Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu và công cụ-dụng cụ tại công ty cổ phần á đông.doc

-1-

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ
CÔNG CỤ - DỤNG CỤ
1.1.

Khái quát chung về nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ

1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của nguyên vât liệu và công cụ dụng cụ:
1.1.1.1.Nguyên vật liệu (NVL):
a. Khái niệm:
Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động mà khi tham gia vào quá trình
sản xuất kinh doanh sẽ bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn để cấu thành nên thực
thể của sản phẩm.
b. Đặc điểm:
Trong DNSX, vật liệu là tài sản kinh doanh thuộc tài sản ngắn hạn, vật liệu là
đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, là một trong ba yếu tố cơ bản
trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một
chu kỳ sản xuất – kinh doanh nhất định, và toàn bộ giá trị nguyên vật liệu được
chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Khi tham gia vào hoạt động sản
xuất – kinh doanh, nguyên vật liệu bị biến dạng hoặc tiêu hao tồn bộ và thay đổi
hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể sản phẩm.
Nguyên vật liệu được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như mua ngồi, tự
sản xuất, nhận vốn góp liên doanh, vốn góp của các thành viên tham gia cơng ty,…;
trong đó, chủ yếu là doanh nghiệp tự mua ngồi.
1.1.1.2. Cơng cụ - dụng cụ (CCDC)
a. Khái niệm:
Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và
thời gian sử dụng quy định để xếp vào tài sản cố định. Theo chế độ hiện hành, những
tư kiệu lao động có giá trị < 10.000 đồng, thời gian sử dụng <= 1 năm thì xếp vào

cơng cụ - dụng cụ
b. Đặc điểm:


-2Cơng cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ và được sắp xếp vào tài sản ngắn hạn, vừa có
đặc điểm của tài sản cố định, tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, vẫn giữ
nguyên được hình thái vật chất ban đầu và giá trị thì hao mịn một lần hoặc hao mòn
dần dịch chuyển từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Cơng cụ dụng cụ cũng được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như mua
ngồi, nhận vốn góp,…trong đo, chủ yếu là doanh nghiệp mua ngồi.
1.1.2. Phân loại ngun vật liệu và cơng cụ dụng cụ:
Phân loại tài sản nói chung và phân loại ngun vật liệu và cơng cụ dụng cụ
nói riêng là việc sắp xếp các loại tài sản khác nhau theo những tiêu thức nhất định
( theo công dụng, theo nguồn hình thành, theo quyền sở hữu,..). Mỗi một cách phân
loại khác nhau đều có những tác dụng nhất định trong quản lý và hạch toán.sau đây
là một số tiêu thức phân loại phổ biến sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu và công
cụ - dụng cụ.
1.1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu:
Trong các doanh nghiệp sản xuất NVL bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ khác
nhau với nội dung kinh tế, cơng dụng và tính năng lý hố học khác nhau, nguồn hình
thành mục đích sử dụng khác nhau và luôn biến động thường xuyên hằng ngày trong
sản xuất. Để phục vụ tốt cho cơng tác hạch tốn cũng như quản lý NVL có hiệu quả
cần phải phân loại NVL
Căn cứ vào công dụng của vật liệu, người ta phân loại vật liệu thành các loại sau:
+ Nguyên liệu và vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên
thực thể chính của sản phẩm như:sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy cơ
khí, xây dựng cơ bản; bông trong các nhà máy sợi, vải trong các doanh nghiệp may.
+ Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản
xuất chế tạo sản phẩm, nó có tác dụng làm tăng chất lượng, nguyên vật chính là sản
phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, sản xuất, phục vụ sản xuất cho nhu cầu công

nghệ, cho việc bảo đảm bao gói, sản phẩm như các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn,
dầu nhớt, bao bì, vật liệu đóng gói, ….


-3+ Nhiên liệu: về vật chất là một vật liệu phụ nhưng tác dụng cung cấp nhiệt
lượng dùng để phục vụ cho các phương tiện máy móc thiết bị hoạt động trong q
trình sản xuất kinh doanh. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, khí, rắn như xăng,
dầu, than củi, hơi đốt…
+ Phụ tùng thay thế: bao gồm các phụ tùng chi tiết dùng để thay thiết bị sản
xuất sửa chữa máy móc phương tiện vận tải.
+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các thiết bị, phương tiện lắp đặt
vào các cơng trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp.
+ Phế liệu: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như gỗ,
sắt, thép vụn hay phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định.
+ Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu cịn lại ngồi các thứ chưa kể trên
như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng,…
1.1.2.2. Phân loại công cụ - dụng cụ:
Công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất bao gồm nhiều loại khác
nhau, sử dụng cho các mục đích khác nhau, ví dụ như: dụng cụ, giá lặp, chuyên dùng
cho sản xuất, dụng cụ đồ nghề, dụng cụ quản lý, bảo hộ lao động, lán trại tạm thờ,
dụng cụ phục vụ cho nhu cầu văn hố thể thao. Vì thế theo mục đích sử dụng, tồn
bộ Cơng cụ dụng cụ trong doanh nghiệp được chia ra làm 3 loại sau:
+ Công cụ dụng cụ: bao gồm tất cả CCDC sử dụng phục vụ cho mụch đích sản
xuất, chế tạo sản phẩm, thực hiện các dịch vụ, phục vụ bán hàng và quản lý doanh
nghiệp.
+ Bao bì luân chuyển là các loại bao bì sử dụng nhiều lần dùng để chứa đựng
vật tư, sản phẩm, hàng hố. Trị giá của bao bì ln chuyển khi xuất dùng được trừ
dần và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của nhiều chu kỳ hạch toán (chi phí thu
mua vật tư, hàng hố, chi phí bán hàng,…)
+ Đồ dùng cho thuê: đồ dùng cho thuê bao gồm cả CCDC, bao bì luân chuyển

và CCDC khác, sau mỗi lần xuất dùng, giá trị của đồ dùng cho thuê giảm dần và
được tính vào chi phí hoạt động cho thuê.


-4Tuy nhiên, do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và đặc điểm của tư liệu
lao đọng, những tư liệu lao động sau đây không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng
vẫn được coi là CCDC:
+ Các loại bao bì để chứa đựng vật liệu, hàng hố trong quá trình thu mua, bảo
quản và tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá
+ Những dụng cụ, đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành sứ, quần áo, giày dép chuyên
dùng để làm việc,…
+ Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính giá riêng nhưng vẫn tính giá trị
hao mịn để trừ dần vào giá trị bao bì trong quá trình dự trữ, bảo quản hay vận
chuyển hàng hố.
+ Các công cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất
+ Các lán trại tạm thời, công cụ… trong xây dựng cơ bản.
1.1.3. Tính giá ngun vật liệu và cơng cụ - dụng cụ:
Tính giá NVL và CCDC về thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của
nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Theo quy định NVL, CCDC được tính theo giá
thực tế (gía gốc) , tức là NVL và CCDC khi nhập kho hay xuất kho đều được phản
ánh trên sổ sách theo giá thực tế
1.1.3.1. Đối với nhưng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào trong kỳ:
Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo
phương pháp khấu trừ thuế thì giá trị vật tư, hàng hóa, dịch vụ mua vào là giá mua
thực tế khơng có thuế giá tri gia tăng đầu vào.
Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo
phương pháp trực tiếp trên Giá trị gia tăng thì giá trị vật tư, hàng hóa, dịch vụ mua
vào là tổng giá thanh toán ( bao gồm cả thuế Giá trị gia tăng đầu vào).
Khi nhập kho, tùy theo từng nguồn nhập mà giá trị thực tế của NVL ,CCDC
được xác định như sau:

-

Đối với nguyên vật liệu mua ngoài


-5-

Giá trị
Giá mua
thực tế NVL,
= = ghi trên HĐ
CCDC
mua vào
của người
Trong đó:

+

Các chi
phí thực
tế

Thuế
+ Nhập
khẩu
(nếu có)

-

bán

CKTM,
giảm
giá được
hưởng
(nếu có)

Chi phí mua thực tế bao gồm: chi phí vận chuyển , bốc xếp, bảo quản, phân
loại, bảo hiểm… nguyên vật liệu từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp, cơng tác
phí của nhân viên thu mua; chi phí của bộ phận thu mua độc lập, hao hụt tự nhiên
trong định mức ( nếu có ).
- Đối với nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ do doanh nghiệp sản xuất:
Giá thực tế của NVL = Giá thực tế của NVL xuất chế biến + Chi phí chế biến
Trong đó:
Chi phí chế biến, gia công bao gồm tiền lương trả cho công nhân, khấu hao máy
móc, thiết bị…
-

Đối với nguyên vật liệu th ngồi gia cơng chế biến:

Giá thực tế ghi sổ khi nhập kho gồm giá thực tế của NVL, CCDC xuất thuê chế
biến cùng các chi phí lên quan đến việc th gia cơng ngồi chế biến (tiền th gia
cơng, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức,…)
- Đối với NVL, CCDC nhận góp từ các đơn vị, tổ chức, các nhân tham gia
góp vốn: Giá thực tế là giá được các bên tham gia góp vốn liên doanh chấp nhận.
- Đối với phế liệu: giá thực tế ghi sổ của phế liệu là giá ước tính có thể sử
dụng được hay giá trụ thu hồi tối thiểu.
- Đối với vật liệu được tặng, thưởng: giá thực tế ghi sổ là giá trị thực tế đánh
giá lúc giao nhận + phí tổn liên quan đến việc tiếp nhận NVL, CCDC
1.1.3.2. Đối với những nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ

-6Khi xuất ngun vật liệu kế tốn phải tính chính xác giá thực tế nguyên vật
liệu xuất cho cho các nhu cầu, đối tượng khác nhau. Bên cạnh đó, tùy điều kiện của
mỗi doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế tốn,mà có
thể áp dụng một trong các phương pháp sau đây theo nguyên tắc nhất quán trong
hạch toán
1.1.3.2.1. Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
(KKTX)
* Phương pháp giá đơn vị bình quân:
Theo phương pháp này, giá thực tế NVL,CCDC xuất dùng được tính theo
cơng thức:
Giá thực tế NVL,

Số lượng thực tế NVL,
=

CCDC xuất dùng

CCDC xuất dùng

Giá đơn vị bình quân NVL
x

CCDC xuất

Giá đơn vị bình quân NVL, CCDC xuất được tình theo một trong các phương pháp
sau:
 Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ:
Giá thực tế NVL,

Giá đơn vị bình
Quân NVL,

=

CC DC tồn đầu kỳ
Số lượng NVL,

Tổng giá trị thực tế NVL,
+
+

CCDC tồn kho đầu kỳ

CCDC xuất

CC DC nhập kho trong kỳ
Số lượng NVL,
CC DC nhập kho trong kỳ

 Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập:
Giá đơn vị
bình quân NVL,
CCDC xuất sau =
lần nhập N

Giá thực tế NVL, CCDC
tồn kho trước lần nhập N +
Số lượng NVL, CCDC
tồn kho đầu kỳ

+

Giá thực tế NVL, CC DC
nhập kho lần thứ N
Số lượng NVL, CCDC
nhập kho lần thứ N

 Phương pháp bình quân cuối kỳ trước:
Giá đơn vị
bình quân NVL,
CCDC xuất

Giá trị NVL, CCDC tồn kho cuối kỳ trước (đầu kỳ này)
=
Sản lượng thực tế NVL, CCDC tồn kho cuối kỳ trước
(đầu kỳ này)


-7* Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO):
Phương pháp này dựa theo giả thuyết là nguyên vật liệu nào nhập trước thì
xuất trước, khi xuất đến lơ hàng nào thì lấy đơn giá mua thực tế của nó để tính trị giá
mua thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng cho các đối tượng.
* Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO):
Phương pháp này dựa trên giả thuết là NVL nhập kho sau thì xuất kho trước,
và khi tính tốn giá mua thực tế của nguyên vật liệu xuất thì lấy đơn giá mua của vật
liệu xuất kho theo giả thuyết để tính.
* Phương pháp hệ số giá:
Phương pháp này tồn bộ NVL, CCDC biến động trong kỳ được tính theo giá
hạch toán (giá hạch toán là giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối
kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá gốc (giá thực tế) theo

công thức
Giá thực tế NVL,

Giá hạch toán NVL,
=

CCDC xuất dùng

Hệ số giá
x

CCDC xuất dùng

NVL, CCDC

Trong đó:

Giá thực tế NVL,
Hệ số
Giá

=

CCDC tồn đầu kỳ
Giá trị hạch toán
CCDC tồn kho đầu kỳ

Tổng giá trị thực tế NVL,
+
+

CC DC nhập kho trong kỳ
Tổng giá trị hạch toán
CC DC nhập kho trong kỳ

* Phương pháp trực tiếp:
Phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lo và
giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng ( trừ trường hợp điều chỉnh) .Khi
xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá gốc của vật liệu đó. Do vậy, phương pháp này cịn
có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và
thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt.
1.1.3.2.2. Hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK)


-8Đặc điểm của phương pháp này trong kỳ kế toán chỉ theo dõi, tính tốn và ghi
chép các nghiệp vụ nhập, còn giá trị xuất chỉ được xác định một lần vào cuối kỳ khi
có kết quả kiểm kê NVL hiện còn cuối kỳ.
Trị giá NVL
CCDC xuất
trong kỳ

Trị giá NVL
=

Trị giá NVL

CCDC hiện còn + CCDC nhập kho đầu kỳ

trong kỳ

Trị giá NVL
CCDC hiện cịn
cuối kỳ

1.1.4. Nhiệm vụ hạch tốn nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp:
1.1.4.1. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
NVL là tài sản dự trữ SX kinh doanh thuộc tài sản ngắn hạn thường xuyên
biến động. Để hoạt động SX kinh doanh diễn ra bình thường, các DNSX phải thường
xuyên mua NVL và xuất dùng cho SX. Mỗi loại SPSX được sử dụng từ nhiều thứ,
nhiều loại NVL khác nhau, được nhập về từ nhiều nguồn và giá cả của NVL thường
xuyên biến động trên thị trường. Bởi vậy để tăng cường công tác quản lý, NVL phải
được theo dõi chặt chẽ tất cả các khâu từ khâu thu mua bảo quản, sử dụng tới khâu
dự trữ. Trong quá trình này nếu quản lý không tốt sẽ ảnh hưởng đến chất lượng, giá
trị SP SX ra. Do đó yêu cầu quản lý công tác NVL được thể hiện ở một số điểm sau:
Trong khâu thu mua: Đòi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy
cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến
độ, thời gian phù hợp với kế hoạch SX kinh doanh của DN.
Trong khâu bảo quản: Để tránh mất mát, hư hỏng, hao hụt, đảm bảo an tồn
vật liệu, thì việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ quản lý đối với
từng loại vật liệu cũng ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình SX và kết quả SX kinh
doanh.
Trong khâu sử dụng: Đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cở sở các
định mức, dự tốn chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao NVL trong giá thành SP, tăng
thu nhập, tích lũy cho doanh nghiệp. Vì vậy, trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi
chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong quá trình SX kinh doanh.
Trong khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác dịnh được mức dự trữ tối đa, tối
thiểu cho từng loại NVL để đảm bảo quá trình SX kinh doanh được bình thường,


-9không bị ngưng trệ, gián đoạn do việc cung ứng khơng kịp thời hoặc gây tình trạng ứ

đọng vốn do dữ trữ quá nhiều.
Tóm lại, NVL là yếu tố đầu tiên trong quá trình tạo ra SP. Muốn SP đạt tiêu
chuẩn, chất lượng cao và đạt được uy tín trên thị trường nhất thiết phải tổ chức việc
quản lý NVL. Đây là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý tài
sản ở doanh nghiệp.
1.1.4.2. Nhiệm vụ của kế tốn ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ:
Muốn tổ chức tốt cơng tác hạch tốn ngun vật liệu công cụ dụng cụ trong
doanh nghiệp cần phải thực hiện những cơng việc sau:
- Trong doanh nghiệp có nhiều loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cùng tham
gia vào q trình sản xuất sản phẩm. Do đó cần phải phân loại NVL, CCDC và lập
sổ dang mục nguyên vật liệu công cụ dụng cụ để theo dõi.
-

Cần xác định các loại chứng từ mà doanh nghiệp cần sử dụng, qui

định và phân công bộ phận lập chúng từ, tổ chức việc luân chuyển chứng từ đến các
bộ phận có liên quan.
-

Tổ chức lựa chọn, phương pháp đánh giá NVL, CCDC để hạch

tốn cho phù hợp với tình hình thực tế tại doanh nghiệp, tạo điều kiện trong việc tính
tốn, ghi sổ kế toán và quản lý NVL, CCDC.
-

Lựa chọn phương pháp hạch toán: Kê khai thường xuyên hoặc

kiểm kê định kỳ để hạch toán NVL, CCDC cho phù hợp với tình hình thực tế tại
doanh nghiệp.
-

Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết để theo dõi cho

từng loại NVL, CCDC
-

Lựa chọn phương pháp tính giá NVL, CCDC sản xuất dùng để

hạch toán giá trị của NVL xuất kho. Sau khi nắm bắt tình hình thực tế tại doanh
nghiệp và xác định các yếu tố cần thiết cho q trình hạch tốn NVL, CCDC thì
nhiệm vụ của kế toán NVL, CCDC là:


- 10 + Tổ chức ghi chép phản ảnh tổng hợp các số liệu một cách kịp thời, đầy đủ
chính xác về mặt số lượng, giá trị của từng NVL, CCDC về tình hình xuất tồn kho
NVL, CCDC tại doanh nghiệp.
+ Thơng qua việc tính tốn ghi chép để kiểm tra giám sát tình hình thu mua dự
trữ và tiêu hao NVL.Qua đó phát hiện ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp để xử
lý các trường hợp thừa, thiếu NVL. Tính tốn, xác định chính xác số lượng, giá trị
nguyên vật liệu thực tế đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất, phân
bổ giá trị vật liệu đã tiêu hao cho các đối tượng sử dụng.
+ Kế toán phải tham gia trực tiếp vào việc kiểm kê đánh giá lại NVL, CCDC
theo đúng qui định của Nhà nước. Từ đó thực hiện cơng tác lập báo cáo về NVL,
phân tích tình hình thu mua dự trữ bảo quản nâng cao và sử dụng vật liệu trong sản
xuất tiết kiệm vật liệu một cách hợp lý để hạ thấp giá thành sản phẩm.
1.2.

Hạch toán nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ:

1.2.1. Hạch tốn chi tiết ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ:

1.2.1.1.

Chứng từ kế tốn sử dụng:

Kế tốn chi tiết NVL, CCDC là một cơng việc khá phức tạp và tốn nhiều công
sức. Khác với kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết NVL, CCDC đòi hỏi phải phản ánh
cả giá trị, số lượng và chất lượng của từng thứ ( từng danh điểm) NVL, CCDC , theo
từng kho và từng người phụ trách vật chất.
Mọi tình hình liên quan đến nghiệp vụ nhập xuất NVL, CCDC đều phải được
phản ánh, ghi chép vào các chứng từ kế toán theo đúng quy định của nhà nước nhằm
đảm bảo cơ sở pháp lý để ghi chép vào thẻ kho và các sổ liên quan chứng từ kế tốn,
là căn cứ để kiểm tra giám sát tình hình biến động về số lượng từng loại NVL,
CCDC
Để kế toán chi tiết NVL, CCDC kế toán sử dụng các chứng từ:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01 – VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu 02 – VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 PXK – 3LL)
- Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý (mẫu 04 HDL – 3LL)


- 11 - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 03 – VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 04 – VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số 05 – VT)
- Bảng kê mua hàng (mẫu 06 – VT)
- Bảng kê thu mua hàng hố mua vào khơng có hố đơn (mẫu số 04/GTGT)
- Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (mẫu số 07 – VT)
Và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp. Đối
với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời đầy đủ theo quy
định mẫu biểu, nội dung phương pháp lập. Những người lập phải chịu trách nhiệm về
ghi chép tính chính xác, về số liệu của nghiệp vụ kinh tế, mọi chứng từ kế toán về

NVL, CCDC phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự kịp thời gian do kế tốn
trưởng quy định. Phục vụ cho việc phản ảnh ghi chép tổng hợp kịp thời của các bộ
phận cá nhân có liên quan.
1.2.1.2.

Sổ kế toán chi tiết NVL, CCDC

Sổ kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế.Trên cơ sở chứng từ kế
toán hợp lý, hợp pháp, sổ kế toán NVL, CCDC phục vụ cho việc thanh toán chi tiết
các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến NVL, CCDC. Tuỳ thuộc vào phương pháp kế
toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau:
- Thẻ kho

- Sổ chi tiết NVL, CCDC, SP, hàng hoá

- Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho

- Sổ số dư

- Phiếu giao nhận chứng từ

- Sổ đối chiếu luân chuyển

- Bảng tổng hợpchi tiết vật liệu, công cụ, sản phẩm, hàng hoá
1.2.1.3.

Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ:

1.2.1.3.1. Phương pháp thẻ song song:
Là phương pháp mà tại kho và tại bộ phận kế toán vật liệu đều được sử dụng

thẻ để ghi sổ vật liệu. Theo phương pháp này, kế toán chi tiết NVL, CCDC tại doanh
nghiệp được tiến hành như sau:


- 12 - Ở kho: Hằng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho, thử kho ghi số
lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho có liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập,
xuất lại tính ra số tồng kho trên thẻ kho.
- Ở phịng kế tốn: Phịng kế toán mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết để theo dõi tình hình
hiện có và biến đọng tăng giảm theo từng danh điểm NVL, CCDC tương ứng với thẻ
kho đã mở ở kho; chỉ khác theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị. Cuối kỳ kế toán
đối chiếu số lượng trên sổ chi tiết với thẻ kho về mặt số lượng, lập bảng tổng hợp chi
tiết Nhập – Xuất – Tồn để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về mặt giá trị.

Phiếu nhập kho

Thẻ hoặc
sổ chi tiết
vật liệu.

Bảng tổng hợp nhập,
xuất tồn kho vật liệu.

Thẻ kho
Kế toán tổng hợp

Phiếu nhập kho

hiu xut kho

Ghi hàng ngày

Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng

Sơ đồ 1.1. Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Phương pháp thẻ song song có ưu điểm là đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu,
kiểm tra, nhưng có nhược điểm đối với kế tốn thủ cơng là khối lượng ghi chép lớn.
1.2.1.3.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:.


- 13 -

Phiếu nhập kho
Sổ đối chiếu
luân chuyển

Thẻ kho
Phiếu xuất kho

t kho

Bng kờ nhp
Bảng kê nhp
K toỏn tng
hp

Bng kờ xut
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng

Sơ đồ 1.2. Sơ đồ cơng tác kế tốn chi tiết ngun vật liệu theo phương pháp sổ
đối chiếu luân chuyển
- Ở kho: Vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng đối với từng danh điểm
vật liệu như phương pháp thẻ song song.
- Ở phịng kế tốn: Mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng, giá
trị của từng danh điểm NVL trong từng kho. Sổ này chỉ ghi một lần vào cuối tháng
trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong tháng. Mỗi danh
điểm vật liệu chỉ được ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển.
Cuối tháng đối chiếu số lượng NVL trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho,
sau đó lấy số tiền của từng thứ trên sổ này để đối chiếu với kế toán tổng hợp
Nhược điểm của phương pháp này là ghi chép dồn vào cuối tháng nên cơng việc
hạch tốn và báo cáo bị chậm trễ.
1.2.1.3.3. Phương pháp sổ số dư:


- 14 -

Phiếu giao nhận
chứng từ nhập

Phiếu nhập kho
Thẻ kho

Sổ số dư

Bảng lũy kế nhập,
xuất, tồn kho

Kế toán tổng hợp
Phiếu xuất kho

u xut kho

Phiếu giao nhận
chứng từ xuất
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng

Sơ đồ 1.3. Sơ đồ công tác kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư
- Ở kho: Thủ kho ghi thẻ kho như phương pháp thẻ song song. Tuy nhiên, định kỳ,
sau khi thẻ kho xong thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho trong kỳ và
phân loại thành từng nhóm NVL theo quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại, lập
phiếu giao nhận chứng từ. Sau khi lập xong, thủ kho giao cho kế tốn kèm theo tồn
bộ phiếu nhập, phiếu xuất có liên quan. Ngồi ra, thủ kho còn phải ghi số lượng
NVL tồn kho cuối tháng vào sổ số dư do kế toán chuyển đến.
- Ở phịng kế tốn: Khi nhận chứng từ nhập, xuất kho NVL ở kho do thủ kho
chuyển lên, kế toán kiểm tra chứng từ và đối chiếu với chứng từ liên quan như hóa
đơn, phiếu vận chuyển… kiểm tra việc phân loạicác chứng từ của thủ kho, ghi giá
hạch toán và tính thành tiền cho từng chứng từ. Tổng hợp số tiền từ các chứng từ
nhập, xuất kho và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ để ghi số tiền
vào bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho NVL. Cuối tháng, Tính ra số tồn bằng tiền trên
bảng lũy kế. Số liệu này chỉ được dùng để đối chiếu với sổ số dư và kế toán tổng hợp
theo từng nhóm NVL


- 15 Phương pháp này có ưu điểm là giảm nhẹ khối lượng ghi chép hằng ngày như
có nhược điểm là nếu có sai sót thì khó kiểm tra.
1.2.2. Hạch toán tổng hợp NVL, CCDC
1.2.2.1.

Các phương pháp hạch toán tổng hợp NVL, CCDC

Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là tài ngắn hạn thuộc nhóm hàng tồn kho của
doanh nghiệp việc mở các tài khoản tổng hợp, ghi chép sổ kế toán và xác định hàng
tồn kho, giá trị bán ra và hàng nhập xuất dùng tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp tổ
chức kế toán hàng tồn kho, theo phương pháp kê khai thường xuyên hay phương
pháp kiểm kê định kỳ.
a. Phương pháp kê khai thường xuyên: Là phương pháp theo dõi và phản ánh
tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho nói chung và NVL, CCDC nói
riêng một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại, từng
thứ, từng nhóm hàng tồn kho.Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở
nước ta vì những tiện ích của nó. Tuy nhiên với những doanh nghiệp có nhiều chủng
loại vật tư, hàng hố có giá trị thấp, thường xun xuất dùng, xuất bán mà sử dụng
phương pháp này sẽ tốn rất nhiều cơng sức.Phương pháp này có độ chính xác cao và
cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Do đó, tại bất cứ thời
điểm nào kế tốn cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn từng loại hàng
tồn kho nói chung và NVL, CCDC nói riêng.
b. Phương pháp kiểm kê định kỳ: Là phương pháp khơng theo dõi thường
xun, liên tục về tình hình biến động của các loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá
trị NVL, CCDC nói riêng và hàng tồn kho nói chung ở đầu kỳ và cuối kỳ
1.2.2.2.

Hạch tốn tổng hợp ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ theo phương
pháp kê khai thường xuyên (KKTX)

1.2.2.2.1. Tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đường” : Tài khoản này dùng phản ánh giá
trị vật tư, hàng hóa… mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền

- 16 sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa vền nhập kho ( kể cả số đang gửi
kho người bán).
Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng.
Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao
cho bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.
Dư nợ: Giá trị hàng hóa đang đi đường ( đầu và cuối kỳ).
- Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này dùng theo dõi giá gốc của
tồn bộ NVL hiện có, tăng, giảm qua kho doanh nghiệp, có thể mở chi tiết theo từng
loại, nhóm, thứ… tùy theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính tốn.
Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá gốc NVL trong kỳ.
Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá gốc NVL trong kỳ.
Dư nợ: Phản ánh giá gốc NVL tồn kho.
- Tài khoản 153 “ công cụ dụng cụ”:tài khoản này được dùng để theo dõi giá trị
hiện có, tình hình tăng, giảm của các CCDC nhỏ theo giá thực tế, có thể mở chi tiết
theo từng loại, nhóm, thứ, … tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính tốn
Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá gốc CCDC trong kỳ.
Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá CCDC trong kỳ.
Dư nợ: Phản ánh giá gốc CCDC tồn kho.”
Tài khoản này được chia làm 3 tài khoản cấp 2:
+ Tài khoản 1531 “công cụ, dụng cụ”
+ Tài khoản 1532 “bao bì luân chuyển”
+ Tài khoản 1533 “đồ dùng cho th” .
Ngồi ra, kế tốn cịn phải sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 111,
TK 121,TK 141,TK 128, TK 222, TK 241, TK 411, TK 627, TK 641, TK 642.
1.2.2.2.2 . Hạch toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:


- 17 a. Tăng do tự sản xuất nhập kho hay do th ngồi gia cơng chế biến nhập kho:
- Nếu doanh nghiệp tự sản xuất: Căn cứ vào phiếu nhập kho NVL, CCDC, ghi:
Nợ Tài khoản 152, 153: Giá thành sản xuất thực tế NVL, CCDC nhập kho

Có TK 154: Giá thành sản xuất thực tế NVL, CCDC nhập kho
- Nếu doanh nghiệp th gia cơng ngồi chế biến
Nợ Tài khoản 152, 153: Giá thực tế NVL, CCDC nhập kho
Có TK 154: Tổng giá trị NVL, CCDC thuê gia cơng ngồi chế biến hồn
thành kiểm nhận, nhập kho
b.Tăng do mua ngồi:
* Trường hợp hàng và hố đơn cùng về:
- Khi tiến hành nhập kho: Kế toán căn cứ vào hoá đơn để ghi vào sổ kế toán:
Nợ Tài khoản 152: Ghi giá thực tế NVL, CCDC nhập kho
Nợ Tài khoản 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ
Có tài khoản liên quan (331,111, 112, 141, ...): Tổng giá thanh toán
Các chi phí thu mua NVL, CCDC được hạch tốn vào giá thực tế của hàng mua
vào tương tụ như trên.
- Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thanh toán tiền hàng đúng hạn
hoặc trước hạn
Nợ TK 331: Nếu trừ vào tiền hàng còn phải trả
Nợ TK 111, 112: Nếu nhận lại bằng tiền
Nợ TK 1388: Nếu được chấp nhận nhưng chưa nhận
Có TK 515: Ghi số CKTT được hưởng
- Trường hợp được hưởng chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng mua do hàng
kém phẩm chất, sai quy cách,... hoặc hàng đã mua nay trả lại cho nguời bán,
Nợ TK 331: Nếu trừ vào tiền hàng còn phải trả
Nợ TK 111, 112: Nếu nhận lại bằng tiền
Nợ TK 1388: Nếu được chấp nhận nhưng chưa nhận
Có TK 152, 153: Số được giảm giá, chiết khấu, trả lại
Có TK 1331: Thuế GTGT giảm trừ tương ứng


- 18 * Trường hợp hoá đơn về, hàng chưa về:
- Căn cứ vào hoá đơn về, kế toán tiến hành ghi:

Nợ TK 151: Giá mua theo hoá đơn ( khơng có thuế GTGT)
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK liên quan (331,111, 112, 141, ...)
- Qua tháng sau khi hàng về, kế toán ghi:
Nợ TK 152,153: Ghi giá trị thực tế nhập kho
Có TK 151: Ghi giá trị hàng đã về nhập kho
* Trường hợp hàng về, hoá đơn chưa về:
Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Hàng chưa có hố đơn”. Nếu trong tháng
có hố đơn về thì ghi sổ bình thường, cịn nếu cuối tháng, hố đơn vẫn chưa về thì
ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút tốn:
Nợ TK 152, 153: Ghi tăng giá trị NVL, CCDCnhập kho theo giá tạm tính
Có TK 331: Ghi tăng số tiền phải trả theo gía tạm tính
Sang tháng sau, khi hố đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế theo 1 trong
3 cách sau:
 Cách 1: Xố bút tốn tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi lại giá thực tế bằng bút
toán thường
 Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với gía thực tế bằng bút tốn đỏ ( nếu
giá tạm tính > giá thực tế). Bút tốn thường (nếu giá thực tế > giá tạm tính)
 Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút tốn theo giá tạm tính đã ghi, rồi ghi
lại giá thực tế bằng bút toán thường
* Trường hợp hàng thừa so với hố đơn:
- Nếu nhập kho tồn bộ số hàng:
Nợ TK 152, 153: Giá thực tế số hàng( cả số thừa)
Nợ TK 1331:Thuế GTGT tính theo số hố đơn
Có TK331: Tổng giá trị thực tế phải trả
Có TK 338(1): Trị giá hàng thừa( chưa có GTGT)
 Nếu trả lại số thừa :


- 19 Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa đã xử lý

Có TK 152, 153: Trả lại hàng thừa theo giá mua chưa thuế GTGT
 Nếu mua luôn số thừa:
Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa không thuế
Nợ TK1331: Thuế GTGT của số hàng thừa
Có TK 331: Tổng giá thực tế phải trả thêm
Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác:
Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa
Có TK 711: Số hàng thừa không rõ nguyên nhân
- Nếu nhập kho theo số ghi trên hoá đơn:
 Khi nhập kho, ghi nhận số nhập như trường hợp trên.Số thừa coi như giữ hộ người
bán, đồng thời ghi: Nợ TK 002.
 Nếu mua tiếp số thừa:
Nợ TK 152, 153: Giá trị NVL, CCDC thừa
Nợ TK1331: Thuế GTGT của số hàng thừa
Có TK 331: Tổng giá thanh tốn số hàng thừa
 Trả lại số thừa: Có TK 002
 Thừa khơng rõ nguyên nhân, kế toán ghi tăng thu nhập khác:
Nợ TK 152, 153: Trị giá hàng thừa (giá chưa có thuế GTGT)
Có TK 711: Số thừa khơng rõ ngun nhân
* Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn:
- Khi nhập kho, ghi thêm số thực nhập:
Nợ TK 152, 153: Giá thực tế NVL, CCDC thực nhập kho
Nợ TK1381: Trị giá hàng thiếu (khơng có thuế GTGT)
Nợ TK 1331: Thuế GTGT theo hố đơn
Có TK 331: Tổng giá thanh tốn theo hố đơn
- Khi xử lý số thiếu:
 Yêu cầu người bán giao tiếp số hàng thiếu:
Nợ TK 152, 153: Người bán giao tiếp số hàng còn thiếu

- 20 Có TK 1381: Trị giá hàng thiếu
 Nếu người bán khơng cịn hàng để giao tiếp:
Nợ TK 331: Ghi Giảm số tiền phải trả người bán
Có TK1381: Trị giá hàng thiếu
Có TK 1331: Thuế GTGT của số hàng thiếu
 Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường:
Nợ TK 1388, 334: Cá nhân làm mất phải bồi thường
Có 1381: Trị giá hàng thiếu
Có TK 1331:Thuế GTGT của số hàng thiếu
 Nếu số hàng thiếu không rõ nguyên nhân:
Nợ TK 632: Số thiếu khơng rõ ngun nhân
Có 1381: Trị giá hàng thiếu
c. Các trường hợp khác làm tăng NVL, CCDC
- Tăng do phát hiện thừa qua kiểm kê:
Nợ TK 152: Ghi tăng giá trị vật liệu nhập kho theo giá tạm tính
Nợ TK 153: Giá trị CCDC nhỏ thừa chờ xử lý
Có TK 632: Giá trị vật liệu thừa trong định mức được ghi giảm giá vốn
Có TK 3381: Giá trị NVL, CCDC thừa chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý
- Tăng do nhận cấp phát, nhận vốn góp của các thành viên:
Nợ TK 152, 153 : Giá thực tế NVL, CCDC nhận cấp phát, nhận vốn góp
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 411: Ghi tăng nguồn vốn kinh doanh
- Tăng do nhận viện trợ, biếu tặng:
Nợ TK 152, 153: Giá thực tế NVL, CCDC nhận viện trợ, nhận biếu tặng
Có TK 711: Ghi tăng thu hập khác
- Đánh giá tăng NVL, CCDC:
Nợ TK 152, 153: Giá trị chênh lệch tăng
Có TK 412: Phần chênh lệch tăng do đánh giá lại