báo cáo tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa công ty TNHH thương mại ABC.pdf

BÁO CÁO TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP

1.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất
1.1.1 Loại hình kinh doanh: công ty ABC là công ty thương mại dịch vụ tổng
hợp
1.1.2 Đặc điểm kinh doanh:
- Kinh doanh hàng hoá máy tính, máy in lắp ráp sẵn bán buôn, bán qua các đại lý.
- Là nhà phân phối chủ yếu cho một số nhà sản xuất máy tính lớn trên toàn quốc.
1.1.2.1 Thị trường tiêu thụ:
Trên toàn quốc, phân phối rộng rãi, gồm 4 khu vực lớn: Tp. HCM, miền Bắc ( từ
Quảng Nam trở ra), miền Trung- Tây Nguyên ( từ Đà Nẵng đến Ninh Thuận và các
tỉnh Tây Nguyên), Nam Bộ ( từ Bình Thuận trở vào, trừ TP.HCM)
1.1.2.2 Cách thức mua hàng
- Hàng được nhận trực tiếp tại kho gần nhất của công ty
- Nhà cung cấp : trong nước và nước ngoài
Cách thức bán hàng
- Nhà phân phối ( bán buôn)
- Siêu thị, đại lý ( bán lẻ)
1.1.2.3 Cách thức thanh toán
- Phương thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng. Mỗi khách hàng và
nhà phân phối đều có hạn mức tín dụng
- Chiết khấu: 2% tổng số tiền thanh toán trên hoá đơn nếu thanh toán trong 10 ngày
kể từ ngày lập hoá đơn
- Thời gian: Các giao dịch mua, bán hàng có thể thanh toán tiền ngay hoặc được
thanh toán chậm với thời hạn thanh toán 60 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn.
1.1.2.4 Hoa hồng- thưởng
- Nhà phân phối, siêu thị: thưởng 2% trên tổng doanh số hàng tháng , tính trên trị
giá hoá đơn
- Đại lý: 5% trên giá bán đại lý

1.1.2.5 Vận chuyển hàng hóa
- Mua hàng: được người bán vận chuyển đến kho gần nhất với địa chỉ của nhà cung
cấp.
- Bán hàng: hàng được giao tại kho gần nhất với địa chỉ của người mua. Trường
hợp kho gần nhất thiếu hàng thì hàng hóa từ kho khác sẽ được vận chuyển đến kho
gần nhất để giao cho người mua

1.1.3 Đặc điểm hàng hoá

Gồm hai mặt hàng chính là Máy tính(để bàn, xách tay) và Máy in
Hàng hóa có giá trị lớn, lắp rắp nguyên chiếc, không có bán thành phẩm.
Là măt hàng dễ chịu tác động của phát triển công nghệ, xu thế và tâm lý người tiêu
dùng, sản phẩm thay thế, tính tiện lợi dẫn tới lỗi thời giảm giá trị của sản phẩm.
Chất lượng khó kiểm định
Yêu cầu bảo quản cao(nơi khô ráo, thoáng mát…)
Sản phẩm đa dạng về chủng loại, hình thức, chức năng kiểu dáng, màu sắc
Hàng bán bị trả lại: do kỹ thuật không tốt, chất lượng xấu, lỗi lỹ thuật
Chi phí bảo hành và các dịch vụ hậu mãi kèm theo: liên tục thay đổi và có thể xảy
ra bất cứ lúc nào
1.1.4 Bộ máy sản xuất kinh doanh

Cơ cấu tổ chức gồm:

Một tổng giám đốc: phụ trách chung.
Hai phó tổng giám đốc.

TỔNG GIÁM
ĐỐC
PHÓ TGĐ KINH
DOANH
PHÒNG
MUA
HÀNG

PHÓ TGĐ NS-
HC- TCKT-KS

PHÒNG
BÁN
HÀNG

PHÒNG
MARK
ETING

BP
ĐIỀU
PHỐI –
KHO
VẬN

PHÒNG
NHÂN
SỰ -
HÀNH
CHÍNH

PHÒNG
KẾ
TOÁN –
TÀI
CHÍNH

BAN
KIỂM
SOÁT

1 Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh
1 Phó tổng giám đốc phụ trách nhân sự, hành chính, tài chính kế toán, kiểm
soát.

Phòng nhân sự hành chính: chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng, bố trí nhân sự
theo yêu cầu, thực hiện các công tác hành chính…
Phòng kế toán tài chính: chịu trách nhiệm toàn bộ công tác kế toán, tài chính tại
công ty. Đứng đầu là kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán tài chính.
Phòng mua hàng: chịu trách nhiệm mua hàng từ các nhà sản xuất tìm kiếm nguồn
hàng và nhập khẩu hàng từ nước ngoài, mua hàng theo yêu cầu của công ty.
Phòng bán hàng: quản lý toàn bộ mạng lưới phân phối, bán hàng, kinh doanh dịch
vụ…
Phòng maketing: chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện các hoạt động khuyến
mãi, quảng cáo cho công ty.
Bộ phận điều phối kho vận: chịu trách nhiệm về việc vận chuyển hàng mua, hàng
bán, nhập xuất kho…
Ban kiểm soát: thực hiện công việc kiểm soát và kiểm tóan nội bộ tại công ty.

1.1.5 Mục tiêu- phương hướng

Trở thành nhà phân phối hàng đầu trên toàn quốc cho các nhà sản xuất máy tính
lớn.
Tăng số lượng khách hàng, nhà phân phối, đại lý trên nhiều phân vùng
Tìm kiếm những phân vùng được xem là thị trường tiềm năng, mở rộng thị trường
Đẩy mạnh hoạt động marketing

1.2. Đặc điểm của hệ thống kế toán

1.2.1 Hình thức kế toán: tập trung, sử dụng phần mềm kế toán theo hình thức
nhật kí chung

1.2.2 Kỳ kế toán: theo tháng.
Đơn vị tiền tệ : VND

2. CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN

2.1. Yêu cầu thông tin kế toán


Bảng mô tả nhu cầu thông tin kế toán


STT

Người
sử
dụng
TT

Mục tiêu

Nội dung thông tin
1
Tổng
giám
đốc
1. Đánh giá hiệu
quả hoạt động
kinh doanh.
2. Đánh giá khả
năng tạo ra tiền

trong quá trình
hoạt động, khả
năng chuyển đổi
tài sản thành tiền.
3. Dự đoán dòng
tiền trong tương
lai.
4.Tổ chức sử
dụng hiệu quả
các nguồn lực
1. Kết quả hoạt động kinh doanh:
 Doanh thu thuần về bán hàng và cung
cấp dịch vụ.
 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp
dịch vụ.
 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh
doanh.
 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh
nghiệp.
2. Tình hình nguồn vốn, tài sản:
 Tỷ trọng vốn chủ sở hữu, nợ phải trả
trên tổng tài sản.
 Biến động vốn chủ sở hữu.
3.Chi phí

3. Lưu chuyển tiền tệ.
4. Phân tích tình hình tài chính, tình hình
hoạt động ( năng suất, hiệu quả…),khả năng
thanh toán.
6. Tiến độ thực hiện các dự án đang triển

khai.
2
Phó
tổng
giám
đốc KD

1. Đánh giá về
tình hình kinh
doanh hiện tai:
lãi, lỗ trong kỳ
2. Đánh giá
hiệu quả kinh
doanh của từng
vùng, từng kênh
phân phối để
quyết định
1. Kết quả hoạt động kinh doanh theo từng
khách hàng, từng mặt hàng,



2. Doanh thu, giá vốn, giảm giá, chiết khấu,
lợi nhuận hoạt động kinh doanh (theo khu vực,
theo kênh phân phối..)
3. Hàng tồn kho, NPThu, NPTrả (theo khu
vực).

hướng đầu tư
phù hợp.

3. Đưa ra các
chiến lược kinh
doanh tiếp theo
4. Danh sách khách hàng có số dư nợ vượt
hạn mức tín dụng.

5. Dự toán liên quan đến mua hàng,bán hàng.
3
PTGĐ
NSHC-
TCKT -
KS
1. Hoạch định các
chiến lược về
nhân sự - tài
chính
2.Sử dụng nguồn
vốn của doanh
nghiệp một cách
có hiệu quả
Nhân sự:
1. Thông tin nhân viên.
2. Thông tin các quỹ khen thưởng, phúc lợi
của DN
3. Bảng lương nhân viên.
Tài chính:
1.Tình hình tài sản, nguồn vốn.
2.Các loại quỹ: quỹ đầu tư phát triển, đầu tư
xây dựng cơ bản, quỹ dự phòng tài chính
3. Dòng tiền sử dụng trong các dự án kinh

doanh mới
4. Tình hình vay vốn của DN
5.Tình hình tài chính, công nợ các khoản vay.
6.Khả năng tạo ra tiền.
4
Trưởng
phòng
nhân sự
- Hành
chính
1. Đưa ra chính
sách lương, khen
thưởng cho từng
nhân viên.
2.Quản lý nhân
viên.
1. Thông tin chi tiết về nhân viên.
2. Thông tin về tuyển dụng nhân sự, nhu
cầu nhân sự từ các phòng ban, số lượng
nhân viên, quản lí
5
Trưởng
phòng
KTTC
(Kế
toán
trưởng)
1.Phản ánh tình
hình kinh doanh
2.Phân tích tình

hình tài chính, lập
các báo cáo tài và
các báo cáo khác
có liên quan.
.
1. Thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh.
2. Thông tin tình hình tài chính của công
ty.
6
Trưởng
phòng
mua
hàng
1.Chịu trách
nhiệm mua hàng,
tìm nhà cung cấp,
đáp ứng kịp thời
nhu cầu hàng cho
công ty.
2.Điều chỉnh
lượng hàng mua
1. Thông tin về các nhà cung cấp.
2. Tình hình về hàng tồn kho.
vào.
7
Phòng
bán
hàng
1.Để đáp ứng

nhu cầu mua
hàng của khách
hàng.
2.Xem xét khả
năng thanh toán
của khách hàng
1. Tình hình về hàng tồn kho.
2. Thông tin về từng khách hàng hạn mức tín
dụng của mỗi khách hàng.
8
Phòng
marke-
ting
1.Khảo sát thị
trường, tìm hiểu
nhu cầu của
khách hàng
2.Xây dựng các
hoạt động khuyến
mãi, quảng cáo
1. Doanh số bán hàng theo khu vực, theo mặt
hàng, theo kênh phân phối. (cả về lượng lẫn về
giá)
2. Chi phí Marketing.
9
Thủ
kho,
trưởng
bộ phận
điều

phối
kho
vận.
1. Quản lý hàng
tồn kho.
2. Làm cơ sở đối
chiếu với sổ kho.
3. Vận chuyển
hàng mua, hàng
bán theo yêu cầu
trên hóa đơn,
chứng từ.

1. Tình hình nhập, xuất, tồn (cả về lượng lẫn
giá trị)
2. Tình hình mua, bán hàng (theo mặt hàng,
theo nhà cung cấp/khách hàng, theo từng
kho)
10
Ban
kiểm
soát
1. Đảm bảo sự
hữu, hiệu hiệu
quả của hệ thống
kiểm soát nội bộ.
2.Trợ giúp BGĐ
điều hành.
1. Hiệu quả sử dụng vốn.
2. Tình hình tài sản của công ty:

- Giá trị còn lại
- Năng suất hoạt động hiện tại của máy móc
thiết bị(TSCĐ)
- Nhập, xuất, tồn của từng mặt hàng ở kho
hàng.
3. Chính sách kế toán, quy trình luân chuyển
chứng từ.
4. Quá trình ghi chép sổ sách: Số liệu tổng
hợp và chi tiết, kỳ này và kỳ trước
5. Việc thực thi các quy định luật lệ trong
công ty của nhân viên
10
Cơ
quan
Thu đủ thuế.
1. Doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, chi
phí hoạt động, doanh thu hoạt động khác…


Danh mục đối tượng kế toán

STT Nhóm đối tượng Tên đối tượng
Đối tượng quản lý
chi tiết
1
Tiền
1.1 Tiền mặt
Loai tiền (VND, ngoại
tệ)
1.2 Tiền gửi ngân hàng

Từng tài khoản tại ngân
hàng, loại tiền
1.3 Tiền đang chuyển
Từng tài khoản tại ngân
hàng, loại tiền
2
Các khoản phải thu
2.1 Phải thu của khách hàng
Theo từng khách hàng,
chứng từ, khu vực, kênh
thuế 2. Thông kê thu nhập của người lao động.
11
Nhà
cung
cấp
1.Bán hàng.
2.Đảm bảo
nguồn vốn
không bị chiếm
dụng
1. Phương thức và thời hạn thanh toán.
2. Tài sản đảm bảo.Ngân hàng bảo lãnh, mở
L/C (đối với nhà cung cấp nước ngoài)
12
Ngân
hàng
1. Cung cấp tín
dụng, hạn mức
tín dụng
2.Gia hạn nợ

Tài sản ngắn hạn, dài hạn, nợ phải trả,phương
án đầu tư kinh doanh mới, tình hình bán
hàng… làm cơ sở để ngân hàng đánh giá hiệu
quả hoạt động KD.=> BCTC, BC kiểm toán.
Tình hình tài chính, tình hình kinh doanh.
14
Công ty
BHYT,
BHXH
Xem xét doanh
nghiệp có tuân
thủ luật lệ, chế
độ quy định đối
với người lao
động theo luật
lao động hay
không.
Báo cáo về nhân sự, hợp đồng lao động, bảng
lương và các chính sách của công ty áp dụng
cho lao động trong công ty.
15
Cơ
quan
thống
kê
Thu thập số liệu
cho thống kê
kinh tế
BCTC
phân phối, nhân viên

phụ trách.
2.2 Ứng trước tiền cho NCC
2.2.1 NCC trong nước Từng NCC, chứng từ
2.2.2 NCC nước ngoài Từng NCC, chứng từ
2.3 Phải thu đại lý, siêu thị Từng đại lý, hóa đơn
2.4 Phải thu tiền tạm ứng thừa Từng nhân viên
2.5 Phải thu do mất tiền Từng nhân viên
2.6
Phải thu do mất hàng hóa,
vật tư
Từng nhân viên
2.7
Thuế GTGT được khấu
trừ

2.8
Phải thu khác từ khách
hàng, nhà cung cấp
Khách hàng, nhà cung
cấp
2.9 Phải thu khác từ nhân viên Nhân viên
3
Hàng tồn kho
3.1 Hàng hoá Hàng hoá
3.2 Hàng gửi bán Từng ĐL,ST, hàng hoá
3.3 Hàng mua đang đi đường Từng ĐL,ST, Hàng hoá
3.4 Công cụ, dụng cụ Loại CCDC
3.5 Nguyên vật liệu Loại NVL
3.6 Chi phí sản xuất dở dang Từng hoạt động
4

Khoản phải trả
4.1 Phải trả NCC
4.1.1
Phải trả NCC trong
nước
Nhà cung cấp, chứng từ
4.1.2
Phải trả NCC nước
ngoài
Nhà cung cấp, chứng từ
4.2 Khách hàng ứng tiền trước Nhà cung cấp, chứng từ
4.3
Nợ dài hạn đến hạn phải
trả
Từng hợp đồng, khế ước
vay
4.4 Vay ngắn hạn
Từng hợp đồng, khế ước
vay
4.5 Vay dài hạn
Từng hợp đồng, khế ước
vay
4.6 Phải trả công nhân viên Bộ phận, nhân viên
4.7
Các khoản trích theo
lương
Bộ phận, nhân viên
4.8 Hoa hồng cho đại lý, siêu Từng ĐL, Siêu thị
thị
4.9

Các khoản thuế phải nộp
nhà nước

4.9.1 Thuế GTGT đầu ra
4.9.1.1
Thuế GTGT của
HH, DV phải nộp
trong nước
Hóa đơn
4.9.1.2
Thuế GTGT của
hàng nhập khẩu
Hóa đơn
4.9.2
Thuế nhập khẩu phải
nộp
Hóa đơn
4.9.3 Thuế TNDN
4.9.4
Thuế TNCN nộp hộ
NV
Từng nhân viên
4.9.5
Các loại thuế khác
phải nộp

5
Các khoản dự phòng
5.1
Dự phòng phải thu khó

đòi
Khách hàng
5.2
Dự phòng giảm giá hàng
tồn kho
Hàng hoá, khu vực
6
Tạm ứng Tạm ứng Nhân viên
7
Chi phí trả trước
7.1 Chi phí trả trước ngắn hạn Bộ phận sử dụng
7.2 Chi phí trả trước dài hạn Bộ phận sử dụng
7.3 Chi phí công cụ, dụng cụ Bộ phận sử dụng
7.4 Sửa chữa lớn TSCĐ Tài sản
8
Ký quỹ, ký cược
8.1 Ký quỹ, ký cược ngắn hạn
Khách hàng, nhà cung
cấp
8.2 Ký quỹ, ký cược dài hạn
Khách hàng, nhà cung
cấp
9
Tài sản cố định
9.1 Tài sản cố đinh hữu hình Tài sản
9.2 Tài sản cố định vô hình Tài sản
10
Hao mòn tài sản cố
định

10.1 Hao mòn TSCĐ hữu hình
Từng tài sản, bộ phận sử
dụng
10.2 Hao mòn TSCĐ vô hình
Từng tài sản, bộ phận sử
dụng
13
Chi phí đầu tư xây
dựng cơ bản
Từng công trình
14
Nguồn vốn kinh
doanh


Vốn chủ sở hữu

Vốn khác
15
Chênh lệch tỷ giá
hối đoái

16
Quỹ đầu tư phát
triển

17
Quỹ khen thưởng,
phúc lợi

18
Nguồn vốn đầu tư
xây dựng cơ bản

19
Doanh thu
19.1 Doanh thu bán hàng
19.1.1 DT bán buôn
Hàng hoá, khu vực, nhân
viên
19.1.2 DT bán qua ĐL, siêu thị
Hàng hoá, khu vực, nhân
viên
19.2
Doanh thu cung cấp dịch
vụ

19.2.1 DT sửa chữa
Từng dịch vụ, khu vực,
nhân viên
19.2.2 DT cho thuê kho Khu vực, từng kho
20
Doanh thu hoạt động
tài chính

20.1 Lãi tiền gửi
20.2 Chênh lệch lãi TGHĐ
20.3

Được hưởng chiết khấu
thanh toán

21
Khoản giảm trừ DT
21.1 Chiết khấu thương mại Khách hàng
21.2 Hàng bán bị trả lại Khách hàng, hàng hóa
21.3
Giảm giá hàng bán do
kém chất lượng
Khách hàng, hàng hoá
22
Chi phí bán hàng
22.1 Chi phí nhân viên Nhân viên
22.2 Chi phí dụng cụ, đồ dùng
22.3 Chi phí khấu hao TSCĐ
22.4 Chi phí dịch vụ mua ngoài
22.5 Chi phí bằng tiền khác
23
Chi phí quản lý
doanh nghiệp

23.1 Chi phí nhân viên quản lý
23.2
Chi phí đồ dùng văn
phòng

23.3 Chi phí khấu hao TSCĐ
23.4 Thuế, phí và lệ phí
23.5 Chi phí dự phòng

23.6 Chi phí dịch vụ mua ngoài
23.7 Chi phí bằng tiền khác
24
Chi phí tài chính
24.1 Lãi tiền vay Hợp đồng, khế ước vay
24.2 Chênh lệch lỗ TGHĐ
24.3 Chiết khấu thanh toán Khách hàng
25
Giá vốn hàng bán


Đối tượng quản lý chi tiết

STT
Tên đối
tượng
Nội dung mô tả
Nội dung quản
lý
Phương pháp
mã hoá
1
Tài khoản
ngân hàng
Mã nhân hàng, số
hiệu tài khoản, tên
ngân hàng, địa chỉ
Quản lý chi tiết
theo từng tài
khoản, từng đơn

vị tiền tệ, theo
dõi chi tiết số dư,
số phát sinh hàng
ngày.
Mã gợi nhớ - Mã ngân
hàng
Ví dụ: NH-001
2
Khách hàng
– Nhà cung
cấp
Mã khách hàng,
tên khách hàng,
địa chỉ, số điện
thoại, mã số thuế,
hạn mức tín dụng,
thời hạn thanh
Số dư, số phát
sinh, từng chứng
từ, theo dõi gốc
nguyên tệ, khoản
chiết khấu
Mã gợi nhớ - Mã loai
hình – Mã khách hàng
VD:KH- 01- 011

2.2. Hệ thống chứng từ

2.2.1 Danh mục chứng từ

toán
3 Nhân viên
Mã nhân viên, tên
nhân viên, địa chỉ,
số điện thoại,
thuộc phòng ban,
chức vụ
Số tiền phải thu,
số tiền phải trả
Mã gợi nhớ - Mã phòng
ban – Mã số nhân viên
VD: NV- KT - 001

4
Vật tư -
Hàng hoá
Mã hàng hoá, tên
hàng hoá, nhóm
hàng, đơn vị tính,
chủng loại, xuất
xứ
Số lượng nhập –
xuất – tồn, đơn
giá
Mã gợi nhớ - Mã gợi
nhớ - Mã hàng hóa, vật
tư
VD: HH – MI - 001
5 Kho hàng
Mã kho hàng, tên

kho hàng, địa chỉ,
tên thủ kho
Số lượng nhập –
xuất - tồn ở từng
kho
Mã gợi nhớ – Mã hình
thức kho – Mã kho
VD: KO – 01 - 001
(kho công ty số 001)
6
Tài khoản
TSCĐ
Tên tài sản, loại
tài sản, nhóm tài
sản, ngày bắt đầu
sử dụng, số năm
khấu hao
nguyên giá, giá
trị còn lại, giá trị
hao mòn, bộ
phận sử dụng…
Mã gợi nhớ - Bộ phận –
Mã tài sản
VD: TS – BH - 001
7
Hợp đồng
vay
Tên hợp đồng, tên
ngân hàng, ngày
hợp đồng, thời

gian vay,lãi suất
Số dư, số phát
sinh.
Hình thức vay – Mã hợp
đồng vay
VD:VNH - 001

8
Danh mục
đầu tư xây
dựng cơ
bản
Mã số, tên công
trình đầu tư, tên
nhóm, chủ đầu tư,
địa chỉ, mã số
thuế, điện thoại
Tình hình tăng
giảm sửa chữa
lớn TSCĐ, đầu
tư XDCB, mua
sắm TSCĐ
Mã gợi nhớ - Bộ phận –
Mã công trình đầu tư và
xây dựng cơ bản
VD: SCL – BH - 001
9
Chi phí trả
trước
Mã đối tượng, tên

đối tượng, tài
khoản, nguyên
giá, số kỳ, tên tình
trạng
Số phải phân bổ,
số đã phân bổ, số
còn lại phải phân
bổ
Mã gợi nhớ - Bộ phận –
Mã đối tượng
VD: TT – BH - 001
STT
Tên chứng
từ
ND DL
thu thập
Nơi lập Nơi duyêt Mục đích sử dụng
1
Lệnh bán
hàng
Dữ liệu
khách
hàng, hàng
hóa, dữ
liệu ngày
tháng, giao
hàng và
thanh toán.
Phòng bán
hàng

Trưởng
phòng bán
hàng
Trưởng
phòng KT-
TC

Cơ sở thực hiện
nghiệp vụ bán hàng,
cơ sở lập hóa đơn,
phiếu xuất kho và
phiếu giao hàng
2
Hợp đồng
bán hàng
Số hợp
đồng, dữ
liệu khách
hàng, hàng
hóa, dữ
liệu ngày
tháng, giao
hàng và
hình thức
thanh toán
Tùy từng
hợp đồng
(doanh
nghiệp lập
or đối tác)

P.giám đốc,
giám đốc
Là căn cứ pháp lý cho
N.vụ bán hàng, xác
định quyền & nghĩa
vụ của 2 bên
3
Phiếu xuất
kho
Dữ liệu
hàng hóa,
dữ liệu
ngày
tháng, kho
nhận và
kho xuất.
Bộ phận
điều phối –
kho vận
Kế toán
trưởng
Trưởng bộ
phận điều
phối-kho
vận
Căn cứ để thủ kho
xuất hàng, ghi thẻ kho
4
Biên bản
giao hàng

Dữ liệu
hàng hóa,
ngày
tháng, nơi
giao hàng.
Bộ phận
điều phối
kho vận.

Để ghi nhận số hàng
thực giao cho KH
5 Hóa đơn
Dữ liệu
nhà cung
cấp, hàng
hóa, ngày
tháng, số
tiền.
Phòngbán
hàng

Căn cứ để nhập liệu,
khấu trừ thuế.
6
Phiếu yêu
cầu mua
Dữ liệu
hàng hóa,
Bộ phân có
nhu cầu

Trưởng bộ
phận có nhu
Xác nhận nhu cầu
hàng, làm căn cứ để
hàng ngày
tháng, kèm
bảng báo
giá của các
nhà cung
cấp
cầu lập đơn đặt hàng
7
Phiếu lựa
chọn nhà
cung cấp
Dữ liệu
NCC
Phòng mua
hàng

Lựa chọn nhà cung
cấp có thực, uy tín, có
sản phẩm phù hợp với
nhu cầu
8
Đơn đặt
hàng
Dữ liệu
nhà cung
cấp, hàng

hóa, ngày
tháng.
Phòng mua
hàng
Trưởng
phòng mua
hàng.
KTT
Ban giám
đốc.
Gửi NCC để đặt hàng.
Xác định mặt hàng, số
lượng, quy cách...làm
căn cứ cho bên bán
giao hàng
9
Hợp đồng
mua hàng
Số hợp
đồng, dữ
liệu nhà
cung cấp,
hàng hóa,
ngày
tháng, giao
hàng và
hình thức
thanh toán.
Bộ phận
mua hàng

Trưởng
phòng mua
hàng.
KTT
Ban giám
đốc.
Căn cứ pháp lý cho
hoạt động mua bán
của hai bên
10
Biên bản
kiểm nhận
hàng
Dữ liệu
hàng hóa,
ngày
tháng, kho
nhận.
Bộ phận
điều phối –
kho vận
Dữ liệu
hàng hóa,
ngày tháng,
kho nhận.
Xác định số hàng thực
nhận, làm căn cứ để
lập phiếu nhập kho
11
Phiếu nhập

kho
Dữ liệu
nhà cung
cấp, hàng
hóa, ngày
tháng, kho
nhận.
Bộ phận
điều phối –
kho vận
Kế toán
trưởng.
Bộ phận
điều phối
kho vận.
Xác nhận số lượng vật
tư, dụng cụ, sản phẩm,
hàng hoá nhập kho
làm căn cứ nhập liệu,
thanh toán tiền hàng,
xác định trách nhiệm
với người có liên
quan.


12
Phiếu chi,
ủy nhiệm
chi
Dữ liệu

nhà cung
cấp, ngày
tháng, số
tiền, mục
đích chi.
Kế toán
tiền
Kế toán
trưởng.
Ban giám
đốc.
Xác định các khoản
tiền thực tế xuất quỹ
và làm căn cứ để thủ
quỹ xuất quỹ, ghi sổ
quỹ và kế toán nhập
liệu kế toán
13
Phiếu xuất
kho kiêm
vận chuyển
nội bộ
Dữ liệu
khách
hàng, hàng
hóa, ngày
tháng, kho
xuất.
Kế toán
kho

Trưởng bộ
phận điều
phối kho
vận.
Theo dõi số lượng
hàng hoá di chuyển từ
kho này đến kho khác
trong nội bộ đơn vị, là
căn cứ để thủ kho ghi
vào thẻ kho, kế toán
nhập liệu, chứng từ
vấn chuyển trên
đường
14
Phiếu xuất
kho hàng
gửi bán đại
lý
Dữ liệu
khách
hàng, hàng
hóa, ngày
tháng, kho
xuất.
Kế toán
kho
Trưởng bộ
phận điều
phối kho
vận.

Theo dõi số lượng
hàng hoá xuất kho gửi
bán, là chứng từ vận
chuyển trên đường
15 Phiếu thu
Dữ liệu
khách
hàng, ngày
tháng, số
tiền, mục
đích thu.
Kế toán
tiền

Ghi nhận số tiền thực
thu của nghiệp vụ kinh
tế.
Căn cứ để nhập liệu.
16
Biên lai thu
tiền
Dữ liệu
khách
hàng, ngày
tháng, số
tiền, mục
đích thu.
Kế toán
tiền

Là căn cứ để lập phiếu
thu, là biên nhận
chứng minh cho việc
đã thu tiền.
17
Bảng thanh
toán hàng
đại lý (ký
gửi)
Dữ liệu
khách
hàng, hàng
hóa, ngày
tháng, số
tiền, hoa
Phòng bán
hàng
Ban giám
đốc.
Theo dõi nhập xuất
tồn hàng tháng.
Căn cứ xuất hóa đơn.
8tiền và ghi sổ kế toán
hồng đại
lý.
18 Giấy báo có
Dữ liệu
khách
hàng, số
tiền, ngày

tháng.
Ngân hàng. Ngân hàng
Là căn cứ để nhập liệu
theo dõi tiền gửi ngân
hàng và phải thu
khách hàng.
19
Sổ phụ
ngân hàng
Dữ liệu
khách
hàng, số
tiền, ngày
tháng.
Ngân hàng. Ngân hàng
Theo dõi tình hình thu
chi tiền trong TK
Là căn cứ để đối chiếu
với tài khoản tiền gửi
ngân hàng của công
ty.
20
Hợp đồng,
Khế ước
vay
Dữ liệu
CTy, Ngân
Hàng, điều
khaonr,
cam kết về

việc sử
dụng vốn,
nguồn trả
nợ, thời
hạn,
phương
ánh trả nợ
gốc, trả lãi,
lãi suất và
tái sản đảm
bảo (nếu
có)
Kế toán
ngân hàng
(của CTy)
Kế toán
trưởng.
Ban giám
đốc.
Làm cơ sở để ghi
nhận, theo dõi các
khoản vay, chi phí lãi
vay theo từng hợp
đồng tín dụng.
21
Bảng chấm
công

Dữ liệu
nhân viên,

số ngày
công, ngày
tháng
Phòng
nhân sự -
Hành chính
Trưởng
phòng nhân
sự - Hành
chính.
Ban giám
đốc.
- Theo dõi ngày công
thực tế làm việc, nghỉ
việc, nghỉ hưởng
BHXH, ... của nhân
viên làm căn cứ tính
trả lương cho từng
nhân viên

22
Bảng thanh
toán tiền
Dữ liệu
nhân viên,
Kế toán
tiền lương
Trưởng
phòng nhân
- Làm căn cứ để thanh

lương

số ngày
công, số
giờ làm
thêm, ngày
tháng,
thưởng,
phụ cấp,
tiền lương.
sự - Hành
chính.
KTT
Ban giám
đốc.
toán tiền lương.
- Để kiểm tra việc
thanh toán tiền lương
cho nhân viên

23
Bảng thanh
toán tiền
thưởng

Dữ liệu
nhân viên,
số ngày
công, ngày
tháng,

thưởng.
Kế toán
tiền lương
KTT
Ban giám
đốc.
-Llàm căn cứ để thanh
toán tiền thưởng cho
nhân viên
24
Bảng kê
trích nộp
các khoản
theo lương

Dữ liệu
lương,
khoản phải
nộp, tỷ lệ

Kế toán
tiền lương

-Dùng để xác định số
tiền bảo hiểm xã hội,
bảo hiểm y tế, kinh
phí công đoàn mà đơn
vị và người lao động
phải nộp trong tháng
(hoặc quý) cho cơ

quan bảo hiểm xã hội
và công đoàn.
-Chứng từ này là cơ sở
để nhập liệu về các
khoản trích nộp theo
lương, tính vào chi
của đơn vị trừ vào
lương của nhân viên.

25
Biên bản
giám định
hàng

Ban kiểm
soát

Làm căn cứ để lập hóa
đơn giảm giá hàng
bán, hóa đơn trả lại
hàng
26
Lệnh điều
động nội bộ
Dữ liệu
Phòng bán
hàng
Trưởng BP
bán hàng
Dùng để xét duyệt khả

năng kinh doanh, hàng
tồn kho. Làm căn cứ
lập phiếu xuất kho
kiêm vận chuyển nội
bộ
27
Giấy chiết
khấu
thương mại
Dữ liệu
khách
hàng, hàng
hóa, tỷ lệ
chiết khấu.
Phòng bán
hàng
KTT
Ban Giám
Đốc
Xác định khoản chiết
khấu hàng bán cho
khách hàng khi mua
số lượng lớn
28
Hóa đơn
giảm giá
hàng bán
Dữ liệu
khách
hàng, hàng

hóa, ngày
tháng
Phòng bán
hàng
KTT, Ban
giám đốc
Làm căn cứ ghi nhận
số lượng hàng, mức
giảm giá trị hàng bán,
các loại thuế có liên
quan
29
Hoá đơn
hàng bán bị
trả lại
Dữ liệu
khách
hàng, hàng
hóa, ngày
tháng
Phòng bán
hàng

Ghi nhận số lượng, giá
trị hàng bán bị trả lại
và mức thuế tương
ứng

2.2.2 Thiết kế chứng từ
2.2.2.1 Phiếu yêu cầu mua hàng

 Tên chứng từ: Phiếu yêu cầu mua hàng
 Số chứng từ: PYC xxyyy (PYC _tháng_số thứ tự)
 VD: phiếu yêu cầu mua hàng thứ 1 trong tháng 3: PYC 03001
 Thời gian lập: khi bộ phận có nhu cầu phát sinh những mặt hàng cần mua và
được sự phê chuẩn của người có thẩm quyền.
 Nội dung thông tin: thông tin chi tiết về mặt hàng cần mua
 Nơi lập: bộ phận có nhu cầu
 Nơi nhận: bộ phận mua hàng
 Mục đích lập chứng từ: xác nhận yêu cầu mua hàng của từng bộ phận có nhu
cầu

Mẫu biểu phiếu yêu cầu mua hàng

Công ty TNHH Thương mại-dịch vụ ABC Số: PYC xxyyy
Đ/c: 32 Trần Bình Trọng, Q5, TP.HCM
SĐT: 9320990
Mã số thuế: 0302987465


PHIẾU YÊU CẦU MUA HÀNG
(liên:…)
Ngày …tháng…năm2010

Bộ phận yêu cầu:
Thời gian giao hàng: Địa điểm giao: (nếu có)
Bộ phận đang cần các mặt hàng sau:


STT Mã hàng Tên hàng Quy
cách

Đơn vị
tính
Số lượng Ghi chú

Tổng
cộng

Mục đích sử dụng:
………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………


Người yêu cầu Trưởng bộ phận yêu cầu Người tiếp nhận Trưởng phòng
mua hàng

2.2.2.2 Đơn đặt hàng
 Tên chứng từ: đơn đặt hàng
 Số chứng từ: DDH xxyyy (DDH_tháng(xx)_số thứ tự(yyy))
VD: đơn đặt hàng thứ 1 trong tháng 3: DDH 03001
 Thời gian lập: sau khi nhận được phiếu yêu cầu mua hàng đã đươc xét duyệt bởi
người có thẩm quyền.
 Nội dung thông tin: thông tin chi tiết về mặt hàng đặt mua
 Nơi lập: phòng mua hàng
 Nơi nhận:liên 1 lưu tại phòng mua hàng, liên 2 gửi nhà cung cấp, liên 3 gửi bộ
phận điều phối – kho vận.
 Mục đích lập chứng từ: xác nhận hàng cần mua gửi nhà cung cấp
Mẫu biểu đơn đặt hàng

Công ty: ..................................................... Số: DDH xxyyy
Phòng:........................................................

ĐƠN ĐẶT HÀNG
(Liên…)

Bên mua .................................................... Bên bán:................... ..........
Địa chỉ: ...................................................... Địa chỉ:..................... ..........
Người đại diện: .......................................... Nhân viên:................ ..........
MST: ......................................................... MSNV:..................... ..........


Điều kiện (FOB, CIF..) ..............................
Điều kiện thanh toán: .................................
Đ/c giao nhận: ............................................
Phương thức: .............................................
Chi tiêt mua hàng:

STT Mã
hàng
Tên hàng Quy cách(đóng
gói)
ĐV
T
số lượng Thành
tiền


Cộng
Tổng cộng:.......................................................................
(Bằng chữ:........................................................................)

Ngày... tháng...năm...

Người lập BP Tín Dụng BP mua hàng
(Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên)

2.2.2.3 Lệnh bán hàng
 Tên chứng từ: Lệnh bán hàng
 Số chứng từ: LBH xxyyy (LBH_tháng_số thứ tự)
 VD: Lệnh bán hàng thứ 1 trong tháng 3: LBH 03001
 Thời gian lập: sau khi được bộ phận có thẩm quyền xét duyệt và chấp nhận
đơn đặt hàng của khách hàng.
 Nội dung thông tin: thông tin chi tiết về mặt hàng cần bán
 Nơi lập: phòng bán hàng
 Nơi nhận: liên 1 giữ lại phòng bán hàng, liên 2 bộ phận điều phối – kho vận,
liên 3 gửi bộ phận kế toán bán hàng.
 Mục đích lập chứng từ: xác nhận, xét duyệt những mặt hàng cần bán

Mẫu biểu lệnh bán hàng

Công ty TNHH Thương mại-dịch vụ ABC Số: LBH xxyyy
Đ/c: 32 Trần Bình Trọng, Q5, TP.HCM
SĐT: 9320990
Mã số thuế: 0302987465


LỆNH BÁN HÀNG
(liên:…)
Ngày …tháng…năm2010

Đơn vị mua hàng:
Đại diện:
Địa chỉ:
Mã số thuế:
Số điện thoại:
Thời gian giao hàng: Số tham chiếu: (ĐĐH)
Bộ phận đang cần các mặt hàng sau:
Chi tiêt bán hàng

STT Mã hàng
Tên
hàng
Quy
cách
Đơn vị
tính
Số
lượng
Đơn
giá
Thành
tiền
Ghi
chú

Tổng
cộng


Người lập Trưởng phòng kinh doanh Trưởng BP tín dụng Giám Đốc

2.2.2.4 Hoá đơn hàng bán bị trả lại
 Tên chứng từ: hoá đơn hàng bán bị trả lại
 Số chứng từ: HDBH/TL xxyyy
 VD: hoá đơn hàng bán bị trả lại thứ hai của tháng 6: HDBH/TL 06002
 Thời điểm lập: bộ phận kiểm định chất lượng ký trên biên bản nhận hàng
bán trả lại
 Nội dung thông tin: thông tin chi tiết về mặt hàng cần trả lại cho người bán
 Nơi lập: phòng bán hàng
 Nơi nhận: liên 1 lưu tại phòngbán hàng, liên 2 chuyển cho khách hàng, liên
3 chuyển cho bộ phận kế toán bán hàng.
 Mục đích lập chứng từ: làm căn cứ để bên bán, bên mua điều chỉnh doanh số
mua, bán, số thuế GTGT đã kê khai

2.2.2.5 Hoá đơn giảm giá hàng bán
 Tên chứng từ: hoá đơn giảm giá hàng bán
 Số chứng từ: HDHB/GG xxyyy
 VD: hoá đơn giảm giá hàng bán thứ 2 của tháng 7: HDHB/GG 07002
 Thời điểm lập: sau khi bộ phận kiểm định kiểm tra chất lượng hàng hóa
và được phê chuẩn chấp nhận giảm giá cho khách hàng bởi người có
thẩm quyền
 Nội dung thông tin: thông tin chi tiết về mặt hàng cần giảm giá cho người
mua
 Nơi lập: phòng bán hàng
 Nơi nhận: liên 1 lưu lại phòng bán hàng, liên 2 chuyển đến khách hàng,
liên 3 chuyển kế toán bán hàng
 Mục đích lập chứng từ: làm căn cứ để bên bán, bên mua điều chỉnh
doanh số mua, bán, số thuế GTGT đã kê khai

2.2.2.6 Phiếu nhập kho
 Tên chứng từ: Phiếu nhập kho

 Số chứng từ: PNK xxyyy
 Ví dụ: phiếu nhập kho 001 thuộc tháng 1: PNK 01001
 Số tham chiếu: Biên bản giao nhận hàng
 Mục đích lập:Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, nhập
kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp. Làm căn cứ để tính giá
xuất kho hàng hóa.
 Nơi nhận: Bộ phận điều phối – kho vận, phòng mua hàng.
 Nơi lập: Bộ phận điều phối – kho vận

Mẫu biểu phiếu nhập kho
Công ty: ................................
Phòng:................................







PHIẾU NHẬP KHO
Ngày....tháng....năm....
Số: PNK xxyyy


Nợ..........................
Có...........................

Họ và tên người giao:......................................................................................
Theo:…………số……….ngày……tháng……năm….của ..............................
Nhập tại kho: ...................... Địa điểm:. ..........................................................

STT
Tên, nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất vật tư,
dụng cụ, sản phẩm,
hàng hoá
Mã số
Đơn vị
tính
Số lượng
Đơn
giá
Thành
tiền
Theo
chứng
từ
Thực
nhập

A B C D 1 2 3 4

Cộng

Tổng số tiền(viết bằng chữ): ...........................................................................
Số chứng từ gốc kèm theo: ..............................................................................
Ngày …..tháng…..năm….

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)

2.2.2.7 Phiếu xuất kho
 Tên chứng từ: Phiếu xuất kho
 Số chứng từ: PXK xxyyy
Ví dụ: phiếu xuất kho thứ 25 thuộc tháng 12 PXK 12025
 Số tham chiếu: lệnh bán hàng
 Mục đích lập:
Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, xuất kho cho các bộ
phận sử dụng trong doanh nghiệp. Làm căn cứ để tính giá xuất kho.hàng
hóa.
 Nơi nhận:liên 1 lưu tại Bộ phận điều phối – kho vận, liên 2 gửi cho thủ
kho, liên 3 gửi bp bán hàng
 Nơi lập: Bộ phận điều phối – kho vận


Mẫu biểu phiếu xuất kho
Công ty: ................................
Phòng:................................




PHIẾU XUẤT KHO
Ngày....tháng....năm....
Số: PXK xxyyy

Nợ..........................
Có...........................

Họ và tên người nhận hàng:…………..Địa chỉ(bộ phận): ...............................
Lý do xuất kho: ...............................................................................................
Xuất tại kho (ngăn lô): ........ Địa điểm:. ..........................................................

STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách,
phẩm chất vật tư, dụng cụ,
sản phẩm, hàng hoá
Mã số
Đơn
vị
tính
Số lượng
Đơn
giá
Thành
tiền
Theo
chứng
từ
Thực
nhập

A B C D 1 2 3 4

Cộng


Tổng số tiền(viết bằng chữ): ...........................................................................
Số chứng từ gốc kèm theo: ..............................................................................
Ngày …..tháng…..năm….
Ng.lập phiếu Ng.nhận hàng Thủ kho KT trưởng Giám đốc
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Hoặc BP có n/c) (Ký,họ tên)
(Ký,họ tên)

2.2.2.8 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

 Tên chứng từ: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
 Số chứng từ: PXKNB xxyyy
Ví dụ: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thứ 25 thuộc tháng 12
PXKNB 12025
 Số tham chiếu: lệnh điều động nội bộ
 Mục đích lập:
Theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hóa gửi bán tại đại lý. Làm căn cứ để tính
giá xuất kho hàng hóa.
 Nơi nhận: . Liên 1 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được lưu tại
bộ phận kho để làm căn cứ ghi thẻ kho, liên 2 chuyển sang bộ phận Kế
toán Tài chính, liên 3 gửi đến bộ phận điều phối kho vận để làm căn cứ
xuất hàng.
 Nơi lập: Bộ phận điều phối – kho vận

Mẫu biểu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Công ty:Số: ..................... PXKNB xxyyy
Phòng:.............................

PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ
Ngày ….tháng …năm …
(Liên…)

Căn cứ lệnh điều động số:….ngày …..tháng năm…..của ...............................
Về việc: ..........................................................................................................
Họ tên người vận chuyển: …………………….Hợp đồng số: .........................
Phương tiện vận chuyển: .................................................................................
Xuất tại kho: ...................................................................................................
Nhập tại kho: ..................................................................................................



STT Tên nhãn hiệu,quy
cách vật tư( sản
phẩm, hàng hoá)
Mã số Đơn
vị tính
Số lượng Đơn
giá
Thành
tiền
Thực
xuất
Thực
nhập