Files - Phòng Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo dục - Sở Giáo dục và Đào tạo Kiên Giang

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Kiên Giang, ngày 14 tháng 7 năm 2014
BÁO CÁO
GIẢI PHÁP TRONG CÔNG TÁC
- Họ và tên: Nguyễn Gia Đẳng
- Chức danh: Phó Trưởng phòng
- Đơn vị công tác: Phòng Khảo thí và Kiểm định CLGD, Sở GDĐT Kiên
Giang
1. Tên giải pháp:
- Khai thác Ứng dụng văn phòng Spreadsheet trong Drive của Google để
nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác nhận số liệu báo cáo từ các
đơn vị về phòng Khảo thí và Kiểm định CLGD.
2. Căn cứ:
- Chỉ thị 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ chính trị Về đẩy mạnh ứng
dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện
đại hoá.
- Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ Về ứng dụng
công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
- Chỉ thị 55/2008/CT- BGDĐT ngày 30/9/2008 của Bộ Giáo dục và Đào
tạo Về tăng cường giảng dạy, đào tạo và ứng dụng công nghệ thông tin trong
ngành giáo dục giai đoạn 2008-2012.
- Các yêu cầu về báo cáo số liệu trong các văn bản chỉ đạo, điều hành của
ngành giáo dục.
3. Thực trạng tình hình:
3.1. Ưu điểm:
- Thế giới hôm nay đang chứng kiến những đổi thay có tính chất khuynh
đảo trong mọi hoạt động phát triển kinh tế - xã hội nhờ những thành tựu của
công nghệ thông tin (CNTT).
- Xuất phát từ các văn bản chỉ đạo của Đảng và Nhà nước nhất là chỉ thị
58-CT/UW ngày 17/10/2000 của Bộ chính trị Về đẩy mạnh ứng dụng và phát

triển CNTT phục vụ sự nghiệp Công nghiệp hóa và Hiện đại hóa đã chỉ rõ trọng
tâm của ngành giáo dục là đào tạo nguồn nhân lực về CNTT và đẩy mạnh ứng
dụng CNTT trong công tác giáo dục và đào tạo.
- Trong lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo, chúng ta đang thực hiện việc tuyên
truyền, quảng bá khuyến khích giáo viên, học sinh học và sử dụng CNTT để
nâng cao kỹ năng dạy và học, từ đó cải thiện chất lượng giáo dục.
- Internet đã nối mạng toàn cầu với số lượng lớn thông tin đã được số hoá,
con người có thể tìm kiếm, trích lọc, tổng hợp thông tin trong những “kho kiến
thức” khổng lồ được liên kết tích hợp với nhau, biến chúng thành nguồn tài
nguyên quý giá, có thể chia sẻ, trao đổi thông tin trên phạm vi toàn cầu một cách
dễ dàng.
1


- Spreadsheet là một ứng dụng trong bộ ứng dụng hỗ trợ soạn thảo văn
phòng trực tuyến trong Drive được cung cấp miễn phí bởi Google (gồm có các
ứng dụng Document (soạn thảo văn bản), Spreadsheet (soạn thảo bảng tính) và
Presentation (soạn thảo trình chiếu), …). Nó cho phép người dùng tạo ra các tài
liệu trực tuyến và cho phép chia sẻ với người khác cũng như cho phép trình
chiếu trực tuyến thời gian thực và tương tác sửa chữa với mọi người.
- Sử dụng và khai thác Spreadsheet thực hiện những báo cáo số liệu mang
tính chất phổ thông là rất phù hợp, cần thiết làm cho việc ứng dụng CNTT ngày
càng hiệu quả hơn.
3.2. Hạn chế:
- Trong thời gian đầu, giữa và cuối năm học và nhất là các thời điểm chuẩn
bị cho các kỳ kiểm tra, thi thì việc yêu cầu các đơn vị báo cáo số liệu là rất phổ
biến. Việc báo cáo này làm mất nhiều thời gian của bên nhận cũng như bên báo
cáo là do số liệu phải được nhập 2 lần hoặc thực hiện thao tác sao chép…
- Trong một thời gian ngắn mà các đơn vị cùng báo cáo số liệu qua điện
thoại dẫn đến kẹt máy, phải chờ đợi, mất thời gian và có khi quên báo cáo lại

làm cho việc nhận báo cáo gián đoạn.
4. Các nội dung chính của giải pháp:
Được minh họa cụ thể qua việc nhận báo cáo số liệu thi tốt nghiệp THPT
(TN.THPT) trực tuyến giữa Hội đồng coi thi và cán bộ trực thi tại Sở GDĐT:
4.1. Thiết kế biểu mẫu nhận báo cáo:
Căn cứ theo Hướng dẫn thi TN.THPT của Bộ GDĐT về các số liệu phải
báo cáo sau các buổi thi, tôi đã thiết kế biểu mẫu nhận báo cáo gồm 18 cột Tên
Hội đồng, Số TS đăng ký dự thi, Số TS dự thi, Thí sinh bỏ thi, Số TS có điểm
bảo lưu, GT vi phạm QC, HS vi phạm QC, Ghi chú, SBD vắng, SBD đình
chỉ,… (như phụ lục 1 đính kèm).
4.2. Upload biểu mẫu lên Drive:
Sau khi thiết kế biểu mẫu xong để các Hội đồng coi thi (HĐCT) báo cáo thi
trực tuyến, tôi thực hiện các bước sau:
4.2.1. Đăng nhập vào email của phòng Khảo thí và Kiểm định CLGD.
4.2.2. Thực hiện upload file biểu mẫu đã thiết kế lên Drive (như phụ lục 2
đính kèm).
4.3. Chia sẻ biểu mẫu, phân quyền cho các đơn vị (chỉ email các đơn vị
được chia sẻ mới được tác động vào biểu mẫu).
Để những người sử dụng khác không thấy và truy cập được vào file báo
cáo của kỳ thi, tôi thực hiện việc phân quyền cho các địa chỉ email của các
trường có đặt HĐCT để lãnh đạo HĐCT thực hiện báo cáo trong các buổi thi
(như phụ lục 3 đính kèm).
4.4. Gửi email yêu cầu thực hiện việc báo cáo và địa chỉ liên kết đến biểu
mẫu cho các đơn vị để nhập báo cáo.
Sau khi thực hiện xong các bước chuẩn bị, tôi tiến hành gửi một email,
trong đó ghi rõ yêu cầu thực hiện báo cáo và địa chỉ liên kết đến biểu mẫu để các
HĐCT truy cập vào (như phụ lục 4 đính kèm).
2

4.5. Download file báo cáo xuống khi đã hết hạn hoặc các đơn vị đã báo
cáo đầy đủ.
Sau khi thấy các HĐCT đã cập nhật đầy đủ nội dung báo cáo (ưu điểm của
biểu mẫu trực tuyến là người quản lý có thể thấy được các thao tác của các
HĐCT trên màn hình). Tôi download file biểu mẫu báo cáo về máy tính, thực
hiện tổng hợp, hoàn chỉnh báo cáo gửi Bộ GDĐT (như phụ lục 5 đính kèm).
5. Kết quả thực hiện và phạm vi áp dụng nhân rộng:
5.1. Kết quả thực hiện:
- Nhờ áp dụng các giải pháp nêu trên vào công tác của cá nhân, đơn vị nên
trong 3 năm qua bản thân đã làm giảm áp lực công việc rất nhiều, nhanh chóng
hoàn thành công việc, giảm chi phí về cước điện thoại cũng như nhân lực và thời
gian.
Trong mỗi đợt kiểm tra định kỳ, thi TN.THPT đã có thể giảm chi phí cho
khoảng 700 phút gọi điện thoại với khoảng 700.000 đồng (29 HĐCT x 8 môn x
khoảng 3 phút x khoảng 800đ/ phút) và giảm áp lực rất nhiều công việc khác mà
không thể tính bằng tiền được.
- Trước đây trong một thời gian ngắn các đơn vị cùng báo cáo số liệu qua
điện thoại dẫn đến kẹt máy, phải chờ đợi, mất thời gian, tốn chi phí cước điện
thoại và có khi quên báo cáo lại làm cho việc nhận báo cáo gián đoạn; từ khi
thực hiện giải pháp trên công việc nhận báo cáo rất thuận lợi.
- Với các ứng dụng có sẵn của Google rất hữu ích cho nhiều dạng đối
tượng sử dụng Internet khác nhau. Vì vậy tuỳ theo đặc thù công việc mà tôi
quan tâm đến ứng dụng nào có thể phục vụ công việc của mình sao cho đơn
giản, tiện lợi, nhanh chóng, dễ sử dụng và hiệu quả nhất.
5.2. Phạm vi áp dụng nhân rộng:
- Với giải pháp này, ngoài việc phục vụ tốt cho công việc của đơn vị, tôi
còn chia sẻ cách thực hiện đến các phòng ban của Sở, các phòng GDĐT trong
tỉnh, các phòng KT&KĐCLGD của các tỉnh bạn để họ áp dụng cho đơn vị mình,
để việc ứng dụng CNTT ngày càng đạt hiệu quả cao hơn nữa. Hoặc nếu không
sử dụng cho việc lấy số liệu báo cáo thì đây cũng là một ý tưởng cho các công

việc khác phục vụ cho đơn vị, chuyên viên trong công việc được giao.
6. Kiến nghị:
- Đề nghị lãnh đạo các đơn vị quan tâm, chỉ đạo bộ phận thường xuyên
thực hiện việc nhận số liệu báo cáo áp dụng giải pháp trên để công việc được
nhanh chóng, giảm chi phí về điện thoại cũng như nhân lực và thời gian.
Trên đây chỉ là một trong nhiều tính năng của Google nói riêng, Internet
nói chung đã được tôi vận dụng trong công tác phục vụ công việc chuyên môn
hàng ngày của đơn vị, cá nhân.
NGƯỜI BÁO CÁO

Nguyễn Gia Đẳng
3


Phụ lục 1: Biểu mẫu nhận báo cáo

Các cột có số liệu là dữ liệu, công thức được cài sẵn, Hội đồng coi thi chỉ
cập nhật số liệu báo cáo vào các ô màu xanh sau khi các thư ký đã tổng hợp
xong số liệu của buổi thi theo quy định.
---------Phụ lục 2: Upload file biểu mẫu lên Drive
2.1 Mở danh sách các ứng dụng, chọn Drive như hình:

2.2 Để dễ quản lý các file do mình upload lên, tôi tạo thư mục có tên
KTKDKG như hình:

4


2.3 Thực hiện tải file lên như sau:
Chọn biểu tượng

xuất hiện bảng lệnh Æ chọn Tệp … Æ chọn file tải
lên (giống như đính kèm file vào email) Æ xuất hiện hộp thoại chọn nút Bắt
đầu tải lên (mẹo thực hiện nhanh là kéo thẳng file vào thư mục trên Drive).
---------Phụ lục 3: Chia sẻ biểu mẫu, phân quyền cho các đơn vị
Click chuột phải lên file cần chia sẻ, xuất hiện bảng lệnh Æ chọn Chia
sẻÆ Chia sẻ như hình:

Xuất hiện hộp thoại, ta nhập các địa chỉ email cần chia sẻ vào ô Thêm
người, phân quyền Có thể chỉnh sửa hay Chế độ xem, bỏ chọn dấu √ tại mục
Thông báo với mọi người qua email rồi nhấn nút Chia sẻ và lưu như hình:

Æ Hiển thị hộp thoại nhấn Ok để bỏ qua lời mời vì sẽ gửi email sau.
Æ Hiển thị hộp thoại tiếp theo nhấn Đã xong để kết thúc công việc.
---------5


Phụ lục 4: Gửi email yêu cầu thực hiện việc báo cáo
Click chuột trái lên file cần chia sẻ để mở online, copy địa chỉ liên kết đến
biểu mẫu.

Gửi email yêu cầu thực hiện việc báo cáo và địa chỉ liên kết đến biểu mẫu
cho các đơn vị để nhập báo cáo.

---------Phụ lục 5: Download file báo cáo xuống

6