Chia sẻ bài giảng: Kỹ năng lập kế hoạch

KỸ NĂNG LẬP
KẾ HOẠCH


Khái niệm lập kế hoạch


Lập kế hoạch là một quá trình ấn định những
mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực
hiện những mục tiêu đó.



Nó liên hệ với những phương tiện cũng như với

những mục đích. Tất cả những người quản lý
đều làm công việc lập kế hoạch.
2


Ý nghĩa của lập kế hoạch











Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản
lý
Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.
Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ
chức.
Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối
hợp với các quản lý viên khác.
Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi
của môi trường bên ngoài
Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.
3


Một số kế hoạch cơ bản









Kế hoạch theo sự kiện
Kế hoạch theo dự án
Kế hoạch tháng
Kế hoạch tuần
Kế hoạch cá nhân
Kế hoạch đơn vị

Xây dựng quy trình phục vụ xây dựng kế
hoạch
4


Nội dung kế hoạch


Mục tiêu



Hoạt động, phương thức triển khai



Nguồn lực: tài chính, vật chất, con người,
thông tin



Thời hạn

5


Xây dựng kế hoạch


Xác định vấn đề



Xác định mục tiêu



Xác định các hoạt động



Xác định các nguồn lực



Xác định các thời hạn



Xác định cơ chế kiểm soát, đánh giá
6


Ví dụ về kế hoạch Pha trà


Xác định mục tiêu



Xác định các hoạt động



Xác định các nguồn lực



Xác định các thời hạn

7


Bước 1: Xác định vấn đề


Các kỹ thuật xác định vấn đề





Kỹ thuật Brainstorming
Kỹ thuật 6 chiếc mũ tư duy
Kỹ thuật biểu đồ xương cá

9


Kỹ thuật Brainstorming



Làm việc theo nhóm



Nêu mục đích và nội dung cần giải quyết



Các thành viên phát triển ý tưởng và vấn đề



Kết luận

10


Thực hành tình huống ABC


Dùng bản đồ Mindmapping để tư duy đề xuất
khung kế hoạch cắt giảm giá thành

11


Kỹ thuật sáu chiếc mũ tư duy












Nón trắng: trung tính - tập trung trên thông tin rút ra được, các
dẫn liệu cứ liệu và những thứ cần thiết , làm sao để nhận được
chúng
Nón Đỏ: Nóng, tình cảm, cảm giác, cảm nhận, trực quan, những
ý kiến không có chứng minh hay giải thích, lí lẽ
Nón Đen: Phê phán, Bình luận, Tại sao sự kiện là sai, tất cả
những cảm ý tiêu cực hay bi quan
Nón Vàng: Tích cực, lac quan, những cái nhìn sáng lạng, tìm
đến những lợi ích, cái gì tốt đẹp
Nón Lục: Sáng tạo, khả năng xảy ra và các giả thuyết, những ý
mới
Nón Xanh Dương: Ðiều khiển, chi phối quá trình, các bước, tổ
chức lãnh đạo, suy nghĩ về các suy nghĩ hay kết luận

12


Kỹ thuật biểu đồ xương cá


Phương pháp tư duy nhân quả



Phát hiện nhanh nguyên nhân của các vấn đề



Thảo luận được các giải pháp: áp dụng tốt cho
các cuộc họp nhóm nhằm tư duy giải quyết vấn
đề

13


Biểu đồ xương cá

14


Thực hành xác định vấn đề



Ứng dụng các phương pháp

15

Bước 2: Xác định mục tiêu


Xác định mục tiêu


What? (Cái gì?)



Why? (Tại sao?)

17


Ma trận lựa chọn mục tiêu

Mức
độ
quan
trọng

Quan trọng
nhưng không khẩn cấp

Không quan trọng
Không khẩn cấp

Khẩn và quan trọng

Khẩn nhưng
không quan trọng

Mức độ khẩn cấp
18


Bài tập


Xây dựng hệ thống chỉ tiêu kế hoạch của đơn
vị Anh/Chị cho quý I/2009. Chi tiết yêu cầu và
vai trò của từng cá nhân trong đơn vị.

19


Lựa chọn mục tiêu


Mức độ quan trọng: Trọng số đánh giá








Trong ngắn hạn?

Trung và dài hạn?
Ảnh hưởng đến kết quả và hiệu quả kinh doanh?
Nếu không làm thì sao?

Mức độ khẩn cấp:




Rất khẩn cấp
Chưa cần thiết

20


Nguyên lý SMART



Specific - cụ thể, dễ hiểu



Measurable – đo lường được



Achievable – vừa sức.



Realistics – thực tế.



Timebound – có thời hạn.

21


Specific - cụ thể, dễ hiểu


Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt
động trong tương lai.



Đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn đầu thị trường
trong khi đối thủ đang chiếm 30 % thị phần.



Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 31% thị phần, từ
đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu %
nữa.

22

Measurable – đo lường được



Chỉ tiêu này mà không đo lường được thì
không biết có đạt được hay không?



Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng
ngay khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân viên trả
lời thư ngay trong ngày nhận được.

23


Achievable – vừa sức



Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng,
nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể
đạt nổi.



Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì đừng
đặt chỉ tiêu trở thành siêu sao.

24

Realistics – thực tế



Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng
thực hiện so vối nguồn lực của doanh nghiệp bạn (thời
gian, nhân sự, tiền bạc..).



Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg trong một tháng để đạt
trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một tháng, như

vậy là không thực tế.

25