị dự án của các dự án thất bại có một kỹ năng kinh
doanh nghèo nàn. Các nghiên cứu cho thấy: việc có các kỹ năng kinh doanh là
một đặc điểm quan trọng nhất mà các nhà quản lý dự án cần có. Không có một

3


kiến thức cơ bản về đối tượng kinh doanh, nhà quản lý dự án có thể gặp phải
những tiêu cực trong quản lý dự án.
- Kỹ năng lập kế hoạch và kiểm soát dự án: Nhà quản trị dự án là người
chịu trách nhiệm về kế hoạch tổng thể trước nhà tài trợ và khách hàng. Vì vậy,
nhà quản trị dự án phải có kỹ năng lập kế hoạch, xây dựng lịch trình dự án và xác
định các tiêu chí để đánh giá công việc hoàn thành. Đồng thời, nhà quản trị dự án
phải biết lập các quy trình hệ thống để đánh giá và kiểm soát mức độ thành công
của bảng kế hoạch.

- Kỹ năng giao tiếp và thông tin trong quản lý dự án: Nhà quản trị dự án có
trách nhiệm phối hợp, thống nhất các hoạt động giữa các bộ phận chức năng và
những cơ quan liên quan để thực hiện các công việc của dự án; nên bắt buộc phải
thành thạo kỹ năng giao tiếp. Nhà quản trị dự án phải có kiến thức rộng, hiểu biết
sâu công việc của các phòng chức năng, có kiến thức rộng về một số lĩnh vực kỹ
thuật. Nhà quản trị dự án cũng cần giỏi kỹ năng thông tin, truyền thông, kỹ năng
chia sẻ thông tin giữa các thành viên dự án và những người liên quan trong quá
trình triển khai dự án.
- Kỹ năng thương lượng và giải quyết khó khăn vướng mắc: Nhà quản trị
dự án trong quá trình thực hiện trọng trách của mình có quan hệ với rất nhiều
nhóm. Đồng thời, cùng với sự phát triển tổ chức của dự án, trách nhiệm của nhà
quản trị dự án ngày càng tăng nhưng quyền lực của họ được cấp không tương
xứng. Do thiếu quyền lực, bắt buộc các nhà quản trị phải có kỹ năng thương
lượng giỏi với các nhà quản lý cấp trên và những người đứng đầu các bộ phận
chức năng chuyên môn nhằm tranh thủ tối đa sự quan tâm, ủng hộ trong việc
giành đủ nguồn lực cần thiết cho hoạt động của dự án.
- Kỹ năng tiếp thị và quan hệ khách hàng: Một trong những nhiệm vụ quan
trọng nhất của nhà quản trị dự án là trợ giúp các đơn vị, doanh nghiệp hoạt động
Marketing. Làm tốt công tác tiếp thị sẽ giúp giữ được khách hàng hiện tại, tăng
thêm khách hàng tiềm năng.

4


- Kỹ năng ra quyết định: Lựa chọn phương án và cách thức thực hiện các
công việc dự án là những quyết định quan trọng, đặc biệt trong những điều kiện
thiếu thông tin và có nhiều thay đổi, biến động. Để ra được quyết định đúng và
kịp thời cần nhiều kỹ năng tổng hợp của nhà quản trị như: kỹ năng tổ chức bao
gồm lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phân tích, kỹ năng xây dựng nhóm như
thấu hiểu, thúc đẩy, tinh thần đồng đội và kỹ năng công nghệ liên quan đến kinh

nghiệm, kiến thức về dự án.
- Kỹ năng chi tiết: Các đặc tính và chức năng phải được xem như là riêng
lẻ và liên quan đến toàn bộ. Người quản trị dự án phải có đôi mắt nhìn chi tiết
cũng như toàn bộ. Ví dụ: người quản trị phải đưa ra được mức chi tiết các đặc
tính và chức năng sẽ là một phần của dự án trong giai đoạn đầu hoặc về sau có
được hay không. Do đó, phải có kế hoạch chi tiết thay đổi trong trường hợp gặp
các nhân tố rủi ro hoặc giá cả tăng.
- Kỹ năng thực tế: Trong tất cả các kỹ năng đa nói ở trên, thực tế mang
màu sắc mờ nhạt nhất. Người sử dụng phải nhận thức được rằng các thiếu sót có
thể cản đường các dự án. Không thể mong đợi các nhà phát triển dự án cung cấp
một kết quả kỳ diệu nào nếu như tài năng, sáng tạo của họ bị hạn chế. Những
người sử dụng đầu tiên chính là những người có kỹ năng thực tế tốt để nâng cao
mức độ thành công. Những dự án mà người sử dụng đầu tiên có kỹ năng tồi trong
lĩnh vực sẽ có mức độ rủi ro cao hơn.
- Kỹ năng phản ứng nhanh: Các dự án mà có một người bảo trợ năng động,
nhiệt tình, trách nhiệm sẽ tốt hơn nhiều so với những người chi có sáng kiến, sẵn
sàng có những câu trả lời, gợi ý hoặc tác động và giải quyết những yêu cầu phức
tạp. Nếu làm tốt điều này, cơ hội thành công là rất lớn, ngược lại, khả năng rơi
vào tình trạng vượt quá thời gian hoặc nếm mùi thất bại là không tránh khỏi.
- Kỹ năng nhìn xa trông rộng: Người quản lý là người có tầm nhìn khái
quát toàn bộ dự án sẽ có cơ hội thành công dự án cao hơn. Một người quản lý chi
có kiến thức về cách làm thế nào để dự án khớp với công việc của mỗi người

5


trong toàn bộ công ty và cách để đem lại lợi ích cho tổ chức thì dự án đó dễ vượt
quá thời gian và dễ thất bại.
II. ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC CỦA BẢN THÂN
1. Kỹ năng thế mạnh.

* Kỹ năng giao tiếp: Đối với em, kỹ năng giao tiếp rất quan trọng, nó ảnh
hưởng ít nhiều tới cuộc sống, các mối quan hệ trong xa hội. Khi xuất hiện trước
đám đông trong một dịp quan trọng hay trong cách cư xử hàng ngày em rất quan
tâm đến hành động cũng như lời nói của mình. Để chứng minh kỹ năng giao tiếp
là một trong những điểm mạnh của em, em sẽ đưa ra một trường hợp minh hoạ cụ
thể:
“Để tạo thiện cảm trong giao tiếp, nhất là lúc sơ giao, là điều không
phải ai cũng dễ dàng làm được. Em luôn chuẩn bị chu đáo trước khi thay mặt
công ty đi ký kết hợp đồng mới. Đầu tiên là trang phục; em luôn quan niệm rằng:
trang phục là thông điệp không lời, cách bạn mặc cũng là cách để bạn chuyển tải
thông tin. Một bộ Vecton luôn là sự lựa chọn hàng đầu của em. Bên cạnh đó, để
đem lại thiện cảm trong giao tiếp chính là ngôn ngữ. Em luôn phát huy thế mạnh
của giọng nói bằng việc lên giọng, xuống giọng đúng lúc giúp lời nói của mình dễ
dàng đi vào lòng người nghe. Và đặc biệt điều quan trọng nhất là biết lắng nghe,
một nghệ thuật từ ánh mắt đến tư thế. Với những cái gật đầu nhẹ nhàng khi đang
nghe người khác nói đa giúp cho mọi người đánh giá mình cao hơn. Trong một
cuộc họp với cấp lanh đạo: nói thật ít và lắng nghe thật nhiều là một sự lựa chọn
thông minh...”
* Kỹ năng tổ chức: Khi mới tốt nghiệp ra trường, được nhận vào làm việc
tại một công ty truyền thông nơi tổ chức rất nhiều sự kiện khác nhau: cho một
buổi lễ hội hay quảng cáo sản phẩm. Kỹ năng tổ chức của em đa được phát huy
một cách hiệu quả. Ví dụ: Tổ chức một sự kiện để quảng cáo sản phẩm sữa, việc
đầu tiên phải nắm rõ và trả lời được các câu hỏi do mình đặt ra gồm: phải nắm rõ
ý tưởng xuyên suốt chương trình là gì?; đó là sợi chi đỏ hướng đạo đối tượng là
ai?; địa điểm tổ chức sẽ đặt ở đâu?; sắp xếp công việc từ nhỏ tới lớn, việc nào cần

6


thiết làm trước việc nào bao quát làm sau. Ngoài ra, còn phải đặt cho bản thân

hàng nghìn câu hỏi cũng như tình huống có thể xảy ra để lập kế hoạch “tác
chiến”. Bên cạnh đó, phải quan tâm đến việc liên hệ về: ánh sáng, âm thanh, loa
máy, tít chữ, xe cộ, đón khách… Liên hệ với các khách mời để biết thông tin
chính xác một cách cẩn thận. Tất cả những bước chuẩn bị chu đáo đó đa giúp cho
buổi quảng cáo sản phẩm sữa thành công, tất cả mọi người tham dự cũng như các
vị lanh đạo công ty đều rất hài lòng. Do đó, em tin rằng kỹ năng tổ chức cũng là
một trong những điểm mạnh của em.
* Kỹ năng lãnh đạo: Với chức danh là: Trưởng phòng kinh doanh, em
luôn chú trọng tới kỹ năng lanh đạo nhằm tạo ra mối quan hệ hoà đồng giữa các
nhân viên trong phòng, cũng như tạo ra hiệu quả bán hàng một cách tốt nhất.
Theo quan điểm của em “Lãnh đạo là sự đạt được mục tiêu bằng cách gây ảnh
hưởng tới người khác làm theo mục tiêu đó một cách tự nguyện”. Để thể hiện vai
trò lanh đạo của mình quan trọng, em luôn nắm rõ được vai trò của các nhân viên
mà em đang dẫn dắt; biết lắng nghe nhân viên tham gia đóng góp và luôn sửa sai
nếu có. Bên cạnh đó, em luôn cân nhắc từng lời ăn, tiếng nói khi giao tiếp với các
nhân viên, quan tâm từng chút tới những khó khăn của họ và luôn biết giữ vững
tinh thần cho mọi thành viên trong phòng. Do vậy, kỹ năng lanh đạo là kỹ năng
mà tôi cho là điểm mạnh nhất của mình.
2. Kỹ năng yếu điểm.
* Kỹ năng nhìn xa trông rộng: Tự bản thân đánh giá tình hình thực tế rằng
đôi khi trong công việc em chưa có tầm nhìn chiến lược, khái quát và khả năng
phán đoán tình hình. Còn bị đánh giá là “Thiển cận” tức chi chăm lo vào lợi ích
trước mắt mà không suy tính đến thiệt hơn sau này. Ví dụ: điều mà em đa mắc
phải khi thay mặt công ty đi ký kết một hợp đồng nhập khẩu giày da của một
doanh nghiệp Hàn Quốc, đa đàm phán với công ty sẽ bán giảm giá 35% mỗi đôi
giày, bảo đảm chất lượng và đặc biệt giá cả rất hấp dẫn. Do thấy phần trăm mỗi
đôi giày được giảm nhiều, sau khi ký kết hai bên hoàn thành, nhập khẩu hàng về
thì số lượng sản phẩm bán ra thị trường không như mong muốn do các đôi giày
đa lỗi mốt. Sự việc này chính là bài học đáng nhớ của em; từ đó giúp em rút ra
7

kinh nghiệm rất nhiều phải bao quát tình hình trong tương lai một cách chặt chẽ
nhất...
* Kỹ năng làm việc nhóm: Các nhà lanh đạo thường luôn cho mình là giỏi,
đôi khi những ý kiến nhỏ của nhân viên lại bị bỏ qua. Đây cũng là một điểm yếu
cần được khắc phục. Ví dụ: trong một cuộc họp cấp phòng, mỗi cá nhân đều nỗ
lực để hướng đến mục tiêu chung, nhưng dường như ai cũng muốn khẳng định
giá trị của bản thân. Khi trưởng phòng Marketing đưa ra ý kiến để đẩy mạnh số
lượng khách hàng mua quần áo nhập khẩu => nên giảm giá mỗi sản phẩm xuống
5% đến 10%; em cho rằng ý kiến đó là không hợp lý vì như thế sẽ không đem lại
lợi nhuận và tỏ ra bất hợp tác. Điều đó đa làm cho cuộc họp trở nên căng thẳng và
phải mất khoảng 2 đến 3 tuần mới thống nhất được ý kiến toàn bộ nhân viên.
* Kỹ năng ra quyết định: Có tầm quan trọng, ảnh hưởng tới thành công
của công việc rất lớn. Các quyết định đưa ra cần phải chính xác, ngoài ra phải
tính đến các yếu tố thời điểm. Nghĩa là các quyết định đó có kịp thời không? Có
đúng thời điểm chưa? Nhưng đôi khi do làm việc quá căng thẳng, áp lực quá lớn
từ công việc và không kiểm soát nổi mình, hoặc do bản tính đôi khi hấp tấp vội
vàng không suy nghĩ kỹ càng, những căng thẳng về mặt tâm lý đa đôi lần khiến
em đưa ra quyết định không tốt.
III. SỬ DỤNG NHỮNG KỸ NĂNG ĐỂ NÂNG CAO ĐIỂM MẠNH
VÀ KHẮC PHỤC NHỮNG ĐIỂM YẾU
Trong số những kỹ năng hiệu quả cần có của một nhà quản trị kinh doanh,
bốn kỹ năng mà em cho rằng sẽ giúp em thúc đẩy điểm mạnh và khắc phục yếu
điểm của mình là:
- Kỹ năng lanh đạo;
- Kỹ năng thương lượng và giải quyết vướng mắc;
- Kỹ năng tiếp thị và quan hệ khách hàng;
- Kỹ năng phản ứng nhanh.

8


Kết hợp một cách khéo léo, tận dụng một cách tối đa bốn kỹ năng trên, em
tin chúng sẽ giúp khắc phục những điểm chưa tốt giúp công việc phát triển hơn.
Với bốn kỹ năng nêu trên có thể giúp em phát triển điểm mạnh khắc phục điểm
yếu được thể hiện như sau:
1. Hòa đồng với tập thể.
Là một nhà quản trị dự án giỏi phải có khả năng làm việc tốt trong tập thể.
Hòa đồng với tập thể ko chi có nghĩa là có tính cộng tác mà còn thể hiện được
khả năng lãnh đạo tốt khi có thời điểm thích hợp.
Có thể tới một lúc nào đó, sự xung đột xuất hiện trong tập thể của bạn, bạn
phải tỏ ra chủ động dàn xếp. Khi bạn thấy tập thể của mình đang bị sa lầy trong
một dự án, hay cố gắng xoay chuyển tình thế, đưa cách giải quyết theo một
hướng khác. Và bạn làm gì nếu bình thường bạn không làm việc trong một
nhóm? Hay cố gắng tỏ ra sẵn sàng hợp tác trong công việc và thiết lập nên các
mối quan hệ công việc với mọi đồng nghiệp nếu có thể. Học cách nói những điều
bạn nghĩ như thế nào và thể hiện bằng ngôn ngữ cử chi ra sao.
Nếu biết hoà đồng tập thể, sẽ nâng cao được kỹ năng lanh đạo và khắc
phục được kỹ năng làm việc nhóm của mình.
2. Giao tiếp hiệu quả.
Kỹ năng giao tiếp tốt là một thế mạnh đối với bất cứ ai trong công việc.
Giao tiếp là phương tiện cho phép xây dựng cầu nối với đồng nghiệp, thuyết phục
người khác chấp nhận ý kiến và bày tỏ được nhu cầu của bạn. Nhiều điều nhỏ
nhặt bạn đa từng thực hiện hàng ngày, có thể có những điều bạn không từng nghĩ
đến lại có một sự ảnh hưởng rất lớn tới kỹ năng giao tiếp. Sau đây là một số điều
nên lưu ý khi giao tiếp với những người khác:
- Nhìn thẳng vào mắt người đối diện;
- Đừng tỏ ra bồn chồn;
- Tránh những chuyển động cơ thể khiến bạn bị tách ra khỏi họ;

- Đừng nói chuyện chi để nói, hay tập trung vào một vấn đề;

9


- Phát âm một cách chính xác;
- Sử dụng ngữ pháp chuẩn thông thường;
Nói chung, bạn nên để ý tới cách sử dụng từ ngữ của mình để tạo ấn tượng
với người đối thoại. Cũng đừng quên rằng một trong những kỹ năng giao tiếp là
biết lắng nghe.
Trong các mối quan hệ nếu muốn phát triển tốt, giao tiếp có vai trò hết sức
quan trọng. Hiểu được giao tiếp hiệu quả sẽ giúp chúng ta tránh được sự bất hợp
tác của đối phương; từ đó, giúp chúng ta mau trưởng thành trong công việc; nâng
cao kỹ năng giao tiếp và tăng cường khắc phục kỹ năng ra quyết định => dẫn đến
thành công.
3. Có cái nhìn tổng quan.
Có cái nhìn tổng quan về công việc có nghĩa là có khả năng xác định được
các yếu tố dẫn tới thành công. Điều này cũng có nghĩa là nhận ra các nguy cơ
tiềm ẩn và thời điểm nó xảy ra. Ví dụ: bạn làm việc trong lĩnh vực quảng cáo và
phải xây dựng một chiến dịch để quảng cáo cho một nhan hiệu xà bông. Nếu nhìn
một cách tổng thể, bạn có thể nhận thấy rằng mục đích không chi là bán được
hàng, mà còn làm thỏa man và thuyết phục khách hàng về chất lượng sản phẩm.
Thêm vào đó, bạn còn phải tạo thêm giá trị cho công ty của bạn bằng cách chứng
minh rằng tính sáng tạo độc nhất chi bạn mới có thể tạo ra.
Nắm rõ được tính chất của lợi ích khi có cái nhìn tổng quan sẽ giúp tôi
khắc phục kỹ năng nhìn xa trông rộng, lắng nghe những góp ý giúp tránh được
những sai lầm trong tương lai và có cái nhìn bao quát hơn.
4. Đa năng và ưu tiên những việc cần làm trong danh sách của bạn.
Ở công sở ngày nay, một nhân viên tốt là một nhân viên có khả năng kiêm
nhiệm thêm một số công việc khác, hay nhiều dự án cùng một lúc. Liệu bạn có

thể theo dõi được tiến trình của các dự án khác nhau hay không? Bạn có biết lựa
chọn để ưu tiên những việc quan trọng nhất không? Nếu có thể, bạn được gọi là
người đa năng.

10


Đừng than phiền rằng bạn phải làm thêm các công việc khác. Hay thể hiện
khả năng đa kỹ năng của bạn. Chắc chắn những việc bạn nhận lại sẽ là rất lớn
như kinh nghiệm hay các mối quan hệ mới.
Với khả năng đa năng và biết ưu tiên những việc cần làm trong danh sách,
tôi sẽ nâng cao được kỹ năng tổ chức của mình

11


.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình Quản trị dự án - Prof. BRIAN O’REILLY, Giảng viên chuyên ngành
Quản trị Kinh doanh- Đại học Southern Queensland, Bang Queensland, Australia.
2. />3. Đại cương về quản trị dự án hiệu quả
4.

/>
mem.aspx
5. Tổng hợp các thông tin từ Internet.

12